BỘ giáo dục và ĐÀo tạo bộ TÀi chính học viện tài chíNH

Trong lựa chọn và sử dụng phần mềm máy tính của các DN hiện nay, đối với các phần mềm hệ thống, có quá nhiều DN đang sử dụng phần mềm không có giấy phép. Cũng theo tổ chức BSA tại Việt Nam năm 2013, “Ước tính chi phí cho phần mềm máy tính chỉ chiếm 5-6% tổng chi phí của mỗi doanh nghiệp”, vì thế, DN nên sử dụng các phần mềm có bản quyền để giảm chi phí khắc phục sự cố cũng như rủi ro do sử dụng phần mềm không có giấy phép gây ra. Sử dụng phần mềm có giấy phép còn mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như không phải đối mặt với những rủi ro về pháp lí, bị xử phạt do hoạt động thanh tra, kiểm tra của các cơ quan thực thi. Hơn nữa, người sử dụng còn nhận được sự hỗ trợ về mặt kĩ thuật bao gồm vá lỗi phần mềm, xử lí các sự cố, phần mềm chạy ít lỗi, không bị cài các ứng dụng gián điệp. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh tội phạm công nghệ cao và phần mềm độc hại ngày càng gia tăng.

Mặt khác, DN nên lựa chọn các phần mềm mạng, hướng tới đồng bộ với hệ thống phần cứng để thực hiện trên mạng LAN có kết nối Internet; Các phần mềm kế toán được lựa chọn, ngoài khả năng đảm nhiệm công tác kế toán của DN, nó cần có tính năng truy cập từ xa qua mạng Internet và qua các thiết bị di động khác.

2.3.5.2. Về sử dụng phần mềm kế toán

Cán bộ kế toán ở những DN có mặt bằng ứng dụng CNTT mức trung bình và yếu còn thiếu năng lực ứng dụng CNTT. Tại một số DN, trình độ cán bộ kế toán còn non yếu cả về nghiệp vụ kế toán.

Cũng vì cả hai lí do trên, khi phần mềm kế toán có chức năng kết xuất thông tin từ cơ sở dữ liệu thành các bảng tính Excel, cán bộ kế toán thường không biết cách xử lí trên Excel để cung cấp thêm các thông tin kế toán quản trị chưa được cung cấp trực tiếp bởi phần mềm.

Để hoàn thiện vấn đề này, cần phải nâng cao trình độ tin học và kế toán cho các cán bộ kế toán trong đơn vị.

Chương 2 của luận án để xác định thực trạng HTTT kế toán trong DN SXKD hiện nay ở Việt nam trong điều kiện ứng dụng CNTT. Đây là cơ sở để hoàn thiện việc tổ chức HTTT kế toán ở DN SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT ở Việt Nam. Trong chương này, tác giả đã đã đạt được những kết quả chính sau đây:

Trong chương này, tác giả đã sử dụng các công cụ của CNTT để tiến hành khảo sát , tập hợp và phân tích dữ liệu tự động. Từ các thông tin hiện có về tình hình tổ chức HTTT KT DN hiện nay, tác giả tiến hành đánh giá và đưa ra hướng khắc phục để hoàn thiện tổ chức HTTT KT DN SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT.

Chương 3

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH Ở VIỆT NAM TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

3.1. ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP VIỆT NAM TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Hệ thống, hiểu một cách đơn giản, gồm một tập hợp các phần tử và mối liên hệ giữa các phần tử đó. Mỗi hệ thống tồn tại và phát triển đều tuân theo một quy tắc nhất định, lúc “thịnh” lúc “suy” có tính chu trình.

HTTT KT trong các DN đều được phát triển theo một quy trình nhất định, gồm nhiều giai đoạn kế tiếp và liên quan với nhau. Quy trình này sẽ tạo nên một chu trình - gọi chu trình phát triển hệ thống, nó mô tả cách thức phát triển hệ thống từ khi còn là ý tưởng cho tới khi trở thành hiện thực và vận hành theo đúng thiết kế.

