Bài giảng môn Quản Trị Văn Phòng - Giảng viên: Phạm Thị Minh Lan
- Điện thoại-Email : lan_mtp@yahoo.com
- Bộ môn : Quản trị - Khoa QTKD1
- Năm biên soạn : 2009
- HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG
- KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
Nội Dung Môn Học - Chương 1: Một số vấn đề về quản trị văn phòng
- Chương 2: Quản trị văn phòng
- Chương 3: Nghiệp vụ cơ bản của văn phòng
- Chương 4: Tổ chức công tác lễ tân
- Chương 5: Soạn thảo và quản lý văn bản
- Chương 6: Công tác lưu trữ
Chương 1: Vấn đề chung về quản trị văn phòng - 1.1 Khái niệm, chức năng và nhiệm vụ văn phòng
- 1.1.1 Khái niệm văn phòng
-
- Nghĩa rộng: Là bộ máy làm việc tổng hợp, trực tiếp trợ giúp cho viêc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị
- Nghĩa hẹp: Là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó
- Mặc dù văn phòng có thể hiểu theo những cách khác nhau nhưng đều có điểm chung đó là:
- Là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan
- Phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất định. Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động của công tác văn phòng.
-
- 1.1.2 Chức năng của văn phòng
- Chức năng tham mưu tổng hợp:
- Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý
- Văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ.
- Văn phòng là nơi thực hiện công tác tham mưu,thu thập tiếp nhận, tổng hợp ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan
- Chức năng giúp việc điều hành
- Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó. Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…
- Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ... Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng.
Chia sẻ với bạn bè của bạn: |
