II. Quy trình giám sát của HĐND xã

Tại kỳ họp HĐND, việc xem xét, thảo luận báo cáo công tác của Thường trực HĐND, UBND là hoạt động giám sát cơ bản và quan trọng của HĐND vì đây chính là cơ sở để đại biểu HĐND thực hiện quyền quyết định những vấn đề quan trọng của địa phương bằng cách biểu quyết thông qua các báo cáo của HĐND và UBND.

Tuy nhiên, để giúp cho tập thể HĐND có thể xem xét, thảo luận báo cáo một cách chính xác, đảm bảo chất lượng, hiệu quả của kỳ họp thì mỗi báo cáo, tài liệu của đối tượng chịu sự giám sát trước khi trình ra kỳ họp HĐND đều phải được thẩm tra kỹ càng.

a) Thẩm tra báo cáo, tài liệu trình HĐND

Thẩm tra, đánh giá báo cáo, tài liệu là một hình thức của hoạt động giám sát để xem xét, đánh giá kết quả hoạt động của các cơ quan chịu sự giám sát của HĐND thông qua các báo cáo được trình ra trước HĐND để xem xét, thảo luận. Mục đích thẩm tra báo cáo là:

- Xác định những thông tin được đề cập trong báo cáo có phản ánh đúng, chính xác hiện thực khách quan những kết quả hoạt động của các cơ quan trình báo cáo.

- Xác định tính pháp lý của báo cáo về nội dung, hình thức cũng như các giải pháp, kiến nghị đưa ra có đúng quy định của Hiến pháp, pháp luật và nghị quyết của HĐND.

- Xác định tính khả thi của báo cáo. Một báo cáo có tính khả thi khi nó được xây dựng một cách khoa học, đảm bảo cơ sở pháp lý, phù hợp với tình hình của địa phương và có khả năng đạt hiệu quả cao trong thực tiễn.

Với các mục đích này thì thẩm tra báo cáo là quy trình bắt buộc vì kết quả của hoạt động thẩm tra báo cáo sẽ cung cấp đầy đủ thông tin có độ chính xác cao, làm cơ sở để đại biểu HĐND (phần lớn đại biểu HĐND hiện nay là hoạt động kiêm nhiệm) thực hiện quyền giám sát và quyết định những vấn đề quan trọng của địa phương.

Đối với mỗi kỳ họp của HĐND, để thực hiện chức năng giám sát, tập thể HĐND phải xem xét, thảo luận nhiều loại báo cáo khác nhau của các cơ quan chịu sự giám sát trong các lĩnh vực kinh tế, pháp luật, văn hoá, xã hội… Tuy nhiên, đối với tất cả các loại báo cáo, quy trình thẩm tra báo cáo đều có thể gồm các bước sau: thu thập thông tin, xử lý thông tin, thực hiện thẩm định báo cáo.

b) Xem xét, thảo luận báo cáo tại kỳ họp HĐND

Việc xem xét, thảo luận báo cáo của các cơ quan chịu sự giám sát của HĐND tại kỳ họp toàn thể của HĐND được thực hiện theo quy trình đã được quy định tại Điều 60 Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003, Điều 52 Quy chế hoạt động của HĐND năm 2005.

Tuy nhiên, để việc xem xét, thảo luận báo cáo của đại biểu HĐND đạt được hiệu quả và mục đích đề ra, mỗi đại biểu HĐND cần có những kỹ năng cơ bản.

Thứ nhất: Phân loại và sắp xếp tài liệu:

Sau khi nhận được các tài liệu của kỳ họp, đại biểu HĐND nên phân loại các tài liệu và sắp xếp chúng theo thứ tự chương trình kỳ họp. Việc phân loại và sắp xếp tài liệu nên viết thành danh mục để vừa quản lý tốt tài liệu, vừa tránh nhầm lẫn hay bỏ sót tài liệu.

Thứ hai: Đọc tài liệu:

- Dựa vào danh mục tài liệu đã được phân loại và sắp xếp theo thứ tự nội dung chương trình kỳ họp, tài liệu nào xếp trước thì đọc trước và ngược lại.

- Việc đọc tài liệu nên được thực hiện theo nhóm đại biểu và có sự phân công, phối hợp để mỗi người không chỉ phải đọc khái quát mà còn chọn đọc nghiên cứu sâu theo lĩnh vực hay chuyên đề mà mình am hiểu và có thực tế tốt nhất.

Thứ ba: Làm việc tập thể: Khi xem xét, thảo luận báo cáo tại kỳ họp HĐND, ngoài kỹ năng đọc tài liệu, mỗi đại biểu nên có kỹ năng làm việc tập thể, tức là biết cách lắng nghe ý kiến của người khác và biết cách tham gia thảo luận, trình bày ý kiến của mình.

2. Quy trình chất vấn và trả lời chất vấn

Nếu chất vấn là một hình thức giám sát của đại biểu HĐND thì xem xét việc trả lời chất vấn là cách thức để đánh giá hoạt động chất vấn có đúng quy định của pháp luật về chất vấn hay không, kết quả của hoạt động chất vấn có làm sáng tỏ vấn đề bị chất vấn, có làm rõ được trách nhiệm của người bị chất vấn hay không?

- Đối với người chất vấn:

+ Chất vấn có đúng thẩm quyền, đúng với đối tượng không?

+ Mục đích của người chất vấn là gì? (loại bỏ trường hợp chất vấn với mục đích xấu)

+ Xem xét các khía cạnh của câu hỏi chất vấn như: tính chính xác, có căn cứ thực tế và căn cứ pháp lý của thông tin dùng để chất vấn; xác định rõ mức độ yêu cầu của câu hỏi để xác định sự kiện pháp lý; làm rõ vấn đề mà đại biểu quan tâm hay để quy kết trách nhiệm của người bị chất vấn. Nội dung câu hỏi chất vấn phải đảm bảo tính rõ ràng, khoa học, làm rõ vấn đề đưa ra chất vấn và trách nhiệm của người bị chất vấn không?

- Đối với người bị chất vấn:

+ Phải là người thuộc đối tượng bị chất vấn như: Chủ tịch HĐND, Chủ tịch và các thành viên khác của UBND.

