Nhận thức, trình độ của cán bộ quản lí và nhân viên

Trong HTTT KT của DN, con người là yếu tố tiên quyết đối với sự thành bại trong sử dụng và vận hành hệ thống. Tuy vậy, ở nước ta, nhận thức, trình độ dân trí, trình độ chuyên môn của đa phần cán bộ quản lí và nhân viên trong DN SXKD còn rất nhiều hạn chế để tiếp cận một HTTT KT hiện đại.

Với trình độ dân trí thấp và ý thức thiếu hiểu biết, con người dễ dàng bỏ qua một số bước, một số khâu vốn cần được tuân thủ ngặt nghèo của thủ tục kế toán trong HTTT KT hiện đại. Điều này có thể gây ra vô vàn thiệt hại cho DN SXKD; Số thiệt hại là không tính đếm hết được trong điều kiện ứng dụng CNTT. Việc nâng cao dân trí và ý thức làm chủ DN đối với cán bộ quản lí và nhân viên là một việc làm cấp bách không thể thiếu đối với các DN ứng dụng CNTT trong quản lí và SXKD.

Trình độ chuyên môn của cán bộ quản lí và nhân viên lại làm ảnh hưởng đến hiệu quả của việc sử dụng, vận hành HTTT KT tại DN. Người có trình độ chuyên môn cao, bên cạnh khả năng sử dụng đúng quy trình, sử dụng hết chức năng của HTTT KT trong DN, còn có thể khai thác triệt để tính ưu việt của CNTT trong HTTT KT để cung cấp nhiều thông tin KT có ích hơn cho việc quản lí, điều hành DN dựa trên các công cụ khoa học về phân tích dữ liệu và dự báo kinh tế.

Hội nhập kinh tế là sự gắn kết nền kinh tế của một nước vào các tổ chức hợp tác kinh tế khu vực và toàn cầu, trong đó, các thành viên quan hệ với nhau theo các nguyên tắc, quy định chung. Thực ra, hội nhập kinh tế đã xuất hiện cách đây khoảng 2000 năm, khi đế chế La Mã thống trị và áp đặt đồng tiền của họ. Tuy vậy, phải sau đại chiến thế giới thứ hai, sự hội nhập kinh tế mới mang đầy đủ ý nghĩa thông qua các tổ chức như Liên Minh Châu Âu, Hội đồng tương trợ kinh tế (SEV), Hiệp định chung về thuế quan và thương mại (GATT). Từ những năm 1990 trở lại đây, tiến trình này phát triển mạnh cùng với xu thế toàn cầu hoá đời sống kinh tế - xã hội, thể hiện ở sự xuất hiện của nhiều tổ chức kinh tế khu vực và toàn cầu.

Trong thời đại ngày nay, lực lượng sản xuất, đặc biệt là CNTT phát triển với một tốc độ chóng mặt, nó đặt ra yêu cầu vừa tạo ra khả năng tổ chức lại thị trường trong phạm vi toàn cầu. Các quốc gia ngày càng có nhiều mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, cần sự bổ trợ cho nhau. Đó là những tiền đề thực tế để đạt được cái đích cuối cùng của quá trình toàn cầu hoá hướng tới, đó là, một nền kinh tế toàn cầu thống nhất không biên giới về kinh tế. Những tiền đề đó bao gồm:

Một là, mỗi quốc gia dù là nước phát triển hay chậm phát triển, đều tìm thấy cho mình những lợi ích nhất định khi tham gia hội nhập kinh tế quốc tế. Đây chính là nguyên nhân đầu tiên và cơ bản để một quốc gia tham gia hội nhập kinh tế quốc tế.

Hai là, nền công nghệ toàn cầu đang xuất hiện. Nền công nghệ cơ khí về cơ bản vẫn là một nền công nghệ có tính quốc gia, nhưng, gần đây công nghệ thông tin và vận tải đã phát triển vượt bậc. Những tiến bộ công nghệ đã có tác động cực kì quan trọng đến toàn bộ các quan hệ kinh tế quốc tế, nó biến các công nghệ có tính quốc gia thành công nghệ toàn cầu.

