II. Kỹ năng thực hiện dân chủ ở xã

Bản chất của chế độ xã hội chủ nghĩa là dân chủ, theo đó dân chủ vừa là mục tiêu vừa là động lực của sự nghiệp cách mạng mà Đảng và nhân dân xây dựng. Những năm qua, Đảng và nhà nước đã ban hành nhiều chính sách đổi mới về kinh tế, chính trị, xã hội, phát huy quyền làm chủ của nhân dân và đã đạt được những thành tựu to lớn trong sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội và bảo vệ Tổ quốc. Tuy nhiên, nhìn chung, quyền làm chủ của nhân dân còn bị vi phạm ở nhiều nơi và nhiều lĩnh vực. Phương châm “dân biết, dân bàn, dân làm, dân kiểm tra” chưa được cụ thể hoá và thể chế hoá thành luật pháp, chậm đi vào cuộc sống.

Cụ thể hóa các chủ trương, quan điểm của Chỉ thị 30-CT/TW của Bộ Chính trị, Chính phủ đã ban hành Nghị định 29/1998/NĐ-CP ngày 11/5/1998 (sau được sửa đổi bằng Nghị định 79/2003/NĐ-CP ngày 07/7/2003) kèm theo Quy chế thực hiện dân chủ ở xã, phường, thị trấn quy định các nội dung, phương thức và trách nhiệm của chính quyền xã trong việc thực hiện quyền dân chủ của nhân dân. Đây là văn bản pháp lý quan trọng, đánh dấu một bước việc thể chế hóa phương châm “dân biết, dân bàn, dân làm, dân kiểm tra” của Đảng nhằm phát huy quyền làm chủ trực tiếp của nhân dân ở xã. Quy chế dân chủ cơ sở ở xã đã thu được những kết quả tích cực. Quy chế đã nâng cao nhận thức về quyền làm chủ của nhân dân, thu hút nhân dân tham gia quản lý đất nước; khắc phục tình trạng suy thoái, quan liêu, mất dân chủ, tham nhũng ở xã; kiện toàn lề lối, phong cách làm việc của đội ngũ cán bộ xã...Tuy nhiên, vẫn còn một số mặt hạn chế, yếu kém trong triển khai thực hiện Quy chế như: Việc thực hiện quy chế dân chủ còn hình thức, tổ chức triển khai chưa đồng bộ, thường xuyên; một số nơi cán bộ công chức và đảng viên chưa nhận thức hết tầm quan trọng của việc thực hiện Quy chế dân chủ; một số quy định của Quy chế dân chủ còn hạn chế về mặt nội dung, chưa phù hợp với thực tiễn.

Trong tình hình đó, nhằm phát huy những thành quả đã đạt được, khắc phục các hạn chế, yếu kém trong nội dung của Quy chế dân chủ xã, phường, thị trấn, Ủy ban Thường vụ Quốc hội đã thông qua Pháp lệnh số 340/2007/PL-UBTVQH ngày 20/4/2007 về thực hiện dân chủ ở xã, phường, thị trấn. Hiện tại, đây là văn bản pháp lý có giá trị cao nhất về thực hiện quyền dân chủ ở xã.

3. Tổ chức thực hiện dân chủ ở xã

Nội dung tổ chức thực hiện dân chủ ở xã bao gồm:

- Những nội dung nhân dân bàn và quyết định bao gồm: công việc mà nhân dân bàn, quyết định trực tiếp và công việc nhân dân sau khi bàn, biểu quyết đa số, phải được cấp có thẩm quyền công nhận mới có giá trị thi hành.

Quá trình và kết quả thực hiện các nội dung công khai được Ủy ban nhân dân xã báo cáo Hội đồng nhân dân cùng cấp tại kỳ họp gần nhất của Hội đồng nhân dân xã. Ủy ban nhân dân xã xác định mục đích, yêu cầu báo cáo, loại báo cáo (định kỳ, đột xuất hay chuyên đề) từ đó có cơ sở để xây dựng bản báo cáo.

