A – kiến thức chung: những vấN ĐỀ CƠ BẢn về CÔng nghiệp hóA, hiệN ĐẠi hóa nông nghiệP, NÔng thôn và TỔ chứC, hoạT ĐỘng của hệ thống chính trị Ở XÃ Chuyên đề 1: những vấN ĐỀ CƠ BẢn về CÔng nghiệp hóA, hiệN ĐẠi hóa nông nghiệP, NÔng thôN

Sáng nay, đồng chí chủ tịch UBND xã Nậm Nà được trưởng công an xã trực tiếp đến báo cáo một tin quan trọng, có nội dung như sau:

“Công an viên của bản Cọ cho biết: mấy ngày qua thầy cúng Thào A Lù ở bản Cọ lén lút đến các bản trong xã, nói nhiều với người Mông, rằng đúng 12 giờ đêm ngày rằm tới, thần vàng của vua Mông sẽ xuất hiện tại hang Con Cọp, người Mông nào đến đó gặp ngài sẽ được ngài ban cho của cải và sức mạnh siêu nhân, ai rủ được nhiều người cùng đến thì được thưởng, ai nghe tin mà không đến thì cả nhà sẽ bị con ma nó bắt làm cho ốm đau bệnh tật và có người phải chết”.

Trưởng công an xã còn cho biết: “xác minh qua lời trưởng bản Cọ và một số người Mông khác họ đều nói như vậy; trong xã hiện có rất nhiều người tin vào luận điệu nói trên của Thào A Lù”.

- Bộ luật Hình sự 1999.

- Bộ luật Tố tụng hình sự 2003.

- Luật Biên giới năm 2003.

- Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân năm 2003.

- Luật An ninh quốc gia năm 2004.

- Luật Công an nhân dân năm 2005.

- Luật dân quân tự vệ năm 2009.

- Pháp lệnh xử lí vi phạm hành chính năm 2008.

- Pháp lệnh Công an xã năm 2008.

- Chính phủ, Nghị quyết 09/1998/NQ-CP (1998) - Chương trình quốc gia phòng chống tội phạm.

- Nghị định số 116/2007/ NĐ-CP ngày 10/7/2007 của Chính phủ về giáo dục Quốc phòng - an ninh.

- Nghị định số 58/2010/NĐ-CP ngày 01 tháng 6 năm 2010 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật dân quân tự vệ.

- Ban Chỉ đạo Tây Bắc (2010), Tổng kết 5 năm công tác bảo đảm an ninh trật tự địa bàn Tây Bắc và vùng phụ cận (2005-2010).

- Bộ Chính trị (1997), Chỉ thị số 21-CT/TW về một số việc cấp bách ở nông thôn hiện nay.

- Chỉ thị số 16-CT/TW ngày 05 tháng 10 năm 2002 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về tăng cường sự lãnh đạo của Đảng đối với Lực lượng Dân quân tự vệ và lực lượng dự bị động viên trong tình hình mới.

- Thông tư số 85/2010/TT-BQP ngày 01/7/2010 của Bộ Quốc phòng hướng dẫn một số điều của Luật dân quân tự vệ và Nghị định số 58/2010/NĐ-CP ngày 01/ 6/2010 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật dân quân tự vệ.

- Kết luận số 41-KL/TW ngày 31 tháng 3 năm 2009 của Ban Bí thư về tiếp tục thực hiện Chỉ thị số 16-CT/TW ngày của Ban Bí thư Trung ương Đảng (khóa IX) về tăng cường sự lãnh đạo của Đảng đối với Lực lượng Dân quân tự vệ và lực lượng dự bị động viên trong tình hình mới.

- Bộ Công an (2010), Chương trình đào tạo Trung cấp Trưởng Công an xã.

Phần 2

CÁC KỸ NĂNG CẦN THIẾT TRONG HOẠT ĐỘNG

CỦA CHỦ TỊCH, PHÓ CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN

VÀ CHỦ TỊCH, PHÓ CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ

Các kỹ năng chung

Chuyên đề 13:

KỸ NĂNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
Đối với hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức nói chung, của chính quyền xã nói riêng, vấn đề soạn thảo và ban hành văn bản có vai trò và ý nghĩa quan trọng. Văn bản là công cụ và phương tiện cơ bản và chủ yếu của hoạt động quản lý.