+ Xem xét nội dung trả lời chất vấn của các chủ thể bị chất vấn có đúng với chức năng, nhiệm vụ của người bị chất vấn hay được uỷ quyền không, có trả lời đúng, đầy đủ, rõ ràng, có căn cứ những vấn đề mà đại biểu HĐND chất vấn hay không muốn trả lời, trả lời quanh co nhằm thoái thác, lẩn tránh trách nhiệm, đổ lỗi cho khách quan hay tập thể. Cần xác định rõ trách nhiệm và các biện pháp khắc phục của vấn đề bị chất vấn .

Bước 2: Xem xét hoạt động chất vấn và trả lời chất vấn có được thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục mà pháp luật đã quy định không?

Bước 3: HĐND ra Nghị quyết về việc trả lời chất vấn.

- Yêu cầu sửa đổi, bổ sung một phần hoặc toàn bộ nội dung của báo cáo.

- Nội dung trả lời chất vấn và trách nhiệm của người bị chất vấn .

Bước 4: Giám sát việc thực hiện trách nhiệm của người bị chất vấn (sau khi kết thúc chất vấn và xác định trách nhiệm của người bị chất vấn).

+ Sau kỳ họp: Người bị chất vấn có trách nhiệm báo cáo với HĐND bằng văn bản về việc thực hiện những vấn đề đã hứa, tiếp thu, ghi nhận tại kỳ họp trước.

+ Trong thời gian giữa hai kỳ họp:

- Người bị chất vấn trả lời chất vấn bằng văn bản tới đại biểu HĐND đã chất vấn và thường trực HĐND, nếu đại biểu HĐND đồng ý với nội dung văn bản trả lời thì đại biểu HĐND đó và thường trực HĐND giám sát việc thực hiện, lời hứa của người bị chất vấn.

Nếu người bị chất vấn không thực hiện theo đúng Nghị quyết của HĐND thì đại biểu HĐND có thể yêu cầu HĐND xem xét trách nhiệm của người đó tại kỳ họp gần nhất.

- Người bị chất vấn trả lời chất vấn bằng văn bản tới đại biểu HĐND đã chất vấn và thường trực HĐND, nếu đại biểu HĐND không đồng ý với nội dung văn bản trả lời, thì có thể yêu cầu HĐND đưa ra chất vấn tại kỳ họp gần nhất.

- Thời gian, người chất vấn, nội dung những vấn đề chất vấn và hình thức chất vấn.

- Thời gian, nội dung và cách thức trả lời, biện pháp khắc phục và những hứa hẹn của người bị chất vấn.

- Đánh giá cụ thể của đại biểu về câu trả lời và trách nhiệm của người bị chất vấn.

Văn bản quy phạm pháp luật của UBND xã là văn bản do UBND xã ban hành theo trình tự, thủ tục do Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quy định, trong đó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung trong phạm vi xã để điều chỉnh các quan hệ xã hội ở địa phương.

Văn bản quy phạm pháp luật của UBND xã bao gồm 2 loại: Quyết định của UBND xã, Chỉ thị của UBND xã, các Quyết định, Chỉ thị của Chủ tịch UBND xã nhằm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo quy định tại điều 127 Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân không được xem là văn bản quy phạm pháp luật.

Mục đích và yêu cầu của giám sát văn bản quy phạm pháp luật ở xã: HĐND xã xem xét văn bản quy phạm pháp luật của UBND xã nhằm phát hiện những nội dung trái pháp luật của văn bản để kịp thời đình chỉ việc thi hành, sửa đổi, hủy bỏ hoặc bãi bỏ văn bản, đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp và tính thống nhất của hệ thống pháp luật, đồng thời kiến nghị UBND, người có thẩm quyền xác định trách nhiệm của UBND, người có thẩm quyền đã ban hành văn bản trái pháp luật. Việc xem xét văn bản phải tiến hành thường xuyên, kịp thời, đúng quy định của pháp luật. Việc xem xét văn bản không được gây khó khăn cho hoạt động bình thường của UBND, người có thẩm quyền ban hành văn bản có văn bản được kiểm tra. Người tham gia xem xét văn bản của UBND phải nắm vững những quy định của pháp luật có liên quan đến nội dung văn bản được kiểm tra trên cơ sở đó phát hiện những văn bản trái với Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên để có những kiến nghị xử lý phù hợp nhằm hoàn thiện việc xây dựng và thực hiện văn bản quy phạm pháp luật của UBND xã.

Quá trình xem xét văn bản của UBND phải xác định được cơ sở pháp lý để tiến hành xem xét; xem xét cả về hình thức và nội dung của văn bản.

a) Cơ sở pháp lý để xác định nội dung trái pháp luật của văn bản

Là những văn bản có hiệu lực cao hơn tại thời điểm xem xét văn bản của UBND xã. Quyết định, Chỉ thị, các văn bản có chứa quy phạm pháp luật của UBND xã phải phù hợp với văn bản của các cơ quan nhà nước Trung ương, văn bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, huyện và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã. Trong trường hợp các văn bản là cơ sở pháp lý để xác định nội dung trái pháp luật của văn bản có quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì áp dụng văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn để xem xét.

Văn bản phải được trình bày đúng thể thức và kỹ thuật trình bày bao gồm: Quốc hiệu; tên cơ quan ban hành; số và ký hiệu (ghi năm ban hành ở giữa số và ký hiệu); địa danh, ngày, tháng, năm ban hành; tên loại văn bản, trích yếu; nội dung; viết đúng chính tả, ngữ pháp tiếng Việt và văn phong pháp luật, nơi nhận, chữ ký, đóng dấu và cách trình bày. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản phải tuân theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06.5.2005 của Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Xem xét về nội dung văn bản là đánh giá và kết luận về tính hợp pháp của văn bản. Văn bản hợp pháp phải đảm bảo các điều kiện sau:

- Được ban hành đúng căn cứ pháp lý.

- Được ban hành đúng thẩm quyền: Bao gồm thẩm quyền về hình thức và thẩm quyền về nội dung.

- Nội dung của văn bản phù hợp với quy định của pháp luật.

- Tuân thủ đầy đủ các quy định về thủ tục xây dựng, ban hành và công bố văn bản.

Qua quá trình xem xét văn bản quy phạm pháp luật, văn bản có chứa đựng quy phạm pháp luật của UBND xã, nếu nhận thấy văn bản có dấu hiệu trái pháp luật, xử lý như sau:

HĐND xã có quyền yêu cầu UBND xã đình chỉ thi hành văn bản đồng thời bãi bỏ, hủy bỏ hoặc sửa đổi, bổ sung, thay thế kịp thời.

