Thực trạng về tổ chức thủ tục kế toán

Việc tổ chức hệ thống chứng từ hợp lí và khoa học để ghi chép và minh chứng cho các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh của DN sẽ quyết định chủ yếu đến chất lượng của HTTT kế toán trong DN. Theo kết quả khảo sát trên bảng 2.5, việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán của các DN có hai trường phái rõ rệt, một trường phái sử dụng đúng các mẫu chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn do Nhà nước ban hành (chiếm 63,7%), một trường phái khác tự thiết kế, tự đặt in chứng từ (chiếm 36,3%).

Bảng 2.5: Kết quả khảo sát về chứng từ kế toán trong DN

Đối với các DN SXKD có tính đặc thù riêng biệt, chẳng hạn như các DN kinh doanh điện, kinh doanh nước sạch, kinh doanh viễn thông, ... các chứng từ ghi nhận việc mua bán với khách hàng chỉ là sổ ghi chép số chỉ của đồng hồ đo ở thời điểm cuối tháng hay tệp dữ liệu trên máy tính với tư cách nhật kí của các cuộc liên lạc của khách hàng; Các chứng từ thanh toán với khách hàng cùng với nó sẽ được tính và in ra theo một mẫu đã được đăng kívới cơ quan Thuế trực tiếp quản lí theo quy định.

Đối với các DN tự thiết mẫu chứng từ, DN thường thiết kế mẫu dựa trên mẫu chung do Nhà nước ban hành, từ đó thêm bớt một số nội dung cần thiết. Kết quả khảo sát nhóm 25 trên bảng 2.5 cho thấy, đa phần phần hướng thay đổi của chứng từ tự thiết kế là thêm một số thuộc tính để xác định mã của đối tượng kế toán cần theo dõi chi tiết, thay vì mở thêm tài khoản chi tiết cho đối tượng này; Loại này chiếm 91,9% trong tổng số DN tự thiết kế mẫu chứng từ.

Tuy vậy, các chứng từ KT đều chứa các yếu tố cơ bản được quy định tại điều 17 của Luật KT, gồm:

• 
  Tên chứng từ;
  
• 
  Số chứng từ;
  
• 
  Ngày lập chứng từ;
  
• 
  Nội dung kinh tế phát sinh: Số lượng, đơn giá, thành tiền, ...
  
• 
  Định khoản kế toán (TK ghi nợ, TK ghi có);
  
• 
  Chữ kí của những người liên quan.
  

Việc luân chuyển chứng từ chứng từ trong các DN hiện nay, về cơ bản là khoa học, hợp lí, và kịp thời nên giảm thiểu hiện tượng ghi trùng lặp, thiếu sót, gian lận, mất mát chứng từ. Đa phần những DN có được điều này là nhờ sự trợ giúp của phần mềm kế toán thực hiện trên môi trường mạng máy tính; Vẫn còn không ít các DN có trình độ ứng dụng CNTT yếu kém vẫn còn chạy phần mềm kế toán trên các máy đơn lẻ thì việc luân chuyển chứng từ kế toán còn chồng chéo, dẫn đến lưu trữ, ghi chép trùng lắp, vừa lãng phí vừa không đảm bảo tính kịp thời và đồng bộ của việc cung cấp thông tin kế toán. Kết quả khảo sát trên bảng 2.5 cho thấy, có 60,6% số DN vẫn tiến hành luân chuyển chứng từ theo mô hình kế toán thủ công.

Việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán là công việc quan trọng nhất trong toàn bộ chuỗi công việc của công tác tổ chức HTTT KT của DN. Trên cơ sở “Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất” được Nhà nước ban hành, DN phải tiến hành lựa chọn các tài khoản cần thiết (TK cấp 1, cấp 2) và chi tiết hóa các tài khoản đó (cấp 2, cấp 3, ...) để quản lí chi tiết đến từng đối tượng kế toán, nhằm đáp ứng cho nhu cầu quản lí và điều hành DN.

