IV. Kỹ năng soạn thảo một số loại văn bản thông dụng ở xã

Nội dung NQ thường được kết cấu gồm 3 phần: Phần căn cứ ban hành NQ - Phần nội dung NQ - Phần biện pháp tổ chức thực hiện NQ¹⁰.

* Phần căn cứ ban hành NQ: cần nêu cơ sở pháp lý và thực tiễn để ban hành văn bản. Yêu cầu kỹ thuật đối với việc nêu căn cứ ban hành văn bản là:

- Nêu đúng và đủ các căn cứ pháp lý có ý nghĩa khẳng định tính hợp pháp, đúng thẩm quyền của việc ban hành NQ.

- Chỉ nêu tên, số và ký hiệu, ngày tháng, tác giả và trích yếu nội dung văn bản, không cần viện dẫn quy phạm cụ thể.

- Mỗi căn cứ pháp lý được trình bày trên những dòng riêng, hết mỗi căn cứ thì kết thúc bằng dấu (;) hết căn cứ cuối cùng thì dùng dấu phảy (,).

Trên thực tế, nhiều NQ của HĐND xã mắc các lỗi khá phổ biến là nêu không đúng hoặc nêu không đủ các căn cứ pháp lý cần thiết để ban hành văn bản.

Ví dụ: Nêu Nghị quyết của Ban chấp hành đảng bộ làm căn cứ ban hành pháp luật là không phù hợp, vì văn bản của Đảng không phải là cơ sở pháp lý để ban hành văn bản; hoặc có NQ chỉ nêu duy nhất 01 căn cứ pháp lý là Luật Tổ chức HĐND và UBND là không đủ.

Thông thường, căn cứ pháp lý để ban hành NQ của HĐND xã ít nhất gồm 03 căn cứ sau đây:

- Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; (căn cứ pháp lý về thẩm quyền nội dung).

- Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân này 03 tháng 12 năm 2004; (căn cứ về thẩm quyền ban hành văn bản).

- Căn cứ báo cáo của Ủy ban nhân dân xã về kết quả thực hiện nhiệm vụ kinh tế - xã hội năm 2007, phương hướng nhiệm vụ kinh tế - xã hội năm 2008 và nghe ý kiến thảo luận của các đại biểu: (căn cứ thực tế của việc ban hành văn bản).

Phần căn cứ trực tiếp để ban hành NQ của HĐND tùy từng trường hợp có thể thay đổi linh hoạt với những nội dung khác nhau, ví dụ như: "Xét đề nghị của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tại Tờ trình số….. về việc…"; hoặc nêu mục đích, lý do ban hành văn bản "Để nâng cao hiệu quả của công tác …trên địa bàn xã"…

* Phần nội dung nghị quyết (hay phần quy định)

Đây là phần trọng tâm của nghị quyết, thể hiện tập trung ý chí và các quyết định được kỳ họp của HĐND xã thống nhất thông qua. Đồng thời đây cũng là phần chứa đựng các quy phạm pháp luật tạo nên giá trị của NQ HĐND xã với tính chất là một văn bản QPPL.

Hiện nay có thể vận dụng 2 hình thức kết cấu phần nội dung dưới đây:

+ Đối với NQ quy định nhiều nội dung, thì phần nội dung NQ thường được thể hiện thành các điều. Trong từng điều có thể có kết cấu bên trong là các Khoản (đánh số 1, 2, 3…) và Điểm (đánh theo thứ tự chữ cái a, b, c….);

+ Đối với Nghị quyết có nội dung đơn giản hoặc nội dung chủ yếu nêu lên các chủ trương, định hướng, chính sách, đưa ra các đánh giá, kết luận... thì nội dung có thể được thể hiện dưới dạng các mục và tiểu mục.

Tuy nhiên, dù được kết cấu theo hình thức nào thì phần nội dung NQ của HĐND xã cũng phải thể hiện 3 nội dung chủ yếu sau:

+ Khẳng định ý chí thống nhất của tập thể HĐND xã đối vói vấn đề mà UBND xã trình ra HĐND xã để HĐND xã quyết định theo thẩm quyền, bao gồm cả những nhận xét, đánh giá tình hình thật ngắn gọn, đủ ý làm cơ sở cho các quyết định.

+ Nêu rõ những quyết định của HĐND xã về các nhiệm vụ, mục tiêu và phương hướng, giải pháp nhằm bảo đảm thực hiện các mục tiêu đó. Nội dung của mỗi vấn đề nên diễn đạt thành từng đề mục (VD: về kinh tế, về giáo dục…).

* Phần biện pháp tổ chức thực hiện NQ: Phần này cần nêu rõ việc phân công trách nhiệm tổ chức thực hiện Nghị quyết, việc thay thế, hủy bỏ văn bản (nếu có) và ghi rõ thời điểm thông qua NQ. Trong phần này phải nêu rõ các chủ thể có trách nhiệm tổ chức thực hiện, trong đó phải nêu rõ các chủ thể có trách nhiệm chính và các chủ thể có trách nhiệm phối hợp tổ chức thực hiện. Phần này cần xác định cụ thể nghĩa vụ và quyền hạn của từng cá nhân, tổ chức có liên quan, thuộc sự điều chỉnh của NQ.

- Yêu cầu về ngôn ngữ: từ ngữ được sử dụng trong nghị quyết phải bảo đảm yêu cầu rõ ràng, đủ ý, không trùng lắp, không thừa từ, thừa ý, lặp ý; lập luận phải chặt chẽ, từ ngữ rõ ràng, không được hiểu theo nhiều nghĩa.

Nội dung của QĐ đư­ợc cấu trúc thành 2 phần:

* Phần căn cứ ban hành: cũng như Nghị quyết, trong các Quyết định cần nêu đủ 3 loại căn cứ, gồm: căn cứ thẩm quyền (Chứng minh quyền của chủ thể ban hành); căn cứ áp dụng (nêu những văn bản của nhà n­ước, của cấp trên và văn bản của cơ quan có chứa những quy định chung, liên quan đến nội dung của QĐ); căn cứ thực tiễn (nêu nhu cầu của thực tiễn, năng lực của cán bộ hoặc các thông tin thực tiễn đ­ược sử dụng để làm căn cứ ra QĐ).

* Phần quy định: Thông thư­ờng các QĐ tối thiểu có 2 điều, tối đa không nên quá 5 điều (Tr­ường hợp cần QĐ nhiều điều thì chuyển các quy định cụ thể vào một văn bản ban hành kèm theo QĐ như­ Quy chế, Quy định, Nội quy…).

- Điều 1: Nêu quyết định chính, chủ yếu, quan trọng nhất (yêu cầu đủ thông tin cơ bản)

- Điều 2 (hoặc điều 3): Nêu các QĐ bổ sung, làm rõ thêm cho quyết định chính (nếu cần).

- Điều cuối cùng (có thể là Đ2, Đ3, Đ4, Đ5): Xác định và Giao trách nhiệm cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân để thi hành QĐ.

3. Chỉ thị

Chỉ thị dùng để chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, tổ chức cấp dưới thực hiện quyết định của cơ quan cấp trên và quyết định của chính cơ quan đã ban hành.

Nội dung chỉ thị thường đi thẳng vào vấn đề cần chỉ thị (có thể nêu rõ văn bản nào của cấp trên đã ban hành có căn cứ để chi thị); có thể mở đầu có nhận xét tình hình một cách vắn tắt hoặc căn cứ vào yêu cầu nhiệm vụ của chỉ thị.

Cách viết chỉ thị phải rõ ràng, cụ thể, chỉ thị cho ai? vấn đề gì? thực hiện như thế nào? (phân công nhiệm vụ, giao trách nhiệm thực hiện từng phần việc cụ thể). Không chia chương, mục, điều, khoản như quyết định mà căn cứ vào vấn đề nhiều hay ít để chia ra các điểm cần chỉ thị 1, 2, 3…

Phần cuối, thông thường chỉ thị ít khi có kết luận, chỉ quy định chế độ báo cáo, quy trách nhiệm hoặc động viên tinh thần cấp dưới thi hành.

4. Báo cáo

Thông thường, trong quá trình hoạt động, các cơ quan, tổ chức ở xã thường soạn thảo và ban hành các loại báo cáo như: báo cáo sơ kết, tổng kết công tác hàng tháng, hàng quý và hàng năm; các báo cáo chuyên đề về công tác an ninh, quốc phòng, trật tự trị an, văn hóa xã hội, phát triển kinh tế tại địa phương… Tuỳ theo từng loại báo cáo để có bố cục cho phù hợp.

Ví dụ:

Báo cáo tổng kết thông thường có các phần:

- Phần 2. Những kết quả đã đạt được.

- Phần 3. Những tồn tại và hạn chế.

- Phần 4. Phương hướng trong thời gian tới.

Báo cáo chuyên đề lại được bố cục theo từng vấn đề của mỗi lĩnh vực khác nhau.

* Một số điểm cần chú ý khi viết Báo cáo:

- Phải thu thập và kiểm tra các thông tin, số liệu.