Chu trình phát triển của HTTT KT bắt đầu khi nhà quản lí nhận ra sự bất cập của hệ thống kế toán cũ, nó không còn phù hợp vì không đáp ứng được nhu cầu về thông tin cho việc ra quyết định của mình. Khi đó, nhà quản lí sẽ chỉ định một nhóm nghiên cứu để giải quyết bài toán và cho đến khi bài toán được giải quyết thực sự thì chu trình này kết thúc. Nó lặp đi lặp lại như thế trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Để phát triển HTTT KT trong DN, có thể định hướng theo một trong hai phương thức: Phát triển theo chuẩn hoặc phát triển nhanh tuỳ thuộc mức độ của HTTT KT hiện tại.

Phát triển theo chuẩn là sự phát triển hệ thống theo một quy trình đầy đủ và toàn bộ các giai đoạn. Hướng phát triển này có thể áp dụng cho bất kì một HTTT nào nhưng tốn kém thời gian và chi phí hơn so với phát triển hệ thống nhanh. Phát triển theo chuẩn gồm năm giai đoạn, bắt đầu từ lập kế hoạch, phân tích, thiết kế, thực hiện cho đến khi vận hành hệ thống. Mô hình phát triển HTTT KT theo chuẩn được thể hiện trong sơ đồ 3.1 dưới đây:

Sơ đồ 3.1: Chu trình phát triển HTTT kế toán

Phát triển HTTT KT phải đặt trong mối quan hệ tổng thể để phù hợp với kế hoạch chiến lược dài hạn của doanh nghiệp. Kế hoạch phát triển doanh nghiệp có hai loại: Kế hoạch chính (tổng thể) và kế hoạch cụ thể - gọi là dự án, trong đó, kế hoạch chính xác định phạm vi của HTTT KT, cách thức phát triển doanh nghiệp, kế hoạch và thời gian phát triển, yêu cầu về nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho sự phát triển doanh nghiệp. Kế hoạch chính cũng xác định trình tự các dự án trong quá trình phát triển hệ thống. Ví dụ: Một hệ thống thông tin kế toán có có hai phân hệ: Kế toán Tài chính và Kế toán quản trị; Kế toán tài chính lại có các phân hệ nhỏ hơn, đó là: Kế toán tiền mặt, Kế toán mua hàng, Kế toán Tài sản cố định, Kế toán chi phí và doanh thu, ... Trong cùng một thời điểm, không thể phát triển đồng thời tất cả các phân hệ này mà phải chia thành các dự án nhỏ, phát triển theo một kế hoạch chung thống nhất.

Phân tích hệ thống là quá trình khảo sát HTTT KT hiện hành và môi trường của nó để xác định các giải pháp hoàn thiện hệ thống. Những lí do chính dẫn đến phải phân tích hệ thống là:

• 
  Hệ thống thông tin kế toán hiện tại không hiệu quả, không phù hợp với quy mô phát triển của DN;
  
• 
  Nhu cầu thông tin mới không còn phù hợp với yêu cầu của pháp luật hoặc không phù hợp với kế hoạch phát triển doanh nghiệp;
  
• 
  Môi trường xuất hiện các yếu tố mới về kĩ thuật, thiết bị, công nghệ,... trong khi hệ thống cần thay đổi để hoạt động có hiệu quả hơn.
  

Giai đoạn phân tích hệ thống bao gồm: Khảo sát ban đầu về hệ thống để đánh giá hiện trạng và môi trường của hệ thống. Trong bước này, nhóm phân tích hệ thống sẽ xác định các nhân tố cơ bản về hoạt động hay kiểm soát nội bộ ảnh hưởng tới hoạt động của hệ thống; Tìm hiểu nhu cầu thông tin của người dùng và thu thập các thông tin liên quan tới nguồn lực của hệ thống. Trên cơ sở kết quả của hai bước đó, nhóm phân tích đưa ra các giải pháp như: phạm vi, mức độ, cách thức giải quyết vấn đề của hệ thống. Cuối cùng, nhóm phân tích phải đánh giá tính khả thi của giảp pháp đã đề xuất và đưa ra quyết định cuối cùng.