Chính công nghệ toàn cầu này là cơ sở quan trọng đặt nền móng cho sự đẩy mạnh quá trình toàn cầu hoá. Nhờ có công nghệ toàn cầu hoá phát triển, sự hợp tác giữa các quốc gia, các tập đoàn kinh doanh có thể mở rộng từ sản xuất đến phân phối trên phạm vi toàn cầu, những quan hệ này phụ thuộc lẫn nhau, cùng có lợi để phát triển.

Quá trình toàn cầu hoá được thể hiện thông qua những biểu hiện sau:

- Hàng rào thuế quan, phi thuế quan đang giảm dần và tiến tới bị xoá bỏ theo các cam kết quốc tế đa phương và toàn cầu để chuẩn bị hình thành một nền kinh tế thế giới không còn biên giới quốc gia.

- Các công ty của các quốc gia ngày càng có quyền kinh doanh tự do ở mọi quốc gia, trên các lĩnh vực được cam kết, không có phân biệt đối xử. Điều này đã xoá bỏ các biên giới về đầu tư, dịch vụ và các lĩnh vực kinh tế khác.

Việt Nam là một nước nghèo, trình độ sản xuất thấp, các doanh nghiệp còn bé nhỏ, sức cạnh tranh thấp, trình độ quản lí còn hạn chế thì hội nhập kinh tế quốc tế và khu vực mang lại những cơ hội, đồng thời là những khó khăn, thách thức lớn; Việc tổ chức các HTTT (bao gồm cả HTTT kế toán) trong DN đòi hỏi phải có tầm trong việc tổ chức và thực hiện để một mặt, phù hợp với cơ cấu tổ chức và trình độ quản lí hiện tại của DN, mặt khác, phải có khả năng vươn tới sự hòa đồng với các DN khác trong khu vực và quốc tế.

2.1.4. Xu thế sáp nhập doanh nghiệp

Sáp nhập doanh nghiệp với tư cách là một dạng của tập trung kinh tế, trong đó, một hoặc một số DN từ bỏ pháp nhân của mình để gia nhập vào một DN khác. Doanh nghiệp nhận sáp nhập sẽ tiếp nhận toàn bộ tài sản, quyền, lợi ích hợp pháp và nghĩa vụ của DN bị sáp nhập. Sau khi việc sáp nhập hoàn thành, DN bị sáp nhập sẽ chấm dứt sự tồn tại của mình.

Sáp nhập và mua bán DN có sự khác nhau: Mua bán DN là một thuật ngữ chung để mô tả cách thức chuyển quyền sở hữu. Sáp nhập lại là một thuật ngữ có nghĩa hẹp hơn, một thuật ngữ kĩ thuật để mô tả một quy trình pháp lí đặc biệt có thể hoặc không tiếp diễn thông qua mua bán DN.

Sáp nhập DN cũng cần được phân biệt với liên doanh. Liên doanh giữa các DN là việc hai hay nhiều DN cùng góp một phần tài sản, quyền lợi và nghĩa vụ hợp pháp của mình để hình thành một DN mới.

Đi cùng với sự sáp nhập DN, quy mô DN được mở rộng, cơ cấu tổ chức hệ thống cũng trở nên phức tạp hơn và kéo theo nhiều vấn đề quản lí phức tạp hơn cần được giải quyết. Khi đó, các HTTT trong DN bao gồm cả HTTT kế toán cũng cần phải tổ chức lại để phù hợp cơ cấu tổ chức, nhu cầu và trình độ quản lí của DN mới.

Theo Luật CNTT (số 67/2006/QH11 của Quốc hội khóa 11): (1)-Ứng dụng CNTT là việc sử CNTT vào các hoạt động thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh và các hoạt động khác nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả của các hoạt động này. (2)-Cơ sở hạ tầng thông tin là hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số, bao gồm mạng viễn thông, mạng Internet, mạng máy tính và cơ sở dữ liệu.