- Các thông tin, số liệu cần đư­ợc hệ thống theo các vấn đề, theo thời gian, theo vùng…

- Cần khái quát những điểm chung, những trư­ờng hợp tiêu biểu, cá biệt.

- Cần tìm hiểu, lý giải nguyên nhân của kết quả và hạn chế.

- Cần chỉ ra một số biện pháp, phư­ơng h­ướng để phát huy kết quả, khắc phục hạn chế.

5. Công văn (CV)

Trong quá trình hoạt động, HĐND, UBND xã thường soạn thảo và ban hành các loại công văn sau:

- CV đề nghị, yêu cầu.

- CV trả lời (phúc đáp).

- CV giải thích, h­ướng dẫn.

- CV mời họp, mời dự hội nghị.

- CV thăm hỏi, cảm ơn.

Bố cục của công văn thường có 3 phần: Mở đầu, triển khai vấn đề và kết thúc vấn đề.

Dưới đây là cách trình bày một số loại công văn:

* Cách trình bày Công văn đề nghị:

- Mở đầu: Nêu rõ mục đích, cơ sở cuả việc đề nghị.

- Phần triển khai vấn đề: Trình bày lần l­ựợt các đề nghị; Nêu cụ thể các chi tiết có liên quan đến đề nghị để cấp trên có cơ sở giải quyết .

- Phần kết thúc: Thể hiện sự mong muốn đề nghị sẽ đ­ựợc cấp trên quan tâm giải quyết và bày tỏ sự cảm ơn.

* Cách trình bày Công văn trả lời (phúc đáp)

- Phần mở đầu: Ghi rõ trả lời văn bản hoặc đơn của ai? Gửi ngày nào ? Về vấn đề gì ?

- Phần nội dung: Trả lời trực tiếp từng vấn đề hoặc trả lời gộp các vấn đề có liên quan. Cách trả lời: nêu rõ quan điểm chung, các căn cứ đã áp dụng để giải quyết và kết luận cuối cùng. Đối với những vấn đề ch­ưa trả lời cần giải thích rõ lý do.

- Phần kết thúc: Thể hiện sự quan tâm đối với những đề nghị và yêu cầu của các cá nhân hoặc cơ quan; đồng thời bày tỏ thái độ sẵn sàng trả lời tiếp nếu cơ quan hoặc người dân cảm thấy chưa thỏa đáng.

6. Biên bản

Biên bản là loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra. Thông thường, trong quá trình hoạt động, xã thường có các loại Biên bản như: biên bản các cuộc họp; biên bản tiếp dân; biên bản về các tai nạn và sự cố…

Biên bản không có hiệu lực pháp lý để thi hành mà chủ yếu được dùng làm chứng cứ minh chứng cho các sự kiện thực tế đã xảy ra. Vì vậy, biên bản phải mô tả lại các sự việc, hiện tượng kịp thời, tại chỗ với đầy đủ, chi tiết mọi tình tiết khách quan, không bình luận, thêm bớt để làm cơ sở cho các quyết định xử lý, hoặc minh chứng cho các nhận định kết luận khác.

Bố cục của Biên bản:

- Ngày… tháng… năm… (ghi cụ thể thời gian lập biên bản).

- Địa điểm.

- Thành phần tham dự (có mặt và vắng mặt…).

- Phần nội dung ( ghi những diễn biến hoặc các chi tiết trong thực tế).

- Phần kết thức (ghi thời gian và chữ ký xác nhận của người ghi biên bản và chủ tọa (cuộc họp) hoặc người làm chứng.

Ví dụ: Biên bản hội nghị

- Thời gian địa điểm khai mạc hội nghị.

- Chương trình làm việc của hội nghị (tóm tắt các nội dung chính của hội nghị).

- Khai mạc: ghi rõ hội nghị do ai khai mạc.

- Phần báo cáo: Ghi tên chức vụ người trình bày báo cáo; Tóm tắt nội dung báo cáo (Xem báo cáo kèm theo ).

- Thảo luận: tùy theo tính chất của hội nghị mà chọn phương pháp ghi thích hợp, tức là ghi chi tiết hay ghi tóm tắt ý chính (ghi tổng hợp); Ghi những vấn đề mà Chủ tịch hội nghị đưa ra, nếu ra thảo luận trước hội nghị.

- Phần quyết nghị: Phần quan trọng nên ghi chi tiết các vấn đề quyết nghị và tỉ lệ đại biểu tán thành (giơ tay hoặc bỏ phiếu kín); Nội dung quyết nghị (nội dung thứ nhất là:…có…% tán thành. Nội dung thứ hai là:…).