Các công cụ kĩ thuật được sử dụng cho giai đoạn này là: Kĩ thuật thu thập thông tin (quan sát, phỏng vấn, lưu đồ, sơ đồ luồng dữ liệu, ...) và kĩ thuật phân tích thông tin (phân tích lưu đồ, sơ đồ luồng dữ liệu, các hàm tính toán tài chính, các chương trình phân tích chuyên dùng, kinh nghiệm tích luỹ từ bản thân, ...).

Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống:

Đây là giai đoạn nhóm thiết kế đưa ra mô hình cụ thể cho hệ thống theo phương án được chấp nhận ở giai đoạn phân tích hệ thống.

Trong các dự án lớn, người ta sử dụng kĩ thuật thiết kế trên - xuống (từ đỉnh): Việc thiết kế chia thành thiết kế sơ bộ và thiết kế chi tiết. Hai bài toán này chỉ khác nhau ở mức độ chi tiết của công việc thiết kế.

Giai đoạn này, các nhà thiết kế đưa ra được nội dung và hình thức của các thành phần, quy trình xử lí của hệ thống và các yêu cầu cụ thể về thiết bị, PMKT và nhân sự để vận hành HTTT kế toán. Trong đó, thiết kế sơ bộ nêu ra ở giác độ ý tưởng logic còn thiết kế chi tiết phải đưa ra các mô hình cụ thể cho các ý tưởng đó, chẳng hạn như: Các mẫu báo cáo kế toán, mẫu chứng từ, quy trình xử lí chứng từ, cách thức mã hóa thông tin cho các tài khoản, ...

Đây là quá trình chuyển mô hình hệ thống ở giai đoạn thiết kế thành hệ thống thực sự để sử dụng. Lúc này, nhóm dự án phải được bổ sung thêm các lập trình viên và một số nhân viên liên quan có sử dụng hệ thống thông tin kế toán. Giai đoạn này bao gồm các công việc:

• 
  Tạo phần mềm kế toán theo thiết kế (tự viết hoặc thuê/mua);
  
• 
  Mua sắm thiết bị và cài đặt;
  
• 
  Tuyển dụng thêm nhân viên (nếu cần) và huấn luyện nhân viên sử dụng HTTT kế toán mới;
  
• 
  Chạy thử hệ thống mới;
  
• 
  Chuyển đổi hệ thống cũ sang hệ thống mới;
  
• 
  Thiết lập hồ sơ HTTT kế toán, bao gồm: Hồ sơ phát triển hệ thống, hồ sơ hướng dẫn sử dụng, hồ sơ kĩ thuật hệ thống.
  

Vận hành là giai đoạn sử dụng hệ thống. Trong giai đoạn vận hành hệ thống, hệ thống cần được kiểm định để đánh giá mức độ hài lòng của người dùng và hiệu quả của HTTTKT mang lại. Trong HTTT kế toán, việc kiểm định được thực hiện bằng cách chạy thử phần mềm (nên còn gọi là kiểm thử) với một bộ dữ liệu cho trước rồi đối chiếu với kết quả có sẵn để kiểm tra từng modul trong phần mềm. Bộ dữ liệu dùng cho kiểm thử có thể theo hai cách:

Một là, lấy dữ liệu của một kì kế toán đã thực hiện và cho máy thực hiện rồi đối chiếu với kết quả đã làm trong kì kế toán đó. Cách này rất dễ thực hiện vì cả dữ liệu và kết quả đều có sẵn, nhưng, có thể không kiểm tra hết các modul của phần mềm khi trong kì kế toán đó có một vài nghiệp vụ kinh tế - tài chính không phát sinh.

