BỘ giáo dục và ĐÀo tạo bộ TÀi chính học viện tài chíNH

Con người là yếu tố nhân lực với vai trò chủ động trong mọi hoạt động của HTTT KT của DN SXKD. Trong điều kiện ứng dụng CNTT, tổ chức nhân lực kế toán bao gồm các việc sau đây:

• 
  Phát triển nguồn nhân lực cho HTTT kế toán của DN. Trong khâu tổ chức này, nhà tổ chức phải đặt ra các tiêu chuẩn đã được lượng hóa về các mảng kiến thức và kĩ năng của từng vị trí công việc. Trên cơ sở đó, xây dựng phương hướng và lộ trình phát triển nguồn nhân lực kế toán cho hệ thống.
  
• 
  Tổ chức bộ máy kế toán theo một trong ba mô hình tổ chức kế toán trong DN SXKD sao cho phù hợp với quy mô và yêu cầu tổ chức quản lí, phù hợp với khả năng và khung pháp lí của nguồn nhân lực kế toán trong DN SXKD.
  
• 
  Xác định các phần hành kế toán mà DN phải thực hiện, đồng thời, phân phối nguồn nhân lực đảm trách từng phần hành KT một cách phù hợp và hiệu quả.
  

Dữ liệu kế toán là những thông tin được ghi chép về các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của DN. Ngoài ra, có một tập hợp các thông tin khác được cung cấp từ môi trường của HTTT kế toán, bao gồm các thông tin được cung cấp bởi Nhà nước, bởi cơ quan chủ quản, bởi các chuyên gia, ... cũng được HTTT kế toán ghi chép và lưu trữ lại.

Vậy, việc tổ chức dữ liệu kế toán trong DN SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT sẽ bao gồm:

• 
  Tổ chức hạch toán ban đầu và thu thập dữ liệu. Tiến trình này có liên quan mật thiết với tiến trình tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, bởi vì mọi nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh trong hoạt động SXKD đều phải được phản ánh trên chứng từ kế toán.
  

• 
  Tổ chức nhập và đối chiếu dữ liệu. Sau khi có dữ liệu, phải tiến hành nhập và lưu trữ vào các bảng trong CSDL của PMKT. Trong tiến trình nhập dữ liệu không thể tránh khỏi những sai sót chủ quan của người thao tác, do đó, mỗi khi nhập dữ liệu xong, phải in ra một bảng kê chứng từ máy để tiến hành đối chiếu với các chứng từ giấy ngoài máy. Nếu có sai sót, phải tiến hành hiệu chỉnh ngay.
  
• 
  Tổ chức lưu trữ dữ liệu kế toán. Việc tổ chức lưu trữ ở đây không bao gồm việc lưu trữ các chứng từ kế toán trong máy, chỉ bao gồm việc lưu trữ các chứng từ kế toán trên giấy và lưu trữ các chứng từ kế toán điện tử. Hiện nay, Nhà nước vẫn chưa có một quy định cụ thể cho việc lưu trữ chứng từ kế toán điện tử.
  

Tổ chức thủ tục kế toán của DN trong điều kiện ứng dụng CNTT bao gồm các công việc sau đây:

• 
  Tổ chức hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ KT.
  
• 
  Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán.
  
• 
  Lựa chọn hình thức sổ kế toán.
  
• 
  Xác định các mẫu báo cáo kế toán, đặc biệt là các báo cáo kế toán chi tiết.
  
• 
  Tổ chức hệ thống kiểm tra kế toán.
  

Tổ chức thủ tục kế toán trong DN trong điều kiện ứng dụng CNTT phụ thuộc vào các quy định trong luật kế toán, các chế độ tài chính - kế toán của Nhà nước và yêu cầu quản lí, điều hành của DN.

Tổ chức hệ thống phần cứng là việc lựa chọn và cài đặt hệ thống máy tính cùng các thiết bị ngoại vi cho HTTT kế toán của DN. Tổ chức hệ thống phần cứng bao gồm các công việc sau đây:

• 
  Tổ chức lựa chọn thiết bị cho phù hợp với đặc điểm của DN.
  
• 
  Tổ chức lắp đặt hệ thống máy tính và các thiết bị ngoại vi. Nếu có nhiều máy tính, thường phải tiến hành tổ chức hệ thống mạng máy tính.
  

Tổ chức PMKT là tiến trình phức tạp và quan trọng nhất trong tổ chức HTTT kế toán, vì, nó đảm bảo cho toàn bộ HTTT kế toán của DN SXKD hoạt động được thông suốt để hoàn thành nhiệm vụ của hệ thống này. PMKT là bản mô tả toàn bộ các thủ tục kế toán thành các chương trình cho máy tính hoạt động xử lí dữ liệu thay con người. Tổ chức PMKT bao gồm các công việc sau:

• 
  Đặt bài toán kế toán;
  
• 
  Phân tích, thiết kế hệ thống;
  
• 
  Viết phần mềm kế toán.
  

- Căn cứ vào tổ chức nhân lực kế toán, PMKT phải phân quyền cho từng người dùng trong việc nhập, xem, sửa, xóa dữ liệu và lập báo cáo.

- Căn cứ vào tổ chức hệ thống phần cứng để lựa chọn các phần mềm hệ thống, để viết các nhật kí theo dõi người dùng.

- Căn cứ vào tổ chức dữ liệu kế toán để tổ chức CSDL của phần mềm và viết các bẫy lỗi cho quá trình nhập dữ liệu.

- Căn cứ vào tổ chức thủ tục kế toán (bao hàm cả chính sách kế toán) mà hình thành các thuật toán để xử lí dữ liệu, sao lưu và bảo vệ dữ liệu, tạo các báo cáo kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán chi tiết...

1.4. KINH NGHIỆM QUỐC TẾ VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP TRONG ĐIỀU KIỆN KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Ở các nước phát triển, việc quản lí nền kinh tế của Nhà nước được thực hiện thông qua hệ thống pháp luật rất chặt chẽ và minh bạch. Vấn đề quản lí tài chính, kế toán được đưa vào các bộ luật: Luật kế toán, Luật công ty, Luật thương mại, Luật dân sự, Luật thuế, ... và kế toán là hoạt động nghiệp vụ, kĩ thuật thuần túy được hướng dẫn qua các chuẩn mực kế toán của các tổ chức, hiệp hội về kế toán, trong khi Nhà nước không tổ chức ban hành các chuẩn mực kế toán. Nhà nước chỉ bắt buộc DN phải thực hiện công tác kế toán và lập các BCTC phản ánh trung thực và hợp lí tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của DN. Nhìn chung, khung pháp lí về kế toán ở các nước phát triển thường gồm hai bộ phận chính là Luật kế toán do Nhà nước ban hành và Chuẩn mực kế toán do các cơ quan nghiên cứu mang tính chất bán công (vừa mang tính chất Nhà nước, vừa mang tính chất hiệp hội hay nghề nghiệp) soạn thảo và công bố. Theo báo cáo kết quả khảo sát nghiệp vụ của đoàn cán bộ Tài chính Việt nam tại một số nước, năm 2010 [9, Website]:

- Ở Anh: Chuẩn mực kế toán do Ủy ban chuẩn mực KT thuộc Hội đồng BCTC soạn thảo và ban hành;

- Ở Mỹ: Chuẩn mực KT do Hội đồng tiêu chuẩn Kế toán tài chính thuộc Viện kế toán viên công chứng Hoa kỳ soạn thảo và ban hành;

- Ở Pháp: Chuẩn mực KT do Hội đồng kế toán Quốc gia soạn thảo, Bộ Tài chính ban hành;

- Ở Nhật Bản: Chuẩn mực KT do Viện KT Quốc gia thuộc Bộ Tài chính soạn thảo và ban hành;

Kèm theo các chuẩn mực kế toán được ban hành tại mỗi quốc gia là hệ thống tài khoản để trên cơ sở đó, các DN có thể lập các BCTC một cách thông nhất về chỉ tiêu, nội dung và cách lập. Chẳng hạn:

• 
  Nhóm các tài khoản trên bảng tổng kết tài sản : Từ loại 1 đến loại 5
  

• 
  Nhóm các tài khoản dành cho quản lí : Tài khoản loại 6, loại 7
  

• 
  Nhóm tài khoản đặc biệt: Tài khoản loại 8
  

Ở các nước phát triển, việc tổ chức HTTT kế toán của mỗi DN rất khác nhau do chuẩn mực kế toán rất mở. DN có thể tổ chức hai HTTT kế toán khác nhau, bao gồm:

• 
  HTTT kế toán tài chính: Là HTTT kế toán có chức năng theo dõi các đối tượng kế toán được ấn định bởi chuẩn mực kế toán nhằm phục vụ công tác lập BCTC. Loại báo cáo này phải được cung cấp cho Nhà nước và ra ngoài công chúng;
  
• 
  HTTT kế toán quản trị: Là HTTT kế toán cung cấp các thông tin kế toán phục vụ việc quản trị và điều hành DN hoạt động. Hệ thống này thường tách rời và không liên quan nhiều đến HTTT kế toán tài chính. Các thông tin kế toán quản trị được kế toán cung cấp thường bao gồm các thông tin để:
  

- Phân tích mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận;

Chẳng hạn:

Ở Mỹ: Báo cáo kế toán quản trị gồm hai loại: Báo cáo kiểm soát chi phí và báo cáo định hướng ra quyết định:

Báo cáo kiểm soát chi phí bao gồm: Báo cáo nguyên vật liệu trực tiếp mua vào; Báo cáo chi phí nhân công trực tiếp; Báo cáo chi phí bán hàng và quản lí; Báo cáo ngân sách.

Báo cáo định hướng ra quyết định bao gồm một hệ thống báo cáo được đặt hàng theo yêu cầu của nhà quản trị DN. Nó có thể thay đổi theo từng tình huống, nhiệm vụ cụ thể. Chẳng hạn như: Báo cáo kết quả KD theo mặt hàng, theo đơn vị nội bộ, theo thị trường tiêu thụ, theo thời kì hay mùa vụ... Các báo cáo này giúp nhà quản trị DN đưa ra các quyết định có tính hoạch định quá trình SXKD trong tương lai của DN.

Ở Pháp: Báo cáo kế toán gồm hai loại: Báo cáo dành cho cơ quan có thẩm quyền và báo cáo dùng nội bộ:

Báo cáo dành cho cơ quan có thẩm quyền bắt buộc là: Bảng tổng kết tài sản và báo kết quả niên độ.

Báo cáo dùng nội bộ là hệ thống báo cáo phục vụ quản trị DN, chẳng hạn: Báo cáo chi phí, giá thành, doanh thu, kết quả của từng loại sản phẩm, nhóm hàng, bộ phận; Báo cáo về định mức chi phí, sử dụng nhân công, nguyên vật liệu, nhiên liệu, ... cho từng mặt hàng, thời kì, ... để trên cơ sở đó đánh giá hiệu quả SXKD và kiểm soát tình hình thực hiện kế hoạch và đưa ra các quyết định cần thiết cho phù hợp.

Về phần mềm KT: Đa số DN ở Anh, Pháp, Mỹ và Nhật bản đã sử dụng phần mềm giải pháp tổng thể ERP, bên cạnh đó, vẫn tồn tại nhiều DN sử dụng các PMKT riêng biệt trong HTTT KT. Tuy vậy, dù ở mức độ nào, HTTT KT trong DN vẫn cung cấp đấy đủ các thông tin KT tài chính và KT quản trị cho các đối tượng sử dụng thông tin KT.

