Khoa kinh tế du lịch giáo trình quản trị HỌC

1. 
   Khái niệm về quản trị:
   
   1. 
      Khái niệm về tổ chức:
      

Đặc điểm chung của các tổ chức:

• 
  Thứ nhất, mọi tổ chức đều có những mục đích nhất định và chúng hình thành từ những con người được nhóm gộp lại với nhau theo cách thức nào đó, và mỗi nhóm đều có một cấu trúc và cùng nỗ lực để đạt được các mục đích mà từng cá nhân riêng lẻ hoạt động đơn độc không thể đạt được. Chính sự khác biệt về mục đích của mỗi tổ chức dẫn đến sự khác biệt giữa tổ chức này với tổ chức khác. Ví dụ như mục đích của trường học là nhằm cung cấp kiến thức cho người học, trong khi bệnh viện lại có mục đích là khám chữa bệnh cho cộng đồng.
  
• 
  Thứ hai, các tổ chức đều là một tập hợp gồm nhiều thành viên, không có mục tiêu nào có thể đạt được nếu không có con người ra các quyết định để thiết lập mục tiêu và thực hiện một loạt các hành động để hiện thực hóa các mục tiêu đó.
  
• 
  Cuối cùng là tất cả các tổ chức đều xây dựng một cấu trúc hệ thống để trên cơ sở đó mà xác định và giới hạn hành vi của các thành viên của nó.
  

2. 
   Định nghĩa quản trị:
   

(1) Hoạch định: Nghĩa là nhà quản trị cần phải xác định trước những mục tiêu và quyết định những cách tốt nhất để đạt được mục tiêu.

(2) Tổ chức: Đây là công việc liên quan đến sự phân bổ và sắp xếp nguồn lực con người và những nguồn lực khác của tổ chức. Mức độ hiệu quả của tổ chức phụ thuộc vào sự phối hợp các nguồn lực để đạt được mục tiêu.

(3) Lãnh đạo: Thuật ngữ này mô tả sự tác động của nhà quản trị đối với các thuộc cấp cũng như sự giao việc cho những người khác làm. Bằng việc thiết lập môi trường làm việc tốt, nhà quản trị có thể giúp các thuộc cấp làm việc hiệu quả hơn.

(4) Kiểm soát: Nghĩa là nhà quản trị cố gắng để đảm bảo rằng tổ chức đang đi đúng mục tiêu đã đề ra. Nếu những hoạt động trong thực tiễn đang có sự lệch lạc thì những nhà quản trị sẽ đưa ra những điều chỉnh cần thiết.

Nhà quản trị:

3. 
   Định nghĩa nhà quản trị:
   

Người thừa hành là những người trực tiếp thực hiện 1 công việc và không có trách nhiệm về hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra…

4. 
   Phân loại nhà quản trị:
   
   1. 
      Theo phạm vi trách nhiệm:
      

• 
  Các nhà quản trị chức năng (Functional managers) phụ trách những nhân viên là những chuyên gia trong một lĩnh vực chuyên môn, chẳng hạn như kế toán, nguồn nhân lực, tài chính, marketing hay sản xuất. Họ thường mang chức danh trưởng phòng, họ có thể không trực tiếp thực hiện công việc chuyên môn như những nhân viên, nhưng họ phải kiểm tra công việc của nhân viên.
  
• 
  Các nhà quản trị tổng quát (General managers) chịu trách nhiệm đối với toàn bộ hoạt động của một đơn vị, bộ phận phức hợp, chẳng hạn như công ty hay một chi nhánh công ty. Họ có chức danh là giám đốc, tổng giám đốc hay chủ tịch hội đồng quản trị…họ là người phối hợp, giám sát và chịu trách nhiệm về nhiều chức năng chuyên môn, họ trực tiếp điều phối công việc của nhà quản trị chức năng.
  

2. 
   Theo cấp bậc quản trị:
   

• 
  Quản trị cấp tác nghiệp (First-Line Managers)
  

• 
  Quản trị viên cấp trung (Middle Managers)
  

• 
  Quản trị viên cấp cao (Top Managers)
  

Nhà quản trị cấp cao cần phải có kĩ năng nhận thức vững vàng. Kĩ năng nhận thức cho phép nhà quản trị cấp cao xử lí lượng lớn thông tin cả từ môi trường bên ngoài và bên trong tổ chức và vận dụng những thông tin đó.