Hai là, xây dựng một số bộ dữ liệu giả định hàm chứa tất cả các nghiệp vụ kinh tế - tài chính trong DN, tự giải bài toán theo lối thủ công để có kết quả đối chứng; Sau đó, nhập dữ liệu vào máy tính thông qua phần mềm kế toán, chạy thử và đối chiếu với các kết quả đã có. Cách làm này phức tạp hơn nhiều nhưng đảm bảo tính đầy đủ của quá trình kiểm thử.

Ngoài ra, quá trình vận hành HTTT còn bao gồm cả việc bảo hành và bảo trì hệ thống. Bảo hành để đảm bảo cho hệ thống hoạt động đúng trạng thái ban đầu theo thiết kế; Bảo trì là việc duy trì cho HTTT hoạt động trong tương lai cả trong trường hợp có sự thay đổi về thủ tục kế toán.

Nhân sự của giai đoạn này không nên chọn các thành viên đã tham gia trước đó để tránh sự sai sót theo vệt của tư duy.

Phát triển HTTT kế toán nhanh là phát triển hệ thống theo lối tắt, cách làm đó sẽ tiết kiệm thời gian và chi phí phát triển HTTT, tuy nhiên, nó chỉ được sử dụng trong trường hợp không có sự thay đổi về căn bản trong doanh nghiệp hoặc HTTT KT cũ không quá lạc hậu so với công nghệ hiện tại.

Sự khác biệt cơ bản giữa phát triển nhanh và phát triển theo chuẩn mực là: Nhóm dự án cùng với cán bộ kế toán cùng tham gia các giai đoạn phát triển hệ thống cho đến khi hệ thống hoàn chỉnh.

Phát triển HTTT kế toán nhanh gồm bốn bước sau đây:

Để có thông tin về hiện trạng doanh nghiệp, về nhu cầu của cán bộ kế toán, người ta tổ chức thảo luận giữa nhóm dự án và các cán bộ kế toán, qua đó thống nhất yêu cầu của hệ thống thông tin kế toán mới cần có.

Đây là mô hình được thiết kế phù hợp với yêu cầu của bộ phận kế toán đã được thống nhất ở bước 1. Trong mô hình mẫu này có thể còn một số chi tiết bị bỏ qua do thời gian thực hiện ngắn, chẳng hạn: các chức năng không cơ bản, việc kiểm soát nhập liệu, các sửa đổi gia tăng tốc độ và hiệu quả xử lí, ... có thể không có trong mô hình mẫu.

Người sử dụng thử nghiệm mô hình mẫu và xác định những vấn đề chưa hợp lí, những yêu cầu cần thay đổi, bổ sung. Nhóm dự án sẽ sửa đổi mô hình mẫu ban đầu cho phù hợp với yêu cầu của người sử dụng; người sử dụng lại chạy thử và quá trình sẽ lặp đi lặp lại cho đến khi người vận hành hệ thống hài lòng với HTTT kế toán đó.

Sau khi HTTT KT được chấp nhận đưa vào sử dụng chính thức, mô hình mẫu sau khi hoàn thiện ở bước 3 sẽ được chuyển thành hệ thống chính thức sử dụng. Khi đó, nhóm dự án sẽ bổ sung nhiều kiểm soát để có khả năng tương thích với các hệ thống khác của doanh nghiệp.

Khi HTTT kế toán ở DN tiến hành ứng dụng CNTT, trình độ am hiểu về CNTT của người cán bộ kế toán là nhân tố quyết định mức độ ứng dụng CNTT vào công việc của mình. Yêu cầu hiểu biết về CNTT dành cho một kế toán viên bao gồm 5 mảng sau:

- Một là: Hiểu biết để sử dụng thành thạo hệ điều hành Windows với tư cách một phần mềm nền cho mọi ứng dụng trên hệ thống máy tính;

- Hai là: Biết sử dụng tốt hệ soạn thảo văn bản thông dụng MS-Word để soạn được các văn bản, nhằm tạo ra các báo cáo không được thiết kế sẵn trong phần mềm, để cung cấp thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán;

- Ba là: Biết sử dụng thành thạo hệ bảng tính MS-Excel để làm công cụ phát triển HTTT cá nhân của bản thân. Excel là một phần mềm hệ thống chuyên dụng được MicroSoft phát triển, rất tiện lợi và dễ dùng bởi các thao tác trực quan trong xử lí dữ liệu dạng bảng biểu;

- Bốn là: Có khả năng tiếp cận nhanh một phần mềm kế toán với tư cách là một công cụ hỗ trợ trong HTTT nhóm và HTTT doanh nghiệp;

- Năm là: Có kiến thức cơ bản về hệ quản trị cơ sở dữ liệu đã sử dụng để quản trị cơ sở dữ liệu trong PMKT để thực hiện việc liên kết dữ liệu kế toán với các ứng dụng khác (chủ yếu là Excel). Ở mức độ cao hơn, khi người cán bộ kế toán có đủ kiến thức và kinh nghiệm để tự xây dựng phần mềm kế toán cho DN hoặc tham gia vào đội ngũ những người phát triển HTTT kế toán của DN là đạt được mức lí tưởng.

Phát triển nguồn nhân lực cho HTTT kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT là một vấn đề khá nan giải trong các DN SXKD ở Việt Nam hiện nay. Bài toán này liên quan đến việc tái cấu trúc HTTT kế toán vì nó làm thay đổi lại tập hợp các phần tử trong hệ thống, đồng thời, kéo theo sự thay đổi các mối quan hệ giữa các phần tử đó trong hệ thống. Đối với loại bài toán này, sử dụng thuật toán di truyền là hiệu quả nhất vì nó vừa đỡ tốn kém vừa giữ nguyên sự ổn định tương đối của HTTT kế toán trong quá trình tái cấu trúc.

Theo thuật toán di truyền, để tái cấu trúc một hệ thống, về mặt lí luận chung, người ta coi hệ thống là một cái hộp đen, tức là, không cần biết cấu trúc bên trong của nó gồm những phần tử nào và mối quan hệ giữa các phần tử đó ra sao; Người ta chỉ cần quan tâm đến đầu vào X và đầu ra Y=F(X) của hệ thống đó. Tất cả các hệ thống có đầu vào như nhau và cho đầu ra như nhau, đều được coi là các hệ thống có cùng bản chất, cùng chức năng. Để tái cấu trúc hệ thống, người ta thả vào hệ thống một số gien định hướng là những gien trội theo định hướng phát triển; Các gien này phải có khả năng hoạt động trong điều kiện môi trường vốn có của hệ thống đó và có năng lực kết hợp với các gien nội tại đã có trong hệ thống để cùng tồn tại và phát triển. Trong quá trình hoạt động của hệ thống, các gien trội sẽ hoạt động mạnh và có hiệu quả hơn theo định hướng phát triển hệ thống, các gien lặn sẽ bị ảnh hưởng theo xu hướng tích cực nếu không muốn bị đào thải. Nhờ đó, những đặc tính của gien trội trong hệ thống ngày càng được thể hiện để hệ thống xuất hiện những “tính trồi” của gien trội.

Trong HTTT kế toán của DN SXKD, yếu tố con người trong cả HTTT cá nhân, HTTT nhóm và HTTT DN luôn là nhân tố quyết định về thủ tục kế toán, sử dụng, vận hành và phát triển HTTT kế toán. Để tái cấu trúc HTTT kế toán, có thể coi mỗi kế toán viên tương tự như một gien đã đề cập trong thuật toán di truyền nêu trên.

Để phát triển nguồn nhân lực cho HTTT kế toán ở DN SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT, theo tác giả, có thể thực hiện theo các giải pháp sau:

Thứ nhất, phát triển hệ thống thông tin theo hướng từ trên xuống, tức là, từ hệ thống lớn áp xuống thông qua các yêu cầu, thủ tục và thậm chí cử những kế toán viên xuống cấp dưới với tư cách là gien định hướng. Hướng phát triển này nên sử dụng cho các DN có quy mô lớn như các tập đoàn, tổng công ty, công ty mẹ-con,...

Thứ hai, Phát triển nguồn nhân lực kế toán bắt đầu từ nội tại DN, theo cách thả gien định hướng vào HTTT kế toán của DN. Hướng phát triển này nên sử dụng cho các DN có quy mô vừa và nhỏ.

Vậy, để phát triển nguồn nhân lực cho HTTT kế toán ở DN trong điều kiện ứng dụng CNTT, theo thuật toán di truyền, vấn đề đặt ra có tính quyết định sự thành công của quá trình tái cấu trúc HTTT kế toán là lựa chọn gien định hướng để thả vào hệ thống. Theo tác giả, gien định hướng – kế toán viên được chọn để thả vào hệ thống phải có đồng thời hai mảng kiến thức cần thiết sau đây:

Với hai yêu cầu trên, một “kế toán viên định hướng” khi được đưa về HTTT kế toán để phát triển nhân lực cho hệ thống trong điều kiện ứng dụng CNTT, nhân viên này phải được trang bị kiến thức cả về kế toán và CNTT từ các cơ sở đào tạo được chấp nhận của xã hội và Nhà nước. Hiện nay, trong chương trình đào tạo ở Việt Nam và các quốc gia phát triển, ngành “Hệ thống thông tin quản lí” với các chuyên ngành Tin học kế toán, Tin học ngân hàng, Tin học kinh tế, ... là ngành duy nhất có khả năng cung cấp nguồn nhân lực có thể vừa nắm bắt được các nghiệp vụ quản lí Tài chính Kế toán vừa am hiểu về CNTT để từng bước phát triển HTTT kế toán ở mỗi đơn vị trong điều kiện ứng dụng CNTT.

Thuật toán di truyền là kết quả nghiên cứu của ngành Công nghệ sinh học, nhưng đến nay, trên thế giới, thuật toán di truyền đã được ứng dụng trong kinh tế, trong quản lí, trong xã hội học và rất nhiều lĩnh vực khoa học khác. Ứng dụng thuật toán di truyền để phát triển nguồn nhân lực trong HTTT kế toán sẽ mang lại kết quả tốt cho DN với chi phí rất thấp.

3.2.1.2. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

Về mặt lí luận, có ba mô hình tổ chức bộ máy kế toán, tuy nhiên, mỗi DN SXKD, phải tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lí của mình để lựa chọn một mô hình tổ chức bộ máy kế toán là tập trung, phân tán hay hỗn hợp, sao cho vừa đáp ứng nhu cầu quản lí của đơn vị, vừa tạo khả năng ứng dụng CNTT ngày một tốt hơn. Việc lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán khoa học và hợp lí cho phép giảm bớt khối lượng công việc kế toán, tiết kiệm chi phí hạch toán và nâng cao hiệu quả của công tác quản lí và điều hành DN.

Trong thực tế, có ba phương án để DN lựa chọn cho việc tổ chức bộ máy kế toán:

Một là, Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung.

Mô hình này nên áp dụng đối với các DN quy mô vừa và nhỏ hoặc những đơn vị được phân cấp hạch toán độc lập, chẳng hạn: văn phòng công ty, tổng công ty, tập đoàn kinh tế, ... Khi đó, đơn vị chỉ có một phòng kế toán trung tâm chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công tác kế toán của DN, từ khâu thu nhận, xử lí, lưu trữ và cung cấp thông tin kế toán; Tất cả các đơn vị phụ thuộc không có kế toán riêng, chỉ có các nhân viên kinh tế do phòng kế toán trung tâm cử xuống để hạch toán ban đầu rồi gửi chứng từ về bộ phận kế toán trung tâm.

