BỘ giáo dục và ĐÀo tạo bộ TÀi chính học viện tài chíNH
Khái niệm, vai trò hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh
tải về 0.93 Mb.
|
- Điều hướng trang này:
- 1.2.1. Luận cứ để xác định cấu trúc hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin
- 1.2.2. Cấu trúc hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin
- Mô hình tổ chức kế toán tập trung
- Mô hình tổ chức kế toán phân tán
- Mô hình tổ chức kế toán hỗn hợp
- 1.2.2.2. Dữ liệu kế toán
- 1.2.2.3. Thủ tục kế toán
- 1.2.2.5. Phần mềm kế toán
1.1.3. Khái niệm, vai trò hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Trong HTTT quản lí, HTTT KT luôn được xác định là thành phần quan trọng nhất trong quá trình cung cấp các thông tin ở mọi cấp độ ra quyết định của người lãnh đạo DN bởi đó là các thông tin về toàn bộ tình hình tài sản và sử dụng tài sản của DN SXKD. Bản chất và vai trò của HTTT KT trong DN SXKD thể hiện qua chu trình quản lí DN tại sơ đồ 1.1 dưới đây: 
Sơ đồ 1.1: Chu trình quản lí SXKD của DN [34, 65] Quá trình thông tin về các nghiệp vụ kinh tế - tài chính trong DN gắn liền với quá trình SXKD, được thực hiện lặp đi lặp lại thành một chu trình vận hành liên tục cho đến khi hoàn thành sứ mệnh và kết thúc sự tồn tại để phát triển lên mức cao hơn. Trong chu trình này tồn tại ba hệ thống có mối quan hệ với nhau: (1) Hệ thống SXKD của DN, dựa trên các thủ tục hạch toán ban đầu được quy định bởi HTTT KT để cung cấp dữ liệu kế toán theo một giao thức thống nhất giữa hai hệ thống độc lập tương đối; (2) HTTT KT nhận dữ liệu KT từ hệ thống SXKD của DN, sau đó, tổ chức lưu trữ, xử lí và cung cấp thông tin qua các báo cáo KT cho các đối tượng sử dụng thông tin KT, dựa trên những thủ tục KT được quy định bởi các đối tượng sử dụng; (3) Các đối tượng sử dụng thông tin KT, trên cơ sở các thông tin KT nhận được từ HTTT KT, có các quyết định, tác động đến hệ thống SXKD của DN. Theo quan điểm hệ thống (gồm các phần tử, các mối quan hệ), không thể mô tả HTTT KT một cách tường minh bởi các mối quan hệ rất đa dạng và nhiều mối liên hệ trong hệ thống chỉ hình thành khi nó hoạt động. Cho nên, người ta chỉ nêu ra các yếu tố cấu thành của nó. Mặt khác, theo chức năng, HTTT KT nhận dữ liệu đầu vào và tiến hành ghi nhận, lưu trữ, xử lí rồi lập báo cáo KT để cung cấp thông tin KT cho người sử dụng, nên HTTT KT được hiểu là một tập hợp các nguồn lực (con người, thủ tục), công cụ (phần cứng, phần mềm), được thiết kế nhằm thu thập, lưu trữ, xử lí các dữ liệu kinh tế - tài chính và các dữ liệu khác để cung cấp thông tin KT cho các đối tượng sử dụng thông qua các báo cáo KT [34, 67]. Trong HTTT KT của DN SXKD, dữ liệu đầu vào là các chứng từ để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, như: Mua hàng, bán hàng, thu tiền, chi tiền, bán chịu, nhập và xuất nguyên vật liệu cho sản xuất, ... Thủ tục là các quy tắc về thu thập, thu nhận, lưu trữ và xử lí được xác định trước; PMKT là bản mô tả thủ tục bằng một ngôn ngữ máy tính để giúp phần cứng thực hiện quá trình xử lí thông tin thay con người. PMKT sẽ tiến hành xử lí nghiệp vụ, như: Ghi nhận chứng từ, tạo ra các sổ kế toán cần thiết, tạo ra các báo cáo KT để cung cấp cho các đối tượng sử dụng, bao gồm: Nhà quản lí doanh nghiệp; Người có lợi ích trực tiếp từ hoạt động của DN (các chủ sở hữu và các chủ nợ của doanh nghiệp ở hiện tại và trong tương lai; Người có lợi ích gián tiếp từ hoạt động của doanh nghiệp (cơ quan Thuế, cơ quan chức năng của Nhà nước và đối tượng sử dụng khác, như: nhà cung cấp, các DN cạnh tranh, các nghiệp đoàn lao động, công chúng nói chung, khách hàng, ... [10, 7]. Vậy, HTTT KT với bản chất là bộ phận tạo ra thông tin KT, được DN xây dựng nên để thực hiện quá trình xử lí thông tin KT trong DN, bao gồm: Thu nhận, lưu trữ, xử lí và cung cấp thông tin KT. Trong điều kiện kế toán thủ công, HTTT KT chỉ bao gồm ba thành phần: Con người, dữ liệu và thủ tục KT; Trong điều kiện ứng dụng CNTT, HTTT KT được bổ sung thêm hai thành phần mới, đó là: Phần cứng và PMKT. HTTT KT thủ công là hệ thống truyền thống; Trong thời đại bùng nổ thông tin, nó ngày càng bộc lộ nhiều nhược điểm: Chi phí cao, khả năng cung cấp thông tin ít, không kịp thời và độ tin cậy thấp. Khi ứng dụng CNTT, các nhược điểm này được khắc phục; Tuy vậy, lại phát sinh những nhược điểm mới: Khó kiểm soát, không để lại dấu vết khi hiệu chỉnh dữ liệu nếu không ghi nhật kí thông qua PMKT. Ngoài ra, HTTT KT còn thể hiện vai trò chủ đạo của nó trong quá trình kiểm soát bên trong DN - kiểm soát nội bộ. Thực hiện quá trình kiểm soát nội bộ tốt là điều kiện tiên quyết để quản trị DN đạt hiệu quả. Đa phần thông tin của nhà quản trị DN để kiểm soát tình hình tài chính và hoạt động sản xuất, phân phối, cung cấp đều do HTTT KT cung cấp. Mỗi DN SXKD đều có nhiều bộ phận với những lĩnh vực hoạt động khác nhau và chức năng khác nhau. Tuy nhiên, chúng có quan hệ chặt chẽ với nhau để cung cấp thông tin về các hoạt động của chúng cho nhau, nhằm đảm bảo thông suốt cho toàn bộ DN hoạt động có hiệu quả. Để đảm bảo cho quá trình hoạt động, các DN SXKD đều xây dựng các HTTT quản lí cho từng chức năng nghiệp vụ để cung cấp thông tin trợ giúp quá trình ra quyết định, thường gồm: HTTT KT, HTTT tài chính, HTTT nhân lực, HTTT thị trường, HTTT sản xuất, HTTT văn phòng [27, 285-423]. Các HTTT này không độc lập với nhau về mặt vật lí, chúng thường chia sẻ nguồn lực với nhau và có quan hệ mật thiết với HTTT kế toán để trở thành HTTT quản lí của DN SXKD, trong đó, các HTTT chức năng nghiệp vụ khác có nhiệm vụ cung cấp dữ liệu cho HTTT KT theo một giao thức được quy định, để từ đó, chúng được lưu trữ, xử lí, biến đổi thành các báo cáo KT. Ngược lại, HTTT KT cũng cung cấp nhiều thông tin cho các HTTT quản lí nghiệp vụ, đó là các báo cáo bán hàng, báo cáo nhập - xuất - tồn vật tư, các báo cáo về chi phí, báo cáo lương và các khoản trích theo lương, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo về tình hình công nợ, ... Với khả năng cung cấp thông tin như vậy, HTTT KT được xác định là thành phần quan trọng nhất trong quản trị tài chính của DN, nó liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp để tạo ra một HTTT hoàn chỉnh nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin để quản trị DN. Trong các đối tượng sử dụng thông tin kế toán, có thể thấy, có một tập hợp các đối tượng không thuộc DN, nhóm này chủ yếu được cung cấp thông tin qua các báo cáo do HTTT KT của DN cung cấp. Đa số các báo cáo này là BCTC được lập định kì và bắt buộc DN phải cung cấp không phân biệt