CHƯƠNG 3 HOẠT ĐỘNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

3.1. Ứng dụng thư điện tử và điều hành công việc qua mạng

3.1.1. Tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ

a) Ứng dụng thư điện tử

Bảng 3.1. Tình hình cấp phát, sử dụng hộp thư điện tử tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ

Qua số liệu tại Bảng 3.1 cho thấy tỉ lệ cán bộ công chức được cấp phát và sử dụng thư điện tử trong công việc được duy trì đều đặn và ngày càng tăng. Mặc dù trong năm 2012 có sự giảm nhẹ về tỉ lệ cán bộ được cấp hộp thư điện tử (2011: 93,8%, 2012: 89,5%), tuy nhiên đây là do năm 2012 có thêm số liệu của Bộ Quốc phòng và số liệu của Bộ Quốc phòng còn thấp là do đặc thù về an toàn, an ninh thông tin nên việc cấp phát hộp thư điện tử cho cán bộ cần được kiểm soát, hạn chế. Trong năm 2012, số Bộ, cơ quan ngang Bộ đã cấp hộp thư điện tử cho 100% cán bộ, công chức là 14/22 (đạt tỉ lệ 63,4%).

Hình 3.1. Biểu đồ tỉ lệ trung bình cán bộ thường xuyên sử dụng thư điện tử tại các Bộ,

Trong năm 2012, tỉ lệ cán bộ thường xuyên sử dụng thư điện tử ở các Bộ, cơ quan ngang Bộ đạt 89,3%, tăng nhẹ (0,6%) so với năm 2011 (Hình 3.1). Ở một số cơ quan như Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, số cán bộ thường xuyên sử dụng hộp thư điện tử tăng; trong khi ở các cơ quan như Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Bộ Giao thông vận tải, Bộ Văn hóa - Thể thao và Du lịch và Ủy ban Dân tộc, tỉ lệ này lại giảm. Hầu hết các Bộ, cơ quan ngang Bộ đều phát huy hiệu quả tối đa của hộp thư điện tử để giảm văn bản giấy. Tất cả các loại văn bản trừ văn bản mật đều được trao đổi qua thư điện tử.

b) Ứng dụng quản lý văn bản và điều hành trên môi trường mạng

Bảng 3.2. Tình hình triển khai hệ thống Quản lý văn bản điều hành tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ

Hình 3.2. Biểu đồ tỉ lệ trung bình số đơn vị thuộc, trực thuộc các Bộ, cơ quan ngang Bộ đã triển khai, sử dụng hệ thống Quản lý văn bản điều hành năm 2011-2012

Qua số liệu tại Bảng 3.2 và biểu đồ tại Hình 3.2 cho thấy: trong năm 2012, việc triển khai, sử dụng hệ thống Quản lý văn bản điều hành được các cơ quan rất chú ý và tiếp tục đầu tư triển khai. Các Bộ như Bộ Công thương, Bộ Xây dựng, Bộ Y tế, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch và Ủy ban Dân tộc đã có nỗ lực lớn trong việc triển khai ứng dụng tới các đơn vị thuộc, trực thuộc.

Tỉ lệ trung bình các đơn vị thuộc, trực thuộc của các Bộ, cơ quan quan ngang Bộ được triển khai hệ thống đạt 83,5%, tăng nhẹ với năm 2011 (81,1%). Số Bộ, cơ quan quan ngang Bộ triển khai hoàn toàn (đạt tỉ lệ 100%) ở năm 2012 ít hơn, chỉ có 9/22 đơn vị so với năm 2011 là 11/22 đơn vị.

Trong số các đơn vị được triển khai, tỉ lệ trung bình các đơn vị thuộc, trực thuộc thường xuyên sử dụng ứng dụng này trong năm 2012 đạt 90,9%, lớn hơn năm 2011 là 4,2%. Số các cơ quan có 100% đơn vị thuộc, trực thuộc thường xuyên sử dụng cũng cao hơn năm 2011, có 14/22 cơ quan (đạt 63,6%).

Trong năm 2012, tỉ lệ văn bản được chuyển hoàn toàn trên môi trường mạng tăng đối với các văn bản chuyển ra ngoài (2012: 34,2%, 2011: 28,0%), và giảm với văn bản được chuyển trong nội bộ so với năm 2011 (2012: 47,8%, 2011: 51,8%). Điều này được thể hiện cụ thể số liệu tại Bảng 3.3 và Hình 3.3. Về số lượng văn bản chuyển hoàn toàn trên môi trường mạng với các cơ quan bên ngoài hoàn toàn, trong số 22 cơ quan Bộ và ngang Bộ, không có cơ quan nào đạt mức 100% văn bản được chuyển qua môi trường mạng dù hầu hết các cơ quan này đều tăng cường trao đổi văn bản qua mạng.

Nếu so sánh giữa tỉ lệ văn bản đi/đến được chuyển hoàn toàn trên môi trường mạng trong nội bộ cơ quan và với các cơ quan bên ngoài, tỉ lệ các cơ quan thực hiện trao đổi văn bản với cơ quan bên ngoài đạt từ 80% trở lên cao hơn so với trao đổi văn bản trong nội bộ cơ quan. Điều này được mô tả trong biểu đồ Hình 3.4.

Bảng 3.3. Hiện trạng trao đổi văn bản trên môi trường mạng tại các Bộ và cơ quan ngang Bộ

Hình 3.3 Biểu đồ tỉ lệ trung bình văn bản đi/đến được chuyển hoàn toàn qua môi trường mạng tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ năm 2011, 2012

Hình 3.4. Biểu đồ mô tả tỉ lệ văn bản đi/ đến được chuyển hoàn toàn trên môi trường mạng tại các Bộ và cơ quan ngang Bộ năm 2012

Đối với công tác triển khai họp trực tuyến qua hội nghị truyền hình, số liệu về việc tổ chức các cuộc họp tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ được thể hiện chi tiết tại Bảng 3.4.

Bảng 3.4. Hiện trạng thực hiện cuộc họp trực tuyến qua hội nghị truyền hình giữa các Bộ,

Năm 2012, các cơ quan không báo cáo về tỉ lệ thực hiện các cuộc họp trực tuyến qua hội nghị truyền hình mà chỉ báo cáo về số cuộc họp được thực hiện trong năm. Vì vậy, rất khó để đưa ra được sự so sánh giữa năm 2012 với các năm 2010 và 2011. Hiện tại, đã có 15/22 (68,2%) Bộ và cơ quan ngang Bộ thực hiện họp trực tuyến qua hội nghị truyền hình với các cơ quan thuộc và trực thuộc. Nếu xét về tỉ lệ số cuộc họp trực tuyến so với họp trực tiếp, Thanh tra Chính phủ là cơ quan dẫn đầu, duy trì thực hiện 100% các cuộc họp trực tuyến với cơ quan thuộc và trực thuộc; Bộ Quốc phòng thực hiện 87,5% số cuộc họp trực tuyến trên tổng số cuộc họp được thực hiện. Về số lượng cuộc họp trực tuyến, Bộ Y tế đứng vị trí thứ nhất với 24 cuộc họp trong năm. Trong số 22 cơ quan Bộ và ngang Bộ, chỉ có 8 cơ quan thực hiện họp trực tuyến với địa phương là: Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Tư pháp, Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Giao thông vận tải, Ngân hàng nhà nước Việt Nam, Thanh tra Chính phủ và Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội. Trong đó, Bộ Thông tin và Truyền thông thực hiện nhiều cuộc họp nhất (17 cuộc). Họp trực tuyến giữa cơ quan này với cơ quan khác chỉ được thực hiện tại Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Thanh tra Chính phủ.