Đối với cán bộ, công chức nói chung, cán bộ xã nói riêng, việc soạn thảo văn bản là trách nhiệm và là công việc hàng ngày. Những người tham gia vào quá trình soạn thảo và ban hành văn bản phải chịu trách nhiệm trước lãnh đạo, trước cấp trên và trước pháp luật về văn bản mà mình đã soạn thảo hoặc ban hành.

Văn bản quản lý nhà nước là một bộ phận hữu cơ của hoạt động quản lý nhà nước, các văn bản quản lý nhà nước luôn có tính pháp lý chung, tuy nhiên biểu hiện của tính chất pháp lý không giống nhau, có những văn bản chỉ mang tính chất quản lý thông thường nhưng cũng có những văn bản lại mang tính cưỡng chế thực hiện.

Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước bảo đảm thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ Nhà nước hoặc giữa các cơ quan Nhà nước với các tổ chức và công dân.

b) Khái niệm văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (2008) hoặc trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, trong đó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội (Khoản 1, Điều 1, Chương 1 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2008).

Văn bản QPPL của HĐND, UBND là văn bản do HĐND, UBND ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục do Luật ban hành văn bản QPPL của HĐND, UBND ban hành, trong đó có các quy tắc xử sự chung, có hiệu lực trong phạm vi địa phương, được nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội ở địa phương theo định hướng XHCN.

2. Các loại văn bản và thẩm quyền ban hành văn bản của HĐND, UBND cấp xã

Thẩm quyền ban hành văn bản là phạm vi, giới hạn của một cơ quan, tổ chức trong việc ban hành văn bản.

Như chúng ta đều biết, mỗi cơ quan trong bộ máy nhà nước có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động khác nhau. Trong khi đó, văn bản lại là phương tiện để các cơ quan nhà nước, trong đó có chính quyền xã dùng để ghi lại và truyền đạt thông tin, đồng thời cũng là công cụ để các cơ quan, cá nhân thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao. Vì thế, tùy theo vị thế và phạm vi hoạt động, thẩm quyền ban hành văn bản của các cơ quan có sự khác nhau.

Thẩm quyền ban hành văn bản do nhà n­ước quy định, trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, vị trí của các cơ quan, tổ chức.

Theo quy định hiện hành⁹, HĐND, UBND xã được phép ban hành các loại văn bản sau:

- Đối với văn bản quy phạm pháp luật: HĐND xã được quyền ban hành Nghị quyết; UBND xã được quyền ban hành Quyết định và Chỉ thị.

- Đối với văn bản hành chính: đây là loại văn bản thông dụng, nên không bị giới hạn. Vì thế, HĐND, UBND xã được phép ban hành tất cả các loại văn bản hành chính, bao gồm: các văn bản cá biệt (quyết định, chỉ thị) và văn bản hành chính thông thường như: kế hoạch, báo cáo, thông báo, biên bản, tờ trình, chương trình, đề án, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm…) các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…). Tuy nhiên, cán bộ, công chức xã cần phân biệt sự khác nhau giữa quyết định và chỉ thị là văn bản quy phạm pháp luật với quyết định, chỉ thị là văn bản hành chính cá biệt.

- Đối với loại văn bản chuyên ngành: tùy theo yêu cầu của hoạt động quản lý, HĐND, UBND xã có thể ban hành các văn bản chuyên môn thuộc lĩnh vực tài chính (phiếu thu, phiếu chi); xây dựng cơ bản, y tế, giáo dục…

b) HĐND, UBND xã được ban hành văn bản để giải quyết những vấn đề gì? Ở mức độ nào? Trong phạm vi cho phép đến đâu?

Để trả lời đúng các câu hỏi của vấn đề thứ hai này, cần nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND, UBND xã. Vấn đề này đã được quy định cụ thể trong Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003. Căn cứ vào đó, HĐND, UBND xã có thể xác định được những vấn đề gì thuộc trách nhiệm giải quyết của xã, những vấn đề nào phải làm văn bản đệ trình cấp trên và những vấn đề nào cần phải thông báo hoặc phối hợp với các cơ quan có liên quan để cùng giải quyết.

Ví dụ: Trong lĩnh vực quản lý đất đai, HĐND, UBND xã được phép và không được phép giải quyết những vấn đề gì? Nếu ban hành văn bản giải quyết các vấn đề không được phép thì được coi là vi phạm thẩm quyền.

Qua những phân tích trên, có thể thấy vấn đề thẩm quyền ban hành văn bản rất quan trọng, vì vậy trước khi soạn thảo văn bản phải nắm vững các quy định nói trên. Nếu không nắm vững, cán bộ xã có thể yêu cầu người khác hoặc tự soạn thảo những văn bản sai thẩm quyền. Trong trường hợp này, nếu gây hậu quả nghiêm trọng, người ban hành văn bản sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật, văn bản sẽ bị thu hồi và hủy bỏ.

- Văn bản phải có tính mục đích

Văn bản quản lý hành chính nhà nước được ban hành với danh nghĩa là cơ quan Nhà nước nhằm đề ra các chủ trương, chính sách hay giải quyết các vấn đề sự việc cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó. Do đó, khi soạn thảo tiến tới ban hành một văn bản nào đó đòi hỏi phải có tính mục đích rõ ràng. Yêu cầu này đòi hỏi văn bản ban hành phải thể hiện được mục tiêu và giới hạn của nó, vì vậy trước khi soạn thảo cần phải xác định rõ mục đích văn bản ban hành để làm gì? nhằm giải quyết vấn đề gì? và giới hạn vấn đề đến đâu? kết quả của việc thực hiện văn bản là gì?

- Văn bản phải có tính khoa học.

Văn bản có tính khoa học phải được viết ngắn gọn, đủ ý, rõ ràng, dễ hiểu, thể thức theo quy định của Nhà nước và nội dung phải nhất quán.

Một văn bản có tính khoa học phải đảm bảo:

+ Có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết, thông tin phải được xử lý và đảm bảo chính xác.

+ Lô gíc về nội dung, bố cục chặt chẽ, nhất quán về chủ đề.

+ Thể thức văn bản theo quy định của Nhà nước.

+ Đảm bảo tính hệ thống của văn bản.

- Văn bản phải có tính đại chúng.

Văn bản phải được viết rõ ràng dễ hiểu để phù hợp với trình độ dân trí nói chung (mặt bằng dân trí của các xã miền núi chưa cao), để mọi đối tượng có liên quan đến việc thi hành văn bản đều có thể nắm hiểu được nội dung văn bản đầy đủ. Đặc biệt lưu ý là mọi đối tượng ở mọi trình độ khác nhau đều có thể tiếp nhận được. Văn bản quản lý hành chính nhà nước có liên quan trực tiếp đến nhân dân, nên văn bản phải có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo tối đa tính phổ cập, song không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học của văn bản.

- Văn bản phải có tính bắt buộc thực hiện (tính công quyền)

Nhà nước quản lý xã hội bằng pháp luật, thông qua văn bản đề truyền đạt các chủ trương, chính sách của Nhà nước. Vì vậy, văn bản phải có tính bắt buộc thực hiện (quyền lực đơn phương). Tuỳ theo tính chất và nội dung, văn bản phản ánh và thể hiện quyền lực nhà nước ở các mức độ khác nhau, đảm bảo cơ sở pháp lý để nhà nước giữ vững quyền lực của mình, truyền đạt ý chí của cơ quan nhà nước tới nhân dân và các chủ thể pháp luật khác.

Để đảm bảo tính công quyền, văn bản phải được ban hành đúng thẩm quyền, nếu ban hành trái thẩm quyền thì coi văn bản đó là bất hợp pháp. Vì vậy, văn bản phải có nội dung hợp pháp, được ban hành theo đúng hình thức và trình tự do pháp luật quy định.

- Văn bản phải có tính khả thi.

Đây là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là kết quả của sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu về tính mục đích, tính khoa học, tính đại chúng, tính công quyền. Ngoài ra, để các nội dung của văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng, văn bản còn phải có đủ các điều kiện sau:

+ Nội dung văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành.

+ Khi quy định các quyền cho chủ thể phải kèm theo các điều kiện bảo đảm thực hiện các quyền đó.

+ Phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản nhằm xác lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể.

Khi ban hành văn bản người soạn thảo phải tự đặt mình vào vị trí, hoàn cảnh của người thi hành thì văn bản mới có khả năng thực thi. Có nghĩa là văn bản ban hành phải đảm bảo phù hợp với điều kiện kinh tế, phù hợp với hoàn cảnh không gian và thời gian.

- Văn bản phải được viết bằng ngôn ngữ chuẩn mực

Mỗi loại văn bản có một chức năng truyền tải thông tin khác nhau và được truyền đạt bằng cách sử dụng ngôn ngữ khác nhau. Văn bản được trình bày theo thể loại văn xuôi, trong văn xuôi cũng có nhiều loại như: văn miêu tả, văn chính luận, văn tự thuật, văn khoa học, văn hành chính, văn thư tín. Văn bản quản lý nhà nước là công cụ để truyền đạt các thông tin về luật pháp, các chủ trương, chính sách của Nhà nước. Do đó, về ngôn ngữ và văn phong của thể loại văn bản này người ta gọi là ngôn ngữ văn phong hành chính – công vụ.

2. Yêu cầu về thể thức

Thể thức văn bản là những yếu tố thông tin bắt buộc phải được thể hiện trên các văn bản, nhằm tạo sự thống nhất chung cho hoạt động quản lý và tạo thuận lợi cho việc tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết, đăng ký và tra tìm văn bản.

Trước đây, tất cả các văn bản đều áp dụng thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 (gọi tắt là Thông tư 55). Vừa qua, ngày 19 tháng 1 năm 2011, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 01/2011/TT-BNV về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (gọi tắt là Thông tư 01). Riêng văn bản quy phạm pháp luật vẫn áp dụng theo Thông tư 55.

Hiện nay, theo quy định tại các văn bản nói trên, thể thức văn bản gồm 10 yếu tố cơ bản sau đây:

Việc ghi quốc hiệu trên văn bản nhằm thể hiện tên nước, chế độ chính trị và mục tiêu phấn đấu của Việt Nam.

Đây là yếu tố thông tin nhằm xác định chủ thể ban hành và chịu trách nhiệm về văn bản. Theo quy định hiện hành, có 2 cách ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:

• 
  Chỉ ghi tên cơ quan ban hành;
  
• 
  Ghi tên cơ quan chủ quản cấp trên và tên cơ quan ban hành bên dưới (tùy theo vị trí của cơ quan)
  

Ví dụ: UỶ BAN NHÂN DÂN

hoặc HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN

Đây là yếu tố bắt buộc trong thể thức nhằm tạo thuận lợi cho các cơ quan trong việc đăng ký, quản lý và tra tìm văn bản. Số và ký hiệu được ghi ở trang đầu, góc trái, d­ưới tên cơ quan ban hành văn bản.

- Số văn bản là số thứ tự của văn bản đó được ban hành trong thời hạn một năm, được đánh bằng chữ số Ả rập, từ số 01 và bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 của năm đó (Số dưới 10 phải viết thêm số 0 đằng trước).

Giữa số và ký hiệu được ngăn cách bởi dấu gạch chéo (/).

- Ký hiệu là chữ viết tắt của tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản, hoặc chức danh nhà nước, giữa chúng có dấu gạch nối (-).

* Cách thiết lập yếu tố số và ký hiệu văn bản.

- Đối với văn bản quy phạm pháp luật.

Số: … / năm ban hành/viết tắt tên loại văn bản – viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản.

Ví dụ: Số: 12/2010/QĐ - UBND.

- Đối với văn bản cá biệt.

Số: …/viết tắt tên loại văn bản – viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản - (viết tắt tên đơn vị soạn thảo, nếu có thì không đặt trong ngoặc đơn).

Ví dụ: Số: 14/QĐ - UBND.

- Đối với văn bản hành chính thông thường.

Như đối với văn bản cá biệt nhưng đối với loại văn bản không có tên gọi là công văn thì ký hiệu văn bản không được viết là “CV” mà chỉ ghi tên cơ quan ban hành văn bản và tên đơn vị soạn thảo văn bản.