hình thái sở hữu và quy mô của DN. Những thông tin này là căn cứ quan trọng cho việc đề ra các quyết định quản lí, điều hành SXKD, đầu tư của chủ DN, chủ sở hữu, các chủ nợ hiện tại và tương lai. Các đối tượng trong DN (nhà quản lí) sử dụng thông tin kế toán theo các mức độ khác nhau tuỳ thuộc quyền hạn, nhiệm vụ của mình; Khi đó, HTTT KT cũng tổng hợp thông tin theo từng mức độ tương ứng sao cho đúng việc, đúng lúc, đúng dạng. HTTT KT trong DN SXKD, với chức năng biến đổi dữ liệu KT thành thông tin KT bằng cách tập hợp, phân loại, sắp xếp và tổng hợp dữ liệu, đã tác động trực tiếp tới các quyết định của nhà quản lí DN để điều khiển DN hoạt động đạt được mục tiêu của mình. Ngoài ra, các đối tượng sử dụng thông tin kế toán khác, một cách gián tiếp, sẽ tác động mạnh mẽ tới hoạt động SXKD của DN. 1.2. CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 1.2.1. Luận cứ để xác định cấu trúc hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin Xác định cấu trúc HTTT kế toán là việc phân chia hệ thống đó thành các thành phần - gọi là phân hệ và mối quan hệ giữa các phân hệ đó. Phân chia một HTTT kế toán thành các thành phần là cách tiếp cận hệ thống theo phương pháp trên xuống (top-down), tức là: chia hệ thống thông tin thành các thành phần nhỏ, mỗi phần nhỏ đó gọi là phân hệ của HTTT, mỗi phân hệ lại được chia thành các phân hệ nhỏ hơn, ... theo nguyên lí tổ chức phân cấp hệ thống. Theo nguyên lí này, mỗi phân hệ trong hệ thống được xác định như một hệ thống độc lập tương đối với các phân hệ khác trong hệ thống, nhưng, chúng có quan hệ mật thiết với nhau để hoàn thành một nhiệm vụ chung mà hệ thống lớn phải thực hiện. Trong việc phân chia HTTT kế toán thành các phân hệ, có nhiều cách tiếp cận để phân chia; Mỗi cách dựa vào một tiêu thức phân chia để phục vụ cho một nhu cầu quản lí và điều hành bản thân tổ chức này. Tuy vậy, việc phân chia HTTT thành các thành phần, phải tuân theo những nguyên tắc cơ bản sau [36, 97-102]: Một là, nguyên tắc phân cấp: Đây là nguyên tắc tổ chức chung của mọi hệ thống, kể cả HTTT KT. Theo nguyên tắc này, hệ thống sẽ có một cấp quản lí cao nhất (cấp 1), phía dưới nó có các phân hệ (cấp 2), ... và không một phần tử nào được phép nằm đồng thời ở hai phân hệ trong hệ thống. Khi có một phần tử thực hiện chức năng của cả hai phân hệ thì xét phần tử đó ở từng phân hệ một cách độc lập với nhau. Hai là, nguyên tắc vét cạn: Dù phân chia theo bất kì tiêu thức nào thì tổng các phần tử trong hệ thống cộng lại không thay đổi; Bất kì một phần tử nào của hệ thống cũng phải thuộc một phân hệ nào đó trong các phân hệ được chia ra. Ba là, lựa chọn tiêu thức hợp lí: Khi phân chia hệ thống thành các phân hệ, có thể dựa theo nhiều tiêu thức khác nhau, trong đó, cứ sử dụng một tiêu thức phân chia hệ thống sẽ có một kết quả phân chia duy nhất, gọi đó là một hướng tiếp cận hệ thống. Vấn đề là, phải chọn ra tiêu thức phân chia hệ thống một cách hợp lí để mang lại sự thuận lợi và hiệu quả trong việc tiếp cận hệ thống cần nghiên cứu. Có nhiều cách tiếp cận HTTT KT trong DN để phân chia nó thành các thành phần độc lập tương đối với nhau; Mỗi cách dựa vào một tiêu thức phân chia để phục vụ cho một nhu cầu quản lí và điều hành bản thân HTTT này. Sau đây là tám cách tiếp cận HTTT KT thường sử dụng: Cách thứ nhất: Tiếp cận dựa trên sự phân loại các nghiệp vụ kế toán. Trên giác độ này, HTTT kế toán được chia thành các phân hệ kế toán tương đối độc lập với nhau, bao gồm:
Theo cách này, HTTT KT thực hiện hai chức năng cơ bản là thông tin và kiểm soát sự hình thành và vận động của từng đối tượng KT. Cách tiếp cận này chỉ sử dụng trong tổ chức công tác KT thủ công, không thể sử dụng trong tổ chức HTTT KT trong điều kiện ứng dụng CNTT vì nó chưa bao quát đầy đủ các thành phần của HTTT KT của DN. Cách thứ hai: Tiếp cận trên giác độ tổ chức công tác kế toán. Trên giác độ này, HTTT kế toán bao gồm các thành phần sau:
Cách này được sử dụng kết hợp với cách thứ nhất trong quá trình tổ chức công tác kế toán thủ công. Trong điều kiện ứng dụng CNTT, cách này không bao quát hết các thành phần của HTTT máy tính. Cách thứ ba: Tiếp cận trên giác độ phạm vi hoạt động. Khi đó, HTTT KT trong DN SXKD được chia thành:
Cách tiếp cận này chỉ có ý nghĩa trong sự phân định phạm vi và vai trò của người phát triển HTTT KT, không xác định được vấn đề tổ chức HTTT KT của DN trong điều kiện ứng dụng CNTT. Cách thứ tư: Tiếp cận trên giác độ tiến trình xử lí thông tin. Trên giác độ tiến trình xử lí thông tin kế toán trong DN, một HTTT KT của DN bao gồm bốn phân hệ sau đây:
Bốn phân hệ này có các chức năng khác nhau trong quá trình xử lí thông tin kế toán, nhưng, chúng không tách rời trên mỗi thực thể của hệ thống thông tin kế toán. Trong tổ chức và xây dựng HTTT KT, cách tiếp cận này không khả thi vì không thể phân định rõ ràng mỗi quan hệ của mỗi thành phần trong HTTT KT với mỗi tiến trình. Cách thứ năm: Tiếp cận trên giác độ chu trình nghiệp vụ Trên giác độ này, HTTT KT của DN SXKD được thực hiện nhờ bốn chu trình nghiệp vụ sau:
Cách tiếp cận này hướng đến các đối tượng sử dụng thông tin KT trên cơ sở xác định từng loại thông tin KT cần thiết cho đối tượng nào trong chu trình KD. Cách tiếp cận này là một trong các hướng cần thiết khi DN ứng dụng giải pháp quản lí tổng thể ERP. Cách thứ sáu: Tiếp cận trên giác độ cấp quản lí trong của đơn vị. Trên giác độ này, HTTT KT của DN SXKD bao gồm ba thành phần tương ứng với ba cấp quản lí trong DN, bao gồm:
Trong đó, mỗi cấp sử dụng thông tin có nhiều phần khác nhau về bản chất. Về nguyên tắc, các HTTT này sẽ cung cấp thông tin cho nhân viên và các nhà quản lí ở những mức độ khác nhau để hỗ trợ cho việc ra quyết định ở ba cấp độ khác nhau. Nếu nhìn chung trong tổng thể HTTT KT của một DN, sự phân chia này không có sự phân biệt rạch ròi tuyệt đối giữa ba cấp của của HTTT, chúng hợp thành một chuỗi liên hoàn, mô tả quá trình liên tục các hoạt động xảy ra trong DN SXKD, vì vậy việc tổ chức HTTT theo hướng tiếp cận này là không khả thi. Cách thứ bảy: Tiếp cận trên giác độ hệ thống. Theo cách tiếp cận này, HTTT KT trong DN bao gồm năm thành phần sau đây:
Năm thành phần của một HTTT kế toán có mối quan hệ mật thiết với nhau, trong đó, dữ liệu là cầu nối giữa con người và máy tính [22, 14-15]. Cách thứ tám: Tiếp cận theo hướng đa chiều. Đây là cách tiếp cận rất mới mẻ về HTTT KT trong DN SXKD - cách tiếp cận tổng hợp theo tất cả bẩy hướng đã nêu trên. Khi đó, mỗi thành phần của HTTT KT là một đối tượng được định nghĩa bởi bẩy tọa độ trong không gian bẩy chiều. Số lượng thành phần trong HTTT KT có thể được tính sơ bộ là 45.360 phân hệ. Cách tiếp cận này rất phức tạp và không khả thi khi tổ chức HTTT KT ở mỗi DN với tư cách độc lập; Nó chỉ được sử dụng trong xây dựng giải pháp quản lí tổng thể ERP, và ngay trong ERP, khi tiếp cận HTTT, người ta phải lược bỏ một số hướng tiếp cận được cho là chưa cần thiết để HTTT quản lí của DN không quá phức tạp nhằm mang lại tính khả thi. Ngoài những nhân tố chính đã nêu trên, cấu trúc HTTT KT của DN còn phụ thuộc vào mô hình tổ chức của DN. Mỗi DN có một mô hình tổ chức quản lí riêng, dựa vào nhiệm vụ, chức năng trong SXKD. Theo thuyết Mintzberg về cấu trúc DN [32, 95-97], chỉ tồn tại năm mô hình tổ chức quản lí DN, đó là: - Mô hình cấu trúc giản đơn (simple structure), trong đó, người chủ chốt tổ chức thâu tóm hầu hết các quyền lực và trách nhiệm. Cấu trúc giản đơn có rất ít cán bộ giúp việc và sự phân cấp quản lí hầu như không được xác lập. Các công việc kế toán không được thực hiện chuyên môn hóa và cũng rất ít thay đổi. Một quầy bán tạp hóa thuộc loại mô hình quản lí này; Chủ quầy quản lí và kiêm luôn cả việc mua hàng, bán hàng, công tác kế toán, … - Mô hình cấu trúc bộ máy quan liêu (machine bureaucracy), trong đó, việc ra quyết định và phân luồng thông tin trong toàn tổ chức được xác lập rõ ràng dựa trên một quyền lực tập trung. Các tác nghiệp ở đơn vị là thực hiện các quy trình đã chuẩn hóa, các quy tắc và luật lệ chặt chẽ. Các ngân hàng, công ty bảo hiểm, hãng hàng không, … thuộc loại mô hình này. - Mô hình cấu trúc quan liêu chuyên nghiệp (professional bureaucracy), trong đó, xuất hiện nhân tố thuê mượn các nhà chuyên môn và cho phép họ tự kiểm soát công việc của mình. Lao động chuyên môn của từng người độc lập với lao động của các đồng nghiệp khác. Các trường đại học, bệnh viện, … có cấu trúc này. - Mô hình cấu trúc phân quyền (divisionzed form). Một tổ chức có cấu trúc phân quyền được cấu thành từ nhiều thực thể mang tính tự trị tương đối. Tổ chức cấp trên chỉ nắm giữ và điều hành tổng quát dựa trên một số chức năng chính để phối hợp các thực thể cấp dưới. Mô hình tổng công ty, Đại học Quốc gia, … là các mô hình tổ chức đặc trưng của cấu trúc phân quyền. - Mô hình cấu trúc nhóm dự án (adhocracy). Đây là mô hình có cấu trúc phối hợp các nhóm chuyên gia vào các dự án nhỏ dựa trên yêu cầu công việc. Các ban quản lí dự án, các công ty tư vấn, … đều có cấu trúc nhóm dự án. Mỗi mô hình quản lí trong doanh nghiệp có những phương thức quản lí riêng, do vậy, yêu cầu các thông tin đầu vào, đầu ra khác nhau. Việc xác định cấu trúc của HTTT nói chung và HTTT KT nói riêng trong mỗi loại mô hình tổ chức, đòi hỏi phải có sự thay đổi khác nhau để phù hợp với mô hình tổ chức quản lí tương ứng của DN SXKD. 1.2.2. Cấu trúc hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin Mặc dù có nhiều cách tiếp cận HTTT KT của DN SXKD dựa trên các tiêu thức phân chia khác nhau; Mỗi cách sẽ xác định HTTT KT trong DN có một cấu trúc khác nhau. Vấn đề cốt lõi, quyết định sự tốt hay xấu của vấn đề cần giải quyết là: Chọn tiêu thức nào để phân chia hệ thống thì phù hợp với việc tổ chức HTTT KT của DN trong điều kiện ứng dụng CNTT? Quá trình tiếp cận hệ thống để tiến hành tổ chức HTTT kế toán của DN SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT, theo quan điểm của tác giả, lựa chọn cách tiếp cận trên giác độ hệ thống là phù hợp nhất, bởi vì, khi tổ chức và xây dựng HTTT, người ta phải tiến hành tổ chức và xây dựng nên từng thành phần cấu thành HTTT với các đặc điểm tổ chức riêng biệt trong mối quan hệ về chức năng để hoàn thành nhiệm vụ tổng thể của HTTT KT. Các cách tiếp cận khác không trên giác độ hệ thống nên không thấy đầy đủ các thành phần của HTTT cần phải tổ chức và xây dựng theo một quy trình khác biệt trong điều kiện ứng dụng CNTT. Việc tổ chức HTTT KT trong DN SXKD trên cơ sở tổ chức các thành phần độc lập tương đối vẫn đảm bảo cho HTTT kế toán hoạt động đúng nguyên tắc của quy trình I-P-O (Input - Processor - Ouput) của các HTTT sử dụng máy tính - đó là quy trình xử lí thông tin trên máy tính đã được đúc rút và tổng kết trong các tài liệu giảng dạy về HTTT quản lí ở các nước phát triển, như: Anh, Pháp, Mỹ, Australia, ... Quy trình này cũng hoàn toàn phù hợp với trình tự tiến hành kế toán trên máy tính, đã được ban hành tại thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Trong điều kiện ứng dụng CNTT, máy tính sẽ thay thế một phần lớn các công việc do con người đảm nhận trong bốn khâu của quá trình xử lí thông tin kế toán (Thu nhận thông tin, Lưu trữ thông tin, Xử lí thông tin, Cung cấp thông tin). Khi đó, HTTT KT của DN SXKD bao gồm năm thành phần: Con người, thủ tục, dữ liệu, phần cứng và phần mềm kế toán. Sơ đồ 1.2 sau đây sẽ mô tả khái quát mối quan hệ giữa năm thành phần trong HTTT kế toán của DN SXKD.
Nhìn toàn cảnh HTTT KT DN, con người và phần cứng là những thực thể hành động đồng thời là những nhân tố có trước trong hệ thống để tiến hành xử lí thông tin kế toán; Thủ tục KT và PMKT là những chỉ dẫn cho hai thực thể hành động tương ứng. Trong KT thủ công, thủ tục chỉ dẫn cho con người, trong điều kiện ứng dụng CNTT, PMKT chỉ dẫn cho hệ thống phần cứng; Dữ liệu KT ở DN là cầu nối giữa con người và phần cứng, nếu thiếu nó, hai thực thể hành động không cần thiết lập quan hệ với nhau để tạo thành HTTT KT. 1.2.2.1. Con người Trong HTTT KT, con người là thành phần quyết định và chủ động thực hiện các thủ tục kế toán nhằm biến đổi dữ liệu kế toán đã thu thập được để tạo ra các báo cáo KT. Trong HTTT KT, con người có ba vai trò: Phát triển hệ thống, vận hành hệ thống, sử dụng hệ thống. Khi nói đến yếu tố con người trong HTTT KT của DN SXKD, cần xác định được ba nội dung, đó là: Năng lực của con người (gọi là nhân lực) để đảm trách công việc; Bố trí con người theo mô hình tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình tổ chức quản lí của DN; Những phần hành kế toán mà con người được sắp xếp thực hiện trong HTTT KT của DN.
Trong điều kiện ứng dụng CNTT, cán bộ kế toán của DN phải có những hiểu biết nhất định về hai mảng kiến thức là Kế toán và Tin học để có thể tham gia vào việc phát triển, vận hành và sử dụng HTTT KT trong DN. Tuy vậy, các DN thường tách nhân lực kế toán thành hai nhóm riêng biệt: Người chuyên trách phát triển, vận hành hệ thống và nhân viên kế toán sử dụng hệ thống. Mỗi cán bộ kế toán đều có thể tham gia vào các HTTT KT sau đây:
Trong hệ thống này, mỗi cá nhân có ba vai trò: Người sử dụng, người vận hành và người phát triển.
