BỘ y tế SỔ tay hưỚng dẫn thực hiệN


CHƯƠNG 4: ĐẤU THẦU TUYỂN CHỌN TƯ VẤN



tải về 2.97 Mb.
trang11/29
Chuyển đổi dữ liệu19.08.2016
Kích2.97 Mb.
1   ...   7   8   9   10   11   12   13   14   ...   29

CHƯƠNG 4: ĐẤU THẦU TUYỂN CHỌN TƯ VẤN


Các hình thức tuyển chọn tư vấn áp dụng trong Dự án là:

(i) Tuyển chọn dựa trên Chất lượng và Chi phí (QCBS): áp dụng cho các hợp đồng tư vấn có giá trị từ 100.000 USD trở lên. Trong trường hợp trị giá dưới 200.000 USD thì danh sách ngắn có thể bao gồm hoàn toàn các tư vấn trong nước.

(ii) Tuyển chọn dựa trên Chi phí thấp nhất (LCS): áp dụng cho hợp đồng thuê tư vấn kiểm toán dự án

(iii) Tuyển chọn dựa trên Năng lực của tư vấn (CQS): áp dụng cho các hợp đồng tư ván có trị giá dưới 100.000 USD

(iv) Tuyển chọn tư vấn cá nhân (IC): áp dụng cho việc thuê tư vấn cá nhân

(v) Tuyển chọn từ một nguồn duy nhất (SSS): áp dụng cho các trường hợp đặc biệt trong các điều kiện được mô tả ở mục 4.5 và theo điều 3.9-3.13 của Sách Xanh.

Ngưỡng WB phê duyệt trước đối với (i) các gói thầu tư vấn là từ 50.000 USD đối với các hợp đồng tư vấn cá nhân (ii) từ 100.000 USD trở lên đối với các hợp đồng thuê đơn vị tư vấn và (iii) tất cả các hợp đồng tư vấn áp dụng tuyển chọn từ một nguồn duy nhất.

Tất cả các TOR của các nhiệm vụ tư vấn đều phải trình Ngân hàng để thống nhất trước về đề cương nhiệm vụ.


4.1 TUYỂN CHỌN DỰA TRÊN CHẤT LƯỢNG VÀ CHI PHÍ (QCBS)


QCBS là phương pháp đấu thầu dựa trên chất lượng của các đề xuất và chi phí để thực hiện các dịch vụ cung cấp. Đây là phương thức cơ bản thường hay được dùng nhất để tuyển chọn tư vấn cho các hợp đồng tư vấn do WB tài trợ.

Bảng 1: Các bước đấu thầu và trách nhiệm Gói thầu QCBS




Bước

Trách nhiệm

1

Chuẩn bị HSMT bao gồm TOR và dự toán (1)

Chủ đầu tư (2)

2

Quảng cáo bày tỏ nguyện vọng

Chủ đầu tư

3

Chuẩn bị bày tỏ nguyện vọng

Nhà thầu

4

Lập danh sách ngắn và chuần bị HSMT (RFP)

Chủ đầu tư

5

Gửi HSMT (RFP) tới các công ty trong danh sách ngắn

Chủ đầu tư

6

Chuẩn bị hồ sơ dự thầu

Nhà thầu

7

Đánh giá đề xuất kỹ thuật

Chủ đầu tư

8

Đánh giá đề xuất tài chính và đánh giá chung

Chủ đầu tư

9

Thương thảo, ký và thực hiện hợp đồng

Chủ đầu tư+Nhà thầu

Danh sách ngắn phải được chuẩn bị đồng thời trong quá trình chuẩn bị HSMT, và thường phải được phê duyệt trước khi HSMT được hoàn thiện và thông qua. Chủ đầu tư chịu trách nhiệm trong việc tuyển chọn tư vấn, ký kết hợp đồng, giám sát thực hiện hợp đồng.

4.1.1 Thủ tục chung của phương thức này như sau

a. Thành lập tổ chuyên gia xét thầu

Tổ chuyên gia xét thầu được thành lập theo quyết định của Chủ đầu tư; thường bao gồm 3-5 người. Chức năng chủ yếu là tham mưu về mặt tư vấn giúp cho Chủ đầu tư xem xét, đánh giá các hồ sơ dự thầu. Theo quy định của Chính phủ, vai trò của Tổ chuyên gia xét thầu là độc lập. Tuy nhiên, Chủ đầu tư có toàn quyền quyết định có thể theo hoặc không theo ý kiến của Tổ chuyên gia xét thầu nhưng nếu ý kiến của Chủ đầu tư khác với ý kiến của Tổ chuyên gia thì trong tờ trình xin phê duyệt, ngoài ý kiến của Chủ đầu tư, phải trình thêm ý kiến của Tổ chuyên gia.



b. Chuẩn bị Điều khoản Tham chiếu (TOR)

Bên mời thầu/Chủ đầu tư tự làm hoặc thuê tư vấn soạn thảo TOR cho việc tuyển chọn tư vấn. Để đảm bảo tuyển chọn được Tư vấn đáp ứng các yêu cầu của dịch vụ tư vấn, người soạn thảo TOR phải nắm vững yêu cầu, mục tiêu, kết quả và thời gian thực hiện đồng thời hiểu biết mối liên hệ của dịch vụ tư vấn này với các dịch vụ tư vấn khác của dự án.



Nội dung của TOR bao gồm các mục dưới đây

1. Giới thiệu chung về dự án, vị trí và tác dụng của dịch vụ tư vấn trong dự án.

2. Mục tiêu của dịch vụ tư vấn.

3. Phạm vi công việc của dịch vụ tư vấn.

4. Nhiệm vụ cụ thể của dịch vụ tư vấn và những vấn đề liên quan tới các hoạt động khác của dự án.

5. Sản phẩm của dịch vụ tư vấn.

6. Yêu cầu về các báo cáo: hàng tháng, khởi đầu, giữa kỳ, kết thúc HĐ.

7. Yêu cầu về năng lực của Tư vấn: yêu cầu về năng lực, kỹ năng, kinh nghiêm đối với Công ty tư vấn, và các tư vấn cá nhân chủ chốt tương ứng với các vị trí đảm nhiệm về trình độ học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm liên quan tới nhiệm vụ ở các nước và ở Việt Nam.

