CHƯƠng I kế toán vốn bằng tiềN



tải về 1.82 Mb.
trang14/22
Chuyển đổi dữ liệu18.07.2016
Kích1.82 Mb.
#1824
1   ...   10   11   12   13   14   15   16   17   ...   22

3.3. Quy trình kết thúc ngày


- Đối với các trung tâm thanh toán tỉnh T3, sau khi đối chiếu khớp đúng với T4, T3 có thể thực hiện ngay kết thúc ngày để hệ thống chuyển điện kết thúc ngày của T3 lên T4.

- Đối với Trung tâm T4, sau khi kết thúc quá trình đối chiếu với tất cả các T3, T4 thực hiện kết thúc ngày giao dịch. Nếu đến thời gian quy định phải kết thúc ngày, còn một số đơn vị T3 chưa đối chiếu được với T4, T4 ngắt T3 ra khỏi hệ thống để thực hiện kết thúc ngày.

T4 phải kết thúc ngày giao dịch cũ mới bắt đầu được ngày giao dịch mới.

II. XỬ LÝ SAI LẦM


Các sai lầm trong thanh toán điện tử chia ra làm 2 loại. Sai lầm do yếu tố kỹ thuật, truyền tin thể hiện bằng kết quả khi truyền tin, đối chiếu và sai lầm thuộc về kế toán.

- Do các trục trặc về công tác kỹ thuật, truyền tin, kết quả đối chiếu có thể xảy ra các trường hợp nơi gửi thừa, nơi nhận thiếu hoặc ngược lại.

- Sai lầm về kế toán, thanh toán có thể xảy ra các trường hợp sau:

+ Thanh toán thừa, thiếu.

+ Sai mã tài khoản hoặc tên người nhận lệnh.

+ Trường hợp đúng các yếu tố trên nhưng sai các yếu tố liên quan như: địa chỉ, ngày cấp chứng minh thư, mục lục NSNN, mã nguồn kinh phí, mã lãi trái phiếu...



1. Nguyên tắc xử lý các loại sai lầm

- Đảm bảo sự thống nhất số liệu giữa Kho bạc A, Kho bạc B và trung tâm thanh toán; nghiêm cấm tùy tiện sửa chữa số liệu trong thanh toán điện tử.

- Các sai lầm về kỹ thuật truyền tin được xử lý trong quá trình đối chiếu, xử lý kỹ thuật theo quy trình này.

- Các trường hợp sai lầm nghiệp vụ và cách xử lý:



1.1. Sai thừa

Lập biên bản chuyển tiền thừa. Đối với Lệnh chyển Có sai thừa, biên bản là căn cứ lập tra soát đề nghị KB B trả lại số tiền đã chuyển thừa. Đối với Lệnh chuyển Nợ: Biên bản là căn cứ để KB A lập Lệnh chuyển Có để trả KB B số tiền đã đòi thừa.



1.2. Sai thiếu

Lập lệnh thanh toán, phối hợp với Kho bạc B để thanh toán bổ sung.



1.3. Sai tên hoặc tài khoản khách hàng, số Chứng minh thư nhân dân

KB B hạch toán vào TK chờ xử lý và trả lại KB A.



1.4. Sai một số các yếu tố khác

Tra soát để điều chỉnh, hạch toán đúng. Trường hợp sai lầm sau khi tra soát vẫn không thể chấp nhận các thông tin tra soát hay không đủ căn cứ để hạch toán đúng, kế toán ghi tất toán tài khoản chờ xử lý và lập lệnh thanh toán đi trả lại kho bạc A.

- Tại KB.A, khi nhận được các Lệnh thanh toán đến bị trả lại do sai lầm, phải hết sức thận trọng, tránh sai lầm tiếp sau. Các cá nhân gây ra các sai lầm phải chuyển lại nhiều lần sẽ phải chịu trách nhiệm.

- Đơn vị, cá nhân gây sai sót hoặc vi phạm nguyên tắc điều chỉnh sai sót sẽ phải chịu trách nhiệm tùy mức độ thiệt hại.

- Các trường hợp có sự mạo danh hoặc xóa dữ liệu tại các đơn vị thanh toán đều phải lập biên bản làm căn cứ xử lý theo quy định và báo cáo kịp thời cho kho bạc cấp trên.