1.4.2. Bài học cho Việt Nam về tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong điều kiện ứng dụng CNTT

Qua những kinh nghiệm được đúc kết thành lí luận đã nêu trong phần nghiên cứu tổng quan của đề tài và kinh nghiệm thực tiễn trên thế giới, trong điều kiện ứng dụng CNTT, có thể rút ra một số bài học kinh nghiệm về tổ chức HTTT kế toán trong DN sau đây:

Chương 1 của luận án đã trình bày về nhận thức chung để tổ chức HTTT kế toán trong DN SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT, bao gồm: Khái niệm, vai trò của HTTT kế toán trong DN SXKD, đồng thời tác giả đã trình bày cấu trúc của một HTTT kế toán của DN SXKD dựa trên các luận cứ khoa học được dẫn giải. Trên cơ sở xác định cấu trúc của HTTT kế toán trong DN SXKD, tác giả đã trình bày các nội dung của tổ chức HTTT kế toán DN trong điều kiện ứng dụng CNTT. Cuối cùng là những bài học rút ra cho Việt nam từ những kinh nghiệm Quốc tế trong việc tổ chức HTTT kế toán DN trong điều kiện ứng dụng CNTT.

Những đóng góp của tác giả:

- Đưa ra những luận cứ khoa học để xác định cấu trúc của HTTT KT trong DN SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT;

- Hoàn thiện về mặt lí luận trong việc xác định cấu trúc của HTTT KT trong DN trong điều kiện ứng dụng CNTT ở Việt Nam;

- Chỉ ra mối quan hệ trong tổ chức mỗi thành phần của HTTT KT trong DN trong điều kiện ứng dụng CNTT;

- Tổng kết các vấn đề lí luận và thực tiễn của thế giới trong tổ chức HTTT KT DN trong điều kiện ứng dụng CNTT để rút ra những bài học cần thiết cho Việt Nam.

Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH HIỆN NAY Ở NƯỚC TA

Nhìn chung, các DN Việt Nam đều ứng dụng máy tính vào công tác KT của đơn vị, nhưng, việc tổ chức HTTT KT trong DN trong điều kiện ứng dụng CNTT còn tùy tiện, thiếu tính đồng bộ (tính hệ thống) khi chưa quan tâm đúng mức và đầy đủ đến tổ chức năm thành phần của HTTT KT. Trừ một số DN lớn đã quan tâm và đầu tư đúng mức đến CNTT, các DN còn lại hầu như chưa đánh giá đúng mức tầm quan trọng của HTTT KT hiện đại và hiệu quả; Một số DN sử dụng CNTT như một mốt thời thượng khi trang bị máy tính, mạng máy tính và PMKT chỉ để lập ra các BCTC phục vụ cho các cơ quan chức năng của Nhà nước, chưa chú trọng đến tầm quan trọng của báo cáo quản trị trong việc quản lí và điều hành DN.

2.1. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Ở VIỆT NAM

Trong các DNSXKD, có hai yếu tố cơ bản làm ảnh hưởng đến tổ chức HTTT KT là quy mô và loại hình kinh doanh.

a. Về quy mô, các DN XSKD được chia thành hai loại: DN lớn, DN vừa và nhỏ.

- DN lớn, theo nghị định 56/2009/NĐ-CP, là DN có tổng nguồn vốn trên 50 tỉ đồng hoặc có trên 100 lao động bình quân năm đối với DN thương mại; Tổng nguồn vốn trên 100 tỉ đồng hoặc trên 300 lao động bình quân năm đối với các khu vực khác. DN lớn có các đặc điểm sau đây:

Với các đặc điểm trên, kế toán ở các DN lớn rất phức tạp. Để nâng cao hiệu quả của công tác KT, DN nên sử dụng các PMKT riêng được sản xuất theo đơn đặt hàng hoặc sử dụng các giải pháp đồng bộ dựa trên các phần mềm ERP.

- DN vừa và nhỏ là DN không đủ điều kiện là DN lớn, chúng có các đặc điểm cơ bản sau đây:

Thứ nhất, DN vừa và nhỏ chiếm tỉ trọng lớn trong tổng số DN Việt Nam, đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế. Năm 2011, trong tổng số 543.963 DN cả nước, có 97% là DN vừa và nhỏ, đóng góp 40% GDP và sử dụng 51% tổng số lao động xã hội.

Thứ hai, DN vừa và nhỏ có quy mô vốn nhỏ, gặp khó khăn trong việc tiếp cận với nguồn vốn chính thức, đặc biệt là ở các nước đang phát triển. Điều này là một cản trở không nhỏ trong việc triển khai, áp dụng các tiến bộ khoa học, công nghệ mới vào hoạt động thương mại nói chung và xúc tiến thương mại điện tử nói riêng.

Thứ ba, DN vừa và nhỏ chịu sự cạnh tranh khốc liệt của các công ty, tập đoàn lớn và từ chính các DN với nhau. Trong quá trình hội nhập, các tập đoàn lớn thường có xu hướng vươn mình ra thế giới, thành lập các chi nhánh, công ty con ở các quốc gia có nhiều lợi thế, vì vậy, các DN vừa và nhỏ ở các quốc gia này phải tìm ra những phương thức, công cụ mới trong hoạt động SXKD.

Thứ tư, với nguồn vốn nhỏ hẹp, các DN vừa và nhỏ thường tập trung vào các ngành hàng gần gũi với người tiêu dùng hơn là đầu tư vào các ngành công nghiệp nặng, sản xuất khai thác cần nhiều vốn. Theo Cục xúc tiến thương mại Việt Nam (năm 2012), trong cơ cấu ngành nghề, khoảng 43% doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, 24% trong lĩnh vực thương mại và phân phối, số còn lại hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ và liên quan đến nông nghiệp.

Với các đặc điểm trên, kế toán ở các DN vừa và nhỏ đơn giản hơn ở các DN lớn rất nhiều. PMKT dùng cho DN có thể đặt hàng hoặc sử dụng các PMKT đóng gói.

b. Về khu vực SXKD, các DN SXKD được chia thành: DN sản xuất và DN thương mại. Về cơ bản, các DN thương mại là một DN nên có đầy đủ các đặc điểm của một DN. Tuy vậy, chúng có thêm một số đặc điểm sau đây:

- Về hoạt động: Hoạt động kinh tế cơ bản là lưu chuyển hàng hoá, đó là sự tổng hợp các hoạt động thuộc quá trình mua bán trao đổi và dự trữ hàng hoá.

- Về hàng hoá: Hàng hoá trong kinh doanh thương mại gồm các loại vật tư, sản phẩm có hình thái vật chất và phi vật chất mà doanh nghiệp mua về với mục đích để bán.

- Về phương thức lưu chuyển hàng hoá: Hoạt động kinh doanh thương mại có hai hình thức lưu chuyển chính là bán buôn, bán lẻ.

- Về tổ chức kinh doanh, DN có thể theo nhiều mô hình khác nhau như tổ chức bán buôn, bán lẻ, công ty kinh doanh tổng hợp, công ty môi giới, công ty xúc tiến thương mại...

- Hàng hoá vận động khác nhau, tuỳ thuộc vào nguồn hàng và ngành hàng (hàng lưu chuyển trong nước, hàng xuất nhập khẩu..). Do đó, chi phí thu mua và thời gian lưu chuyển hàng hoá cũng khác nhau giữa các loại hàng.

Với các đặc điểm đó, các chứng từ KT có thể phát sinh ở nhiều địa điểm với những khoảng cách rộng lớn, thời gian hoàn thành một nghiệp vụ kinh tế khá dài. Tuy vậy, điều đó không làm ảnh hưởng nhiều đến công tác KT của DN vì chúng được khắc phục nhờ hệ thống mạng InterNet trong điều kiện ứng dụng CNTT.