Mô hình này nên áp dụng cho các DN có quy mô lớn, tổ chức trên địa bàn rộng và có phân cấp quản lí kinh tế - tài chính cho các đơn vị cấp dưới. Theo đó, DN thành lập một phòng kế toán trung tâm (cấp trên); Các đơn vị cấp dưới (phụ thuộc) đều có tổ chức kế toán riêng với đầy đủ các nhiệm vụ từ hạch toán ban đầu, thu nhận, xử lí chứng từ, ghi sổ kế toán và lập các báo cáo cần thiết, đặc biệt là BCTC (dùng để hợp nhất), gửi về phòng kế toán trung tâm. Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ:

- Hạch toán kế toán các nghiệp vụ phát sinh ở văn phòng cấp trên và công tác tài chính chung của toàn DN;

- Thu nhận và kiểm tra BCTC của các đơn vị cấp dưới, kết hợp với BCTC của đơn vị cấp trên để lập BCTC hợp nhất của DN;

- Hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán của các đơn vị cấp dưới.

Ba là, Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình hỗn hợp.

Mô hình này là kiểu kết hợp cả mô hình tập trung và mô hình phân tán nên thường chỉ áp dụng cho các DN có quy mô lớn và vừa, đồng thời khả năng tổ chức quản lí ở các đơn vị cấp dưới không đồng đều.

Theo mô hình hỗn hợp, DN có phòng kế toán trung tâm ở cấp trên, nhưng, ở các đơn vị cấp dưới, có đơn vị được phân cấp để hạch toán độc lập (theo mô hình phân tán); lại có đơn vị không có tổ chức kế toán riêng, chỉ tiến hành hạch toán báo sổ (theo mô hình tập trung). Thông thường thì, những đơn vị cấp dưới nhưng ở xa DN và có đủ điều kiện sẽ tiến hành tổ chức hạch toán kế toán riêng; Những đơn vị ở gần DN hoặc không đủ điều kiện thì tiến hành hạch toán báo sổ để gửi dữ liệu (các chứng từ đã phân loại và kiểm tra) về phòng kế toán trung tâm để ghi sổ và lập báo cáo.

Phòng kế toán trung tâm, ngoài 3 nhiệm vụ đã nêu trong mô hình tổ chức phân tán, còn có nhiệm vụ ghi sổ và lập báo cáo kế toán các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh ở đơn vị phụ thuộc nhưng hạch toán báo sổ do không có tổ chức kế toán riêng.

Dữ liệu kế toán trong HTTT kế toán của DN SXKD được tạo thành từ hai nhóm sau đây:

Với loại dữ liệu này, HTTT kế toán chỉ có quyền ghi nhận để thực hiện.

Chứng từ kế toán là kết quả của quá trình hạch toán ban đầu của DN. Khi lập chứng từ kế toán, dù theo phương thức lập chứng từ giấy rồi nhập vào máy tính hay phương thức nhập vào máy rồi in ra chứng từ giấy, thì, các chứng từ đều phải ghi đầy đủ các thông tin đã được định sẵn.

Trong điều kiện ứng dụng CNTT, toàn bộ dữ liệu của HTTT kế toán trong DN SXKD phải được tổ chức lưu trữ trong các bảng dữ liệu hai chiều (gồm các dòng, các cột), trong đó, đa số các bảng có quan hệ với nhau dựa vào một khóa quan hệ nào đó theo kiểu một - một hoặc một - nhiều để tạo thành CSDL trong một PMKT. Chẳng hạn: Bảng danh mục tài khoản và bảng phiếu thu/chi có quan hệ với nhau theo kiểu 1- nhiều (một tài khoản có thể có nhiều phiếu thu/chi cùng ghi). Một số ít các bảng khác không có quan hệ với bất kì bảng nào khác, gọi là các bảng tự do, chẳng hạn: bảng danh mục người dùng (để chứa tên người dùng, mật khẩu, quyền truy nhập dữ liệu), bảng thông tin cơ quan, bảng nhật kí người truy nhập hệ thống, ...