8. Thời gian thực hiện nhiệm vụ của dịch vụ tư vấn nói chung và số người/tháng dự kiến bao gồm tư vấn quốc tế và trong nước.

9. Phương tiện do Chủ đầu tư cung cấp hay tư vấn tự lo.

10. Chi phí cho dịch vụ tư vấn: xác định rõ những chi phí nào sẽ được tính cho dịch vụ tư vấn. Thông thường gồm lương của các chuyên gia, cán bộ giúp việc, đi lại, nơi ở, trụ sở làm việc, công tác phí, văn phòng phí, điện thoại, thiết bị văn phòng.

Trên cơ sở yêu cầu đối với dịch vụ tư vấn, người soạn thảo TOR cần thiết kế tổ chức của nhóm tư vấn thực hiện nhiệm vụ đó, bao gồm số người, các vị trí của chuyên gia. Tính toán cụ thể số người/tháng cho từng vị trí đảm bảo có thể hoàn thành nhiệm vụ đồng thời phù hợp tiến độ yêu cầu và với nguồn kinh phí đã bố trí. Để đảm bảo yêu cầu trên, cần lập dự toán chi phí. Chúng ta có thể tham khảo dịch vụ tư vấn của các dự án tương tự. Lương tư vấn Việt Nam theo các mức quy định của Bộ Lao động và Thương binh Xã hội, Bộ Tài chính.

Trách nhiệm tương ứng của các chuyên gia tư vấn cần phải được xác định rõ trong TOR. TOR do Chủ đầu tư phê duyệt sau đó trình sang Ngân hàng Thế giới để xin thư không phản đối (NOL) thông qua CPMU.

c. Quảng cáo

Nội dung quảng cáo theo mẫu do WB cung cấp, với các thông tin tối thiểu sau:



  • Tên gói thầu.

  • Mô tả ngắn gọn về công việc, yêu cầu về trình độ, kinh nghiệm, năng lực chung của công ty tư vấn.

  • Địa chỉ để các nhà thầu liên hệ khi cần biết chi tiết về điều khoản tham chiếu và dự án.

  • Thời gian: từ khi phát hành hồ sơ mời thầu đến ngày đóng thầu tối thiểu là tù 4-6 tuần (tùy theo mức độ gói thầu) để các nhà thầu chuẩn bị và nộp hồ sơ mời thầu.

Trường hợp không có nhiều đơn vị tư vấn bày tỏ quan tâm, Chủ đầu tư có thể liên hệ gửi thư mời trực tiếp tới các đơn vị tư vấn có uy tín đã từng biết để mời họ bày tỏ quan tâm.

c.1. Đối với các gói thầu có giá trị từ 200.000 USD trở lên, Chủ đầu tư phải tiến hành đăng tải trên mạng trực tuyến của LHQ: UNDP online & dgMarket; đồng thời đăng tối thiểu 1 lần trên 1 tờ báo phát hành rộng rãi trên toàn quốc (các điều kiện bắt buộc của WB) Ngoài ra có thể đăng thêm trên Bản tin Đấu thầu của Bộ Kế hoạch và Đầu tư (WB khuyến khích nhưng không bắt buộc).

c.2. Đối với các gói thầu có giá trị nhỏ hơn 200.000 USD (phải đăng quảng cáo tối thiểu 1 lần trên 1 tờ báo phát hành rộng rãi trên toàn quốc (các điều kiện bắt buộc của WB) và có thể đăng thêm trên Bản tin Đấu thầu của Bộ Kế hoạch và Đầu tư (WB khuyến khích nhưng không bắt buộc).

d. Nhận thư bày tỏ nguyện vọng

Các công ty tư vấn muốn tham gia đấu thầu dịch vụ đã quảng cáo cần nộp cho Chủ đầu tư Thư bày tỏ nguyện vọng muốn tham gia cung cấp dịch vụ cho dự án, kèm theo là hồ sơ giới thiệu kinh nghiệm và năng lực chung của hãng liên quan tới dịch vụ đó.

Bên mời thầu/Chủ đầu tư cử người trực tiếp nhận Thư bày tỏ nguyện vọng (EOI). EOI cần được lưu trữ theo chế độ bảo quản hồ sơ mật. Ngay sau khi hết hạn nộp EOI nên có các biên bản xác nhận EOI nhận được, sau đó tiến hành đánh giá.

e. Danh sách ngắn tuyển chọn tư vấn

Danh sách ngắn được chuẩn bị trên cơ sở:



  • Danh sách các hãng tư vấn gửi EOI sau khi tiến hành quảng cáo theo quy định.

  • Đánh giá năng lực chung của các hãng dựa trên hồ sơ tham dự.

  • Những kinh nghiệm bản thân Chủ đầu tư đã từng sử dụng tư vấn đó.

  • Những thông tin thu thập được về hãng đó thông qua các tạp chí của thế giới đánh giá và xếp hạng.

Tổ chuyên gia xét thầu sẽ tiến hành đánh giá và đề xuất các công ty, đơn vị tư vấn trong danh sách ngắn. Danh sách ngắn phải bao gồm 6 công ty, trong đó không có quá 2 công ty đến từ cùng 1 quốc gia và nếu có thể, có 1 công ty đủ năng lực đến từ 1 quốc gia đang phát triển. Đối với gói thầu có giá trị dưới 200.000 USD, danh sách ngắn có thể gồm toàn các công ty trong nước, nếu các công ty này đủ năng lực thực hiện hợp đồng tư vấn. Biên bản báo cáo xét chọn danh sách ngắn cần có đủ các thông tin:

    • Thời gian, địa điểm, thành phần Tổ chuyên gia xét thầu.

    • Các tiêu chí đánh giá hồ sơ:

  • Lĩnh vực hoạt động và số năm kinh nghiệm của Công ty liên quan tới dịch vụ tư vấn yêu cầu.

  • Các dự án tương tự về tính chất và về địa bàn hoạt động đã từng tiến hành.

  • Năng lực kỹ thuật và quản lý của Công ty.

  • Năng lực tài chính và khả năng thực hiệncủa Công ty.

  • Số lượng, trình độ kỹ năng nói chung của đội ngũ cán bộ của Công ty bao gồm cả danh sách các cán bộ chủ chốt.

    • Danh sách các công ty, đơn vị đã nộp EOI.