+ Trưởng thôn tuyên bố lý do, nêu mục đích, yêu cầu, nội dung cuộc họp; giới thiệu người để cuộc họp biểu quyết cử làm thư ký;

+ Trưởng thôn trình bày những nội dung cần đưa ra để cuộc họp xem xét;

+ Những người tham gia cuộc họp thảo luận;

+ Trưởng thôn tổng hợp chung các ý kiến của những người tham gia cuộc họp; đề xuất phương án biểu quyết. Việc biểu quyết được thực hiện bằng hình thức giơ tay hoặc bỏ phiếu kín do cuộc họp quyết định.

Trưởng thôn sau khi tổng hợp kết quả cuộc họp ở thôn gửi kết quả đến Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã để tổng hợp kết quả chung toàn xã. Trên cơ sở tổng hợp kết quả cuộc họp từ các thôn nếu có trên 50% tổng số cử tri hoặc cử tri đại diện hộ gia đình trong toàn xã tán thành thì kết quả cuộc họp ở toàn xã có giá trị thi hành. Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã lập biên bản xác nhận kết quả họp của toàn xã và thông báo bằng văn bản đến các Trưởng thôn để thông báo đến các hộ gia đình trong thôn. Trường hợp không được trên 50% tổng số cử tri hoặc cử tri đại diện hộ gia đình trong toàn xã tán thành thì Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã tổ chức lại cuộc họp.

Trường hợp không tổ chức lại cuộc họp hoặc tổ chức lại mà kết quả tổng hợp vẫn chưa được trên 50% tổng số cử tri hoặc cử tri đại diện hộ gia đình trong toàn xã tán thành, thì tiến hành phát phiếu lấy ý kiến những cử tri hoặc cử tri đại diện hộ gia đình không tham dự họp để tổng hợp chung vào kết quả cuộc họp ở các thôn. Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã tổng hợp chung kết quả cuộc họp liền trước đó với kết quả lấy ý kiến những cử tri không tham dự họp ở tất cả các thôn nếu có trên 50% tổng số cử tri hoặc cử tri đại diện hộ gia đình trong toàn xã tán thành thì có giá trị thi hành. Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã lập biên bản xác nhận kết quả và thông báo đến các Trưởng thôn để thông báo đến các hộ gia đình trong thôn.

Ngoài các kỹ năng đã nêu trên, Chủ tịch, phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cần có các kỹ năng khác như: kỹ năng ra quyết định, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giải quyết khiếu nại tố cáo…trong tổ chức thực hiện dân chủ ở xã để hoạt động này đạt hiệu quả cao hơn.

Nhà ông N được xã chia cho 2 sào ruộng để trồng lúa nằm liền kề với thửa ruộng của nhà bà X. Do ruộng nằm ở gò cao nên không có nước tưới tiêu, ông N đề nghị bà X cho sử dụng một lối dẫn nước từ hệ thống mương chung qua ruộng của bà X nhưng không được bà X chấp thuận. Ông N đã lên UBND xã để trình bày sự việc và yêu cầu giải quyết. Vậy, cán bộ tiếp dân của UBND xã sẽ phải giải thích với ông N về việc này như thế nào?

Anh, chị hãy nhận xét về kỹ năng nói với dân của đồng chí cán bộ trên.

- Nghị quyết Hội nghị lần thứ 3 Ban Chấp hành Trung ương Đảng (khoá VIII) ngày 18/6/1997 về phát huy quyền làm chủ của nhà nước, tiếp tục xây dựng Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam trong sạch, vững mạnh.

- Chỉ thị số 30-CT/TW của Bộ Chính trị ngày 18/02/1998 về xây dựng và thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở.

- Nghị quyết số 753/2005/NQ-UBTVQH ngày 02 tháng 4 năm 2005 của Uỷ ban thường vụ Quốc hội khoá XI ban hành quy chế hoạt động của Hội đồng nhân dân.

- Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân 2003.

- Luật Khiếu nại, tố cáo năm 1998 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Khiếu nại, tố cáo năm 2004, năm 2005.

- Luật Phòng, chống tham nhũng 2005

- Pháp lệnh thực hiện dân chủ ở Xã, phường, thị trấn ngày 20/4/2007 của Ủy ban thường vị quốc hội khóa XI.