Trong giai đoạn hiện nay, đa số các DN ở nước ta đã và đang triển khai ứng dụng CNTT trong tổ chức các HTTT quản lí nói chung và HTTT kế toán nói riêng. Các DN ứng dụng CNTT ở các mức độ khác nhau, khả năng khai thác cơ sở hạ tầng thông tin ở mức độ khác nhau: Có những DN chỉ ứng dụng máy tính ở cấp độ riêng lẻ; có DN đã biết khai thác mạng InterNet, mạng viễn thông và tự xây dựng hệ thống mạng LAN nội bộ trong DN; Ở mức cao hơn, DN đã biết khai thác và tận dụng các cơ sở dữ liệu dùng chung được chia sẻ bởi Nhà nước và các tổ chức kinh tế - xã hội khác như là một tài nguyên quan trọng của DN.

Khi tổ chức HTTT kế toán ở DN với thành phần cốt lõi và đặc biệt quan trọng là hệ thống phần mềm, các DN đều muốn phần mềm mình đang sử dụng dựa trên một hạ tầng thông tin linh hoạt để dễ dàng phát triển hệ thống thông tin của mình khi DN có điều kiện sẽ phát triển và mở rộng quy mô hay được định giá cao khi tham gia liên doanh, sáp nhập. Một PMKT phải xây dựng dựa trên một hạ tầng thông tin không cứng nhắc trong các ứng dụng, môi trường máy tính, môi trường mạng InterNet, mạng viễn thông và khai thác cơ sở dữ liệu sẽ cho phép DN đổi mới và phát triển HTTT mà không gặp bất kì trở ngại nào. Một phần mềm quản lí mà các DN đang hướng tới là “phần mềm quản lí tổng thể” cho phép tích hợp mọi ứng dụng quản lí DN trong một phần mềm. Điều đó, một mặt sẽ tiết kiệm chi phí quản lí, mặt khác, nó mang lại nhiều hiệu quả to lớn cho công tác quản lí nói chung vì tính đồng bộ, nhất quán trong việc cung cấp thông tin ở mọi phân hệ quản lí trong DN. Tuy vậy, việc thiết kế và xây dựng phần mềm giải pháp quản lí tổng thể cho DN còn gặp rất nhiều khó khăn; Khó khăn đầu tiên phải kể đến là chi phí vì giá của các phần mềm này thường rất cao; Những khó khăn tiếp theo là lựa chọn phần mềm: Các phần mềm mua của nước ngoài thì vừa đắt đỏ vừa không tương thích với trình độ quản lí của các DN Việt Nam, các phần mềm trong nước thì chưa thực sự đúng nghĩa là giải pháp quản lí tổng thể cho DN.

Việc sử dụng nhiều loại tiền tệ và nhiều thứ tiếng khác nhau trong quá trình kinh doanh ở DN là một biểu hiện tất yếu trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, đặc biệt là trong các công ty có vốn đầu tư nước ngoài và tập đoàn đa quốc gia. Một hệ thống hạch toán kế toán đa tệ sẽ giúp cho các doanh nghiệp kiểm soát được tình hình tiền tệ của mình; Hệ thống hạch toán cho phép sử dụng nhiều thứ tiếng sẽ cho phép doanh nghiệp quản trị kinh doanh trên nhiều quốc gia khác nhau. Nói chung, yếu tố này tạo điều kiện cho các doanh nghiệp tập trung hoá trong quản lí kinh tế - tài chính.

Ở Việt Nam hiện nay, các phần mềm kế toán đang sử dụng hầu như chỉ dựa trên ngôn ngữ tiếng Việt, điều đó làm hạn chế hiệu quả trong việc sử dụng phần mềm và cung cấp thông tin ở các DN có yếu tố nước ngoài. Nói chung, phần mềm kế toán và giải pháp quản lí doanh nghiệp cần phải có thêm hệ thống giao diện và báo cáo bằng tiếng nước ngoài, như: tiếng Anh, tiếng Nhật,  tiếng Hàn Quốc, tiếng Trung quốc,...