Việc sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ, bãi bỏ hoặc đình chỉ văn bản quy phạm pháp luật của UBND thực hiện theo quy định tại điều 11 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân.

Theo quy định tại chương III của Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2005 quy định chức năng và quyền hạn giám sát của HĐND, theo đó, ngoài giám sát thông qua hoạt động xem xét báo cáo công tác, việc trả lời chất vấn, văn bản quy phạm pháp luật, HĐND giám sát thông qua thành lập đoàn giám sát nhằm theo dõi và xem xét việc thi hành pháp luật của các cơ quan, tổ chức và công dân ở địa phương. Việc thành lập đoàn giám sát bằng hình thức văn bản là quyết định của Thường trực HĐND xã. Các thành viên của Đoàn giám sát được cử đến cơ quan, tổ chức hữu quan để xem xét và xác minh các vấn đề về phát triển KTXH, tài chính ngân sách…

Quy trình giám sát của Đoàn giám sát bao gồm các bước:

1. 
   Chuẩn bị nội dung giám sát
   

Khi tổ chức giám sát theo đoàn cần nghiên cứu, cần tìm hiểu kỹ về đối tượng và lĩnh vực giám sát vì điều này liên quan đến thành phần đoàn giám sát. Đoàn giám sát phải xác định được đối tượng, phạm vi, nội dung, mục tiêu giám sát để xây dựng chương trình, thời gian giám sát một cách cụ thể, hợp lý, không ảnh hưởng đến đối tượng bị giám sát. Đây là một bước hết sức quan trọng để xây dựng nội dung giám sát.

Khi đã gửi thông báo nội dung giám sát, đoàn giám sát họp để nghe đơn vị chịu sự giám sát báo cáo theo nội dung mà Đoàn giám sát đã thông báo trước. Nội dung buổi họp thông thường gồm các bước sau:

- Giới thiệu thành phần Đoàn giám sát và các đại diện, ban, ngành tham gia giám sát.

- Giới thiệu thành phần của đơn vị chịu sự giám sát được tham dự họp.

- Đại diện các ban, ngành tham gia phát biểu ý kiến.

- Đơn vị chịu sự giám sát trình bày thêm những vấn đề theo yêu cầu của Đoàn giám sát.

- Trưởng Đoàn giám sát kết luận sơ bộ buổi họp.

Đặc biệt, phương pháp, cách thức tiến hành giám sát phải khoa học, chú trọng phát huy tính dân chủ trong quá trình giám sát.

Đây là một việc khá quan trọng, thể hiện sự nhận thức của đoàn giám sát đối với việc thực hiện của các đơn vị được giám sát. Trước đây, ngay trong buổi giám sát Trưởng đoàn giám sát đều kết luận về những mặt ưu điểm, tồn tại và nêu những kiến nghị đối với các đơn vị được giám sát. Trên thực tế, ngay trong buổi giám sát có rất nhiều ý kiến qua lại, trong đó không ít ý kiến có liên quan đến các quy định của pháp luật hoặc của các cấp, các ngành. Thêm vào đó trình độ của người Trưởng đoàn không hẳn là bao quát hết mọi thứ. Nếu không đối chiếu quy định mà kết luận hoặc kiến nghị thì có lúc không chính xác và như vậy hiệu lực của kết luận sẽ không cao. Vì vậy, không nêu kết luận hoặc kiến nghị ngay trong buổi giám sát, mà sau khi giám sát Đoàn sẽ họp lại và xem xét cụ thể, cần thiết thì chất vấn tiếp rồi mới ra thông báo kết luận, kiến nghị, nhưng cần lưu ý là trong vòng 10 ngày sau khi giám sát xong phải có thông báo, không thể để quá lâu, vừa vi phạm quy định hiện hành, vừa mất tính thời sự. Khi công bố kết luận cần tạo điều kiện cho đối tượng giám sát trình bày quan điểm của mình về các vấn đề đã nêu; mạnh dạn tiếp thu, bổ sung vào báo cáo kết luận những ý kiến có cơ sở. Mặt khác, nếu phát hiện những vấn đề có sai phạm thì đề nghị với các cơ quan chức năng làm rõ và xử lý theo quy định của pháp luật.

Vấn đề này chỉ thực hiện chủ yếu thông qua việc theo dõi, chưa tổ chức đoàn kiểm tra. Tuy nhiên, khi tổ chức giám sát đơn vị đã được giám sát, bao giờ cũng lưu ý và yêu cầu đơn vị báo cáo việc tiếp thu, xử lý kiến nghị của Đoàn giám sát.

Sau khi thông báo kết luận giám sát, trong kiến nghị phải nêu rõ là kiến nghị ai, kiến nghị cái gì, thời gian thực hiện. Khi tiếp nhận các thông tin từ những đơn vị ấy, chúng ta phải xem xét xem đơn vị ấy có những quy định hoặc hướng dẫn gì thể hiện việc xử lý theo kiến nghị của chúng ta không.

Công tác giám sát của HĐND phải luôn bám sát chương trình, nghị quyết của cấp ủy và nghị quyết của HĐND; chọn đúng nội dung, đúng đối tượng và mời đúng thành phần tham gia. Và trên hết là phải biết phát huy quyền năng theo luật định; đồng thời qua giám sát nhằm xây dựng củng cố quyền uy. Quyềuy này được hình thành từ chất lượng hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, các ban và các tổ đại biểu của HĐND và từ chất lượng, hiệu quả các kết luận giám sát.

Dự án bao gồm một số lượng lớn các chương trình xây dựng quy mô nhỏ và các hoạt động khác được tiến hành ở các xã, thôn như đường xã thôn, liên thôn bản, chợ, trạm y tế xã , lớp cắm bản, thủy lợi nhỏ, hệ thống cấp nước sinh hoạt và các mô hình nông nghiệp khác. Việc giám sát các dự án này là rất cần thiết để đảm bảo rằng chúng được thực thi một cách hiệu quả. Điều này có nghĩa là các dự án phải được xây dựng theo đúng thiết kế kỹ thuật và dự toán đã được duyệt.

Giám sát dự án có 3 loại công việc: giám sát kỹ thuật chi tiết, giám sát tài chính, giám sát các công việc ở xã.

Pháp lệnh thực hiện dân chủ ở xã, phường, thị trấn quy định: HĐND xã có trách nhiệm phối hợp với Ủy ban Mặt trận Tổ quốc và các thành viên của Mặt trận cùng cấp để giám sát các dự án công trình đầu tư, tiến độ thực hiện phương án đề bù, hỗ trợ giải phóng mặt bằng tái định cư liên quan đến dự án công trình tại xã; quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất và phương án quy hoạch khu dân cư; giám sát việc tổ chức những nội dung nhân dân bàn và quyết định trực tiếp vê chủ trương, mức đóng góp xây dựng cơ sở hạ tầng các công trình phúc lợi công cộng trong phạm vi xã.

Nội dung giám sát các dự án ở xã bao gồm các bước:

a) Thẩm tra báo cáo của dự án

Trước khi phê duyệt dự án, HĐND xã phải thẩm tra nội dung của dự án bao gồm: mục đích, yêu cầu, đánh giá tình hình thực hiện dự án, dự toán ngân sách, mục tiêu phát triển kinh tế- xã hội của địa phương; sự phù hợp của công trình kết cấu hạ tầng với quy hoạch chung của xã; căn cứ vào biên bản tổ chức họp dân hoặc bản tổng hợp phiếu tán thành để thống nhất thực hiện (phải ít nhất 2/3 số người hoặc ý kiến tán thành trong diện họp hoặc diện lấy ý kiến); căn cứ vào Nghị quyết của HĐND xã.

2. 
   Phương pháp tiến hành
   

- Kiến nghị các cấp có thẩm quyền đình chỉ việc thực hiện đầu tư, vận hành dự án trong trường hợp dự án có ảnh hưởng nghiêm trọng đến sản xuất, an ninh, văn hóa, xã hội, vệ sinh môi trường sinh sống của cộng đồng hoặc do chủ đầu tư không thực hiện công khai hóa về đầu tư theo quy định của pháp luật.

Tiêu chí đánh giá kết quả hoạt động giám sát chính là căn cứ mà cơ quan, người có thẩm quyền dựa vào đó để đánh giá một hoạt động giám sát cụ thể. Việc đánh giá kết quả hoạt động giám sát thường dựa vào các căn cứ sau:

Đây là căn cứ đầu tiên và cũng là căn cứ quan trọng nhất mà cơ quan, người có thẩm quyền dựa vào đó để đánh giá hoạt động giám sát. Mỗi hoạt động giám sát cụ thể có những mục đích cụ thể phù hợp với đặc điểm, tính chất của cuộc giám sát.

Mỗi hoạt động giám sát, kiểm tra, thanh tra cụ thể vừa phải bảo đảm những yêu cầu chung vừa phải bảo đảm những yêu cầu riêng. Những yêu cầu của hoạt động giám sát được bảo đảm hoặc không được bảo đảm đều ảnh hưởng đến hiệu quả của hoạt động giám sát.

Mỗi hoạt động giám sát đều có nội dung của nó. Nội dung của hoạt động giám sát là những công việc cụ thể thuộc vào nội dung vụ việc mà chủ thể giám sát phải giải quyết.

Thời hạn của hoạt động giám sát là khoảng thời gian mà chủ thể thực hiện hoạt động giám sát phải hoàn thành nhiệm vụ của mình. Khi đánh giá kết quả của hoạt động giám sát cần căn cứ vào thời hạn của hoạt động giám sát để xem xét.

Khi thực hiện đánh giá kết quả hoạt động giám sát cần phải căn cứ vào hiệu quả, tác động của hoạt động giám sát. Cụ thể là:

- Xem xét hoạt động giám sát có đạt hiệu quả hay không, công việc cụ thể nào đạt hiệu quả, công việc cụ thể nào không đạt hiệu quả; hiệu quả đạt được là gì.

- Xem xét tác động của hoạt động giám sát đối với các khía cạnh: chính trị, kinh tế, xã hội, pháp luật và quản lý nhà nước. Những tác động cụ thể đối với từng khía cạnh là như thế nào.

Khi đã có kết luận đánh giá ở khía cạnh khác nhau thì một vấn đề đi kèm kết luận đánh giá đó cần luôn luôn được xác định rõ là nguyên nhân của những ưu điểm, hạn chế, chất lượng, hiệu quả đạt được hoặc không đạt được; tác động tốt hay không tốt đối với xã hội để từ đó có những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động giám sát.

Hoàn thiện pháp luật là một giải pháp cơ bản để nâng cao hiệu quả đối với mọi hoạt động của nhà nước.

Trong quá trình hoạt động và sau mỗi cuộc giám sát cụ thể, cơ quan, người có thẩm quyền phải có trách nhiệm xác định những văn bản, những quy định pháp luật đã lạc hậu, không còn phù hợp hoặc chồng chéo, mâu thuẫn hoặc quan hệ xã hội không có quy định pháp luật điều chỉnh để từ đó có những kiến nghị cụ thể đối với cơ quan có thẩm quyền loại bỏ những quy định lạc hậu, chồng chéo, mâu thuẫn hoặc ban hành quy định mới. Những quy định cần hoàn thiện có thể là:

- Những quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, người có thẩm quyền giám sát và những quy định khác có liên quan trực tiếp.

- Những quy định là cơ sở pháp lý để cơ quan, người có thẩm quyền giám sát tiến hành đối chiếu vụ việc của đối tượng giám sát để xem có sai phạm hay không, sai phạm đó là gì, tính chất và mức độ của sai phạm như thế nào.

Bên cạnh đó, công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật liên quan đến hoạt động giám sát cần được thực hiện thường xuyên đối với cả chủ thể giám sát; đối tượng giám sát và các cá nhân, cơ quan, tổ chức liên quan. Các chủ thể đó hiểu rõ các quy định pháp luật liên quan đến hoạt động giám sát sẽ góp phần quan trọng làm cho hoạt động giám sát đạt được mục đích đề ra.

Chính đại biểu HĐND cũng cần nhận thức rõ về công tác giám sát của cơ quan dân cử để thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ. Cụ thể, phải nắm rõ đối tượng chịu sự giám sát, nội dung, phương thức giám sát và thẩm quyền, phạm vi giám sát. Về nội dung giám sát, cần tập trung vào việc thực hiện các nghị quyết của HĐND và việc tuân thủ pháp luật của các ngành, các cấp.

