Phần thứ ba HƯỚNG DẪN LẬP PHIẾU THU TIN VỀ DÂN SỐ VÀ KỀ HOẠCH HÓA GIA ĐÌNH

Tháng 8 năm 2017

Địa bàn 101.. Thôn LA TIẾN.. Xã NGUYÊN HÒA


Lưu ý

Báo cáo tháng 8 năm 2017 và ngày gửi báo cáo là ngày 01 tháng 9 năm 2017.

CTV ghi lần lượt họ, chữ đệm và tên của từng trẻ sinh trong tháng theo khoản 1 của Mục III về ngày sinh, nơi đẻ và con thứ mấy của bà mẹ và đồng thời đối chiếu với Mục I Sổ A0 sau khi đã bổ sung thông tin cơ bản của trẻ mới sinh để ghi thông tin về số hộ, Họ, chữ đệm và tên mẹ và các thông tin khác như đã hướng dẫn.

CTV ghi lần lượt họ, chữ đệm và tên của từng người chết trong tháng theo khoản 2 của Mục III về ngày chết và đối chiếu với Mục I Sổ A0 để ghi thông tin về số hộ, quan hệ với chủ hộ, giới tính, ngày sinh như đã hướng dẫn.

CTV ghi lần lượt họ, chữ đệm và tên của từng người chuyển đến hộ trong tháng theo khoản 3 của Mục III Sổ A0 về ngày đến và đối chiếu với Mục I Sổ A0 để ghi thông tin về hộ số, quan hệ với chủ hộ và các thông tin khác như đã hướng dẫn. Cột Nơi đi: ghi cấp TỈNH, nếu có thông tin.

- Trường hợp cả hộ chuyển đến, CTV lập Phiếu hộ dân cư mới và gửi kèm theo Phiếu thu tin của tháng.

- Trường hợp nhận con nuôi thì ghi như là trường hợp chuyển đến.

CTV ghi lần lượt họ, chữ đệm và tên của từng người chuyển đi khỏi hộ trong tháng theo khoản 3 của Mục III về ngày đi và đối chiếu Mục I trong Sổ A0 để ghi thông tin về hộ số, quan hệ với chủ hộ, giới tính, ngày sinh, nơi đến là TỈNH nào (nếu có thông tin) như đã hướng dẫn.

- Trường hợp cả hộ chuyển đi: CTV gửi Phiếu hộ dân cư cũ đã gạch chéo đơn và gửi kèm theo Phiếu thu tin của tháng lên cấp huyện.

- Trường hợp chủ hộ gia đình chuyển đi, CTV gửi kèm theo Phiếu hộ dân cư có thay đổi thông tin về quan hệ với chủ hộ như đã hướng dẫn lên cấp huyện.

CTV ghi lần lượt người vợ tuổi từ 15- 49 tuổi mới sử dụng BPTT tại địa bàn trong tháng theo Mục II trong Sổ A0 để ghi thông tin như đã hướng dẫn.

BPTT dài hạn là biện pháp có tác dụng hiệu quả tránh thai trên 12 tháng như triệt sản nam, triệt sản nữ, thuốc cấy tránh thai, đặt vòng tránh thai.

BPTT ngắn hạn là biện pháp có hiệu quả tránh thai dưới 12 tháng như bao cao su, viên uống tránh thai, thuốc tiêm tránh thai và các biện pháp ngắn hạn khác.

6. Danh sách cặp vợ chồng thôi sử dụng BPTT

CTV ghi lần lượt người vợ tuổi từ 15- 49 tuổi thôi sử dụng BPTT tại địa bàn trong tháng theo Mục II trong Sổ A0 để ghi thông tin như đã hướng dẫn.

Với cặp vợ chồng khi chuyển từ BPTT cũ (ví dụ sử dụng viên uống tránh thai) để sử dụng BPTT mới (Ví dụ đặt dụng cụ tử cung) thì CTV ghi đồng thời cả mục mục 6 và mục 5 trong phiếu thu tin. Trường hợp thay vòng hay thay que cấp tránh thai thì CTV ghi rõ vào mục 5 theo hướng dẫn.

