Lãnh đạo phê duyệt Người soạn thảo
Phụ lục 4: Số hiệu: TT-LĐVP-KSTL/00
PHIẾU THÔNG BÁO ĐỀ NGHỊ BAN HÀNH/
SỬA CHỮA TÀI LIỆU
Tên tài liệu: Số hiệu:
Lần soát xét: Ngày hiệu lực:
Đề nghị: Ban hành Sửa chữa
A. Nội dung đề nghị:
..............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
B. Lý do Ban hành Sửa chữa
..............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
Ngày tháng năm
Duyệt Người đề nghị
Phụ lục 5: Số hiệu: TT-LĐVP-KSTL/00
Uỷ ban nhân dân
Tỉnh X
Trung tâm lưu trữ
|
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc |
THỦ TỤC KIỂM SOÁT HỒ SƠ
1. Mục đích:
Lập hồ sơ, lưu giữ hồ sơ, kiểm soát hồ sơ để khai thác sử dụng khi cần
2. Phạm vi áp dụng:
Áp dụng đối với tất cả các loại hồ sơ liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng.
3. Tài liệu tham khảo:
-Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số: 34/2001/PLUBTVQH ngày 04/4/2001 của Uỷ ban thường vụ quốc hội.
- Mục 4.2.4 ISO 9001:2000.
4. Định nghĩa:
TTLT: Trung tâm lưu trữ.
CVNC: Chuyên viên nghiên cứu
5. Thủ tục chi tiết:
TT
|
TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN
|
TRÁCH NHIỆM
|
01
|
Xác định các loại hồ sơ có tại Văn phòng, lập danh mục hồ sơ, trong đó quy định rõ: số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản, người lập hồ sơ, ghi chú.
|
Giám đốc
TTLT/CVNC
|
02
|
Các hồ sơ việc, hồ sơ trình ký, hồ sơ nguyên tắc do chuyên viên lập dựa trên cơ sở sự phân công trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng. Từng loại hồ sơ phải có bìa hồ sơ, mục lục văn bản bên trong hồ sơ bên trong hồ sơ.
|
Chuyên viên
nghiên cứu
|
03
|
Các hồ sơ trình ký sau khi có chữ ký, con dấu, thì được lưu lại phòng Hành chính. Sau một tháng được chuyển vào Trung tâm lưu trữ.
|
CVNC/NV
Văn thư P. HC
|
04
|
Chỉ có những hồ sơ/ tài liệu trùng thừa, thư mời họp, lịch làm việc được loại huỷ ngay. Các loại hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản tạm thời (10 năm), lâu dài (trên 10 năm) sẽ cập nhật danh mục hồ sơ và được lãnh đạo duyệt.
|
CVNC, Chánh
Văn phòng
GĐ TTLT
|
05
|
Trung tâm Lưu trữ có trách nhiệm tiếp nhận các hồ sơ, tài liệu từ lãnh đạo UBND Tỉnh lãnh đạo của Văn phòng, các tổ chức Nghiên cứu tổng hợp, tài liệu của Phòng Hành chính giao nộp và tiến hành chỉnh lý, sắp xếp, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng theo quy định của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.
|
Phó Giám đốc
TTLT
|
06
|
- Khi có nhu cầu sử dụng tài liệu thì các cán bộ, chuyên viên cơ quan làm phiếu yêu cầu.
- Cán bộ công chức thuộc sở hữu ngành, quận huyện làm công văn, giấy giới thiệu.
- Dân thì phải làm đơn có xác nhận của địa phương
|
Chuyên viên
lưu trữ phụ trách khai thác tài liệu
|
07
|
Trình tự huỷ hồ sơ: Trung tâm lưu trữ soạn thảo danh mục tài liệu huỷ, soạn thảo biên bản loại huỷ tài liệu trình Hội đồng xác nhận giá trị của cơ quan quyết định huỷ.
Phương pháp huỷ hồ sơ: Xé tay, đốt, máy huỷ
|
Trung tâm lưu trữ
|
Chia sẻ với bạn bè của bạn: |