Chương 1: TỔng quan nghiên cứU ĐỀ TÀI

• 
  Thông báo xác nhận bán hàng
  
• 
  Xây dựng kế hoạch giao vận và lịch trình giao vận
  
• 
  Xuất kho (theo đơn hàng)
  
• 
  Bao gói (hàng hóa)
  
• 
  Vận chuyển
  
• 
  Thay đổi đơn hàng
  
• 
  Theo dõi đơn hàng
  

• 
  Thông báo xác nhận bán hàng
  

So với việc đặt hàng hoặc mua hàng trong truyền thống, thường có sự đối mặt trực tiếp giữa bên mua và bên bán, thì trong mua bán trực tuyến, hai bên không gặp nhau trực tiếp, do đó việc đưa ra thông báo đặt hàng tới khách hàng thực sự là quan trọng và cần thiết.

Người bán hàng có thể gửi thông báo cho người mua bằng nhiều cách:

• 
  Gửi email cho khách hàng thông báo xác nhận bán hàng
  
• 
  Hiển thị trên website thông báo có thể in được
  
• 
  Lưu thông tin đặt hàng lịch sử (thời gian < 6 tháng) vào một tài khoản riêng của khách hàng. Người mua có thể truy cập và xem thông tin về lịch sử mua hàng của mình.
  

• 
  Xây dựng kế hoạch giao vận và lịch trình giao vận
  

• 
  Nhặt hàng vào bao gói (picking & packing): bắt đầu ngay sau khi đơn hàng được xác định chắc chắn hoặc ở thời điểm cụ thể nào đó
  
• 
  Bốc hàng (loading)
  
• 
  Chuyển hàng tới đích (transit)
  

Các yếu tố cần được xem xét trong việc xây dựng kế hoạch chuyên trở, khả năng giao nhận hàng hóa theo đúng yêu cầu, chi phí

• 
  Xuất kho
  

Xuất kho thường được thực hiện tại xưởng sản xuất hàng hóa và được thực hiện một cách thủ công. Bao gồm việc di dời hàng hóa từ các thùng hàng, kệ, giá đựng hàng hoặc khu vực dự trữ hàng hóa, và tập hợp chúng lại thành các nhóm hàng trước khi gửi đi đóng gói.

Với hệ thống quản lý kho vi tính hóa, việc xuất hàng có thể được khởi đầu một cách tự động hóa. Hệ thống sẽ tạo ra một phiếu xuất kho căn cứ vào kế hoạch vận chuyển. Phiếu xuất kho được coi là sự cho phép chính thức xuất hàng ra khỏi kho.

Phiếu xuất kho có thể chứa đựng các thông tin sau:

+ Tên hàng xuất kho

+ Vị trí hàng hóa trong kho

+ Trình tự xuất hàng

Có 2 cách thức lưu – xuất kho chủ yếu:

+ Nhập trước xuất trước (FIFO – First in first out)

+ Nhập sau xuất trước (LIFO – Last in first out)

Các hàng đã xuất kho thường được đưa tới những khu vực khác. Nhân viên kho hàng sau đó sẽ ghi lại những hàng hóa đã được xuất trong khu vực hàng hóa đã được bán và xác định xem những hàng hóa nào còn lại trong kho để có thể thực hiện các đơn hàng tiếp theo. Nhân viên kho tạo bản copy phiếu xuất kho chứng tỏ hàng đã xuất.

• 
  Bao gói
  

Hệ thống quản lý kho hàng sẽ tạo lập phiếu bao gói hàng, chỉ rõ hàng hóa cần bao gói và đôi khi cả vật liệu bao gói.

Trước khi bao gói, nhân viên kho tiến hành kiểm tra đối chiếu hàng hóa nhận từ kho với phiếu xuất kho và phiếu bao gói hàng, kiểm tra hàng hóa có bị hư hỏng hay không.

Những yếu tố cần phải tính đến khi bao gói hàng:

+ Khối lượng

+ Thể tích hàng

+ Các quy định đặc biệt về bao gói hàng

Hàng hóa của các khách hàng khác nhau được bao gói độc lập. Một bản copy danh sách hàng đóng gói được gửi kèm theo hàng đóng gói cho khách hàng. Nó có thể được để bên trong gói hàng hoặc được đính kèm bên ngoài bao hàng. Sau đó người xếp hàng đặt các hàng hoá theo thứ tự giao hàng hoặc theo logic không gian xếp hàng.

Sau khi xuất kho, hệ thống quản lý tồn kho sẽ được cập nhật để phản ánh sự giảm tồn kho và làm bản copy phiếu xuất khi để chỉ ra rằng hàng đã xuất, sau đó gửi danh sách hàng được xuất kho cho người nhận chuyên chở. Đây là những thông tin quan trọng được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau (dự báo, kiểm tra tồn kho…)

• 
  Vận chuyển
  

Vận đơn là một hợp đồng chính thức giữa người bán và nhà vận chuyển về vận chuyển hàng hóa, nó thiết lập quyền sở hữu hợp pháp và trách nhiệm đối với hàng hóa trên đường vận chuyển.

Vận đơn liệt kê hàng hóa được vận chuyển, ngày tháng và thời gian hàng hóa được chất xếp lên phương tiện vận chuyển, nơi đến. Sau khi được đóng dấu, vận đơn được coi như bằng chứng về việc hàng hóa được phân phối.

Bộ phận giao nhận sau đó chuyển giấy tờ (bán hàng) của hàng hóa cùng với vận đơn. Sau đó giai đoạn bốc dỡ hàng hóa, kế hoạch dỡ hàng và chỉ dẫn dỡ hàng cần được xác định bởi bộ phận vận chuyển.

Các nhân viên của bộ phận vận tải nhập dữ liệu về vận chuyển vào hệ thống, thông báo cho bộ phận làm hóa đơn về việc hàng đã được vận chuyển

Vận chuyển chậm hoặc xóa bỏ hóa đơn hàng

Khi hàng hóa không đến nơi đúng thời gian, người bán cần nắm rõ nguyên nhân. Nếu chỉ là sự chậm trễ trong vận chuyển thì cần thông báo cho khách hàng:

+ Lý do chậm trễ

+ Thời gian hàng sẽ đến hoặc dự kiến đến

+ Khách hàng có thể từ chối đơn hàng nếu không muốn đợi

Trong trường hợp không thể vận chyển hàng đến, khách hàng được bồi hoàn tiền mua hàng đã thanh toán trước.

Hàng hóa được bán thông qua người vận tải để giao tới cho khách hàng. Việc giao hàng được kiểm tra theo truyền thống là xác nhận Container còn nguyên niêm phong/kẹp chì hoặc các thùng chứa hàng còn nguyên niêm phong. Tuy nhiên, kiểm soát cuối cùng không dễ dàng trong môi trường cung ứng xuyên lục địa. Với việc tin học hóa, nhiều nhà vận tải tích hợp việc giao nhận, theo dõi và hệ thống phân phối trong các hệ thống ERP, giúp họ có khả năng theo dõi quá trình vận chuyển theo thời gian thực. Nhiều nhà vận tải ghi chép các dữ liệu về tình trạng đơn hàng trong hệ thống thông tin và người mua hàng có thể truy cập vào hệ thống người bán để lấy thông tin về tình trạng hàng hóa mà mình đặt mua trên đường vận chuyển.

• 
  Xử lý đơn hàng ngược (Back order processing)
  

Thực tế có một số tình huống không lường trước được, như tồn kho thực không khớp với số liệu, hoặc hàng hóa bị hư hỏng, có thể hết hoặc thiếu hàng.

Người bán cần có chính sách và cách thức giải quyết các tình huống đó, như:

• 
  Giữ toàn bộ đơn hàng cho đến khi bổ xung đủ tồn kho
  
• 
  Thực hiện đơn hàng thành nhiều phần. Khi đó phải thông báo và xin ý kiến khách hàng và không được tính chi phí vận chuyển bổ xung cho khách
  
• 
  Đề nghị thay thế bằng hàng khác
  
• 
  Cho phép khách hàng hủy đơn hàng và hoàn lại tiền đã thanh toán.
  

• 
  Thực hiện đơn hàng từ nguồn lực bên ngoài
  

• 
  Giảm chi phí đầu tư trong dự trữ hàng
  
• 
  Tạo sự lựa chọn rộng rãi sản phẩm và khả năng sẵn có tới khách hàng.
  
• 
  Tiết kiệm chi phí vận chuyển cho người bán.
  
• 
  Người bán không phải trả phí lưu kho hàng hóa.
  

• 
  Công ty giao hàng trung gian có thể đẩy giá hàng hóa lên cao
  
• 
  Có thể phát sinh vấn đề với kiểm soát chất lượng và chất lượng dịch vụ.
  
• 
  Người bán có thể tự đặt tỉ lệ ăn chia với công ty giao hàng trung gian.
  
• 
  Xâm hại khách hàng vì người bán có thể chia sẻ thông tin cho công ty giao hàng trung gian. Công ty trung gian có thể gạt người bán để “cướp” lấy khách hàng của người bán.