Số: …/viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản – viết tắt tên đơn vị soạn thảo (nếu có).

Ví dụ: Số: 25/UBND

- Địa danh là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi đóng trụ sở của cơ quan ban hành văn bản, địa danh ghi trên văn bản của HĐND, UBND xã là tên của xã đó.

- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản: Là ngày văn bản được thông qua (đối với văn bản quy phạm pháp luật HĐND), là ngày ký văn bản của các văn bản khác, được trình bày phía dưới Quốc hiệu, không viết tắt, ngày dưới 10, tháng dưới 3 phải thêm số 0 đằng trước.

Ví dụ: Sơn Lương, ngày 08 tháng 10 năm 2010

- Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do HĐND, UBND xã ban hành, ghi tên loại văn bản ở chính giữa, dưới địa danh và ngày tháng (trừ công văn).

- Trích yếu nội dung của văn bản là một cụm từ, phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản. Trích yếu được ghi ngay dưới tên loại văn bản. Riêng loại công văn, trích yếu được ghi bên dưới yếu tố số và ký hiệu.

Ví dụ: BÁO CÁO

Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản, trong đó có thể là các quy phạm pháp luật (đối với văn bản quy phạm pháp luật) hoặc các quy định, các vấn đề, sự việc được trình bày, phản ánh trong văn bản.

Nội dung của các văn bản thường đề cập đến những vấn đề khác nhau, vì thế không thể đặt ra khuôn mẫu cho nội dung văn bản (trừ những loại văn bản đã được mẫu hóa).

Đây là phần trọng tâm của văn bản. Tuỳ theo nội dung của từng loại văn bản mà trình bày theo văn xuôi pháp luật hay văn điều khoản.

Nếu số lượng điều khoản lớn thì chia thành:

Phần, Chương (đánh số La Mã): I, II, III,…

Mục, Điều, Khoản (đánh số ả rập): 1, 2, 3,…

Điểm: (chữ cái thường): a, b, c,…

Đây là yếu tổ để xác định người chịu trách nhiệm về việc ban hành và nội dung của văn bản, đồng thời là căn cứ để truy cứu khi cần thiết.

- Văn bản do HĐND, UBND xã: Đây là các cơ quan hoạt động theo chế độ tập thể lãnh đạo, nên văn bản phải đưa ra bàn bạc và được tập thể đó thông qua. Đối với những văn bản này, người đứng đầu sẽ thay mặt tập thể ký vào văn bản, nhưng cả tập thể đều phải chịu trách nhiệm. Do vậy, khi thay mặt tập thể ký vào văn bản, những người có trách nhiệm phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, sau đó mới ghi chức danh của người ký.
Ví dụ: TM. UBND

CHỦ TỊCH

- Trong trường hợp văn bản do Chủ tịch UBND xã ban hành, đề cập đến những vấn đề thuộc thẩm quyền của chủ tịch xã, nên không cần thông qua tập thể. Vì vậy, những văn bản này chỉ do chủ tịch xã chịu trách nhiệm. Khi ký, không được ghi thay mặt (TM.) mà ghi trực tiếp chức vụ Chủ tịch. Chủ tịch xã có thể ủy quyền cho Phó chủ tịch xã ký thay. Trường hợp này khi ký, phó chủ tịch phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, sau đó mới ghi chức vụ của cấp phó.

Ví dụ: KT. CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

- Họ tên người ký bao gồm họ, đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác.

Dấu là yếu tố thông tin nhằm xác nhận tư cách và thẩm quyền của người ký, đồng thời đảm bảo cho văn bản có giá trị pháp lý. Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và các quy định khác có liên quan.

Theo quy định hiện hành, việc đóng dấu vào văn bản sẽ do cán bộ văn phòng – thống kê xã thực hiện và cần tuân thủ các quy định sau đây:

- Không đóng dấu khi chưa có chữ ký; khi văn bản mẫu chưa điền đầy đủ các thông tin; khi phát hiện thấy người ký văn bản không đúng thẩm quyền.

- Dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký lệch về bên tay trái. Dấu đóng vào văn bản phải thẳng chiều, không đóng dấu ngược, dấu mờ.

i) Nơi nhận

Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản với mục đích và trách nhiệm cụ thể như để kiểm tra, giám sát; để xem xét, giải quyết; để thi hành; để trao đổi công việc; để biết và để lưu.

Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác với các cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc…đơn vị, cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định.

Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung (ví dụ: Các đại biểu HĐND, các trưởng thôn…)

- Dấu chỉ mức độ khẩn: tuỳ theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo ba mức sau: hoả tốc, thượng khẩn hoặc khẩn. Mức độ khẩn do người ký văn bản quyết định.

- Dấu chỉ mức độ mật: (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Dấu chỉ mức độ mật được đóng ở phần trống dưới số và ký hiệu hoặc dưới địa danh và ngày tháng.

Ngoài ra còn một số thể thức khác như: phạm vi lưu hành, phụ lục…

Trên đây là những yếu tố thông tin trong thể thức văn bản. Nếu thực hiện tốt các quy định trên, văn bản do các cơ quan xã ban hành sẽ có giá trị pháp lý, có độ tin cậy cao và hạn chế những vi phạm không cần thiết.

III. Trình tự, thủ tục ban hành các loại văn bản của HĐND, UBND cấp xã

Để văn bản được soạn thảo và ban hành đúng yêu cầu và có chất lượng tốt, HĐND, UBND xã và những người có trách nhiệm cần thực hiện theo quy trình cơ bản sau đây:

- Thu thập những thông tin cần thiết.

- Xây dựng đề cương (bố cục) và soạn thảo văn bản.

- Lấy ý kiến đóng góp của cá nhân và cơ quan có trách nhiệm.

- Nghiên cứu, sửa chữa và hoàn chỉnh văn bản.

- Trình duyệt (ký) và làm các thủ tục ban hành.

- Việc dự thảo văn bản QPPL của HĐND, UBND xã do Chủ tịch UBND xã phân công và chỉ đạo việc soạn thảo.

- Chủ tịch UBND xã quyết định và tổ chức việc lấy ý kiến và tiếp thu ý kiến của cơ quan, tổ chức hữu quan, của nhân dân các thôn, làng, bản trong trường hợp văn bản có nội dung liên quan đến các vấn đề như:

+ Quy định về mức đóng góp, huy động vốn của dân cư địa phương.

+ Văn bản có nội dung liên quan đến vấn đề quản lý đất đai, quy hoạch, xây dựng các công trình công cộng quan trọng thuộc địa bàn.

+ Việc ban hành văn bản có ảnh hưởng quan trọng tới phát triển kinh tế - xã hội của địa phương.

+ Việc ban hành văn bản có ảnh hưởng lớn đến đời sống sinh hoạt của dân ở địa phương.

- Sau khi hoàn thành dự thảo, tổ chức hoặc cá nhân được phân công soạn thảo phải gửi tờ trình, dự thảo văn bản, bản tổng hợp ý kiến và các tài liệu liên quan đến các đại biểu HĐND xã (hoặc thành viên của UBND xã) chậm nhất là 3 ngày trước ngày HĐND xã ( hoặc UBND xã) họp.

- Việc xem xét, thông qua dự thảo văn bản QPPL tại kỳ họp HĐND xã (hoặc phiên họp của UBND xã) được tiến hành theo trình tự sau đây:

+ Đại diện tổ chức, cá nhân được phân công soạn thảo trình bày dự thảo văn bản.

+ HĐND xã (UBND xã) thảo luận và biểu quyết thông qua dự thảo văn bản.

- Dự thảo văn bản được thông qua khi có quá nửa tổng số đại biểu HĐND xã (hoặc thành viên UBND xã) biểu quyết tán thành.

- Cuối cùng, Chủ tịch HĐND xã ký chứng thực nghị quyết, chủ tich UBND xã thay mặt UBND xã ký ban hành văn bản QPPL.

2. Đối với văn bản hành chính

Đối với văn bản hành chính có nội dung đơn giản như công văn, thông báo…thì người được phân công soạn thảo cần đưa dự thảo cho Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch phụ trách lĩnh vực đó để xin ý kiến, tham khảo bộ phận văn phòng, tư pháp về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, sau đó chỉnh sửa văn bản và trình ký.