2. Xử lý các loại sai lầm

2.1. Xử lý sai lầm khi truyền tin, đối chiếu


- Các sai lầm vì lý do kỹ thuật không gửi hoặc không nhận được điện, đơn vị kho bạc phải phối hợp các đơn vị thanh toán liên quan, xác định rõ lý do để yêu cầu truyền lại; chuyển điện sang ngày hôm sau hoặc hủy điện để lập điện khác. Trường hợp đã áp dụng các biện pháp trên vẫn không thể gửi hoặc nhận điện, phải thống nhất với trung tâm thanh toán và các đơn vị thanh toán liên quan về biện pháp xử lý kỹ thuật và nghiệp vụ.

- Các sai lầm về kỹ thuật, truyền tin dẫn đến các trường hợp chênh lệch khi đối chiếu ngoại tỉnh cuối ngày được xử lý theo các trường hợp sai lầm khi đối chiếu (đã được quy định trong phần kiểm soát đối chiếu).


2.2. Các sai lầm về kế toán

2.2.1. Xử lý sai lầm tại Kho bạc A
2.2.1.1. Sai lầm trước khi truyền lệnh

Nếu sai sót được phát hiện khi kế toán trưởng chưa kiểm soát thanh toán thì lệnh thanh toán được sửa lại cho đúng hoặc Kế toán trưởng có thể hủy lệnh để lập lại lệnh mới.
2.2.1.2. Sai lầm sau khi đã truyền lệnh đi

a) Trường hợp sai lầm một số yếu tố kế toán người nhận lệnh như mã tài khoản, tên và tài khoản không khớp...(Kho bạc B đã hạch toán chờ xử lý và lập Lệnh thanh toán mới trả lại Kho bạc A trên phân hệ GL), Kho bạc A xác định chính xác nguyên nhân và xử lý:

- Nếu nguyên nhân sai lầm do cán bộ Kho bạc nhập các thông tin đầu vào sai: Kế toán ghi vào tài khoản LKB đến chờ xử lý, trên phân hệ GL. Đồng thời Kho bạc A lập ủy nhiệm chi làm căn cứ lập lệnh thanh toán mới gửi đi, hạch toán tất toán tài khoản LKB đến chờ xử lý (thực hiện trên phân hệ phù hợp với nghiệp vụ).

- Nếu sai lầm do cán bộ Kho bạc nhập Cam kết chi sai, kế toán ghi vào tài khoản LKB đến chờ xử lý, trên phân hệ GL. Đồng thời thực hiện khôi phục và điều chỉnh Cam kết chi, sau đó lập ủy nhiệm chi làm căn cứ lập lệnh thanh toán mới gửi đi, hạch toán tất toán tài khoản LKB đến chờ xử lý trên phân hệ AP.

- Nếu sai lầm thuộc về khách hàng, Kho bạc A hạch toán trả lại khách hàng trên phân hệ GL, đồng thời yêu cầu khách hàng lập lại chứng từ thanh toán đúng gửi ra Kho bạc.

- Nếu sai lầm thuộc về ngân hàng A (khách hàng A), Kho bạc A xử lý:

Căn cứ LCC kiêm chứng từ phục hồi, kế toán ghi (GL):

Nợ TK 3856, 3866 (Lệnh chuyển Có)

Có TK 1392 - Phải thu trung gian AR

Đồng thời lập Phiếu chuyển khoản để chuyển trả ngân hàng A, kế toán ghi (AP):

Nợ TK 1392 - Phải thu trung gian AR

Có TK 3392 – Phải trả trung gian AP

Đồng thời:

Nợ TK 3392 – Phải trả trung gian AP

Có TK 1132, 1133,…

b) Trường hợp sai thiếu

Là trường hợp số tiền trên chứng từ gốc lớn hơn số tiền trên lệnh thanh toán.

KB A lập phiếu chuyển khoản hình thành Lệnh thanh toán bổ sung. Trên Lệnh thanh toán ghi rõ nội dung: “Trả bổ sung số tiền thiếu theo Lệnh thanh toán số… ngày…”. Đồng thời hạch toán trên phân hệ phù hợp với nghiệp vụ phát sinh.

c) Trường hợp sai thừa

Là trường hợp số tiền trên chứng từ gốc nhỏ hơn số tiền trên lệnh thanh toán

- Đối với lệnh chuyển Có sai thừa: Kế toán lập Điện tra soát truyền KB B để yêu cầu chuyển trả lại số tiền thừa, đồng thời lập phiếu chuyển khoản, ghi (GL):

Nợ TK 1339 – Các khoản phải thu khác

Có TK liên quan

Căn cứ Lệnh chuyển Có trả lại của KB B, kế toán ghi (GL):

Nợ TK 3856, 3866

Có TK 1339 – Các khoản phải thu khác

Trường hợp KB B không thể thu hồi được khoản tiền và lập “Điện tra soátt” trả lời, KB A lập hội đồng xử lý trách nhiệm với khoản phải thu.

- Đối với lệnh chuyển Nợ sai thừa: Căn cứ biên bản chuyển tiền thừa, lập lệnh chuyển Có để trả cho KB B số tiền đã chuyển thừa, kế toán ghi (GL):

Nợ TK liên quan

Có TK 3853, 3863

Biên bản chuyển tiền thừa được lưu cùng chứng từ ngày.

d) Sai các yếu tố hạch toán của người phát lệnh

Trường hợp này người nhận lệnh vẫn nhận được tiền nhưng có thể không biết chính xác người thanh toán (phát lệnh) với mình. KB A lập phiếu điều chỉnh các sai lầm người phát lệnh trong chương trình kế toán, đồng thời lập điện tra soát gắn với lệnh thanh toán, truyền để thông báo cho KB B biết theo các nội dung điều chỉnh. KB B phối hợp, trả lời tra soát để chấp nhận hoặc không chấp nhận với nội dung điều chỉnh.

đ) Một số sai lầm khác

KB A phải tra soát kịp thời và có biện pháp xử lý phù hợp.


2.2.2. Xử lý sai lầm tại Kho bạc B

Khi phát hiện các sai sót hoặc có những yếu tố chưa rõ, KB B phải tra soát ngay KB A theo mẫu tra soát.
2.2.2.1. Với lệnh thanh toán sai thiếu

KB B hạch toán bổ sung số tiền thiếu như đối với một lệnh thanh toán bình thường.
2.2.2.2. Với lệnh thanh toán sai thừa

a) Đối với Lệnh chuyển Có

- Phát hiện trước khi trả tiền cho khách hàng, kế toán hạch toán vào tài khoản chờ xử lý trên phân hệ GL, đồng thời lập lệnh chuyển Có chuyển trả lại KB A trên GL.

- Phát hiện sau khi đã trả tiền vào tài khoản liên quan. Nếu tài khoản còn đủ tiền, kế toán lập phiếu điều chỉnh chuyển số tiền thừa trả lại KB A, ghi (GL):

Nợ TK liên quan

Có TK 3859, 3869

Điện tra soát do KB A gửi đến và phiếu điều chỉnh đều được lưu và báo cho người nhận lệnh.

Nếu khách hàng mở tài khoản tại ngân hàng, KB B phải phối hợp với ngân hàng để đòi lại khoản tiền thừa.

Trường hợp khách hàng không đủ tiền hoặc ngân hàng không thể trả lại sau khi đã áp dụng mọi biện pháp thu hồi, KB B lập Điện tra soát gửi KB A. KB A phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về số tiền chuyển thừa.



b) Đối với lệnh chuyển Nợ

Khi nhận được lệnh chuyển Nợ sai thừa đến, kế toán lập LCC trả lại KB A và hạch toán như quy trình kế toán LCC thông thường.


2.2.2.3. Sai tên hoặc tài khoản người nhận lệnh; số chứng minh thư người nhận lệnh

Hạch toán vào tài khoản chờ xử lý (trên phân hệ GL):

- Đối với Lệnh chuyển Nợ:

Nợ TK 3858, 3868

Có TK 3855, 3865

- Đối với Lệnh chuyển Có:

Nợ TK 3856, 3866

Có TK 3859, 3869

Đồng thời KTV lập ủy nhiệm chi, làm căn cứ lập Lệnh chuyển Có trên phân hệ GL tất toán tài khoản chờ xử lý, chuyển trả lại KB A.


2.2.2.4. Sai các yếu tố hạch toán của người phát lệnh tại KB A

Khi nhận được tra soát thông báo của Kho bạc A về việc sai các yếu tố hạch toán người phát lệnh, KB B trả lời tra soát để chấp nhận hoặc không chấp nhận. In tra soát, lưu và thông báo cho người nhận lệnh biết. Trường hợp người nhận lệnh không chấp nhận, KB B phải phối hợp KB A, Trung tâm thanh toán để thống nhất các biện pháp điều chỉnh hoặc trả lại.
2.2.2.5. Sai một số nội dung khác

Một số sai lầm như mục lục ngân sách, địa chỉ người nhận, ngày cấp, nơi cấp CMT, ..KB B lập tra soát yêu cầu KB A trả lời.

Căn cứ vào trả lời tra soát của KB A để hạch toán đúng hoặc sai lầm, chờ xử lý…và xử lý kịp thời.



E. BẢNG KÊ, BÁO CÁO THANH TOÁN

Hàng ngày, tháng, năm, các đơn vị KBNN, trung tâm thanh toán tỉnh và trung tâm thanh toán toàn quốc in và lưu trữ các bảng kê, báo cáo sau:



I. BÁO CÁO NỘI TỈNH

1. Báo cáo ngày
1.1. Tại trung tâm thanh toán tỉnh

Bảng tổng hợp số liệu thanh toán liên kho bạc nội tỉnh (Mẫu số B7-36/KB).
1.2. Tại Kho bạc A, Kho bạc B

- Bảng kê các lệnh thanh toán đi nội tỉnh (Mẫu số B7-37/KB).

- Bảng kê các lệnh thanh toán nội tỉnh đến (Mẫu số B7-38/KB).

- Bảng kê các tra soát đi nội tỉnh (Mẫu số B7-39/KB).

- Bảng kê các tra soát nội tỉnh đến (Mẫu số B7-40/KB).



2. Báo cáo tháng

Được thực hiện tại trung tâm thanh toán tỉnh, gồm: Bảng tổng hợp số liệu thanh toán liên kho bạc (Mẫu số B7-36/KB).


3. Báo cáo năm


Được thực hiện tại trung tâm thanh toán tỉnh, gồm: Bảng tổng hợp số liệu thanh toán liên kho bạc (Mẫu số B7-36/KB).

II. BÁO CÁO NGOẠI TỈNH

1. Báo cáo ngày

1.1. Tại trung tâm thanh toán toàn quốc

- Bảng kê các lệnh thanh toán chưa chuyển - nếu có (Mẫu số B7-30/KB).

- Bảng tổng hợp số liệu thanh toán LKB ngoại tỉnh (Mẫu số B7-31/KB).

- Bảng kê các lệnh thanh toán qua trung tâm (Mẫu số B7 -32/KB – Chỉ thực hiện với các đơn vị bắt đầu ngày đặc biệt).

1.2. Tại trung tâm thanh toán tỉnh

- Bảng đối chiếu lệnh thanh toán đi, đến – Phần Tổng hợp (Mẫu số B7-21/KB; B7-22/KB).

- Bảng kê chênh lệnh đối chiếu Lệnh thanh toán ngoại tỉnh - nếu có (Mẫu số B7-23/KB).



1.3. Tại Kho bạc A, Kho bạc B

- Bảng kê chênh lệnh đối chiếu Lệnh thanh toán ngoại tỉnh - nếu có (Mẫu số B7-23/KB).

- Bảng kê các lệnh thanh toán hủy - nếu có (Mẫu số B7-26/KB).

- Bảng kê các lệnh thanh toán ngoại tỉnh đi/đến (Mẫu số B7-24/KB; B7-25/KB).

- Bảng kê các điện tra soát đi/đến ngoại tỉnh (Mẫu số B7-27/KB; B7-28/KB)

2. Báo cáo tháng

2.1. Tại trung tâm thanh toán toàn quốc

Bảng tổng hợp số liệu thanh toán LKB ngoại tỉnh (Mẫu số B7-31/KB).
2.2. Tại trung tâm thanh toán tỉnh, KB A, KB B

Bảng tổng hợp số liệu thanh toán LKB (Mẫu số B7-29/KB).

3. Báo cáo năm

2.1. Tại trung tâm thanh toán toàn quốc

Bảng tổng hợp số liệu thanh toán LKB ngoại tỉnh (Mẫu số B7-31/KB).
2.2. Tại trung tâm thanh toán tỉnh, KB A, KB B

Bảng tổng hợp số liệu thanh toán LKB (Mẫu số B7-31/KB).

CHƯƠNG VII

KẾ TOÁN THANH TOÁN BÙ TRỪ



tải về 1.82 Mb.

Chia sẻ với bạn bè của bạn:
1   ...   10   11   12   13   14   15   16   17   ...   22




Cơ sở dữ liệu được bảo vệ bởi bản quyền ©hocday.com 2024
được sử dụng cho việc quản lý

    Quê hương