Với những phụ nữ bước ra khỏi tuổi sinh đẻ (49 tuổi) và không thu tập thông tin tại mục II. Theo dõi sử dụng BPTT năm báo cáo, CTV rà soát như đã hướng dẫn và lập danh sách những phụ nữ này vào báo cáo tháng 1 hàng năm để chuyển lên cho cấp huyện.

7. Danh sách người có thông tin thay đổi

CTV ghi lần lượt từng người có thông tin thay đổi trong tháng theo

- Thay đổi Họ và tên; Ngày sinh; Dân tộc.

- Thay đổi Tình trạng hôn nhân.

- Thay đổi Tình trạng cư trú.

- Nhận Con nuôi.

- Thay đổi Quan hệ với chủ hộ.

- Sửa sai, xoá do ghi thừa, thêm do ghi thiếu thông tin.
Phần thứ tư

HƯỚNG DẪN LẬP BÁO CÁO

THỐNG KÊ CHUYÊN NGÀNH DÂN SỐ VÀ KẾ HOẠCH HÓA GIA ĐÌNH
I. HưỚng dẪn lẬp báo cáo cỦa Ban dân sỐ xã

1. Biểu 01-DSX Báo cáo dân số và kế hoạch hóa gia đình tháng

Báo cáo này do Trung tâm DS-KHHHGĐ cấp huyện xử lý từ kho dữ liệu điện tử cấp huyện và Phiếu thu tin của CTV hàng tháng để lập báo cáo hàng tháng và gửi trở lại cho cấp xã để sử dụng.

Ghi tên địa danh (CHỮ IN HOA) phía trên bên phải biểu, tháng năm báo cáo.

Ví dụ:

Báo cáo tháng 9 năm 2017 xã Nguyên Hoà, huyện Phù Cừ, tỉnh Hưng Yên.

Cột 1. Số liệu của toàn xã. Số liệu có được bằng cách cộng số liệu của các thôn trong xã (cộng các cột số liệu).

Từ cột 2 trở đi, ghi tên các thôn thuộc xã. Trường hợp một thôn có nhiều CTV dân số quản lý địa bàn thì số liệu của thôn sẽ cộng từ số liệu của các địa bàn và cột của thôn được chia thành nhiều cột gồm cột cộng và các cột tên địa bàn.

Số liệu có được bằng cách chiết suất từ kho dữ liệu tử cấp huyện và Phiếu thu tin, Phiếu hộ dân cư của Sổ A0 cần sửa đổi, bổ sung, lập mới do xã gửi lên.

- Số trẻ em nam sinh ra: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng trẻ em sinh ra và giới tính là “nam” tại mục 1 của Phiếu thu tin.

- Số trẻ em nữ sinh ra: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng trẻ em sinh ra và giới tính là “nữ” tại mục 1 của Phiếu thu tin.

- Số trẻ em sinh ra là con thứ 3 trở lên: Số liệu có được bằng cách cộng số trẻ em sinh ra và “là con thứ 3 trở lên của bà mẹ” tại mục 1 của Phiếu thu tin.

- Số trẻ em sinh ra của bà mẹ dưới 20 tuổi: Số liệu có được bằng cách cộng số trẻ em sinh ra là con của bà mẹ dưới 20 tuổi tại mục 1 của Phiếu thu tin.

(2) Số nữ đặt vòng TT mới trong tháng: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng đặt vòng tránh thai tại mục 5 của Phiếu thu tin.

- Trong đó: số nữ thay vòng tránh thai: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng thay vòng tránh thai tại mục 5 của Phiếu thu tin.

- Trong đó: thay que cấy tránh thai: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng thay que cấy tránh thai tại mục 5 của Phiếu thu tin.

Báo cáo này do kho dữ liệu điện tử cấp huyện xử lý từ hệ cơ sở dữ liệu và Phiếu thu tin của CTV hàng tháng để lập báo cáo hàng quý của xã và gửi cho cấp xã để sử dụng.

Ghi tên địa danh (CHỮ IN HOA) phía trên bên phải biểu, quý năm báo cáo.

Cột 1. Số liệu của toàn xã. Số liệu có được bằng cách cộng số liệu của các thôn trong xã (cộng các cột số liệu).

Từ cột 2 trở đi ghi tên các thôn thuộc xã. Trường hợp một thôn có nhiều CTV dân số quản lý địa bàn thì số liệu của thôn sẽ cộng từ số liệu của các địa bàn và cột của thôn được chia thành nhiều cột gồm cột cộng và các cột tên địa bàn.

(1) Số hộ dân cư tính đến cuối quý: Số liệu có được bằng cách cộng số hộ gia đình và hộ tập thể đến cuối quý theo Phiếu hộ dân cư trong Sổ A0 tại xã.

- Trong đó: Số hộ gia đình: Số liệu có được bằng cách cộng số hộ gia đình theo Phiếu hộ dân cư trong Sổ A0 tại xã.

(2) Tổng số nhân khẩu thực tế thường trú tính đến cuối quý: Số liệu có được bằng cách cộng số nhân khẩu thực tế thường trú tính đến cuối quý theo Phiếu hộ dân cư trong Sổ A0 tại xã.

(3) Tổng số nữ 15-49 tuổi tính đến cuối quý: Số liệu có được bằng cách cộng số nhân khẩu thực tế thường trú tính là nữ từ 15 tuổi đến 49 tuổi (theo năm dương lịch) tính đến cuối quý theo Phiếu hộ dân cư trong Sổ A0 tại xã.

(4) Tổng số nữ 15-49 tuổi có chồng tính đến cuối quý: Số liệu có được bằng cách cộng số nhân khẩu thực tế thường trú tính là nữ từ 15 tuổi đến 49 tuổi (theo năm dương lịch) và có tình trạng hôn nhân là “có chồng” tính đến cuối quý theo Phiếu hộ dân cư trong Sổ A0 tại xã.

(5) Số người chết trong quý: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng người chết trong quý tại Mục 2 của Phiếu thu tin.

(6) Số người kết hôn trong quý: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng người kết hôn (thay đổi tình trạng hôn nhân) trong quý tại Mục 7 của Phiếu thu tin.

(7) Số người ly hôn trong quý: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng người ly hôn (thay đổi tình trạng hôn nhân) trong quý tại Mục 7 của Phiếu thu tin.

(8) Số người chuyển đi khỏi xã trong quý: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng người chuyển đi khỏi xã, bao gồm cả những người chuyển đi cả hộ, trong quý tại Mục 4 của Phiếu thu tin.

(9) Số người chuyển đến từ xã khác trong quý: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng người chuyển đến từ xã khác, bao gồm cả những người chuyển đến cả hộ, trong quý tại Mục 3 của Phiếu thu tin.

(10) Số cặp vợ chồng trong độ tuổi sinh đẻ hiện đang sử dụng BPTT tính đến cuối quý: Số liệu có được bằng cách cộng số phụ nữ từ 15 đến 49 tuổi có chồng hiện đang sử dụng BPTT tính đến cuối quý và chia theo từng biện pháp tránh thai hiện đang sử dụng (mã BPTT) tại Mục II trong Sổ A0 tại xã.

(11) Số cặp vợ chồng trong độ tuổi sinh đẻ chưa sử dụng BPTT tính đến cuối quý: Số liệu có được bằng cách cộng số phụ nữ từ 15 đến 49 tuổi có chồng hiện không sử dụng BPTT (mã 0) tính đến cuối quý theo Mục II trong Sổ A0 tại xã.

- Cặp có hai con một bề: Số liệu có được bằng cách cộng số phụ nữ từ 15 đến 49 tuổi có chồng hiện không sử dụng BPTT (mã 0) và hiện có hai con còn sống theo giới tính tính đến cuối quý tại Mục II và Mục I trong Sổ A0 tại xã.

- Cặp có ba con trở lên: Số liệu có được bằng cách cộng số phụ nữ từ 15 đến 49 tuổi có chồng hiện không sử dụng BPTT (mã 0) và hiện có ba con còn sống tính đến cuối quý tại mục II và mục I trong Sổ A0.

(12) Số cộng tác viên dân số tính đến cuối quý: Số liệu có được bằng cách cộng số lượng CTV dân số lập Phiếu thu tin của từng xã cho Kho dữ liệu điện tử cấp huyện cập nhật theo Phiếu thu tin.

- Cộng tác viên nữ: Số lượng và giới tính theo bảng kê CTV.

- Cộng tác viên mới tham gia trong quý: Số lượng theo bảng kê CTV.
3. Biểu 03-DSX: Báo cáo dân số và kế hoạch hóa gia đình năm

Báo cáo này do kho dữ liệu điện tử cấp huyện xử lý để lập báo cáo hàng năm của xã và gửi cho cấp xã sử dụng.

Ghi tên địa danh (CHỮ IN HOA) phía trên bên phải biểu và năm báo cáo.

Cột 1. Số liệu của toàn xã. Số liệu có được bằng cách cộng số liệu của các thôn trong xã (cộng các cột số liệu).

Từ cột 2 trở đi ghi tên các thôn thuộc xã. Trường hợp một thôn có nhiều CTV dân số quản lý địa bàn thì số liệu của thôn sẽ cộng từ số liệu của các địa bàn và cột của thôn được chia thành nhiều cột, gồm cột cộng và các cột tên địa bàn.

Dòng (1) và (2): Từ số liệu biểu 02-DSX quý IV của năm báo cáo.

(3) Tổng số phụ nữ tính đến cuối năm: Số liệu có được bằng cách cộng số nhân khẩu thực tế thường trú là nữ tính đến cuối năm theo Phiếu hộ dân cư Sổ A0. Số liệu phân tổ nhóm phụ nữ tuổi 15-49 tuổi và phụ nữ 15-49 tuổi có chồng từ số liệu biểu 02-DSX quý IV của năm báo cáo.

Dòng (4): Cộng từ số liệu của biểu 01-DSX của 12 tháng.

Dòng (5) đến (9): Cộng từ số liệu biểu 02-DSX của 4 quý của năm.

Dòng (10) đến (15): Cộng từ số liệu của biểu 01-DSX của 12 tháng.

Dòng (16) đến (17): Từ số liệu biểu 02-DSX quý IV của năm báo cáo.

Dòng (18): Từ số liệu biểu 02-DSX quý IV và cộng số liệu 4 quý của năm.

Dòng (19): Tổng số kinh phí sự nghiệp được cấp và sử dụng trong năm cho chương trình DS-KHHGĐ từ báo cáo của cấp xã.

II. HưỚng dẪn nghiỆp vỤ lẬp báo cáo cỦA cẤP huyỆn

1. Biểu 01-DSH Báo cáo dân số và kế hoạch hóa gia đình tháng

Báo cáo này được lập từ kho dữ liệu điện tử cấp huyện.

Ghi tên địa danh (CHỮ IN HOA) phía trên bên phải biểu và tháng năm báo cáo.

Lưu ý: Báo cáo tháng 9 năm 2017 lập báo cáo là ngày 11 tháng 10 năm 2017.

Cột 1. Số liệu của toàn huyện. Số liệu có được bằng cách cộng số liệu của các xã trong huyện (cộng các cột số liệu).

Tên từ cột 2 đến cột cuối cùng được ghi tên các xã thuộc huyện.

Từ các dòng (1) đến dòng (7) được tổng hợp số liệu từ Biểu 01-DSX.

Báo cáo này được lập từ kho dữ liệu điện tử cấp huyện.

Ghi tên địa danh (CHỮ IN HOA) phía trên bên phải biểu và quý năm báo cáo.

Cột 1. