HỘI ĐỒng phối hợP

Những cá nhân, tổ chức sau đây có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc:

Cá nhân, tổ chức được cấp bản chính, Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo uỷ quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính hoặc cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.

b) Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc (Điều 17)

- Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.

Trong trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột;người thừa kế khác của người được cấp bản chính thì còn phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức cấp bản sao từ sổ gốc đã biết rõ về họ.

- Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.

- Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi yêu cầu qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này, 01 phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao.

Thời hạn cấp bản sao từ sổ gốc phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua hệ thống bưu chính thì thời hạn được thực hiện ngay sau khi cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến.

Theo Điều 18 của Nghị định thì giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính là: Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp; bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Để bảo đảm tính rõ ràng, minh bạch của các quy định; nâng cao trách nhiệm của cá nhân người yêu cầu chứng thực, Nghị định này đã bổ sung quy định mới về trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực bản sao và người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính (Điều 19). Theo quy định này, người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao; không được yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao. Người thực hiện chứng thực chỉ chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao là đúng với bản chính.

So với Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, Nghị định này quy định cụ thể hơn các bước mà người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực phải làm, cụ thể như sau:

Trước hết, người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực. Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc xác nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại. Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành sao chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để sao chụp.

Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính thì thực hiện chứng thực như sau:

- Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

- Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản sao có từ hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối cùng; nếu bản sao có từ hai tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.

Theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP thì: “Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính trong thời gian làm việc buổi sáng hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc đó; trường hợp yêu cầu chứng thực với số lượng lớn thì việc chứng thực có thể được hẹn lại để chứng thực sau nhưng không quá 2 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận”.

Tuy nhiên, trên thực tế để giải quyết yêu cầu chứng thực ngay trong buổi làm việc là rất khó (rất ít địa phương thực hiện được theo quy định này). Bên cạnh đó, do Nghị định số 79/2007/NĐ-CP không có quy định như thế nào là “số lượng lớn” nên đã gây khó khăn cho người thực hiện chứng thực.

Vì vậy, Điều 7 Nghị định đã quy định thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Tuy nhiên, để tạo điều kiện linh hoạt cho cơ quan thực hiện chứng thực, Điều 21 Nghị định cho phép cơ quan thực hiện chứng thực thỏa thuận với người yêu cầu chứng thực để kéo dài hơn thời hạn thực hiện chứng thực nếu trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực nhiều loại giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu nên cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy định tại Điều 7 thì thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính được kéo dài thêm không quá hai ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

Theo quy định tại Điều 22 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì bản chính những loại giấy tờ, văn bản sau đây không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao:

- Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.

- Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.

- Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.

- Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm của cá nhân, tổ chức; vi phạm bí mật đời tư cá nhân.

- Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc xác nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại khoản 1 Điều 20 của Nghị định này.

- Bản chính đã hết thời hạn sử dụng, nếu người yêu cầu chứng thực không chứng minh được mục đích của việc yêu cầu chứng thực bản sao.

- Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

So với quy định tại Điều 16 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thì Điều 22 đã quy định cụ thể hơn các loại giấy tờ, văn bản không được chứng thực. Bên cạnh đó, Điều 22 Nghị định đã bỏ quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP (bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo). Việc bỏ quy định này nhằm giảm nhẹ trách nhiệm cho người thực hiện chứng thực, vì việc phát hiện giấy tờ cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo là rất khó khăn, trong khi đó, người yêu cầu chứng thực mới là người phải chịu trách nhiệm về nội dung của bản chính giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực. Tuy nhiên, trong trường hợp người thực hiện chứng thực phát hiện bản chính giấy tờ, văn bản là giả mạo hoặc cấp sai thẩm quyền thì vẫn có quyền từ chối chứng thực và lập biên bản tạm giữ theo quy định tại khoản 5 Điều 9 của Nghị định này.

Cũng giống như việc chứng thực bản sao từ bản chính, người yêu cầu chứng thực chữ ký phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình ký vào để yêu cầu chứng thực chữ ký. Không được yêu cầu chứng thực chữ ký đối với giấy tờ, văn bản có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội, tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam, xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam, xúc phạm danh dự, nhân phẩm của cá nhân, tổ chức, vi phạm bí mật đời tư cá nhân.

Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng thực trong giấy tờ, văn bản đó là chữ ký của người yêu cầu chứng thực, không chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản.

b) Thủ tục chứng thực chữ ký (Điều 24)

- Để tạo thuận lợi cho người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực, Điều 24 Nghị định đã quy định cụ thể hồ sơ yêu cầu chứng thực và trình tự, thủ tục thực hiện chứng thực chữ ký. Theo đó, người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:

+ Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng (Nghị định này không cho phép người yêu cầu chứng thực xuất trình các giấy tờ tùy thân khác có giá trị thay thế như quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP);

+ Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký vào đó.

Người thực hiện chứng thực phải kiểm tra giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực xuất trình. Nếu người yêu cầu chứng thực chữ ký không phải là người trong Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc giấy tờ đó là giả mạo, không còn giá trị sử dụng thì có quyền từ chối chứng thực. Bên cạnh đó, người thực hiện chứng thực chữ ký còn phải kiểm tra nội dung của giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực sẽ ký vào, nếu nội dung của giấy tờ không trái pháp luật, đạo đức xã hội, tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam, xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam, xúc phạm danh dự, nhân phẩm của cá nhân, tổ chức, vi phạm bí mật đời tư cá nhân và người yêu cầu chứng thực hoàn toàn minh mẫn, nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực.

Người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực.

Việc ghi lời chứng, ký và đóng dấu vào văn bản chứng thực được thực hiện tương tự như thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính.

- Thủ tục chứng thực chữ ký nêu trên cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:

+ Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;

+ Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;

+ Chứng thực chữ ký trong giấy tờ do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật;

+ Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được uỷ quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.

Thực hiện Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 của Thủ tướng Chính phủ, Ủy ban nhân dân cấp huyện và cấp xã trên toàn quốc đã tổ chức triển khai thực hiện thủ tục chứng thực tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông (người yêu cầu chứng thực nộp hồ sơ và nhận kết quả tại bộ phận “một cửa”). Việc triển khai hoạt động chứng thực theo cơ chế “một cửa” trên thực tế đã tạo thuận lợi hơn cho người dân, tiết kiệm chi phí, đi lại, giảm bớt thời gian giải quyết yêu cầu chứng thực của tổ chức, cá nhân, nâng cao trách nhiệm của cơ quan chứng thực.

Tuy nhiên, cơ chế này cũng đã và đang phát sinh một số tồn tại, hạn chế, nhất là đối với địa phương chưa bố trí được cán bộ Phòng Tư pháp tại bộ phận “một cửa” hoặc chưa tổ chức được bộ phận “một cửa” theo hướng độc lập, chuyên trách. Việc phải bố trí cán bộ từ các phòng nghiệp vụ khác tại bộ phận “một cửa” đã dẫn đến những khó khăn, phức tạp cho người dân có yêu cầu chứng thực. Bởi sau khi nộp hồ sơ tại bộ phận “một cửa”, người dân lại phải đến Phòng Tư pháp để trực tiếp ký trước mặt người có thẩm quyền chứng thực, rồi sau đó mới đến lấy kết quả. Quy trình này vừa gây phiền hà, lãng phí thời gian cho người dân, vừa làm giảm vai trò của mô hình “một cửa”. Để khắc phục hạn chế này, khoản 3 Điều 24 Nghị định đã quy định thủ tục chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Theo đó, về cơ bản, thủ tục chứng thực chữ ký cũng giống như trường hợp chứng thực chữ ký thông thường chỉ có một quy định khác là người tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa sẽ phải có một số trách nhiệm, cụ thể như sau:

Công chức tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định, giấy tờ mà người yêu cầu chứng thực sẽ ký vào không có nội dung thuộc trường hợp cấm và tại thời điểm chứng thực nhận thức và làm chủ được hành vi của mình thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký trước vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển giấy tờ cho người có thẩm quyền ký chứng thực.

Việc ghi lời chứng, ký và đóng dấu vào văn bản chứng thực được thực hiện như trường hợp chứng thực chữ ký thông thường.

d) Những trường hợp không được chứng thực chữ ký

Nghị định số 79/2007/NĐ-CP chỉ quy định một số trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính mà không có quy định về các trường hợp không được chứng thực chữ ký. Vì vậy, trong thực tiễn thi hành, người thực hiện chứng thực không có cơ sở pháp lý để từ chối chứng thực nếu phát hiện giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực sẽ ký vào có nội dung trái pháp luật hoặc giấy tờ, văn bản được dịch là giả mạo, cũ nát... Do đó, Nghị định này ngoài việc quy định cụ thể hơn các trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính, đã bổ sung quy định về những trường hợp không được chứng thực chữ ký. Do đó, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không được thực hiện chứng thực chữ ký trong các trường hợp sau đây:

- Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.

- Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.

- Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội, tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam, xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam, xúc phạm danh dự, nhân phẩm của cá nhân, tổ chức, vi phạm bí mật đời tư cá nhân.

- Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ trường hợp chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với việc ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.

Trên thực tế có những trường hợp người yêu cầu chứng thực không biết ký hoặc không thể ký được do khuyết tật, do đó, để bảo đảm thuận lợi cho người dân, Điều 26 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã quy định về việc áp dụng trong trường hợp đặc biệt. Theo đó, trình tự, thủ tục chứng thực chữ ký nêu trên và trường hợp không được chứng thực chữ ký cũng được áp dụng trong trường hợp chứng thực điểm chỉ khi người yêu cầu chứng thực chữ ký không ký được; trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký, không điểm chỉ được.

Tùy theo từng trường hợp, nội dung lời chứng được ghi theo mẫu quy định tại Nghị định này.

Theo quy định này, trong trường hợp người yêu cầu chứng thực chữ ký không ký, không điểm chỉ được thì không nhất thiết phải có người làm chứng, người thực hiện chứng thực sẽ đồng thời là người làm chứng trong trường hợp này thông qua lời chứng.

Quy định tiêu chuẩn, điều kiện người dịch của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP khá thông thoáng và không gây khó khăn cho việc thực hiện chứng thực ở các tỉnh và thành phố lớn. Tuy nhiên, đối với một số ngôn ngữ nước ngoài không phổ biến hoặc ở những địa phương thuộc khu vực biên giới, vùng sâu, vùng xa, việc tìm kiếm người dịch rất khó khăn. Trên thực tế, tuy có người thông thạo ngoại ngữ đó, nhưng không có bằng cấp theo quy định của pháp luật, nên việc chứng thực chữ ký của họ trên bản dịch không thực hiện được. Nhằm khắc phục những tồn tại, bất cập nêu trên, khoản 1, khoản 2 Điều 27 Nghị định đã quy định khá cụ thể tiêu chuẩn, điều kiện của ngươi dịch như sau:

- Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật.

- Có bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên về thứ tiếng nước ngoài cần dịch hoặc có bằng tốt nghiệp đại học trở lên đối với thứ tiếng nước ngoài cần dịch.

Đối với ngôn ngữ không phổ biến mà người dịch không có bằng cử nhân ngoại ngữ, bằng tốt nghiệp đại học theo quy định nêu trên thì phải thông thạo ngôn ngữ cần dịch. Đây là quy định mang tính mở, nhằm đáp ứng các yêu cầu về dịch thuật đối với các ngôn ngữ như Lào, Campuchia...ở gần khu vực biên giới.

b) Cộng tác viên dịch thuật

Theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và Thông tư số 03/2008/TT-BTP hướng dẫn thi hành Nghị định số 79 thì người dịch chỉ cần có đủ điều kiện về bằng cấp là có thể được ký hợp đồng cộng tác viên dịch thuật với Phòng Tư pháp. Tuy nhiên, do trong thời gian qua, tình trạng dịch sai sót, nhầm lẫn, không thống nhất, không đầy đủ, không chính xác vẫn còn xảy ra nhiều, ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của người dân. Do đó, tại Điều 28 của Nghị định đã quy định chặt chẽ hơn, đồng thời, giao trách nhiệm cho Trưởng Phòng Tư pháp. Theo đó, người có đủ tiêu chuẩn, điều kiện nêu trên được làm cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp trong phạm vi cả nước. Phòng Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra tiêu chuẩn, điều kiện của Cộng tác viên dịch thuật và lập danh sách cộng tác viên dịch thuật của Phòng, báo cáo Sở Tư pháp phê duyệt. Trên cơ sở danh sách cộng tác viên dịch thuật đã được Sở Tư pháp phê duyệt, Phòng Tư pháp niêm yết công khai tại trụ sở của Phòng Tư pháp để tạo điều kiện thuận lợi cho người yêu cầu chứng thực trong việc liên hệ tìm người dịch.

Người dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp phải ký hợp đồng cộng tác viên dịch thuật với Phòng Tư pháp, trong đó xác định rõ trách nhiệm của người dịch đối với nội dung, chất lượng của bản dịch.

c) Đăng ký chữ ký mẫu (Điều 29)

Để tạo điều kiện cho người dịch là cộng tác viên dịch thuật của các Phòng Tư pháp, tránh việc mỗi lần có yêu cầu người dịch lại phải đến Phòng Tư pháp để yêu cầu chứng thực chữ ký, Điều 29 của Nghị định đã quy định người dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp phải đăng ký chữ ký mẫu tại Phòng Tư pháp. Khi đăng ký chữ ký mẫu, người dịch phải nộp Văn bản đề nghị đăng ký chữ ký mẫu và trực tiếp ký 03 (ba) chữ ký mẫu trong Văn bản đề nghị đăng ký chữ ký mẫu trước mặt Trưởng Phòng Tư pháp.

Để nâng cao trách nhiệm của người dịch, qua đó nâng cao chất lượng bản dịch, Điều 30 Nghị định quy định: người dịch phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước khách hàng, trước cơ quan thực hiện chứng thực về tính chính xác của nội dung bản dịch; không được dịch những giấy tờ, văn bản không được dịch để chứng thực chữ ký người dịch.

Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người dịch trong bản dịch.

đ) Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch (Điều 31)

Điều 31 của Nghị định có quy định khác nhau đối với yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch của cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp, người tự dịch giấy tờ, văn bản phục vụ mục đích cá nhân và người dịch là viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự, cụ thể như sau:

- Người dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình bản dịch và giấy tờ, văn bản cần dịch.

Khi thực hiện chứng thực, người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ trên bản dịch với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực; trường hợp nghi ngờ chữ ký trên bản dịch so với chữ ký mẫu thì yêu cầu người dịch đến ký trước mặt mình. Như vậy, trong trường hợp này, người dịch không phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực mà có thể ký trước vào bản dịch và có thể ủy quyền cho người khác đi chứng thực chữ ký thay cho mình.

- Đối với người dịch không phải là cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp mà tự dịch giấy tờ, văn bản phục vụ mục đích cá nhân và có yêu cầu chứng thực chữ ký trên bản dịch thì phải xuất trình các giấy tờ sau đây:

+ Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;

+ Bản chính hoặc bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên về thứ tiếng nước ngoài cần dịch hoặc bằng tốt nghiệp đại học trở lên tại nước ngoài đối với thứ tiếng nước ngoài cần dịch; trừ trường hợp dịch những ngôn ngữ không phổ biến mà người dịch không có bằng cử nhân ngoại ngữ, bằng tốt nghiệp đại học nhưng thông thạo ngôn ngữ cần dịch.

+ Bản dịch đính kèm giấy tờ, văn bản cần dịch.

Người dịch phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực (trừ trường hợp cơ quan thực hiện chứng thực tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông).

- Thủ tục chứng thực được quy định như sau:

Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, tùy theo từng trường hợp, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định, giấy tờ, văn bản được dịch không thuộc các trường hợp không được dịch thì thực hiện chứng thực như sau:

+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký người dịch theo mẫu quy định;

+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản dịch giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

- Trường hợp người dịch là viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự đồng thời là người thực hiện chứng thực tại các Cơ quan đại diện thì viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự phải cam đoan về việc đã dịch chính xác nội dung giấy tờ, văn bản; ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của Cơ quan đại diện.

e) Giấy tờ, văn bản không được dịch để chứng thực chữ ký người dịch

Để có cơ sở pháp lý cho người dịch và người thực hiện chứng thực từ chối dịch hoặc từ chối chứng thực chữ ký người dịch, Nghị định đã bổ sung quy định mới tại Điều 32 về những loại giấy tờ, văn bản không được dịch để chứng thực chữ ký người dịch, bao gồm các loại giấy tờ, văn bản sau:

- Giấy tờ, văn bản đã bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.

- Giấy tờ, văn bản bị hư hỏng, cũ nát không xác định được nội dung.

- Giấy tờ, văn bản đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyển hoặc giấy tờ, văn bản không đóng dấu mật nhưng cơ quan, tổ chức có thẩm quyền không cho phép dịch.

- Giấy tờ, văn bản có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm của cá nhân, tổ chức; vi phạm bí mật đời tư cá nhân.

- Giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu dịch để chứng thực chữ ký người dịch, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc nguyên tắc có đi, có lại.

g) Thời hạn chứng thực chữ ký người dịch

Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực chữ ký phải được bảo đảm ngay trong ngày Phòng Tư pháp tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

Để đạt được mục tiêu đưa hoạt động chứng thực hợp đồng, giao dịch về đúng với bản chất của hoạt động chứng thực (chứng thực hình thức), tại Điều 34 Nghị định về chứng thực đã quy định rất cụ thể trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực. Theo đó, người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Người thực hiện chứng thực chỉ chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

Tuy nhiên, trong trường hợp người thực hiện chứng thực phát hiện ra nội dụng của hợp đồng, giao dịch trái pháp luật, đạo đức xã hội, tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam, xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam, xúc phạm danh dự, nhân phẩm của cá nhân, tổ chức, vi phạm bí mật đời tư cá nhân thì có quyền từ chối chứng thực.

b) Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch

Do Nghị định này hướng tới mục tiêu đưa hoạt động chứng thực hợp đồng, giao dịch về đúng với bản chất của hoạt động chứng thực (mang tính hình thức. Do đó, tại Điều 36 Nghị định chỉ quy định chung một trình tự, thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch khá đơn giản, người thực hiện chứng thực tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực, nếu hồ sơ có đủ các giấy tờ theo quy định, người yêu cầu chứng thực có đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật, các bên tự nguyện giao kết hợp đồng thì thực hiện chứng thực. Cụ thể như sau:

Thứ nhất: Khoản 1 Điều 36 quy định người yêu cầu chứng thực nộp 01 (một) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm các giấy tờ sau đây:

+ Dự thảo hợp đồng, giao dịch (người thực hiện chứng thực không có trách nhiệm soạn thảo hợp đồng, giao dịch cho người yêu cầu chứng thực);

+ Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực;

+ Bản sao giấy tờ liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có, như giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản hoặc bản sao giấy tờ thay thế đối với tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng.

Bản sao giấy tờ nêu trên được xuất trình kèm bản chính để đối chiếu.

Thứ hai: Sau khi tiếp nhận hồ sơ của người yêu cầu chứng thực, người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực, nếu hồ sơ đầy đủ, tại thời điểm chứng thực các bên tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực (khoản 2 Điều 36).

Thứ 3: Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Tuy nhiên, đối với trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực thì có thể ký trước vào hợp đồng; người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực, nếu nghi ngờ chữ ký trong hợp đồng khác với chữ ký mẫu thì yêu cầu người đó đến ký trước mặt mình. Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ; nếu người đó không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có hai người làm chứng. Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch (khoản 3)

Thứ tư: Sau khi hoàn tất các thủ tục, người thực hiện chứng thực ghi lời chứng tương ứng với từng loại hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) trang trở lên, thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối cùng của hợp đồng, giao dịch. Trường hợp hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai (khoản 4).

Điều 37 của Nghị định quy định thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch là không quá hai ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực. Tuy nhiên, thời hạn này cũng có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

Theo quy định tại Điều 38 thì việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực chỉ được thực hiện khi có thỏa thuận bằng văn bản của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch được thực hiện tại cơ quan đã chứng thực hợp đồng, giao dịch đó. Tuy nhiên, để bảo đảm thuận tiện cho người yêu cầu chứng thực thì trong trường hợp sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc thì có thể chứng thực tại bất kỳ cơ quan có thẩm quyền chứng thực nào; cơ quan, tổ chức đã thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan đã chứng thực trước đây về nội dung sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc để ghi chú vào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Thủ tục chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực được thực hiện theo quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định tại Chương này.

đ) Sửa sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực (Điều 39)

Cơ quan thực hiện chứng thực chỉ thực hiện việc sửa lỗi sai sót trong ghi chép, đánh máy, in hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực theo thỏa thuận bằng văn bản của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, nếu không làm ảnh hưởng đến quyền, nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

Khi sửa lỗi sai sót, người thực hiện chứng thực gạch chân lỗi sai sót cần sửa, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào bên lề của hợp đồng, giao dịch nội dung đã sửa, họ tên, chữ ký của người sửa, ngày tháng năm sửa.

e) Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực (Điều 40)

Cơ quan thực hiện chứng thực đang lưu trữ hợp đồng, giao dịch có trách nhiệm cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực theo yêu cầu của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch. Để có căn cứ cấp bản sao từ bản gốc hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực, người yêu cầu cấp bản sao phải xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người thực hiện chứng thực kiểm tra.

Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính hợp đồng, giao dịch được thực hiện tương tự như việc chứng thực bản sao từ bản chính.

7. Quản lý nhà nước về chứng thực

a) Trách nhiệm của Bộ Tư pháp trong quản lý nhà nước về chứng thực (Điều 41)

Bộ Tư pháp là cơ quan giúp Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về chứng thực trong phạm vi cả nước, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Soạn thảo, trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực; hướng dẫn, chỉ đạo chung việc thực hiện văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực; kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền; ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện chứng thực và quản lý nhà nước về chứng thực; hợp tác quốc tế về chứng thực; hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu các việc về chứng thực báo cáo Chính phủ.

Điều 42 của Nghị định quy định trách nhiệm của Bộ Ngoại giao và cơ quan đại diện trong quản lý nhà nước về chứng thực, cụ thể như sau:

- Đối với Bộ Ngoại giao: Bộ Ngoại giao phối hợp với Bộ Tư pháp thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực đối với các Cơ quan đại diện, có nhiệm vụ, quyền hạn sau: Hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, thanh tra về công tác chứng thực tại các Cơ quan đại diện; tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự làm công tác chứng thực tại các Cơ quan đại diện; định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực của các Cơ quan đại diện gửi Bộ Tư pháp để tổng hợp; giải quyết khiếu nại, tố cáo về chứng thực theo thẩm quyền.

- Đối với cơ quan đại diện: cơ quan đại diện thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực trong phạm vi địa bàn, có nhiệm vụ, quyền hạn sau: Thực hiện các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của Cơ quan đại diện theo quy định tại Nghị định này; lưu trữ sổ chứng thực, Văn bản chứng thực; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền; định kỳ hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực báo cáo Bộ Ngoại giao theo quy định.

Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao làm công tác chứng thực có trách nhiệm giúp Cơ quan đại diện thực hiện các nhiệm vụ theo quy định trên, trừ việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực.

c) Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân các cấp trong quản lý nhà nước về chứng thực (Điều 43)

Điều 43 của Nghị định quy định trách nhiệm của Ủy ban nhân dân các cấp trong quản lý nhà nước về chứng thực

- Đối với Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức triển khai thực hiện văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực tại địa phương; hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã và công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng; tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định pháp luật về chứng thực; ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện chứng thực và quản lý nhà nước về chứng thực trong phạm vi địa phương để đáp ứng yêu cầu cung cấp, trao đổi thông tin; kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực của Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã, các tổ chức hành nghề công chứng; có biện pháp chấn chỉnh tình hình lạm dụng yêu cầu bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính trên địa bàn, nhằm bảo đảm quyền, lợi ích của cá nhân, tổ chức; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền; định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực trong địa phương, báo cáo Bộ Tư pháp theo quy định.

Sở Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện các nhiệm vụ nêu trên, trừ việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực.

- Ủy ban nhân dân huyện cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực trong địa phương, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn; tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về chứng thực; cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực; lưu trữ sổ chứng thực, Văn bản chứng thực; kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã; có biện pháp chấn chỉnh tình hình lạm dụng yêu cầu bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính trên địa bàn, nhằm bảo đảm quyền, lợi ích của cá nhân, tổ chức; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền; định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực, báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định.

Phòng Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện các nhiệm vụ nêu trên, trừ việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực. Trưởng Phòng Tư pháp, Phó trưởng Phòng Tư pháp phải thông báo mẫu chữ ký khi ký chứng thực cho Sở Tư pháp.

- Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực trong địa phương, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Thực hiện các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định tại Nghị định này; tuyên truyền, phổ biến, vận động nhân dân chấp hành các quy định của pháp luật về chứng thực; cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực; lưu trữ sổ chứng thực, Văn bản chứng thực; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền; định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực báo cáo Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định.

Công chức Tư pháp - Hộ tịch giúp Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện các nhiệm vụ nêu trên, trừ việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phải thông báo mẫu chữ ký khi ký chứng thực cho Sở Tư pháp.

Điều 44 của Nghị định chỉ quy định một số nguyên tắc trong xử lý vi phạm hành chính liên quan đến lĩnh vực chứng thực.

Việc xử phạt vi phạm hành chính đối với người thực hiện chứng thực, người yêu cầu chứng thực, người dịch được thực hiện theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.

Trong trường hợp người thực hiện chứng thực gây thiệt hại cho cá nhân, tổ chức do lỗi của mình thì sẽ bị xử lý kỷ luật, bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật.

Người dịch mà gây thiệt hại cho người yêu cầu dịch do lỗi của mình thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

đ) Khiếu nại, tố cáo và giải quyết khiếu nại, tố cáo (Điều 45)

Việc khiếu nại, giải quyết khiếu nại; việc tố cáo, giải quyết tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật trong hoạt động chứng thực được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

Tổ chức hành nghề công chứng khi thực hiện chứng thực có trách nhiệm lưu trữ sổ chứng thực, Văn bản chứng thực; định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực báo cáo Sở Tư pháp theo quy định.

Điều khoản chuyển tiếp tại Điều 47 quy định đối với hai nội dung khác nhau:

- Thứ nhất: Đối với những địa bàn cấp huyện, cấp xã đã chuyển giao việc chứng thực hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng, mà hợp đồng, giao dịch trước đó được chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã thì việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, sửa lỗi sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in hợp đồng, giao dịch vẫn được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã, nơi đã thực hiện chứng thực trước đây.

Thứ hai: Theo quy định của Luật nhà ở năm 2005 thì UBND cấp huyện chứng thực các hợp đồng, giao dịch đối với nhà ở tại đô thị, UBND cấp xã chứng thực hợp đồng, giao dịch đối với nhà ở tại nông thôn. Tuy nhiên, Luật nhà ở năm 2015 giao thẩm quyền chứng thực các hợp đồng, giao dịch về nhà ở cho UBND cấp xã. Chính vì vậy, khoản 2 Điều 47 của Nghị định quy định UBND cấp huyện thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở tại đô thị theo quy định tại Điều 93 của Luật Nhà ở năm 2005 cho đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2015.

Ban hành kèm theo Nghị định này là mẫu lời chứng chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Để tiện cho cơ quan thực hiện chứng thực thì mẫu lời chứng có thể được đánh máy hoặc khắc trên mẫu dấu, cụ thể như sau: