Xử lý sai lầm trong thanh toán bù trừ điện tử

2.3.2. Điều chỉnh sai sót tại KBNN là thành viên nhận lệnh

b) Trường hợp phát hiện sai sót trước khi hạch toán Lệnh thanh toán đến:

- Các sai sót về chữ ký điện tử, ký hiệu mật, sai các yếu tố giữa Lệnh thanh toán với Bảng kết quả TTBT được phát hiện khi kiểm tra các Lệnh thanh toán và Bảng kê TTBT nhận về: KBNN tra soát ngay Ngân hàng chủ trì và xử lý theo quy định.

- Trường hợp xác định được chắc chắn sai sót do lỗi kỹ thuật, KBNN thực hiện hủy Lệnh thanh toán sai và yêu cầu Ngân hàng chủ trì gửi lại Lệnh thanh toán đúng để thay thế.

- Nếu phát hiện Lệnh thanh toán bị giả mạo, nghi giả mạo hoặc có thông tin lạ xâm nhập trái phép thì phải thông báo kịp thời cho Ngân hàng chủ trì và phối hợp áp dụng ngay các biện pháp phòng ngừa cần thiết đảm bảo an toàn tài sản và an toàn cho hệ thống TTBT điện tử.

- Nếu phát hiện một Lệnh thanh toán do Ngân hàng chủ trì gửi nhiều hơn một lần hoặc có nguy cơ gửi nhiều hơn một lần, KBNN phải gửi ngay thông báo về Lệnh thanh toán trùng tới Ngân hàng chủ trì.

c) Trường hợp khi kiểm tra, đối chiếu, KBNN phát hiện thừa, thiếu Lệnh thanh toán so với Bảng kết quả thanh toán bù trừ; hoặc nhầm lẫn Lệnh thanh toán của một Ngân hàng TTBT khác thì KBNN tiến hành xử lý:

- Hạch toán kế toán theo đúng số liệu do Ngân hàng chủ trì đã thanh toán

- Sau đó xử lý số chênh lệch:

+ Trường hợp thừa Lệnh thanh toán so với Bảng kết quả thanh toán bù trừ: KBNN không thực hiện thanh toán Lệnh đến mà phải điện tra soát ngay cho Ngân hàng chủ trì để xác định nguyên nhân và phối hợp xử lý theo quy định.

+ Trường hợp thiếu Lệnh thanh toán so với Bảng kê kết quả TTBT: KBNN phải tra soát ngay Ngân hàng chủ trì, nếu đúng có Lệnh thanh toán bị thiếu thì Ngân hàng chủ trì phải gửi bổ sung Lệnh thanh toán bị thiếu.

+ Trường hợp nhầm lẫn Lệnh thanh toán của một Ngân hàng khác, hoặc Lệnh thanh toán có sai sót không thể chấp nhận thanh toán được: KBNN phải trả lại Lệnh thanh toán sai cho Ngân hàng thành viên đã gửi lệnh vào phiên thanh toán bù trừ kế tiếp; Tuyệt đối nghiêm cấm việc các KBNN thành viên TTBT chuyển tiếp Lệnh thanh toán.

Khi nhận được Lệnh thanh toán bổ sung chuyển tiền thiếu của Ngân hàng thành viên gửi lệnh, KBNN phải đối chiếu, kiểm soát chặt chẽ lại Lệnh thanh toán bị sai thiếu và Lệnh thanh toán bổ sung, nếu hợp lệ thì hạch toán Lệnh thanh toán bổ sung như các Lệnh thanh toán bình thường khác.

e) Trường hợp Lệnh thanh toán bị sai thừa

* Trường hợp phát hiện sai sót trước khi hạch toán Lệnh thanh toán: Nếu KBNN nhận được thông báo hoặc điện tra soát của Ngân hàng thành viên gửi lệnh trước khi hạch toán Lệnh thanh toán thì KBNN nhận lệnh phải mở sổ theo dõi Lệnh thanh toán bị sai sót.

- Căn cứ thông báo hoặc điện tra soát nhận được, kế toán TTBT kiểm soát, đối chiếu với Lệnh thanh toán nhận được, xác định đúng sai sót như thông báo, tra soát thì xử lý:

Kế toán lập Phiếu chuyển khoản hạch toán (đối với Lệnh chuyển Có), ghi (GL):

Nợ TK 3921 – Thanh toán bù trừ (Toàn bộ số tiền)

Có TK 3972 – Sai lầm Có trong thanh toán khác (Số tiền thừa)

Có TK liên quan (Số tiền đúng)

- Khi nhận được Yêu cầu hủy Lệnh chuyển Có đối với số tiền thừa (Lệnh chuyển Có bị sai thừa của Ngân hàng thành viên gửi lệnh gửi đến, KBNN xử lý:

Căn cứ Yêu cầu hủy Lệnh chuyển Có, kế toán TTBT lập Lệnh chuyển Có để chuyển trả lại số tiền thừa, ghi (AP):

Nợ TK TK 3972 – Sai lầm Có trong thanh toán khác (Số tiền thừa)

Có TK 3392 – Phải trả trung gian AP

Nợ TK 3392 – Phải trả trung gian AP

Có TK 3921 – Thanh toán bù trừ (Số tiền thừa)

* Trường hợp nhận được Thông báo chuyển tiền thừa của Ngân hàng thành viên gửi lệnh sau khi đã trả tiền cho khách hàng, KBNN phải mở sổ theo dõi Lệnh thanh toán bị sai sót và xử lý:

Khi nhận được yêu cầu hủy Lệnh chuyển Có đối với số tiền đã thanh toán thừa của Ngân hàng thành viên gửi lệnh, nếu kiểm soát đúng thì KBNN xử lý:

+ Trường hợp số dư tài khoản của khách hàng có đủ để thu hồi số tiền đã chuyển thừa: Căn cứ vào yêu cầu hủy Lệnh chuyển Có, kế toán TTBT lập Lệnh chuyển Có chuyển trả lại Ngân hàng thành viên gửi lệnh số tiền thừa, ghi (AP):

Nợ TK tiền gửi của khách hàng (Số tiền thừa)

Có TK 3392 – Phải trả trung gian AP

Nợ TK 3392 – Phải trả trung gian AP

Có TK 3921 – Thanh toán bù trừ (Số tiền thừa)

Và thông báo cho khách hàng biết. Lệnh chuyển Có này được thanh toán vào phiên thanh toán bù trừ kế tiếp.

+ Trường hợp tài khoản tiền gửi của khách hàng không đủ số dư để thu hồi, KBNN mở sổ theo dõi Yêu cầu hủy Lệnh chuyển Có chưa được thực hiện và yêu cầu khách hàng nộp tiền vào tài khoản để thực hiện yêu cầu hủy Lệnh chuyển Có. Khi khách hàng nộp đủ tiền, kế toán ghi xuất sổ theo dõi yêu cầu hủy Lệnh chuyển Có chưa được thực hiện, lập Lệnh chuyển Có gửi đi thanh toán bù trừ và hạch toán như đã hướng dẫn trên.

+ Trường hợp khách hàng không đủ khả năng thanh toán hoặc khách hàng vãng lai không xác định được tung tích, KBNN phải phối hợp với chính quyền địa phương và các cơ quan bảo vệ pháp luật như Công an, Toà án... để tìm mọi biện pháp thu hồi lại tiền.

Nếu đã áp dụng mọi biện pháp thu hồi mà vẫn không thu hồi được hoặc thu không đủ thì KBNN làm thủ tục từ chối chấp nhận Yêu cầu hủy lệnh chuyển Có, ghi rõ lý do từ chối kèm theo số tiền thu hồi được (nếu có), gửi trả lại Ngân hàng thành viên gửi lệnh đồng thời ghi xuất sổ theo dõi yêu cầu hủy lệnh chuyển Có chưa được thực hiện.

f) Sai sót về kết quả TTBT trên Bảng kết quả TTBT điện tử do Ngân hàng chủ trì chuyển về

Nếu phát hiện có sai sót về kết quả TTBT trên Bảng Kết quả thanh toán bù trừ điện tử do Ngân hàng chủ trì gửi đến, KBNN xử lý như sau:

- Không hạch toán kết quả thanh toán bù trừ điện tử có sai sót.

- Điện tra soát Ngân hàng chủ trì để xác định nguyên nhân sai sót.

+ Nếu nguyên nhân sai sót là do lỗi kỹ thuật, hoặc do Ngân hàng chủ trì tính sai, KBNN đề nghị Ngân hàng chủ trì gửi lại Bảng Kết quả thanh toán bù trừ điện tử đúng và tiến hành hạch toán bình thường (sau khi đã nhận được bảng kết quả thanh toán bù trừ đúng).

+ Nếu xác định nguyên nhân sai sót là do xâm nhập hệ thống trái phép từ bên ngoài vào làm sai lệch số liệu, KBNN phải phối hợp với Ngân hàng chủ trì và các cơ quan chức năng tìm biện pháp xử lý; đồng thời ngừng hoạt động thanh toán bù trừ điện tử. Hoạt động thanh toán bù trừ điện tử chỉ được hoạt động lại sau khi đã được làm rõ nguyên nhân và áp dụng các biện pháp bảo mật khác có đủ điều kiện ngăn chặn sự xâm nhập từ bên ngoài vào.

g) Các trường hợp sai sót khác

* Đối với Lệnh thanh toán sai địa chỉ khách hàng (Lệnh thanh toán chuyển đúng tên KBNN nhưng không có Người nhận lệnh hoặc Người nhận lệnh mở tài khoản tại đơn vị khác): Căn cứ Lệnh thanh toán sai (Lệnh chuyển Có) nhận được, kế toán ghi (GL):

Nợ TK 3921 – Thanh toán bù trừ

Có TK 3972 – Sai lầm Có trong thanh toán khác

Sau đó lập Lệnh thanh toán trả lại ngân hàng thành viên gửi lệnh kèm theo Thông báo từ chối Lệnh thanh toán (ghi rõ lý do), kế toán ghi:

Nợ TK TK 3972 – Sai lầm Có trong thanh toán khác

Có TK 3392 – Phải trả trung gian AP

Nợ TK 3392 – Phải trả trung gian AP

Có TK 3921 – Thanh toán bù trừ

Nghiêm cấm việc Ngân hàng thành viên tự ý chuyển tiếp Lệnh thanh toán.

* Các sai sót về tên, số hiệu tài khoản của người nhận lệnh (đúng tên nhưng sai số hiệu hoặc ngược lại) số chứng từ, loại nghiệp vụ…: KBNN chưa hạch toán mà thực hiện tra soát ngay ngân hàng thành viên gửi lệnh; ghi sổ theo dõi các Lệnh thanh toán bị sai sót để phục vụ tra cứu, đối chiếu khi cần thiết.

Khi nhận được trả lời tra soát của Ngân hàng thành viên gửi lệnh, KBNN thực hiện kiểm soát và hạch toán theo đúng quy định.

Trường hợp đến thời điểm quyết toán TTBT điện tử mà KBNN vẫn chưa nhận được trả lời tra soát của Ngân hành thành viên gửi lệnh; KBNN thực hiện trả lại Lệnh thanh toán bị sai cho Ngân hàng thành viên gửi lệnh và hạch toán như phần a.