- Nghị quyết liên tịch số 09/2008/NQLT-CP-UBTWMTTQVN của Chính phủ và Ủy ban trung ương Mặt trận tổ quốc Việt Nam ngày 17/4/2008 về Hướng dẫn thi hành các Điều 11, Điều 14, Điều 16, Điều 22 và Điều 26 của Pháp lệnh Thực hiện dân chủ ở xã, phường, thị trấn.

- Quyết định số 77/2006/QĐ-TTg ngày 13/4/2006 của Thủ tướng Chính phủ về ban hành quy chế làm việc mẫu của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.

Chuyên đề 15:

KỸ NĂNG CHỦ TỌA, ĐIỀU HÀNH CÁC CUỘC HỌP
I. Khái quát chung về hoạt động họp

1. Khái niệm và vai trò của hoạt động họp

a) Khái niệm:

Theo nghĩa chung nhất, họp là sự tập hợp nhiều người một cách có tổ chức, theo những nguyên tắc nhất định, tại một địa điểm, thời gian cụ thể để thực hiện các công việc như: truyền đạt, trao đổi, thảo luận các thông tin hoặc tìm các biện pháp giải quyết các vấn đề, các nhiệm vụ mà những người dự họp cần hoặc đều quan tâm.

Trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước: Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật.

Đối với hoạt động của HĐND, UBND xã họp là hoạt động phổ biến và thường xuyên, được quy định trong Luật Tổ chức HĐND, UBND năm 2003; Quyết định 77/2006/QĐ-TTg ngày 12/4/2006 ban hành Quy chế làm việc mẫu của UBND xã, phường, thị trấn và một số văn bản khác.

HĐND xã tổ chức kỳ họp để thảo luận, ra nghị quyết về những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND và chính quyền địa phương nói chung; thông qua hoạt động họp để phát huy vai trò của nhân dân trong quá trình xây dựng chính quyền, quản lý nhà nước trên địa bàn xã.

UBND xã thường tổ chức họp để phổ biến các chủ trương, chính sách, quy định mới; sơ kết, tổng kết các hoạt động của UBND xã sau một khoảng thời gian nhất định, bàn bạc để tìm ra các giải pháp, cách thức quản lý nhằm thực hiện nhiệm vụ hoặc thảo luận, lấy ý kiến giúp người lãnh đạo quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền.

Tiến hành tổ chức, thực hiện hoạt động họp nhằm:

- Phổ biến chủ trương, chính sách mới của Đảng, Nhà nước và của HĐND, UBND xã.

- Tạo sự phối kết hợp chặt chẽ trong hoạt động của HĐND, UBND xã, nâng cao tinh thần tập thể, thực hiện quy chế công khai, dân chủ.

- Khai thác trí tuệ tập thể, phát huy sự tham gia rộng rãi của các đại biểu HĐND, thành viên UBND và các cá nhân, tổ chức khác cho những đóng góp, ý kiến sáng tạo của bản thân để xây dựng địa phương vững mạnh.

- Đánh giá tình hình hoạt động của chính quyền địa phương ở xã trong một giai đoạn nhất định nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục những khó khăn; bàn bạc, tháo gỡ những vướng mắc; uốn nắn, sửa chữa những lệch lạc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, đưa hoạt động của chính quyền xã hoạt động có hiệu quả cao.

Nếu tổ chức tốt, trong nhiều trường hợp hoạt động họp cũng có thể đem lại những lợi ích kinh tế đáng kể cho địa phương. Tuy cuộc họp rất cần thiết và có nhiều ý nghĩa song không nên lạm dụng hoạt động này quá nhiều gây tốn kém tiền của và thời gian. (xem thêm Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước).

2. Phân loại cuộc họp và tính chất các cuộc họp

a) Phân loại cuộc họp

Có nhiều cách phân loại cuộc họp khác nhau dựa trên các căn cứ khác nhau:

- Căn cứ vào quy trình lãnh đạo, quản lý:

+ Họp bàn bạc, ra quyết định.

+ Họp phổ biến, triển khai.

+ Họp đôn đốc, kiểm tra.

+ Họp sơ kết, tổng kết.

- Căn cứ vào cách thức triệu tập cuộc họp:

+ Họp định kỳ.

+ Họp đột xuất.

- Căn cứ vào hình thức cuộc họp

+ Họp chính thức.

+ Họp không chính thức.

Ngoài ra, còn căn cứ vào các tiêu chí khác cũng có thể có nhiều cách phân loại khác như: căn cứ vào tính chất, quy mô, mục đích cuộc họp...

- Họp bàn bạc, ra quyết định: Tùy theo tính chất, phạm vi, mức độ quan trọng mà tổ chức họp với sự tham gia của các ngành, các cấp, các đối tượng có liên quan để thu thập ý kiến nhằm phản ánh đúng đắn tình hình, tâm tư, nguyện vọng chung và đảm bảo cho các quyết định có tính khả thi cao.

- Họp phổ biến, triển khai nhằm mục đích phổ biến, quán triệt những tư tưởng, quan điểm, chủ trương, giải pháp đã đề ra hoặc bàn bạc, xây dựng kế hoạch, chương trình hành động để triển khai những quyết định đã thông qua.

- Họp đôn đốc, kiểm tra nhằm kịp thời đánh giá kết quả việc triển khai chương trình, kế hoạch công tác và chỉ đạo, uốn nắn kịp thời những lệch lạc (nếu có).

- Họp sơ kết, tổng kết nhằm đánh giá, rút kinh nghiệm đối với những hoạt động vừa qua và đưa ra phương hướng cho những hoạt động tiếp theo.

- Họp định kỳ nhằm phổ biến, trao đổi tình hình, nắm bắt, xử lý những thông tin mang tính thường xuyên (tuần, tháng, quý, năm…) liên quan đến hoạt động của cơ quan, đơn vị.

- Họp đột xuất nhằm phổ biến, trao đổi tình hình, nắm bắt, xử lý những thông tin mang tính đột xuất, bất thường trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị.

- Họp chính thức được tổ chức công khai, theo quyết định của lãnh đạo.

- Họp không chính thức được tổ chức trong diện, không công khai hoặc mang tính chất nội bộ nhằm bàn bạc những vấn đề quan trọng có nội dung bí mật hoặc không nên (hay chưa cần) phổ biến rộng rãi.

II. Kỹ năng chủ trì và điều hành cuộc họp

1. Kỹ năng chủ trì, điều hành kỳ họp của HĐND

a) Căn cứ tổ chức kỳ họp

Luật Tổ chức HĐND, UBND năm 2003 quy định trong quá trình hoạt động của mình, HĐND xã theo trách nhiệm phải thảo luận và ra nghị quyết về các vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của mình tại các kỳ họp của HĐND. Để ban hành được Nghị quyết, HĐND xã phải tiến hành họp để lấy ý kiến của các đại biểu HĐND. Như vậy, Luật Tổ chức HĐND, UBND quy định HĐND xã họp thường lệ mỗi năm hai kỳ. Ngoài kỳ họp thường lệ, HĐND xã tổ chức các kỳ họp chuyên đề hoặc bất thường theo đề nghị của Chủ tịch HĐND xã, Chủ tịch UBND xã hoặc khi có ít nhất một phần ba tổng số đại biểu HĐND xã yêu cầu.

Bên cạnh quy định của pháp luật, HĐND xã muốn thực hiện tốt vai trò mà nhân dân giao phó, các đại biểu phải họp và bàn bạc kỹ, thống nhất để cùng biết, cùng làm và vận động mọi người làm theo những ý kiến đã bàn. Như vậy, đây là căn cứ thứ tiếp theo để HĐND xã tiến hành tổ chức kỳ họp.

b) Thủ tục triệu tập kỳ họp

Đối với các kỳ họp của HĐND xã có kỳ họp đầu tiên của nhiệm kỳ chủ yếu bàn về vấn đề tổ chức, nhân sự; kỳ họp cuối cùng của nhiệm kỳ chủ yếu tổng kết các vấn đề quan trọng trong nhiệm kỳ; tùy vào điều kiện, hoàn cảnh còn có các kỳ họp chuyên đề, kỳ họp bất thường; thông thường theo quy định của pháp luật kỳ họp thường lệ của HĐND xã họp mỗi năm 2 kỳ. Trong phạm vi chuyên đề, chúng tôi chủ yếu đề cập đến kỳ họp thường lệ của HĐND xã.