Bên cạnh hệ thống giao diện và báo cáo đa ngôn ngữ, PMKT phải có chức năng xử lí để cung cấp sổ sách, BCTC và báo cáo quản trị trên nhiều loại đồng tiền khác nhau cùng lúc, giúp cho các doanh nghiệp xây dựng hệ thống sổ sách, báo cáo dựa trên đồng tiền ghi sổ (gọi là đồng tiền chức năng) theo quy định của pháp luật Việt Nam, đồng thời có thể kết xuất thông tin qua hệ thống sổ sách, báo cáo cho các nhà đầu tư nước ngoài và công ty mẹ ở nước ngoài bằng một đồng tiền khác (đồng tiền báo cáo).

Đối với các DN có vốn nước ngoài, chính sách và cơ chế quản lí của các quốc gia có liên quan cũng ảnh hưởng đến việc tổ chức HTTT kế toán của DN. Khi đó, việc tổ chức HTTT kế toán ở DN phải quan tâm và hiện thực hóa tính đặc thù của các cơ chế, chính sách ở quốc gia đối tác.

Đa số các DN vó vốn đầu tư nước ngoài ở Việt nam hiện nay, khi vận dụng hệ thống tài khoản kế toán DN thống nhất của Việt nam, DN thường bổ sung thêm một nhóm kí tự riêng theo yêu cầu của phía đối tác, nhằm tạo khả năng cung cấp các sổ sách và báo cáo kế toán riêng theo yêu cầu của phía đối tác liên quan ở nước ngoài.

Song song với quá trình quản lí đa tệ, đa chính sách tồn tại trong một DN, việc đồng bộ hóa dữ liệu kế toán ở các chi nhánh, các quốc gia để làm cơ sở cho việc phân tích, đánh giá các hoạt động sản xuất và kinh doanh ở DN cũng là một vấn đề mà các HTTT kế toán ở DN phải đặc biệt quan tâm.

2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Ở DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH HIỆN NAY Ở VIỆT NAM

Tác giả đã khảo sát tại 468 DN và thu được 411 kết quả hợp lệ. Quy trình thu thập, phân tích dữ liệu trên Website đã được trình bày rõ trong "Phương pháp nghiên cứu" của phần mở đầu của luận án.

2.2.1. Thực trạng tổ chức con người trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

2.2.1.1. Thực trạng về nguồn nhân lực

Tại các DN SXKD hiện nay ở Việt Nam, lực lượng cán bộ kế toán hầu hết được đào tạo một cách bài bản ở các trường đại học, cao đẳng hoặc trung cấp ở trong và ngoài nước. Việc đào tạo sinh viên kế toán ở các trường, về cơ bản là đáp ứng được nhu cầu cả về chất lượng và số lượng cán bộ cho dù có sự chênh lệch giữa các trường về đội ngũ cán bộ giảng dạy, về truyền thống cung cấp sản phẩm đào tạo và mặt bằng tuyển sinh. Theo khảo sát đến tháng 5/2015, trình độ cán bộ kế toán trong DN ở Việt Nam có bằng trên ĐH chiếm 14,8%, ĐH chiếm 69,9%, cao đẳng chiếm 14,9%, trung cấp chiếm 0,4% trong tổng số. Xem bảng 2.1 dưới đây:

Bảng 2.1: Kết quá KS trình độ cán bộ KT trong DN

Tuy vậy, việc đào tạo cán bộ kế toán của các trường đều nhắm đến một đích chung là cung cấp nguồn nhân lực kế toán để thực hiện công tác kế toán thủ công, nên, quy trình thực hiện công tác kế toán vẫn bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc trên giấy, phân loại chứng từ, ghi sổ kế toán và từ đó lập các báo cáo kế toán. Khi đó, HTTT kế toán chỉ được xác định gồm ba thành phần, đó là: Cán bộ kế toán, Thủ tục kế toán và Dữ liệu kế toán. Trong đa số DN vừa và nhỏ, người ta chỉ xác định mục tiêu cuối cùng của công tác kế toán là lập BCTC để phục vụ cho việc kiểm tra của các cơ quan Nhà nước; Việc lập báo cáo chi tiết thường bị xem thường và các nhà quản lí DN cũng chưa quan tâm đúng mức đến loại thông tin này.