Kết quả cuối cùng của hoạt động giám sát là kết luận về tính đúng, sai của vụ việc và kiến nghị hoặc quyết định biện pháp xử lý đối với những sai phạm của đối tượng giám sát. Nếu những kiến nghị hoặc quyết định biện pháp xử lý không được thực hiện thì hoạt động giám sát không còn ý nghĩa và không đạt được mục đích đề ra. Do vậy, muốn nâng cao hiệu quả hoạt động giám sát, một giải pháp cơ bản cần phải quan tâm là thi hành triệt để và nghiêm minh những kết luận, kiến nghị giám sát.

Thôn Đoài xã X được một tổ chức nước ngoài hỗ trợ một phần kinh phí để mua thêm các trang thiết bị và sửa lại một phần nhà trẻ của thôn. Nhân dịp này, Tổ phụ nữ của thôn có sáng kiến huy động mỗi gia đình trong thôn số tiền 10.000 đồng để đóng góp thêm vào việc tu sửa toàn bộ nhà trẻ. Sáng kiến này được toàn thể nhân dân trong thôn và chính quyền xã ủng hộ. Người dân thôn Đoài rất phấn khởi nhưng cũng e ngại rằng khi tổ chức thi công, chất lượng công trình không được đảm bảo. Dó đó, tại cuộc họp do Trưởng thôn triệu tập để lấy ý kiến về phương án sửa chữa nhà trẻ, nhiều ý kiến đề nghị phải lập một tổ giám sát thi công của thôn để bảo đảm chất lượng công trình. Tuy nhiên đại diện của UBND xã có mặt tại cuộc họp cho rằng vì phần lớn kinh phí xây dựng nhà trẻ là của dự án tài trợ cho xã, trong đó UBND xã là đơn vị tiếp nhận tài trợ nên việc giám sát thi công sẽ do xã cử cán bộ theo dõi. Với tư cách là chủ tịch HĐND xã đồng chí cần giải quyết tình huống này như thế nào?

- Nghị quyết 753/2005/NQ-UBTVQH11 của Ủy ban Thường vụ quốc hội ngày 2/4/2005 về ban hành quy chế hoạt động của hội đồng nhân dân.

- Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân 2003.

- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008.

- Nghị định của Chính phủ số 135/2003/NĐ-CP ngày 14/11/2003 về kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật.

- GS.TSKH. Đào Trí Úc và PGS.TS. Võ Khánh Vinh, Giám sát và cơ chế giám sát việc thực hiện quyền lực nhà nước ở nước ta hiện nay, Nhà xuất bản Công an nhân dân, Hà Nội, 2003.

- Viện khoa học thanh tra, Cơ chế giám sát, kiểm toán và thanh tra ở Việt Nam, Nhà xuất bản Tư pháp, 2004.
Kỹ năng quản lý – điều hành của Ủy ban nhân dân xã

Chuyên đề 19:

KỸ NĂNG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC CỦA UBND XÃ
Kỹ năng là cách thức làm việc qua đó cho thấy năng lực hay khả năng chuyên biệt của một cá nhân, một tổ chức về một hoặc nhiều khía cạnh nào đó, được sử dụng để giải quyết tình huống hay các công việc phát sinh trong cuộc sống.

Kỹ năng có thể là thói quen, kinh nghiệm làm việc tích luỹ qua thực tế, nó cho thấy một người nào đó trước một công việc được giao có biết cách làm như thế nào hay không? Đây là yếu tố quan trọng, thậm chí là rất cơ bản để tạo nên năng lực làm việc của cán bộ. Thiếu kỹ năng người ta sẽ rất khó có thể làm tốt công việc như mong muốn.

Dưới đây chúng ta sẽ xem xét một số kỹ năng quản lý, điều hành công việc của UBND xã trên cơ sở các quan niệm về kỹ năng và năng lực vừa khảo sát trên. Trong trường hợp này là kỹ năng của cán bộ xã trong thực thi các công việc được giao mà họ cần có để tạo nên năng lực hoàn thành nhiệm vụ ở cương vị của mình.

Việc xây dựng và ban hành Quy chế làm việc dựa trên Quy chế làm việc mẫu của UBND xã, phường, thị trấn được ban hành bởi Quyết định số 77/2006/QĐ-TTg ngày 12/4/2006 của Thủ tướng Chính Phủ ban hành Quy chế làm việc mẫu của UBND xã, phường, thị trấn.

Quy chế (danh từ) là những quy định chung được đặt ra để nhiều người, nhiều nơi cùng theo đó mà làm nhằm bảo đảm cho hoạt động của một tổ chức có sự thống nhất và có thể kiểm soát được.

Ví dụ, trong hoạt động quản lý hành chính có Quy chế hoạt động của Trung tâm một cửa liên thông; Quy chế thực hiện dân chủ ở cơ sở, Quy chế hoạt động của các cơ quan công quyền; v.v… Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 77/2006/QĐ-TTg ngày 12/4/2006 ban hành Quy chế làm việc mẫu của UBND xã, phường, thị trấn, quy định về nguyên tắc, chế độ trách nhiệm, lề lối làm việc, quan hệ công tác và trình tự giải quyết công việc của tập thể và từng thành viên UBND xã, phường, thị trấn. Trong các hoạt khác cũng có nhiều quy chế được xây dựng và ban hành.

Quy chế và các quy định nói chung đều có một yêu cầu quan trọng là phải do một cơ quan có thẩm quyền nhất định ban hành bằng văn bản và chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát thực hiện. Trong hệ thống công quyền, cơ quan ban hành có vị trí hành chính càng cao thì phạm vi áp dụng của quy chế càng rộng.

Khi xây dựng và ban hành Quy chế làm việc của UBND xã phải bám sát Quy chế mẫu được ban hành bởi Quyết định số 77/2006/QĐ-TTg ngày 12/4/2006 của Thủ tướng Chính Phủ ban hành Quy chế làm việc mẫu của UBND xã, phường, thị trấn. Trong quá trình xây dựng cần lưu ý một số các kỹ năng sau:

- Phải xác định rõ ràng nội dung và định hướng của quy chế.

Giống như đối với việc ban hành bất cứ văn bản quy phạm nào, việc ban hành quy chế phải dựa vào những nội dung xác định, đồng thời phải định hướng rõ ràng. Để làm được việc này, người xây dựng quy chế phải tìm các tài liệu nghiên cứu để nắm vững trong quá trình làm việc của UBND xã, các nội dung nào cần phải đưa vào quy chế.

Chẳng hạn, với một xã miền núi mà có rừng phòng hộ đầu nguồn thì phải quy định việc kiểm tra bảo vệ rừng đó như thế nào, trách nhiệm theo dõi của ai?

Nhìn chung, mọi bản quy chế hoạt động của UBND xã đều phải quy định rõ các nội dung cơ bản sau đây:

+ Phạm vi và đối tượng điều chỉnh.

+ Nguyên tắc làm việc của UBND xã.

+ Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc.

+ Quan hệ công tác của UBND xã.

+ Chế độ hội họp và giải quyết các công việc của UBND xã.

+ Chế độ ban hành và quản lý văn bản của xã.

+ Phân công công việc giữa các thành viên chủ chốt (Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Uỷ viên UBND xã).

Ngoài ra, để bản quy chế trở nên thiết thực, các nội dung trên đều phải có sự phù hợp với thực tế của mỗi địa phương cụ thể.

Ví dụ, những nơi có nhiều đồng bào công giáo thì phải có quy định về những vấn đề khi tiếp xúc với giáo dân và làm việc với các tổ chức tôn giáo địa phương. Những nơi có nhiều người nước ngoài sinh sống thì phải có quy định về công tác ngoại vụ và các vấn đề quản lý người nước ngoài thật chi tiết v.v..

- Xây dựng cấu trúc thích hợp cho quy chế:

+ Các chương.

+ Các điều.

+ Các mục.

Tên các chương, các điều và các mục cần cụ thể và sắp xếp hợp lý. Ví dụ: Trước hết là chương quy định về những vấn đề chung liên quan đến phạm vi và đối tượng điều chỉnh của quy chế, đến nguyên tắc làm việc của UBND xã. Tiếp theo sẽ là chương đề cập đến trách nhiệm và phạm vi giải quyết công việc, về lề lối làm việc và quan hệ công việc trong UBND xã v.v..Chương cuối cùng của bản quy chế thông thường là điều khoản thi hành, các chế tài khen thưởng, kỷ luật, các quy định về bổ sung, thay đổi quy chế khi cần thiết.

Việc trao đổi để thống nhất về khung các chương mục của quy chế là một kỹ năng cần thiết và quan trọng của UBND xã để tránh tình trạng bản quy chế phải làm đi làm lại nhiều lần và không đáp ứng được đầy đủ yêu cầu của các bộ phận.

- Kỹ năng xây dựng các quy phạm trong quy chế.

Đây là một kỹ năng hết sức quan trọng trong xây dựng quy chế vì quy chế là một văn bản quy phạm pháp luật chứa đựng trong đó nhiều quy phạm cụ thể. Cần chú ý rằng quy phạm pháp luật là những quy tắc chung đư­ợc đề ra và áp dụng nhằm điều tiết một dạng quan hệ xã hội nhất định, có tính chất bắt buộc, khi cần thiết đư­ợc bảo đảm thi hành bằng sự cư­ỡng chế của Nhà n­ước.

Chức năng của các quy phạm là:

+ Định h­ướng hành vi hoạt động của con ng­ười trong quan hệ cộng đồng;

+ Chỉ rõ cách thức mà con ng­ười cần xử sự khi sống trong cộng đồng;

Các quy phạm pháp luật không h­ướng vào một con ngư­ời cụ thể nào mà chỉ quy định những người nào tham gia vào quan hệ cộng đồng thì phải tuân thủ. Các quy phạm được xây dựng và đưa vào bản quy chế hoạt động của UBND xã cũng phải đảm bảo được các chức năng như trên. Phải được bàn bạc, thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, nhằm bảo đảm cho các thành viên trong UBND xã và cán bộ, công chức của xã khi làm việc đều hướng tới một cách xử sự thống nhất, phù hợp với pháp luật hiện hành và tình hình thực tế của địa phương.

Khi xây dựng các quy phạm cần chú ý đến cấu trúc bên trong của chúng.

Cấu trúc bên trong của một quy phạm pháp luật thông thường phải có đầy đủ các thành phần sau đây:

+ Quy định: Đây là những biểu hiện cụ thể về nội dung của bản thân các nguyên tắc xử sự nhằm nêu rõ khi tham gia vào các quan hệ pháp lý, quan hệ xã hội ng­ười ta đ­ược làm gì, không đ­ược làm gì, có quyền hoặc nghĩa vụ, trách nhiệm như­ thế nào tr­ước cộng đồng, trước pháp luật.

Ví dụ: Trong quá trình tiếp công dân và các doanh nghiệp để giải quyết các yêu cầu tại Trung tâm một cửa liên thông của xã, các công chức, cán bộ làm việc tại đây không được sách nhiễu người dân, phải hướng dẫn tận tình cho người dân khi có yêu cầu...

+ Giả định: Đây là những điều kiện, những tr­ường hợp cho phép hoặc đòi hỏi phải thực hiện các nguyên tắc nêu trong phần quy định.

Ví dụ như giả định sau đây: “Trong trường hợp hồ sơ của công dân đề nghị không được trả đúng theo giấy hẹn thì cần có sự giải thích rõ bằng văn bản và hẹn lại một thời gian cụ thể khác. Nều hồ sơ cần làm lại thì cần có sự hướng dẫn rõ ràng”.

+ Chế tài: Đây là những xác định trư­ớc về hậu quả mà luật pháp dành cho người vi phạm các quy tắc xử sự chung (hoặc khen th­ưởng nếu thực hiện tốt).

Ví dụ: những công chức của xã khi thi hành công vụ nếu bị phát giác có hành vi vòi vĩnh hoặc sách nhiễu người dân sẽ phải chịu kỷ luật.

Một số kỹ năng cần chú ý khi viết các quy định:

+ Các quy định cần phải đ­ược diễn đạt rõ ràng. Cần căn cứ vào tính chất, đặc điểm của loại quan hệ pháp luật đư­ợc điều tiết và mục đích chính trị - kinh tế của việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật để lựa chọn một hình thức diễn đạt thích hợp. Ở đây là bản quy chế hoạt động của UBND xã thì cần chú ý quy định rõ về trách nhiệm từng thành viên trong UBND, từng cán bộ, công chức của mỗi vị trí cần phải làm việc như thế nào? Quyền lợi và nghĩa vụ của họ v.v.. Cần dùng những quy định có tính chất ngăn cấm đối với các hành vi xấu, tiêu cực, có hại cho xã hội.

Ví dụ, có thể viết một quy định như sau: “Nghiêm cấm hành vi lợi dụng chức vụ được giao trong UBND xã để trục lợi cá nhân như: lấn chiếm đất đai, đưa những người không đủ tiêu chuẩn vào làm việc trong UBND xã” v.v..

+ Cũng có thể khuyến khích mặt tốt để ngăn ngừa mặt xấu.

Ví dụ, có thể đưa ra trong quy chế một quy định như sau: “Những người phát giác các hành vi gian lận trong công vụ, sau khi xác minh chính xác sẽ được UBND xã khen thưởng hoặc đề nghị cấp trên khen thưởng” v.v..

+ Quy định cần có tính dứt khoát, hạn chế các quy định mang tính chất định h­ướng, thiếu cụ thể. Tránh những quy định mang tính chung chung.

Ví dụ như không nên quy định trong quy chế “phải tích cực, cố gắng hoàn thành nhiệm vụ, phải có sự sáng tạo trong công tác”; “Cán bộ, công chức xã phải sâu sát cơ sở, lắng nghe mọi ý kiến đóng góp của nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ...”. Xét cho cùng đã là cán bộ cấp nào, ở đâu cũng phải như vậy. Cho nên cần xác định rõ cán bộ xã phải làm gì để đi sát cơ sở? Phải học tập như thế nào theo yêu cầu của xã?...

+ Các chế tài, các giả định cũng cần cụ thể thì mới có tác dụng thiết thực.

- Kỹ năng xử lý ngôn ngữ của bản quy chế.

Xử lý ngôn ngữ rất quan trọng vì nó làm cho bản quy chế dễ hiểu, dễ thực hiện. Do đó người soạn thảo quy chế phải có kỹ năng xử lý ngôn ngữ tốt để nâng cao chất lượng của quy chế.

Yêu cầu ngôn ngữ của quy chế:

+ Tạo đư­ợc những ngôn từ chính xác, rõ ràng, dễ hiểu.

+ Nâng cao giá trị thông tin của văn bản;.

+ Hành văn phù hợp với văn bản quy phạm pháp luật.

+ Tạo sự thuận lợi cho đối t­ượng tiếp thu và dễ vận dụng vào thực tế.

Chú ý rằng, ngôn từ là những từ ngữ dùng trong văn bản. Từ ngữ, các câu văn, đoạn văn, dấu câu, các mệnh đề quan hệ được sử dụng kết hợp với nhau tạo nên một chỉnh thể thống nhất phản ánh nội dung toàn văn bản.

Các phát ngôn (từ, ngữ, câu, đoạn, ý...) trong văn bản luôn tồn tại trong một tình huống cụ thể nhất định. Trong mỗi phát ngôn cụ thể thường có hai bộ phận có thể nhận thấy: đó là nội dung của phát ngôn và hình thức của nó. Điều quan trọng là phải tạo đư­ợc những phát ngôn chính xác, rõ ràng trong văn bản, có nghĩa là phát ngôn phải có nội dung khách quan, thích hợp

Hình thức sử dụng để phát ngôn phải t­ương ứng với yêu cầu mà nội dung quy chế đặt ra để truyền đạt theo một tình huống cụ thể. Các tiêu chí của một phát ngôn đúng là:

- Đúng ngữ pháp.

- Đúng chính tả.

- Dùng từ chính xác.

- Không sai thực tế.

- Không mơ hồ.

- Không lặp lại vô ích.

- Không tự mâu thuẫn.

- Không ghép câu vô lý.

Hành văn trong quy chế cần đảm bảo các yêu cầu sau:

- Tính khách quan.

- Tính khuôn mẫu.

- Tính rõ ràng, đơn nghĩa.

- Từ ngữ phổ thông, dễ hiểu.

- Chân phư­ơng và trang trọng.

Những kỹ năng trên đây của việc xây dựng quy chế đòi hỏi người viết quy chế phải có sự rèn luyện và nghiên cứu để vận dụng vào các tình huống cụ thể để xây dựng được bản quy chế phù hợp vơi yêu cầu của địa phương. Bên cạnh đó, để đảm bảo tính hợp pháp còn phải tuân thủ những quy định tại Quy chế làm việc mẫu của Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn ban hành kèm theo Quyết định 77/2006/QĐ-TTg ngày 12/4/2006 của Thủ tướng Chính phủ.

Triển khai các công việc để đạt hiệu quả là vấn đề có ý nghĩa rất quan trọng trong hoạt động của UBND xã. Công việc muốn triển khai tốt cần có sự hướng dẫn chu đáo và cần phải có những kỹ năng nhất định. Dưới đây là một số kỹ năng cơ bản:

- Hướng dẫn phân tích công việc. Trước khi triển khai công việc cần phải có sự phân tích đối với công việc đó.

+ Phân tích thuận lợi và khó khăn khi triển khai công việc.

+ Phân tích mục tiêu đặt ra đối với công việc (mục tiêu chính, mục tiêu phụ, tầm quan trọng v.v..); các yêu cầu cần thiết...

+ Phân tích các nguồn lực cần thiết để triển khai công việc.

Trong quá trình phân tích công việc cần chú ý phân tích khả năng phát triển của công việc (dự báo kết quả). Dự báo càng chính xác sẽ hạn chế tối đa những sai lệch trong lộ trình giải quyết công việc và sử dụng nguồn lực hợp lý, đặc biệt có thể bố trí cán bộ đủ năng lực để đảm nhận từng loại công việc. Ngoài ra. dự báo khoa học còn giúp chúng ta tránh được những mâu thuẫn trong việc thực hiện các công việc có liên quan về sau.

- Hướng dẫn cách đánh giá và cách xây dựng các tiêu chí đánh giá công việc sau khi công việc được hoàn thành. Cách đánh giá rất quan trọng, nếu đánh giá theo hình thức sẽ chạy theo thành tích bên ngoài, bỏ qua các yêu cầu về nội dung công việc, cho nên dễ nảy sinh “bệnh thành tích”. Vì vậy, cần xây dựng các tiêu chí đánh giá phản ánh cả nội dung chất lượng công việc và tiến độ, thời gian, tiêu hao chi phí...

- Hướng dẫn các quy trình tiến hành công việc. Công việc sẽ phải qua những bước nào? Bước nào là chủ yếu cần tập trung chỉ đạo?

Ví dụ, triển khai việc xây nhà tình nghĩa cho những gia đình thuộc diện chính sách phải bắt đầu từ đâu? Quỹ đất lấy ở đâu? nguồn vốn nào? v.v... đây là những vấn đề phải giải quyết trước để xem xét kế hoạch xây dựng cụ thể. Hoặc giải phóng mặt bằng, trước hết phải tính đến chỗ ở cho những người phải di dời, đến giá cả đền bù sao cho hợp lý, sau đó mới đến công việc đo đạc, tính toán, thỏa thuận đền bù, thời gian giải phóng mặt bằng…Nếu giải phóng đất nông nghiệp thì phải tính đến công ăn, việc làm cho nông dân bị thu hồi đất...

- Hướng dẫn các thủ tục cho công việc.

Ví dụ các giấy tờ cần thiết, thủ tục kê khai xin mở ngành nghề v.v..Cán bộ giải quyết công việc không nắm vững thủ tục hành chính để giải quyết đúng yêu cầu của dân và của Nhà nước thì công việc sẽ gặp nhiều khó khăn.

Theo quy định của luật pháp hiện hành, UBND xã phải báo cáo tình hình kinh tế xã hội của xã, hoạt động của UBND với Đảng ủy, HDND xã và UBND huyện.

Báo cáo quan trọng nhất hàng năm mà UBND xã phải làm là Báo cáo về tình hình thực hiện nhiệm vụ kinh tế xã hội - Quốc phòng an ninh của địa phương. UBND xã do HĐND xã bầu ra theo luật định. Thông thường, trong bản báo cáo hàng năm, UBND xã phải trình với HĐND và các cơ quan cấp trên, cơ quan lãnh đạo về các vấn đề sau đây:

+ Tốc độ tăng trưởng kinh tế.           

+ Tổng sản phẩm xã hội (theo giá hiện hành).   

+ Sản lượng lương thực.

+ Sản lượng đánh bắt, nuôi trổng thủy sản, trồng cây gây rừng (đối với các xã có rừng).

+ Thu nhập bình quân đầu người.             

+ Tổng thu, trong đó có thu ngân sách.        

+ Tỷ lệ hộ nghèo.   

+ Tỷ lệ phát triển dân số tự nhiên. 

+ Tỷ lệ trẻ em suy dinh dưỡng dưới 5 tuổi.

+ Số gia đình đạt tiêu chuẩn gia đình văn hóa.

+ Xuất khẩu lao động trong năm.

Cần phải hướng dẫn việc báo cáo kết quả trên từng lĩnh vực, có sự so sánh với cùng kỳ năm trước, thậm chí với một số năm. Chú ý nêu cả những tồn tại, các mặt chưa đạt được, yêu cầu và phân tích các nguyên nhân thành công và chưa thành công của từng lĩnh vực so với kế hoạch đặt ra.

Báo cáo là một loại văn bản được dùng trong nhiều trường hợp. Trong hoạt động của UBND xã, báo cáo là trình bày các kết quả đạt được (chưa hoặc không đạt được) trong hoạt động của UBND xã trong một năm, qua đó đánh giá tình hình thực tế của việc quản lý, lãnh đạo của UBND xã và đề xuất những chủ trương mới thích hợp. Đây là loại báo cáo viết định kỳ. Tuy nhiên, trong hoạt động của UBND xã còn có những báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề. Ví dụ Báo cáo về thực hiện chương trình xóa đói giảm nghèo, Báo cáo khắc phục hậu quả của thiên tai …

Báo cáo không phải là một văn bản suy luận mà đòi hỏi phải mô tả cụ thể, chính xác và trung thực với sự kiện, hiện tượng. Người viết báo cáo không được phép sáng tạo như viết một số văn bản khác mà chỉ được đánh giá, nhận định dựa theo kết quả đã khảo sát, mô tả. Giới hạn của việc đánh giá tuỳ theo yêu cầu của người quản lý, theo quy định của pháp luật. Ở xã đó là yêu cầu giám sát của HĐND xã, yêu cầu của cấp trên. Có thể đánh giá toàn diện các vấn đề trong hoạt động của UBND xã, nhưng cũng có thể chỉ đánh giá một phương diện nào đó cần thiết cho việc điều hành. Cần chú ý rằng báo cáo hành chính không phải là một bản liệt kê công việc đơn thuần, không phải là bản báo cáo thành tích đã đạt được. Các nội dung đưa ra trong báo cáo đều đòi hỏi phải có sự xem xét nguyên nhân và hệ quả của nó đối với toàn bộ quá trình quản lý của UBND xã. Các vấn đề đưa ra phải được mô tả đầy đủ, chính xác và có tính khái quát, đồng thời phải cụ thể. Vì thực tế rất đa dạng và có nhiều khía cạnh khác nhau nên không thể đi quá sâu vào các chi tiết vụn vặt mà quên tính tổng quát khi làm báo cáo.

Báo cáo phải được trình bày hợp lý, phù hợp với tính chất của công việc và đối tượng báo cáo. Không nên viết quá dài về việc một việc nhỏ. Trái lại, cũng không nên viết quá sơ sài về một vấn đề lớn và có nhiều nội dung phức tạp.

Việc phân chia các đề mục phải hợp lý và tương xứng với yêu cầu báo cáo.

- Bố cục bản báo cáo:

Báo cáo của UBND xã thông thường có cấu trúc như sau:

 PHẦN THỨ NHẤT

KẾT QUẢ THỰC HIỆN NHIỆM VỤ KINH TẾ –XÃ HỘI, AN NINH QUỐC PHÒNG NĂM …

I. KẾT QUẢ CHỦ YẾU TRÊN CÁC LĨNH VỰC

1. 
   Lĩnh vực kinh tế
   
2. 
   Văn hóa-xã hội
   
3. 
   Quốc phòng, an ninh
   

II. NHỮNG TỒN TẠI HẠN CHẾ, NGUYÊN NHÂN VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM

1. 
   Tồn tại hạn chế
   
2. 
   Nguyên nhân:
   
3. 
   Bài học kinh nghiệm
   

PHƯƠNG HƯỚNG NHIỆM VỤ NĂM...