HỘI ĐỒng phối hợP

HỘI ĐỒNG PHỐI HỢP

PHỔ BIẾN, GIÁO DỤC PHÁP LUẬT TRUNG ƯƠNG

Để hiểu được khái niệm pháp luật về chứng thực, trước hết, cần làm rõ khái niệm “chứng thực”. “Chứng thực” là một thuật ngữ khá phức tạp, cần được tìm hiểu dưới góc độ ngôn ngữ học và dưới góc độ khoa học pháp lý và quản lý. Do vậy, cần phải so sánh, tìm hiểu các quan niệm khác nhau về chứng thực ở trong nước cũng như những khái niệm tương ứng của khoa học pháp lý nước ngoài.

Về khía cạnh ngôn ngữ, theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ, Nxb Đà Nẵng năm 1997 có một số định nghĩa có liên quan đến chứng thực, sao: “Sao. Chép lại hoặc tạo ra bản khác theo đúng bản gốc (thường nói về giấy tờ hành chính). Sao đúng nguyên văn một tài liệu. Sao y bản chính. Bản sao”. Còn về xác nhận được giải thích : “Xác nhận thừa nhận đúng sự thật chữ kí, xác nhận lời khai”. Về chứng thực được định nghĩa “Nhận cho để làm bằng là đúng sự thật. Chứng thực lời khai. Xác nhận là đúng. Thực tiễn đã chứng thực điều đó”. Như vậy, nghĩa của từ “chứng thực” xét về góc độ ngôn ngữ còn tồn tại nhiều cách hiểu khác nhau.

Về khía cạnh pháp lý, khái niệm “chứng thực” hoàn toàn không dễ định nghĩa, để hiểu rõ hơn khái niệm này, cần hiểu về các định nghĩa khác nhau của khoa học pháp lý nước ta qua các thời kỳ, cũng như cách định nghĩa khác nhau của khoa học pháp lý nước ngoài.

Từ góc độ luật học, qua tham khảo một số tài liệu pháp lý nước ngoài có thể thấy, trong khoa học pháp lý một số nước cũng có những khái niệm tương đương với khái niệm “chứng thực” trong tiếng Việt.

Tại Thụy Sĩ có quy định về hoạt động công chứng và chứng thực. Theo quy định Luật công chứng và chứng thực ngày 30.08.2011 của bang Aargau, Thụy Sĩ điều chỉnh việc công chứng và chứng thực trong phạm vi của bang Aargau. Tại Điều 2 khoản 3 Luật công chứng của Thụy Sĩ: “Việc chứng thực áp dụng đối với chữ ký, bản sao chụp, trích lục, sao chép hoặc bản dịch”. Mặc dù Luật của Thụy Sĩ chưa tách riêng thành Luật công chứng, Luật chứng thực nhưng cũng đã có quy định điều chỉnh về chứng thực.

Theo quy định của Luật công chứng Cộng hoà liên bang Đức ngày 28/9/1969 tại chương III có quy định các việc công chứng khác, điều chỉnh về chứng thực. Cụ thể tại Khoản 1, Điều 42 quy định chứng thực bản sao: “Khi chứng thực bản sao một văn bản cần xác định đó là bản chính”. Tại Điều 39 Luật này cũng quy định về chứng thực đơn giản: Khi chứng thực chữ ký, dấu vân tay, tên hãng cũng như khi chứng thực thời điểm xuất trình giấy tờ cá nhân, chứng thực việc đã vào sổ đăng ký hoặc chứng thực các bản sao lục và các văn bản đơn giản khác thì chỉ cần một văn bản công chứng thay vì biên bản công chứng, trong đó có chữ ký, dấu niêm phong và ghi rõ ngày, nơi lập, văn bản công chứng là đủ.

Tại khoản 1, 2, 3 Điều 40 của Luật này quy định về chứng thực chữ ký: Một chữ ký chỉ được chứng thực bởi công chứng viên biết chữ ký hoặc lấy được chữ ký đó; Công chứng viên chỉ cần kiểm tra lại văn bản xem có tồn tại lý do nào đó gây phương hại đến việc hành nghề của mình; Khi chứng thực phải khái quát nhân thân đương sự - người mà công chứng viên biết hoặc lấy được chữ ký và phải nói rõ là công chứng viên biết trước chữ ký hay vừa lấy chữ ký.

Như vậy, các văn bản pháp luật nước ngoài cũng chỉ đưa ra thuật ngữ “chứng thực” với những việc làm, hành động cụ thể mà không đưa ra khái niệm về “chứng thực”.

+ Trong Sắc lệnh số 59/SL ngày 15/11/1945 của Chính phủ lâm thời Việt Nam dân chủ cộng hòa ấn định thể lệ việc thị thực các giấy tờ, Hồ Chủ tịch không dùng thuật ngữ “chứng thực” mà sử dụng thuật ngữ “thị thực”: Các Ủy ban có quyền thị thực tất cả các giấy má trong địa phương mình, bất kỳ người đương sự làm giấy má ấy thuộc về quốc tịch nào. Tuy nhiên, Ủy ban thị thực phải là Ủy ban ở trú quán một bên đương sự lập ước và về việc bất động sản phải là Ủy ban ở nơi sở tại bất động sản.

+ Thông tư số 858/QLTPK là văn bản đầu tiên xuất hiện thuật ngữ “chứng thực”: Tất cả các đơn từ, giấy tờ khác có nội dung không trái pháp luật và đạo đức xã hội chủ nghĩa, thì có thể được công chứng viên chứng thực chữ ký của người lập ra chúng. Khi chứng nhận chữ ký, công chứng viên không phải kiểm tra, xác nhận nội dung của việc trong đơn từ, giấy tờ, mà chỉ cần xem nội dung các văn bản đó có trái pháp luật và các quy định hiện hành hay không? Nếu thấy nội dung và các sự việc nêu trong đơn từ, giấy tờ có thể có hại cho người ký, thì công chứng viên giải thích cho đương sự hiểu hậu quả pháp lý của nó. Sau khi đã kiểm tra chữ ký của đương sự, công chứng viên phải yêu cầu đương sự ký vào đơn từ, giấy tờ và ghi chứng thực theo mẫu.

+ Nghị định số 31/CP đã giao cho UBND thực hiện việc chứng thực: Uỷ ban nhân dân quận, huyện, thị xã thuộc tỉnh chứng thực các việc do pháp luật quy định và chứng thực bản sao giấy tờ từ bản chính, trừ các việc được quy định tại khoản 1, 2 Điều 18 của Nghị định này Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn chứng thực việc từ chối nhận di sản, chứng thực di chúc và các việc khác do pháp luật quy định.

+ Nghị định số 75/2000/NĐ-CP là văn bản đầu tiên đưa ra khái niệm “chứng thực” là gì: Chứng thực là việc Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của Nghị định này”.

+ Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không có khái niệm chung về “chứng thực” mà chỉ đưa ra khái niệm về chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký: “Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính”; “Chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực”.

Theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. "Chứng thực chữ ký" là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch”. Về cơ bản, Nghị định này kế thừa khái niệm về “chứng thực” của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và bổ sung thêm quy định mới về khái niệm “chứng thực hợp đồng, giao dịch”.

Như vậy, trải qua các thời kỳ đến nay, chưa có văn bản pháp luật nào đưa ra một khái niệm rõ ràng, bao quát được đúng bản chất của hoạt động chứng thực, mà chủ yếu đưa ra khái niệm chứng thực của một việc cụ thể nào đó. Tuy nhiên, phân tích từ các khái niệm nêu trên thì có thể đưa ra một khái niệm chung nhất: Chứng thực là việc các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực xác nhận tính chính xác, tính có thực của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của cá nhân, các sự kiện pháp lý, thông tin cá nhân để phục vụ trong các quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính…

b) Phân biệt sự khác nhau giữa “chứng thực” và “công chứng”

Theo Luật công chứng thì “công chứng” là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Như vậy, “công chứng” là hoạt động chứng nhận tính xác thực, còn chứng thực là hoạt động xác nhận. Xét về mặt ngữ nghĩa, thì hai từ “chứng nhận” và “xác nhận” có khác nhau về mức độ cao thấp trong mối liên hệ với thực tế và khác nhau về quy trình thao tác. “Xác nhận” có nghĩa là thừa nhận là đúng sự thật. Thông thường, “xác nhận” chỉ mang tính chất bàn giấy (VD: xác nhận chữ ký, xác nhận lời khai…). Còn “chứng nhận” có nghĩa là nhận cho để làm bằng là có, là đúng sự thật (Từ điển Tiếng Việt – NXB Đà Nẵng 1996). Để chứng nhận một sự việc, thông thường người chứng nhận phải qua một loạt thao tác kiểm tra, xác minh, đối chiếu.v.v… (VD: chứng nhận hợp đồng…). Tóm lại, có thể hiểu là hành vi xác nhận có tính chất đơn giản hơn, ít phức tạp hơn hành vi chứng nhận. Nếu để thực hiện hành vi công chứng, công chứng viên phải thực hiện một chuỗi các thao tác như: xác định tư cách chủ thể của các bên trong hợp đồng, giao dịch; xác định đúng đối tượng của hợp đồng, giao dịch; giúp các bên trong hợp đồng, giao dịch thể hiện ý chí của mình một cách rõ ràng, chính xác, đúng pháp luật; chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch…; nhưng để thực hiện hành vi chứng thực, người thực hiện chứng thực chỉ đơn thuần tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu… giấy tờ. Vì vậy, đối tượng của hành vi chứng thực chủ yếu là các giấy tờ (VD: chứng thực bản sao các giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ…); người thực hiện chứng thực chỉ chứng nhận hành vi pháp lý xảy ra mà không chịu trách nhiệm về nội dung của hành vi đó.

2. Vai trò của pháp luật về chứng thực

Thứ nhất, pháp luật về chứng thực tạo cơ sở pháp lý cho hoạt động chứng thực và quản lý chứng thực

Căn cứ vào các quy định của pháp luật về chứng thực, cơ quan, tổ chức, cá nhân hiểu được quyền, nghĩa vụ của mình khi có yêu cầu chứng thực; các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực có cơ sở pháp lý để thực hiện chức năng của mình.

Về mặt quản lý nhà nước, đó là các hoạt động của các cơ quan nhà nước, cơ quan hành pháp khi thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn được nhà nước giao trong việc quản lý chứng thực. Thông qua hoạt động quản lý nhà nước, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền nắm bắt được các nhu cầu về việc sử dụng bản sao có chứng thực, giấy tờ, văn bản có chứng thực chữ ký, qua đó, đưa ra những chính sách phù hợp để điều chỉnh hoạt động này đúng với yêu cầu của quản lý, tránh việc sử dụng tràn lan gây lãng phí cho xã hội.

Thứ hai, pháp luật về chứng thực tạo cơ sở pháp lý để bảo vệ quyền nhân thân của công dân.

Do Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản. Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

Như vậy, xét về mục đích chung, thì thông qua hoạt động chứng thực, Nhà nước cung cấp dịch vụ công nhằm đảm bảo an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch, tạo lập giá trị pháp lý cho các giấy tờ, văn bản được chứng thực phục vụ nhu cầu sử dụng, tạo sự tin tưởng vững chắc cho các tổ chức, cá nhân khi sử dụng và thực hiện thủ tục hành chính nói chung. Qua đó, giúp cho người thực hiện giao dịch của mình được thuận lợi hơn. Thực tế cũng cho thấy, việc sử dụng bản sao có chứng thực một cách hợp lý đã góp phần giảm chi phí đi lại, giảm rủi ro thất lạc bản chính giấy tờ, văn bản của người dân.

Có thể nói, hoạt động chứng thực không chỉ mang tính chất dịch vụ công, phục vụ lợi ích thiết thực của nhân dân, mà còn là cơ sở pháp lý để các cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép công dân, tổ chức thực hiện một cách hợp pháp các giao dịch của mình; điều kiện cần để các giao dịch dân sự được bảo đảm thực hiện trên thực tế và là cơ sở pháp lý để tòa án giải quyết cho các bên đương sự, người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan khi có tranh chấp xảy ra; công cụ hỗ trợ cho chức năng quản lý nhà nước trong thực tiễn quản lý, giản tiện những thủ tục có liên quan đến các loại giấy tờ cần thiết.

Vài năm sau khi người Pháp đến Đông Dương, Chính quyền thực dân đã ban hành Sắc lệnh ngày 25-7-1864 lập ra thiết chế Công chứng ở Đông dương. Các chức năng của công chứng viên đã được giao cho các công chức ở nhiều cơ quan khác nhau (lục sự toà, viên chức, công chứng viên người Pháp ở Sài Gòn, Hà Nội, Phnômpênh. Phòng Công chứng đầu tiên ở Sài Gòn đặt tại phố Pasteur; Sau chiến tranh thế giới thứ hai, 3 Phòng Công chứng ở Sài Gòn được thành lập. Từ khi Việt Nam nằm dưới sự thống trị của Pháp, các chức năng của công chứng viên luôn được dành riêng cho người Pháp, người châu Âu.

Cách mạng Tháng Tám thành công (năm 1945), bộ máy Nhà nước thực dân - phong kiến bị đập tan, cùng với việc xây dựng bộ máy nhà nước kiểu mới. Ngày 15-11-1945, Hồ Chí Minh thay mặt Chính phủ lâm thời của nước Việt Nam Dân chủ cộng hoà đã ban hành Sắc lệnh số 59/SL về việc ấn định thể lệ thị thực các giấy tờ. Đây là văn bản có giá trị pháp lý cao của Chính phủ cách mạng lâm thời được ban hành để xác định thẩm quyền thị thực, phạm vi thẩm quyền địa hạt, trách nhiệm của người thị thực và lệ phí thị thực. Theo quy định của Sắc lệnh này trong các làng, quyền thị thực các giấy tờ trước do hương chức trong làng thi hành nay thuộc về ủy ban nhân dân của làng; ở các thành phố, quyền thị thực trước do trưởng phố hay hộ phố thi hành, nay cũng thuộc về ủy ban nhân dân hàng phố. Chủ tịch Ủy ban nhân dân sẽ phụ trách việc thị thực này và phải đề cử một hay hai ủy viên để thay mặt mình khi vắng mặt hoặc khi chính mình là người đương sự có giấy cần đem thị thực hoặc khi người đương sự đối với mình có thân thuộc về trực hệ như cha, mẹ, ông, bà... Các Ủy ban có quyền thị thực tất cả các giấy má trong địa phương mình.

Ngày 29/02/1952, Chủ tịch nước Việt Nam Dân chủ cộng hoà đã ký Sắc lệnh số 85/SL quy định thể lệ trước bạ về việc mua, bán, cho, đổi nhà cửa, ruộng đất. Theo Sắc lệnh này, thẩm quyền thị thực các giấy tờ liên quan đến chuyển dịch bất động sản, đất đai giao cho Uỷ ban kháng chiến hành chính các cấp thực hiện. Theo đó, thì trước khi đem trước bạ văn tự các việc mua bán, cho và đổi nhà cửa, ruộng đất phải Ủy ban kháng chiến hành chính xã hay thị xã nhận thực chữ ký của các người mua, bán, cho, nhận đổi và nhận thực những người bán, cho hay đổi là chủ những nhà cửa, ruộng đất đem bán, cho hay đổi. Việc nhận thực này không phải trả một khoản tiền nào.

