BỘ giáo dục và ĐÀo tạo bộ TÀi chính học viện tài chíNH

Đối với loại báo cáo này, các DN đều tổ chức vận dụng một cách độc lập nên có sự khác nhau về số lượng, hình thức mẫu biểu và nội dung các chỉ tiêu báo cáo. Trong các DN nhỏ, các PMKT thường được đi mua từ các công ty chuyên cung cấp PMKT, nhưng có thể có sự điều chỉnh theo yêu cầu, nên, có thể cùng sử dụng một PMKT nhưng số lượng và hình thức mẫu sổ kế toán vẫn khác nhau. Ngoài ra, các PMKT hiện nay đều thiết kế báo cáo theo hướng mở thông qua việc kết xuất thông tin từ cơ sở dữ liệu ra các bảng tính Excel, để từ đó, kế toán có thể lập thêm các báo cáo chi tiết khác ngoài khả năng cung ứng của PMKT, nhằm cung cấp thông tin một cách đầy đủ và có ích hơn cho việc quản lí và điều hành DN của các nhà quản lí.

Trong các DN SXKD hiện nay, việc tổ chức kiểm tra KT được thực hiện không đồng đều giữa các DN có quy mô khác nhau.

Quá trình kiểm tra kế toán được thực hiện bởi chính bộ phận kế toán của DN ở các DN quy mô lớn được thực hiện bao gồm các khâu: Kiểm soát các chứng từ về tính đúng đắn và tính hợp lệ; Tiếp theo là khâu đối chiếu giữa các sổ tổng hợp với sổ chi tiết, sổ tổng hợp với các BCTC, sổ chi tiết với các báo cáo chi tiết của đơn vị. Nếu xác định sai sót, cán bộ kiểm tra kế toán yêu cầu bộ phận kế toán liên quan tiến hành rà soát lại để điều chỉnh rồi lập lại sổ và báo cáo khác để thay thế. Trong điều kiện sử dụng PMKT tại các đơn vị, không có khâu chữa sổ kế toán. Quá trình này được thực hiện ngay tại thời điểm phát sinh các tài liệu kế toán trong quá trình thực hiện công tác kế toán của DN SXKD.

Quá trình kiểm tra kế toán được thực hiện bởi bộ phận kiểm toán nội bộ của DN ở các DN quy mô lớn được thực hiện cũng bao gồm các khâu giống với quá trình kiểm tra của bộ phận kế toán, nhưng, ở thời điểm cuối một kì lập báo cáo. Trong kì kế toán, bộ phận kiểm toán nội bộ có trách nhiệm hướng dẫn các phân hệ kế toán thực hiện đúng các quy trình nghiệp vụ và chính sách kế toán của Nhà nước.

Ngoài ra, đa số các DN lớn còn tiến hành thuê kiểm toán độc lập để xác nhận tính đúng đắn của các BCTC, đồng thời làm tư vấn cho HTTT KT của DN thực hiện công tác kế toán có hiệu quả hơn.

Bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ được tổ chức ở một số ít DN có quy mô vừa và hoạt động theo phương thức giống như ở các DN quy mô lớn; Các DN quy mô nhỏ và siêu nhỏ (xác định theo nghị định 56/2009), hầu như không có bộ phận kiểm toán nội bộ.

Trong các DN quy mô vừa và nhỏ, hầu như không có sự kiểm tra, xác nhận và tư vấn của các công ty kiểm toán độc lập.

Trong tất cả các DN SXKD, ngoài hệ thống kiểm tra kế toán của DN, còn có sự kiểm tra, giám sát của các cơ quan chức năng, như: Cơ quan Thuế, cơ quan Kiểm toán nhà nước, cơ quan Thanh tra, ...

Trong giai đoạn hiện nay, việc trang bị máy tính để phục vụ công tác quản lí và điều hành DN không còn là điều xa xỉ, chạy theo công nghệ mà là một yêu cầu thực tế khách quan để giúp DN nâng cao hiệu quả của công tác quản lí và điều hành DN.