Trong hệ thống này, con người chỉ đóng hai vai trò: Người sử dụng và người vận hành. Việc phát triển hệ thống, nhóm hoạt động của DN thường không đủ khả năng mà phải trông cậy vào các chuyên gia kĩ thuật trong hệ thống hoặc thuê ngoài.
Vì hệ thống này thường được sử dụng chung trong HTTT quản lí DN nên mỗi hệ thống con trong đó sẽ được đảm bảo bằng một phần mềm tương ứng, trong đó, HTTT KT doanh nghiệp sẽ được đảm bảo bằng một PMKT. Hiện nay, một số công ty phần mềm đang tích cực xây dựng và hoàn thiện các phần mềm mang tính giải pháp tổng thể cho hệ thống thông tin quản lí doanh nghiệp, trong đó hàm chứa PMKT của DN. Trong HTTT KT của DN, con người chỉ đóng vai trò sử dụng, còn việc phát triển và vận hành HTTT luôn được thực hiện bởi các chuyên gia phát triển HTTT và những người vận hành chuyên nghiệp. Khi chuyển từ HTTT cá nhân sang HTTT nhóm, con người đã vượt qua một ranh giới là chuyển từ một người sử dụng sang nhiều người sử dụng; Khi chuyển từ HTTT nhóm sang HTTT doanh nghiệp, con người đã vượt qua ranh giới thứ hai, đó là: từ một cách nhìn nhận sang nhiều cách nhìn nhận. Những ranh giới này làm thay đổi hẳn về bản chất của HTTT.
Mỗi DN đều có đặc điểm riêng về quy mô, trình độ và quy trình tổ chức SXKD cũng như yêu cầu về phân cấp quản lí tài chính. Do đó, hình thức tổ chức HTTT KT cũng không giống nhau. Khi lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán, phải căn cứ vào tình hình thực tế của DN để lựa chọn, từ đó xác định bộ máy tổ chức của HTTT KT cho phù hợp với thực tế. Hiện nay, có ba mô hình tổ chức công tác kế toán cho các DN, đó là:
Theo mô hình này, DN có phòng kế toán trung tâm làm nhiệm vụ thực hiện toàn bộ công việc kế toán từ khâu thu nhận, xử lí, luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán và lập báo cáo kế toán các loại. Trong DN, nếu có các đơn vị trực thuộc thì chúng không có tổ chức kế toán riêng, chỉ có nhân viên trực thuộc của phòng kế toán tập trung được điều động biệt phái đến đơn vị phụ thuộc (gọi là nhân viên kinh tế) để làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu và phân loại chứng từ, sau đó, gửi toàn bộ chứng từ về phòng kế toán trung tâm để tiến hành ghi sổ kế toán và mọi công việc kế toán tiếp theo. Mô hình này chỉ áp dụng cho các DN có quy mô vừa và nhỏ, hoạt động tập trung trên một địa bàn, hoặc, DN có địa bàn phân tán nhưng có phương tiện xử lí thông tin hiện đại thông qua một hệ thống mạng máy tính. Khi sử dụng hệ thống mạng máy tính trong HTTT, phải đặc biệt quan tâm đến khoảng cách giữa các bộ phận; Mạng LAN chỉ có hiệu quả trong bán kính 01 km; Ngược lại phải sử dụng mạng Internet hay các mạng tự thiết kế. Khi DN áp dụng mô hình kế toán tập trung thì HTTT KT thường gồm các bộ phận kế toán sau đây: - Kế toán trưởng; - Bộ phận Tài chính; - Bộ phận kiểm tra kế toán; - Bộ phận kế toán tổng hợp; - Bộ phận kế toán tài sản cố định, vật tư; - Bộ phận kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương; - Bộ phận kế toán tiền và thanh toán; - Bộ phận kế toán chi phí và giá thành; - Bộ phận kế toán tiêu thụ và kết quả; - Bộ phận kế toán nguồn vốn và các hoạt động khác; - Các nhân viên kinh tế ở các đơn vị phụ thuộc. Trong HTTT kế toán, nếu thực hiện thủ công, phải xây dựng một quy trình luân chuyển chứng từ một cách hợp lí và tối ưu để không bị thiếu hay trùng lắp dữ liệu ở từng bộ phận; Trong điều kiện ứng dụng CNTT, HTTT KT sử dụng máy tính có nối mạng thì phải phân công trách nhiệm cho nhân viên nào thì phải (và chỉ được) nhập loại chứng từ nào để tránh thiếu hay trùng lắp thông tin. Việc phân công này được thực hiện qua việc phân quyền của HTTT kế toán cho từng nhân viên kế toán, quyền đó được xác định thông qua tên người dùng và được đảm bảo bằng mật khẩu khi đăng nhập vào hệ thống mạng máy tính để thực hiện công tác kế toán.
Mô hình tổ chức kế toán phân tán thường phù hợp với những DN có quy mô lớn, địa bàn hoạt động rộng ở nhiều địa phương khác nhau, các đơn vị trực thuộc hoạt động tương đối độc lập với nhau. DN lựa chọn mô hình tổ chức công tác kế toán kiểu phân tán thường là những DN đã phân cấp quản lí kinh tế tài chính cho các đơn vị kế toán cấp cơ sở ở mức độ cao hơn, tức là đã phân nguồn vốn riêng, xác định lãi, lỗ riêng nhằm phát huy tính chủ động, sáng tạo của các đơn vị kế toán cấp cơ sở trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Các tập đoàn kinh tế, các tổng công ty đều sử dụng mô hình tổ chức kế toán phân tán. Theo mô hình này, ở mỗi đơn vị trực thuộc của DN đều có tổ chức bộ máy kế toán riêng biệt, có nhiệm vụ đầy đủ như một phòng kế toán trung tâm để thực hiện từ khâu hạch toán ban đầu để thu nhận, xử lí chứng từ, ghi sổ kế toán và lập các báo cáo kế toán cần thiết để gửi về phòng kế toán trung tâm. Phòng kế toán trung tâm của DN có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở văn phòng DN và tổng hợp dữ liệu từ các báo cáo của đơn vị trực thuộc gửi về để lập báo cáo kế toán chung cho toàn DN. Ngoài ra, phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ kiểm tra, hướng dẫn quy trình kế toán và đặc biệt là quy trình lập báo cáo cho các đơn vị trực thuộc để đảm bảo tính hợp lệ, hợp lí cho khâu lập BCTC hợp nhất của toàn DN. Khi đó, HTTT KT trong DN thường bao gồm các bộ phận KT sau đây: - Kế toán trưởng; - Bộ phận tài chính; - Bộ phận kiểm tra kế toán; - Bộ phận kế toán tổng hợp; - Bộ phận kế toán văn phòng; - Bộ phận hướng dẫn thủ tục kế toán; - Phòng kế toán ở các đơn vị phụ thuộc. Phòng kế toán ở các đơn vị trực thuộc được tổ chức giống như một phòng kế toán trung tâm trong mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung.
Đây là mô hình tổ chức kế toán nửa tập trung nửa phân tán – kết hợp của cả hai mô hình tổ chức nêu trên. Mô hình kế toán này phù hợp với các DN có quy mô lớn, có nhiều bộ phận, đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc, trong đó, quy mô, đặc điểm hoạt động và tình hình phân cấp quản lí kinh tế của các đơn vị trực thuộc khác nhau; Hoặc, DN có những đơn vị, bộ phận trực thuộc hoạt động ở địa bàn xa DN, lại có những đơn vị, bộ phận trực thuộc hoạt động ở địa bàn gần DN. Theo mô hình tổ chức này, có những đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng, lại có những đơn vị, bộ phận không có tổ chức kế toán riêng chỉ tiến hành hạch toán báo sổ. Những đơn vị trực thuộc ở địa bàn xa DN chính, có đủ điều kiện sẽ tiến hành tổ chức kế toán riêng, tự hạch toán các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị mình, lập báo cáo kế toán gửi về DN chính – đó là những đơn vị hạch toán kế toán có tính chất phân tán; Những đơn vị gần DN chính hoặc không đủ điều kiện tiến hành thì chỉ tiến hành bố trí một số nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập, xử lí, kiểm tra chứng từ rồi gửi về phòng kế toán trung tâm của DN chính để ghi sổ và lập báo cáo; Những đơn vị này được gọi là đơn vị hạch toán báo sổ và sử dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung. Phòng kế toán trung tâm của DN chính có nhiệm vụ hạch toán, ghi sổ kế toán các nghiệp vụ phát sinh ở văn phòng DN và ở các đơn vị trực thuộc không có tổ chức kế toán riêng, lập báo cáo kế toán cho toàn DN. HTTT KT trong mô hình này thường gồm các bộ phận sau đây: - Kế toán trưởng; - Bộ phận tài chính; - Bộ phận kiểm tra kế toán; - Bộ phận kế toán tổng hợp; - Bộ phận hướng dẫn thủ tục kế toán; - Bộ phận kế toán vật tư, TSCĐ; - Bộ phận kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương; - Bộ phận kế toán tiền và thanh toán; - Bộ phận kế toán chi phí và giá thành; - Bộ phận kế toán tiêu thụ và kết quả; - Bộ phận kế toán nguồn vốn và các hoạt động khác; - Các nhân viên kinh tế ở các đơn vị phụ thuộc; - Phòng kế toán ở các đơn vị trực thuộc. Phòng kế toán ở các đơn vị trực thuộc được tổ chức giống như một phòng kế toán trung tâm trong mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung.
Dữ liệu kế toán bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ cho việc xử lí thông tin kế toán trong hệ thống, trợ giúp cho việc ra các quyết định của nhà quản lí và điều hành DN. Khác với nhiều lĩnh vực, dữ liệu kế toán được chuẩn hóa về mặt hình thức trên các vật mang tin và được pháp lí hóa bởi Nhà nước về mặt tư cách. HTTT kế toán trong DN SXKD nhận được dữ liệu từ hai nguồn: Môi trường và DN, trong đó, môi trường cung cấp các dữ liệu chung cho tất cả các DN hoặc loại hình DN (chẳng hạn, bảng Hệ thống tài khoản kế toán DN, các biểu thuế suất, tỉ lệ đóng phí bảo hiểm, kinh phí công đoàn, lãi suất ngân hàng, tỉ giá hối đoái, ...); DN thu nhận thông tin kế toán thông qua việc ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên các chứng từ kế toán với tư cách là thông tin ban đầu. Khi lưu trữ trên máy tính, các dữ liệu cùng loại (có chung các thuộc tính) nhận được từ môi trường, mỗi loại sẽ được ghi vào một tệp để tra cứu – được gọi là các tệp từ điển; Các dữ liệu thu nhận được từ nội tại hệ thống được ghi lên các chứng từ kế toán và các chứng từ ngoài, sau khi phân loại chứng từ, mỗi loại chứng từ sẽ được ghi vào một tệp – gọi là tệp chứng từ máy. Ngoài ra, do tính đặc thù của các phương pháp KT và các nguyên tắc KT, dữ liệu kế toán còn bao gồm các tệp ghi số dư của các tài khoản tổng hợp và chi tiết – Đây là loại dữ liệu phái sinh có được từ kết quả của kì kế toán trước đó. Một yêu cầu có tính nguyên tắc bắt buộc trong công tác quản lí các đối tượng kế toán là: Nhận dạng đối tượng thông qua mã đối tượng (không nhận dạng đối tượng qua tên đối tượng). Do đó, theo yêu cầu của quản lí, mỗi đối tượng kế toán của DN SXKD đều phải được xây dựng một bảng mã đối tượng; Mỗi bảng mã đó được lưu trong một tệp danh mục đối tượng với tư cách là tệp từ điển nội bộ để giải thích về từng đối tượng KT. Mỗi tệp danh mục đối tượng KT phải chứa tối thiểu hai thuộc tính: Mã đối tượng và tên đối tượng, ngoài ra, còn một số thuộc tính bổ sung khác. Ví dụ, danh mục khách hàng của DN thường gồm: Mã khách hàng, tên khách hàng, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại liên hệ, ... Vậy, dữ liệu kế toán trong HTTT KT của DN SXKD, trong điều kiện ứng dụng CNTT bao gồm: Các tệp từ điển, các tệp danh mục, các tệp chứng từ máy và các tệp số dư của tài khoản KT. Đặc điểm của dữ liệu kế toán là chúng đều được lượng hóa, không có đồ thị, hình ảnh, âm thanh, video clip mà chỉ có các bảng hai chiều được kế toán nhập vào. Đa phần dữ liệu kế toán được nhập vào máy tính thông qua kế toán viên đã được phân công nhiệm vụ. Trong một số DN XSKD đặc thù, dữ liệu kế toán có thể được thu nhận trực tiếp vào máy tính qua các máy nghiệp vụ. Thông tin để tính cước cuộc gọi điện thoại của ngành viễn thông, thông tin từ các trạm bán xăng tự động, cây ATM, ... là các ví dụ cho HTTT kế toán thuộc loại này. Trong HTTT kế toán sử dụng máy tính, dữ liệu kế toán là cầu nối giữa con người và hệ thống máy tính. 1.2.2.3. Thủ tục kế toán Thủ tục là tập hợp chỉ dẫn của con người (thường là các quy định của các cấp cao hơn) để xác lập một hệ quy tắc ứng xử có tính trình tự của một tập hợp đối tượng. Trong HTTT kế toán, thủ tục kế toán chính là các quy trình, quy tắc xử lí các nghiệp vụ kế toán được quy định trước đối với toàn bộ HTTT kế toán, từ khâu lập chứng từ, kiểm tra, xử lí, hoàn chỉnh chứng từ, ghi sổ, lập và trình bày các báo cáo kế toán để cung cấp thông tin cho người dùng và lưu trữ chứng từ. Thủ tục kế toán trong HTTT kế toán thủ công thường phức tạp và nhiều công đoạn hơn so với thủ tục kế toán trong HTTT KT có sự trợ giúp của máy tính. Các thủ tục kế toán bao gồm các quy tắc về các vấn đề sau đây:
Chứng từ KT là hình thức biểu hiện của phương pháp chứng từ KT, nó là bằng chứng, là biên bản ghi chép lại các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành. Trong HTTT kế toán, để cung cấp thông tin cho người sử dụng, thông tin kế toán có một đặc trưng cơ bản khác với các thông tin khác ở tính trung thực, khách quan và giá trị pháp lí rất cao. Có được khả năng ấy bởi dữ liệu kế toán có được đều được đảm bảo bằng các biên bản xác minh - chứng từ kế toán. Mọi việc ghi chép, phản ánh của dữ liệu kế toán đều bắt đầu bằng chứng từ kế toán hợp lí, hợp lệ. Điều đó cho thấy rằng, chứng từ kế toán tồn tại là một thực tại khách quan không thể thiếu được. Trong DN, kế toán thu nhận và cung cấp thông tin toàn diện về tất cả các mặt hoạt động kinh tế, vì thế, chứng từ kế toán phải phản ánh một cách chi tiết và bao quát hết tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, mỗi loại nghiệp vụ phải được phản ánh trên một loại chứng từ có mẫu riêng biệt. Điều quan trọng trước tiên trong tổ chức HTTT kế toán là xác định một hệ thống chứng từ kế toán được sử dụng tại DN. Khi xác định hệ thống chứng từ kế toán sử dụng trong HTTT KT, đầu tiên, phải căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán mẫu đã được Nhà nước ban hành áp dụng cho các DN; Mẫu nào phù hợp thì đem áp dụng, ngược lại, có thể tự thiết kế các mẫu chứng từ kế toán mới – gọi là chứng từ nội bộ để phục vụ cho nhu cầu quản lí riêng trong DN. Cả hai loại chứng từ trên tạo thành hệ thống chứng từ kế toán của DN, nó chính là phương tiện tối ưu để thu nhận thông tin một cách đầy đủ và kịp thời cho HTTT KT trong DN SXKD. Song song với việc xác định hệ thống chứng từ kế toán, HTTT KT còn phải thiết lập các quy định về lập chứng từ, xử lí, kiểm tra, phân loại và tổng hợp chứng từ. Những công việc ấy được gọi một tên chung là tổ chức hạch toán ban đầu. Trong khâu này, phải đề ra các quy định cho những bộ phận liên quan đến từng loại chứng từ, có thể là các bộ phận nghiệp vụ hay bộ phận kế toán, có trách nhiệm lập chứng từ từng loại. Quy định này phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức quản lí kinh doanh, tổ chức bộ máy kế toán, nội dung cụ thể của loại nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh để có quy định hợp lí. Quá trình lập chứng từ kế toán phải tuân thủ và đảm bảo các nguyên tắc: đầy đủ, kịp thời, hợp pháp, trung thực, khách quan. Chứng từ kế toán sau khi lập xong phải được chuyển tới bộ phận kế toán liên quan để kiểm tra, hoàn chỉnh, xử lí, phân loại, tổng hợp chứng từ để chuẩn bị cho việc ghi sổ kế toán nếu làm thủ công hay nhập chứng từ kế toán vào máy để tạo ra các tệp chứng từ máy. Chứng từ kế toán có nhiều loại, liên quan đến nhiều đối tượng, nhiều địa điểm khác nhau. Do vậy, cần phải xây dựng một quy trình luân chuyển chứng từ đến từng bộ phận kế toán liên quan để tổ chức ghi sổ kế toán. Trong trường hợp sử dụng hình thức kế toán máy, phải quy định rõ bộ phận nào phải nhập loại chứng từ nào một cách hợp lí và duy nhất để tránh trùng lắp thông tin. Quy trình luân chuyển chứng từ là một đường đi của từng loại chứng từ qua các bộ phận kế toán liên quan. Khi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ trong HTTT kế toán, phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức bộ máy quản lí, tổ chức bộ máy kế toán, yêu cầu tổ chức HTTT và yêu cầu quản lí đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên chứng từ. Các chứng từ kế toán là cơ sở pháp lí cho số liệu kế toán và là tài liệu lịch sử kinh tế của DN để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của các cơ quan hữu quan, như Thanh tra Nhà nước, Kiểm toán Nhà nước, Thanh tra Tài chính, Cảnh sát kinh tế, thanh tra nội bộ, ... nên sau khi sử dụng, chứng từ kế toán phải được lưu trữ, bảo quản theo quy định của pháp luật kế toán. Trong giai đoạn hiện nay tới tương lai, HTTT kế toán nhất thiết phải có sự trợ giúp của CNTT. Mỗi DN, trong hoạt động SXKD phát sinh nhiều mối quan hệ kinh tế nên kế toán phải ghi chép và phản ánh thông tin về nhiều loại đối tượng kế toán khác nhau. Để theo dõi đầy đủ và chính xác về từng đối tượng kế toán, khi ứng dụng CNTT, nhất thiết phải tổ chức mã hoá các đối tượng kế toán để đảm bảo quy trình xử lí dữ liệu được chính xác. Mã hoá đối tượng kế toán là một biểu diễn theo quy ước cho một thuộc tính của một thực thể hay một tập thực thể để xác lập một tập hợp những hàm thức nhằm xác định đối tượng là duy nhất. Thường thì, mỗi đối tượng sẽ được gắn cho một hay một dãy kí hiệu. Có nhiều phương pháp mã hoá đối tượng: Mã phân cấp, mã liên tiếp, mã Xeri, mã Senon, mã cách khoảng, mã gợi nhớ, ... và có thể sử dụng tổ hợp các phương pháp mã hóa trên. Tuy vậy, HTTT kế toán thường chỉ sử dụng kết hợp ba phương pháp mã hóa, đó là: mã phân cấp, mã liên tiếp và mã cách khoảng, trong đó, mã phân cấp để chia đối tượng thành các nhóm nhỏ hơn, mã liên tiếp để xác định thứ tự của mỗi nhóm đối tượng, mã cách khoảng để dễ dàng bổ sung mã cho các đối tượng mới xuất hiện. Việc xây dựng bộ mã phải đảm bảo các tính chất: Duy nhất – mỗi đối tượng kế toán chỉ có một mã duy nhất để nhận dạng; Sống lâu – tồn tại lâu dài. Muốn thế, mỗi quy tắc mã hoá phải cho phép bổ sung các đối tượng mới cùng loại; Ngắn gọn và gọi nhớ. Sau khi xây dựng xong bộ mã hoá đối tượng kế toán, phải tiến hành triển khai tới người dùng thông qua các quy định sử dụng thống nhất bộ mã công khai đến từng cá nhân, nghiêm cấm mọi hành vi tự ý thay đổi mã đối tượng. Mọi thay đổi mã hoá đối tượng kế toán phải do bộ phận có quyền hạn và phải được thông báo đến từng cá nhân liên quan trong DN. [31, 26-40] Việc mã hoá đối tượng giúp cho quá trình xử lí dữ liệu nhận dạng đối tượng kế toán không nhầm lẫn, dễ dàng tập hợp dữ liệu theo nhóm đối tượng kế toán có cùng thuộc tính. Vấn đề mã hoá được xem là hết sức quan trọng khi triển khai HTTT kế toán có sự hỗ trợ của máy tính. Đối với các DN lớn được tổ chức quy mô, người ta thường thành lập một tổ chức mới, gọi là “nhà quản trị dữ liệu” để thực hiện việc này.
Phương pháp tài khoản kế toán là một phương pháp kế toán nhằm phân loại các đối tượng kế toán để phản ánh, kiểm tra và cung cấp thông tin một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống về tình hình hiện có và sự vận động của từng đối tượng mà kế toán theo dõi. Tài khoản kế toán là hình thức biểu hiện của phương pháp tài khoản kế toán. Mỗi đối tượng kế toán trong DN mang một nội dung kinh tế khác biệt và do đó sẽ được mở một hay một số tài khoản kế toán để phản ánh và giám sát tình hình hiện có và sự vận động của đối tượng đó. Tập hợp các tài khoản kế toán cần dùng trong DN tạo thành hệ thống tài khoản kế toán của DN. Cho đến nay, Nhà nước Việt nam đã ban hành các bộ luật, nghị định, chuẩn mực kế toán, các chế độ, thể lệ về quản lí kinh tế - tài chính, trong đó có hệ thống tài khoản kế toán DN - một cách thống nhất và áp dụng trên phạm vi toàn quốc. Trong bảng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, Nhà nước đã liệt kê tất cả các tài khoản kế toán cấp 1 và cấp 2 cần thiết để sử dụng trong mỗi DN. Tại đây đã quy định thống nhất về loại tài khoản, số lượng tài khoản, kí hiệu và tên gọi cùng với nội dung ghi chép trên mỗi tài khoản để các DN áp dụng. Đây là tiền đề rất quan trọng để Nhà nước quản lí tập trung và thống nhất đối với công tác kế toán nhằm phục vụ cho công tác quản lí vĩ mô toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Bên cạnh đó, thông qua hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, Nhà nước cũng tạo điều kiện thuận lợi cho các DN vận dụng chế độ kế toán vào DN một cách thống nhất, đồng thời là căn cứ để Nhà nước kiểm tra tình hình chấp hành chế độ kế toán, chế độ quản lí kinh tế tài chính của Nhà nước tại các DN một cách dễ dàng hơn. Khi xác định hệ thống tài khoản kế toán cho mình, DN cần đảm bảo các nguyên tắc sau:
Hệ thống tài khoản kế toán phải phản ánh bao quát hết toàn bộ các đối tượng kế toán (đối tượng đo lường, đánh giá của kế toán) là tài sản, nguồn vốn kinh doanh, chi phí, doanh thu và thu nhập khác. Căn cứ khoản 3 điều 9 của Luật kế toán, đối tượng kế toán trong DN được quy định, bao gồm: - Tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn, bao gồm: Tiền và các khoản tương đương tiền; Các khoản phải thu; Hàng tồn kho; Đầu tư tài chính ngắn hạn; Tài sản cố định (hữu hình, vô hình, tài sản cố định thuê tài chính); Đầu tư tài chính dài hạn; Tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn khác. - Nợ phải trả, bao gồm: Phải trả người bán; Phải trả nợ vay; Phải trả công nhân viên; Các khoản phải trả, phải nộp khác. - Vốn chủ sở hữu, bao gồm: Vốn chủ sở hữu; Các quỹ; Lợi nhuận chưa phân phối. - Các khoản doanh thu, chi phí kinh doanh; thu nhập và chi phí khác. - Thuế và các khoản phải nộp ngân sách nhà nước. - Kết quả và phân chia kết quả kinh doanh. - Các tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán. Trong HTTT KT, việc xác định các tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết cần sử dụng cùng với việc xây dựng một bộ mã để mã hoá các tài khoản áp dụng tại DN theo một nguyên tắc thống nhất là yếu tố quan trọng hàng đầu để đảm bảo cho HTTT có khả năng xử lí chính xác các dữ liệu kế toán.
Hình thức sổ kế toán là biểu hiện bên ngoài của quá trình tập hợp, phân loại dữ liệu kế toán thông qua các sổ kế toán. Trong hoạt động thực tế của DN, có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trên nhiều mặt, nhiều lĩnh vực có quan hệ chồng chéo với nhau, trong đó, mỗi nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh đều được xác nhận bằng một chứng từ kế toán. Vì thế, việc lập báo cáo tài chính và cung cấp thông tin kế toán quản trị cho nhà quản lí DN, nếu dựa trực tiếp trên các chứng từ là điều không thể làm được. Các chứng từ kế toán phải được phân loại theo từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh và ghi vào các sổ kế toán với tư cách là các tài liệu trung gian để chuẩn bị dữ liệu cho việc cung cấp thông tin kế toán. Một phương án sử dụng sổ kế toán, bao gồm: Số lượng sổ, kết cấu mỗi loại sổ, mẫu sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ kế toán để ghi chép một cách có hệ thống các chứng từ kế toán, nhằm cung cấp những thông tin kế toán cần thiết cho việc lập các báo cáo kế toán, được gọi là một hình thức tổ chức sổ kế toán. Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính không có quy định về hình thức sổ KT, đồng thời, cho phép các DN tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cho riêng cho mình nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ. Trường hợp không tự xây dựng, DN có thể lựa chọn biểu mẫu sổ kế toán dựa trên một trong năm hình thức sổ kế toán: - Hình thức sổ kế toán nhật kí chung; - Hình thức sổ kế toán nhật kí - sổ cái; - Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ; - Hình thức sổ kế toán nhật kí - chứng từ; - Hình thức sổ kế toán trên máy vi tính. Toàn bộ công tác kế toán của DN SXKD được bắt đầu từ khâu lập chứng từ và kết thúc là khâu lập báo cáo kế toán để cung cấp thông tin. Tuy vậy, để lập được báo cáo kế toán, với công tác kế toán thủ công, nhất thiết cán bộ kế toán phải tiến hành phân loại các chứng từ ban đầu, từ đó ghi vào các sổ kế toán chung và sổ kế toán chuyên dùng, với tư cách là các tài liệu mang tin trung gian để ghi chép các thông tin kế toán đã được phân loại. Việc này là bắt buộc vì tốc độ xử lí thông tin của con người rất chậm, phải phân loại thông tin thông qua việc ghi sổ kế toán, nhằm làm tăng tốc độ xử lí để cung cấp thông tin phục vụ quản lí và người sử dụng tin. Khi ứng dụng CNTT, vì máy tính có tốc độ xử lí thông tin rất cao, nên, để lập báo cáo kế toán, hình thức kế toán máy không yêu cầu bất kì một sổ kế toán trung gian nào, nó có thể lấy dữ liệu trực tiếp từ tệp chứa chứng từ gốc đã lưu trữ trong máy (gọi là chứng từ máy). Các sổ và báo cáo kế toán (nếu cần) đều được in ra từ máy với tư cách là sản phầm đầu ra của HTTT kế toán sử dụng máy tính. Sổ kế toán trong trường hợp này không phải là cơ sở để lập báo cáo kế toán vì cả sổ và báo cáo là ngang hàng khi đều được lập từ một nguồn dữ liệu chung là chứng từ máy. d. Hệ thống báo cáo kế toán Báo cáo kế toán là sản phẩm đầu ra của HTTT kế toán trong đơn vị. Chất lượng hoạt động của HTTT kế toán ở đơn vị được quyết định bởi số lượng và chất lượng của các báo cáo mà HTTT cung cấp cho người sử dụng thông tin kế toán. Các báo cáo kế toán mà HTTT kế toán tài chính phải cung cấp bao gồm hai loại: BCTC và báo cáo chi tiết. BCTC là hệ thống báo cáo có tính bắt buộc để cung cấp thông tin cho cả hai loại đối tượng sử dụng tin: Đối tượng bên ngoài DN, quản lí vĩ mô (Nhà nước) và đối tượng bên trong DN, phục vụ cho quản trị DN. BCTC được Nhà nước ban hành theo một mẫu chung, thống nhất và các báo cáo tổng hợp về từng đối tượng KT do DN quy định. Các DN bắt buộc phải lập các BCTC theo đúng quy định của Nhà nước về số lượng báo cáo, nội dung, kết cấu (mẫu) và phương pháp tính toán các chỉ tiêu trên báo cáo. Chu kì cung cấp báo cáo tài chính của tất cả các DN định kì là tháng, quý hoặc năm. Báo cáo kế toán chi tiết là hệ thống báo cáo kế toán cung cấp những thông tin phục vụ cho nhu cầu quản lí chi tiết từng đối tượng kế toán để điều hành DN. Loại báo cáo này không có tính pháp lí và tính bắt buộc. Mỗi DN, tùy thuộc đặc điểm, yêu cầu quản lí cụ thể của mình mà thiết kế hệ thống báo cáo kế toán chi tiết cho thích hợp để có hiệu quả cao trong việc cung cấp thông tin KT. Báo cáo KT chi tiết sẽ cung cấp thông tin cho nhà quản lí ở ba cấp khác nhau: - Cấp tác nghiệp: Là công việc ở mức theo dõi các hoạt động và các giao tác cơ sở của doanh nghiệp; - Cấp sách lược: Là công việc ở mức hỗ trợ việc theo dõi, kiểm tra các công việc quản lí dành cho cho lớp quản lí bậc trung; - Cấp chiến lược: Là công việc hỗ trợ cho các hoạch định dài hạn và vươn tới phát triển của doanh nghiệp trong tương lai của người quản lí cấp cao trong doanh nghiệp. Mỗi cán bộ quản lí trong từng cấp quản lí khác nhau của doanh nghiệp, cần có các thông tin khác nhau. Mỗi cấp quyết định đòi hỏi thông tin phục vụ có các tính chất riêng, trong đó, thông tin có nhiều phần khác nhau về bản chất. Về nguyên tắc, HTTT kế toán sẽ cung cấp thông tin cho nhân viên và các nhà quản lí ở những cấp độ khác nhau để hỗ trợ cho việc ra quyết định ở ba cấp độ khác nhau. Nhìn chung trong tổng thể HTTT kế toán của một DN, sự phân chia này không có sự phân biệt rạch ròi tuyệt đối giữa ba cấp của của HTTT kế toán, chúng hợp thành một chuỗi liên hoàn, mô tả quá trình liên tục các hoạt động kinh tế - tài chính xảy ra trong DN. e. Hệ thống kiểm tra kế toán Hệ thống kiểm tra kế toán là bộ phận không thể thiếu trong bất kì HTTT kế toán nào để tự kiểm tra, giám sát nhằm tăng cường tính hợp lí, trung thực và khách quan của quá trình hạch toán kế toán trong đơn vị. Việc kiểm tra kế toán có thể được thực hiện bởi bản thân kế toán trong DN hoặc tổ chức kế toán cấp trên, nhưng, cũng có thể do kiểm toán nội bộ là đơn vị độc lập với tổ chức kế toán của đơn vị. Hoạt động của kiểm toán nội bộ dựa trên quyết định của ban giám đốc hoặc hội đồng quản trị của DN. Mặc dù, kiểm tra kế toán hay kiểm toán nội bộ đều nhằm mục đích xác nhận tính đúng đắn, khách quan của thông tin kế toán và các tài liệu kế toán, nhưng, bộ phận kiểm tra kế toán và kiểm toán nội bộ rất khác nhau về phạm vi, đối tượng và cách thức tổ chức thực hiện. Trong điều kiện ứng dụng CNTT, hoạt động kiểm tra, đối chiếu không thể tiến hành như trong điều kiện kế toán thủ công vì sổ KT được sinh ra từ phần mềm kế toán. Nếu PMKT viết đúng và đã qua khâu kiểm thử thì sổ kế toán và báo cáo kế toán luôn luôn nhất quán về số liệu, vì chúng đều sinh ra từ một CSDL chung của PMKT, chỉ khác nhau ở cách thức kết xuất thông tin với các điều kiện đặt lọc khác nhau trong PMKT. Khi đó, hoạt động kiểm tra kế toán và kiểm toán nội bộ trong DN bao gồm các việc sau đây: - Kiểm soát chứng từ; - Kiểm soát quá trình nhập chứng từ; - Kiểm soát tính bảo mật của dữ liệu kế toán trên hệ thống máy tính thông qua việc phân quyền sử dụng cho mỗi cán bộ kế toán của DN; - Theo dõi nhật kí sử dụng máy tính, nhật kí truy nhập CSDL kế toán của DN SXKD. Để làm được điều đó, cán bộ kiểm tra kế toán, kiểm toán nội bộ phải có một trình độ am hiểu nhất định về CNTT, đặc biệt là kiến thức về hệ quản trị CSDL mà PMKT của DN đang sử dụng. 1.2.2.4. Phần cứng Phần cứng là một hệ thống thiết bị điện tử có khả năng tổ chức và lưu trữ thông tin với khối lượng lớn, xử lí dữ liệu tự động với tốc độ nhanh, chính xác thành các thông tin có ích cho người dùng. Các thiết bị điện tử nói trên bao gồm các hệ thống máy tính và các thiết bị tương đương máy tính, như: Điện thoại di động thông minh, máy tính bảng, các trạm làm việc tự động, ... Với những doanh nghiệp nhỏ, phần cứng cho hệ thống thông tin kế toán có thể chỉ gồm một hay vài máy tính cùng các thiết bị ngoại vi, có thể nối mạng hoặc không, với tư cách là công cụ hỗ trợ nhân viên ở bộ phận kế toán – tài chính; Với các DN lớn, nhiều người sử dụng, phân bố trên phạm vi địa lí rộng thì hệ thống này phức tạp hơn nhiều so với các hệ thống phần cứng nói trên. Sự đấu nối là thể hiện của sự phức tạp này. Khi các máy tính đấu nối với nhau để thành một mạng máy tính thì giữa các máy tính có thể truy xuất dữ liệu lẫn nhau, trên cơ sở đó, nguồn thông tin được chia sẻ cho nhiều người sử dụng, hơn thế, chúng có thể khắc phục được những hạn chế của khoảng cách địa lí và đặc biệt, làm tăng hiệu quả của thông tin, giảm đáng kể chi phí văn phòng không cần thiết. Các mạng máy tính thường dùng hiện này là:
Sơ đồ 1.3: Kiến trúc tổng quát một mạng Internet Bất kể là loại mạng nào, khi DN muốn sử dụng như là một thành phần trong HTTT kế toán, vấn đề bảo mật dữ liệu luôn được đặt ra là điều tối quan trọng để đảm bảo an toàn thông tin.
PMKT là bản mô tả lại thủ tục KT bằng một ngôn ngữ lập trình, giúp máy tính hiểu được thủ tục KT để thực hiện xử lí dữ liệu KT thay con người. Thông qua PMKT, con người có thể giải bài toán kế toán trên máy tính, bao gồm từ khâu thu nhận chứng từ, lưu trữ chứng từ, xử lí dữ liệu và cung cấp thông tin KT. Việc xây dựng PMKT có thể dựa trên công nghệ lập trình cấu trúc hay lập trình hướng đối tượng. Hầu hết các phần mềm quản lí ngày nay đều sử dụng công nghệ trình hướng đối tượng. Khi đó, mỗi phần mềm kế toán bao gồm các thành phần sau: - Cơ sở dữ liệu (DataBase): Là nơi chứa toàn bộ dữ liệu để thực hiện bài toán. Mỗi cơ sở dữ liệu bao gồm các bảng có quan hệ với nhau theo các khóa quan hệ và một số bảng tự do. Để thuận tiện cho các tiến trình thao tác với dữ liệu, trên cơ sở các bảng trong CSDL, người ta còn tiến hành xây dựng các Query (truy vấn) và View (khung nhìn) là những thành phần được sử dụng tương đương như các bảng dữ liệu trong CSDL, nhưng, nội dung của nó là tập hợp một số cột được lựa chọn từ các bảng của CSDL và các dòng có thể được đặt lọc để chọn ra những thông tin được quan tâm thường xuyên. Điểm hay của Query và View là, nó được tự động cập nhập mỗi khi CSDL có sự thay đổi về dữ liệu. - Hệ thống giao diện (Interface): Bao gồm các đối tượng cho phép tạo ra các giao diện người – máy. Các cửa sổ giao diện thường được tạo ra từ các đối tượng thuộc lớp chứa trong lập trình hướng đối tượng, chẳng hạn như: Forms, Page Frame, ... Các cửa sổ trong phần mềm kế toán thường được chia theo chức năng thành ba loại: cửa sổ nhập liệu, cửa sổ truy vấn và cửa sổ in báo cáo; Mỗi cửa sổ được thiết kế riêng và lưu trong một tệp. - Hệ thống báo cáo (Reports): Là nơi chứa các mẫu báo cáo được thiết kế theo khuôn dạng định trước để cung cấp một tập hợp thông tin theo chủ đề cho trước. Mỗi báo cáo được thiết kế riêng biệt và lưu trong một tệp; Khi chạy báo cáo, chúng sẽ lấy dữ liệu từ CSDL nhờ chương trình để hiển thị ra màn hình hay máy in theo mẫu được thiết kế. - Chương trình (Code): Là một tập hợp các lệnh được viết bằng một ngôn ngữ mà máy có thể hiểu được để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theo thuật toán đã chỉ ra. Chương trình trong lập trình hướng đối tượng bao gồm hai loại: Các chương trình riêng biệt dưới dạng tệp thủ tục và các mã sự kiện của mỗi đối tượng. Khi chạy phần mềm kế toán, các thủ tục được thực hiện khi gọi đến nó qua tên thủ tục; Mã sự kiện của mỗi đối tượng được thực hiện khi người dùng tạo ra các sự kiện (kích chuột, khích đúp chuột, di chuyển con trỏ, bấm phím, ...) đối với đối tượng tương ứng. - Các thành phần khác: Là những thành phần còn lại, có thể có hoặc không có trong các phần mềm kế toán; Nhóm này thường gồm: Thư viện lớp, thực đơn, thực đơn tắt, tài liệu hướng dẫn sử dụng, ... Dựa trên các tầng ứng dụng, người ta chia phần mềm máy tính thành hai loại chính: phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng. Phần mềm hệ thống thường bao gồm:
Phần mềm ứng dụng là các phần mềm để giải quyết các bài toán cụ thể của người dùng. Trong HTTT kế toán, phần mềm ứng dụng để giải bài toán kế toán trên máy tính - gọi là phần mềm kế toán. 1.3. NỘI DUNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Với cấu trúc đã nêu trên, nội dung tổ chức HTTT kế toán trong DN SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT không nên dựa vào các thành phần được phân chia theo các ý niệm logic của quá trình thực hiện, mà phải căn cứ vào năm yếu tố cấu thành nên HTTT kế toán của DN, đó là: Con người, thủ tục kế toán, dữ liệu kế toán, phần cứng và phần mềm kế toán. Nội hàm của năm thành phần này đã được làm rõ ở phần 1.2.2. Việc tổ chức như vậy giúp cho quá trình thực hiện rất mạch lạc, khúc chiết, nhằm tạo nên từng thành tố có chức năng riêng biệt trong mối quan hệ mật thiết với nhau về chức năng để hoàn thành nhiệm vụ tổng thể của HTTT kế toán. Việc tổ chức HTTT kế toán trong DN SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT ở Việt Nam bao gồm các nội dung sau đây:
Каталог: Portals Portals -> Phan Chau Trinh High School one period test no 2 Name: English : 11- time : 45 minutes Class: 11/ Code: 211 Chọn từ hoặc cụm từ thích hợp A, B, C, d để điền vào chỗ trống trong đoạn văn sau Portals -> PHẦn I: thông tin cơ BẢn về ĐẠi hàn dân quốc và quan hệ việt nam-hàn quốc I- các vấN ĐỀ chung Portals -> Năng suất lao động trong nông nghiệp: Vấn đề và giải pháp Giới thiệu Portals -> LẤy ngưỜi học làm trung tâM Portals -> BÀi tậP Ôn lưu huỳnh hợp chất lưu huỳnh khí sunfurơ so Portals -> TỜ trình về việc ban hành mức thu phí tham gia đấu giá quyền sử dụng đất Portals -> CỘng hòa xã HỘi chủ nghĩa việt nam độc lập – Tự do – Hạnh phúc Portals -> GIẤY Ủy quyền tham dự Đại hội đồng Cổ đông thường niên năm 2016 tải về 0.93 Mb. Chia sẻ với bạn bè của bạn:
|