Trong điều kiện ứng dụng CNTT, HTTT kế toán gồm năm thành phần, ngoài cán bộ kế toán, dữ liệu kế toán, thủ tục kế toán, HTTT kế toán còn bao gồm cả hệ thống phần cứng và phần mềm kế toán. Với nền tảng đã được đào tạo cùng với kinh nghiệm làm việc thực tế, đa số cán bộ kế toán tại các DN còn bỡ ngỡ với hệ thống phần cứng máy tính, lại càng bỡ ngỡ hơn về các phần mềm kế toán. Đối với một HTTT, với ba mức độ tiếp cận: Sử dụng, vận hành và phát triển HTTT, cán bộ kế toán trong các DN thường chỉ biết sử dụng HTTT như một chiếc hộp đen, việc vận hành HTTT và phát triển HTTT thường được giao cho các chuyên gia về CNTT.

Tổ chức bộ máy kế toán của DN phụ thuộc vào mô hình tổ chức SXKD của DN, mà mô hình tổ chức SXKD thường phụ thuộc vào quy mô của DN.

Theo kết quả khảo sát ở bảng 2.2 dưới đây, tổng số DN vừa và nhỏ chiếm tỉ trong lớn (74,9%), các loại hình DN này thường tổ chức công tác kế toán theo mô hình tổ chức tập trung (66,7%); Có một số DN quy mô vừa tổ chức theo mô hình phân tán hay hỗn hợp. Các DN lớn chiếm 20,4% với đa phần là tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình phân tán hay hỗn hợp, chỉ có 3,2% số DN tổ chức bộ máy theo mô hình kế toán tập trung.

Khi sử dụng HTTT kế toán, đa số cán bộ kế toán trong các DN SXKD không nắm rõ toàn bộ thủ tục kế toán trong HTTT vì mỗi người thường chỉ thực hiện chức năng của một phân hệ kế toán đơn lẻ.

Bảng 2.2: Kết quả KS quy mô và và mô hình kế toán trong DN

Trong các DN SXKD, mỗi phần hành KT được coi là một phân hệ kế toán trong HTTT KT của DN, thường bao gồm:

• 
  Phân hệ kế toán vốn bằng tiền;
  
• 
  Phân hệ kế toán vật tư hàng hóa;
  
• 
  Phân hệ KT tài sản cố định và các khoản đầu tư dài hạn;
  
• 
  Phân hệ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương;
  
• 
  Phân hệ kế toán chi phí, giá thành;
  
• 
  Phân hệ kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh;
  
• 
  Phân hệ kế toán các khoản nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu;
  
• 
  Phân hệ kế toán tổng hợp.
  

Trong quá trình khảo sát HTTT kế toán trong các DN SXKD ở Việt Nam, tác giả nhận thấy, trình độ của các bộ kế toán ở DN có sự chênh lệch khá lớn giữa các DN có quy môn lớn (Tổng công ty, tập đoàn kinh tế, một số DN liên doanh) và các DN quy mô vừa và nhỏ. Trong các DN quy mô lớn, lực lượng cán bộ kế toán khá hùng mạnh; Họ tỏ ra rất tinh thông nghề nghiệp, bản lĩnh nghề nghiệp rất cao (chiếm 76% cán bộ có trình độ trên đại học trong tổng số), am hiểu quy trình và rất thông hiểu chế độ, chuẩn mực kế toán; Ngược lại, ở nhiều DN quy mô nhỏ, trình độ cán bộ kế toán rất non kém, không sõi việc (chỉ có 1,9% có trình độ trên đại học). Họ hiểu biết rất ít về các các quy định, chế độ và chuẩn mực kế toán. Nhiều DN quy mô nhỏ thực hiện công tác kế toán rất hình thức, chủ yếu để chống chế với cán bộ Thuế làm công tác chuyên quản và đội ngũ cán bộ làm công tác quyết toán thuế hàng năm; Loại hình DN quy mô vừa thì ở mức giữa của hai loại hình trên.

Nhìn chung, đa số cán bộ kế toán chưa có tư duy tích lũy để am hiểu về các vấn đề toàn cầu, khó hội nhập sâu rộng với kế toán quốc tế. Theo số liệu khảo sát sinh viên tốt nghiệp của các trường đại học uy tín, có khoảng 2/3 số sinh viên tốt nghiệp cho biết, họ chưa thể nắm bắt được công việc kế toán ngay khi được giao mà phải được đào tạo, hướng dẫn lại. Với kiến thức chủ yếu là lí thuyết hàn lâm, đội ngũ nhân lực kế toán mới tốt nghiệp đại học chưa đáp ứng được ngay nhu cầu thực tế của các đơn vị kinh tế nội địa, gần như 100% tự cảm thấy chưa thể cung ứng ngay dịch vụ kế toán cho các đơn vị kinh tế nước ngoài hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam.

2.2.2. Thực trạng về tổ chức dữ liệu kế toán trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

2.2.2.1. Thực trạng về tổ chức thu thập dữ liệu kế toán

Dữ liệu kế toán trong các DN SXKD được hình thành từ hai nguồn cơ bản, gồm các dữ liệu được kế toán ghi chép trên các chứng từ gốc và ghi nhận từ bộ phận hạch toán nghiệp vụ.

Bộ phận hạch toán nghiệp vụ cung cấp cho kế toán các thông tin về định mức: định mức khấu hao tài sản cố định, định mức tiêu hao nguyên liệu vật liệu, định mức nhân công, định mức hao hụt, ... Đây là cơ sở để kế toán lập các báo cáo kế toán quản trị và thực hiện chức năng kiểm tra việc thực hiện định mức.

Bộ phận quan trọng nhất của dữ liệu kế toán là các chứng từ kế toán do kế toán viên của DN lập ra để ghi chép lại các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh trong DN, với tư cách là một biên bản mẫu mực đã được Nhà nước ban hành hay chấp nhận với đầy đủ tư cách pháp lí. Một bộ phận chứng từ khác là các chứng từ ngoài do các đơn vị khác lập và được kế toán DN sử dụng, như: hóa đơn bán hàng, biên lai thu tiền, giấy báo nợ, giấy báo có, ...

Việc thu thập dữ liệu kế toán qua các chứng từ được các DN SXKD thực hiện, cho đến giai đoạn này – giai đoạn ứng dụng CNTT vào công tác quản lí, về cơ bản chưa có nhiều thay đổi so với giai đoạn làm kế toán thủ công. Kết quả khảo sát ở bảng 2.5 cho thấy, chỉ có 33,3% số DN tự tổ chức in chứng từ đồng thời có thay đổi các thuộc tính trên chứng từ. Khi có một nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh, kế toán lập chứng từ trên giấy rồi nhập vào máy tính, hoặc, với một số nghiệp vụ đã chuẩn hóa đầy đủ, kế toán nhập thông tin qua một cửa sổ giao diện của phần mềm kế toán, sau đó in ra giấy và đem kí duyệt. Cả hai trường hợp trên, chứng từ giấy vẫn được coi là chứng từ gốc để làm căn cứ hạch toán và lưu trữ.

Tác giả nhận thấy, trong các DN hiện nay, chưa có DN nào thực hiện tiến trình xác định tính hợp lệ của chứng từ in ra từ máy tính tại thời điểm chưa kí (không hợp lệ) và đã kí (hợp lệ) khi ứng dụng PMKT.

Có một số DN kinh doanh đặc thù trong ngành bưu điện, ngân hàng, viễn thông, các siêu thị,... thông tin ghi trên chứng từ còn được ghi nhận qua các thiết bị ghi nhận thông tin đặc biệt để đưa vào cơ sở dữ liệu trong máy tính, đồng thời, in ra giấy để làm thủ tục và bằng chứng thanh toán.

2.2.2.2. Thực trạng về tổ chức nhập và đối chiếu dữ liệu kế toán

Độ chính xác của quá trình nhập dữ liệu kế toán phụ thuộc rất nhiều vào chủ quan của nhân viên kế toán. Sự sai sót trong thao tác nhập liệu là điều không thể tránh khỏi. Do đó, việc đối chiếu chứng từ gốc và chứng từ máy là cần thiết để phát hiện sai sót trong khâu nhập liệu. Tuy vậy, kết quả khảo sát trên bảng 2.3 cho thấy, có đến 69% DN không tiến hành tổ chức tiến trình đối chiếu này trong công tác kế toán. Khi đó, độ chính xác của tiến trình nhập liệu hoàn toàn trao cho chủ quan cá nhân của một người.

Bảng 2.3: Kết quả KS tình hình đối chiếu dữ liệu

Nếu tiến trình đối chiếu dữ liệu được tiến hành thì sẽ có người chuyên trách thực hiện. Điều đó làm giảm thiểu các sai sót cơ học không đáng có đối với công tác kế toán của DN.

2.2.2.3. Thực trạng về tổ chức lưu trữ dữ liệu kế toán

Dữ liệu kế toán trong DN SXKD nhất thiết phải được lưu trữ theo quy định tại điều 40 của Luật kế toán (năm 2003). Các dữ liệu kế toán trong DN là các chứng từ kế toán với tư cách là các biên bản để ghi nhận và minh chứng cho các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh trong DN; Nó bao gồm hai loại: Các chứng từ kế toán trong niên độ kế toán hiện tại và các chứng từ kế toán của những niên độ kế toán trước đó.

Hiện nay, trong các DN SXKD, việc tổ chức lưu trữ dữ liệu kế toán đang có sự khác biệt trong các DN với quy mô khác nhau:

Thứ nhất: Trong các DN SXKD có quy mô lớn, các dữ liệu kế toán được tổ chức lưu trữ rất bài bản và tuân thủ theo đúng quy định của luật kế toán DN năm 2003. Theo khảo sát, tất cả các DN có quy mô lớn đều ứng dụng Tin học vào công tác kế toán. Các chứng từ kế toán đều được lưu trữ đầy đủ trên hai loại vật mang tin: Trên giấy và trong bộ nhớ (ngoài) của máy tính. Kết quả KS trên bảng 2.4 cho thấy, có 32,1% số DN đã tiến hành lưu trữ chứng từ điện tử.

Các chứng từ đang sử dụng trong niên độ kế toán hiện tại, dù được lập trên giấy (có kí duyệt) rồi nhập vào máy tính hay nhập vào máy tính (qua phần mềm kế toán) rồi in ra giấy, đem đi kí duyệt để thành chứng từ, thì, đều được lưu trữ và bảo quản cẩn thận.

Các chứng từ kế toán của những niên độ trước, được phân loại rồi đem lưu trữ theo đúng quy trình lưu trữ và bảo quản chứng từ của luật kế toán.

Thứ hai: Trong các DN có quy mô vừa và nhỏ, quy trình lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán, đa phần được DN thực hiện rất cẩu thả và tùy tiện. Kết quả khảo sát các DN quy mô vừa và nhỏ cho thấy, các chứng từ lập trên giấy, sau khi phân loại để nhập vào máy tính thông qua phần mềm kế toán thì đem lưu trữ một cách hổ lốn và luộm thuộm, không thực hiện phân loại trước khi đem lưu trữ; Những chứng từ lập trên máy tính rồi in ra giấy, thường chỉ được lập thành một liên duy nhất để giao cho khách hàng, kế toán DN chỉ thực hiện lưu trữ nội dung các chứng từ đó trong máy tính chứ không lưu trữ chứng từ giấy đã in và kí duyệt theo trình tự.

Bảng 2.4: Kết quả KS việc lưu trữ dữ liệu

Tại một số DN SXKD, chủ yếu thuộc loại công ty trách nhiệm hữu hạn, còn hiện tượng lưu trữ hai bộ chứng từ kế toán trong máy với số liệu khác nhau để phản ánh về cùng một nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh. Trong hai bộ chứng từ kế toán đó, một bộ ghi đúng, ghi đủ để làm căn cứ hạch toán nội bộ, bộ còn lại ghi sai để làm báo cáo với cơ quan Thuế. Các DN SXKD thực hiện cách làm này với mục tiêu chủ yếu là trốn tránh nghĩa vụ thuế với Nhà nước, thông qua việc ghi tăng chi phí, để ngoài sổ một số nghiệp vụ làm tăng doanh thu của DN nhằm làm giảm lợi nhuận đến trốn thuế thu nhập DN.