Qua kết quả khảo sát thực tế các DN SXKD hiện nay ở Việt Nam (xem bảng 2.9 dưới đây), tất cả các DN đều đã sử dụng máy tính để phục vụ công tác quản lí và điều hành DN, thậm chí, 100% DN đã kết nối Internet. Hệ thống phần cứng ở các DN SXKD hiện nay thường được tổ chức sử dụng với tư cách là các máy tính cá nhân hoặc kết nối thành hệ thống mạng máy tính, tùy theo tính chất công việc của DN. Hệ thống mạng máy tính trong DN thường được thiết lập khi doanh nghiệp gặp các tình huống sau:

• Có từ hai máy tính trở lên;

• Có đội ngũ nhân viên làm việc cơ động;

• Có nhu cầu chia sẻ thông tin giữa các máy tính của nhân viên;

• Có nhu cầu lưu trữ và bảo mật dữ liệu tập trung.

Bảng 2.9: Kết quả KS hệ thống phần cứng máy tính

Trong các DN quy mô lớn hiện nay, hầu hết các máy tính đều được kết nối thành mạng máy tính thông qua một máy chủ DN. Những DN quy mô lớn, khi tổ chức mạng máy tính thường chia máy chủ thành máy chủ web, máy chủ in ấn, và máy chủ cơ sở dữ liệu. Tính chất chủ yếu để phân biệt một máy chủ doanh nghiệp là ở tính ổn định vì ngay cả một sự cố ngắn hạn cũng có thể gây thiệt hại hơn cả việc mua mới hoặc cài đặt mới hệ thống. Các máy chủ hiện đang được các DN lớn lựa chọn thường là các máy chủ IBM, HP, Supermicro, LifeCom, Dell. Hệ thống mạng trong DN quy mô lớn thường tích hợp rất nhiều khả năng để nâng cao hiệu quả sử dụng thông qua việc kết nối với mạng Internet.

Đi đôi với hệ thống mạng máy tính, các DN đã giảm thiểu văn bản giấy tờ không cần thiết. Nguồn thông tin được lưu trữ tập trung trên máy chủ, từ đó có điều kiện để bảo mật, sao lưu, phục hồi và cung cấp thông tin tốt hơn vì đã có sự chuyên môn hóa mang đặc tính chuyên nghiệp trong từng khâu của quá trình sử dụng, vận hành và phát triển HTTT của doanh nghiệp; Đã có 49,4% số DN đã sử dụng dịch vụ thuê ngoài về lưu trữ dữ liệu và 29,1% sử dụng dịch vụ điện toán đám mây. Đây là những dịch vụ công nghệ cao trong ứng dụng CNTT phục vụ quản lí và điều hành DN.

Trong các DN có quy mô vừa và nhỏ, đặc trưng chủ yếu của hệ thống phần cứng là các máy tính cá nhân: Có 50,6% chưa sử dụng dịch vụ lưu trữ thuê ngoài và 70,9% chưa sử dụng dịch vụ điện toán đám mây. Các máy tính trong DN dù đều kết nối Internet, nhưng, chủ yếu phục vụ cho nhu cầu tìm kiếm thông tin và giải trí của nhân viên, chưa thực sự là một mạng máy tính để đem đến một giải pháp đồng bộ trong HTTT quản lí của DN. Trong các DN loại này, việc sử dụng hệ thống máy tính chưa mang lại nhiều kết quả như tự thân nó có thể có. Người ta sử dụng máy tính nhưng không có một giải pháp sử dụng đồng bộ giữa các khâu, các phân hệ, chưa có một quy trình khai thác máy tính được thiết kế hợp lí; Máy tính vẫn chỉ là một công cụ tính toán đơn thuần, chưa trở thành một cộng sự đắc lực của con người, bởi vì, các hệ thống máy tính được sử dụng như một thành phần của HTTT cá nhân.

Tuy vậy, trong quá trình khảo sát, tác giả thấy có một số DN quy mô vừa (chiếm tỉ lệ không nhiều trong tổng số DN đã khảo sát) đã phát triển vượt qua HTTT cá nhân để xây dựng HTTT nhóm cho các nhóm làm việc: HTTT kế toán, HTTT marketing, HTTT bán hàng, HTTT nhân sự, HTTT vật tư hàng hóa, ...

Để thực hiện công tác kế toán trên máy tính, mỗi DN phải lựa chọn cho mình một hệ thống phần mềm tương thích. Một hệ thống phần mềm trên máy tính bao gồm ba mức: Hệ điều hành, các chương trình hệ thống chuyên dụng và phần mềm ứng dụng. Trong quá trình khảo sát tại các DN, tác giả nhận thấy, các DN có ba xu hướng lựa chọn phần mềm sau đây:

- Với hệ điều hành, các DN lựa chọn sử dụng Windows Server (2008 hoặc 2012) là chủ yếu, có không nhiều DN lựa chọn sử dụng Unix cho hệ thống máy chủ; Với các máy tính đóng vai trò là thiết bị đầu - cuối, hệ điều hành chủ yếu được cài đặt là Windows XP hoặc Windows 7, Windows 8.

- Với các phần mềm hệ thống chuyên dụng, đa phần các DN lựa chọn hệ quản trị CSDL là SQL Server của hãng MicroSoft kết hợp với ngôn ngữ lập trình .NET hoặc C# và công cụ tạo báo cáo Crystal Report. Các DN đặc biệt ưu tiên cho tính bảo mật trên mạng diện rộng hoặc toàn cầu (ngân hàng, hàng không, viễn thông) – số này không nhiều, thì thường lựa chọn phần mềm hệ thống của ORACLE với đầu tư ban đầu cho CNTT lên tới hàng chục triệu USD.

- Với phần mềm ứng dụng – phần mềm kế toán, các DN lớn thường đặt hàng của các công ty phần mềm ở trong hay ngoài nước, nên chúng thường mang tính đặc thù và là sản phẩm đơn chiếc. Các PMKT này thường được tích hợp chung trong HTTT của DN để tạo thành một giải pháp tổng thể.

- Với hệ điều hành, các DN lựa chọn sử dụng Windows Server (2008 hoặc 2012) là chủ yếu, có rất ít DN lựa chọn sử dụng Unix cho hệ thống máy chủ; Với các máy tính đóng vai trò là thiết bị đầu - cuối, hệ điều hành chủ yếu được cài đặt là Windows XP hoặc Windows 7, Windows 8.

- Với các phần mềm hệ thống chuyên dụng, đa phần các DN lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu là SQL Server của hãng MicroSoft kết hợp với ngôn ngữ lập trình .NET hoặc C# và công cụ tạo báo cáo Crystal Report.

- Với phần mềm ứng dụng – phần mềm kế toán, các DN loại này có thể đặt hàng của các DN phần mềm trong nước, như MISA, FAST, BRAVO, MeliaSoft,... Các PMKT này thường được cái đặt trên máy chủ của mạng LAN và phân quyền cho mỗi người sử dụng ở các thiết bị đầu-cuối. Các PMKT này hầu như chưa thực hiện theo mô hình giải pháp tổng thể (kết quả khảo sát tại bảng 2.10) sau đây:

Bảng 2.10: Kết quả KS về lựa chọn PMKT

- Với hệ điều hành, chủ yếu được cài đặt là Windows XP hoặc Windows 7, Windows 8.

- Với các phần mềm hệ thống chuyên dụng, đa phần các DN lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu là Visual FoxPro, một số ít DN sử dụng SQL Server 2008 / 2012.

- Với phần mềm kế toán, các DN nhóm này thường mua các sản phẩm đóng gói trên thị trường phần mềm của các DN phần mềm trong nước sản xuất hàng loạt.

Một thực trạng đáng báo động của các DN Việt Nam về việc lựa chọn các phần mềm lậu, không có bản quyền, bán trôi nổi trên thị trường. Tổ chức BSA sau cuộc khảo sát 22.000 DN và 2.000 nhà quản lí CNTT năm 2013 đã công bố thông tin: Có 81% đối tượng sử dụng phần mềm không có bản quyền, 64% đối tượng cho biết khả năng bị tin tặc truy cập máy tính trái phép và 59% lo ngại mất mát dữ liệu.

2.2.5.2. Tình hình sử dụng phần mềm kế toán ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hiện nay

Kết quả khảo sát tình hình sử dụng PMKT ở DN SXKD ở bảng 2.11 cho thấy: Có 61,2% số DN sử dụng PMKT như một sản phẩm độc lập được dùng riêng trong HTTT kế toán, 33,8% số DN SXKD đã sử dụng PMKT được tích hợp chung trong HTTT của DN. Độ hài lòng cao về PMKT là 65%, về nhà cung cấp PMKT 68,5%. Mức độ không hài lòng là 0% bởi DN đã chấp nhận mua sản phẩm.

Bảng 2.11:Kết quả KS tình hình sử dụng PMKT

Đi đôi với tình trạng lựa chọn hệ thống phần mềm máy tính và phần mềm kế toán cho DN, tình hình sử dụng phần mềm kế toán ở các DN tại Việt Nam hiện nay cũng được chia thành ba nhóm sau đây:

Nhóm thứ nhất: Các DN ứng dụng công nghệ thông tin mức cao. Ở các DN này, HTTT quản lí DN được chi thành ba cấp độ rõ ràng: HTTT cá nhân, HTTT nhóm và HTTT doanh nghiệp. Người sử dụng phần mềm kế toán trong DN là những kế toán viên và những đối tượng sử dụng thông tin kế toán với những quyền truy nhập hệ thống khác nhau đi kèm với quyền khai thác và sử dụng phần mềm khác nhau. Trong ba chức năng đối với HTTT kế toán, kế toán viên trong DN chỉ thực hiện một chức năng là sử dụng HTTT, còn chức năng phát triển HTTT được DN thuê ngoài, chức năng vận hành HTTT được đảm trách bởi các nhà chuyên nghiệp về CNTT.

Nhìn chung, HTTT kế toán trong nhóm DN này phát huy khá nhiều ưu điểm và lợi thế của HTTT máy tính để cung cấp kịp thời, đầy đủ các thông tin kế toán thông qua các báo cáo kế toán để giúp nhà quản lí có những quyết định tốt hơn cho DN, mặt khác, làm giảm đáng kể chi phí hạch toán, tăng đáng kể tiện ích cho mọi đối tượng liên quan thông qua việc truy cập từ xa, cung cấp thông tin qua bản in, trên trang Web được truy cập qua máy tính hay các điện thoại di động thông minh.

Cán bộ kế toán của các DN thuộc nhóm này, về cơ bản, sử dụng tốt các phần mềm để tổ chức hạch toán kế toán trên máy tính, nhưng, chỉ với hệ thống mạng LAN của DN, HTTT kế toán chỉ có thể cung cấp thông tin cho cán bộ quản lí thông qua trang in hay màn hình máy tính.

Số lượng báo cáo mà kế toán cung cấp ít đến mức không thể ít hơn và chủ yếu là các BCTC tối thiểu (bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh). Có một số DN, nhất là DN tư nhân còn sử dụng hai hệ thống hạch toán kế toán với hai bộ số liệu ghi chép khác nhau về cùng một nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh.

Bảng 2.12: Kết quả KS nguyên nhân triển khai PMKT

Qua kết quả khảo sát trên bảng 2.12, có 83,2% số DN xác định gặp khó khăn đối với PMKT đang sử dụng do gặp nhiều nguyên nhân khác nhau, chứ không phải chỉ do một nguyên nhân đơn lẻ gây ra, trong đó có hai nguyên nhân đơn lẻ được nhiều DN xác định là: Do thiếu nhân lực có trình độ về CNTT (11,7%), do chi phí tốn kém (15,2%).

Khi xác định về nguyên nhân chưa triển khai PMKT, có 52,9% số DN xác định do DN chưa quan tâm đến công tác kế toán; 58,9% số DN xác định do vấn đề kinh phí; 27,7% số DN xác định do thiếu nguồn nhân lực CNTT và 48,7% số DN xác định do nhiều nguyên nhân khác.

Các DN có quy mô lớn và vừa đã hình thành một đội ngũ cán bộ kế toán khá thông thạo công việc. Các DN có quy mô nhỏ thường có đội ngũ cán bộ kế toán yếu kém. Nguyên nhân của tình trạng này, chủ yếu là do sinh viên sau khi ra trường rất yếu về ngoại ngữ, họ mới biết đọc tài liệu, nghiên cứu tài liệu, còn các kĩ năng nghe, nói thực hành đều rất yếu. Như vậy, ngay tại sân nhà, đội ngũ này cũng chưa đáp ứng được nhu cầu của thị trường trong nước.

Trong xu thế toàn cầu hóa, kế toán sẽ phải xử lí các vấn đề về mở rộng, cạnh tranh ngày càng gay gắt hơn và đưa ra các ý kiến tư vấn thông minh hơn cho ban lãnh đạo, người cán bộ kế toán đã có sự thay đổi vai trò của mình trong nền kinh tế bắt nguồn từ tính chất phức tạp của các giao dịch làm phát sinh nhu cầu cao hơn về kế toán đạt chuẩn.

Trong điều kiện ứng dụng CNTT, bộ máy kế toán có thể tổ chức theo bất kì mô hình nào (tập trung, phân tán hay hỗn hợp) vì hệ thống mạng máy tính cho phép xóa bỏ mọi khó khăn về khoảng cách.

Khi ứng dụng CNTT vào công tác kế toán, quy trình thực hiện không giống khi thực hiện kế toán thủ công. Trong quy trình kế toán thủ công, khi có một nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh, cán bộ kế toán lập chứng từ để ghi nhận, sau đó, phân loại chứng từ để ghi vào các sổ kế toán cấn thiết. Với những nghiệp vụ xuất hiện nhiều lần, cần theo dõi trong điểm, kế toán ghi vào những sổ nhật kí chuyên dùng; Từ các sổ kế toán (bao gồm sổ cái và các sổ chuyên dùng), kế toán nhặt số liệu để lập các báo cáo tổng hợp và báo cáo chi tiết. Trên máy tính, khi sử dụng phần mềm kế toán, người ta đưa dữ liệu vào các tệp dữ liệu trong cơ sở dữ liệu của máy, sau đó, cả báo cáo kế toán và sổ kế toán đều được chiết suất ra từ cơ sở dữ liệu trong máy tính với tư cách bình đẳng, cùng là sản phầm đầu ra của HTTT kế toán.

Để nâng cao hiệu quả của HTTT kế toán, việc thu thập và ghi chép dữ liệu kế toán cần phải cải tiến theo hướng tận dụng tối đa hệ thống mạng máy tính sẵn có của DN bằng cách bổ sung thêm các thiết bị ngoại vi để thu nhận thông tin trực tiếp từ các hệ thống nghiệp máy vụ, giảm đến mức tối đa việc lập chứng từ kế toán trên giấy, để, một mặt giảm chi phí hạch toán kế toán, mặt khác làm tăng độ tin cậy của dữ liệu kế toán.

2.3.2.2 . Về tổ chức nhập và đối chiếu dữ liệu kế toán

Việc nhập liệu hiện nay ở các DN nhỏ và vừa hầu như chưa có quy xác định người chịu trách nhiệm nhập chứng từ, vẫn thực hiện theo truyền thống của quy trình luân chuyển chứng từ đến đâu thì bộ phận KT ghi đến đó. Bản chất là nhầm lẫn giữa chứng từ máy và sổ KT. Sau khi nhập xong thì không tiến hành đối chiếu giữa chứng từ máy và chứng từ gốc.

Tất cả các dữ liệu kế toán của DN đều được DN lưu trữ, tuy nhiên, các DN có quy mô lớn, việc tổ chức lưu trữ dữ liệu KT có quy trình mạch lạc và hợp lí, còn các DN quy mô vừa và nhỏ thường luộm thuộm và thiếu khoa học.

Để hoàn thiện việc tổ chức lưu trữ dữ liệu kế toán, phải đồng thời sử dụng cả việc lưu trữ chứng từ giấy và chứng từ điện tử, trong đó các chứng từ điện tử có thể lưu trữ trên trên Server của DN hay thuê ngoài hoặc sử dụng công nghệ điện toán đám mây.

2.3.3. Về tổ chức thủ tục kế toán

2.3.3.1. Về tổ chức hình thức sổ kế toán

Do Nhà nước hiện đang cho phép DN tự thiết kế hệ thống sổ KT hoặc lựa chon từ một trong bốn hình thức sổ kế toán, bao gồm: nhật kí chung, nhật kí sổ cái, chứng từ ghi sổ, nhật kí - chứng từ, nên, mỗi DN lựa chọn cho mình một hình thức sổ khác nhau. Nếu làm kế toán thủ công, các DN quy mô lớn thường lựa chọn hình thức nhật kí chứng từ, trong khi các DN vừa và nhỏ thường lựa chọn hình thức nhật kí chung hoặc chứng từ ghi sổ; Nếu thực hiện kế toán trên máy tính thì các DN thường sử dụng hình thức sổ kế toán nhật kí chung hoặc chứng từ ghi sổ.

Để tiện lợi cho việc tin học hóa công tác kế toán, nên thống nhất sử dụng một hình thức sổ kế toán nhật kí chung để vừa đơn giản, dễ học, dễ làm và không cần in nhiều sổ ra giấy vì sổ kế toán chỉ là tài liệu trung gian với tư cách bản nháp để hệ thống hóa và phân loại thông tin kế toán, phục vụ cho việc lập báo cáo KT.

2.3.3.2. Về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Đa phần các DN đã tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản để đáp ứng được nhu cầu cung cấp thông tin kế toán tài chính. Các thông tin kế toán quản trị đã được một số DN quan tâm nhờ việc mở thêm các tài khoản chi tiết. Tuy vậy, số lượng cấp tài khoản chi tiết chưa được mở nhiều để theo dõi cho nhiều đối tượng kế toán.

Để hoàn thiện việc vận dụng hệ thống tài khoản, các DN cần phải mở nhiều cấp tài khoản kế toán chi tiết hơn. Đây là điều không khó khi ứng dụng CNTT vì kế toán không phải ghi sổ chi tiết; Khi cần có thể in trực tiếp từ hệ thống máy tính của DN.

2.3.3.3. Về tổ chức lập và luân chuyển chứng từ kế toán

Với các DN chưa ứng dụng CNTT, việc tổ chức lập và luân chuyển chứng từ được thực hiện theo lối thủ công truyền thống của quy trình kế toán thủ công nên ghi chép có nhiều phần trùng lắp ở các phân hệ kế toán khác nhau.

Với các DN đã áp dụng kế toán máy, việc lập chứng từ thường theo hai cách: Lập trên giấy rồi nhập vào máy tính và nhập thông tin vào máy rồi in chứng từ ra giấy. Việc luân chuyển chứng từ chỉ tồn tại khi thực hiện công tác kế toán trên các máy tính đơn lẻ, còn trong hệ thống mạng máy tính thì không cần vì cho phép chia sẻ dữ liệu để dùng chung ở các phân hệ.

Để hoàn thiện khâu lập chứng từ và luân chuyển chứng từ, DN nên theo hướng phân quyền lập chứng từ cho một phân hệ kế toán liên quan trực tiếp nhập dữ liệu rồi chia sẻ cho các bộ phận kế toán khác thông qua hệ thống mạng máy tính của DN. Ngoài ra, với các DN được phép tự thiết kế mẫu chứng từ, nên bổ sung thêm các thuộc tính minh bạch để giảm bớt số cấp tài khoản kế toán chi tiết.

Đối với các DN có quy mô lớn, đa phần đã áp dụng hình thức kế toán máy dựa trên các PMKT đặt hàng, nên, ngoài các báo cáo KT tổng hợp được lập theo quy định của Nhà nước, các DN này đã có một số báo cáo KT chi tiết, tuy chưa nhiều vì số cấp tài khoản chi tiết được mở còn hạn chế.

Đối với các DN vừa và nhỏ, nói chung, kế toán chỉ cung cấp báo cáo kế toán tổng hợp là chủ yếu, còn báo cáo KT chi tiết thường rất sơ sài hoặc bị bỏ qua vì ít nhu cầu. Ngoài ra, khi số cấp tài khoản chi tiết được mở quá hạn chế thì không thể lập được nhiều báo cáo kế toán chi tiết.

Để hoàn thiện hệ thống báo cáo, các DN cần phải ứng dụng CNTT vào công tác kế toán để cho phép mở nhiều cấp TK kế toán chi tiết, nhằm theo dõi được nhiều đối tượng kế toán, từ đó cho phép lập nhiều báo cáo kế toán chi tiết khác nhau để phục vụ quản lí và điều hành DN.

Việc tổ chức kiểm tra KT hiện nay còn nhiều kẽ hở trong điều kiện ứng dụng CNTT vì thiếu khâu kiểm soát chứng từ máy, trong khi, tất cả các sổ và báo cáo KT đều được sinh ra từ các chứng từ máy trong CSDL của PMKT.

Trong điều kiện ứng dụng CNTT, cần kiểm soát chặt chẽ cả chứng từ ngoài máy và chứng từ máy. Ngoài ra, còn cần một nhật kí theo dõi quá trình khai thác với dữ liệu của mọi đối tượng sử dụng hệ thống máy tính.

2.3.4. Về tổ chức hệ thống phần cứng

Đối với hầu hết các DN có quy mô lớn và vừa, hệ thống phần cứng được trang bị tương đối hiện đại và đồng bộ: Các máy tính thường được nối thành mạng LAN để các phân hệ kế toán cùng nhau khai thác chung hệ thống máy tính và có thể chia sẻ dữ liệu cũng như tài nguyên mạng.

Đối với các DN nhỏ, hầu mết máy tính vẫn sử dụng với tư cách máy cá nhân nên hiệu quả rất thấp.

Khi kết nối các máy tính thành mạng máy tính, DN có thể kết nối theo kiểu ngang hàng hoặc kết nối qua máy chủ với các ưu điểm hơn hẳn thông qua phép so sánh ở bảng dưới đây: