Tóm Lại - Văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức năng quan trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị.
- Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị
- Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin
- Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định
- Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kỹ thuật soạn thảo văn bản
- Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan
- Tổ chức công tác lễ tân
- Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo
- Bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan
- Lập kế hoạch dự toán kinh phí hoạt động hàng năm, quý
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định hiện hành
- Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng trong một cơ quan, đơn vị nói chung
- 1.2 Quản trị văn phòng
- 1.2.1 Khái niệm quản trị và quản trị hành chính văn phòng
- Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức phối hợp tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin.
- 1.2.2 Chức năng quản trị hành chính văn phòng
- Quản trị hành chính văn phòng có 5 chức năng
- Hoạch định công việc hành chính văn phòng
- Tổ chức công việc hành chính văn phòng
- Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng
- Kiểm soát công việc hành chính văn phòng
- Dịch vụ hành chính văn phòng
- 1.3 Tổ chức văn phòng
- 1.3.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng
- Cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn phòng bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng
- Bộ phận hành chính văn thư
- Bộ phận tổng hợp
- Bộ phận quản trị
- Bộ phận lưu trữ
- Bộ phận tài vụ
- Bộ phận tổ chức nhân sự
- Các yêu cầu của bố trí văn phòng
- Tận dụng tối ưu mặt bằng,sử dụng cơ động, tiết kiệm diện tích văn phòng
- Tạo môi trường thích hợp cho công việc của nhân viên
- Tạo điều kiện thuận lợi nhất của công tác thu thập, xử lý thông tin
- Tiết kiệm chi phí lắp đặt.
- Tuân thủ các quy tắc về an toàn kỹ thuật và an toàn lao động
- Các phương pháp bố trí văn phòng
- Căn cứ vào sự liên kết về không gian giữa các bộ phận
- Văn phòng bố trí kín: Là cách bố trí truyền thống theo kiểu tách bạch từng phòng, bộ phận với tường xây ngăn cách có cửa ra vào có thể đóng kín, khóa khi cần thiết
- Ưu điểm: Bảo đảm sự độc lập giữa các bộ phận.
- Nhược điểm: tốn diện tích mặt bằng, thiếu năng động, chi phí lắp đặt lớn...
- Văn phòng bố trí mở: Là một khoảng không gian rộng lớn được ngăn thành từng ô, từng khoang bằng các vật liệu, dụng cụ thích hợp
- Ưu điểm: Tận dụng được diện tích mặt bằg, cơ động, nhân viên có cơ hội gần gũi nhau hơn...
- Nhược điểm: Ồn ào, khó tập trung, tính bảo mật không cao...
- Căn cứ vào trình độ tập trung hóa công tác văn phòng
- ☻Văn phòng bố chí theo hướng phân tán:Tất cả các bộ phận của văn phòng đều bố trí nhân viên, trang thiết bị để thực hiện các dịch vụ như: đánh máy, photo...
- Ưu điểm: Nâng cao tính chủ động,bảo đảm phục vụ kịp thời, tiết kiệm thời gian chờ đợi...
- Nhược điểm: Không sử dụng hết công suất của thiết bị, nhân viên,chi phí lớn...
- ☻ Văn phòng bố trí theo hướng tập trung
- Văn phòng tập trung theo địa bàn
- Mọi công việc hành chính cho các
- bộ phận A,B,C...
- Ưu điểm: Dễ bố trí, sắp xếp nhân sự, dễ kiểm tra, dễ trung trang thiết bị và đơn giản thủ tục.
- Nhược điểm: Khó chuyên môn hoá, công việc thiếu chính xác
- Hình 1.1 Hành chính văn phòng tập trung theo địa bàn
- Văn phòng tập trung theo chức năng
- Các hoạt động hành chính vẫn đặt tại địa điểm của các bộ phận chuyên môn của nó nhưng phải được đặt dưới quyền phối hợp, tiêu chuẩn hoá và giám sát của nhà quản trị hành chính
- Ưu điểm: Hập dẫn nhiều chuyên viên vào công tác quản lý
- Nhược điểm: Dễ vi phạm chế độ một thủ trưởng nghĩa là lấn quyền các cấp quản trị chuyên môn.
-
- Bộ phận A
- Công việc hành chính
- Bộ phận B
- Công việc hành chính
- Bộ phận C
- Công việc hành chính
- Hình 1.2 Hành chính văn phòng tập trung theo chức năng
- 1.3.3 Trang thiết bị văn phòng
- Là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động văn phòng. Tùy theo mức độ phát triển của nên kinh tế và nhu cầu thực tiễn của công tác văn phòng mà người ta trang bị những máy móc, đồ dùng cần thiết khác nhau. Có thể phân loại các trang thiết bị văn phòng thành từng nhóm
- 1.3.3.1 Các thiết bị văn phòng
- Máy vi tính
- Máy in laser
- Máy Scanner
- Máy photocopy
- Máy fax
- Máy hủy hồ sơ
- Máy điện thoại
- Máy ghi âm, ghi hình
- Thiết bị hội nghị
-
- 1.3.3.1 Các đồ dùng văn phòng
- Bàn ghế
- Tủ đựng hồ sơ
- Giá đựng tài liệu
- Tủ hoặc mắc áo
- Các đồ vật dùng cho công việc hàng ngày của nhân viên văn phòng rất đa dạng, phong phú và ngày càng được cải tiến theo hướng bền đẹp, đa năng, thuận tiện như cặp, kẹp, ghim, bút…
- 1.3.3.3 Phương tiện chuyên chở
- Xe con chở lãnh đạo
- Xe đưa đón công nhân
- Xe dùng di chuyển dụng cụ, vật tư, hàng hóa…
- 1.3.4 Hiện đại hóa công tác văn phòng
- Hiện đại hóa công tác văn phòng là một đòi hỏi bức xúc của thời đại
- Văn phòng điện tử
- Văn phòng không giấy
- Văn phòng tự động hóa
- Văn phòng của thế kỷ 21
- 1.3.4.1 Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, tinh gọn, hiệu lực, đúng chức năng
- 1.3.4.2 Từng bước tin học hóa công tác văn phòng
- Máy vi tính và văn phòng “không giấy”
- Mạng vi tính với hệ thống thông tin
- Mạng đơn giản
- Mạng nội bộ
- Mạng mở rộng
- Web chủ là một chương trình được cài đặt trên một máy chủ để cung cấp thông tin, tài liệu cho các máy khách khi các máy tính gửi yêu cầu tới máy chủ
- Thư điện tử (Email)
- Văn thư điện tử
- 1.3.4.3 Trang bị các thiết bị văn phòng phù hợp
- Với sự phát triển của công nghệ thông tin, văn phòng sẽ được phát triển theo hướng “ văn phòng điện tử hóa”. Do đó, khi mua sắm các trang thiết bị, bố trí chỗ làm việc cùng thiết bị cho mỗi nhân viên phải được tiến hành cho phù hợp với xu hướng hiện đại hóa công tác văn phòng.
- 1.3.4.4 Không ngừng phát triển kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính
- Những người làm công tác văn phòng ngoài kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn, phải liên tục được đào tạo lại các kỹ năng, kỹ xảo của công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo các trang thiết bị hiện đại để phân tích, xử lý thông tin một cách khoa học. Đây là vấn để bức xúc trong công tác tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ quản trị viên văn phòng ở các cơ quan, đơn vị hiện nay
- 1.4. Tổ chức bộ máy hành chính văn phòng
- 1.4.1 Hình thức tổ chức
- Phân tán nghĩa là công việc hành chính văn phòng của mỗi bộ phận phòng ban do bộ phận đó quản lý một cách đội lập vì thế thiếu hẳn sự phối hợp. Hiệu quả là công việc hành chính văn phòng sẽ trùng lặp nhau, hao tốn văn phòng phẩm và sức lực. Vì vậy, cần phải tập trung công việc hành chính văn phòng sao cho thống nhất
- 1.4.1.1 Hành chính văn phòng tập trung theo địa bàn
- Mọi công việc hành chính cho các bộ phận A,B,C…
- Hình 1.3 Hành chính văn phòng tập trung theo địa bàn
- Ưu điểm: Dễ bố trí và sắp xếp nhân sự, dễ kiểm tra, dễ trung trang thiết bị và đơn giản thủ tục.
- Nhược điểm: Khó chuyên môn hoá, công việc thiếu chính xác
- 1.4.1.2 Hành chính văn phòng tập trung theo chức năng
- Bộ phận A
- Công việc hành chính
- Bộ phận B
- Công việc hành chính
- Bộ phận C
- Công việc hành chính
- Hình 1.4 Hành chính văn phòng tập trung theo chức năng
- 1.4.3.2. Nguyên tắc vẽ sơ đồ tổ chức
- Nguyên tắc 1:Sơ đồ tổ chức phải có chức vụ, được thể hiện trong hình hộp chữ nhật.
- Nguyên tắc 2:Sơ đồ phải cho thấy ai là cấp trên, ai là cấp dưới
- Nguyên tắc 3:Sơ đồ phải cho thấy mối liên hệ giữa các bộ phận phòng ban
- Nguyên tắc 4:Không nên sử dụng mũi tên khi vẽ sơ đồ
- Nguyên tắc 5:Chỉ nên kẻ đường thẳng dọc hoặc đường thẳng ngang khi vẽ sơ đồ
- 1.4.4. Các nguyên tắc tổ chức đối với nhà quản trị
- Nguyên tắc về mục tiêu
- Nguyên tắc về chức năng
- Nguyên tắc liên quan đến cá nhân
- Nguyên tắc về trách nhiệm
- Nguyên tắc về báo cáo
- Nguyên tắc về quyền hạn
- Nguyên tắc về ủy quyền
- Nguyên tắc về tầm hạn kiểm soát
- Nguyên tắc điều hành tổ chức
- 1.4.5 Các mối quan hệ của nhà quản trị hành chính
-
- Mối quan hệ nội bộ
- Mối quan hệ liên bộ phận
- Mối quan hệ với khách hàng
- Mối quan hệ nghề nghiệp
Chương 2: Quản trị văn phòng - 2.1 Quản trị thời gian
- 2.1.1 Sự cần thiết của quản trị thời gian
- Quản trị thời gian là một tiến trình hoạch định, tổ chức và kiểm soát việc sử dụng quỹ thời gian vô giá của mình một cách có hiệu quả
- 2.1.2 Nguyên nhân làm mất thời gian
- Các cuộc gọi điện thoại
- Các cuộc thăm viếng xã giao, tiếp khách
- Các câu hỏi của nhân viên
- Đọc và trả lời thư tín
- Các cuộc họp kéo dài
- Bàn giấy ngổn ngang, bừa bộn
- Đọc tài liệu quá chậm,không có phương pháp đọc nhanh
- Khung cảnh văn phòng làm việc gây sự chia trí lo ra
- 2.1.3 Các biện pháp quản trị thời gian
- Các công cụ hoạch định thời gian biểu
- Tiết kiệm thời gian trong thư tín
- Tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng máy đọc hay máy ghi âm
- Tiết kiệm thời gian bằng phương pháp đọc nhanh
- Tiết kiệm thời gian tiếp khách
- Tiết kiệm thời gian gọi và trả lời điện thoại
- Tiết kiệm thời gian hội họp
- Sắp xếp chỗ làm việc khoa học
- 2.2 Quản trị thông tin
- 2.2.1.Giới thiệu tổng quát
- 2.2.1.1 Khái niệm thông tin
- Thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận, là sự truyền tín hiệu, truyền tin tức về những sự kiện , hoạt động đã, đang và sẽ xảy ra cho nhiều người cùng biết
- 2.2.1.2 Vai trò của thông tin
- Thông tin là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động của tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung
- Thông tin là cơ sở để ra quyết định của các nhà quản lý
- Có thể nói, thông tin còn gắn với hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị với môi trường bên ngoài
- Thông tin còn là phương tiện đặc trưng của hoạt động quản lý bởi vì tác động của hệ thống quản lý đều được chuyển tới người chấp hành thông qua thông tin
- Ngày nay với sự phát triển kỳ diệu của công nghệ thông tin, các quốc gia, các vùng, các đơn vị, tổ chức đã thu hẹp khoàng cách để tìm kiếm lợi ích cho mình và cho nhân loại
- 2.2.1.3 Phân loại thông tin
- Thông tin rất đa dạng và phong phú do đó để thuận tiện cho công tác thu thập và xử lý, bảo quản và sử dụng thông tin.Dưới đây là một số cách phân loại thông tin chủ yếu:
- 2.2.2 Tổ chức công tác thông tin trong nghiệp vụ văn phòng
- 2.2.2.1 Yêu cầu
- a.Thông tin phải phù hợp
- b.Thông tin phải chính xác
- c.Thông tin phải đầy đủ
- d.Thông tin phải kịp thời
- e.Thông tin phải có tính hệ thống và tổng hợp
- g.Thông tin đơn giản, dễ hiểu
- h. Thông tin phải đảm bảo yêu cầu bí mật
- i.Thông tin đảm bảo tính hiệu quả
-
-
- 3.1 Những vấn đề chung về hội họp
- 3.1.1 Mục đích – ý nghĩa của cuộc họp – hội họp
- Hội họp, hội nghị là một yếu tố quan trọng trong cuộc sống của doanh nghiệp
- Chỉ nên tổ chức cuộc họp khi cần thiết và đảm bảo rằng các cuộc họp đó phải ngắn gọn và mang lại hiệu quả
- Một cuộc họp gồm những người có liên quan hợp lại để bàn bạc, thảo luận và giải quyết hay quyết định vấn đề nào đó. Để cuộc họp có kết quả, cần phải tiến hành một cách nghiêm túc, có ấn định thời gian, địa điểm, thành phần tham dự và nội dung...
- 3.1.2. Khái niệm hội họp, hội nghị
- 3.1.2.1. Khái niệm hội họp
- Là sự tập hợp ở một nơi để làm công việc chung
- 3.1.2.2 Khái niệm hội nghị
- Là cuộc họp mặt của nhiều người để bàn về một vấn đề quan trọng, diễn ra theo quy trình, thủ tục nhất định
- 3.1.3 Các phương pháp tổ chức hội nghị
- Phương pháp truyền thống: Mời đại biểu họp tại các phòng họp hoặc trên hội trường
- Phương pháp sử dụng điện thoại, mạng vi tính
- Phương pháp sử dụng cáp quang như cầu truyền hình, hội nghị từ xa
- 3.1.4 Cách sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp và tiệc chiêu đãi
- Cân nhắc trước việc sắp xếp chỗ ngồi nếu cần thiết, vẽ sơ đồ chỗ ngồi sao cho hợp lí.
- Chủ tọa luôn luôn ngồi ở đầu bàn. Đầu bàn thường có bản đen, khung màn hình. Cửa chính được xếp đối diện với chủ tọa. Các nhân viên của cơ quan và các thành viên tham dự sẽ được xếp thành một nhóm và sẽ ngồi phía bên phải và trái của chủ tọa
- 3.2 Hoạch định và tổ chức các cuộc họp
- 3.2.1 Hoạch định và tổ chức các cuộc họp nội bộ bình thường không nghi thức
- Hầu hết các cuộc họp này do các cấp quản trị trong cơ quan, doanh nghiệp triệu tập.
- Sự thành công của hầu hết các cuộc họp phần lớn tùy thuộc vào công việc chuẩn bị
- Đăng ký phòng họp, thông báo cho người tham dự biết lịch trình cuộc họp, chuẩn bị tài liệu, chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn,chuẩn bị nước giải khát, ghi biên bản, và theo dõi.
- 3.2.1.1 Đăng ký phòng họp
- Đó không chỉ là vấn đề tiện nghi, mà người tham gia cũng phải có cảm giác nơi đó phù hợp với nội dung của cuộc họp
- Thư ký phải đăng ký trước và chuẩn bị phòng họp cho hợp lí, sạch sẽ.
- 3.2.1.2 Thông báo cho người tham dự
- Mời những người tham dự thông qua lịch công tác, điện thoại, thông báo trực tiếp, fax hoặc E.mail.
- Thông báo cho các thành viên biết lịch trình cuộc họp và yêu cầu họ mang theo tài liệu cần thiết
- 3.2.1.3 Chuẩn bị tài liệu
- Đôi khi cuộc họp cần nhiều phương tiện hỗ trợ, cần phải chuẩn bị trước các tài liệu phát tại chỗ và các dụng cụ nghe nhìn như: phim Slides, máy chiếu (overhead projector), video, bảng viết, sơ đồ...
- 3.2.1.4 Chuẩn bị nước giải khát
- Phục vụ nước trà, nước suối nếu cuộc họp ngắn gọn. Đối với các cuộc họp kéo dài, thư ký phải tùy nghi theo sự chỉ đạo của cấp trên, hoặc giờ giải lao mới phục vụ nước giải khát, hoặc để trên bàn sẳn cho người tham dự.
- 3.2.1.5 Ghi biên bản
- Thường trong các cuộc họp không cần nghi thức, biên bản chỉ cần ghi ý chính và tóm tắt.
- 3.2.1.6 Theo dõi
- Sau cuộc họp, thường các cấp quản trị yêu cầu thư ký sọan thảo bản tóm tắt trích từ biên bản, đôi khi còn gửi cho các thành viên tham dự. Thư ký lưu ý giữ lại bản chính để lưu.
- 3.2.2 Hoạch định các cuộc họp trang trọng theo nghi thức
- Các cuộc họp lớn
- Các cuộc họp có tính cách quan trọng và các thành viên có ý kiến khác nhau
- Tập thể cần đưa ra các quyết định có tính cách pháp lý mà tất cả các thành viên đều phải bị ràng buộc tuân theo
- Họach định và tổ chức các cuộc họp trang trọng theo nghi thức chia làm ba giai đọan
- Giai đọan chuẩn bị.
- Giai đọan tiến hành.
- Giai đọan kết thúc hội nghị.
- Xác định nội dung cần phải giải quyết.
- Xác định thành phần tham gia
- Xác định ngày, tháng và thời gian tiến hành cuộc họp.
- Những vấn đề chính có thể bao gồm những nội dung gì?
- Các thành phần tham gia kể cả chủ tịch đoàn và thư ký đoàn.
- 3.2.2.2 Giai đoạn tiến hành
- Đón tiếp đại biểu: Đảm bảo các nguyên tắc xã giao
- Phân phát văn kiện, tài liệu
- Quyết định chủ tịch đoàn và thư ký đoàn
- Khai mạc cuộc họp
- Tiến hành các nghi thức nhà nước ( nếu cần)
- Giới thiệu chủ đề cuộc họp.
- 3.2.2.3 Giai đoạn kết thúc hội nghị
- Kết luận
- Thông qua các nghị quyết
- Diễn văn tổng kết của chủ tọa
- Kết luận vấn đề
- Kêu gọi mọi người cùng thực hiện nghị quyết
- Bế mạc. Thực hiện các nghi thức nhà nước (nếu cần )
- 3.2.3 Các hội nghị từ xa
- Là các cuộc họp mà các thành viên vẫn ở tại địa điểm của mình không phải đi xa, và theo dõi tại phòng họp các bài thuyết trình qua các phương tiện nghe nhìn tại phòng họp..
- Ưu điểm: Giảm bớt chi phí di chuyển, thời gian di chuyển, tiết kiệm công sức
- Nhược điểm: Người trình bày chỉ thấy những người đang họp ở trong phòng của mình, nghĩa là người này không nhìn thấy những người đang tham dự ở nơi khác. Cũng như người tham dự chỉ thấy người trình bày trên màn hình và những người ở chung quanh mình.
- 3.3 Hoạc định sắp xếp các chuyến đi công tác
- 3.3.1 Sắp xếp, chuẩn bị
- Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác
- Giải quyết các thủ tục giấy tờ
- Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn
- Liên hệ với các nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn nghỉ và làm việc cho đoàn
- Chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn
- Chuẩn bị kinh phí
- Lên kế họach đảm nhận trách nhiệm ở nhà
- Kiểm tra chuyến đi phút chót
- 3.3.1.1 Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác
- Xác định mục đích chuyến đi
- Nội dung chuyến đi
- Số lượng người tham gia
- Các địa điểm đến
- Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc
- Phương tiện đi lại
- Các cuộc gặp gỡ, trao đổi, tọa đàm...
- Chuẩn bị lịch trình công tác, có hai loại:
- Lịch trình sắp xếp di chuyển
- Lịch trình sắp xếp các cuộc hẹn.
- 3.3.1.2 Giải quyết các thủ tục giấy tờ
- Giấy giới thiệu đi công tác
- Giấy đi đường
- Giấy phép xuất cảnh, hộ chiếu (nếu đi công tác nước ngoài)
- Chứng minh nhân dân
- Các giấy tờ khác về chức danh khoa học, chính trị...
- 3.3.1.3 Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn
- Lựa chọn phương tiện di chuyển phù hợp
- Bảng giờ đi đến của từng lọai phương tiện
- Giá vé
- Độ dài quãng đường
- Chế độ, tiêu chuẩn thủ trưởng được sử dụng
- 3.3.1.4 Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn, nghĩ và làm việc cho đoàn
- Đối với các đợt đi công tác nước ngoài
- Cần báo cáo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền trong nước xét duyệt và đàm phán với nước sẽ đến hoặc gửi công hàm cho nước đó
- Đối với các nước chưa có quan hệ ngoại giao, chưa có đại sứ quán tại Việt nam, việc cấp thị thực nhập cảnh phải thông qua một nước thứ ba
- 3.3.1.5 Chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn
- Tài liệu pháp qui, pháp luật hiện hành thuộc lĩnh vực chuyên môn
- Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, sách tham khảo liên quan
- Dữ liệu liên quan nên được sao chép trong CD và mang theo Laptop
- Nên mang theo điện thọai di động có khả năng kết nối mạng với Laptop
- 3.3.1.6 Chuẩn bị kinh phí
- Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ôtô...
- Tiền ăn, nghỉ trong suốt chuyến đi
- Lệ phí khi giải quyết các thủ tục hành chánh
- Đóng góp cho hội thảo hoặc hội nghị (nếu cần)
- Một số chi phí khác.
- 3.3.1.7 Lên kế họach đảm nhận trách nhiệm ở nhà
- Thông báo về thời gian thủ trưởng vắng mặt
- Thủ trưởng phải ủy thác quyền hạn và trách nhiệm cho người ở nhà.
- Những việc khác cần phải thực hiện như: hủy bỏ và lên lịch lại các cuộc họp đã ấn định trong suốt thời gian thủ trưởng vắng mặt...
- 3.3.1.8 Kiểm tra chuyến đi phút chót
- Vé máy bay, tàu thủy
- Xác nhận về đăng ký khách sạn và các biên nhận đặt chỗ
- Passport, Visa (nếu cần)
- Ngân quỹ du lịch, thẻ tín dụng
- Xác nhận phòng ngừa y tế
- Giấy giới thiệu
- 3.3.2 Trách nhiệm trong thời gian thủ trưởng vắng mặt
- 3.3.2.1 Trách nhiệm của thư ký trước khi thủ trưởng đi công tác
- Thư ký làm công việc họach định và sắp xếp chuyến đi
- Dự buổi họp bàn giao của thủ trưởng cho người được ủy nhiệm
- Ghi lại những công việc thủ trưởng ủy quyền cho thư ký giải quyết và mức độ thẩm quyền gỉai quyết.
- 3.3.2.2 Trách nhỉệm của thư ký trong khi thủ trưởng đi công tác
- Làm việc với người được ủy thác xem công việc đã được thực hiện chưa
- Phân loại thư tín theo tầm quan trọng
- Chuyển các văn thư trên cho các cá nhân đã được ủy quyền xử lý
- Công cụ để theo dõi những công việc phải làm đối với thư tín là sổ tóm tắt thư tín và sổ nhật ký
- 3.3.3 Trách nhiệm khi thủ trưởng trở về
- Báo cáo tóm tắt những diễn biến trong doanh nghiệp
- Báo cáo những thông tin cần thiết và quan trọng
- Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí công tác để làm thủ tục thanh toán
- Soạn thảo thư cám ơn những người đã tiếp và giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi trong chuyến đi
- Lưu trữ các tài liệu, hồ sơ của chuyến đi
Chia sẻ với bạn bè của bạn: |