- Kỳ họp thường lệ của HĐND xã được tiến hành khi có ít nhất 2/3 tổng số đại biểu HĐND xã, Thường trực HĐND xã chủ trì, phối hợp với UBND xã chuẩn bị cho kỳ họp, gồm:

+ Dự kiến chương trình, nội dung kỳ họp.

+ Dự thảo nghị quyết, báo cáo, đề án trình HĐND xã.

+ Dự kiến thời gian kỳ họp.

+ Dự kiến các cơ quan hữu quan chuẩn bị.

Công việc chuẩn bị thường do Chủ tịch HĐND xã dự kiến, thống nhất trong Thường trực HĐND xã, lấy ý kiến cấp uỷ, phối hợp với Chủ tịch UBND xã về các nội dung nói trên.

- Công bố quyết định triệu tập kỳ họp

Thường trực HĐND xã quyết định triệu tập và gửi dự kiến chương trình kỳ họp thường lệ chậm nhất là 20 ngày, kỳ họp chuyên đề hoặc bất thường chậm nhất là 10 ngày trước ngày khai mạc kỳ họp.

Việc quyết định kỳ họp của HĐND xã có thể bằng quyết định của Thường trực HĐND xã, hoặc chỉ là sự thống nhất trong Thường trực, sau khi có sự trao đổi thống nhất với UBND xã.

Quyết định triệu tập kỳ họp HĐND xã gồm có các nội dung:

+ Thành phần tham dự.

+ Thời gian, địa điểm tiến hành kỳ họp.

+ Dự kiến chương trình, nội dung kỳ họp.

(Nội dung quyết định triệu tập kỳ họp được thông báo cho các đại biểu HĐND xã và khách mời trong giấy triệu tập kỳ họp)

Mặt khác, chậm nhất là năm ngày trước ngày khai mạc kỳ họp, Thường trực HĐND xã gửi đến đại biểu HĐND xã dự thảo nghị quyết, báo cáo, đề án trình HĐND xã, báo cáo thẩm tra của các Ban của HĐND xã và thông báo ngày họp, nơi họp và dự kiến chương trình kỳ họp trên các phương tiện thông tin đại chúng ở địa phương để nhân dân biết.

Việc thông báo do Ban Văn hóa xã đảm nhiệm

Thường có 3 giai đoạn:

* Giai đoạn chuẩn bị

Trong giai đoạn này cần xác định được các vấn đề:

- Xác định được nội dung họp bàn, trình tự tiến hành và xác định người chủ trì.

Bàn trước nội dung để chủ động trong việc chuẩn bị tài liệu họp, triệu tập các đại biểu và thành phần mời họp cũng như quyết định thời gian họp cho phù hợp.

Kỳ họp của HĐND xã thông thường do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch HĐND xã điều khiển, chủ trì. Thư ký HĐND xã do chủ tọa kỳ họp bầu trong số đại biểu HĐND xã.

- Dự kiến thời gian, địa điểm, thành phần mời họp

Thời gian họp đã được thường trực HĐND xã dự kiến, trong nội dung này cần lưu ý: thời gian bắt đầu đón tiếp đại biểu; ngày, giờ khai mạc; thời gian tiến hành các hoạt động; thời gian kết thúc. Thời gian phải được thông báo trước để các đại biểu chuẩn bị cho kế hoạch cá nhân.

Địa điểm họp thường được lựa chọn ở Hội trường UBND xã hoặc nhà văn hóa xã để đảm bảo diện tích, bàn ghế và các trang thiết bị khác đủ cho số lượng đại biểu tham dự.

Thành phần mời họp: bao gồm khách mời và những người có trách nhiệm, nghĩa vụ phải dự họp. Cần lập danh sách cụ thể trình Thường trực HĐND xã quyết định, trên cơ sở danh sách này cán bộ văn phòng – thống kê của UBND xã hoặc người được giao nhiệm vụ sẽ triển khai gửi giấy triệu tập và giấy mời họp tới các thành phần mời họp.

- Xây dựng chương trình kỳ họp (gồm cả chương trình của phiên trù bị). Thường trực HĐND hoặc người triệu tập kỳ họp cần chủ trì việc thông qua chương trình kỳ họp bao gồm:

Bước 1: Thường trực HĐND xã hoặc người triệu tập kỳ họp giới thiệu dự thảo chương trình kỳ họp.