5. 
   Các chức năng quản trị:
   
   1. 
      Các nguồn lực được sử dụng bởi nhà quản trị:
      

• 
  Nguồn lực con người:
  

• 
  Nguồn lực tài chính:
  

• 
  Nguồn lực vật chất:
  

• 
  Tài sản hữu hình là bất động sản, nguyên vật liệu, văn phòng, nhà máy sản xuất, các thiết bị văn phòng, phương tiện vận chuyển và công nghệ…
  
• 
  Tài sản vô hình là tài sản không thấy bằng mắt như uy tín, thương hiệu, lòng trung thành…
  

• 
  Nguồn lực thông tin:
  

2. 
   Các chức năng quản trị:
   

• 
  Hoạch định (Planning):
  

• 
  Tổ chức (Organizing)
  

• 
  Lãnh đạo (Leading)
  

• 
  Kiểm tra (Controlling)
  

Mỗi cấp bậc quản trị trong tổ chức sẽ phân bổ thời gian khác nhau cho các chức năng quản trị. Khi nhà quản trị dịch chuyển lên trên theo hệ thống cấp bậc, họ sẽ thực hiện công việc hoạch định càng nhiều và giám sát, chỉ đạo trực tiếp hơn. Tất cả nhà quản trị, cho dầu ở cấp bậc nào, đều ra quyết định liên quan đến 4 chức năng trong tiến trình quản trị nhưng thời lượng họ dùng cho các hoạt động không nhất thiết phải như nhau. Hơn nữa, nội dung của các hoạt động quản trị cũng thay đổi theo cấp bậc quản trị.

Sự khác biệt này có thể minh họa như sau:



Hình I – 2: Phân phối thời gian cho mỗi chức năng ở các cấp quản trị

6. 
   Các kĩ năng quản trị:
   

1. 
   Kĩ năng nhận thức:
   

2. 
   Kĩ năng giao tiếp
   

3. 
   Kĩ năng chuyên môn:
   

Các nhà quản trị ở các cấp khác nhau thì mức độ đòi hỏi những kĩ năng này có sự khác nhau, và điều này được mô tả ở trong hình dưới đây:

2. 
   Các năng lực quản trị (Managerial Competencies):
   

Bất kể các tổ chức có những mục tiêu cụ thể khác nhau như thế nào, công việc của nhà quản trị là giúp cho tổ chức đạt được các mục tiêu đó. Và hầu hết các nhà quản trị thành công đều đã phát triển những năng lực cho phép họ thực hiện hiệu quả công việc quản trị ở các cấp khác nhau trong tổ chức. Năng lực được xem là một sự tổng hòa của kiến thức, kĩ năng, hành vi và thái độ góp phần tạo nên tính hiệu quả trong công việc của mỗi người. Năng lực quản trị là tập hợp các kiến thức, kĩ năng, hành vi và thái độ mà một quản trị viên cần có để tạo ra hiệu quả trong các hoạt động quản trị khác nhau và ở các loại tổ chức khác nhau. Có 6 năng lực quản trị chủ yếu:

• 
  Truyền thông,
  
• 
  Hoạch định và điều hành,
  
• 
  Làm việc nhóm,
  
• 
  Hành động chiến lược,
  
• 
  Nhận thức toàn cầu,
  
• 
  Tự quản trị.
  

1. 
   Năng lực truyền thông
   

• 
  Truyền thông không chính thức:
  

• 
  Khuyến khích truyền thông 2 chiều thông qua đặt câu hỏi để có được các thông tin phản hồi, lắng nghe và thiết lập những cuộc trò chuyện thân mật.
  
• 
  Hiểu được tình cảm của người khác.
  
• 
  Thiết lập các mối quan hệ cá nhân mạnh mẽ với người khác.
  

• 
  Truyền thông chính thức:
  

• 
  Thông báo các hoạt động và các sự kiện liên quan đến mọi người giúp họ cập nhật các sự kiện, hoạt động.
  
• 
  Tạo ra khả năng thuyết phục, trình bày gây ấn tượng trước công chúng và kiểm soát vấn đề tốt.
  
• 
  Viết rõ ràng, súc tích và hiệu quả, sử dụng hiệu quả các nguồn dữ liệu trên máy tính.
  

• 
  Thương lượng:
  

• 
  Thay mặt nhóm để đàm phán một cách hiệu quả về vai trò và nguồn lực.
  
• 
  Rèn luyện kĩ năng phát triển các mối quan hệ và xử lí tốt các quan hệ với cấp trên.
  
• 
  Thực hiện các hành động quyết đoán và công bằng với thuộc cấp.
  

2. 
   Năng lực hoạch định và điều hành:
   

• Kiểm soát và sử dụng thông tin để xác định rõ các triệu chứng, các vấn đề và phác thảo những giải pháp có thể có.

• Đưa ra quyết định kịp thời.

• Tính toán những rủi ro và tiên liệu kết quả.