Khi trình bày thực trạng về tình hình vận dụng hệ thống tài khoản KT của DN, tác giữ nguyên kết quả khảo sát mà không lược bỏ những TK bị xóa bỏ hay thay đổi nội dung nhằm xác định đúng hiện trạng của tổ chức HTTT KT trong DN, dẫu biết rằng chế độ KT đã thay đổi theo thông tư số 200/2014/TT-BTC và được áp dụng từ 01/01/2015. Vấn đề này sẽ được quan tâm đến trong quá trình hoàn thiện tổ chức HTTT KT ở chương 3 của luận án.

Kết quả khảo sát tại các DN cho thấy, có hai thực trạng khác biệt khá rõ nét về tình hình vận dụng hệ thống tài khoản kế toán:

• 
  Với TK loại 1: Tài sản lưu động
  
  • 
    Các TK 1112, 1122, 1132, 1211, 121, 128, 136, 141 thường không có TK chi tiết để theo dõi từng loại ngoại tệ, mà chỉ theo dõi thông qua TK 007 – TK ngoài bảng.
    
  • 
    TK 131 thường được mở thêm TK chi tiết cấp 2, cấp 3 để theo dõi chi tiết theo nhóm khách hàng và từng khách hàng cụ thể.
    
  • 
    Các TK 136, 138, 141 thường vẫn chỉ sử dụng thêm các TK cấp 2 như quy định.
    
  • 
    TK 152 được đa số các DN xây dựng TK cấp 2 để theo dõi chi tiết nguyên liệu, vật liệu.
    
  • 
    TK 154 mở thêm TK cấp 2 để theo dõi chi tiết từng nhóm sản phẩm dở dang.
    
  • 
    Các TK 155, 156, 157, 158, 159 thường không mở thêm tài khoản chi tiết.
    
  • 
    TK 161 được mở thêm TK cấp 2, cấp 3 để chi tiết cho chi sự nghiệp năm trước, năm nay và từng nội dung chi.
    

• 
  Các TK có số hiệu từ 211 đến 229 thường không xây dựng thêm tài khoản chi tiết.
  
• 
  TK 241 vẫn chỉ có các tài khoản cấp 2, gồm 2411, 2412, 2413 như quy định của Nhà nước. Các TK 242,243, 244 không có TK cấp 2.
  

• 
  TK 311 thường mở thêm 2 TK cấp 2 là 3111 và 3112 để theo dõi các khoản vay bằng tiền Việt Nam và ngoại tệ.
  
• 
  TK 315 thường có thêm TK cấp 2 để xác định khoản vay của DN.
  
• 
  TK 331 – Phải trả cho người bán thường được xây dựng thêm TK cấp hai để theo dõi chi tiết cho từng người bán vật tư, hàng hóa hoặc người nhận thầu xấy dựng cơ bản hay sửa chữa lớn.
  
• 
  Các TK 335 thường không được xây dựng TK cấp 2.
  
• 
  TK 336, các DN có mở TK cấp 2, TK cấp 3 để theo dõi chi tiết từng khoản chi phí phải trả và các đối tượng phải trả trong nội bộ DN.
  
• 
  Trong các DN xây dựng, TK 337 thường không mở TK cấp 2.
  
• 
  TK 338 có các TK cấp 2 3381, 3382, ... 3388
  
• 
  Các TK 341, 342 thường không được các DN mở TK chi tiết.
  
• 
  Với những DN có phát hành trái phiếu, TK 343 thường được xây dựng thêm các TK cấp 2 3431 – Mệnh giá trái phiếu, 3432 – Chiết khấu trái phiếu, 3433 – Phụ trội trái phiếu.
  
• 
  Các TK 344, 347, 351, 352 thường không được DN xây dựng TK cấp 2.
  

• 
  Các TK 411, 412, 413, 414, 415, 418, 421, 431, 441, các DN thường không xây dựng thêm các TK chi tiết ngoài những quy định có sẵn trong bảng hệ thống tài khoản thống nhất.
  
• 
  TK 461 được mở thêm các TK cấp 2, 3 tương tự như TK 161.
  
• 
  TK 466 được mở thêm TK cấp 2 để chi tiết cho từng nguồn kinh phí hình thành TSCĐ.
  

• 
  TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Tất cả các DN đều xây dựng TK cấp 2, gồm 5111 – Doanh thu bán hàng hóa, 5112 – Doanh thu bán thành phẩm, 5113 – DT cung cấp dịch vụ, 5114 – Doanh thu trợ cấp, trợ giá, 5117 – Doanh thu kinh doanh bất động sản, 5118 - Doanh thu khác. Ngoài ra, một số DN đã mở thêm TK cấp 3 để theo dõi chi tiết từng hàng hóa, thành phẩm cụ thể.
  
• 
  TK 512 – Doanh thu nội bộ, ở các DN có bán hàng nội bộ, có sử dụng TK cấp 2 để theo dõi doanh thu bán hàng hóa, thành phẩm và cung cấp dịch vụ nội bộ.
  
• 
  Các TK 515, 521 thường không được DN mở TK chi tiết.
  
• 
  TK 531 – Hàng bán bị trả lại, thường được DN mở thêm TK cấp 2 và cấp 3 để theo dõi chi tiết từng mặt hàng bị trả lại và chi tiết khách hàng trả lại hàng.
  
• 
  TK 532 – Giảm giá hàng bán thường được DN mở TK cấp 2 để theo dõi chi tiết cho từng mặt hàng bị giảm giá.
  

• 
  TK 611, với các DN áp dụng phương pháp kiểm kê định kì, thường chỉ sử dụng TK cấp 2 là 6111 và 6112 để theo dõi chi tiết quá trình mua nguyên liệu, vật liệu và hàng hóa.
  
• 
  TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp: Đa số DN có các TK cấp 2 để theo dõi từng loại nguyên vật liệu; Một số DN mở thêm các TK cấp 3, cấp 4 để theo dõi chi tiết chi phí đến từng phân xưởng, từng sản phẩm SX.
  
• 
  TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp: Thường được DN mở thêm TK cấp 2 để theo dõi chi tiết cho từng phân xưởng, tổ đội SX.
  
• 
  TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công: Thường chỉ sử dụng các TK cấp 2 như quy định của Nhà nước.
  
• 
  TK 627 – Chi phí sản xuất chung, ngoài các TK cấp 2 đã có theo quy định, nhiều DN đã mở thêm TK 6275 – Thuế tài nguyên, TK 6276 – Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, TK 6279 – Chi phí sản xuất chung khác.
  

• 
  TK 631 – Giá thành SX: Trong các DN áp dụng phương pháp kiểm kê định kì, thường mở thêm TK cấp 2 để theo dõi chi tiết giá thành từng loại sản phẩm SX trong kì.
  
• 
  TK 632 – Giá vốn hàng bán: Thường được mở thêm TK cấp 2 để theo dõi chi tiết từng nhóm mặt hàng hóa / dịch vụ. Nhiều DN mở thêm TK cấp 3 để chi tiết cho từng loại sản phẩm/ mặt hàng sản xuất. Với những DN kinh doanh dịch vụ (ngành điện, ngành viễn thông, ...) thì có thể kết chuyển chi phí trực tiếp vào TK 911 mà không qua cần ghi qua TK 632.
  
• 
  TK 635 – Chi phí tài chính: Thường được các DN mở thêm các TK cấp 2 và cấp 3 tương tự như với TK 515.
  
• 
  TK 641 – Chi phí bán hàng: Ngoài các TK cấp 2 theo quy định, nhiều DN đã mở thêm hai TK cấp 2 là TK 6416 – Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ và TK 6419 – Chi phí bán hàng khác.
  
• 
  TK 642 – Chi phí quản lí DN: Các DN SXKD thường không mở thêm TK cấp 2 nào ngoài các TK đã có theo quy định của Nhà nước.
  

• 
  TK 711 – Thu nhập khác: Đa số DN đều mở thêm các TK cấp 2 để chi tiết các khoản thu nhập, chẳng hạn: TK 7111 – Nhượng bán thanh lí, TK 7112 – Thu các khoản nợ khó đòi đã xử lí xóa sổ KT, TK 7113 – Thu tiền phạt khách hàng, TK 7114 – Các khoản thuế được hoàn trả, TK 7115 – Các khoản thưởng của khách hàng không tính trong doanh thu, TK 7116 – Thu nhập từ quà biếu, tặng, ... TK 7119 – Các khoản thu khác.
  

• 
  TK 811 – Chi phí khác: Các DN thường mở thêm các TK cấp 2 để chi tiết các khoản chi ngoài dự kiến, chẳng hạn: TK 8111 – Tiền phạt do vi phạm hợp đồng, TK 8112 – Chi phí thu hội các khoản nợ khó đòi đã xử lí xóa sổ KT, TK 8113 – Chi do bị phạt thuế, TK 8114 – Chi phí thanh lí tài sản, ..., TK 8119 – Các khoản chi phí khác.
  
• 
  TK 821 – Chi phí thuế thu nhập DN: Các DN chỉ sử dụng hai TK cấp 2 là TK 8211 – Chi phí thuế TNDN hiện hành và TK 8212 – Chi phí thuế TNDN hoãn lại.
  

• 
  TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh: Các DN đều mở thêm các TK cấp 2 để theo dõi chi tiết kết quả kinh doanh trong từng nhóm hàng/sản phẩm đã sản xuất. Một số DN mở thêm các TK cấp 3 để theo dõi chi tiết cho các đối tượng KT là mặt hàng.
  

• 
  TK 001 – Tài sản thuê ngoài: Các DN thường mở thêm các TK cấp 2 để theo dõi chi tiết cho các đối tượng KT là từng tài sản thuê ngoài.
  
• 
  TK 002 – Vật tư hàng hóa nhận gia công: Các DN thường mở thêm các TK cấp 2 để theo dõi chi tiết khách hàng gửi gia công; Một số DN mở thêm TK cấp 3 để chi tiết theo từng mặt hàng/vật tư nhận gia công.
  
• 
  TK 003 – Hàng hóa nhận bán hộ, nhận kí gửi, kí cược: TK khoản này cũng được mở chi tiết tương tự như TK 002.
  
• 
  TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lí: Các DN đều mở thêm TK cấp 2 để theo dõi chi tiết đến từng khách hàng, tương tự như đối với TK 131.
  
• 
  TK 007 – Ngoại tệ các loại: Các DN thường mở TK cấp 2 (TK 0071 và TK 0072) để xác định ngoại tệ là tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng. Ngoài ra, DN còn mở thêm TK cấp 3 để theo dõi chi tiết từng loại ngoại tệ (ghi nguyên tệ), chẳng hạn: TK 007101 – Tiền mặt bằng đồng Dollar, TK 007102 – Tiền mặt bằng đồng Euro, TK 007103 – Tiền mặt bằng đồng Nhân dân tệ,... Để quản lí tiền ngoại tệ, các DN đều có sổ ghi tỉ giá ngoại tệ từng loại, hàng ngày theo thông báo của liên ngân hàng.
  
• 
  TK 008 – Dự toán chi sự nghiệp, dự án: Nếu DN nào có liên quan, đều mở chi tiết đến TK cấp 2 để xác định nhóm chi, TK chi tiết cấp 3 để xác định mục chi.
  

Đa phần với các DN loại này, khi tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, DN chỉ làm một việc là: Lựa chọn một số tài khoản kế toán có sẵn trong hệ thống để sử dụng mà không phát triển thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4, ... để theo dõi chi tiết từng đối tượng kế toán cần thiết. Các TK kế toán thường sử dụng ở loại hình DN này là:

• 
  TK 111 – Tiền mặt: Chỉ sử dụng hai TK cấp 2 là TK 1111 và TK 1112.
  
• 
  TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: Chỉ sử dụng hai TK cấp 2 là TK 1121 và TK 1122.
  
• 
  TK 131 – Phải thu của khách hàng: Thường chỉ có TK cấp 2 để theo dõi đến từng khách hàng. Khi lập chứng từ, có khá nhiều DN chỉ dùng đến TK cấp 1, còn việc theo dõi chi tiết khách hàng được ghi riêng vào một sổ kế toán chi tiết chuyên dùng.
  
• 
  TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: Thường có hai TK cấp 2 theo quy định là TK 1331 và TK 1332 để theo dõi khoản thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa và của TSCĐ.
  
• 
  TK 141 – Tạm ứng: Có khoảng 75% số DN được khảo sát có sử dụng TK cấp 2 để theo dõi chi tiết từng đối tượng tạm ứng; 25% số DN còn lại, khi phát sinh nghiệp vụ tạm ứng, chỉ ghi Nợ TK 141, Có TK 1111, thông tin chi tiết đối tượng tạm ứng được ghi chung vào “Sổ tạm ứng” của DN.
  
• 
  TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu: Chỉ mở TK cấp 2 để chi tiết cho từng đối tượng nguyên liệu, vật liệu.
  
• 
  TK 153 – Công cụ, dụng cụ: được chi tiết giống như TK 152; Tuy vậy, còn một số DN được khảo sát coi công cụ, dụng cụ như là một loại nguyên liệu vật liệu được xuất trong kì kế toán.
  
• 
  TK 154 – Chi phí SXKD dở dang: Đa số DN nhỏ không theo dõi khoản này và coi như đã hoàn thành trong kì, không tổ chức đánh giá để kết chuyển chi phí sang kì tiếp theo.
  
• 
  TK 155 – Thành phẩm: DN thường mở TK cấp 2 để theo dõi chi tiết cho từng thành phẩm nhập và xuất kho sản xuất.
  
• 
  TK 157 – Hàng gửi đi bán: DN thường chỉ mở TK cấp 2 để theo dõi nơi nhận hàng. Mặt hàng cụ thể gửi đi bán, có DN đã sử dụng TK cấp 3, nhưng, còn nhiều DN không theo dõi qua TK mà theo dõi qua sổ chi tiết.
  

• 
  TK 211 – Tài sản cố định hữu hình: DN sử dụng các TK cấp 2 như quy định của Nhà nước, bao gồm TK 2111, TK 2112, TK 2113, TK 2114, TK 2115 và TK 2118.
  
• 
  TK 212 – TSCĐ thuê tài chính: DN mở thêm các TK cấp 2 để theo dõi chi tiết từng tài sản.
  
• 
  Các TK còn lại trong loại 2: DN thường không mở thêm TK chi tiết.
  

• 
  TK 331 – Phải trả cho người bán: Các DN thường mở thêm TK cấp 2 để theo dõi chi tiết các đối tượng là nhà cung cấp vật tư – hàng hóa hay dịch vụ.
  
• 
  TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp: Các DN đều sử dụng đầy đủ các TK cấp 2, từ TK 3331, TK 3332, ... , TK 3339.
  
• 
  TK 338 – Phải trả, phải nộp khác: Các DN chỉ sử dụng các TK cấp 2, từ TK 3381 đến TK 3388 để theo dõi từng khoản phải trả, phải nộp của DN.
  
• 
  Các TK còn lại trong loại 3: Hầu như không mở thêm các TK chi tiết để theo dõi cụ thể các đối tượng kế toán.
  

• 
  TK 411 – Nguồn vốn chủ sở hữu: Chỉ có ở các công ty cổ phần, TK này được mở chi tiết đến cấp 2 để xác định nhóm nguồn gốc của vốn chủ sở hữu; Một số DN có mở thêm TK cấp 3 cho TK 4111 – vốn đầu tư của chủ sở hữu, để theo dõi chi tiết từng cổ đông góp cổ phần cho DN.
  
• 
  Các TK khác còn lại trong loại 4: Chỉ sử dụng theo quy định của Nhà nước mà không mở thêm tài khoản chi tiết.
  

• 
  Với TK loại 5: Doanh thu
  

• 
  TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Ngoài các TK cấp 2 theo quy định của Nhà nước, một số DN mở thêm TK cấp 3 cho hai tài khoản là: TK 5111 và TK 5112 để theo dõi chi tiết cho từng mặt hàng/ thành phẩm mà DN đã cung cấp.
  
• 
  Các TK khác còn lại trong loại 5: Hầu hết các DN không mở thêm TK chi tiết ngoài quy định của Nhà nước.
  

• 
  Với TK loại 6: Chi phí sản xuất, kinh doanh
  

• 
  TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp: Các DN thường mở thêm các TK cấp 2 để theo dõi chi tiết cho từng nguyên liệu, vật liệu cấu thành chi phí.
  
• 
  TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp: Các DN thường mở TK cấp 2 để theo dõi chi tiết cho từng phân xưởng, tổ đội sản xuất.
  
• 
  Các TK khác còn lại trong loại 6: Hầu hết các DN đều không mở thêm các TK chi tiết ngoài quy định của Nhà nước.
  

- Với TK loại 0: Tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán

Ngoại trừ TK 007 – Ngoại tệ các loại, được mở chi tiết để theo dõi chi tiết từng loại ngoại tệ, các TK khác hầu như không được DN sử dụng, hoặc, nếu có thì không xây dựng thêm các TK cấp 2 để theo dõi chi tiết các đối tượng kế toán phục vụ cho nhu cầu quản lí và điều hành DN.

2.2.3.3.Thực trạng tổ chức hình thức sổ kế toán

Tổ chức hình thức sổ kế toán cho DN là việc xác định hệ thống sổ kế toán cùng với mối quan hệ giữa các sổ đó với tư cách là các tài liệu trung gian, để ghi chép lại nội dung các chứng từ sau khi đã phân loại. Mỗi bộ sổ kế toán sẽ đặc trưng cho một hình thức kế toán, đồng thời sẽ quy định trình tự ghi sổ đối với hình thức đó. Theo chế độ kế toán trước 01/01/2015, có bốn hình sổ thức kế toán: Hình thức sổ nhật kí chung, hình thức sổ nhật kí sổ cái, hình thức sổ chứng từ ghi sổ, hình thức sổ nhật kí - chứng từ. Hình thức kế toán trên máy vi tính không có hệ thống sổ KT riêng nên bắt buộc phải sử dụng hệ thống sổ của một trong bốn hình thức trên. Mỗi hình thức sổ kế toán có những ưu, nhược điểm riêng; DN căn cứ vào tình hình thực tế của mình để lựa chọn một hình thức sổ kế toán thích hợp.

Trong điều kiện hiện nay, các DN, dù có quy mô lớn, vừa hay nhỏ, đều sử dụng máy tính nên hình thức kế toán duy nhất mà tất cả các DN SXKD lựa chọn là hình thức kế toán máy. Hình thức kế toán máy không lấy thông tin từ các sổ kế toán, mà lấy thông tin trực tiếp từ chứng từ kế toán để lập các báo cáo kế toán. Sổ kế toán, nếu có, chỉ là các sản phẩm đầu ra của HTTT KT, có khuôn mẫu được quy định trước; Thông tin trên sổ được lấy từ các chứng từ kế toán – tương tự các báo cáo kế toán. Điều ấy cho thấy, hình thức kế toán máy không phải là một hình thức kế toán theo đúng nghĩa của nó. Kết quả khảo sát trên bảng 2.6 cho thấy, việc xác định hình thức kế toán máy ở các DN SXKD chưa thống nhất: Mặc dù các DN đều sử dụng hình thức kế toán máy, nhưng chỉ có 56,7% xác định DN mình sử dụng hình thức này; Số DN còn lại, chủ yếu xác định sử dụng hình thức sổ kế toán Nhật kí chung (31,6%), đồng thời, 93,4% số DN xác định hình thức KT Nhật kí chung đáp ứng được nhu cầu quản lí của DN ; Hình thức Nhật kí chứng từ hầu như không được DN sử dụng (chỉ chiếm 1,7%).

Bảng 2.6: Kết quả KS về hình thức sổ kế toán

Tuy vậy, mỗi phần mềm kế toán mà các DN SXKD đang sử dụng đều có những hạn chế nhất định và tất yếu không thể xác định trước tất cả mọi nhu cầu cung cấp thông tin cho quá trình quản lí và điều hành DN. Điều đó bắt buộc các DN đều phải lựa chọn một hình thức sổ kế toán theo đúng nghĩa là một trong bốn hình thức sổ: Nhật kí sổ cái, nhật kí chung, chứng từ ghi sổ, nhật kí-chứng từ, để từ đó có một bộ sổ kế toán tương ứng. Những thông tin mà phần mềm kế toán được DN lựa chọn sử dụng chưa có chức năng cung cấp, kế toán sẽ phải nhặt ra từ các sổ kế toán được in ra từ HTTT kế toán để hoàn thành chức năng cung cấp thông tin KT, phục vụ quản lí và điều hành DN.

Bộ sổ kế toán được lựa chọn phổ biến nhất trong các DN SXKD hiện nay là bộ sổ của hình thức sổ Nhật kí chung (khoảng 80%); Cũng có một số ít DN sử dụng hình thức sổ Nhật kí - chứng từ (khoảng 2%). Đây là số liệu nhận định trong hồ sơ quản trị mối quan hệ khách hàng của các nhà chuyên cung cấp các sản phẩm phần mềm kế toán cho DN tại Việt Nam, như: Misa, Fast, Effect, Bravo, MeliaSoft, AdSoft, KTSYS, AccNet, ... Microsoft Money, QuickBook, Solomon, Sirius, AccPac, MAS90, ...

Trong quy trình kế toán máy, sổ kế toán không phải là căn cứ để lập báo cáo kế toán mà nó cùng với báo cáo kế toán, tạo thành hai bộ phận bình đẳng, ngang hàng khi cấu thành đầu ra của HTTT kế toán. Trong kế toán máy, sổ kế toán, một mặt là căn cứ để kiểm tra, đối chiếu các số liệu kế toán; Mặt khác, sổ kế toán là căn cứ để lập các báo cáo kế toán chi tiết còn thiếu do việc đặt bài toán chưa phổ quát để đưa vào phần mềm xử lí.

Hiện nay, hầu hết các DN đều sử dụng hình thức kế toán máy dựa trên việc mô phỏng một hình thức sổ kế toán thủ công, nhằm tạo ra một bộ sổ kế toán theo quy định của hình thức sổ kế toán đã chọn. Có bốn hình thức sổ kế toán thủ công, nhưng, hình thức sổ kế toán Nhật kí chung được 93,4 % các DN lựa chọn và cho là phù hợp.

Tất cả các mẫu sổ của các hình thức sổ kế toán đều được Nhà nước ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20-03-2006 thay thế Chế độ kế toán DN ban hành theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01-11-1995 của Bộ Tài chính, bao gồm các loại sổ kế toán sau đây:

- Đối với các DN áp dụng hình thức sổ kế toán nhật kí chung, các sổ kế toán chủ yếu được mở bao gồm:

• 
  Sổ nhật kí chung;
  
• 
  Các sổ nhật kí đặc biệt (nhật kí mua hàng, nhật kí bán hàng, nhật kí thu tiền, nhật kí chi tiền, ...);
  
• 
  Sổ cái các tài khoản;
  
• 
  Các sổ, thẻ kế toán chi tiết;
  
• 
  Các bảng tổng hợp chi tiết.
  

• 
  Sổ chứng từ ghi sổ;
  
• 
  Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ;
  
• 
  Sổ cái;
  
• 
  Các sổ, thẻ kế toán chi tiết;
  
• 
  Các bảng tổng hợp chi tiết.
  

Bảng 2.7: Kết quả KS về in sổ kế toán

Qua quá trình khảo sát, tác giả nhận thấy, các DN hiện nay có ba xu hướng tổ chức hệ thống sổ kế toán sau đây:

Một là, trong các DN có quy mô lớn: Các DN thuộc loại này thường là các Tập đoàn kinh tế, các Tổng công ty, các DN SXKD tổ chức theo mô hình công ty mẹ - con,... Tại các DN này, tổng số sổ kế toán được sử dụng rất nhiều; Đa phần các DN sử dụng trên dưới 60 mẫu sổ kế toán, chẳng hạn: Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam (VNPT) sử dụng 67 mẫu sổ kế toán, Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) sử dụng 62 mẫu sổ kế toán, Tổng công ty Sông Đà sử dụng 60 mẫu sổ kế toán, ... trong đó, có những mẫu sổ mang tính bắt buộc theo quy định của Nhà nước, có những mẫu sổ mang tính hướng dẫn của Nhà nước, những mẫu sổ còn lại được thiết kế theo hướng dẫn riêng của ngành nghề kinh doanh và của của DN.

Một điểm riêng biệt mà các DN loại này hiện có là toàn bộ công tác kế toán được tổ chức thực hiện nhờ các PMKT viết theo đơn đặt hàng với các công ty phần mềm, được triển khai và bảo trì thống nhất từ trên xuống dưới một cách thống nhất trong các đơn vị trực thuộc và đơn vị thành viên. PMKT mà các đơn này sử dụng đều được thiết kế theo hướng mô phỏng đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán của hình thức sổ kế toán nhật kí chung hoặc theo hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ, đưa ra đầy đủ các báo cáo tài chính theo quy định; Có khả năng cung cấp thông tin tổng thể mọi lúc, mọi nơi, quản trị đầy đủ dòng luân chuyển thông tin giữa các bộ phận chức năng, giữa các đơn vị trong DN.

Trong các DN có vốn đầu tư nước ngoài (công ty liên doanh liên kết, các công ty con của tập đoàn đa quốc gia), như công ty Panasonic, công ty Samsung, công ty LG, công ty Honda, công ty Toyota, ... mặc dù phải lập hệ thống BCTC và báo cáo quản trị bằng hai thứ tiếng: Tiếng Việt Nam và tiếng bản địa (tiếng Nhật, tiếng Hàn Quốc, tiếng Trung quốc, ...), nhưng hệ thống sổ kế toán hiện nay ở những DN loại này vẫn chỉ được thiết kế bằng tiếng Việt Nam.

Qua khảo sát, các DN hiện nay đều tiến hành tổ chức vận dụng hệ thống BCTC định kì theo quy định chung của Nhà nước ban hành tại quyết định số 15/2006-TC/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 thay thế cho quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT ban hành ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính. Các báo cáo mà mỗi DN phải lập bao gồm:

• 
  Các BCTC, loại này bao gồm:
  

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu B02-DN);

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu B03-DN);

- Thuyết minh BCTC (Mẫu B09-DN).

Riêng “Báo cáo cáo lưu chuyển tiền tệ”, đối với các DN nhỏ và vừa theo quy định của chế độ KT DN nhỏ và vừa (ban hành theo quyết định số 49/2006/QĐ-BTC), mặc dù chưa được Nhà nước quy định là loại báo cáo bắt buộc nhưng các DN lớn đều tiến hành lập; một số DN quy mô nhỏ và vừa không tiến hành lập. Xét về lí do không lập báo cáo này, các DN cho rằng: Một mặt do tính không bắt buộc mà việc lập báo cáo lại tương đối phức tạp và rất khó lập báo cáo tự động trên máy tính thông qua PMKT, mặt khác, do DN không thấy hết ý nghĩa, tác dụng của báo cáo lưu chuyển tiền tệ trong quá trình quản lí các dòng tiền của DN.

Bảng 2.8: Kết quả KS về báo cáo kế toán

Trong các DN hoạt động theo mô hình tập đoàn có công ty mẹ-con, còn một loại báo cáo rất đặc thù, đó là “BCTC hợp nhất" theo quy định của quyết định số 15/2006/QĐ-BTC dành cho mô hình tập kinh tế tập đoàn. Đối với các DN hoạt động theo mô hình này, khi hợp nhất BCTC, bắt buộc phải điều chỉnh lại đảm bảo phải áp dụng thống nhất chính sách kế toán, ước tính kế toán đang áp dụng, đồng nhất thời điểm lập báo cáo, đồng nhất phương pháp tính giá, phương pháp tính toán các chỉ tiêu, ...

• 
  Các báo cáo nội bộ và báo cáo kế toán chi tiết được thiết kế theo yêu cầu của từng DN, bao gồm:
  

• 
  Báo cáo chi phí, giá thành;
  
• 
  Báo cáo nhập – xuất – tồn vật tư;
  
• 
  Báo cáo tăng giảm Tài sản cố định;
  
• 
  Báo cáo tình hình lao động tiền lương và các khoản trích theo lương;
  
• 
  Báo cáo tiền mặt, tiền gửi, tiền đang chuyển, tiền tạm ứng;
  
• 
  Báo cáo chi tiết phải thu của khách hàng;
  
• 
  Báo cáo phải trả cho người bán;
  
• 
  Báo cáo doanh thu;