Chương 1: TỔng quan nghiên cứU ĐỀ TÀI

• 
  Tính năng tự động gửi mail khi xử lý xong đơn hàng
  

Vì vậy, tính năng tự động gửi mail sau khi xử lý xong đơn hàng là vô cùng cần thiết. Với tính năng mới này, phần mềm xử lý và thực hiện đơn hàng sẽ tự động gửi thư điện tử về thông tin đơn hàng tới các bộ phận có liên quan được chỉ định trước.

Ngoài ra, phần mềm xử lý có thể có thêm chức năng thêm bớt, sửa đổi địa chỉ thư điện tử của các nhân viên phòng ban khi cần thiết.

Như vậy, hiệu quả hoạt động của bộ phận xử lý đơn hàng sẽ được tận dụng một cách tối đa. Đồng thời, các chức năng, tiện ích của phần mềm xử lý đơn hàng cũng được sử dụng triệt để, mang lại hiệu suất xử lý đơn hàng cao hơn nhiều so với việc gửi thư điện tử một cách thủ công như hiện nay.

3.3.2 Tăng cường chính sách đào tạo và tuyển dụng nhân sự nhằm đáp ứng sự đổi mới công nghệ mới trong quy trình xử lý và thực hiện đơn hàng

Công ty có thể mở các buổi đào tạo nhân viên và mời các chuyên gia bên ngoài có kinh nghiệm trong lĩnh vực Thương mại điện tử về đào tạo các nhân viên trong công ty. Về các chuyên gia trong lĩnh vực này, công ty có thể nhờ sự trợ giúp của Khoa Thương mại điện tử trường Đại học Thương Mại tìm kiếm các chuyên gia trong, ngoài nước có nhiều kinh nghiệm đến giảng dạy và truyền đạt kinh nghiệm, ngoài ra Công ty có thể tìm đến sự trợ giúp của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam – VCCI.

3.3.3 Cải thiện quản lý kho hàng và hàng tồn kho

- Ứng dụng phần mềm nhận dạng tần số vô tuyến (Radio Frequency Identification – RFID)

Phần mềm RFID do Cisco cung cấp. Công cụ này không những đã cho thấy hiệu quả quản lý hàng hóa rất tốt mà còn có thể hỗ trợ việc đếm hàng tồn kho và tiết kiệm việc đi lại của bộ phận bốc dỡ hàng. Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực bán lẻ, bán buôn trong và ngoài nước cũng đang sử dụng RFID.

RFID là công nghệ không dây được sử dụng để quản lý hàng hóa. Thành phần chính của RFID bao gồm: tem dán trên hàng hóa, máy đọc và các phần mềm tích hợp dữ liệu ứng dụng cho doanh nghiệp. Một tem hàng hóa điển hình bao gồm 1 vi mạch được gắn vào 1 ăng ten radio. Các vi mạch có thể lưu trữ khoảng 2kb dữ liệu như mã hàng, chi tiết sản phẩm, ngày sản xuất để theo dõi hàng hóa. Các ăng ten cho phép vi mạch truyền thông tin đến máy đọc. Máy đọc dùng để lấy dữ liệu lưu trữ trên tem, máy đọc là thiết bị có 1 hoặc nhiều ăng ten phát ra sóng vô tuyến và nhận được tín hiệu trở lại từ các tem, sau đó chuyển thông tin đó vào hệ thống máy tính của doanh nghiệp. (Theo sách RFID Journal năm 2003)

Khi hàng hóa được xuất ra khỏi kho, máy đọc sẽ quét tem trên hàng hóa, phần mềm sẽ xác nhận lô hàng đã rời kho đồng thời ghi nhận các thông tin liên quan như mã sản phẩm xuất kho, số lượng, ngày xuất…

- Để cải thiện tình hình kho hàng nhỏ, hàng hóa khó kiểm soát, công ty có thể chọn 2 phương án. Thứ nhất là thuê một địa điểm khác làm kho hàng với diện tích rộng hơn và vị trí phù hợp (có thể sẽ làm giảm được chi phí khi thuê kho khác rẻ hơn và cho thuê lại ví trí kho có mặt tiền giá trị của kho hàng hiện tại) và có thể thực hiện giám sát đối với bộ phận quản lý kho thông qua các công cụ phần mềm quản lý kho, mạng nội bộ … Thứ hai, tiến hành kết hợp với công ty cung cấp dịch vụ e-logistics để thực hiện đơn hàng.

3.3.4 Xây dựng chính sách, kế hoạch cho quy trình thực hiện đơn hàng chuyên nghiệp hơn

Công ty có thể áp dụng một số công cụ đo lường được ghi lại dựa trên cơ sở các hoạt động. Chúng có thể được so sánh theo kế hoạch đều đặn hoặc so sánh kế hoạch đều đặn với công ty khác hoặc kể cả đối thủ cạnh tranh.

Công ty có thể đưa ra một số chỉ tiêu như sau để có chính sách đo lường, đánh giá và từng bước cải thiện quy trình thực hiện đơn hàng:

• 
  Tỷ lệ đáp ứng đơn hàng tốt nhất.
  
• 
  Tỷ lệ giao hàng đúng thời gian.
  
• 
  Tỷ lệ chất lượng hàng hóa/ tổng số hàng hóa trong kho
  
• 
  Tỷ lệ cắt giảm hay tiết kiệm chi phí/ số lượng đơn hàng được thực hiện.
  
• 
  Tỷ lệ hàng hóa bị lỗi, hư hại, hỏng trong quá trình vận chuyển.
  
• 
  Tỷ lệ sẵn sàng đáp ứng đơn hàng.
  

- Cập nhật kế hoạch thực hiện đơn hàng liên tục khi có đơn hàng mới, sử dụng sơ đồ điện tử đánh dấu vị trí giao hàng để điều chỉnh công tác vận chuyển. Các đơn hàng có vị trí gần nhau sẽ được thực hiện một lượt. Tùy theo mức độ lớn nhỏ của lô hang, nhân viên sẽ điều phối sao cho hợp lý và tiết kiệm nhất.

- Tích hợp các hệ thống vận chuyển và theo dõi nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, uy tín của Công ty đối với khách hàng.

Ngoài ra, Công ty cần có những chính sách thi đua, khen thưởng để thúc đẩy tinh thần làm việc sáng tạo và hiệu quả của nhân viên trong Công ty nhằm tăng hiệu quả xử lý đơn hàng.

3.4 Những hạn chế nghiên cứu và vấn đề đặt ra cần tiếp tục nghiên cứu

Trong quá trình tìm hiểu và thực hiện đề tài, tác giả đã cố gắng đưa ra những vấn đề tổng quan nhất nhằm hoàn thiện quy trình xử lý và thực hiện đơn hàng của Công ty CP đầu tư phát triển công nghệ Thời Đại Mới. Tuy nhiên, đề tài cũng không thể tránh khỏi một số sai sót do thu thập dữ liệu còn chưa được chi tiết, khách quan nhất và thực hiện chỉ dưới góc độ tầm nhìn kiến thức còn hạn chế. Vì vậy, để tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện quy trình xử lý và thực hiện đơn hàng của Công ty CP đầu tư phát triển công nghệ Thời Đại Mới cần đào sâu hơn nữa, chi tiết hơn vào các hoạt động tác nghiệp cụ thể tại Công ty và tìm hiểu các tài liệu, các giải pháp của các công ty trong và ngoài nước về quy trình xử lý và thực hiện đơn hàng để đề tài mang tính chính xác cao nhất.

KẾT LUẬN

Có thể nói, với một quy trình xử lý và thực hiện đơn hàng đồng bộ, chuyên nghiệp, Công ty CP phát triển công nghệ Thời Đại Mới có thể giảm thời gian đáp ứng đơn hàng cho người mua, tăng năng suất làm việc của đội ngũ nhân viên, giảm thiểu sai sót trong quy trình xử lý đơn hàng và đảm bảo tính bảo mật trong việc sao lưu thông tin dữ liệu. Từ đó, Công ty Thời Đại Mới có thể đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác, nâng cao dịch vụ khách hàng. Ngoài ra, các chi phí về giấy tờ, in ấn,... cũng sẽ được giảm thiểu, giúp cho công ty tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Hơn nữa, với quy trình xử lý và thực hiện đơn hàng đồng bộ, chuyên nghiệp, ban lãnh đạo công ty có thể đề ra những chiến lược phát triển mới, góp phần làm tăng doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp, đảm bảo cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp trong tương lai.