Hoàn thiện tổ chức lập và luân chuyển chứng từ kế toán

Mỗi nghiệp vụ kinh tế - tài chính trong DN SXKD được xác định thông qua giá trị của một tập hợp các thuộc tính cần quản lí, được thể hiện trên một chứng từ kế toán bao gồm:

- Tên chứng từ;

- Số chứng từ;

- Ngày lập;

- Nội dung kinh tế trên chứng từ;

- Đơn vị đo lường cần thiết;

- Định khoản kế toán;

- Chữ kí của người liên quan.

Trong điều kiện ứng dụng CNTT, nhất là khi Nhà nước cho phép DN tự thiết kế và in chứng từ, các chứng từ kế toán có thể bổ sung thêm nhiều thuộc tính mới với bản chất là trích bớt thông tin trong các TK kế toán chi tiết để hiện diện thành một thuộc tính mới trên chứng từ. Về nguyên tắc, trong tổ chức cơ sở dữ liệu, tất cả các thuộc tính phức hợp (hay thuộc tính gộp) đều có thể tách thành các thuộc tính đơn. Ví dụ: Một số hiệu TK kế toán ghi có dạng như sau:

152.C.CCCC.CC.CCC.CC (Ví dụ: 152.1.SA01.01.A01.HP)

Mã NL, VL

Mã phân xưởng

Mã sản phẩm

Mã kho vật liệu

Vẫn nội dung thông tin đó, có thể thêm hai thuộc tính trên chứng từ là: mã kho và mã nguyên vật liệu trên chứng từ thì kế toán chỉ cần định khoản: 152.1.01.A01. Điều này vừa thuận lợi cho việc định khoản, vừa làm cho chứng từ tường minh hơn.

Trong điều kiện ứng dụng CNTT, quy trình luân chuyển chứng từ rất đơn giản vì PMKT cho phép chỉ nhập chứng từ một lần rồi có thể truy nhập dữ liệu từ tất cả các bộ phận kế toán liên quan. Nếu nhiều bộ phận kế toán cùng nhập chứng từ theo quy trình luân chuyển sẽ gây ra hiện tượng trùng lắp dữ liệu (ghi nhiều lần một nghiệp vụ) nên tổng hợp thông tin sẽ sai.

Vậy, trong điều kiện ứng dụng CNTT, không có luân chuyển chứng từ. Khi đó, HTTT KT của DN sẽ quy định ai chịu trách nhiệm lập chứng từ thì chỉ người đó có quyền nhập chứng từ vào máy, hoặc, chỉ nhập vào máy các chứng từ liên quan đến số phát sinh GHI CÓ của TK liên quan trong định khoản kế toán.

3.2.3.4.3. Tổ chức lưu trữ chứng từ kế toán

Các chứng từ kế toán cần phải được tổ chức lưu trữ theo đúng quy định của Luật kế toán do Nhà nước ban hành. Tuy vậy, trong điều kiện ứng dụng CNTT, Nhà nước nên hợp thức và đề ra quy trình lưu trữ chứng từ kế toán điện tử, là những chứng từ máy được sao lưu lên các thiết bị nhớ ngoài của máy tính điện tử tại DN, máy chủ thuê ngoài .

Ngoài ra, có thể áp dụng hình thức kế toán ảo toàn phần với dữ liệu được lưu trữ dựa trên công nghệ điện toán đám mây.

3.2.3.5. Hoàn thiện tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Hệ thống báo cáo kế toán trong DN SXKD, để phục vụ đắc lực cho công tác quản lí và điều hành của nhà quản lí, cần phải đảm bảo cung cấp được hai loại báo cáo sau đây:

Hiện nay, các báo cáo tài chính phải lập do Nhà nước quy định tương đối phù hợp với các DN, bao gồm:

- Bảng cân đối kế toán (mẫu B01-DN)

- Báo cáo kết quả kinh doanh (mẫu B02-DN)

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (mẫu B03-DN)

- Bản thuyết minh BCTC (mẫu B09-DN)

Việc lập bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh hiện nay, thường tập hợp dữ liệu cho từng chỉ tiêu bằng cách nhặt dữ liệu trên chứng từ máy, căn cứ vào các tài khoản tổng hợp và chi tiết; Chẳng hạn: Chỉ tiêu “Tiền” - mã số 111 được xác định là tổng số dư Nợ của các Tài khoản 111 “Tiền mặt”, 112 “Tiền gửi ngân hàng” và 113 “Tiền đang chuyển”; Chỉ tiêu "Phải thu của khách hàng" - mã số 131 căn cứ vào tổng số dư Nợ chi tiết của Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng” mở theo từng khách hàng. Cách làm này rất phức tạp và chỉ phù hợp với điều kiện kế toán thủ công.

Trong điều kiện ứng dụng CNTT, để tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập các báo cáo tài chính, có thể ghi thêm "mã số" của chỉ tiêu trên báo cáo vào chứng từ kế toán hoặc ghi trong trong bảng danh mục tài khoản kế toán với cấu trúc bảng gồm các cột: Tên TK, Mã TK, Loại TK, Mã số. PMKT sẽ căn cứ vào thuộc tính "mã số" này để tổng hợp từng chỉ tiêu trong bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh thông qua việc tính tổng nhóm với tiêu thức phân nhóm là thuộc tính "mã số" đã xác định trên bảng danh mục tài khoản KT trong CSDL của PMKT.

Đối với báo cáo lưu chuyển tiền tệ, DN vẫn đang trong giai đoạn đầu làm quen; Thuyết minh BCTC thì hầu như ít DN thực hiện. Tuy nhiên, nếu các báo cáo B01-DN và B02-DN được thực hiện theo giải pháp đã trình bày ở trên sẽ tạo tiền đề thuận lợi để lập các báo cáo B03-DN và B09-DN trong điều kiện ứng dụng CNTT.

Các báo cáo này, theo quy định sẽ được nộp cho cơ quan Tài chính, cơ quan Thuế và cơ quan Thống kê. Theo tác giả, các BCTC của các DN SXKD cần quy định thêm nơi nhận, bao gồm:

• 
  Cơ quan chủ quản;
  
• 
  Bộ chủ quản;
  
• 
  Cơ quan niêm yết chứng khoán;
  
• 
  Nhà đầu tư.
  

Đây là hệ thống báo cáo cung cấp các thông tin chi tiết về từng đối tượng kế toán đã xác định. Báo cáo chi tiết là sự khởi đầu, đồng thời là một phần không thể thiếu trong báo cáo kế toán quản trị.

Hệ thống báo cáo kế toán quản trị là sản phẩm vô cùng quan trọng trong việc quản lí và điều hành DN, tiếc rằng ở Việt nam hiện nay, hệ thống báo cáo này chưa được đánh giá đúng mức. Đa phần các DN cơ quy mô lớn và vừa đã bắt đầu quan tâm đến hệ thống báo cáo quản trị nhưng vẫn ở giai đoạn sơ khai và chưa đồng đều, trừ các DN lớn thực sự như ngành Hàng không, Ngân hàng, bắt buộc phải hội nhập với thông lệ kế toán Quốc tế. Các DN quy mô nhỏ, hầu như chưa xác định được vai trò của kế toán quản trị cũng như chưa xác định phải lập báo cáo gì? Cung cấp thông tin gì? Dùng vào mục đích gì? Hình thức báo cáo thế nào?

Theo tác giả, báo cáo chi tiết cung cấp các thông tin rất hữu ích cho nhà quản lí và điều hành DN, bởi nó có khả năng cung cấp nhiều thông tin cho nhà quản lí để có căn cứ đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn, kịp thời. Muốn vậy, hệ thống báo cáo chi tiết phải đảm bảo được các yêu cầu sau:

- Sử dụng hệ thống chỉ tiêu thiết thực với nhu cầu quản lí;

- Thông tin trên báo cáo phải trung thực, đầy đủ;

- Thời điểm cung cấp báo cáo phải kịp thời;

- Nội dung báo cáo phải đơn giản, thuận tiện cho nhà quản lí;

- Phương thức yêu cầu và nhận báo cáo phải đa dạng.

Về hình thức báo cáo, có thể lựa chọn các hình thức phổ biến sau đây:

• 
  Báo cáo qua các mẫu biểu trên giấy in;
  
• 
  Báo cáo bằng lời qua điện thoại;
  
• 
  Báo cáo thông qua các thiết bị di động thông minh (điện thoại di động thông minh, máy tính bảng, máy tính xách tay) có sử dụng công nghệ điện toán đám mây. Công nghệ này cho phép nhà quản lí trực tiếp khai thác thông tin cần thiết từ HTTT kế toán của DN ở bất kì vị trí địa lí nào, trong bất kì thời điểm nào, thông qua PMKT được cài đặt trên thiết bị di động thông minh của mình.
  

• 
  Tiền mặt, tiền gửi: Chi tiết tăng, giảm theo loại tiền;
  
• 
  Nợ phải thu: Chi tiết theo đối tượng phải thu và thời hạn thanh toán;
  
• 
  Nợ phải trả: Chi tiết đối tượng phải trả và thời hạn thanh toán;
  
• 
  Tài sản cố định tăng, giảm chi tiết theo loại, theo nguồn hình thành, theo bộ phận sử dụng, theo lí do;
  
• 
  Hàng tồn kho chi tiết theo loại vật tư, theo kho;
  
• 
  Vật tư sử dụng chi tiết theo bộ phận, theo sản phẩm;
  
• 
  Nguồn vốn: Chi tiết tăng, giảm theo loại nguồn vốn ;
  
• 
  Chi phí sản xuất, giá thành: Chi tiết theo sản phẩm, bộ phận, yếu tố cấu thành;
  
• 
  Doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu: Chi tiết theo cửa hàng, mặt hàng, thời gian;
  

Kiểm tra kế toán trong điều kiện ứng dụng có nhiều thay đổi so với tiến hành kế toán thủ công. Trong bất cứ điều kiện nào, quá trình kiểm tra kế toán cũng được tiến hành bởi ba đối tượng: Bởi chính HTTT kế toán DN, bởi bộ phận kiểm toán (kiểm toán nội bộ hay kiểm toán độc lập) và bởi Nhà nước thông qua các cơ quan Thuế, Kiểm toán Nhà nước, Thanh tra tài chính, ... Trong điều kiện ứng dụng CNTT, kiểm tra KT phải thực hiện các quá trình sau đây:

- Kiểm soát chặt chẽ tính chính xác, hợp lí của chứng từ ngoài máy. Điều đó đảm bảo tính pháp lí của dữ liệu ban đầu của HTTT KT.

- Kiểm soát chặt chẽ tính chính xác của chứng từ máy. Trong việc này, phải tổ chức đối chiếu chứng từ máy và chứng từ ngoài máy để đảm bảo nhất quán của dữ liệu gốc với chứng từ máy. Khi có sự sai sót trong khâu nhập liệu, phải tiến hành sửa chứng từ máy rồi đối chiếu lại.

- Theo dõi nhật kí quá trình khai thác dữ liệu của mọi đối tượng truy nhập hệ thống máy tính trong HTTT KT của DN. Có khả năng can thiệp và gửi thông điệp cảnh báo trực tiếp đến người vi phạm nội quy khai thác dữ liệu của HTTT KT.

- Kiểm soát tính bảo mật của dữ liệu kế toán trên hệ thống máy tính thông qua việc phân quyền sử dụng cho mỗi cán bộ kế toán của DN.

- Kiểm soát chặt chẽ quy trình kiểm thử PMKT trong giai đoạn xây dựng PMKT cho DN nhằm vét cạn mọi tình huống, bao gồm cả các điểm kì dị (điểm nhạy cảm) trong bài toán kế toán.

3.2.4. Hoàn thiện tổ chức hệ thống phần cứng

3.2.4.1. Mô hình đầu tư công nghệ thông tin trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

Hiện nay, CNTT đang hiện diện và đóng vai trò quan trọng không thể thiếu trong quá trình quản trị, điều hành các hoạt động SXKD của mỗi DN. Sự phát triển và ứng dụng của Internet đã làm thay đổi mô hình và cách thức hoạt động kinh doanh của DN, việc chuyển dần các giao dịch truyền thống sang giao dịch điện tử đã ảnh hưởng đến vị trí, vai trò và cả nhu cầu của các bên hữu quan (khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư…) của DN SXKD.

Các hoạt động đầu tư CNTT trong doanh nghiệp nhằm phục vụ cho các mục tiêu của DN như hỗ trợ các hoạt động tác nghiệp, hỗ trợ cho việc ra các quyết định quản lí, hỗ trợ việc xây dựng các chiến lược nhằm đạt lợi thế cạnh tranh,…Có nhiều mô hình đầu tư CNTT trong DN SXKD, mỗi mô hình có cách tiếp cận khác nhau nhưng đều có chung mục đích là giúp doanh nghiệp xác định được lộ trình đầu tư và mối quan hệ giữa các thành phần trong bức tranh tổng thể về ứng dụng CNTT trong DN. Mỗi DN cần phải chọn cho mình mô hình đầu tư CNTT cho phù hợp để phát huy có hiệu quả các khoản đầu tư, phục vụ cho mục tiêu kinh doanh và phù  hợp với năng lực khai thác công nghệ của DN.

 Mô hình đầu tư CNTT trong doanh nghiệp được tổng hợp theo 4 giai đoạn kế thừa nhau: Đầu tư cơ sở về CNTT; Tăng cường ứng dụng điều hành, tác nghiệp; Ứng dụng toàn diện nâng cao năng lực quản lí và sản xuất; Đầu tư để biến đổi doanh nghiệp và tạo lợi thế cạnh tranh quốc tế. Tại mỗi giai đoạn đều có những mục tiêu cụ thể và tuân theo các nguyên tắc cơ sở của đầu tư CNTT là: đầu tư phải phù hợp với mục tiêu kinh doanh của DN; đầu tư phải đem lại hiệu quả; đầu tư cho con người đủ để sử dụng và phát huy các đầu tư cho công nghệ.

Giai đoạn này là giai đoạn đầu tư ban đầu của doanh nghiệp vào CNTT bao gồm các trang bị cơ bản về phần cứng, phần mềm và nhân lực. Mức độ trang bị “cơ sở” có thể không đồng nhất, tuy nhiên, cần đạt được một số yêu cầu chính về cơ sở hạ tầng công nghệ (phần cứng & phần mềm) được trang bị đủ để triển khai một số ứng dụng thường xuyên của doanh nghiệp như: trang bị máy tính, thiết lập mạng LAN, WAN, thiết lập kết nối Internet, môi trường truyền thông giữa các văn phòng trong nội bộ hoặc giữa các đối tác; về con người được đào tạo để sử dụng được các hạ tầng trên vào một số hoạt động tác nghiệp hoặc quản lí của doanh nghiệp, các đầu tư trong giai đoạn này nhằm xây dựng “nền tảng” cho các ứng dụng CNTT tiếp theo. 

Mục tiêu của giai đoạn này là đầu tư CNTT để nâng cao hiệu suất hoạt động, hỗ trợ cho các bộ phận chức năng trong DN, cụ thể cho hoạt động của các phòng ban chức năng hoặc các nhóm làm việc theo nhiệm vụ. Đây là bước phát triển tự nhiên của hầu hết các DN, vì khối lượng thông tin cần xử lí tăng lên, và do đã có được các kĩ năng cần thiết về ứng dụng CNTT trong các giai đoạn trước. Các đầu tư nhằm tự động hóa các quy trình tác nghiệp, KD nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của DN, như: triển khai các ứng dụng để đáp ứng từng lĩnh vực tác nghiệp và sẵn sàng mở rộng theo yêu cầu KD; chương trình tài chính-kế toán, quản lí nhân sự-tiền lương, quản lí bán hàng; các ứng dụng mang tính rời rạc, hướng tới tác nghiệp và thống kê, CNTT tác động trực tiếp đến phòng ban khai thác ứng dụng.

Nếu coi giai đoạn 2 là giai đoạn số hóa cục bộ, thì giai đoạn 3 là giai đoạn số hóa toàn thể DN, chuyển từ cục bộ sang toàn thể là vấn đề lớn nhất của giai đoạn 3 này. Về cơ sở hạ tầng CNTT cần có mạng diện rộng phủ khắp doanh nghiệp, đảm bảo cho các luồng thông tin lưu chuyển thông suốt giữa các bộ phận; các phần mềm tích hợp và các CSDL cấp toàn công ty là những công cụ chủ đạo hỗ trợ cho hoạt động quản lí và tác nghiệp; triển khai các giải pháp đồng bộ giúp DN thay đổi chất lượng quản lí nội tại, nâng cao năng lực điều hành, tăng hiệu quả và tăng năng lực cạnh tranh như ERP, SCM, CRM,…Văn hóa số - được khởi đầu xây dựng và phát triển dần dần trong hai giai đoạn trước nay đã trở nên chín muồi, góp phần tạo nên văn hóa kinh doanh của DN, mà nền tảng là các chuẩn mực làm việc, các thước đo công việc mới, cùng hệ thống các quy định và công cụ đảm bảo cho việc thực thi đầy đủ các chuẩn mực đó trong toàn DN.

Đây là giai đoạn đầu tư CNTT nhằm đạt được lợi thế cạnh tranh trong môi trường kinh doanh hiện đại, tức là đầu tư CNTT vào các sản phẩm và dịch vụ để tạo nên ưu thế về giá, tạo nên sự khác biệt, và các sản phẩm khác, phù hợp với chiến lược cạnh tranh của DN. Hiện nay, các vấn đề kinh doanh trong thời đại Internet, cụ thể hơn là sử dụng CNTT và các dịch vụ của Internet trong kinh doanh, có vai trò quyết định: Xây dựng Intranet để chia sẻ thông tin trong doanh nghiệp, extranet để kết nối và chia sẻ có lựa chọn các nguồn thông tin với các đối tác, nhà cung cấp, khách hàng,…Sử dụng InterNet để hình thành các quan hệ thương mại điện tử như B2B, B2C và B2G, .... Kế thừa phát huy sức mạnh trên nền tảng dữ liệu và các quy trình nghiệp vụ đã hình thành trong DN để đưa DN lên tầm cao mới, kinh doanh toàn cầu, CNTT là công cụ đắc lực trong việc thực thi các chiến lược kinh doanh.

 Các giai đoạn đầu tư trên đây nhằm nhấn mạnh đầu tư cho CNTT trong doanh nghiệp phải phù hợp với sự phát triển và phục vụ cho chiến lược kinh doanh của doanh  nghiệp trong mỗi giai đoạn. Mô hình đầu tư CNTT là một căn cứ tốt khi quyết định đầu tư cũng như là một mô hình tham chiếu tốt khi trình bày các vấn đề liên quan. Tuy  nhiên, đó chưa phải là mô hình duy nhất. Thêm nữa, tốc độ phát triển của doanh nghiệp và của CNTT không phải khi nào cũng giống nhau, do vậy, sẽ tồn tại sự đan xen giữa các giai đoạn đầu tư CNTT với giai đoạn phát triển của DN SXKD. Có thể có doanh nghiệp hội tụ được các điều kiện để bỏ qua một giai đoạn nào đó, hoặc chọn được mô hình đầu tư khác với mô hình trên đây.

Dù lựa chọn mô hình nào, khi đầu tư và sử dụng CNTT cho các mục tiêu kinh doanh và phát triển doanh nghiệp, các nhà quản lí và kinh doanh chuyên nghiệp, là người dùng của các HTTT kế toán trong DN, cần trang bị cho mình một khung kiến thức về CNTT để hiểu và sử dụng hiệu quả các HTTT, gồm 5 mảng kiến thức sau: các quan điểm nền tảng, kiến thức về công nghệ thông tin, các ứng dụng trong doanh nghiệp,  về việc phát triển và triển khai các tiến trình, và cuối cùng là các thách thức về quản lí. Có như vậy, các đầu tư CNTT mới đem lại hiệu quả cao nhất và hiện thực hóa được kế hoạch, chiến lược KD của DN.

Để tối ưu hóa hệ thống phần cứng phục vụ cho HTTT kế toán của DN SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT, tác giả đã nghiên cứu và đưa ra giải pháp xây dựng mô hình tổ chức hệ thống máy tính trong DN SXKD, theo sơ đồ 3.5 dưới đây:

Sơ đồ 3.5: Sơ đồ tổ chức hệ thống phần cứng

Theo đó, tất cả các phân hệ kế toán của DN và kế toán trưởng đều sử dụng các máy tính kết nối với máy chủ để chia sẻ dữ liệu lẫn nhau theo quyền được đăng kí và sự phê duyệt của Kế toán trưởng.

Ngoài ra, các HTTT khác trong DN cũng được kết nối với máy chủ, cùng với HTTT kế toán, tạo thành một HTTT của DN được tổ chức theo kiểu mạng LAN - mạng nội bộ của DN. Các trạm giao dịch tự động của DN SXKD cũng được kết nối với máy chủ để gửi toàn bộ dữ liệu giao dịch về máy chủ. Đây là tiền đề về mặt bằng công nghệ để DN tiến tới ứng dụng các giải pháp đồng bộ ERP khi trang bị được phần mềm.

Hệ thống máy chủ của DN lại được kết nối với mạng Internet để tăng cường hiệu quả chia sẻ (cung cấp) thông tin đến các đối tượng sử dụng thông tin kế toán khác; Đặc biệt, khả năng chia sẻ thông tin sẽ ngày càng tốt hơn nếu phần mềm kế toán cho phép truy nhập thông tin từ các thiết bị di động thông minh (điện thoại di động thông minh, máy tính bảng, máy tính xách tay, ...); Thông qua các thiết bị di động thông minh, hệ thống phần cứng này còn cho phép các nhà quản lí DN, nhân viên kế toán khi đi xa, vẫn có khả năng truy nhập vào HTTT của DN thông qua công nghệ điện toán đám mây để khai thác HTTT kế toán một cách có hiệu quả và tiện lợi.

3.2.5. Hoàn thiện tổ chức hệ thống phần mềm kế toán

Việc hoàn thiện hệ thống PMKT, với tư cách là một trong năm thành phần của HTTT kế toán trong DN SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT, khi thực hiện dựa trên những giải pháp đề xuất ở bốn thành phần đã nêu trên, phải tuân thủ những nội dung cơ bản sau đây:

PMKT phải đáp ứng được các tiêu chuẩn được ban hành tại thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 của Bộ Tài chính, cụ thể như sau:

- Đối với BCTC: BCTC được xây dựng trong phần mềm kế toán khi in ra phải đúng mẫu biểu, nội dung và phương pháp lập các chỉ tiêu theo quy định của chuẩn mực KT và chế độ kế toán DN hiện hành phù hợp với từng lĩnh vực. Việc mã hoá các chỉ tiêu báo cáo phải đảm bảo tính thống nhất, thuận lợi cho việc tổng hợp số liệu kế toán giữa các đơn vị trực thuộc và các đơn vị khác có liên quan.

- Có khả năng đảm bảo khâu khai báo dữ liệu ban đầu kể cả trường hợp bổ sung các chứng từ kế toán mới, sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung cách ghi chép một số chứng từ kế toán đã được sử dụng trong hệ thống. Có thể loại bỏ bớt các chứng từ kế toán không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống.

- Có thể bổ sung mẫu sổ kế toán mới hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung, cách ghi chép các sổ kế toán đã được sử dụng trong hệ thống nhưng phải đảm bảo tính liên kết có hệ thống với các sổ kế toán khác. Có thể loại bỏ bớt sổ kế toán không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống.

- Có thể bổ sung hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung, cách lập và trình bày BCTC đã được sử dụng trong hệ thống. Có thể loại bỏ bớt BCTC không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống.

Ba là, phần mềm kế toán phải tự động xử lí và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán.

- Tự động xử lí, lưu giữ số liệu trên nguyên tắc tuân thủ các quy trình kế toán cũng như phương pháp tính toán các chỉ tiêu trên BCTC theo quy định hiện hành.

- Đảm bảo sự phù hợp, không trùng lắp giữa các số liệu kế toán.

- Có khả năng tự động dự báo, phát hiện và ngăn chặn các sai sót khi nhập dữ liệu và quá trình xử lí thông tin kế toán.

- Có khả năng phân quyền đến từng người sử dụng theo chức năng, gồm: Kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) và người làm kế toán. Mỗi vị trí được phân công có nhiệm vụ và quyền hạn được phân định rõ ràng, đảm bảo người không có trách nhiệm không thể truy cập vào công việc của người khác trong phần mềm kế toán của đơn vị, nếu không được người có trách nhiệm đồng ý.

- Có khả năng tổ chức theo dõi được người dùng theo các tiêu thức, như: Thời gian truy cập thông tin kế toán vào hệ thống, các thao tác của người truy cập vào hệ thống, các đối tượng bị tác động của thao tác đó,...

- Có khả năng lưu lại các dấu vết trên sổ kế toán về việc sửa chữa các số liệu kế toán đã được truy cập chính thức vào hệ thống phù hợp với từng phương pháp sửa chữa sổ kế toán theo quy định; đảm bảo chỉ có người có trách nhiệm mới được quyền sửa chữa sai sót đối với các nghiệp vụ đã được truy cập chính thức vào hệ thống.

- Có khả năng phục hồi được các dữ liệu, thông tin kế toán trong các trường hợp phát sinh sự cố kĩ thuật đơn giản trong quá trình sử dụng.

3.2.5.2. Các chức năng cơ bản của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

Phần mềm kế toán trong DN SXKD giúp cho máy tính điện tử thực hiện toàn bộ quá trình xử lí thông tin kế toán của đơn vị; Khi đó, PMKT là biểu hiện cụ thể của chính sách kế toán được tin học hóa để điều khiển quá trình hoạt động của máy tính trong xử lí thông tin kế toán. Từ nguyên tắc xây dựng PMKT đã nêu trên, mỗi PMKT phải đảm bảo chức năng cơ bản sau đây:

Đây là chức năng cho phép khai báo các thông tin chung về hệ thống phần mềm, đó là các thông tin ít thay đổi và dùng chung trong mọi modul của phần PMKT, thường bao gồm các chức năng sau đây:

• 
  Khai báo năm hạch toán.
  

- Các tệp danh mục với tư cách là từ điển để tra cứu các thành phần trong mỗi từ mã sử dụng trong hệ thống mã hóa các tài khoản kế toán tổng hợp và chi tiết, chẳng hạn: Danh mục tài khoản sử dụng; Danh mục vật tư hàng hóa; Danh mục bộ phận; Danh mục sản phẩm; Danh mục khách hàng; Danh mục nhà cung cấp; Danh mục kho; Danh mục ngân hàng, Danh mục ngoại tệ; ...

- Các tệp số dư của các tài khoản từ niên độ trước được chuyển sang để làm căn cứ cho công tác hạch toán kế toán. Số dư các tài khoản phải bao gồm số dư các tài khoản chi tiết theo từng đối tượng kế toán cần theo dõi.

- Các tệp chứng từ để ghi lại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong một niên độ kế toán. Khởi đầu niên độ kế toán mới, các tệp này luôn rỗng (chỉ có phần cấu trúc, chưa có một chứng từ nào).

Việc khai báo một năm hạch toán mới chỉ được Kế toán trưởng thực hiện mỗi niên độ một lần vào ngày đầu tiên của niên độ kế toán; Khi đó, trong PMKT, người ta tạo ra một thư mục riêng rồi chép các tệp chứa chứng từ rỗng và các tệp số dư đầu năm vào đó; Các tệp danh mục có thể sao chép riêng cho từng năm hoặc được dùng chung cho mọi niên độ kế toán.

• 
  Quản trị người dùng
  

- Cho phép đăng kí thêm người dùng mới;

- Xóa bớt người dùng;

- Phân quyền cho từng người dùng. Mỗi loại người dùng chỉ có một quyền nhất định trong hệ thống phần mềm cũng như trong thao tác với dữ liệu. Quyền cao nhất là người quản trị (Admin) - có toàn quyền và chịu trách nhiệm về phần mềm và bảo mật dữ liệu kế toán.

Khi xây dựng PMKT ở DN, ba chức năng quản trị người dùng thường được xác định ngay trên bảng quản lí người dùng, bao gồm các thuộc tính: Tên người dùng, mật khẩu truy nhập và quyền truy nhập dữ liệu, trong đó, mỗi quyền cho phép thao tác với một số bảng dữ liệu nhất định ở các mức: Cập nhật, xem, sửa, xóa đối với dữ liệu kế toán, cụ thể như sau:

• 
  Quyền cập nhật, sửa, xóa dữ liệu: Chỉ cấp cho kế toán viên trực tiếp được phân công lập chứng từ, do đó, có nhiều quyền nhập, sửa, xóa dữ liệu khác nhau phụ thuộc vào số người được phân công lập chứng từ KT. Các chứng từ ngoài (không do DN lập) được sử dụng, thuộc bộ phận nào thì do bộ phận đó đảm trách giống như chứng từ do mình lập.
  
• 
  Quyền xem dữ liệu KT: Quyền này được cấp cho nhiều loại đối tượng khác nhau, bao gồm: (1) - Kế toán trưởng được xem tất cả mọi dữ liệu trong CSDL và mọi báo cáo, sổ KT (nếu có); (2) - Cán bộ kiểm tra KT có quyền xem như KT trưởng, ngoài ra, có quyền xem để kiểm tra bảng phân quyền người dùng và bảng nhật kí truy nhập CSDL; (3) - Các kế toán viên liên quan đến mảng dữ liệu, báo cáo và sổ KT (tổng hợp và chi tiết) nào thì được quyền xem tài liệu KT đó; (4) - Các đối tượng khác, chỉ được xem các báo cáo tài chính của DN.
  
• 
  Quyền quản trị HTTT: Là quyền cao nhất trong HTTT, tuy vậy, người quản trị tuyệt đối không được can thiệp vào phần dữ liệu trong CSDL của HTTT KT DN, chỉ là người vận hành HTTT và phân quyền sử dụng theo bảng phân quyền được người có trách nhiệm phê duyệt.
  

• 
  Khai báo các phương pháp kế toán sử dụng
  

Nếu chương trình phải xử lí đa tệ và đa ngôn ngữ, nhất thiết phải có thêm hệ thống khai báo tương ứng để người sử dụng lựa chọn.

Các khai báo thuộc mục này phải do Kế toán trưởng hoặc người được KT trưởng ủy quyền thực hiện.

• 
  Khai báo các đối tượng kế toán
  

- Danh mục tài khoản sử dụng;

- Danh mục các mã đối tượng công nợ;

- Danh mục các mã vật tư - hàng hóa;

- Danh mục sản phẩm;

- Danh mục Tài sản cố định;

- Danh mục các đối tượng tập hợp chi phí;

- Danh mục các yếu tố chi phí;

- Danh mục ngân hàng;

- Danh mục các ngoại tệ;

- Danh mục kho;

- Danh mục mã nguồn vốn;

................

Mỗi loại đối tượng kế toán phải chứa trong một tệp và được mã hoá một cách khoa học, hợp lí sao cho dễ nhớ đối với cán bộ kế toán. Danh mục thuộc bộ phận KT nào thì do bộ phận đó khai báo, giống như việc nhập chứng từ KT.

• 
  Khai báo thông tin về đơn vị
  

• 
  Khai báo khác
  

• 
  Thoát khỏi