Bước 2: HĐND xã thảo luận, cho ý kiến về chương trình kỳ họp (lưu ý là sẽ có những ý kiến nhất trí, có những ý kiến đề nghị sửa đổi, bổ sung chương trình).

Bước 3: HĐND xã biểu quyết thông qua chương trình.

Bước 4: (Áp dụng cho kỳ họp đầu tiên của mỗi khoá): Chủ toạ giới thiệu nhân sự để HĐND xã cử thư ký lâm thời kỳ họp. Thư ký lâm thời kỳ họp làm việc cho đến khi HĐND xã bầu Thư ký kỳ họp.

Sau khi chương trình được thông qua cần soạn thảo bằng văn bản.

- Chuẩn bị tài liệu, khánh tiết và các phương tiện kỹ thuật, vật chất khác

Các kỳ họp của HĐND xã, các tài liệu dự thảo phải được chuyển trước cho các đại biểu chậm nhất là 05 ngày trước ngày khai mạc kỳ họp. (Các tài liệu cụ thể của từng kỳ họp xem thêm trong Luật tổ chức HĐND, UBND 2003 và quy chế hoạt động của HĐND năm 2005).

Khánh tiết và các phương tiện vật chất khác mặc dù là nhỏ nhưng không thể thiếu trong mỗi kỳ họp của HĐND xã.

* Giai đoạn tiến hành

Trước khi khai mạc, ban tổ chức kỳ họp phải bố trí người đón tiếp, ghi họ tên, chức danh đại biểu khách mời, phát tài liệu (nếu có) và hướng dẫn tới vị trí ngồi (nếu cần).

Bước 1: Chào cờ, hát Quốc ca.

Bước 2: Giới thiệu đại biểu.

Bước 3: Chủ toạ kỳ họp đọc diễn văn khai mạc kỳ họp.

Bước 4: Giới thiệu chương trình kỳ họp.

Bước 5: Trình bày nội dung báo cáo và các vấn đề cần thảo luận.

Tại kỳ họp, HĐND xã xem xét, thông qua dự thảo nghị quyết, báo cáo, đề án theo trình tự sau:

- Đại diện cơ quan, tổ chức trình dự thảo nghị quyết, báo cáo, đề án thuyết trình trước HĐND xã.

- Đại diện Thường trực HĐND xã trình bày ý kiến của Thường trực HĐND xã về các dự thảo trên.

- HĐND xã thảo luận (Trước khi thảo luận tại phiên họp toàn thể, HĐND xã có thể tổ chức thảo luận ở Tổ đại biểu HĐND xã).

Bước 6: Cơ quan, tổ chức trình dự thảo nghị quyết, báo cáo, đề án báo cáo về việc tiếp thu, chỉnh lý theo ý kiến của đại biểu HĐND xã. Chủ tọa hoặc đại biểu HĐND xã có thể đề nghị kết thúc việc thảo luận, khi vấn đề được nêu ra để lấy biểu quyết thì việc thảo luận kết thúc.

Bước 7: HĐND xã biểu quyết thông qua báo cáo, đề án.

Bước 8: Chủ toạ kỳ họp kết luận. Các vấn đề cần kết luận:

- Các ý kiến đã thống nhất.

- Các ý kiến chưa thống nhất (nếu có).

- Kết luận chung.

Bước 9: Thông qua biên bản kỳ họp do thư ký ghi.

Bước 10: Thông qua nghị quyết kỳ họp.

* Giai đoạn kết thúc

Sau kỳ họp nghị quyết phải được phổ biến đến tận thôn, bản để mọi người dân được biết.

2. Kỹ năng chủ trì, điều hành cuộc họp của UBND

Họp UBND xã thường có: Họp thông tin, họp giải quyết vấn đề. Trong phạm vi tài liệu này sẽ đi sâu về kỹ năng chủ trì, điều hành cuộc họp giải quyết vấn đề để ra văn bản quy phạm pháp luật của UBND xã.

Những vấn đề quan trọng phải bàn bạc tập thể và quyết định theo đa số

Một cuộc họp để ra văn bản quy phạm pháp luật phải bàn bạc tập thể và quyết định theo đa số, thông thường gồm 3 giai đoạn (chuẩn bị cuộc họp, tiến hành cuộc họp, và ra văn bản quản lý).

- Chuẩn bị nội dung và các tài liệu cần thiết

Người lãnh đạo có trách nhiệm phân công cho các bộ phận chuyên môn và các cá nhân chuẩn bị nội dung và các tài liệu như các báo cáo, tham luận (nếu có), thông tin cần thiết cho cuộc họp.

Yêu cầu chung đối với việc chuẩn bị nội dung cho cuộc họp được quy định cụ thể tại Điều 11 Quyết định 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/5/2006 của Thủ tướng Chính Phủ.

- Xác định thời gian họp và thành phần khách mời ngoài thành viên UBND xã, đây là trách nhiệm của Chủ tịch UBND xã.

Chủ tịch UBND xã không được sử dụng thời gian tiếp công dân, trực tiếp xử lý khiếu kiện của công dân theo quy định của pháp luật để chủ trì hoặc tham dự các cuộc họp.

Thành phần dự họp gồm có: Chủ tịch, Phó chủ tịch, ủy viên UBND xã (có quyền biểu quyết); ngoài ra có thể mời thêm Thường trực Đảng uỷ; Thường trực HĐND; Chủ tịch Mặt trận Tổ quốc; Người đứng đầu các đoàn thể nhân dân; Cán bộ không chuyên trách, công chức xã; Trưởng thôn (những thành phần mời này không có quyền biểu quyết).

- Chuẩn bị trước chương trình cuộc họp.

- Chuẩn bị cơ sở vật chất.

Sau khi đã chuẩn bị các công việc cần thiết, trước khi cuộc họp tiến hành nên kiểm tra lại lần cuối để đảm bảo cuộc họp không bị ảnh hưởng.

Trình tự tiến hành một cuộc họp của UBND xã được quy định cụ thể tại mục c, khoản 1, Điều 10 Quy chế làm việc mẫu của UBND xã, phường, thị trấn năm 2006.

Trước khi khai mạc, ban tổ chức kỳ họp phải bố trí người đón tiếp, ghi họ tên, chức danh đại biểu khách mời, phát tài liệu (nếu có) và hướng dẫn tới vị trí ngồi (nếu cần). Danh sách khách mời phải được cung cấp kịp thời cho người dẫn chương trình hoặc cho chủ tọa kỳ họp biết để giới thiệu đại biểu khi kỳ họp diễn ra chính thức.

Cuộc họp thường diễn ra theo trình tự sau:

- Ổn định tổ chức trước cuộc họp.

- Khai mạc cuộc họp.

Trong phần khai mạc cần tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, nêu những mục tiêu chính của cuộc họp, chủ toạ cuộc họp là Chủ tịch UBND xã hoặc Phó Chủ tịch UBND xã được uỷ quyền, giới thiệu thư ký cuộc họp, thông qua chương trình cuộc họp.

- Trình bày nội dung báo cáo và các vấn đề cần thảo luận.

- Điều khiển và tổng hợp các ý kiến thảo luận.

Dưới đây là một số kỹ thuật điều hành cần nắm vững khi chủ trì trong cuộc họp:

+ Bảo đảm nội dung cuộc họp: Cần phải đảm bảo sao cho cuộc họp đề cập đầy đủ tất cả các vấn đề đã đặt ra trong chương trình cuộc họp trong khoảng thời gian đã dự kiến trước. Cần nhấn mạnh vào trọng tâm thảo luận.

+ Sử dụng hiệu quả những phút đầu tiên: là thời điểm để nêu vấn đề, tạo sự thu hút, lôi kéo sự tập trung, chú ý của những người tham dự.

+ Lựa chọn hình thức thảo luận: Tuỳ tính chất và yêu cầu của cuộc họp mà người chủ trì có thể lựa chọn hình thức thảo luận phù hợp.

+ Thúc đẩy giao tiếp: Thúc đẩy giao tiếp có nghĩa là phải biết cách lắng nghe, giải thích cho người ta hiểu, ngăn bớt những người nói chuyện, điều chỉnh những người lơ đãng, ngăn bớt những ý kiến và thái độ cực đoan, dung hoà các cuộc xung đột, đóng vai trò trọng tài hoà giải nếu cần…

+ Thúc đẩy đóng góp ý kiến: Tức là tạo cơ hội cho tất cả những người dự họp đều tham gia tích cực vào cuộc họp. Người điều khiển thảo luận cần phải biết cách dẫn dắt, khơi gợi vấn đề, khuyến khích những người im lặng phát biểu, đồng thời lại phải cắt bớt những ý kiến phát biểu dông dài hoặc lấn át người khác.

+ Quản lý, điều hành cuộc họp để mọi hoạt động đều hướng tới mục tiêu đặt ra từ trước. Một yêu cầu đặc biệt quan trọng của quản lý cuộc họp là phải điều phối, kiểm soát thời gian.

+ Điều khiển việc biểu quyết thông qua: Khi điều khiển việc biểu quyết, người chủ trì cần đặc biệt chú ý đảm bảo các nguyên tắc biểu quyết, đảm bảo thành phần được tham gia biểu quyết phải đúng thủ tục luật định cũng như các yêu cầu chung về công khai, minh bạch.

Có thể nói, khả năng của người chủ trì trong việc xử lý tình huống có thể ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả làm việc. Tình huống phát sinh trong một cuộc họp ra văn bản rất đa dạng và có thể rất khó giải quyết. Do vậy, nó đặt ra yêu cầu rất cao cho người chủ trì cả về kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng và thái độ. Một số kỹ thuật căn bản có thể giúp người chủ trì kiểm soát tình hình tốt hơn:

+ Thứ nhất, người chủ trì cần có bộ phận thường trực (cả bộ phận chuyên môn và hậu cần) để giúp mình xử lý kịp thời các tình huống phát sinh để đảm bảo cuộc họp không bị gián đoạn.

+ Thứ hai, tiên lượng trước những câu hỏi hoặc những tranh cãi có thể xảy ra, trong trường hợp chưa tìm ra câu trả lời cho những vấn đề thuộc trách nhiệm của mình, người chủ trì cũng nên thẳng thắn nói với mọi người như vậy. Hãy ghi lại câu hỏi, tìm kiếm câu trả lời và phản hồi lại sau.

+ Thứ ba, lắng nghe cẩn thận.

+ Thứ tư, trả lời vấn đề theo từng nội dung một.

+ Thứ năm, kiểm soát thời gian.

+ Thứ sáu, ứng phó với các quan điểm cá nhân.

- Điều khiển việc biểu quyết thông qua hình thức, nội dung văn bản

Thông qua hình thức văn bản ban hành (quyết định hoặc chỉ thị).

Chỉ có thành viên UBND xã mới có quyền biểu quyết.

c) Giai đoạn kết thúc, bế mạc cuộc họp

Ở phần này, người điều hành cuộc họp cần tóm tắt lại các nội dung và chốt lại các vấn đề đã được thống nhất, các vấn đề chưa thống nhất (nội dung và nguyên nhân).

- Thông qua biên bản cuộc họp.

Văn bản thông báo kết quả cuộc họp không thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật UBND xã.

Những yêu cầu cụ thể đối với biên bản cuộc họp và văn bản thông báo kết quả cuộc họp của UBND xã đã được quy định tại Điều 18 Quy định chế độ họp trong cơ quan hành chính nhà nước (ban hành bởi Quyết định 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/5/2006 của Thủ tướng Chính phủ).

Sau khi cuộc họp kết thúc, vẫn cần tiếp tục chỉ đạo, đôn đốc và kiểm tra việc hoàn thành các văn bản về các vấn đề đã được quyết định trong cuộc họp cũng như việc ban hành các văn bản chính thức và văn bản thông báo về cuộc họp.

Kỳ họp của HĐND xã được tổ chức vào ngày 10/11/2010, tổng số đại biểu là 24 đồng chí. Tham dự có 19 đồng chí (5 đồng chí vắng mặt có lý do). Số lượng đại biểu vẫn trên 2/3 nên kỳ họp vẫn được tiến hành. Thời gian họp là 1 ngày, buổi chiều chuẩn bị thông qua nghị quyết có 2 đồng chí vắng mặt (vì lý do bất khả kháng và có xin phép chủ tọa). Với vai trò chủ tọa, đồng chí xử lý tình huống đó như thế nào?