Giai đoạn từ năm 2000 đến năm 2007

Trong điều kiện xây dựng nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, đến năm 2000, công chứng, chứng thực ở Việt Nam đã chứng tỏ là một công cụ đắc lực phục vụ quản lý nhà nước có hiệu quả góp phần tích cực phòng ngừa tranh chấp, tạo ra sự an toàn pháp lý cho các quan hệ giao dịch trong xã hội. Để đáp ứng nhu cầu công chứng, chứng thực ngày càng tăng của cá nhân, tổ chức phục vụ phát triển kinh tế, xã hội của đất nước, tăng cường quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng, chứng thực, tiếp tục cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực này vì vậy ngày 08/12/2000, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP về công chứng, chứng thực. Nghị định được ban hành để khắc phục những điểm còn bất cập của Nghị định số 31/CP tạo điều kiện cho công tác công chứng, chứng thực ở Việt Nam tiếp tục phát triển cả về chiều rộng và chiều sâu, phục vụ tốt hơn nhu cầu công chứng, chứng thực của công dân, doanh nghiệp và tổ chức, góp phần đắc lực hơn trong việc bảo đảm sự an toàn về pháp lý trong các quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và quan hệ xã hội khác, phòng ngừa vi phạm và tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. Nghị định số 75/2000/NĐ-CP đã quy định cụ thể về công chứng, chứng thực; phạm vi công chứng, chứng thực, quyền, nghĩa vụ của người thực hiện công chứng, chứng thực, người yêu cầu công chứng, chứng thực; quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực; thẩm quyền công chứng, chứng thực; trình tự, thủ tục thực hiện công chứng, chứng thực...

Theo Nghị định số 75/2000/NĐ-CP thì chứng thực là việc Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của Nghị định này. Ủy ban nhân dân cấp huyện có thẩm quyền Chứng thực bản sao giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký của công dân Việt Nam trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch dân sự ở trong nước; Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản theo thẩm quyền địa hạt quy định tại khoản 2 Điều 23 của Nghị định này; chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản có giá trị dưới 50 triệu đồng; chứng thực văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản; các việc khác theo quy định của pháp luật. Chủ tịch ủy ban nhân dân cấp huyện ủy quyền cho Trưởng phòng Tư pháp thực hiện các việc chứng thực quy định tại Khoản 1 Điều này. Trưởng phòng Tư pháp phải đăng ký chữ ký tại Sở Tư pháp. Mỗi Phòng Tư pháp phải có cán bộ Tư pháp chuyên trách giúp Trưởng phòng Tư pháp thực hiện việc chứng thực; cán bộ Tư pháp chuyên trách phải có bằng cử nhân Luật và đã được bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực.

Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền thực hiện chứng thực chữ ký của công dân Việt Nam trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch dân sự ở trong nước; chứng thực di chúc, văn bản từ chối nhận di sản; các việc khác theo quy định của pháp luật. Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phụ trách Tư pháp thực hiện việc chứng thực quy định tại Khoản 1 Điều này và phải đăng ký chữ ký tại Sở Tư pháp. Cán bộ Tư pháp cấp xã giúp Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện việc chứng thực; cán bộ Tư pháp cấp xã phải có đủ tiêu chuẩn theo quy định tại Điều 13 của Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch và được bồi dưỡng về nghiệp vụ chứng thực.

Bên cạnh đó, Phòng Công chứng được công chứng các việc thuộc thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp huyện quy định tại Điều 22 của Nghị định này, trừ hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản thuộc thẩm quyền địa hạt của ủy ban nhân dân cấp huyện quy định tại Khoản 2 Điều 23 của Nghị định này và thẩm quyền chứng thực của ủy ban nhân dân cấp xã quy định tại Điều 24 của Nghị định này.

Có thể nói, đây là văn bản pháp lý đầu tiên đã phân biệt giữa công chứng và chứng thực. Tuy nhiên, việc phân biệt này chỉ căn cứ trên chủ thể thực hiện. Theo đó, cùng là các việc như nhau nhưng nếu là Phòng Công chứng thực hiện thì được coi là công chứng còn Ủy ban nhân dân thực hiện thì được coi là chứng thực.

Sau 7 năm thực hiện Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực, hoạt động chứng thực của các cơ quan có thẩm quyền đã có những đóng góp lớn trong việc đáp ứng yêu cầu chứng thực của nhân dân. Cả nước đã thực hiện được hơn 49 triệu việc chứng thực bản sao giấy tờ và chữ ký, tạo điều kiện cho người dân, các cơ quan, tổ chức bổ sung các hồ sơ, thủ tục trong nhiều quan hệ, giao dịch, góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế, xã hội của đất nước. Bên cạnh những kết quả đạt được nêu trên, trong quá trình thực hiện Nghị định số 75/2000/NĐ-CP về công chứng, chứng thực, cũng còn bộc lộ nhiều hạn chế, bất cập, thể hiện rõ nhất là tình trạng quá tải, ùn tắc và phiền hà trong việc công chứng, chứng thực bản sao giấy tờ, chữ ký tại các Phòng công chứng và Ủy ban nhân dân cấp huyện.

5. Giai đoạn từ năm 2007 đến năm 2014

Thực hiện chủ trương tách bạch giữa hoạt động công chứng và chứng thực theo Nghị quyết số 49/NQ/TW ngày 02/6/2005 của Bộ Chính trị về chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2020, ngày 29 tháng 11 năm 2006 Quốc hội Khóa XI tại kỳ họp thứ 10 đã thông qua Luật Công chứng điều chỉnh tổ chức và hoạt động công chứng. Hoạt động chứng thực được điều chỉnh bởi Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Nghị định Số 79/2007/NĐ-CP được xây dựng bám sát các quan điểm như kế thừa và phát triển những quy định của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP về chứng thực; quán triệt tinh thần cải cách hành chính nhằm bảo đảm thuận lợi cho nhân dân theo hướng mở rộng chủ thể có thẩm quyền chứng thực, xác định rõ phạm vi của hoạt động chứng thực, đơn giản hoá trình tự, thủ tục chứng thực; thực hiện phân cấp, ủy quyền mạnh mẽ cho Uỷ ban nhân dân cấp xã thực hiện các việc chứng thực; nâng cao trách nhiệm của cơ quan nhà nước trong việc giải quyết nhu cầu về chứng thực của nhân dân, giải quyết triệt để tình trạng ách tắc, phiền hà, tiêu cực trong hoạt động chứng thực.

Nghị định gồm 4 Chương, 25 Điều quy định cụ thể về giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực; thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao; lệ phí cấp bản sao, lệ phí chứng thực; trình tự, thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; quản lý nhà nước về chứng thực. Đề đáp ứng yêu cầu phát triển của thực tiễn, Ngày 20/01/2012 Chính phủ ban hành Nghị định số 04/2012/NĐ-CP về sửa đổi, bổ sung Điều 5 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, Ngày 02/02/2012 Chính phủ ban hành Nghị định số 06/2012/NĐ-về sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về hộ tịch, hôn nhân và gia đình và chứng thực. Riêng đối với việc chứng thực hợp đồng, giao dịch của Ủy ban nhân dân cấp huyện và UBND cấp xã tại những địa bàn chưa chuyển giao việc chứng thực hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng, vẫn tiếp tục thực hiện theo Nghị định số 75/2000/NĐ-CP.

Sau hơn 06 năm thi hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và các Nghị định có liên quan trong lĩnh vực chứng thực, hoạt động chứng thực, nhất là chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký đã từng bước đi vào nền nếp; việc phân cấp thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký cho Phòng Tư pháp và UBND cấp xã đã góp phần củng cố đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác chứng thực, đồng thời giải quyết một cách cơ bản tình trạng ùn tắc tại các Phòng Công chứng mà nhiều năm trước đó chưa giải quyết được; việc đơn giản hoá về trình tự, thủ tục, rút ngắn thời gian giải quyết đã đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho các cá nhân, tổ chức khi có yêu cầu chứng thực.

Đề khắc phục những tồn tại, hạn chế nhất là quy định về phân định thẩm quyền chứng thực phân biệt rõ ràng về tính chất, phạm vi chứng thực hợp đồng, giao dịch với công chứng hợp đồng, giao dịch,…Ngày 16/02/2015 Chính phủ đã ký ban hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, thay thế Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, Nghị định số 04/2012/NĐ-CP, Điều 4 của Nghị định số 06/2012/NĐ-CP, các quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch tại Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực. Nghị định này bao gồm V chương, 49 Điều với nhiều điểm mới so với các văn bản trước đó.

Sau khi Luật công chứng (Luật số 82/2006/QH11 được Quốc hội thông qua ngày 29 tháng 11 năm 2006) có hiệu lực thi hành thì hoạt động công chứng và hoạt động chứng thực đã có sự tách bạch. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả như trên, công tác chứng thực vẫn còn nhiều tồn tại, hạn chế như sau:

- Về thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính: Theo Nghị định số 04/2012/NĐ-CP, việc phân định thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản giữa UBND cấp xã, Phòng Tư pháp là dựa trên loại giấy tờ, văn bản (Phòng Tư pháp có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài và giấy tờ, văn bản song ngữ; UBND cấp xã chỉ có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt). Trong khi đó, các khái niệm về “giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt”, “giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài”, “giấy tờ, văn bản song ngữ” cũng chưa được quy định rõ ràng, từ đó gây khó khăn cho cơ quan thực hiện chứng thực, chính vì vậy trong một số trường hợp, yêu cầu chứng thực của người dân đã bị từ chối giải quyết.

- Về thẩm quyền chứng thực Giấy ủy quyền: Trong cuộc sống phát sinh nhiều việc ủy quyền đơn giản, không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền, không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản (ví dụ như ủy quyền lĩnh lương hưu, trợ cấp, ủy quyền nhận bưu phẩm, ủy quyền nộp hồ sơ…), tuy nhiên, theo quy định của Bộ luật dân sự thì ủy quyền là một loại giao dịch nên UBND cấp xã không có thẩm quyền chứng thực. Do đó, khi có yêu cầu này, người dân phải đến các tổ chức hành nghề công chứng hoặc UBND cấp huyện. Quy định này đã gây phiền hà, tốn kém cho người dân, không đáp ứng yêu cầu cải cách thủ tục hành chính.

- Về thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản có giá trị dưới 50 triệu đồng:

Theo quy định của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP thì UBND cấp huyện có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản có giá trị dưới 50 triệu đồng. Tuy nhiên, trên thực tế, việc định giá tài sản là rất khó khăn, hầu hết phụ thuộc vào việc khai nhận của người mua, bán tài sản. Bên cạnh đó, có rất nhiều các giao dịch liên quan đến động sản có giá trị thấp, giao dịch không phức tạp, thân nhân người tham gia giao dịch rõ ràng, tần suất thực hiện giao dịch cao (ti vi, điện thoại đắt tiền ...) là đối tượng giao dịch thường xuyên thì người dân vẫn phải đến tổ chức hành nghề công chứng hoặc UBND cấp huyện thực hiện, điều này vừa gây phiền hà, tốn kém (tăng chi phí, thời gian đi lại), vừa không phù hợp tính chất của giao dịch.

Thứ hai, chưa có sự phân biệt rõ ràng giữa tính chất, phạm vi chứng thực hợp đồng, giao dịch với công chứng hợp đồng, giao dịch

Thực hiện chủ trương tách bạch hoạt động công chứng và hoạt động chứng thực, qua đó góp phần nâng cao nhận thức của người dân và xã hội về hai lĩnh vực này thì cần có quy định rõ việc chứng thực chỉ chứng thực về hình thức của hợp đồng, giao dịch (khác với công chứng là chứng nhận về nội dung của hợp đồng, giao dịch). Tuy nhiên, do hiện tại việc chứng thực hợp đồng, giao dịch tại UBND cấp huyện, cấp xã tiếp tục được thực hiện theo quy định của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP nên người thực hiện chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung của hợp đồng, giao dịch và văn bản được chứng thực có giá trị ngang với văn bản được công chứng. Điều này chưa phản ánh đúng bản chất của hoạt động chứng thực (chỉ mang tính hình thức).

Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế nêu trên chủ yếu là do có nhiều văn bản cùng điều chỉnh lĩnh vực chứng thực (Nghị định số 75/2000/NĐ-CP, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, Nghị định số 04/2012/NĐ-CP và Điều 4 của Nghị định số 06/2012/NĐ-CP) nên dẫn đến khó áp dụng đối với người dân và cơ quan thực hiện chứng thực, thậm chí có quy định chồng chéo với nhau. Bên cạnh đó, tại kỳ họp thứ 7 Quốc hội khóa XIII đã thông qua Luật công chứng (sửa đổi), theo đó, Điều 77 Luật công chứng (sửa đổi) quy định: “Công chứng viên được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản và việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng thực”.

Để khắc phục những tồn tại, hạn chế (trong khi Luật chứng thực chưa được đưa vào Chương trình xây dựng luật, pháp lệnh của Quốc hội năm 2014 – 2015), đồng thời để cụ thể hóa quy định của Luật công chứng (sửa đổi) liên quan đến chứng thực như đã nêu trên thì việc ban hành Nghị định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch nhằm điều chỉnh một cách tập trung, thống nhất các vấn đề về chứng thực (thay thế các Nghị định nêu trên) là hết sức cần thiết. Nghị định này sẽ tạo cơ sở pháp lý và tiền đề quan trọng để đưa hoạt động chứng thực vào nền nếp, góp phần bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của công dân, đồng thời đáp ứng yêu cầu triển khai, thi hành Luật công chứng (sửa đổi) liên quan đến thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký của các tổ chức hành nghề công chứng.

2.1. Bảo đảm cải cách mạnh mẽ thủ tục hành chính trong lĩnh vực chứng thực; bảo đảm quyền, lợi ích của công dân.

2.2. Bảo đảm kế thừa những quy định còn phù hợp của pháp luật hiện hành về chứng thực; sự đồng bộ, thống nhất với pháp luật về công chứng góp phần xây dựng nền hành chính công khai, minh bạch và tăng cường quản lý nhà nước về công tác chứng thực.

3.Bố cục

Nghị định số 23/2015/NĐ-CP gồm 5 chương, 50 điều

Mục 1: Cấp bản sao từ sổ gốc, gồm 2 điều (Điều 16, Điều 17), quy định về: người có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc, thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc.

Mục 2: Chứng thực bản sao từ bản chính, gồm 5 điều (từ Điều 18 đến Điều 22), quy định về: giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính; trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực bản sao và người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính; thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính; gia hạn thời gian chứng thực bản sao từ bản chính; bản chính giấy tờ không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao.

Mục 3: Chứng thực chữ ký, gồm 4 điều (từ Điều 23 đến Điều 26), quy định về: trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực chữ ký và người thực hiện chứng thực chữ ký; thủ tục chứng thực chữ ký; trường hợp không được chứng thực chữ ký; áp dụng trong trường hợp đặc biệt.

Mục 4: Người dịch, chứng thực chữ ký người dịch, gồm 7 điều (từ Điều 27 đến Điều 33), quy định về: tiêu chuẩn, điều kiện của người dịch; cộng tác viên dịch thuật; đăng ký chữ ký mẫu; trách nhiệm của người dịch và người thực hiện chứng thực chữ ký người dịch; thủ tục chứng thực chữ ký người dịch; giấy tờ, văn bản không được dịch để chứng thực chữ ký người dịch; thời hạn chứng thực chữ ký người dịch.

Chương III. “Chứng thực hợp đồng, giao dịch”, gồm 7 Điều (từ Điều 34 đến Điều 40). Chương này quy định về: phạm vi chứng thực hợp đồng, giao dịch; trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch và người thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch; thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch; chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch; sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực; cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch được chứng thực.

Chương IV. “Quản lý nhà nước về chứng thực”, gồm 5 Điều (từ Điều 41 đến Điều 45). Chương này quy định về: trách nhiệm của Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao, UBND các cấp trong quản lý nhà nước về chứng thực; xử lý vi phạm; khiếu nại, tố cáo và giải quyết khiếu nại, tố cáo.

Chương V. “Điều khoản thi hành” gồm 4 Điều (Điều 46 đến Điều 49). Chương này quy định về: nhiệm vụ của các tổ chức hành nghề công chứng; điều khoản chuyển tiếp; hiệu lực thi hành và tổ chức thực hiện.

II. NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA NGHỊ ĐỊNH

1. Những quy định chung

a) Giải thích từ ngữ (Điều 2)

Nghị định số 23/2015/NĐ-CP kế thừa một số quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về giải thích từ ngữ như giải thích về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và sổ gốc. Sửa đổi, bổ sung một số giải thích mới về chứng thực hợp đồng, giao dịch, bản chính, bản sao, văn bản chứng thực, người thực hiện chứng thực. Cụ thể như:

- “Cấp bản sao từ sổ gốc" là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

- “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

- "Chứng thực chữ ký" là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

- “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

Giải thích từ ngữ về chứng thực hợp đồng, giao dịch đã thể hiện rõ phạm vi chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định của Nghị định này.

- “Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Quy định này vừa kế thừa quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, đưa hướng dẫn về bản chính tại Thông tư số 03/2008/TT-BTP. Bản chính theo quy định tại Nghị định này không chỉ là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu mà cả là những giấy tờ cấp lại, cấp khi đăng ký lại. Bên cạnh đó, khái niệm về bản chính ở đây cũng mở rộng hơn, vì nó không chỉ là những giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền cấp mà còn là những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng có xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

- “Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc. So với Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, Quy định này hẹp hơn (bỏ giấy tờ viết tay, vì thực tiễn cho thấy, đã là giấy tờ viết tay thì không thể thể hiện đầy đủ nội dung như bản chính đã được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp được).

- “Sổ gốc" là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.

- “Văn bản chứng thực” là giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực theo quy định của Nghị định này.

- “Người thực hiện chứng thực” là Trưởng phòng, Phó trưởng Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng; viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài. Đây là những quy định mới phù hợp với quy định tại Điều 77 của Luật công chứng, (từ ngày 01/01/2015 công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng được thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản theo quy định về chứng thực).

Theo quy định tai khoản 1 Điều 3, bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Tại khoản 2 Điều 3 quy định như sau: “Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật quy định khác”. Theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP thì “Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch”. Tuy nhiên, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP không quy định thời hạn sử dụng bản sao. Trên thực tế, đối với những bản chính giấy tờ, văn bản ghi rõ thời hạn sử dụng (như giấy chứng nhận sức khỏe, giấy chứng minh nhân dân, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân…) thì thời hạn sử dụng bản sao chứng thực cũng như bản chính. Đối với các bản chính giấy tờ văn bản không ghi về thời hạn sử dụng và trên thực tế có những giấy tờ, văn bản đã có sự thay đổi về nội dung do phụ thuộc vào các sự kiện pháp lý khác (như Giấy khai sinh khi đã thay đổi, cải chính nội dung, Giấy chứng nhận kết hôn khi đã ly hôn, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất khi đã tách thửa hoặc bán một phần…) thì bản sao chứng thực từ bản chính trước khi có sự thay đổi (bản chính cũ) không còn giá trị sử dụng thay cho bản chính đó nữa. Vì về bản chất, giá trị của bản sao, thời hạn sử dụng bản sao phụ thuộc vào bản chính.

- Chữ ký chứng thực được thực hiện theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản (khoản 3). Như vậy, xét về mặt bản chất, chứng thực chữ ký chỉ nhằm xác nhận, xác thực là người yêu cầu chứng thực chính là người đã ký chữ ký đó, tạo căn cứ để xác định trách nhiệm của người đó đối với nội dung giấy tờ, văn bản đã ký.

- Về giá trị pháp lý của hợp đồng, giao dịch được chứng thực: Để bảo đảm đúng tính chất của hoạt động chứng thực (chỉ chứng thực về hình thức của hợp đồng, giao dịch)¹, khoản 4 Điều 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của hợp đồng, giao dịch như sau: “Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch”. Như vậy, xét về giá trị pháp lý thì cơ quan chứng thực chỉ cần chứng thực về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch; còn các bên phải chịu trách nhiệm về nội dung của hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực. Quy định này đã phân biệt rõ giữa giá trị pháp lý của hợp đồng, giao dịch được chứng thực với hợp đồng, giao dịch được công chứng. Vì, theo quy định của Luật công chứng thì hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu. Trên cơ sở quy định khác nhau về giá trị pháp lý này, sẽ tạo điều kiện để tổ chức, cá nhân tự lựa chọn công chứng hay chứng thực để bảo đảm an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch của mình.

Theo Điều 4, Nghị định thì cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định tại Nghị định này, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính.

Đây là quy định có nhiều điểm mới so với Nghị định số 75/2000/NĐ-CP và Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, cụ thể như sau:

- Đối với thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính:

Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và Nghị định số 04/2012/NĐ-CP phân định thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giữa UBND cấp xã và Phòng Tư pháp là dựa trên loại giấy tờ, văn bản (tiếng Việt, nước ngoài hay song ngữ). Quy định này đã gây khó khăn cho cơ quan thực hiện chứng thực, vì trên thực tế có nhiều loại giấy tờ, văn bản đan xen giữa các ngôn ngữ khác nhau. Để khắc phục bất cập này, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP phân định thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giữa UBND cấp xã và Phòng Tư pháp là dựa trên cơ quan cấp giấy tờ, văn bản. Theo đó, Phòng Tư pháp, Cơ quan đại diện, công chứng viên có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận (điểm a khoản 1, khoản 3, khoản 4 Điều 5). UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận (điểm a khoản 3 Điều 5). Như vậy, theo quy định này thì không phụ thuộc giấy tờ, văn bản được lập bằng ngôn ngữ gì, mà người thực hiện chứng thực chỉ cần căn cứ vào cơ quan cấp giấy tờ, văn bản đó.

- Đối với thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản:

Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và Nghị định số 04/2012/NĐ-CP đã phân định thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản dựa trên loại giấy tờ, văn bản (tiếng Việt, nước ngoài, song ngữ), việc phân định thẩm quyền này không những gây khó khăn cho người yêu cầu chứng thực, người thực hiện chứng thực mà còn dẫn đến tình trạng đùn đẩy trách nhiệm giữa các cơ quan thực hiện chứng thực. Để khắc phục bất cập này và tạo thuận lợi cho người dân, Nghị định này không phân biệt thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản giữa Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp xã. Theo đó, Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã, Cơ quan đại diện, công chứng viên đều có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản như nhau (tiếng Việt, tiếng nước ngoài, song ngữ…).

- Đối với thẩm quyền chứng thực chữ ký người dịch: Theo Điểm c Khoản 1 Điều 5, Phòng Tư pháp và Cơ quan đại diện có thẩm quyền chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.

- Đối với thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch: Nghị định quy định Phòng Tư pháp và UBND cấp xã cùng có thẩm quyền chứng thực: hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản (khoản 1, khoản 2 Điều 5).

Bên cạnh đó, căn cứ vào Bộ Luật dân sự, Luật đất đai, Luật nhà ở thì UBND cấp xã còn có thẩm quyền sau: Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật đất đai, chứng thực di chúc, chứng thực văn bản từ chối nhận di sản theo quy định của Bộ luật dân sự, chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là bất động sản và chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật nhà ở.

Quy định trên một mặt bảo đảm thuận lợi cho người dân khi có yêu cầu chứng thực, mặt khác phân định rõ thẩm quyền chứng thực giữa Phòng Tư pháp, UBND cấp xã trong thực hiện chứng thực để tránh ùn tắc hoặc đùn đẩy trách nhiệm giữa các cơ quan thực hiện chứng thực.

- Về thẩm quyền chứng thực của công chứng viên: Cụ thể hóa Điều 77 Luật công chứng, khoản 4 Điều 5 Nghị định quy định cụ thể về thẩm quyền và trách nhiệm của công chứng viên trong việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tương đương thẩm quyền và trách nhiệm của Phòng Tư pháp; trừ việc công chứng bản dịch phải được thực hiện theo quy định của Luật công chứng (sửa đổi).

Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc theo quy định nêu trên không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà.

đ) Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao (Điều 6)

Theo khoản 2 Điều 6 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP người dân có quyền nộp bản sao không có chứng thực và xuất trình bản chính để đối chiếu, tuy nhiên, trên thực tế, việc công chức, viên chức, người lao động khi tiếp nhận hồ sơ thực hiện thủ tục hành chính không tự kiểm tra, đối chiếu bản sao với bản chính theo quy định mà vẫn yêu cầu người dân phải nộp bản sao có chứng thực còn rất phổ biến, đặc biệt là trong các lĩnh vực: tuyển sinh, tuyển dụng, bổ nhiệm, giải quyết chính sách, đăng ký hộ tịch, hộ khẩu, giao dịch đất đai, nhà ở... Qua tổng kết công tác chứng thực từ năm 2007 đến nay cho thấy, mỗi năm Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã trên toàn quốc phải thực hiện chứng thực hàng trăm triệu bản sao. Thực trạng này không chỉ gây phiền hà cho người dân, quá tải cho cơ quan thực hiện chứng thực mà còn gây lãng phí cho xã hội. Vì vậy, Điều 6 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã quy định cụ thể hơn trách nhiệm của cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận bản sao, cụ thể: Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu bản sao có chứng thực, nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính. Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết.

Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ; trừ trường hợp quy định tại các Điều 21, 33 và Điều 37 của Nghị định này.

Người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu chứng thực tại bất kỳ cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nào thuận tiện nhất; trừ trường hợp Nghị định này quy định việc chứng thực phải được thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền theo địa hạt. Trong trường hợp bị từ chối chứng thực thì có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức từ chối giải thích rõ lý do bằng văn bản hoặc khiếu nại theo quy định của pháp luật.

Đồng thời, để nâng cao trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực, Nghị định quy định người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của giấy tờ, văn bản mà mình yêu cầu chứng thực hoặc xuất trình.

h) Nghĩa vụ, quyền của người thực hiện chứng thực (Điều 9)

Theo Điều 9 Nghị định thì người thực hiện chứng thực có các quyền và nghĩa vụ sau:

- Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực.

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình.

- Từ chối chứng thực trong các trường hợp sau:

+ Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao;

+ Trường hợp không được chứng thực chữ ký;

+ Giấy tờ, văn bản không được dịch để chứng thực chữ ký người dịch.

- Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết để xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực.

- Lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật đối với giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực được cấp sai thẩm quyền, giả mạo hoặc có nội dung có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm của cá nhân, tổ chức; vi phạm bí mật đời tư cá nhân.

- Hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ, nếu hồ sơ chứng thực chưa đầy đủ hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền.

Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.

Nghị định số 79/2007/NĐ-CP chỉ quy định về địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính (tại trụ sở cơ quan thực hiện chứng thực) mà không có quy định về địa điểm chứng thực chữ ký, do đó, khi người dân có yêu cầu chứng thực chữ ký ngoài trụ sở cơ quan thực hiện chứng thực thì cơ quan thực hiện chứng thực không có cơ sở pháp lý để thực. Vì vậy, tại Điều 10 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã có quy định mở hơn đối với địa điểm chứng thực. Theo đó, việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực; trừ trường hợp chứng thực di chúc, chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký mà người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác.

Khi thực hiện chứng thực phải ghi rõ địa điểm chứng thực; trường hợp chứng thực ngoài trụ sở phải ghi rõ thời gian (giờ, phút) chứng thực. Đồng thời, Nghị định cũng quy định trách nhiệm của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải bố trí người tiếp nhận yêu cầu chứng thực các ngày làm việc trong tuần; phải niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian giải quyết và lệ phí, chi phí chứng thực tại trụ sở của cơ quan, tổ chức.

k) Tiếng nói và chữ viết dùng trong chứng thực hợp đồng, giao dịch (Điều 11)

Tiếng nói và chữ viết dùng trong chứng thực hợp đồng, giao dịch là tiếng Việt. Trường hợp người yêu cầu chứng thực không thông thạo tiếng Việt thì phải có người phiên dịch.

Lời chứng là nội dung bắt buộc của Văn bản chứng thực. Để bảo đảm thuận tiện cho người thực hiện chứng thực, Điều 12 Nghị định đã quy định cụ thể các mẫu lời chứng. Theo đó, mẫu lời chứng ban hành kèm theo Nghị định này bao gồm:

- Lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính;

- Lời chứng chứng thực chữ ký bao gồm: Lời chứng chứng thực chữ ký của một người trong một giấy tờ, văn bản; Lời chứng chứng thực chữ ký của nhiều người trong một giấy tờ, văn bản; Lời chứng chứng thực điểm chỉ; Lời chứng chứng thực trong trường hợp không ký, không điểm chỉ được;

- Lời chứng chứng thực chữ ký người dịch;

- Lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch bao gồm: Lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch; Lời chứng chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản; Lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản; Lời chứng chứng thực di chúc; Lời chứng chứng thực văn bản từ chối nhận di sản.

- Sổ chứng thực: Sổ chứng thực dùng để theo dõi, quản lý các việc đã chứng thực tại cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực. Do Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP chỉ hướng dẫn mẫu sổ chứng thực mà không hướng dẫn cách ghi sổ, mở sổ, khóa sổ, vì vậy, các địa phương thực hiện không thống nhất. Để khắc phục hạn chế này, Điều 13 Nghị định đã quy định cụ thể cách sử dụng sổ chứng thực. Theo đó, sổ chứng thực được viết liên tiếp theo thứ tự từng trang không được bỏ trống, phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối sổ và thực hiện theo từng năm. Khi hết năm phải thực hiện khóa sổ và thống kê tổng số việc chứng thực đã thực hiện trong năm; người ký chứng thực xác nhận, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.

- Số chứng thực: Số chứng thực là số thứ tự ghi trong sổ chứng thực, kèm theo quyển số, năm thực hiện chứng thực và ký hiệu loại việc chứng thực. Số thứ tự trong Sổ chứng thực phải ghi liên tục từ số 01 cho đến hết năm, trường hợp chưa hết năm mà sử dụng sang sổ khác thì phải lấy số thứ tự tiếp theo của sổ trước, không được ghi từ số 01. Đối với sổ được sử dụng tiếp cho năm sau thì trường hợp chứng thực đầu tiên của năm sau sẽ ghi bắt đầu từ số 01, không được lấy tiếp số thứ tự cuối cùng của năm trước.

Số ghi trong văn bản chứng thực là số tương ứng với số chứng thực đã ghi trong sổ chứng thực.

Trong trường hợp cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc chứng thực thì phải bảo đảm đầy đủ nội dung theo mẫu sổ chứng thực ban hành kèm theo Nghị định này. Định kỳ hàng tháng, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải in và đóng thành sổ, đóng dấu giáp lai; đến hết ngày 31 tháng 12 hằng năm thì ghép chung thành 01 (một) sổ chứng thực theo từng loại việc chứng thực đã thực hiện trong 01 (một) năm. Việc lập sổ, ghi số chứng thực và khóa sổ được thực hiện theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này.

- Mẫu sổ chứng thực ban hành kèm theo Nghị định này bao gồm:

+ Sổ chứng thực bản sao từ bản chính (SCT/BS);

+ Sổ chứng thực chữ ký, chứng thực điểm chỉ (SCT/CK,ĐC);

+ Sổ chứng thực chữ ký người dịch (SCT/CKND);

+ Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch (SCT/HĐ,GD).

Khoản 1 Điều 14 Nghị định quy định sổ chứng thực là tài liệu lưu trữ của Nhà nước, được bảo quản, lưu trữ vĩnh viễn tại trụ sở cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực. Bên cạnh đó, khoản 2, khoản 3 Điều này cũng quy định cụ thể thời hạn lưu trữ đối với từng loại việc chứng thực:

- Đối với việc chứng thực chữ ký và chứng thực chữ ký người dịch, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải lưu một bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực; thời hạn lưu trữ là 02 (hai) năm. Trong trường hợp chứng thực chữ ký của người tiến hành giám định trong văn bản kết luận giám định tư pháp thì không lưu trữ.

- Đối với việc chứng thực hợp đồng, giao dịch, cơ quan thực hiện chứng thực phải lưu một bản chính hợp đồng, giao dịch kèm theo hồ sơ; thời hạn lưu trữ là 20 (hai mươi) năm.

- Đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính, theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP thì thời hạn lưu trữ tối thiểu đối với loại việc này là 2 năm. Tuy nhiên, thực tiễn thời gian qua cho thấy, việc lưu trữ này không có giá trị phục vụ cho việc tra cứu nhưng lại gây lãng phí cho cả người dân và cơ quan thực hiện chứng thực (vì hàng năm cơ quan thực hiện chứng thực phải chi rất nhiều kinh phí để thực hiện việc tiêu hủy). Chính vì vậy, khoản 2 Điều này đã quy định việc chứng thực bản sao từ bản chính thì cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không phải lưu trữ.

Khoản 4 Điều 14 cũng quy định, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không được thu lệ phí, chi phí khác đối với văn bản chứng thực lưu trữ nêu trên; đồng thời có trách nhiệm bảo quản, bảo đảm an toàn đối với sổ chứng thực và văn bản chứng thực lưu trữ. Việc tiêu hủy văn bản chứng thực khi hết thời hạn lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ (khoản 5).

Theo quy định tại khoản 1 Điều 15 thì người yêu cầu chứng thực tại Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã, Cơ quan đại diện phải nộp lệ phí chứng thực theo quy định của pháp luật.

Bên cạnh đó, do trong thời gian qua chưa có quy định về mức thu chi phí khác cho hoạt động chứng thực (chi phí cho việc photo, in… tài liệu để phục vụ hoạt động thường xuyên của cơ quan chứng thực để đáp ứng yêu cầu sao, in tài liệu, đặc biệt là việc chứng thực bản sao), dẫn đến việc thu không thống nhất về mức thu giữa các địa phương, thậm chí một số địa phương còn đặt ra mức thu quá cao, gây bức xúc cho người dân và dư luận. Vì vậy, khoản 3 Điều này đã quy định: Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực đề nghị cơ quan thực hiện chứng thực in, chụp, đánh máy giấy tờ, văn bản thì phải nộp chi phí để thực hiện việc đó. Ở trong nước, mức trần chi phí do Ủy ban nhân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quy định trên cơ sở thực tế của địa phương; ở nước ngoài, mức chi phí do Trưởng Cơ quan đại diện quy định trên cơ sở thực tế của địa bàn.