    • Kết quả đánh giá của Tổ chuyên gia xét thầuvà danh sách các công ty, đơn vị trong danh sách ngắn được kiến nghị.

    • Phụ lục (kết quả đánh giá chi tiết của từng EOI chi tiết theo từng tiêu chí đánh giá).

Danh sách ngắn này phải được Chủ đầu tư phê duyệt (Quyết định phê duyệt danh sách ngắn).

Đối với các gói thầu thuộc diện Kiểm tra trước, Danh sách ngắn phải có thư không phản đối của WB (NOL) sau khi đã được Chủ đầu tư phê duyệt



f. Lập và gửi hồ sơ mời thầu (HSMT)

Hồ sơ mời thầu lập bởi Chủ đầu tư hoặc thuê chuyên gia tư vấn, dựa theo mẩu của Ngân hàng Thế giới (SRFP- được đăng tải công khai và miễn phí trên website của WB) bao gồm:

    • Một Thư mời thầu, cần nêu rõ về:

  • Nhu cầu của hợp đồng tư vấn;

  • Nguồn vốn, các chi tiết về khách hàng; và

  • Ngày giờ, địa chỉ cho việc nộp đề án đấu thầu.

    • Thông tin cho các tư vấn (ITC):

  • Mọi thông tin cần thiết giúp các tư vấn chuẩn bị đề án;

  • Thông tin về quy trình xét thầu, tiêu chí và các yếu tố xét thầu;

  • Hiệu lực của hồ sơ dự thầu (thông thường từ 90 đến 120 ngày và tối đa là 180 ngày kể từ thời điểm đóng thầu).

  • Tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu.

    • Điều khoản tham chiếu;

    • Mẫu đề xuất kỹ thuật;

    • Mẫu đề xuất tài chính;

    • Dự thảo hợp đồng:

  • Chủ đầu tư sẽ sử dụng mẫu hợp đồng chuẩn của WB;

  • Những điều chỉnh ở mức cần thiết để áp dụng cho các hợp đồng cụ thể phải được WB chấp thuận.

  • Trong trường hợp những mẫu hợp đồng này không thích hợp, Chủ đầu tư sẽ sử dụng các mẫu hợp đồng khác được WB chấp thuận.

Hồ sơ mời thầu phải được Chủ đầu tư phê duyệt.

Đối với các gói thầu thuộc diện Kiểm tra trước, Hồ sơ mời thầu phải có thư không phản đối của WB (thông qua CPMU) sau khi đã được Chủ đầu tư phê duyệt.



Các lưu ý khi xác định tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu

Trong hồ sơ mời thầu, Bên mời thầu/Chủ đầu tư cần nêu rõ những tiêu chuẩn được sử dụng để đánh giá hồ sơ dự thầu.



(i) Đánh giá đề xuất kỹ thuật:

Tổng số điểm cho đánh giá kỹ thuật là 100 điểm.

Điểm cho các tiêu chí đánh giá cụ thể như sau:


  • Kinh nghiệm thực tế của công ty, đơn vị tư vấn về gói thầu (10 - 20 điểm)

  • Phương pháp và Kế hoạch thực hiện công việc đáp ứng các yêu cầu trong TOR (20 - 30 điểm)

  • Phương pháp và cách tiếp cận kỹ thuật

  • Kế hoạch thực hiện

  • Quản lý và nhân sự

  • Năng lực và kinh nghiệm của các chuyên gia chủ chốt dự kiến (40 - 60 điểm), có thể được chia tiếp theo các tiêu chí nhỏ hơn cho từng vị trí chuyên gia chủ chốt:

  • Trình độ chung (chiếm 20 - 30% của tiêu chí lớn)

  • Sự phù hợp giữa trình độ và yêu cầu công việc (50 - 60%)

  • Kinh nghiệm trong khu vực và ngôn ngữ (10 - 20%)

Tuỳ theo đặc thù của các hợp đồng, các tiêu chí sau có thể được xem xét:

  • Chuyển giao kiến thức: tính thích hợp của phổ biến kiến thức, đào tạo (thường không quá 10 điểm)

  • Mức độ tham gia của chuyên gia trong nước vào quá trình thực hiện công việc (không quá 10 điểm).

Tổng số điểm cho cả 5 tiêu chí nói trên phải bằng 100.

* Mức điểm của đề xuất kỹ thuật yêu cầu không dưới mức tối thiểu (thường từ 70-80/100 điểm). Hồ sơ mời thầu cũng cần làm rõ mức điểm kỹ thuật tối thiểu yêu cầu (70-80/100 điểm). Hồ sơ mời thầu nào có điểm đánh giá đề xuất kỹ thuật thấp hơn mức tối thiểu sẽ bị loại.

(ii) Đánh giá đề xuất tài chính

Đối với hình thức Lựa chọn nhà tư vấn dựa trên giá cả và chất lượng (QCBS), hồ sơ dự thầu cũng cần xác định tỷ trọng giữa điểm kỹ thuật và điểm tài chính.Thông thường tỷ trọng điểm kỹ thuật chiếm khoảng 70~85% và tài chính khoảng 15~30% của điểm đánh giá tổng hợp. Đề xuất tài chính nào có giá thấp nhất sẽ được 100% điểm tối đa về tài chính. Các đề xuất tài chính có giá cao hơn sẽ được số điểm tỷ lệ nghịch với giá bỏ thầu.



(iii)Đánh giá tổng hợp

Điểm đánh giá tổng hợp sẽ là điểm đánh giá kỹ thuật nhân với tỷ trọng của điểm kỹ thuật sau đó cộng với điểm đánh giá tài chính.

Cần chú ý khi đánh giá hồ sơ dự thầu chỉ được dùng các tiêu chuẩn đánh giá đã được nêu trong hồ sơ mời thầu. Tuy nhiên để việc đánh giá được thuận tiện, Tổ đánh giá thầu có thể chi tiết hoá các tiêu chuẩn và phải được Chủ đầu tư phê duyệt trước khi mở thầu.

g.Tiếp nhận Đề xuất kỹ thuật, Đề xuất tài chính:


  • Bên mời thầu/Chủ đầu tư cần cho các nhà thầu tư vấn đủ thời gian để chuẩn bị đề án của mình, thời gian cho phép sẽ tuỳ thuộc vào công việc, nhưng thông thường trong khoảng 4 tuần tới 8 tuần.

  • Trong khoảng thời gian này, các nhà thầu tư vấn có thể yêu cầu làm rõ về các thông tin cung cấp trong Hồ sơ mời thầu. Bên mời thầu/Chủ đầu tư sẽ có trả lời bằng văn bản và gửi cho tất cả các nhà thầu tư vấn trong danh sách ngắn.

  • Chủ đầu tư có thể gia hạn thời hạn nộp nếu thấy cần thiết.

  • Đề xuất kỹ thuật và tài chính sẽ phải được nộp cùng lúc và gửi trong 2 phong bì niêm phong riêng biệt.

  • Sau khi hết hạn nộp thầu, các bên sẽ không được sửa và hiệu chỉnh vào đề xuất kỹ thuật hoặc tài chính.

Đóng thầu:

Ngay sau khi hết hạn nộp hồ sơ theo như quy định trong hồ sơ mời thầu, Bên mời thầu/Chủ đầu tư sẽ tiến hành đóng thầu. Biên bản đóng thầu bao gồm:



  • Tên các nhà thầu tham gia;

  • Chữ ký của các thành viên tham gia (đại diện các nhà thầu, thành viên Tổ chuyên gia xét thầu và các đại biểu mời-nếu có).

Trình tự mở các đề xuất kỹ thuật:

Ngay sau khi đóng thầu, Bên mời thầu/Chủ đầu tư tiến hành mở các đề xuất kỹ thuật. Việc mở các đề xuất kỹ thuật được tiến hành theo địa điểm, thời gian ghi trong hồ sơ mời thầu và theo trình tự sau:



  • Thông báo các thành phần tham dự.

  • Thông báo số lượng và tên nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu.

  • Kiểm tra và niêm phong các hồ sơ dự thầu.

  • Mở lần lượt các túi hồ sơ đề xuất kỹ thuật dự thầu theo thứ tự chữ cái tên của nhà thầu, đọc và ghi lại các thông tin: Tên nhà thầu; Số lượng bản chính, bản chụp hồ sơ dự thầu; những vấn đề khác.

  • Đại diện Bên mời thầu/Chủ đầu tư ký xác nhận vào bản gốc của mỗi hồ sơ dự thầu.

h.Đánh giá đề xuất kỹ thuật của nhà thầu:

Chủ đầu tư phải có quyết định thành lập Tổ chuyên gia xét thầu bao gồm một số cán bộ của chủ đầu tư và có thể mời thêm một số chuyên gia ở ngoài nếu thấy cần thiết. Tuỳ theo qui mô của gói thầu mà quyết định số lượng thành viên nhưng thường không quá 5 người và phải bao gồm một vài chuyên gia kỹ thuật

Việc đánh giá thầu phải được tiến hành đúng qui định của Ngân hàng Thế giới bao gồm hai giai đoạn : trước hết là đánh giá đề xuất kỹ thuật một cách độc lập, và chỉ sau khi có kết quả đánh giá kỹ thuât và phải được WB phê duyệt (nếu gói thầu thuộc diện WB xét duyêt trước) mới tiến hành mở và đánh giá đề xuất tài chính. Việc đánh giá phải được tiến hành dựa trên các yêu cầu nêu trong hồ sơ mời thầu, và chỉ sử dụng các tiêu chí đánh giá đã được nêu trong hồ sơ mời thầu.

Việc xét thầu sẽ được thực hiện trên cơ sở các tiêu chí đánh giá và bảng điểm cũng như các quy định khác của Hồ sơ mời thầu. Tổ chuyên gia xét thầu sẽ xem xét từng hồ sơ đề xuất trên cơ sở sự đáp ứng của đề xuất đó đối với các yêu cầu trong Điều khoản tham chiếu.

Khi đã đánh giá chi tiết các HSDT xong, từng chuyên gia cần tiến hành so sánh việc cho điểm từng hạng mục giữa các HSDT, qua đó có thể hiệu chỉnh việc cho điểm để đảm bảo việc đánh giá không bị sai lệch, nặng nhẹ giữa các HSDT. Tuy các nhóm đánh giá độc lập nhưng trước khi tiến hành và trong quá trình đánh giá các nhóm vẫn có thể trao đổi với nhau để làm rõ những vấn đề cần thiết để tránh có sự nhận thức quá khác biệt dẫn đến điểm cho quá khác nhau.

Tổ chuyên gia xét thầu sẽ lập báo cáo đánh giá kỹ thuật theo mẫu của WB cung cấp:



  • Báo cáo sẽ đưa ra kết quả của giai đoạn đánh giá cùng với danh sách các nhà thầu vượt qua vòng đánh giá kỹ thuật.

  • Mô tả mặt mạnh, mặt yếu của các đề xuất.

  • Các bảng đánh giá chi tiết.

Các nhà thầu đạt mức điểm thấp hơn mức điểm kỹ thuật tối thiểu yêu cầu sẽ bị loại.

Báo cáo đánh giá kỹ thuật phải được Chủ đầu tư phê duyệt.

Đối với các gói thầu thuộc diện WB xét duyệt trước, Báo cáo đánh giá kỹ thuật cần được WB chấp thuận và cho thư không phản đối (NOL), sau khi đã được Chủ đầu tư phê duyệt.

k. Mở thầu công khai đề xuất tài chính và cho điểm đánh giá tổng hợp:

  • Sau khi nhận được thư không phản đối của WB và phê duyệt của phía Việt Nam cho báo cáo đánh giá kỹ thuật, Bên mời thầu/Chủ đầu tư sẽ thông báo cho các nhà thầu có đề xuất không đạt mức điểm tiêu chuẩn tối thiểu hoặc bị coi là không đáp ứng được các yêu cầu trong TOR và Hồ sơ mời thầu. Các đề xuất tài chính của họ sẽ được trả lại nguyên trạng (giữ nguyên niêm phong) sau khi quy trình tuyển chọn hoàn tất.

  • Bên mời thầu/Chủ đầu tư cũng sẽ thông báo cho các nhà thầu đã vượt qua được mức điểm chuẩn tối thiểu và cho biết ngày, giờ được định cho việc mở đề xuất tài chính. Ngày mở đề xuất tài chính sẽ xác định trên cơ sở đảm bảo đủ thời gian cho các nhà thầu thu xếp đến dự thường không sớm hơn 1 tuần kể từ ngày có thông báo trên.

  • Đề xuất tài chính sẽ được mở công khai với sự có mặt của đại diện các nhà thầu có Đề xuất kỹ thuật đã vượt qua mức tối thiểu đến dự.

  • Khi đề xuất tài chính được mở, tên của nhà thầu, điểm kỹ thuật và giá chào thầu và thư giảm giá (nếu có) sẽ được đọc to và ghi lại thành biên bản mở thầu.

  • Bên mời thầu/Chủ đầu tư sẽ lập biên bản mở các đề xuất tài chính của từng công ty và biên bản mở các đề xuất tài chính công khai tổng hợp, có chữ ký đại diện các nhà thầu vượt qua vòng đánh giá kỹ thuật và gửi ngay một bản cho WB (đối với các gói thầu thuộc diện xét duyệt trước) và các nhà thầu tham dự.

  • Cho điểm đánh giá tổng hợp kỹ thuật và tài chính của hồ sơ dự thầu: Căn cứ theo quy định của hồ sơ mời thầu về tỷ lệ điểm kỹ thuật và điểm tài chính; sau khi điều chỉnh những sai số số học (nếu có), Tổ chuyên gia xét thầu sẽ tính ra điểm tài chính và điểm kỹ thuật cho hồ sơ dự thầu. Trên cơ sở điểm tổng hợp, tiến hành xếp hạng các nhà thầu có điểm từ cao đến thấp. Nhà thầu xếp hạng thứ nhất (có điểm tổng hợp cao nhất) sẽ được mời thương thảo hợp đồng. Trên cơ sở kết quả đánh giá của Tổ chuyên gia xét thầu, Chủ đầu tư lập báo cáo chính thức gửi CPMU và báo cáo WB nhưng không cần xin thư không phản đối (đối với các gói thầu thuộc diện xét duyệt trước) mà có thể tiến hành thương thảo ngay với Nhà thầu xếp hạng cao nhất.

m.Thương thảo hợp đồng

Nội dung thương thảo hợp đồng sẽ bao gồm 2 phần:

- Thương thảo về kỹ thuật:

Hai bên sẽ thảo luận về TOR, phương pháp luận, sử dụng chuyên gia, trách nhiệm của Chủ đầu tư và các điều kiện đặc biệt của hợp đồng. Thảo luận không được phép thay đổi gì lớn tới TOR hoặc các điều khoản của hợp đồng.

Thảo luận không được phép cắt giảm lớn trong đầu vào công việc nếu chỉ để đáp ứng mức ngân sách. TOR cuối cùng và phương pháp được thống nhất sẽ đưa vào phần “Mô tả dịch vụ” của hợp đồng.

Nhà thầu được chọn không được phép thay thế chuyên gia chủ chốt trừ phi cả hai bên thống nhất rằng chậm trễ trong quá trình tuyển chọn tư vấn làm cho việc thay thế này là không thể tránh khỏi hoặc việc thay thế đó là hết sức cần thiết nhằm đáp ứng các mục tiêu của công việc.

- Thương thảo về tài chính:

Thương thảo về tài chính sẽ làm rõ nghĩa vụ thuế của nhà thầu tại quốc gia và nghĩa vụ thuế này được hoặc sẽ được thể hiện trong hợp đồng như thế nào.

Tuy nhiên, đối với phương pháp QCBS, (hay LCS) thường không có Thương thảo về tài chính vì giá là một trong những yếu tố chính để xét thầu.



Biên bản thương thảo:

Nếu việc thương thảo không thành công, Chủ đầu tư sẽ chấm dứt thương thảo và mời nhà thầu đứng tiếp sau vào thương thảo. Chủ đầu tư cần sự phê duyệt của WB trước khi thực hiện việc này (đối với các gói thầu thuộc diện xét duyệt trước). Nhà thầu sẽ được thông báo về lý do chấm dứt thương thảo. Khi thương thảo với nhà thầu tiếp theo đã bắt đầu, Chủ đầu tư sẽ không được mở lại thương thảo với nhà thầu trước.

Chủ đầu tư phải lập biên bản tổng hợp quá trình thương thảo, kết qủa thương thảo và lập Báo cáo tổng hợp về kết quả đấu thầu trình lên cấp có thẩm quyền phê duyệt. Theo quy định tại Luật đấu thầu, kết quả đấu thầu sẽ do Chủ đầu tư phê duyệt.

Sau khi thương thảo thành công, Chủ đầu tư phải gửi sang Ngân hàng Thế giới (qua CPMU) bộ hồ sơ bao gồm: (i) Biên bản đánh giá tổng hợp kỹ thuật-tài chính, (ii) Biên bản thương thảo Hợp đồng, (iii) bản thảo Hợp đồng đã được thống nhất giữa Chủ đầu tư và Tư vấn và đã được hai bên ký nháy.



n. Ký kết hợp đồng và thông báo kết quả đấu thầu:

Sau khi có Quyết định phê duyệt của người có thẩm quyền của phía Việt Nam và thư không phản đối của WB cho bản thảo Hợp đồng, Chủ đầu tư sẽ tiến hành ký Hợp đồng với Tư vấn và đăng tải kết quả đấu thầu theo điều 2.28 của Sách Xanh, đồng thời có thể gửi thông tin công bố kết quả đấu thầu tới trang Thông tin về Đấu thầu của Bộ KH&ĐT để đăng tải như quy định của Luật Đấu thầu.



4.1.2 Những vấn đề cần chú ý khi thương thảo hợp đồng

Thủ tục hội nghị thương thảo hợp đồng

Khi thương thảo hợp đồng thì đại diện phía nhà thầu cũng như Chủ đầu tư phải là người được uỷ quyền. Trình tự và thủ tục Hội nghị thương thảo hợp đồng như sau:



  • Giới thiệu thành phần dự họp, thư ký.

  • Nhà thầu trình thư uỷ quyền.

  • Thương thảo về đề xuất kỹ thuật.

  • Thương thảo về đề xuất tài chính.

  • Thương thảo về dự thảo hợp đồng.

  • Ký các biên bản cuộc họp thống nhất về kỹ thuật, tài chính, hợp đồng và biên bản cuối cùng.

Hồ sơ trình duyệt sẽ bao gồm

  • Công văn trình về kết quả thương lượng và dự thảo hợp đồng.

  • Các phụ lục kèm theo: Quyết định phê duyệt nhà thầu đứng thứ nhất, các biên bản thương thảo, Đề xuất kỹ thuật và tài chính đã được hiệu chỉnh sau khi thương thảo, Dự thảo hợp đồng.

Một số kinh nghiệm khi thương thảo hợp đồng

Trước khi mời thương thảo hợp đồng, người chủ trì và các thành viên sẽ tham gia thương thảo cần nghiên cứu kỹ các đề xuất để chuẩn bị các ý kiến đưa ra khi thương thảo.



  • Thương thảo về đề xuất kỹ thuật

Trước hết cần xem xét phạm vi công việc, nhiệm vụ cụ thể, sản phẩm và thời gian thực hiện có phù hợp với TOR và tiến độ chung của dự án không? Nếu thiếu cần yêu cầu bổ sung. Ngược lại có thể có những việc mà đề xuất của Tư vấn đưa ra không có trong TOR nhưng thấy là cần thiết thì có thể điều chỉnh, bổ sung vào TOR.

Kiểm tra danh sách và số người - tháng của các chuyên gia, nhất là chuyên gia nước ngoài:

  • Xem xét, điều chỉnh lại số người - tháng của tư vấn, nhất là tư vấn quốc tế để đảm bảo vừa hoàn thành được yêu cầu dịch vụ, vừa tiết kiệm và phù hợp với nguồn kinh phí đã bố trí.

  • Xem lại danh sách tư vấn đã đề xuất trong HSDT với thực tế xem có gì thay đổi không? Không chấp nhận thay đổi những vị trí chủ chốt quyết định đến việc đánh giá thầu. Nếu có thay đổi thì phải trình Sơ yếu lý lịch (CV) và người thay thế phải có trình độ bằng hoặc cao hơn người được thay thế nhưng mức lương chỉ có thể bằng hoặc thấp hơn.

  • Lịch điều động cán bộ tư vấn (Staffing schedule): Việc xem xét và điều chỉnh lại lịch điều động cán bộ cho phù hợp với các hoạt động của tư vấn và tiến độ chung của dự án rất quan trọng vì nó sẽ góp phần tiết kiệm kinh phí và nâng cao hiệu quả dịch vụ, đẩy nhanh tiến độ dự án.

Để quản lý lịch điều động có hiệu quả, cần đưa vào biên bản thương thảo và dự thảo hợp đồng 2 yêu cầu sau:

  • Mặc dù lịch điều động cán bộ đã được xác định, nhưng trước khi điều động, Tư vấn phải thông báo và nhận được ư kiến chấp thuận của Chủ đầu tư. Trong quá tŕnh thực hiện, tuỳ theo t́nh h́nh thực hiện cụ thể của dự án, Chủ đầu tư sẽ thảo luận với Tư vấn điều chỉnh lại lịch điều động cho hợp lý vừa đảm bảo việc thực hiện nhiệm vụ của Tư vấn vừa tiết kiệm kinh phí.

  • Xem xét số lần đi lại, số ngày lưu trú, đi công tác của tư vấn kể cả trong nước và ngoài nước để điều chỉnh cho hợp lý. Xem xét trang thiết bị làm việc của tư vấn để bố trí tiết kiệm nhất và có thể sử dụng tiếp sau khi tư vấn thực hiện xong hợp đồng, bàn giao lại.

  • Thương thảo đề xuất tài chính:

Nói chung với hình thức QCBS thì WB không cho thương thảo về tài chính (vì khi xét thầu đã tính tới giá thành), tuy vậy trong trường hợp tồn tại một số bất hợp lý Chủ đầu tư vẫn có thể yêu cầu nhà thầu sửa đổi trong quá trình thương thảo.

Sau khi đã hoàn thành thương thảo kỹ thuật và tài chính, cần kiểm tra lại một lượt nữa xem có phù hợp với TOR và với kinh phí đã bố trí chưa? Nếu chưa thì phải xem xét điều chỉnh lại.



  • Thương thảo hợp đồng

  • Hợp đồng đã có mẫu kèm trong hồ sơ mời thầu nên không phải thương thảo nhiều. Cần chú ý mấy vấn đề:

  • Xem xét mức tiền tạm ứng (thường không quá 15% giá trị hợp đồng) kèm theo bảo lãnh tạm ứng.

  • Xem xét mức bồi thường trách nhiệm nghề nghiệp của tư vấn do sai sót của họ. Thường khoảng 5% giá trị hợp đồng.

  • Giá trị hợp đồng: nếu Tư vấn chào giá theo nhiều hơn một loại tiền tệ thì phải ghi rõ Giá trị hợp đồng để thanh toán gồm giá trị từng loại tiền tệ theo đúng đề xuất của Tư vấn. Ngoài ra có thể quy đổi thêm ra VNĐ nhưng phải ghi rõ là tương đương.

Tất cả nội dung các buổi họp của thương thảo hợp đồng đều phải có biên bản, có chữ ký của hai bên và kèm theo báo cáo kết quả thương thảo trình lên cấp phê duyệt.

4.2 TUYỂN CHỌN DỰA TRÊN CHI PHÍ THẤP NHẤT (LCS)


Phương pháp LCS thích hợp hơn đối với việc tuyển chọn tư vấn cho các công việc có tính chất tiêu chuẩn hoặc theo thường lệ. Theo phương thức này, một “Ngưỡng tối thiểu” để đánh giá chất lượng của Đề xuất kỹ thuật được đặt ra và nêu rõ trong HSMT. Các tư vấn trong danh sách ngắn sẽ phải nộp người đề xuất của mình trong hai phong bì riêng. Đề xuất kỹ thuật được mở trước và đánh giá. Những đề xuất nào đạt điểm thấp hơn “Ngưỡng tối thiểu” sẽ bị loại, số còn lại sẽ được mở Đề xuất tài chính một cách công khai. Nhà thầu tư vấn nào đạt điểm kỹ thuật tối thiểu và có giá đánh giá thấp nhất sẽ được chọn.

Thủ tục chung của phương thức này như sau:

Hình thức tuyển chọn LCS về cơ bản giống với hình thức QCBS, tuy nhiên với một số khác biệt ở bước (e)(g)(h)(i) như sau:



  1. Thành lập Tổ chuyên gia xét thầu.

  2. Chuẩn bị Điều khoản tham chiếu cho tư vấn (TOR).

  3. Mời các nhà thầu tư vấn nộp hồ sơ bày tỏ nguyện vọng thông qua đăng quảng cáo.

  4. Lựa chọn vào danh sách ngắn những nhà thầu tư vấn đủ năng lực thực hiện dịch vụ. Danh sách ngắn phải bao gồm 6 công ty đủ năng lực.

  5. Lập và gửi HSMT. Trong phương thức này, một “Ngưỡng tối thiểu” để đánh giá về chất lượng sẽ được đặt ra và nêu rõ trong HSMT. Việc sử dụng mẫu HSMT của WB mang tính bắt buộc.

  6. Các nhà thầu tư vấn chuẩn bị và nộp đề xuất. Thời gian dành cho nhà thầu chuẩn bị và nộp đề xuất khoảng 4-8 tuần tùy theo mức độ hợp đồng. Các đề xuất phải được nộp trong 2 phong bì riêng. Đề xuất kỹ thuật sẽ được Ban đánh giá thầu mở ngay sau khi hết hạn nộp. Còn đề xuất tài chính sẽ được cất giữ ở nơi an toàn.

  7. Đánh giá đề xuất kỹ thuật, hay còn gọi là đánh giá chất lượng. Những đề xuất nào có điểm thấp hơn “ngưỡng tối thiểu” sẽ bị loại. Đối với những đề xuất kỹ thuật còn lại sẽ được mở tiếp đề xuất tài chính một cách công khai, tức là trước sự chứng kiến của các nhà thầu tư vấn muốn đến tham gia buổi mở thầu.

  8. Đánh giá các đề xuất tài chính để xác định đánh giá đối với từng đề xuất.

  9. Chọn các nhà thầu tư vấn có giá đánh giá thấp nhất để tiến hành đàm phán hợp đồng; và

  10. Đàm phán và ký kết hợp đồng giữa Chủ đầu tư và nhà thầu tư vấn.

Chú ý: các đơn giá do nhà thầu đã đề xuất trong đề xuất của mình không được phép đem ra thương thảo lại.



4.3 TUYỂN CHỌN DỰA TRÊN NĂNG LỰC CỦA TƯ VẤN (CQS)


Phương pháp tuyển chọn trên cơ sở năng lực của nhà thầu (CQS) được sử dụng cho những công việc có quy mô nhỏ mà việc phải chuẩn bị và đánh giá các đề án cạnh tranh đối với những công việc này là không cần thiết.

Chủ đầu tư lập TOR, yêu cầu “Bày tỏ quan tâm” và thông tin về kinh nghiệm và năng lực của nhà thầu liên quan đến công việc, lập một danh sách ngắn và lựa chọn nhà thầu với năng lực, phẩm chất thích hợp nhất. Nhà thầu được lựa chọn sẽ được yêu cầu đệ trình một đề án kỹ thuật và tài chính kết hợp và sau đó sẽ được mời đến đàm phán hợp đồng.



Bảng 2: Các bước đấu thầu và trách nhiệm

Hợp đồng CQS nhỏ hơn 100.000 USD




Bước

Trách nhiệm

1

Chuẩn bị điều khoản tham chiếu (TOR)

Chủ đầu tư

2

Yêu cầu bày tỏ nguyện vọng

Chủ đầu tư

3

Chuẩn bị bày tỏ nguyện vọng

Nhà thầu

4

Lập danh sách ngắn gồm 6 công ty

Chủ đầu tư

5

Chuẩn bị HSMT

Chủ đầu tư

6

Đánh giá bày tỏ nguyện vọng để lựa chọn ra 1 Công ty được đánh giá là có năng lực tốt nhất làm đề xuất kỹ thuật-tài chính

Chủ đầu tư

7

Chuẩn bị đề xuất tổng hợp kỹ thuật - tài chính

Nhà thầu

8

Đánh giá đề xuất và trình duyệt

Chủ đầu tư

9

Đàm phán thương thảo và ký kết hợp đồng

CĐT + Nhà thầu

Thủ tục chung của phương thức này như sau

Bên mời thầu/Chủ đầu tư sẽ chuẩn bị (i) Điều khoản tham chiếu, (ii) Mời các nhà thầu tư vấn nộp Bày tỏ nguyện vọng (EOI) và thông tin về kinh nghiệm và năng lực thực hiện công việc tư vấn có tính chất tương tự (thông thường sẽ đăng quảng cáo để tăng tính cạnh tranh và thu hút nhà thầu). Bên mời thầu/Chủ đầu tư nên dành khoảng 2-4 tuần cho nhà thầu chuẩn bị Hồ sơ bày tỏ nguyện vọng, tuỳ theo tính chất và quy mô của hợp đồng. (iii) Lập “Danh sách ngắn” nhà thầu có năng lực thực hiện hợp đồng (iv) Từ danh sách ngắn, chọn ra một nhà thầu tư vấn có năng lực và kinh nghiệm phù hợp nhất. Nhà thầu tư vấn này phải lập một Đề xuất kỹ thuật và Tài chính kết hợp (lập chung trong 1 hồ sơ) và gửi cho Bên mời thầu/Chủ đầu tư. Chủ đầu tư căn cứ vào Đề xuất của nhà thầu, TOR để thương thảo hợp đồng với nhà thầu. Nếu quá trình thương thảo này không thành công thì Chủ đầu tư có quyền mời nhà thầu có năng lực và kinh nghiệm xếp thứ hai lập đề xuất kỹ thuật và tài chính và thương thảo hợp đồng.



Chú ý quan trọng: trong phương thức này, chỉ một nhà thầu tư vấn được đánh giá là có năng lực và kinh nghiệm nhất sẽ được mời chuẩn bị đề xuất kỹ thuật-tài chính. Đề xuất tài chính của nhà thầu tư vấn được chọn có thể được thương thảo.

4.4 TUYỂN CHỌN TƯ VẤN CÁ NHÂN


Tư vấn cá nhân thông thường được tuyển chọn để thực hiện những công việc trong đó (a) không yêu cầu phải thực hiện theo nhóm/tổ công tác (b) không cần thêm các hỗ trợ bên ngoài (như văn phòng), và (c) kinh nghiệm và năng lực của tư vấn cá nhân là yêu cầu quan trọng nhất. Khi việc phối hợp hoạt động, công tác hành chính và trách nhiệm tập thể có thể trở nên khó khăn do số lượng của các tư vấn cá nhân thì tốt nhất nên chọn một công ty tư vấn.

Các chuyên gia tư vấn cá nhân được tuyển chọn trên cơ sở đánh giá trình độ, năng lực của chuyên gia xem có phù hợp với công việc được giao hay không. Thông thường, các chuyên gia được tuyển chọn trên cơ sở so sánh về mặt trình độ chuyên môn của ít nhất 3 ứng cử viên giữa những người bày tỏ sự quan tâm đến công việc hoặc Chủ đầu tư trực tiếp tiếp cận để tuyển chọn. Các chuyên gia tư vấn cá nhân được Chủ đầu tư thuê tuyển phải đáp ứng được tất cả các yêu cầu về mặt trình độ chuyên môn và phải có đủ năng lực thực hiện công việc. Năng lực của chuyên gia tư vấn cá nhân được đánh giá trên cơ sở xem xét trình độ học vấn, kinh nghiệm chuyên môn, nếu thích hợp, bao gồm cả các khả năng hiểu biết về các điều kiện thực tế của địa phương thực hiện công việc như ngôn ngữ, văn hoá, hệ thống quản lý và các cơ cấu tổ chức chính quyền.

Việc lựa chọn tư vấn cá nhân không bắt buộc phải thông qua quảng cáo rộng rãi, nhưng được khuyến khích khi việc quảng cáo giúp làm tăng số lượng cúa các ứng viên có chất lượng.

Các chuyên gia tư vấn cá nhân được tuyển chọn trên cơ sở từ một nguồn duy nhất với các lư do thích hợp trong các trường hợp ngoại lệ sau đây (i) những nhiệm vụ là sự tiếp tục tự nhiên của công việc trước đây do chuyên gia tư vấn này thực hiện và chuyên gia tư vấn này trước đó đã được lựa chọn một cách cạnh tranh; (ii) công việc kéo dài chưa đến 6 tháng; (iii) các trường hợp khẩn cấp do thiên tai và (iv) khi chuyên gia tư vấn cá nhân là người duy nhất đủ năng lực thực hiện công việc.

Đối với những gói thầu có giá trị nhỏ hơn 50.000 USD không cần WB xem xét trước. Nhưng đối với những gói thầu có giá trị lớn hơn hoặc bằng 50.000 USD, cần có sự phê duyệt của WB trên các nội dung sau:


  • Điều khoản tham chiếu

  • Kế hoạch và nội dung quảng cáo

  • Biên bản xác định danh sách ngắn (nếu có)

  • Biên bản đánh giá các tư vấn cá nhân trong danh sách ngắn, kết hợp với phỏng vấn

  • Dự thảo hợp đồng

  • Nếu chuyên gia tư vấn được tuyển chọn từ một nguồn duy nhất thì cần có các luận giải và lý do xác đáng bằng văn bản và sẽ được WB xét duyệt trước.


4.5 TUYỂN CHỌN TƯ VẤN TỪ MỘT NGUỒN DUY NHẤT (SSS)


Trong phương thức này, Chủ đầu tư chỉ định một nhà thầu tư vấn cụ thể chuẩn bị đề xuất kỹ thuật và tài chính sau đó đàm phán dựa trên các đề xuất đó. Vì không có cạnh tranh giữa các nhà thầu, nên phương thức này chỉ được WB chấp nhận trong những trường hợp ngoại lệ, dựa trên cõ sở những lập luận chặt chẽ và thuyết phục, chứng minh được phương thức này có lợi thế hõn hẳn so với phương thức mang tính cạnh tranh và tuân thủ các điều khoản 3.9-3.13 của Sách Xanh..

Phương thức này có thể phù hợp trong những trường hợp sau:



    1. Hợp đồng tư vấn này là một sự tiếp nối tự nhiên hoặc trực tiếp của một hợp đồng trước đó đã được thực hiện theo phương thức đấu thầu mang tính cạnh tranh, và nhà thầu tư vấn trước đã hoàn thành hợp đồng đạt yêu cầu hoặc

    2. Cần phải lựa chọn nhanh nhà thầu tư vấn, chẳng hạn trong các trường hợp khẩn cấp như thiên tai hoặc khủng hoảng tài chính, hoặc

    3. Hợp đồng có giá trị rất nhỏ, hoặc

    4. Chỉ có duy nhất một nhà thầu có năng lực và kinh nghiệm đặc biệt trong lĩnh vực này.

Thủ tục chung của phương thức này như sau

  1. Chuẩn bị điều khoản tham chiếu và dự toán chi phí.

  2. Giải trình xin phê duyệt của WB về việc sử dụng phương pháp SSS.

  3. Nhà thầu được lựa chọn phải lập một Đề xuất Kỹ thuật - Tài chính chung và nộp cho Bên mời thầu/Chủ đầu tư. Đề xuất của nhà thầu sẽ được đánh giá, nếu đảm bảo thì nhà thầu được mời đến thương thảo hợp đồng1 . Thời gian cho nhà thầu chuẩn bị Đề xuất kỹ thuật và Đề xuất tài chính từ 2-4 tuần. Trong phương thức này, đề xuất tài chính của nhà thầu đưa ra có thể được thương thảo.


4.6. SAO KÊ CHI PHÍ (SOE)


Phương pháp sao kê chi phí có thể được sử dụng đối với các hoạt động đào tạo trong nước như hội thảo, hội nghị, các khóa đào tạo và các chi phí khác liên quan đến hoạt động của các văn phòng dự án. Dự án cần cung cấp các chương trình đào tạo để phía WB xem xét về mục tiêu, tiêu chí lựa chọn học viên, địa điểm và /hoặc các đơn vị được lựa chọn, thời gian thực hiện và các chi phí dự trù khác như chi phí thuê hội trường, phiên dịch, đồ dùng văn phòng…. Kế hoạch chi tiêu cho các hoạt động văn phòng cần phải theo các định mức của Chính phủ và được WB xem xét.



1   ...   7   8   9   10   11   12   13   14   ...   29


Cơ sở dữ liệu được bảo vệ bởi bản quyền ©hocday.com 2019
được sử dụng cho việc quản lý

    Quê hương