A – kiến thức chung: những vấN ĐỀ CƠ BẢn về CÔng nghiệp hóA, hiệN ĐẠi hóa nông nghiệP, NÔng thôn và TỔ chứC, hoạT ĐỘng của hệ thống chính trị Ở XÃ Chuyên đề 1: những vấN ĐỀ CƠ BẢn về CÔng nghiệp hóA, hiệN ĐẠi hóa nông nghiệP, NÔng thôN

- Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân 2003.

- Quyết định 77/2006/QĐ-TTg ngày 12/4/2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế làm việc mẫu của UBND xã, phường, thị trấn.

- Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước.

- Học viện Hành chính, Kỹ năng, nghiệp vụ quản lý hành chính nhà nước, NXB KH và KT, Tập 3, 2009.

- Lưu Kiếm Thanh, Nghiệp vụ hành chính văn phòng, NXB Thống kê, 2009.

- Nguyễn Văn Thâm, Điều hành công sở hành chính nhà nước, NXB KH và KT, 2009.
Chuyên đề 16:

KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
I. Khái niệm và vai trò của thuyết trình trong quản lý hành chính ở xã

1. Khái niệm thuyết trình

* Hiểu theo nghĩa rộng, thuyết trình là một dạng hoạt động của con người, nhằm trình bày, giải thích, thuyết minh một vấn đề, chủ yếu bằng lời nói, sao cho người khác hiểu, đồng thuận, tự điều chỉnh nhận thức, hành vi hoặc thực hiện, làm theo. Hiểu theo cách này, bất cứ ai cũng có thể là người thuyết trình và thuyết trình là hoạt động bình thường của mọi người.

* Hiểu theo nghĩa hẹp, thuyết trình là hoạt động diễn thuyết trước đám đông. Người thuyết trình thường là các chính trị gia, các nhà khoa học, các chuyên gia về từng lĩnh vực. Người nghe thường là đông đảo công chúng/ hoặc những người cùng chí hướng, cùng chuyên môn.

Từ hai cách hiểu trên đây, có thể thấy trong quá trình hoạt động và công tác, các cán bộ xã phải thường xuyên thực hiện hoạt động thuyết trình. Nếu theo nghĩa rộng, thuyết trình là hoạt động thường xuyên, diễn ra hàng ngày của cán bộ xã, ví dụ như: trình bày một ý tưởng hay biện pháp quản lý; giải thích pháp luật cho người dân; thuyết minh kế hoạch, báo cáo công tác trước cấp trên…Nếu hiểu theo nghĩa hẹp thì thuyết trình của cán bộ xã là một hoạt động có tổ chức, mà tại đó, người cán bộ xã phải nói trước đám đông (trước những người dân hoặc trước đông đảo cán bộ, nhân dân trong xã); trình bày một vấn đề, hoặc tuyên truyền, phổ biến pháp luật cho đông đảo nhân dân…

Qua những phân tích trên ta có thể hiểu, kỹ năng thuyết trình:

- Là quy trình và các phương pháp nhằm giúp cho hoạt động thuyết trình đạt hiệu quả cao.

- Kỹ năng thuyết trình là một trong những kỹ năng được sử dụng phổ biến trong cuộc sống và công việc, đặc biệt là đối với cán bộ xã.

- Kỹ năng thuyết trình là một trong những kỹ năng cơ bản cần thiết đối với cán bộ hành chính văn phòng; những người quản lý, lãnh đạo; những người hoạt động xã hội hoặc có quan hệ nhiều với công chúng, đặc biệt là cán bộ chính quyền xã.

Kỹ năng thuyết trình sẽ giúp cán bộ xã:

- Thể hiện, truyền đạt được những quan điểm, chủ trương, biện pháp của Nhà nước, của các cơ quan, tổ chức cấp trên đến đối tượng thực hiện là cán bộ và nhân dân trong xã.

- Thuyết phục được lãnh đạo, cấp dưới và đồng nghiệp hiểu, ủng hộ hoặc thực hiện những ý tưởng, kế hoạch do mình đề xuất.

- Giải thích, hướng dẫn, thuyết phục, thương lượng thành công với đối tác, khách hàng và đại diện các cơ quan, tổ chức đến giao dịch, hợp tác với địa phương.

- Nâng cao chất lượng công tác, nâng cao uy tín của cá nhân và cơ quan.

Trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân (HĐND), Ủy ban nhân dân (UBND) xã, cán bộ xã thường xuyên phải thực hiện hoạt động giao tiếp, trong đó có thuyết trình. Vì thế, kỹ năng thuyết trình sẽ được cán bộ xã vận dụng trong các tình huống thuyết trình cụ thể sau đây:

- Phát biểu ý kiến ngắn trước tập thể hoặc thể hiện chính kiến khi tranh luận, thảo luận các vấn đề trong công việc.

- Phát biểu, diễn thuyết trong các cuộc họp, hội nghị, lễ hội.

- Trình bày ý tưởng và kế hoạch công tác với cấp trên; giao và yêu cầu cấp dưới thực hiện nhiệm vụ; trao đổi công việc với đồng nghiệp.

- Giải thích, hướng dẫn cho người dân và khách đến giao dịch; liên hệ công tác; giải quyết chế độ chính sách có liên quan.

- Phổ biến văn bản và hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ, nhân dân địa phương.

- Nói chuyện thời sự, nói chuyện chuyên đề.

- Đàm phán, thương lượng với đối tác hoặc đại diện các cơ quan, tổ chức có quan hệ hợp tác với địa phương...

Muốn thực hiện một thuyết trình có hiệu quả, các cán bộ xã cần nắm vững những yêu cầu cơ bản sau:

Tuy nhiên, trong thực tế vẫn còn tình trạng cán bộ xã chuẩn bị sẵn một bài phát biểu mẫu, rồi đến cuộc họp nào cũng mang ra đọc, nội dung đều là các kế hoạch về phát triển kinh tế - xã hội nói chung, tuy không sai, nhưng không phù hợp với các đối tượng người nghe khác nhau.

Ví dụ:

+ Trong trường hợp cán bộ xã nghe các thông tin phản hồi của người dân, nhưng chưa xác minh thì cũng nên nói rõ và khẳng định là sẽ kiểm tra để làm rõ vấn đề rồi thông báo lại cho nhân dân.

* Yêu cầu về phương pháp thể hiện

Để một hoạt động thuyết trình đạt hiệu quả cao, bên cạnh việc chuẩn bị nội dung, vấn đề phương pháp thể hiện thuyết trình đóng vai trò hết sức quan trọng.

- Yêu cầu chung: các phương pháp được sử dụng khi thuyết trình phải đa dạng. Hay nói cách khác, khi thuyết trình, cán bộ xã phải sử dụng nhiều phương pháp khác nhau; các phương pháp được sử dụng phải phù hợp với mục đích và hoàn cảnh diễn ra thuyết trình và việc vận dụng phải linh hoạt.

- Một số phương pháp cơ bản cần chú ý vận dụng khi thuyết trình như:

+ Cách thể hiện thái độ với người nghe qua cử chỉ, hành vi.

+ Cách sử dụng ngôn ngữ để truyền tải nội dung.

+ Cách sử dụng các phương tiện trợ giúp.

+ Cách chọn trang phục khi thuyết trình.

Những phương pháp này sẽ được trình bày cụ thể ở phần sau.

* Yêu cầu về hiệu quả

Một hoạt động thuyết trình được coi là có hiệu quả nếu đạt được mục đích, mục tiêu mà người thuyết trình mong muốn, với những mức độ khác nhau. Thông thường, hiệu quả của một hoạt động thuyết trình được đánh giá ở 3 mức độ:

- Người nghe hiểu được những thông tin mà người thuyết trình cung cấp, truyền tải.

- Người nghe không chỉ hiểu mà còn tỏ thái độ đồng thuận với các vấn đề, các quan điểm, các biện pháp mà người thuyết trình đưa ra hoặc đề xuất.

- Người nghe không chỉ đồng thuận mà còn ủng hộ, thực hiện và làm theo.

Trong thực tế, không phải mọi hoạt động thuyết trình đều phải đạt được cả 3 mức độ nói trên. Có những trường hợp chỉ cần người nghe hiểu được vấn đề (ví dụ: người dân hiểu được những khó khăn mà chính quyền đang phải đối mặt và giải quyết); có trường hợp người nghe đồng thuận (đồng ý với chính quyền là vì khó khăn như vậy, nên tạm gác một vấn đề nào đó chưa thể giải quyết ngay), nhưng cũng có thể chưa đồng thuận (tuy khó khăn, nhưng dân đòi hỏi chính quyền xã vẫn phải có biện pháp giải quyết). Nếu chưa đồng thuận thì cán bộ xã cần có các hoạt động thuyết trình tiếp theo để người dân thay đổi dần nhận thức. Mức độ cao nhất là người dân hiểu, đồng thuận và ủng hộ, làm theo các yêu cầu mà cán bộ xã đưa ra.

Ví dụ: Sau khi nghe cán bộ xã thuyết trình về việc mở rộng và bê tông hóa đường liên thôn, người dân các thôn đều hiểu đây là việc làm cần thiết, có lợi cho mọi người; đồng thuận với phương án mà cán bộ xã đưa ra là do khó khăn chung, nên Nhà nước và nhân dân cùng làm; người dân tình nguyện góp tiền và sẵn sàng cho phép lấy đất vườn nhà để xã mở đường chung.

Muốn thuyết trình có hiệu quả cần tuân thủ các yêu cầu trên, để trở thành người có kỹ năng thuyết trình tốt, các cán bộ xã cần nắm vững quy trình thực hiện một hoạt động thuyết trình và phương pháp thuyết trình. Cho dù hoạt động thuyết trình ở dạng đơn giản (giải thích, thuyết phục người khác) hay phức tạp (phát biểu trước cuộc họp hoặc lễ hội; phổ biến một chủ trương lớn đến nhân dân trong xã…), cán bộ xã vẫn phải tuân thủ quy trình (các bước) sau đây:

1. Chuẩn bị thuyết trình

Gồm các công việc sau đây:

- Xác định mục đích, mục tiêu của hoạt động thuyết trình

- Xác định đối tượng và hoàn cảnh thuyết trình

- Chuẩn bị nội dung thuyết trình

- Chuẩn bị địa điểm thuyết trình

- Chuẩn bị phần minh họa và công cụ trợ giúp cho nội dung thuyết trình

- Chuẩn bị tâm lý và biện pháp ứng phó với tình huống bất ngờ

Tuy nhiên, không phải mọi hoạt động thuyết trình đều phải chuẩn bị đầy đủ các vấn đề trên. Nếu là hoạt động trình bày, thuyết phục người khác trong quá trình giải quyết công việc thì có thể lược bớt một số vấn đề cần chuẩn bị như địa điểm (vì làm việc tại trụ sở HĐND, UBND xã) hoặc công cụ trợ giúp (như âm thanh, ánh sáng, máy chiếu…) Nhưng nếu cán bộ xã chuẩn bị trình bày báo cáo hoặc một đề án trước HĐND xã thì phải chuẩn bị tất cả các vấn đề trên. Ngay cả khi một cán bộ phụ nữ xuống các thôn và gia đình hội viên để thuyết phục và vận động họ không sinh con thứ ba, người cán bộ vẫn phải xác định rõ mục đích và mục tiêu cần đạt được (người dân hiểu, đồng thuận và thực hiện); xác định đối tượng và hoàn cảnh gia đình từng hộ cụ thể để có cách vận động phù hợp; chuẩn bị các vấn đề cần trao đổi; chọn thời điểm thích hợp; chuẩn bị tranh, ảnh, tờ rơi để minh họa; chuẩn bị ứng phó với tình huống bất ngờ như người dân phản ứng gay gắt, lăng mạ cán bộ, thậm chí có thể đuổi cán bộ ra khỏi nhà…

Nếu được chuẩn bị tốt, các hoạt động thuyết trình đã đảm bảo được 50% thành công.

2. Thực hiện thuyết trình

Sau khi đã chuẩn bị tốt, người cán bộ xã sẽ thực hiện các hoạt động thuyết trình. Ở bước này, người thuyết trình phải áp dụng rất nhiều phương pháp và cách thức khác nhau, gồm:

* Phương pháp (cách) mở đầu

- Tự giới thiệu mình (đối với những người nghe chưa quen biết). Nếu là cán bộ xã nói chuyện với dân và đã được giới thiệu trước thì không nên giới thiệu lại mà nên thay bằng lời chào thân thiện.

- Có thể dẫn lời một lãnh tụ hoặc cán bộ cấp trên, một danh nhân nào đó có liên quan đến vấn đề sẽ thuyết trình; có thể dẫn tục ngữ, ca dao có nội dung gần gũi với vấn đề định nói...

- Có thể đặt một số câu hỏi xoay quanh vấn đề.

- Có thể nêu một tình huống gợi sự chú ý của người nghe.

* Phương pháp (cách) triển khai các vấn đề

- Giới thiệu khái quát bố cục chung (các vấn đề chính), sau đó trình bày từng vấn đề cụ thể theo một trật tự nhất định.

- Thông thường, để thuyết phục người nghe, một vấn đề cần triển khai các ý sau: vấn đề này được hiểu là gì? (giải thích từ ngữ, làm rõ vấn đề); tại sao cần thực hiện (nêu mục đích và ý nghĩa)? Cần làm thế nào (phương pháp, cách thức?).

- Khi trình bày các vấn đề cần dẫn dắt người nghe để họ có thể tiếp nhận thông tin từ mức độ đơn giản đến phức tạp, từ thấp đến cao; đồng thời người thuyết trình có thể áp dụng linh hoạt các cách lập luận như: quy nạp, diễn dịch, phân tích, tổng hợp, so sánh...).Lời lẽ phải rõ ràng, sáng ý, giữa các ý phải có mối liên hệ chặt chẽ và logic.

- Một số phương pháp cụ thể cần tham khảo và áp dụng khi triển khai các vấn đề cần trình bày để thuyết phục người nghe:

+ Hãy nói một cách giản dị và tự nhiên. Các từ và câu càng đơn giản bao nhiêu thì người nghe càng dễ hiểu và dễ nắm bắt bấy nhiêu.

Ví dụ: Thưa bà con trong thôn! Hôm nay chúng tôi xin trao đổi và hướng dẫn bà con một số biện pháp để phòng chống sâu bệnh cho cây trồng.

+ Sử dụng thường xuyên cách so sánh, đối chiếu, ví von.

+ Dùng sơ đồ, bảng thống kê, hình vẽ (nếu có thể được).

+ Lựa chọn cách lập luận và diễn giải phù hợp với trình độ hiểu biết của số đông người nghe.

+ Kể một chuyện lạ (hay chuyện vui) có liên hệ với đời sống hàng ngày của người nghe, nhưng phải gắn kết với chủ đề đang nói.

+ Làm cho các con số trở nên “biết nói”, đổi những con số trở thành những vật có thể thấy được.

+ Tuỳ từng trường hợp mà áp dụng: khen trước chê sau (nếu muốn chê) và chê trước khen sau (nếu muốn khen). Có khi chê để mà khen và khen để mà chê.

- Những vấn đề cần tránh khi trình bày:

+ Lấy một trường hợp cá biệt để khái quát thành cái phổ biến.

+ Nhầm lẫn nguyên nhân với kết quả, nguyên nhân với điều kiện, nguyên nhân với nguyên cớ, khả năng và hiện thực, bản chất với hiện tượng, nội dung với hình thức, cái tất nhiên với cái ngẫu nhiên...

+ Nói ý trước mâu thuẫn với ý sau.

+ Không nên dùng những câu quá dài, những mệnh đề phức tạp.

+ Không dùng những điển tích mà nhiều người chưa quen.

+ Tránh dùng danh từ chuyên môn quá hẹp và những từ mới chưa thông dụng. Nếu bắt buộc phải dùng các loại từ trên thì nên giảng cho người nghe hiểu nghĩa.

+ Không nói cầu kỳ, hoa mỹ, song cũng không được quá sỗ sàng, thoải mái.

* Phương pháp (cách) kết thúc

Trong khi thuyết trình, cán bộ xã có thể áp dụng những kiểu kết thức thông dụng sau đây:

+ Tóm tắt lại các ý chính trong lời giải thích, bài phát biểu hoặc báo cáo một cách ngắn gọn nhưng không thiếu.

+ Kết thúc bằng cách gửi tới người nghe những lời khuyên mang tính tâm lý, bằng triết lý của cuộc sống đời thường, dễ gây ấn tượng.

+ Khuyến khích người nghe hành động.

+ Đặt một vài câu hỏi, nêu một số vấn đề để người nghe tiếp tục suy nghĩ, tự tìm câu trả lời.

+ Chúc người nghe sức khỏe và đạt được những gì mà họ mong đợi.

Trong quá trình thực hiện thuyết trình, cán bộ xã còn phải kết hợp với các phương pháp khác như: cử chỉ, hành vi, giọng nói, giao lưu và đối thoại với người nghe, sử dụng các công cụ và phương pháp hỗ trợ…

* Phương pháp thể hiện phong cách và hình ảnh cá nhân khi thuyết trình

- Về tư thế, tác phong

Nếu nói trước đám đông, cán bộ xã cần đứng vững trên sàn hoặc bám nhẹ vào bục. Tránh tối đa dồn hết cả trọng lượng lên một bên chân, hoặc đứng vắt chéo chân. Hình ảnh này sẽ tạo ấn tượng về một con người bấp bênh và mọi người sẽ cho rằng người nói không được tự tin. Nếu phát biểu trước bục, cán bộ xã không nên dựa người hoặc tỳ tay quá chặt vào bục, hoặc khuỳnh tay tỏ vẻ uy quyền. Khi lên diễn đàn cần bước khoan thai, đầu hơi ngẩng lên, ngực hướng về phía trước, sau đó nhìn xuống đám đông, mỉm cười và cúi chào người nghe. Cán bộ xã nên học tập và tham khảo phong cách của các diễn giả có tài, các nhà hùng biện nổi tiếng và tạo phong cách riêng của cá nhân. Khi thuyết trình, cán bộ xã cần chú ý tránh những tật xấu như: đưa tay gãi đầu, xỏ tay vào túi quần, sửa kính.

Ngôn ngữ cơ thể có vai trò rất quan trọng trong hoạt động thuyết trình. Thái độ của người thuyết trình được thể hiện qua nét mặt, ánh mắt và nụ cười. Không ai thích nghe một bài thuyết trình mà diễn giả cứ đứng im một chỗ và dán mắt đọc một bài diễn văn đã được chuẩn bị từ trước. Ngoài ra, hãy tận dụng ánh mắt. Người nói nên lướt ánh mắt của mình vào những người ở hàng ghế đầu, hàng ghế giữa và hàng ghế cuối. Phải nhìn thẳng vào người nghe để nói với họ, tránh nhìn xuống nền, nhìn lên trần nhà hoặc nhìn ra ngoài cửa...; Các động tác tay, chân phải phù hợp, điệu bộ phải tự nhiên, tuỳ thuộc vào cảm xúc chân thực của người nói (vui, buồn, giận...). Để tạo được phong cách riêng, mỗi người phải biết tham khảo người khác, nhưng không nên bắt chước ai.

Đây cũng là một bước quan trọng, nhằm giúp người thuyết trình tự đánh giá hiệu quả và rút kinh nghiệm cho những lần thuyết trình sau. Một hoạt động thuyết trình dù đơn giản hay phức tạp đều cần được đánh giá trên những vấn đề sau:

- Đánh giá sự phản hồi của người nghe qua kết quả thực hành, thảo luận; qua ý kiến nhận xét trong phiếu khảo sát hoặc qua tình cảm của người nghe dành cho người thuyết trình trước, trong và sau khi kết thúc.

- Xác định các vấn đề cần khắc phục và cải tiến: thông qua kết quả đánh giá, cán bộ xã cần xác định những vấn đề cần chỉnh sửa về nội dung; những phương pháp cần đổi mới và cải tiến (ví dụ: Bổ sung phương tiện hỗ trợ; Rèn, luyện giọng nói, tác phong); Rèn, luyện tâm lý; Chấp nhận sai sót hoặc thất bại tạm thời để khắc phục trong những lần sau.

Trên đây là những kiến thức và kỹ năng cơ bản mà cán bộ cấp xã cần nắm vững và vận dụng linh hoạt trong hoạt động thuyết trình. Trước khi thực hiện một hoạt động thuyết trình (đặc biệt là nói trước đám đông), mỗi cán bộ xã cần chuẩn bị những nội dung hoặc các vấn đề mà bản thân phải thường xuyên thuyết trình với cấp trên, cấp dưới, đồng nghiệp và với người dân, với khách đến giao dịch hoặc phối hợp công tác. Trở thành người có kỹ năng thuyết trình hiệu quả, các cán bộ xã sẽ góp phần quan trọng trong việc thuyết phục người dân trong xã ủng hộ chính quyền, hăng hái thực hiện các chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước; góp phần xây dựng và phát triển kinh tế, xã hội ở địa phương./.