Ngày 29-11-1954 Thủ tướng Ngô Đình Diệm đã ký ban hành Dụ số 43 về Quy chế Công chứng. Đây là một văn bản về tổ chức và hoạt động công chứng mang tính kế thừa các quy định về công chứng tại miền Nam trước đó và bị ảnh hưởng rất nhiều công chứng của Pháp.Sau năm 1954 ở miền Nam, chính quyền Sài Gòn vẫn duy trì mô hình công chứng của Pháp tại Việt Nam và tổ chức lại từ 3 Phòng Công chứng cũ của người Pháp thành một Phòng Công chứng và bổ nhiệm các công chứng viên là người Việt Nam thay các công chứng viên là người Pháp. Phòng Công chứng này hoạt động cho đến trước ngày miền Nam được giải phóng (30-4-1975). Phòng Công chứng được đặt dưới sự quản lý của Bộ trưởng Bộ Tư pháp của Việt Nam Cộng Hoà.

2. Hoạt động công chứng, chứng thực giai đoạn 1975-1986

Ở miền Nam: Sau khi miền Nam được giải phóng, các cơ quan hành chính của chính quyền cũ bị xoá bỏ, thay vào đó là các Uỷ ban tiếp quản có nhiệm vụ điều hành rất nhiều công việc hành chính ngổn ngang, ổn định cuộc sống, khắc phục những viết thương chiến tranh. Công cuộc cải tạo xã hội chủ nghĩa được đẩy mạnh với tốc độ nhanh trong các vùng mới giải phóng. Sau khi Phòng công chứng tại Sài gòn ngừng hoạt động, những người làm công chứng, thị thực tại Phòng Công chứng đã di tản ra nước ngoài hoặc đã chuyển sang làm các nghề mới. Các cơ quan hành chính, các toà án phải trải qua quá trình tổ chức lại cho phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành. Nhà nước cũng chưa có điều kiện để thành lập lại một hệ thống cơ quan công chứng chuyên trách phù hợp với điều kiện và tình hình mới. Các việc công chứng, thị thực được giao phân tán cho nhiều cơ quan khác nhau thực hiện như: Uỷ ban nhân dân cấp xã, UBNN cấp huyện, toà án, công an, cơ quan địa chính, cơ quan nhà đất.

Ở miền Bắc: Cuộc chiến tranh biên giới chống bọn Pônpot Campuchia (1975-1979) và chống lại sự tiến công của Trung quốc vào 6 tỉnh phía bắc Việt Nam, cùng với sự cấm vận của Mỹ đới với Việt Nam, đã không cho phép Nhà nước Việt Nam đẩy nhanh công cuộc xây dựng cộng hòa xã hội. Việc kiện toàn và phát triển các thể chế trong đó có thể chế tư pháp, luật sư, công chứng, thừa phát lại, mặc dù được quan tâm của Nhà nước và có sự giúp đỡ nhiệt tình của Liên Xô và các nước xã hội chủ nghĩa Đông Âu, song được tiến hành rất chậm do nhiều nguyên nhân như: cơ sở hạ tầng kinh tế còn thấp, đội ngũ cán bộ, công chức được đào tạo chuyên ngành luật còn quá ít, chưa có sự hợp tác, chia sẻ kinh nghiệm của các nước tiến tiến trên thế giới và khu vực. Trong khi chờ ban hành Bộ luật dân sự và các văn bản về tổ chức, kiện toàn hệ thống các cơ quan hành chính, tư pháp trong đó có luật sư, công chứng, thì các việc công chứng, thị thực cũng vẫn được giao phân tán cho nhiều cơ quan khác nhau thực hiện như: Uỷ ban nhân dân cấp xã, Uỷ ban nhân dân cấp huyện, toà án, công an, cơ quan địa chính, cơ quan nhà đất.

3. Giai đoạn từ năm 1986 đến năm trước 2000

Ngày 10-10-1987, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 574/QLTPK hướng dẫn thực hiện các việc công chứng Nhà nước. Đây là văn bản quy phạm pháp luật đầu tiên về tổ chức được ban hành để khai sinh ra những Phòng Công chứng Việt Nam trong thời kỳ đổi mới, là bước thử nghiệm một mô hình công chứng theo kiểu công chứng của Liên Xô cũ và các nước Đông Âu, tạo tiền đề để xây dựng một văn bản quy phạm pháp luật ở mức cao hơn trong những năm tiếp theo. Theo Thông tư này thì công chứng nhà nước là một hoạt động của nhà nước, nhằm giúp công dân, các cơ quan, tổ chức lập và xác nhận các văn bản, sự kiện có ý nghĩa pháp lý, hợp pháp hóa các văn bản, sự kiện đó, làm cho các văn bản, sự kiện đó có hiệu lực thực hiện. Bằng hoạt động trên, công chứng nhà nước tạo ra những bảo đảm pháp lý để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, các cơ quan, tổ chức phù hợp với Hiến pháp và pháp luật của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, ngăn ngừa vi phạm pháp luật, giúp cho việc giải quyết tranh chấp được thuận lợi, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã được thực hiện những việc làm công chứng sau: chứng thực chữ ký; chứng nhận bản sao giấy tờ, tài liệu; chứng nhận giấy ủy quyền; chứng nhận các hợp đồng về chuyển dịch tài sản và các hợp đồng có ý nghĩa khác; chứng nhận di chúc và văn bản thuận phân chia tài sản thừa kế. Ủy ban nhân dân huyện, xã phải ra quyết định giao cho Ủy viên thư ký hay cán bộ phụ trách công tác tư pháp của Ủy ban thực hiện những việc làm công chứng nói trên. Cán bộ được giao thực hiện những việc làm công chứng phải chịu trách nhiệm cá nhân về việc làm của mình, được phép ký và sử dụng con dấu của Ủy ban nhân dân cấp mình, khi thực hiện các việc làm công chứng. Những cán bộ này phải được tập huấn về công tác công chứng nhà nước theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp. Ngoài ra, nội dung của Thông tư này còn đề cấp đến những vấn đề chủ yếu như: xác định mục đích của công tác công chứng, thành lập Phòng Công chứng Nhà nước thí điểm, lệ phí công chứng, quản lý hoạt động công chứng nhà nước.

Ngày 15/10/1987 Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Thông tư số 858/QLTPK về hướng dẫn thực hiện các việc làm công chứng: Theo Thông tư này quy định những yêu cầu cơ bản đối việc làm công chứng như: bảo đảm nguyên tắc pháp chế xã hội chủ nghĩa, giúp đỡ công dân, các cơ quan nhà nước và tổ chức xã hội trong việc thực hiện và bảo vệ lợi ích hợp pháp của họ, giữ bí mật việc làm công chứng, địa điểm thực hiện việc làm công chứng, đảm bảo thời hạn các việc làm công chứng... Thông tư còn quy định trình tự, thủ tục các việc làm công chứng như: chứng thực chữ ký, chứng nhận bản sao giấy tờ, tài liệu, chứng nhận giấy ủy quyền... Có thể nói, Thông tư này đã có quy định khá cụ thể, chi tiết về việc chứng thực chữ ký và chứng thực bản sao từ bản chính (mặc dù chưa sử dụng khái niệm về chứng thực hoặc sử dụng lẫn lộn cả thuật ngữ công chứng với chứng thực). Theo đó, khi chứng nhận chữ ký, công chứng viên không phải kiểm tra, xác nhận nội dung của sự việc trong đơn từ, giấy tờ, mà chỉ cần xem nội dung các văn bản đó có trái pháp luật và các quy định hiện hành hay không? Nếu thấy nội dụng và các sự việc nêu trong đơn từ, giấy tờ có thể có hại cho người ký, thì công chứng viên giải thích cho đương sự hiểu hậu quả pháp lý của nó. Còn việc chứng nhận bản sao là xác nhận bản đó đúng như bản chính. Các giấy tờ, tài liệu mà bản sao cần chứng nhận công chứng phải là loại giấy tờ, tài liệu thuộc thẩm quyền sao của các cơ quan công chứng ngoài phạm vi thẩm quyền của các cơ quan nhà nước khác. Công chứng viên phải kiểm tra kỹ nội dung của văn bản, tài liệu, đối chiếu, so sánh với văn bản sao. Điều kiện để chứng nhận bản sao là bản gốc phải đúng, không tẩy xóa, chữ viết rõ ràng, bằng loại mực bền... Bên cạnh đó, Thông tư còn ban hành kèm theo các mẫu lời chứng chứng thực chữ ký, chứng nhận bản sao, giấy ủy quyền...

Ngày 27-02-1991 Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Nghị định số 45/HĐBT về tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nước. Đây là văn bản đầu tiên ở tầm Nghị định quy định về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước. Nghị định số 45/HĐBT đã quy định những vấn đề rất cơ bản như: Vị trí, chức năng, cơ cấu tổ chức của Phòng công chứng. Nhân sự của Phòng Công chứng Nhà nước; điều kiện của công chứng viên, trình tự, thủ tục thực hiện các việc công chứng. Ngoài ra, Nghị định còn quy định việc công chứng của các Ủy ban cấp huyện (nơi chưa có Phòng công chứng nhà nước) thực hiện các việc như: chứng nhận hợp đồng dân sự, chứng nhận giấy ủy quyền, chứng nhận di chúc, chứng nhận bản sao giấy tờ, tài liệu tiếng Việt.

Để hướng dẫn thi hành Nghị định này, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ban hành: Thông tư số 276/TT-CC ngày 20/4/1991 hướng dẫn về tổ chức và quản lý công chứng nhà nước, Thông tư số 120/TT-CC ngày 26/2/1992 hướng dẫn việc chứng nhận trị giá tài sản bằng hiện vật thuộc sở hữu của chủ doanh nghiệp tư nhân và công ty cổ phần, Thông tư số 84/TT-LB ngày 18/12/1992 của liên Bộ Tài chính – Tư pháp quy định chế độ thu lệ phí công chứng.

Sau hơn 5 năm triển khai thực hiện Nghị định 45/HĐBT, công tác công chứng, chứng thực đã đạt được những kết quả bước đầu quan trọng. Tuy nhiên, qua một thời gian triển khai thực hiện Nghị định này đã bộc lộ một số hạn chế, bất cập. Vì vậy Ngày 18/5/1996 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 31/CP (thay thế cho Nghị định 45/HĐBT ngày 27/02/1991) về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước. Nghị định này được xây dựng trên cơ sở kế thừa những điểm tích cực của Nghị định 45/HĐBT, nhất là những bài học kinh nghiệm rút ra từ thực tiễn công tác công chứng, kết hợp tham khảo và tiếp thu những kinh nghiệm của nước ngoài. So với Nghị định số 45/HĐBT, thì Nghị định này có một số điểm mới rất đáng chú ý như xác định rõ nội hàm của việc công chứng, mục đích của hoạt động công chứng và giá trị của văn bản công chứng. Nghị định cũng đã sử dụng thuật ngữ chứng thực trong việc chứng thực bản sao các giấy tờ, văn bản. Theo đó, cả Phòng Công chứng và Ủy ban nhân dân cấp huyện đều có thẩm quyền chứng thực bản sao giấy tờ từ bản chính; Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực việc từ chối nhận di sản, chứng thực di chúc và các việc khác do pháp luật quy định.