Kiểm tra đối chiếu trong thanh toán bù trừ điện tử

2.7. Xử lý sai sót sự cố kỹ thuật truyền tin

1.1.1. Quy trình nghiệp vụ thanh toán điện tử liên ngân hàng (TTLNH) của Kho bạc Nhà nước (KBNN) quy định chi tiết về các nội dung, các bước công việc trong quá trình xử lý nghiệp vụ TTLNH của các đơn vị KBNN tham gia TTLNH.

1.1.2. Phạm vi áp dụng TTLNH là các khoản thanh toán Lệnh thanh toán Có thuộc hoạt động nghiệp vụ KBNN, trực tiếp từ đơn vị KBNN tham gia TTLNH đến các Ngân hàng thành viên của Hệ thống TTLNH và các Lệnh thanh toán Có từ Ngân hàng thành viên đến các đơn vị KBNN tham gia TTLNH.

1.2. Đối tượng áp dụng

Đối tượng áp dụng quy định này là các đơn vị KBNN tham gia thanh toán điện tử liên ngân hàng theo quyết định của Tổng Giám đốc KBNN, bao gồm Sở Giao dịch KBNN và các Văn phòng KBNN tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương được tham gia TTLNH.

1.3.1. Các đơn vị KBNN tham gia TTLNH phải chấp hành đầy đủ quy định của Ngân hàng nhà nước theo Thông tư số 23/2010/TT-NHNN ngày 09/11/2010 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định về việc quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống thanh toán điện tử liên ngân hàng và các nội dung của quy định này.

1.3.2. Trường hợp quy trình này có các quy định khác với các quy định tại Thông tư số 23/2010/TT-NHNN ngày 09/11/2011 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước thì các đơn vị áp dụng theo quy định của quy trình này.

2. Nguyên tắc quản lý, điều hoà vốn

Các quy định quản lý điều hòa vốn đối với các đơn vị tham gia TTLNH được thực hiện theo hướng dẫn của KBNN, đảm bảo các nguyên tắc sau:

- Sở Giao dịch KBNN sử dụng kênh TTLNH để điều chuyển vốn xuống KBNN tỉnh.

- Nghiêm cấm các KBNN tỉnh sử dụng kênh TTLNH để rút vốn từ tài khoản tiền gửi của Sở Giao dịch KBNN mở tại Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà nước (NHNN) về tài khoản tiền gửi của KBNN tỉnh hoặc KBNN huyện mở tại Ngân hàng.

- KBNN tỉnh thực hiện điều chuyển vốn về hoặc nhận điều chuyển vốn từ Sở Giao dịch KBNN qua tài khoản tiền gửi của KBNN tỉnh mở tại NHNN tỉnh.

- KBNN tỉnh thực hiện điều chuyển vốn xuống hoặc nhận điều chuyển vốn từ KBNN huyện qua tài khoản tiền gửi của KBNN tỉnh mở tại NHNN tỉnh.

- KBNN huyện thực hiện điều chuyển vốn về hoặc nhận điều chuyển vốn từ KBNN tỉnh qua tài khoản tiền gửi của KBNN Huyện mở tại Ngân hàng thương mại.

3. Giải thích một số thuật ngữ

Trong quy định này, các thuật ngữ sau đây được hiểu như sau:

(1) Thanh toán điện tử liên ngân hàng: Là quá trình xử lý các giao dịch thanh toán liên ngân hàng kể từ khi khởi tạo Lệnh thanh toán cho tới khi hoàn tất thực hiện Lệnh thanh toán, được thực hiện qua mạng máy tính.

(2) Chương trình giao diện kế toán – liên ngân hàng (Chương trình giao diện): Là chương trình ứng dụng tin học trung gian giữa chương trình TTLNH và chương trình kế toán của KBNN, phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ điện tử TTLNH và lựa chọn hệ thống cần giao diện đến trước khi chuyển Lệnh thanh toán sang Hệ thống quản lý thông tin Ngân sách và Kho bạc (TABMIS) hoặc Hệ thống quản lý thu NSNN (TCS).

(3) Tài khoản tiền gửi: Là tài khoản tiền gửi bằng VND của Sở Giao dịch KBNN mở tại Sở Giao dịch NHNN.

(4) Hạn mức nợ ròng của KBNN: Là mức giá trị tối đa quy định cho các giao dịch thanh toán giá trị thấp được tham gia quyết toán bù trừ, được tính dựa trên chênh lệch giữa tổng số các Lệnh thanh toán giá trị thấp đến và tổng số các Lệnh thanh toán giá trị thấp đi trong khoảng thời gian xác định của tất cả các đơn vị Kho bạc tham gia TTLNH.

Hạn mức nợ ròng của KBNN được NHNN thiết lập và quản lý căn cứ đề nghị bằng văn bản của Tổng Giám đốc KBNN về hạn mức nợ ròng của KBNN trong từng thời kỳ.

(5) Thành viên trực tiếp (gọi tắt là thành viên): Là Sở Giao dịch KBNN, mở tài khoản tiền gửi tại Sở Giao dich NHNN, được Ban điều hành Hệ thống TTLNH kết nối trực tiếp tham gia Hệ thống TTLNH.

(6) Đơn vị thành viên: Là Văn phòng KBNN tỉnh, thực hiện TTLNH qua tài khoản tiền gửi mở tại Sở Giao dịch NHNN của Sở Giao dịch KBNN và được Ban điều hành Hệ thống TTLNH kết nối trực tiếp tham gia Hệ thống TTLNH theo đề nghị của KBNN.

(7) Đơn vị khởi tạo Lệnh thanh toán: Là thành viên hoặc đơn vị thành viên, thay mặt cho người phát lệnh lập và xử lý Lệnh thanh toán đi.

(8) Đơn vị nhận Lệnh thanh toán: Là thành viên hoặc đơn vị thành viên, thay mặt người nhận lệnh nhận và xử lý Lệnh thanh toán đến.

(9) Dịch vụ giá trị cao: Là phương thức thanh toán của Hệ thống TTLNH áp dụng để chuyển Lệnh thanh toán giá trị cao.

(10) Dịch vụ giá trị thấp: Là phương thức thanh toán của Hệ thống TTLNH áp dụng để chuyển Lệnh thanh toán giá trị thấp.

4. Trách nhiệm và quyền hạn các đơn vị tham gia

4.1. Sở Giao dịch KBNN

- Là thành viên trực tiếp của Hệ thống thanh toán điện tử liên ngân hàng, trực tiếp thực hiện giao dịch TTLNH với các Ngân hàng thành viên khác, xử lý nghiệp vụ TTLNH trên hệ thống thanh toán và hạch toán kế toán TTLNH với vai trò như một đơn vị thành viên đặc biệt.

- Chấp hành đầy đủ các quy định của NHNN và KBNN về thành viên trực tiếp tham gia TTLNH; đảm bảo an toàn tiền, tài sản của Nhà nước.

- Là đơn vị được KBNN giao nhiệm vụ quản lý, kế toán tài khoản tiền gửi của Sở Giao dịch KBNN tại Sở Giao dịch NHNN theo các quy định của KBNN, NHNN về mở và sử dụng tài khoản tại Ngân hàng và các quy định trong quy trình này; thực hiện công tác quyết toán kết quả bù trừ, thu hộ chi hộ TTLNH giữa các đơn vị thành viên và Sở Giao dịch KBNN theo quy định tại quy trình này.

- Có trách nhiệm trực tiếp theo dõi, quản lý số dư tài khoản tiền gửi của KBNN tại Sở Giao dịch NHNN; phối hợp với các đơn vị có trách nhiệm đảm bảo số dư tài khoản tiền gửi của KBNN tại Sở Giao dịch NHNN đáp ứng khả năng thanh toán của KBNN.

4.2. Văn phòng KBNN các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

- Là đơn vị thành viên của Hệ thống thanh toán điện tử liên ngân hàng.

- Là đơn vị trực tiếp thực hiện giao dịch TTLNH với các Ngân hàng thành viên khác, có trách nhiệm chấp hành đầy đủ quy trình xử lý nghiệp vụ TTLNH trên hệ thống thanh toán và hạch toán kế toán TTLNH cũng như các nội dung liên quan khác của quy trình này, đảm bảo an toàn tiền, tài sản.

4.3. Vụ Kế toán nhà nước (KTNN)

- Chủ trì xây dựng chế độ, quy trình nghiệp vụ kế toán, thanh toán liên quan đến Hệ thống TTLNH vận hành tại KBNN.

- Hướng dẫn và kiểm tra việc chấp hành quy trình nghiệp vụ đối với các đơn vị triển khai TTLNH trong Hệ thống KBNN.

- Tổ chức thực hiện công tác quản lý, đối chiếu TTLNH trong nội bộ Hệ thống KBNN, đảm bảo an toàn, kịp thời, chính xác.

- Phối hợp với Vụ Tổng hợp pháp chế KBNN và các đơn vị liên quan trong việc theo dõi, quản lý hạn mức nợ ròng trong TTLNH.

4.4. Cục Công nghệ thông tin (CNTT)

- Là đầu mối tổ chức thực hiện các quy trình thủ tục liên quan đến cấp phát, quản lý chứng thư điện tử TTLNH theo quy định của NHNN và KBNN.

- Chủ trì về kỹ thuật, bảo mật liên quan đến triển khai và vận hành hệ thống, đảm bảo các điều kiện kỹ thuật để tham gia Hệ thống TTLNH. Phối hợp các đơn vị liên quan của NHNN hỗ trợ các nội dung kỹ thuật liên quan đến việc triển khai và vận hành hệ thống.

- Đảm bảo thông suốt hạ tầng truyền thông trong quá trình vận hành Hệ thống TTLNH theo quy định của NHNN và KBNN.

- Chủ trì, trình Lãnh đạo KBNN quyết định về hạn mức nợ ròng cho KBNN trong từng thời kỳ trên cơ sở trao đổi, thống nhất với các đơn vị liên quan thuộc NHNN.

- Chủ trì, báo cáo Lãnh đạo KBNN các nội dung liên quan đến công tác quản lý, điều chuyển vốn trong điều kiện tham gia TTLNH của KBNN.

- Thực hiện kiểm tra, giám sát thường xuyên định mức tồn ngân và tình hình sử dụng tồn ngân KBNN của các đơn vị tham gia TTLNH.

- Vận hành, theo dõi hoạt động chương trình TTLNH; thực hiện đúng yêu cầu của quy trình nghiệp vụ.

- Kiểm tra, đối chiếu giữa chứng từ gốc với Lệnh thanh toán đi do kế toán viên lập. Xử lý chính xác các Lệnh thanh toán đến.

- Chịu trách nhiệm về an toàn, bảo mật thanh toán.

- Thực hiện báo cáo, thống kê, đối chiếu, lưu trữ tài liệu theo quy định.

5.2. Kế toán trưởng

Chịu trách nhiệm trước Giám đốc đơn vị về việc tổ chức thực hiện công tác TTLNH của đơn vị. Cụ thể:

- Chịu trách nhiệm kiểm soát, ký chứng từ kế toán gốc theo chức danh quy định trên chứng từ giấy và chương trình TABMIS; kiểm soát Lệnh thanh toán đến và Lệnh thanh toán đi trên chương trình TTLNH đảm bảo sự khớp đúng giữa chứng từ giấy và chứng từ điện tử chuyển hóa từ chứng từ giấy và ngược lại.

- Chịu trách nhiệm xử lý, giải quyết kịp thời các sai sót, chênh lệch phát sinh.

- Chịu trách nhiệm thực hiện dứt điểm công tác xác nhận đối chiếu hàng ngày, theo từng ngày riêng biệt và ngay trong ngày khi sự cố được khắc phục (nếu có).

- Trình Giám đốc KBNN tỉnh phê duyệt danh sách cán bộ nghiệp vụ sử dụng chương trình TTLNH và danh sách cán bộ sử dụng thiết bị lưu trữ chứng thư số để duyệt Lệnh thanh toán trên Chương trình TTLNH và xác nhận đối chiếu trên Chương trình đối chiếu TTLNH trong nội bộ Hệ thống KBNN.

- Chấp hành chế độ sử dụng, bảo quản thiết bị lưu trữ chứng thư số theo quy định; chịu trách nhiệm an toàn, bảo mật về công tác thanh toán.

5.3. Giám đốc

Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo KBNN về tổ chức thực hiện công tác TTLNH tại đơn vị. Cụ thể:

- Căn cứ yêu cầu quản lý, quy trình nghiệp vụ, tổ chức triển khai công tác TTLNH tại đơn vị chính xác, thông suốt và an toàn.

- Chịu trách nhiệm kiểm soát, ký chứng từ kế toán gốc theo chức danh quy định trên chứng từ giấy; duyệt Lệnh thanh toán đi trên chương trình TTLNH.

- Chịu trách nhiệm chỉ đạo việc xử lý, giải quyết kịp thời các sai sót, chênh lệch phát sinh.

- Chịu trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức, đôn đốc đơn vị mình thực hiện dứt điểm công tác đối chiếu hàng ngày, theo từng ngày riêng biệt và ngay trong ngày khi sự cố được khắc phục (nếu có).

- Phê duyệt danh sách cán bộ nghiệp vụ sử dụng chương trình TTLNH và danh sách cán bộ sử dụng thiết bị lưu trữ chứng thư số để duyệt Lệnh thanh toán trên Chương trình TTLNH và xác nhận đối chiếu trên Chương trình đối chiếu TTLNH trong nội bộ Hệ thống KBNN.

- Chấp hành chế độ sử dụng, bảo quản thiết bị lưu trữ chứng thư số theo quy định; chịu trách nhiệm an toàn, bảo mật về công tác thanh toán.

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật và lãnh đạo KBNN về các hành vi tham ô, lợi dụng của cán bộ thuộc quyền quản lý. Khi phát hiện sai phạm phải báo cáo kịp thời, trung thực, đề xuất và xin ý kiến xử lý, khắc phục.

6. Một số quy định khác

- KBNN không tham gia các nghiệp vụ về ứng vốn khi các Ngân hàng thành viên khác thiếu vốn trong TTLNH.

- Các đơn vị KBNN tham gia TTLNH không được dùng Hệ thống thanh toán điện tử liên kho bạc để chuyển tiếp các Lệnh thanh toán qua Hệ thống TTLNH; không được sử dụng Hệ thống TTLNH để nhận Lệnh thanh toán và chuyển tiếp đến đơn vị KBNN khác.

- Các đơn vị KBNN không thực hiện hủy Lệnh thanh toán theo yêu cầu của khách hàng khi đã xử lý chứng từ trong Hệ thống TTLNH.

- Quy định về thanh toán giá trị cao và thanh toán giá trị thấp của KBNN

+ Thanh toán giá trị cao có giá trị từ 500.000.000đ (Năm trăm triệu đồng) trở lên.

+ Thanh toán giá trị thấp có giá trị nhỏ hơn 500.000.000đ (Năm trăm triệu đồng).

+ Căn cứ quy định của NHNN, KBNN sẽ thông báo mức quy định về thanh toán giá trị cao và thanh toán giá trị thấp của KBNN thay đổi phù hợp với điều kiện thực tế trong từng thời kỳ.

- Kế toán viên sau khi thực hiện các bước kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ giao dịch thanh toán, ký và trình kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt chứng từ theo đúng trình tự quy định, tiến hành nhập các chứng từ thanh toán vào hệ thống kế toán theo quy định đối với phương thức TTLNH, như sau:

+ Nhập yêu cầu thanh toán (YCTT): Chọn phương thức thanh toán “điện tử”, chọn phương thức thanh toán với Ngân hàng là “thanh toán Liên Ngân hàng”, xác nhận, đệ trình phê duyệt lên kế toán trưởng, đồng thời luân chuyển chứng từ giấy lên kế toán trưởng; kế toán trưởng kiểm soát giữa chứng từ gốc với thông tin của YCTT, nếu thông tin của YCTT sai thực hiện loại bỏ để kế toán viên cập nhật lại thông tin, đệ trình phê duyệt lại; nếu thông tin của YCTT đúng, thực hiện phê duyệt YCTT theo quy định của TABMIS.

+ Sau khi YCTT được kế toán trưởng phê duyệt, kế toán viên thực hiện bước áp thanh toán trong TABMIS, lựa chọn tài khoản thanh toán liên ngân hàng tương ứng tại trường “tài khoản ngân hàng”.

- Trường hợp có giao diện giữa Hệ thống TABMIS và Hệ thống TTLNH, thanh toán viên vào tập trách nhiệm “quản lý chi thanh toán viên” và chạy chương trình “TABMIS AP giao diện thanh toán IBPS với bên ngoài”.

1.1.2. Tại Hệ thống TTLNH

a) Thanh toán viên

- Là người lập Lệnh thanh toán, thực hiện khởi tạo Lệnh thanh toán.

- Trường hợp không có giao diện giữa hệ thống kế toán và hệ thống thanh toán:

+ Căn cứ chứng từ gốc được kế toán trưởng, giám đốc phê duyệt và đã được hạch toán trên hệ thống kế toán theo quy định tại Tiết 1.1, Điểm 1, Điều 7 của quy trình này; thanh toán viên nhập đầy đủ các thông tin của Lệnh thanh toán theo mẫu quy định được thể hiện trên màn hình lập Lệnh thanh toán của Hệ thống TTLNH, bao gồm: Đơn vị khởi tạo lệnh, số tiền, tên và địa chỉ của người phát lệnh; tài khoản của người phát lệnh, đơn vị phục vụ người phát lệnh; đơn vị nhận lệnh, tên và địa chỉ của người nhận lệnh, tài khoản của người nhận lệnh, đơn vị phục vụ người nhận lệnh, nội dung chuyển tiền; số chứng minh thư hoặc số hộ chiếu của người phát lệnh và người nhận lệnh (nếu có).

- Trường hợp có giao diện giữa hệ thống kế toán và hệ thống thanh toán, kiểm soát lại các dữ liệu của Lệnh thanh toán:

+ Nếu chứng từ điện tử trên hệ thống thanh toán sai hoặc thiếu thông tin của Lệnh thanh toán so với chứng từ gốc, chuyển trả lại chứng từ gốc cho kế toán viên xử lý trên Hệ thống TABMIS theo quy định (kế toán trưởng hủy thanh toán, kế toán viên hủy YCTT), đồng thời người lập lệnh hủy chứng từ điện tử sai trên hệ thống thanh toán.

Riêng trường hợp thanh toán cho khối an ninh – quốc phòng, thanh toán viên được phép sửa lại thông tin Tên đơn vị trả tiền trên hệ thống thanh toán theo đúng tên chi tiết trên chứng từ gốc.

+ Nếu chứng từ điện tử trên hệ thống thanh toán chính xác so với chứng từ gốc, đảm bảo các yếu tố hợp pháp, hợp lệ, thanh toán viên chuyển chứng từ điện tử đồng thời luân chuyển chứng từ giấy đến kế toán trưởng để kiểm soát.

Là người kiểm soát Lệnh thanh toán; căn cứ chứng từ gốc được phê duyệt do thanh toán viên chuyển sang, kế toán trưởng thực hiện chức năng đối chiếu kiểm soát trên hệ thống, nhập lại 2 yếu tố:

• 
  Mã ngân hàng nhận lệnh
  
• 
  Số tiền
  

+ Nếu dữ liệu đúng, chuyển Lệnh thanh toán trên Hệ thống TTLNH đồng thời luân chuyển chứng từ giấy đến giám đốc để phê duyệt.

Là người duyệt Lệnh thanh toán; thực hiện kiểm tra, kiểm soát sự khớp đúng giữa thông tin của chứng từ giấy với thông tin của Lệnh thanh toán trên hệ thống thanh toán:

+ Trường hợp phát hiện sai thông tin: Chuyển lại cho kế toán trưởng để kế toán trưởng chuyển lại thanh toán viên xử lý.

+ Trường hợp thông tin đúng: Sử dụng thẻ bảo mật do NHNN cung cấp, ký chữ ký điện tử truyền Lệnh thanh toán đi.

- Kế toán trưởng sử dụng thẻ bảo mật, nhận chứng từ theo lô. Hệ thống sẽ tự động đẩy dữ liệu vào chương trình giao diện.

- Thanh toán viên in 02 liên Lệnh thanh toán (theo mẫu số TTLNH-4 tại Thông tư số 23/2010/TT-NHNN), chuyển kế toán trưởng làm căn cứ kiểm soát.

1.2.2. Tại chương trình giao diện

a) Thanh toán viên

- Nhận và xử lý dữ liệu: Kiểm tra mã tài khoản người nhận lệnh, tên người nhận lệnh; kiểm tra các yếu tố Mục lục ngân sách Nhà nước, cơ quan thu, mã quan hệ ngân sách, mã nguồn (nếu có); bổ sung mã địa bàn (nếu có). Sau đó, thanh toán viên lựa chọn một trong hai trường hợp “Đúng” hoặc “Chờ xử lý”.

+ Lựa chọn “Đúng”: Sau khi giao diện vào hệ thống kế toán, chương trình tự động hạch toán vào tài khoản người nhận lệnh.

+ Lựa chọn “Chờ xử lý”: Sử dụng trong các trường hợp Lệnh thanh toán đến đã nhận nhưng chưa đủ, chưa chính xác thông tin để hạch toán. Sau khi giao diện vào hệ thống kế toán, chương trình tự động hạch toán vào tài khoản phải thu, phải trả khác trong TTLNH.

- Chọn hệ thống cần giao diện đến:

+ Trường hợp Lệnh thanh toán là khoản thu NSNN hoặc khoản tạm thu, tạm giữ của các cơ quan thu, thanh toán viên chọn giao diện vào Hệ thống TCS.

+ Các Lệnh thanh toán còn lại, thanh toán viên chọn giao diện vào phân hệ Quản lý sổ cái của Hệ thống TABMIS.

b) Kế toán trưởng

Kiểm soát căn cứ vào 02 liên Lệnh thanh toán giấy phục hồi và chứng từ điện tử.

+ Nếu sai: Chuyển lại cho thanh toán viên.

+ Nếu đúng: Chấp nhận, ký kiểm soát giao dịch.

- Sau khi kế toán trưởng ký kiểm soát chứng từ điện tử đến trên chương trình giao diện, chứng từ điện tử được lựa chọn sẽ được giao diện vào TCS và ở trạng thái “chưa kiểm soát”.

- Kế toán viên thu NSNN sau khi hoàn thiện thông tin mã địa bàn, mã cơ quan thu, mã ký hiệu thống kê (nếu có) của phiếu thu (trừ các thông tin về số tiền, tài khoản, mã đối tượng nộp thuế, tên đối tượng nộp thuế, Mục lục NSNN, số tớ khai hải quan, kỳ thuế), thực hiện đệ trình kế toán trưởng ký kiểm soát chứng từ thu trên TCS.

- Lệnh thanh toán được giao diện từ Chương trình giao diện vào Hệ thống TCS, sau đó giao diện từ TCS sang TABMIS, theo quy định của Quy trình giao diện TCS – TABMIS.

- Thanh toán viên vào tập trách nhiệm “sổ cái người lập” chạy chương trình “TABMIS AP giao diện thanh toán liên ngân hàng GL (IBPS) – đầu vào”.

- Các chứng từ điện tử được giao diện vào phân hệ Quản lý sổ cái của Hệ thống TABMIS theo phương án đã lựa chọn trước đó trên chương trình giao diện.

- Các Lệnh thanh toán được giao diện trực tiếp từ Chương trình giao diện vào phân hệ Quản lý sổ cái của Hệ thống TABMIS sẽ ở trạng thái “Đã kiểm soát” trong TABMIS.

- Cuối ngày kế toán thực hiện việc kiểm tra số liệu, sổ sách kế toán, các quan hệ cân đối kế toán – thanh toán, đảm bảo khớp đúng giữa số liệu kế toán và thanh toán.

- Các bút toán kế toán liên quan được sinh ra tự động, tuân theo quy định của chế độ kế toán Nhà nước áp dụng cho TABMIS và tại điều 9, điều 10 của quy trình này.

+ Trường hợp lệnh thanh toán là khoản thu NSNN hoặc khoản tạm thu, tạm giữ của các cơ quan thu, kế toán viên nhập vào TCS, thực hiện xác nhận, đệ trình kế toán trưởng ký phê duyệt.

+ Các Lệnh thanh toán còn lại, kế toán viên nhập trực tiếp vào phân hệ Quản lý sổ cái của TABMIS, thực hiện xác nhận, đệ trình kế toán trưởng ký phê duyệt.

2. Quy trình đối chiếu

2.1. Đối chiếu trong Hệ thống thanh toán điện tử liên ngân hàng

- Số liệu về Lệnh thanh toán phát sinh trong ngày trên Hệ thống TTLNH giữa Trung tâm xử lý khu vực NHNN gửi cho đơn vị thành viên (sau khi nhận từ Trung tâm thanh toán Quốc gia NHNN đã tổng hợp với số liệu trên địa bàn mình quản lý) với số liệu tại đơn vị thành viên là căn cứ gốc để đối chiếu trong Hệ thống TTLNH.

- Việc đối chiếu được thực hiện hàng ngày, dứt điểm cho từng ngày riêng biệt vào thời điểm Hệ thống TTLNH hoàn tất công việc xử lý cuối ngày.

- Trường hợp có sự cố không thể hoàn thành trong ngày theo quy định, việc đối chiếu phải thực hiện vào ngay trong ngày sự cố được khắc phục. Số liệu đối chiếu vẫn phải phản ánh theo từng ngày phát sinh Lệnh thanh toán.

- Mọi chênh lệch đối chiếu, đơn vị phải kịp thời phối hợp với Phòng Thanh toán – Vụ KTNN và các đơn vị Ngân hàng liên quan khác để xử lý.

2.2. Đối chiếu TTLNH trong nội bộ Hệ thống KBNN

- Các đơn vị tham gia TTLNH phải thực hiện đầy đủ việc đối chiếu và xử lý kết quả đối chiếu trong Hệ thống TTLNH trước khi đối chiếu TTLNH trong nội bộ Hệ thống KBNN. Việc đối chiếu TTLNH trong nội bộ Hệ thống KBNN được thực hiện thông qua Chương trình ứng dụng đối chiếu TTLNH trong nội bộ Hệ thống KBNN và được thực hiện cho từng ngày riêng biệt, dứt điểm hàng ngày ngay sau khi kết thúc đối chiếu với NHNN.

- Số liệu về TTLNH đã hạch toán đi – đến trong ngày trên hệ thống kế toán và hệ thống thanh toán tại đơn vị thành viên, số liệu đối chiếu tại Phòng Thanh toán KBNN nhận từ Trung tâm thanh toán Quốc gia NHNN gửi cho các đơn vị thành viên là căn cứ gốc để đối chiếu TTLNH trong nội bộ Hệ thống KBNN.

- Trường hợp có sự cố không thể hoàn thành trong ngày theo quy định, các đơn vị phải đối chiếu vào ngay trong ngày sự cố được khắc phục và phải đối chiếu dứt điểm theo từng ngày phát sinh Lệnh thanh toán.

- Quy trình chi tiết nghiệp vụ kỹ thuật đối chiếu và nhiệm vụ của các đơn vị trong quy trình đối chiếu TTLNH trong nội bộ KBNN được thực hiện theo các nội dung dưới đây:

2.2.1. Phòng Thanh toán – Vụ KTNN

- Phòng thanh toán – Vụ KTNN chủ trì, chịu trách nhiệm quản lý công tác đối chiếu.

- Thời điểm phát lệnh đối chiếu: 16h30 của ngày làm việc ngay sau khi có “Bảng kết quả thanh toán” nhận được từ Trung tâm thanh toán Quốc gia NHNN.

- Khi có thay đổi về thời gian đối chiếu, Phòng thanh toán – Vụ KTNN quyết định thời gian đối chiếu để phù hợp với quy định của của NHNN và thông báo trước tới các đơn vị thành viên.

b) Thực hiện truyền số liệu đối chiếu

- Hàng ngày, sau khi nhận được “Bảng kết quả thanh toán” của NHNN, cán bộ Phòng Thanh toán phát lệnh đối chiếu gửi các đơn vị thành viên.

- Chương trình tự động nhận và xử lý các dữ liệu điện tử từ Trung tâm thanh toán NHNN vào thời điểm kết thúc ngày làm việc để truyền cho các đơn vị thành viên thực hiện công tác đối chiếu. Nội dung dữ liệu làm căn cứ đối chiếu bao gồm:

+ Số chênh lệch phải thu (phải trả) của từng đơn vị thành viên.

+ Chi tiết từng Lệnh thanh toán đi và đến của từng đơn vị thành viên trong hệ thống.

c. Gửi lại điện đối chiếu

- Khi có yêu cầu gửi lại đối chiếu từ đơn vị thành viên, Phòng Thanh toán thực hiện gửi lại lệnh đối chiếu theo danh sách các đơn vị KBNN yêu cầu gửi lại đối chiếu.

- Việc gửi lại lệnh đối chiếu cho các đơn vị được thực hiện như sau:

+ Chọn ngày đối chiếu và danh sách các đơn vị KBNN yêu cầu gửi lại đối chiếu.

+ Phát lệnh đối chiếu để gửi đối chiếu tới các đơn vị thành viên.

d) Giám sát tiến độ và kết qủa đối chiếu của các đơn vị

- Đối với các đơn vị thành viên chưa đối chiếu khớp đúng: Phòng Thanh toán phối hợp với trung tâm thanh toán NHNN, đơn vị thành viên và các đơn vị liên quan xử lý từng trường hợp cụ thể theo các trường hợp quy định tại điểm 2.3 dưới đây.

- Đối với các đơn vị chưa thực hiện đối chiếu: Việc đối chiếu của đơn vị phải được Phòng Thanh toán thường xuyên kiểm tra, giám sát để thực hiện kịp thời ngay trong ngày. Trường hợp đơn vị chưa thực hiện được đối chiếu, cần có biện pháp yêu cầu hoặc khắc phục trục trặc để việc đối chiếu được thực hiện kịp thời, dứt điểm theo từng ngày.

2.2.2. Tại Sở Giao dịch KBNN và các Văn phòng Kho bạc tỉnh tham gia TTLNH

Các đơn vị xử lý theo các bước dưới đây:

- Sau khi nhận kết quả đối chiếu của đơn vị từ Phòng Thanh toán – Vụ KTNN KBNN, thực hiện các công việc sau:

- Kiểm tra tình trạng của ngày đối chiếu dựa theo kết quả do Phòng Thanh toán gửi.

- Thực hiện Yêu cầu Đối chiếu trên hệ thống để chương trình tự động đối chiếu kết quả trên máy.

- Kiểm tra, so sánh số liệu trên sổ kể toán tại đơn vị với số liệu trên các báo cáo theo quy định tại Điều 14, Điểm 2 quy trình này và chuyển kết quả đối chiếu đúng đến kế toán trưởng.

- Trường hợp đã nhận được đối chiếu từ Phòng Thanh toán nhưng khi đối chiếu có chênh lệch hoặc sai sót, các đơn vị phải thông báo, phối hợp với Phòng Thanh toán – Vụ KTNN để xử lý theo các trường hợp tại điểm 2.3 dưới đây. Sau khi xử lý xong chênh lệch, thanh toán viên yêu cầu gửi lại đối chiếu, gửi Phòng Thanh toán để gửi lại đối chiếu.

- Trường hợp việc đối chiếu chưa được thực hiện kịp thời trong ngày do có chênh lệch, sự cố về hệ thống, đơn vị thành viên phải thực hiện đối chiếu vào ngay trong ngày khắc phục xong sự cố hệ thống, sau khi xử lý xong chênh lệch hoặc sai sót.

- Quy trình yêu cầu gửi lại đối chiếu thực hiện như sau:

+ Thanh toán viên lựa chọn ngày đối chiếu cần gửi lại và kiểm tra tình trạng đối chiếu dựa theo kết quả gửi của Phòng Thanh toán.

+ Yêu cầu gửi lại Lệnh đối chiếu. Các bước tiếp theo thực hiện tương tự như quy định trên.

- Kế toán trưởng thực hiện kiểm tra, kiểm soát lại số liệu hạch toán tại đơn vị trên chương trình kế toán và chương trình thanh toán với số liệu trong chương trình đối chiếu. Thực hiện ký chữ ký số bằng thiết bị lưu trữ chứng thư số để xác nhận và gửi kết quả đối chiếu lên Phòng Thanh toán.

- Điện chuyển đi nhưng đã quá giờ ngừng gửi lệnh trong ngày làm việc của Trung tâm thanh toán Quốc gia NHNN, nên Trung tâm thanh toán Quốc gia NHNN không nhận.

- Thiếu vốn trong thanh toán.

- Do sai ở các khâu truyền tin, mã hóa, giải mã, sai các yếu tố bảo mật ...

- Do sự cố kỹ thuật nên Trung tậm thanh toán Quốc gia NHNN không nhận được Lệnh thanh toán.

- Do dữ liệu giả tại đơn vị khởi tạo Lệnh thanh toán

Đơn vị thành viên kiểm tra chứng từ gốc để xác định chính xác về yêu cầu thanh toán trên hệ thống kế toán và Lệnh thanh toán trên hệ thống thanh toán:

- Nếu có chứng từ gốc, đơn vị thành viên vấn tin trên hệ thống thanh toán để kiểm tra tình trạng đầy đủ dữ liệu (trạng thái của Lệnh thanh toán, thông tin của Lệnh thanh toán) tại Trung tâm xử lý khu vực NHNN. Kế toán trưởng sử dụng chức năng “Lệnh chuyển tiền đi chờ xử lý” để xử lý các Lệnh thanh toán đã gửi nhưng chưa thành công:

+ Sử dụng chức năng “gửi lại” đối với các Lệnh thanh toán có tình trạng trả về lỗi như: Lỗi tại trung tâm xử lý giao dịch, lỗi trạng thái chuẩn bị đầu ngày, lỗi tại Ngân hàng nhận, lỗi đường truyền, Ngân hàng không được ưu tiên, không đăng ký dịch vụ cho Ngân hàng gửi, không đăng ký dịch vụ cho Ngân hàng nhận, lỗi ngày giao dịch, hết thời gian chờ, chờ trả lời từ trung tâm xử lý NHNN.

+ Sử dụng chức nặng “phong tỏa” đối với các Lệnh thanh toán có tình trạng trả về lỗi như: Sai ngày giao dịch, thiếu số dư. Sau đó kế toán thực hiện hủy yêu cầu thanh toán trên TABMIS để nhập lại giao dịch đi thanh toán vào ngày hôm sau.

- Nếu không có chứng từ gốc, đơn vị thành viên xác định nguyên nhân và tiến hành hủy Lệnh thanh toán.

- Có việc giả mạo để gửi Lệnh thanh toán đi.

- Có việc truy cập vào cơ sở dữ liệu để xóa dữ liệu gốc, hoặc cơ sở dữ liệu hỏng gây mất dữ liệu.

Giải pháp:

­Đơn vị thành viên kiểm tra chứng từ gốc để xác định chính xác về yêu cầu thanh toán trên hệ thống kế toán và Lệnh thanh toán trên hệ thống thanh toán:

- Nếu có sự giả mạo thì cần phối hợp với Trung tâm thanh toán Quốc gia NHNN để loại bỏ Lệnh thanh toán tại Trung tâm thanh toán Quốc gia NHNN và Trung tâm xử lý khu vực NHNN trong trường hợp Lệnh thanh toán chưa đến đơn vị nhận thanh toán; trường hợp Lệnh thanh toán đã đến đơn vị nhận Lệnh thanh toán thông, thông báo cho đơn vị nhận Lệnh thanh toán để hoàn chuyển lại Lệnh thanh toán đồng thời kết hợp với việc điều chỉnh kế toán.