- Phần bầu cử nhân sự cho nhiệm kỳ tới: danh sách nhân sự đề cử (ghi đủ họ tên và sắp xếp theo vần ABC); danh sách trúng cử qua bầu cử (giơ tay tán thành hoặc phiếu kín); danh sách bầu cử bổ sung lần hai, ba… (nếu lần đầu chưa đủ số phiếu cần thiết).

- Phần kết luận: tóm tắt báo cáo hoặc lời phát biểu của khách mời dự; tóm tắt báo cáo hoặc lời bế mạc của chủ tọa; ghi ngày, giờ bế mạc hội nghị.

- Phần ký xác nhận: Chủ tịch và thư ký hội nghị ký tên (sau khi đã xét duyệt, bổ sung, sửa chữa nếu cần thì đọc lại trước hội nghị để xác nhận).

*****

1. So sánh sự giống và khác nhau giữa văn bản quy phạm pháp luật và văn bản cá biệt? Cho ví dụ minh hoạ?

2. Văn bản quy phạm pháp luật là gì? Thẩm quyền ban hành các loại văn bản quy phạm pháp luật? HĐND, UBND xã có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật không? cho ví dụ?

3. Hãy nêu các yếu tố thể thức văn bản và vị trí, ý nghĩa của các yếu tố thể thức đó?

4. Lấy danh nghĩa UBND xã X, hãy soạn thảo báo cáo tổng kết công tác 6 tháng đầu năm.

5. Lấy danh nghĩa HĐND xã B, hãy soạn thảo dự thảo Nghị quyết kỳ họp thứ nhất của HĐND xã nhiệm kỳ 2011 – 2016.

6. Lấy danh nghĩa UBND xã ABC, hãy soạn thảo Biên bản họp thường kỳ UBND xã C.

7. Lấy danh nghĩa UBND xã hãy soạn thảo công văn trả lời ý kiến của nhân dân về việc ….(tự chọn nội dung).

- Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật của HĐND – UBND năm 2004.

- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008.

- Nghị định 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ về Công tác văn thư.

- Nghị định số: 24/2009/NĐ-CP ngày 05/3/2009 của Chính phủ quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

- Nghị định số: 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn thư.

- Thông tư 55/2005/TTLT – BNV – VPCP của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính Phủ ban hành ngày 06/5/2005 Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

- Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

- Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản, Học viện Hành chính Quốc gia, 2005.
Chuyên đề 14:

KỸ NĂNG TIẾP DÂN VÀ THỰC HIỆN DÂN CHỦ Ở XÃ
I. Kỹ năng tiếp dân

1. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa của việc tiếp dân

a) Khái niệm tiếp dân

Trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, để thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình, giữa cơ quan nhà nước và người dân cần có sự tiếp xúc nhằm trao đổi những thông tin, tình cảm, hiểu biết, hành vi…Quá trình này chính là quá trình giao tiếp với công dân.

- Tiếp nhận các thông tin kiến nghị, phản ánh, góp ý của nhân dân về những vấn đề liên quan đến chủ truơng, đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước, công tác quản lý của cơ quan đơn vị.

- Tiếp nhận khiếu nại, tố cáo nhằm đảm bảo thực hiện quyền khiếu nại, tố cáo của công dân được Hiến pháp quy định.

- Hướng dẫn công dân thực hiện quyền khiếu nại tố cáo. Nội dung này đặt ra yêu cầu mang tính bắt buộc đối với các cơ quan nhà nước, các cán bộ, công chức trong quan hệ với công dân là phải luôn luôn tôn trọng nhân dân, tận tụy phục vụ và lắng nghe các ý kiến đóng góp của nhân dân. Mặt khác, điều này cũng khắc phục một số hạn chế trong việc thực hiện quyền khiếu nại, tố cáo của công dân; góp phần tuyên truyền giáo dục, nâng cao hiểu biết về pháp luật nói chung và pháp luật khiếu nại, tố cáo nói riêng của nhân dân.

- Tổ chức tốt công tác tiếp dân là biểu hiện cụ thể của quan điểm “dân là gốc” của Đảng và Nhà nước ta, góp phần phát huy bản chất “Nhà nước của dân, do dân, vì dân”. Thông qua công tác tiếp dân, cơ quan nhà nước nắm được tâm tư, nguyện vọng của nhân dân và các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước để kịp thời chấn chỉnh, bổ sung, sửa đổi hoặc hủy bỏ các nội dung không còn phù hợp.

- Làm tốt công tác tiếp công dân sẽ góp phần khơi dậy tiềm năng, tranh thủ trí tuệ của nhân dân, huy động được sự tham gia rộng rãi của nhân dân vào quản lý nhà nước, quản lý xã hội; đảm bảo việc thực hiện quyền khiếu nại, tố cáo của công dân, quyền giám sát của nhân dân đối với cán bộ, công chức nhà nước góp phần xây dựng bộ máy nhà nước trong sạch, vững mạnh.

- Thông qua công tác tiếp dân tạo ra động lực thúc đẩy hoàn thiện công tác quản lý nhà nước, giúp cho các cơ quan quản lý nhà nước, các cơ quan tổ chức, đơn vị có điều kiện kiểm tra, đánh giá lại cơ chế chính sách, công tác chỉ đạo điều hành của mình, từ đó có những điều chỉnh thích hợp, kịp thời.

- Làm tốt công tác tiếp dân sẽ hạn chế việc khiếu nại, tố cáo tràn lan, vượt cấp, cũng như nhiều bất cập khác của công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo.

2. Tổ chức thực hiện nhiệm vụ tiếp dân của chính quyền xã

a) Tiếp dân của Hội đồng nhân dân xã

Hội đồng nhân dân xã là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương. Theo quy định của Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, thì Thường trực Hội đồng nhân dân xã có nhiệm vụ tổ chức tiếp dân (Khoản 5, Điều 53 Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân 2003). Ngoài ra, trong Quy chế hoạt động của Hội đồng nhân dân cũng quy định: Thường trực Hội đồng nhân dân có trách nhiệm tổ chức và bảo đảm điều kiện, cơ sở vật chất cho việc tiếp công dân của đại biểu Hội đồng nhân dân khi đại biểu yêu cầu. Danh sách, kế hoạch, thời gian tiếp công dân của đại biểu Hội đồng nhân dân được niêm yết tại nơi tiếp công dân. Thường trực Hội đồng nhân dân gửi kế hoạch tiếp công dân đến Uỷ ban nhân dân, Ban Thường trực Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cùng cấp và mời đại diện các cơ quan này tham dự các buổi tiếp công dân.

- Tiếp dân của đại diện Thường trực Hội đồng nhân dân: dành ít nhất hai ngày trong một tháng để tiếp công dân.

- Tiếp dân của đại biểu Hội đồng nhân dân: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức nơi đại biểu Hội đồng nhân dân công tác có trách nhiệm tạo điều kiện để đại biểu có thời gian tiếp công dân, tiếp nhận, chuyển đơn, đôn đốc, theo dõi việc giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị của công dân. Đại biểu Hội đồng nhân dân tiếp công dân nhằm thu thập ý kiến, nguyện vọng, kiến nghị của công dân; giải thích, tuyên truyền chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước cho công dân; hướng dẫn, giúp đỡ công dân thực hiện quyền khiếu nại, tố cáo và nhận đơn thư của công dân để chuyển đến cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền giải quyết theo quy định của pháp luật.

Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã tiếp dân mỗi tuần ít nhất là một ngày (không kể các trường hợp phải tiến hành theo yêu cầu khẩn thiết), lịch tiếp dân phải được công bố công khai để nhân dân biết. Cán bộ, công chức phụ trách từng lĩnh vực công tác của Ủy ban nhân dân xã chịu trách nhiệm giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã tiếp công dân.

Công tác tiếp dân ở xã chủ yếu hướng vào các hoạt động: tổ chức cơ chế tiếp dân, tổ chức nhân lực, cơ sở vật chất và thời gian để thực hiện việc tiếp dân, tiếp xúc trực tiếp với dân để giải quyết các kiến nghị, khiếu nại, tố cáo. Trên cơ sở đó, những công việc cụ thể phải làm của hoạt động tiếp dân là:

- Tổ chức cơ chế tiếp dân: Cơ chế tiếp dân được hiểu là các nguyên tắc cơ bản, các quy định cụ thể mà các cán bộ của Uỷ ban nhân dân xã cần phải áp dụng và thực hiện để tiến hành hoạt động tiếp dân.

- Tổ chức nhân lực và cơ sở vật chất cho hoạt động tiếp dân.

- Tổ chức phòng tiếp dân với các trang thiết bị cần thiết, phù hợp với yêu cầu của công việc tiếp dân, trong điều kiện tài chính cho phép.

- Tiến hành cuộc tiếp dân

3. Những kỹ năng cần thiết vận dụng trong tiếp dân

a) Kỹ năng tổ chức hoạt động tiếp dân

- Tổ chức cơ chế tiếp dân:

- Trực tiếp tiến hành các hoạt động tiếp dân:

+ Tiếp dân trong trường hợp bị động

- Các nghi thức xã giao trong hoạt động tiếp dân

- Kỹ năng nghe có hiệu quả

- Kỹ năng nói trong tiếp dân