Một nguyên tắc quản lí các đối tượng kế toán trong HTTT kế toán của mọi loại hình đơn vị là quản lí bằng mã đối tượng, tức là dùng mã đối tượng để định danh đối tượng mà không được quản lí thông qua tên đối tượng. Do đó, để theo dõi một đối tượng kế toán, trong tổ chức dữ liệu của HTTT kế toán, phải xây dựng một hệ thống bảng mã tương ứng với tư cách là các bảng từ điển để tra cứu các thông tin khác liên quan về đối tượng kế toán. Mỗi bảng mã đối tượng phải bao gồm ít nhất 2 cột: Mã đối tượng, tên đối tượng; Ngoài ra, bảng mã có thể bổ sung các thông tin mô tả khác. Chẳng hạn, bảng danh mục khách hàng (trong kế toán nợ phải thu của khách hàng) thường gồm các cột: Mã khách hàng, Tên khách hàng, Địa chỉ khách hàng, Số điện thoại, Mã số thuế, Số tài khoản ngân hàng,... Tất cả các khách hàng không cần theo dõi công nợ có thể mã chung thành một loại - khách vãng lai/khách lẻ.

Nguyên tắc xây dựng các từ mã đối tượng kế toán là: Các đối tượng cùng loại thì phải được mã hóa bằng các từ mã khác nhau, nhưng, chúng phải có độ dài như nhau để có thể xử lí bằng máy tính.

Việc xây dựng CSDL kế toán trong quá trình thiết kế và xây dựng phần mềm, hiện nay có xu hướng cố gắng đơn giản tối đa các mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu, thậm chí thoát li hoàn toàn các quan hệ bền vững; Khi cần, chỉ sử dụng các quan hệ tạm thời trong trường hợp cần liên kết dữ liệu giữa các bảng dữ liệu. Việc làm này sẽ giúp cho quá trình viết và bảo trì phần mềm dễ dàng hơn. Tuy nhiên, đây là một quan niệm rất sai lầm vì nó không tận dụng được các điểm mạnh của các mối quan hệ bền vững trong việc tự động kiểm soát dữ liệu trong CSDL của HTTT kế toán, đó là các quan hệ toàn vẹn dữ liệu ở cả ba mức: Mức trường dữ liệu, mức bản ghi dữ liệu và mức bảng dữ liệu. Chẳng hạn, trong bảng Danh mục tài khoản, bản ghi chứa số hiệu TK 1111 sẽ không thể xóa được (máy tự động báo lỗi và không cho phép thực hiện) nếu bảng Phiếu thu/chi có chứng từ ghi nợ/có TK 1111 nếu hai bảng này có quan hệ bền vững với nhau qua khóa Số hiệu TK và TK ghi nợ/có.

Hệ thống từ mã đối tượng trong các bảng danh mục đối tượng kế toán sẽ tạo ra hệ thống tài khoản chi tiết ghi kèm với các tài khoản tổng hợp để theo dõi các đối tượng kế toán theo yêu cầu quản lí của DN.

Để đảm bảo độ chính xác của dữ liệu kế toán, các chứng từ đều phải trải qua bước kiểm tra tính hợp lệ, hợp lí; Phải trải qua bước đối chiếu giữa chứng từ lưu trữ trong máy và chứng từ giấy để kiểm soát sai sót không đáng có do quá trình nhập dữ liệu vào máy tính.

Cuối cùng, phải tổ chức lưu trữ dữ liệu kế toán, bao gồm: Lưu trữ các chứng từ gốc theo quy định của luật KT; Lưu trữ các chứng từ điện tử ở các thiết bị ngoại vi của máy tính trên máy DN, trên máy chủ thuê ngoài hay nhờ vào công nghệ điện toán đám mây.