Nếu có chứng từ gốc, đơn vị thành viên kiểm tra tình trạng đầy đủ dữ liệu trên hệ thống kế toán và hệ thống thanh toán, trường hợp bị mất dữ liệu thì đơn vị thành viên phối hợp với Trung tâm thanh toán của NHNN dùng biện pháp kỹ thuật để khôi phục lại Lệnh thanh toán tại đơn vị thành viên để khớp đúng dữ liệu, thực hiện đối chiếu.

c. Lệnh đến: Đơn vị thừa, Trung tâm thanh toán Quốc gia NHNN thiếu

Nguyên nhân:

- Có sự giả mạo để gửi Lệnh thanh toan đến đơn vị thành viên, tự thêm vào cơ sở dữ liệu của đơn vị thành viên mà không được lập lệnh tại đơn vị lập Lệnh thanh toán không qua Trung tâm thanh toán NHNN .

- Mất dữ liệu tại Trung tâm thanh toán NHNN

Giải pháp:

- Đơn vị thành viên báo Phòng Thanh toán – Vụ Kế toán Nhà nước phối hợp với NHNN, Ngân hàng phát lệnh để xác định chính xác Lệnh thanh toán. Nếu có Lệnh thanh toán đến, đơn vị thành viên vấn tin trên hệ thống thanh toán để kiểm tra tình trạng đầy đủ dữ liệu tại Trung tâm xử lý NHNN. Nếu có sự giả mạo cần phải loại bỏ dữ liệu Lệnh thanh toán đó, đồng thời thống nhất điều chỉnh về kế toán.

- Nếu dữ liệu bị mất cần cần phối hợp với Trung tâm xử lý NHNN để khôi phục lại dữ liệu Lệnh thanh toán.

d) Lệnh đến: Đơn vị thiếu, Trung tâm thanh toán Quốc gia NHNN thừa

Nguyên nhân:

- Lệnh thanh toán được Trung tâm thanh toán NHNN chuyển về cho đơn vị thành viên nhận lệnh sai sót ở các khâu mã hóa, giải mã, kiểm tra các yếu tố bảo mật ... nên giao dịch không hợp lệ, đơn vị thành viên không nhận được.

- Số liệu về Lệnh thanh toán tại Trung tâm thanh toán NHNN bị thay đổi.

Giải pháp:

Đơn vị thành viên báo Phòng Thanh toán – Vụ Kế toán Nhà nước phối hợp với NHNN, Ngân hàng phát lệnh để xác định chính xác về Lệnh thanh toán.

- Nếu có Lệnh thanh toán, đơn vị thành viên vấn tin trên hệ thống thanh toán để kiểm tra tình trạng đầy đủ dữ liệu tại Trung tâm xử lý NHNN, Trung tâm thanh toán NHNN xử lý lỗi mã hóa, giải mã, ... cập nhật lại dữ liệu bị sai, gửi lại đối chiếu để đơn vị thành viên nhận Lệnh thanh toán và đối chiếu ngày.

- Nếu không có Lệnh thanh toán, Trung tâm thanh toán NHNN loại bỏ dữ liệu Lệnh thanh toán, gửi lại đối chiếu cho đơn vị thành viên.

Căn cứ Giấy rút dự toán ngân sách bằng chuyển khoản, Ủy nhiệm chi, phiếu chuyển khoản, kèm hồ sơ chứng từ có liên quan theo quy định, kế toán ghi (AP):

Nợ TK 8113, 8116, 3711, 3712…

Có TK 3392 - Phải trả trung gian AP

Đồng thời áp thanh toán (AP):

Nợ TK 3392 - Phải trả trung gian AP

Có TK 1132 - Tiền gửi ngân hàng bằng đồng VN tại NHNN

b) Đối với Lệnh thanh toán giá trị thấp:

Căn cứ Giấy rút dự toán ngân sách bằng chuyển khoản, Ủy nhiệm chi, phiếu chuyển khoản, kèm hồ sơ chứng từ có liên quan theo quy định, kế toán ghi (AP):

Nợ TK 8113, 8116, 3711, 3712…

Có TK 3392 - phải trả trung gian AP

Đồng thời áp thanh toán (AP):

Nợ TK 3392 - Phải trả trung gian AP

Có TK 3931 - Thanh toán bù trừ LNH (không theo dõi mã địa bàn)

3.1.2. Hạch toán Lệnh thanh toán nhận về

a) Đối với Lệnh thanh toán giá trị cao:

Căn cứ Lệnh thanh toán đến giá trị cao báo Có, kế toán ghi (GL):

Nợ TK 1132 - Tiền gửi ngân hàng bằng đồng VN tại NHNN

Có TK 3711, 3712…

Căn cứ Lệnh thanh toán đến giá trị thấp báo Có, kế toán ghi (GL):

Nợ TK 3931 - Thanh toán bù trừ LNH (không theo dõi mã địa bàn)

Có TK 3711, 3712…

Căn cứ số liệu chi tiết của Sở Giao dịch KBNN trên Bảng kết quả thanh toán do NHNN chuyển tới cho toàn hệ thống (Mẫu số TTLNH-21), kế toán lập phiếu chuyển khoản:

Nợ TK 3931 - Thanh toán bù trừ LNH (mã địa bàn 1uuuu – toàn hệ thống)

Có TK 3931 - Thanh toán bù trừ LNH (không theo dõi mã địa bàn)

b) Nếu kết quả chênh lệch là phải trả, kế toán ghi (GL):

Nợ TK 3931 - Thanh toán bù trừ LNH (không theo dõi mã địa bàn)

Có TK 3931 - Thanh toán bù trừ LNH (mã địa bàn 1uuuu – toàn hệ thống)

3.2. Sở Giao dịch KBNN với vai trò là đơn vị đầu mối, thực hiện quyết toán TTLNH toàn hệ thống KBNN

3.2.1. Xử lý kết quả quyết toán thanh toán bù trừ (giá trị thấp) của hệ thống

a) Căn cứ số liệu tổng hợp trên Bảng kết quả thanh toán cuối ngày do NHNN chuyển tới cho toàn hệ thống (Mẫu số TTLNH-21 – chi tiết dịch vụ Giá trị thấp), kế toán lập phiếu chuyển khoản hạch toán kết quả quyết toán thanh toán bù trừ giá trị thấp của toàn hệ thống:

- Nếu kết quả chênh lệch là phải thu, kế toán ghi (GL):

Nợ TK 1132 - Tiền gửi ngân hàng bằng đồng VN tại NHNN

Có TK 3931 - Thanh toán bù trừ LNH (mã địa bàn 1uuuu)

- Nếu kết quả chênh lệch là phải trả, kế toán ghi (GL)

Nợ TK 3931 - Thanh toán bù trừ LNH (mã địa bàn 1uuuu)

Có TK 1132 - Tiền gửi ngân hàng bằng đồng VN tại NHNN

b) Căn cứ số liệu chi tiết trên Bảng kê kết quả thanh toán bù trừ NHNN chuyển tới (TTLNH-21- Chi tiết dịch vụ Giá trị thấp), trong đó chi tiết cho từng đơn vị thành viên, kế toán lập phiếu chuyển khoản kết chuyển chênh lệch TTLNH giá trị thấp của từng đơn vị thành viên:

- Nếu kết quả chênh lệch của đơn vị thành viên là phải thu, kế toán ghi (GL):

Nợ TK 3931 - Thanh toán bù trừ LNH (mã địa bàn 1uuuu)

Có TK 3932 - Thu hộ, chi hộ LNH (chi tiết đơn vị thành viên)

- Nếu kết quả chênh lệch của đơn vị thành viên là phải trả, kế toán ghi (GL):

Nợ TK 3932 - Thu hộ, chi hộ LNH (chi tiết đơn vị thành viên)

Có TK 3931 - Thanh toán bù trừ LNH (mã địa bàn 1uuuu)

3.2.2. Hạch toán kết quả quyết toán Lệnh thanh toán giá trị cao.

Căn cứ tổng số tiền Lệnh thanh toán giá trị cao chuyển đi và nhận về trên Bảng kết quả thanh toán cuối ngày nhận từ Sở Giao dịch NHNN đối với từng Văn phòng Kho bạc tỉnh (đơn vị thành viên) – Mẫu số TTLNH-21- Chi tiết dịch vụ Giá trị cao.

+ Đối với doanh số phát sinh bên Nợ (Bên Thu – là Tổng tiền Giá trị cao đơn vị thành viên nhận về), kế toán lập phiếu chuyển khoản, ghi (GL):

Nợ TK 1132 - Tiền gửi ngân hàng bằng đồng VN tại NHNN

Có TK 3932 - Thu hộ, chi hộ LNH (chi tiết đơn vị thành viên)

+ Đối với doanh số phát sinh bên Có (Bên Chi – là Tổng tiền Giá trị cao đơn vị thành viên chuyển đi), kế toán lập phiếu chuyển khoản, ghi (GL):

Nợ TK 3932 - Thu hộ, chi hộ LNH (chi tiết đơn vị thành viên)

Có TK 1132 - Tiền gửi ngân hàng bằng đồng VN tại NHNN

Căn cứ Giấy rút dự toán ngân sách bằng chuyển khoản, Ủy nhiệm chi, phiếu chuyển khoản, kèm hồ sơ chứng từ có liên quan theo quy định, kế toán ghi (AP):

Nợ TK 8113, 8116, 3711, 3712…

Có TK 3392 - Phải trả trung gian AP

Đồng thời áp thanh toán (AP):

Nợ TK 3392 - Phải trả trung gian AP

Có TK 3932 - Thu hộ, chi hộ LNH

b) Đối với Lệnh giá trị thấp:

Căn cứ Giấy rút dự toán ngân sách bằng chuyển khoản, Ủy nhiệm chi, phiếu chuyển khoản, kèm hồ sơ chứng từ có liên quan theo quy định, kế toán ghi:

Nợ TK 8113, 8116, 3711, 3712…

Có TK 3392 - Phải trả trung gian AP

Đồng thời áp thanh toán (AP):

Nợ TK 3392 - Phải trả trung gian AP

Có TK 3931 – Thanh toán bù trừ LNH

4.2. Hạch toán thanh toán Lệnh thanh toán nhận về

a) Với Lệnh chuyển Có giá trị cao:

Căn cứ Lệnh thanh toán đến giá trị cao báo Có, kế toán ghi (GL):

Nợ TK 3932 - Thu hộ, chi hộ LNH

Có TK 3711, 3712…

Căn cứ Lệnh thanh toán đến giá trị thấp báo Có, kế toán ghi (GL):

Nợ TK 3931 – Thanh toán bù trừ LNH

Có TK 3711, 3712…

Căn cứ Bảng kết quả thanh toán cuối ngày của NHNN gửi đơn vị thành viên sau khi kết thúc đối chiếu (Mẫu số TTLNH – 20 – chi tiết giá trị thấp), kế toán lập phiếu chuyển khoản:

- Nếu kết quả chênh lệch là phải trả (Bên Có), kế toán ghi (GL):

Nợ TK 3931 - Thanh toán bù trừ LNH

Có TK 3932 - Thu hộ, chi hộ LNH

- Nếu kết quả chênh lệch là phải thu (Bên Nợ), kế toán ghi (GL):

Nợ TK 3932 - Thu hộ chi hộ LNH

Có TK 3931 - Thanh toán bù trừ LNH

Kế toán điều chuyển vốn qua TTLNH chỉ áp dụng đối với trường hợp điều chuyển vốn bằng chuyển khoản bằng đồng Việt Nam; trường hợp điều chuyển vốn bằng ngoại tệ, điều chuyển vốn bằng tiền mặt thực hiện theo quy định tại chương Chương IX - Kế toán điều chuyển vốn và quyết toán vốn.

Để thuận tiện cho công tác theo dõi và hạch toán kế toán, các khoản điều chuyển vốn qua kênh thanh toán Liên ngân hàng được áp dụng loại dịch vụ “Giá trị cao”

a) Tại KBNN huyện (KB trực thuộc KBNN tỉnh đã tham gia thanh toán điện tử LNH)

- Điều chuyển vốn về Sở Giao dịch - KBNN: căn cứ Lệnh điều chuyển vốn bằng chuyển khoản về Sở Giao dịch - KBNN của KBNN tỉnh, kế toán lập Ủy nhiệm chi, ghi (AP):

Nợ TK 3825 - Thanh toán vốn giữa tỉnh với huyện bằng đồng Việt Nam

Có TK 3392 - Phải trả trung gian - AP

Nợ TK 3392 - Phải trả trung gian - AP

Có TK 1133, 1139, ...

- Nhận vốn điều chuyển từ KBNN tỉnh: căn cứ Lệnh điều chuyển vốn của KBNN tỉnh và Giấy báo Có của Ngân hàng, kế toán ghi (GL):

Nợ TK 1133, 1139,…

Có TK 3825 - Thanh toán vốn giữa tỉnh với huyện bằng đồng VN

• 
  Điều chuyển vốn về Sở Giao dịch - KBNN:
  

Nợ TK 3815 - Thanh toán vốn giữa TW với tỉnh bằng đồng Việt Nam

Có TK 3825 - Thanh toán vốn giữa tỉnh với huyện bằng đồng VN

• 
  Điều chuyển vốn về KBNN huyện:
  

Nợ TK 3825 - Thanh toán vốn giữa tỉnh với huyện bằng đồng Việt Nam

Có TK 3392 - Phải trả trung gian – AP

Đồng thời:

Nợ TK 3392 - Phải trả trung gian - AP

Có TK 3815 - Thanh toán vốn giữa KB tỉnh với KBNN

Quy trình xử lý tiếp theo: áp thanh toán (giá trị cao) cho tài khoản Thanh toán vốn giữa KB tỉnh với KBNN trên chương trình thanh toán điện tử LNH.

- Hạch toán số vốn điều chuyển về các Kho bạc trực thuộc KBNN tỉnh:

Cuối ngày, sau khi đã hạch toán kết quả thanh toán LNH theo quy định, căn cứ Bảng kê đối chiếu điều chuyển vốn - TTLNH GTC (Mẫu số TTLNH-26), kế toán ghi (GL):

Nợ TK 3815 - TT vốn giữa TW với tỉnh bằng Đồng Việt Nam (Số điều chuyển vốn xuống)

Có TK 3932 - Thu hộ, chi hộ liên ngân hàng (Số điều chuyển vốn xuống)

- Nhận vốn điều chuyển từ các KBNN tỉnh:

Căn cứ chứng từ báo Có của ngân hàng về vốn điều chuyển từ các đơn vị KBNN trực thuộc KBNN tỉnh, kế toán ghi (trên GL):

Nợ TK 1132 - Tiền gửi ngân hàng Nhà nước

Có TK 3815 - TT vốn giữa TW với tỉnh bằng đồng Việt Nam

6. Quyết toán thu hộ, chi hộ liên ngân hàng giữa Sở Giao dịch KBNN và các đơn vị thành viên.

1. Vào ngày làm việc cuối cùng hàng tháng, căn cứ số dư tài khoản thu hộ chi hộ, đơn vị thành viên thực hiện tất toán tài khoản này qua thanh toán điện tử liên kho bạc về Sở Giao dịch KBNN (lập Lệnh chuyển Nợ hoặc Lệnh chuyển Có LKB về tài khoản thu hộ chi hộ TTLNH tại Sở Giao dịch KBNN - chi tiết đơn vị thành viên).

2. Căn cứ số liệu LKB đến, Sở Giao dịch KBNN kiểm tra, đối chiếu với số liệu trên các báo cáo TTLNH, sau đó tất toán tài khoản thu hộ chi hộ chi tiết từng đơn vị.

3. Trường hợp trục trặc không thể chuyển LKB trong tháng, chậm nhất trong ngày làm việc hôm sau, đơn vị thành viên phải chuyển chênh lệch thu hộ chi hộ về Sở giao dịch KBNN. Sở giao dịch KBNN phải kiểm tra, theo dõi số thu hộ chi hộ của từng ngày giữa số liệu kế toán và số liệu đối chiếu, đảm bảo khớp đúng với đơn vị thành viên trước và sau khi tất toán.

7.1. Nguyên tắc xử lý sai lầm tuân thủ quy định của NHNN tại Thông tư số 23/2010/TT-NHNN và các quy định tại quy trình này.

7.2. Việc xử lý sai lầm phải đảm bảo tuyệt đối thống nhất về mặt dữ liệu giữa các đơn vị liên quan. Nghiêm cấm các đơn vị tùy tiện hủy lệnh hoặc xử lý sai lầm trái với quy định của NHNN và KBNN về công tác thanh toán.

7.3. Đối với các sai lầm về kỹ thuật:

Cục CNTT - KBNN, Vụ KTNN (Phòng thanh toán) phải phối hợp kịp thời với đơn vị và NHNN để khắc phục kịp thời các sai sót kỹ thuật theo quy định của NHNN và KBNN.

7.4. Đối với các sai lầm nghiệp vụ:

7.4.1. Sai lầm sau khi truyền Lệnh thanh toán đi, đơn vị khởi tạo lệnh phải thông báo kịp thời, phối hợp thống nhất với đơn vị liên quan trước khi xử lý theo quy định của NHNN.

7.4.2. Đối với các Lệnh thanh toán đến từ Hệ thống TTLNH nộp thu NSNN, nếu sai lầm không thuộc về trách nhiệm của Kho bạc nhận lệnh (Kho bạc nhận lệnh xử lý theo đúng dữ liệu trên lệnh) và đã hạch toán thu NSNN, việc điều chỉnh hoặc trả lại đơn vị phát lệnh phải căn cứ ý kiến bằng văn bản của cơ quan thu (người nhận lệnh) trước khi xử lý.

7.4.3. Khi phát hiện sai lầm phải có biện pháp xử lý ngay, không gây chậm trễ tới công tác thanh toán; cá nhân, đơn vị gây ra sai sót hoặc vi phạm các nguyên tắc, quy định xử lý sai lầm, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử lý hành chính và phải chịu trách nhiệm bồi thường vật chất về những thiệt hại do mình gây ra cho các bên liên quan theo quy định của pháp luật hiện hành.

8. Kiểm tra và lưu trữ báo cáo, chứng từ

- Các đơn vị tham gia TTLNH in, kiểm tra và lưu các chứng từ, báo cáo theo mẫu quy định của NHNN tại Thông tư số 23/2010/TT-NHNN; theo chế độ lưu trữ chứng từ kế toán của KBNN và quy định tại quy trình này.

- Danh mục các bảng kê, báo cáo làm căn cứ kiểm tra, đối chiếu trong nội bộ Hệ thống KBNN theo Phụ lục 01 (đính kèm).

+ Báo cáo đối chiếu chuyển tiền đi (Biểu số: TTLNH-23a)

+ Báo cáo đối chiếu chuyển tiền đến (Biểu số: TTLNH-23b)

+ Báo cáo kết quả thanh toán đơn vị thành viên (Biểu số: TTLNH-24)

+ Bảng kê giao dịch đến chênh lệch (Biểu số: TTLNH-25a)

+ Bảng kê giao dịch đi chênh lệch (Biểu số: TTLNH-25b)

- Sau khi thực hiện đối chiếu giữa các đơn vị Kho bạc trên chương trình đối chiếu trong nội bộ Hệ thống KBNN khớp đúng, các đơn vị in và lưu các báo cáo sau đây:

+ Báo cáo đối chiếu chuyển tiền đi (Biểu số: TTLNH-23a)

+ Báo cáo đối chiếu chuyển tiền đến (Biểu số: TTLNH-23b)

9. Quy định về cấp, quản lý chứng thư điện tử, quản lý người sử dụng hệ thống.

9.1. Các đơn vị tham gia TTLNH sử dụng chứng thư điện tử do NHNN cấp để ký duyệt lệnh trên hệ thống thanh toán; sử dụng chứng thư điện tử do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp để ký xác nhận đối chiếu TTLNH trong nội bộ Hệ thống KBNN.

9.2. Quy định về Chứng thư điện tử ký duyệt lệnh TTLNH được thực hiện theo Thông tư số 23/2010/TT-NHNN của Ngân hàng Nhà nước.

9.3. Đối với chứng thư điện tử dùng để ký xác nhận kết quả đối chiếu TTLNH trong nội bộ Hệ thống KBNN:

Các đơn vị thực hiện theo quy định tạm thời về quản lý và sử dụng chứng thư số chuyên dùng trong Hệ thống Kho bạc Nhà nước ban hành kèm theo Quyết định số 612/QĐ – KBNN ngày 14/10/2011 của Tổng Giám đốc KBNN.

9.4. Trách nhiệm các đơn vị trong việc cấp, quản lý chứng thư điện tử, quản lý người sử dụng hệ thống.

9.4.1. Vụ Kế toán Nhà nước

- Tiếp nhận và thực hiện cấp mới, thay đổi người sử dụng, thông tin người sử dụng chương trình đối chiếu TTLNH trong nội bộ KBNN từ yêu cầu của đơn vị thành viên.

- Phối hợp với Cục CNTT - KBNN và các đơn vị liên quan trong việc tạo mới, quản lý người sử dụng hệ thống trong chương trình đối chiếu TTLNH trong nội bộ Hệ thống KBNN.

9.4.2. Cục Công nghệ Thông tin - KBNN

- Cục CNTT - KBNN (Bộ phận quản lý chứng thư số - Phòng Quản trị hệ thống) là đầu mối tiếp nhận các yêu cầu từ đơn vị thành viên TTLNH (căn cứ công văn của đơn vị kèm theo các mẫu quy định tại Thông tư số 23/2010/TT-NHNN) về cấp mới, thay đổi người sử dụng, thông tin người sử dụng của Hệ thống TTLNH; cấp mới, thu hồi chứng thư điện tử ký trên Hệ thống TTLNH. Là đầu mối tiếp nhận các yêu cầu từ đơn vị thành viên TTLNH về cấp mới, thu hồi chứng thư điện tử dùng trong Chương trình đối chiếu TTLNH trong nội bộ Hệ thống KBNN theo Quyết định số 612/QĐ – KBNN ngày 14/10/2011 của Tổng Giám đốc KBNN.

- Cục CNTT - KBNN chịu trách nhiệm chủ trì, xử lý hoặc phối hợp với NHNN xử lý các vấn đề kỹ thuật liên quan trong quá trình cấp, quản lý chứng thư điện tử dùng trong chương trình TTLNH

Mọi hành vi vi phạm quy định của NHNN về TTLNH và các quy định quy trình này, tùy mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

1. 
   KẾ TOÁN ĐIỀU CHUYỂN VỐN
   

+ Mã quỹ: 01

+ Mã tài khoản kế toán

+ Mã địa bàn hành chính: Kết hợp với giá trị tương ứng của địa bàn nơi kho bạc nhận vốn.

+ Mã kho bạc nhà nước: Kết hợp với giá trị tương ứng của kho bạc nơi thực hiện hạch toán.

I. KẾ TOÁN ĐIỀU CHUYỂN VỐN BẰNG ĐỒNG VIÊT NAM

1. Điều chuyển vốn bằng tiền mặt

1.1. Tại KBNN huyện

1.1.1. Điều chuyển vốn về KBNN tỉnh

- Căn cứ Lệnh điều chuyển vốn bằng tiền mặt về KBNN tỉnh, kế toán lập Phiếu chi ghi (trên GL):

Nợ TK 1171 – Tiền đang chuyển bằng Đồng Việt Nam

Có TK 1112 – Tiền mặt bằng Đồng Việt Nam

- Căn cứ biên bản giao nhận tiền có đầy đủ chữ ký của bên giao, bên nhận, kế toán lập Phiếu chuyển khoản và ghi (trên GL):

Nợ TK 3825 – Thanh toán vốn giữa tỉnh với huyện bằng Đồng VN

Có TK 1171 – Tiền đang chuyển bằng Đồng Việt Nam

1.1.2. Nhận vốn từ KBNN tỉnh

- Căn cứ biên bản giao nhận tiền có đầy đủ chữ ký của bên giao, bên nhận, kế toán lập phiếu thu, ghi (trên GL):

Nợ TK 1112 – Tiền mặt bằng Đồng Việt Nam

Có TK 3825 – Thanh toán vốn giữa tỉnh với huyện bằng Đồng VN

- Căn cứ Lệnh điều chuyển vốn bằng tiền mặt về KBNN huyện (Phòng Giao dịch), kế toán lập Phiếu chi ghi (trên GL):

Nợ TK 1171 – Tiền đang chuyển bằng Đồng Việt Nam

Có TK 1112 – Tiền mặt bằng Đồng Việt Nam

- Căn cứ biên bản giao nhận tiền có đầy đủ chữ ký của bên giao, bên nhận, kế toán lập Phiếu chuyển khoản và ghi (trên GL):

Nợ TK 3825 – Thanh toán vốn giữa tỉnh với huyện bằng Đồng VN

Có TK 1171 – Tiền đang chuyển bằng Đồng Việt Nam

1.2.2. Nhận vốn điều chuyển từ KBNN huyện

- Căn cứ biên bản giao nhận tiền có đầy đủ chữ ký của bên giao, bên nhận, kế toán lập phiếu thu, ghi (trên GL):

Nợ TK 1112 – Tiền mặt bằng Đồng Việt Nam

Có TK 3825 – Thanh toán vốn giữa tỉnh với huyện bằng Đồng VN

Trường hợp điều chuyển vốn từ KBNN tỉnh về Phòng Giao dịch và ngược lại không cần thiết hạch toán qua tài khoản Tiền đang chuyển bằng Đồng Việt Nam.

- Căn cứ Lệnh điều chuyển vốn bằng chuyển khoản về KBNN tỉnh, kế toán lập Ủy nhiệm chi ghi (trên AP):

Nợ TK 3825 – Thanh toán vốn giữa tỉnh với huyện bằng Đồng VN

Có TK 3392 - Phải trả trung gian AP

Đồng thời trên AP (Áp thanh toán):

Nợ TK 3392 - Phải trả trung gian AP

Có TK 1132, 1133, 1139,...

2.1.2. Nhận vốn từ KBNN tỉnh

Căn cứ chứng từ báo Có của ngân hàng, kế toán ghi (trên GL):

Nợ TK 1132, 1133, 1139

Có TK 3825 – Thanh toán vốn giữa tỉnh với huyện bằng Đồng VN

Căn cứ Lệnh điều chuyển vốn bằng chuyển khoản về KBNN huyện (Phòng Giao dịch), kế toán lập Ủy nhiệm chi ghi (trên AP):

Nợ TK 3825 – Thanh toán vốn giữa tỉnh với huyện bằng Đồng VN

Có TK 3392 - Phải trả trung gian AP

Nợ TK 3392 - Phải trả trung gian AP

Có TK 1132, 1133, 1139

Căn cứ chứng từ báo Có về vốn điều chuyển từ KBNN huyện (Phòng giao dịch) kế toán ghi (trên GL):

Nợ TK 1132, 1133, 1139

Có TK 3825 – Thanh toán vốn giữa tỉnh với huyện bằng Đồng Việt Nam

Căn cứ Lệnh điều chuyển vốn về Sở Giao dịch KBNN, kế toán lập Ủy nhiệm chi, ghi (trên AP):

Nợ TK 3815 – Thanh toán vốn giữa tỉnh với huyện bằng Đồng Việt Nam

Có TK 3392 - Phải trả trung gian AP

Nợ TK 3392 - Phải trả trung gian AP

Có TK 1132, 1133

Căn cứ vào Giấy báo Có của ngân hàng về vốn điều chuyển từ Sở Giao dịch KBNN, kế toán ghi (trên GL):

Nợ TK 1132, 1133

Có TK 3815 – Thanh toán vốn giữa TW với tỉnh bằng Đồng VN

Căn cứ Lệnh điều chuyển vốn về KBNN tỉnh, kế toán lập Ủy nhiệm chi ghi (trên AP):

Nợ TK 3815 – Thanh toán vốn giữa tỉnh với huyện bằng Đồng VN

Có TK 3392 - Phải trả trung gian AP

Nợ TK 3392 - Phải trả trung gian AP

Có TK 1132, 1133

Căn cứ chứng từ báo Có của ngân hàng về vốn điều chuyển từ KBNN tỉnh, kế toán ghi (trên GL):

Nợ TK 1132, 1133

Có TK 3815 - TT vốn giữa TW với tỉnh bằng Đồng Việt Nam

- Căn cứ Lệnh điều chuyển vốn bằng ngoại tệ tiền mặt từ KBNN tỉnh để thanh toán tín phiếu, trái phiếu bằng ngoại tệ, Biên bản giao nhận ngoại tệ tiền mặt có đủ chữ ký của bên giao, bên nhận, kế toán lập Phiếu thu, ghi (trên GL):

Nợ TK 1122 – Tiền mặt bằng ngoại tệ

Có TK 3824 – TT vốn giữa tỉnh với huyện năm nay bằng ngoại tệ

- Căn cứ Lệnh điều chuyển vốn bằng ngoại tệ tiền mặt để chuyển ngoại tệ thừa trong thanh toán tín phiếu, trái phiếu bằng ngoại tệ về KBNN tỉnh, kế toán lập Phiếu chi, ghi (trên GL):

Nợ TK 1172 – Tiền đang chuyển bằng ngoại tệ

Có TK 1122 – Tiền mặt bằng ngoại tệ

- Căn cứ Biên bản giao nhận ngoại tệ tiền mặt có đủ chữ ký của bên giao, bên nhận, kế toán ghi (GL)

Nợ TK 3824 – TT vốn giữa tỉnh với huyện năm nay bằng ngoại tệ

Có TK 1172 – Tiền đang chuyển bằng ngoại tệ

- Căn cứ Lệnh điều chuyển vốn bằng ngoại tệ tiền mặt về KBNN huyện, để thanh toán tín phiếu, trái phiếu bằng ngoại tệ, kế toán lập Phiếu chi, ghi (trên GL):

Nợ TK 1172 – Tiền đang chuyển bằng ngoại tệ

Có TK 1122 – Tiền mặt bằng ngoại tệ

- Căn cứ Biên bản giao nhận ngoại tệ tiền mặt có đủ chữ ký của bên giao, bên nhận, kế toán ghi (GL)

Nợ TK 3824 – TT vốn giữa tỉnh với huyện năm nay bằng ngoại tệ

Có TK 1172 – Tiền đang chuyển bằng ngoại tệ

- Căn cứ Lệnh điều chuyển vốn bằng ngoại tệ tiền mặt từ KBNN huyện, chuyển ngoại tệ thừa trong thanh toán tín phiếu, trái phiếu bằng ngoại tệ, Biên bản giao nhận ngoại tệ tiền mặt có đủ chữ ký của bên giao, bên nhận, kế toán lập Phiếu thu, ghi (trên GL):

Nợ TK 1122 - Tiền mặt bằng ngoại tệ

Có TK 3824 – TT vốn giữa tỉnh với huyện năm nay bằng ngoại tệ

Kế toán thực hiện chuyển ngoại tệ về Sở Giao dịch KBNN theo lệnh của Giám đốc KBNN tỉnh, thành phố (hoặc Tổng Giám đốc KBNN):

Căn cứ vào Lệnh điều chuyển vốn bằng ngoại tệ về KBNN, kế toán lập Ủy nhiệm chi, ghi (trên AP):

Nợ TK 3814 – Thanh toán vốn giữa TW với tỉnh năm nay bằng ngoại tệ

Có TK 3392 - Phải trả trung gian AP

Đồng thời trên AP (Áp thanh toán):

Nợ TK 3392 - Phải trả trung gian AP

Có TK 1142, 1146,...

Căn cứ chứng từ báo Có của ngân hàng về ngoại tệ được điều chuyển từ KBNN, kế toán ghi (trên GL):

Nợ TK 1142, 1146,...

Có TK 3814 – TT vốn giữa TW với tỉnh năm nay bằng ngoại tệ

2.3. Tại Sở Giao dịch KBNN.

- Căn cứ giấy báo Có của ngân hàng về vốn ngoại tệ do KBNN tỉnh chuyển về, kế toán ghi (trên GL):

Nợ TK 1142, 1146,...

Có TK 3814 – TT vốn giữa TW với tỉnh năm nay bằng ngoại tệ

- Căn cứ Lệnh chuyển vốn bằng ngoại tệ cho KBNN tỉnh, kế toán lập Giấy đề nghị chi ngoại tệ, ghi (trên AP):

Nợ TK 3814 – TT vốn giữa TW với tỉnh năm nay bằng ngoại tệ

Có TK 3392 - Phải trả trung gian AP

Đồng thời trên AP (Áp thanh toán):

Nợ TK 3392 - Phải trả trung gian AP

Có TK 1142, 1146,...

- TK 3810 - Thanh toán vốn giữa các đơn vị KBNN

- TK 3892 - Chuyển tiêu LKB ngoại tỉnh

- TK 3891 - Chuyển tiêu LKB nội tỉnh

Kế toán quyết toán vốn Kho bạc hạch toán kết hợp với các đoạn mã sau:

+ Mã quỹ: Kết hợp với giá trị 01.

+ Mã tài khoản kế toán

+ Mã địa bàn hành chính: Kết hợp với giá trị tương ứng của địa bàn nơi kho bạc nhận vốn.

+ Mã kho bạc nhà nước: Kết hợp với giá trị tương ứng của kho bạc nơi thực hiện hạch toán.

Căn cứ lệnh quyết toán vốn của KBNN tỉnh và số dư các tài khoản 3881, 3884, 3871, 3874, kế toán lập phiếu chuyển tiêu tất toán số dư cho từng tài khoản. Phiếu chuyển tiêu lập 2 liên cho từng cặp chuyển tiêu: 1 liên lưu tại KBNN huyện để hạch toán ngược vế tất toán số dư về tài khoản thanh toán vốn năm trước, 1 liên gửi KBNN tỉnh để hạch toán phục hồi tại KBNN tỉnh.

- Thanh toán số thu hộ liên Kho bạc ngoại tỉnh, nội tỉnh: Căn cứ số dư Có trên tài khoản 3883, 3886, 3873, 3876, kế toán ghi (GL):

Nợ TK 3883, 3886, 3873, 3876

Có TK 3826 - Thanh toán vốn giữa tỉnh với huyện năm trước

- Thanh toán số chi hộ liên Kho bạc ngoại tỉnh, nội tỉnh: Căn cứ số dư Nợ trên tài khoản 3882, 3885, 3872, 3875, kế toán ghi (GL):

Nợ TK 3826 - Thanh toán vốn giữa tỉnh với huyện năm trước

Có TK 3882, 3885, 3872, 3875

- Kết chuyển vốn về tài khoản thanh toán vốn năm nay:

Số dư TK 3826 được xác định sau khi thực hiện các bút toán trên đây. Căn cứ số dư TK 3826 đối chiếu lại khớp đúng với số dư TK 3826 xác định trên lệnh Quyết toán vốn của KBNN tỉnh, kế toán lập phiếu chuyển khoản kết chuyển số dư tài khoản này về tài khoản 3823. Phiếu chuyển khoản được lập 2 liên: 1 liên lưu tại KBNN huyện để hạch toán kết chuyển về tài khoản thanh toán vốn năm nay, 1 liên gửi KBNN tỉnh để hạch toán kết chuyển về tài khoản thanh toán vốn năm nay.

Căn cứ Phiếu chuyển khoản tại KBNN huyện, kế toán thực hiện như sau:

- Nếu TK 3826 dư Nợ, kế toán ghi (GL):

Nợ TK 3823- Thanh toán vốn giữa tỉnh với huyện năm nay

Có TK 3826- Thanh toán vốn giữa tỉnh với huyện năm trước

- Nếu TK 3826 dư Có, kế toán ghi (GL):

Nợ TK 3826 - Thanh toán vốn giữa tỉnh với huyện năm trước

Có TK 3823 - Thanh toán vốn giữa tỉnh với huyện năm nay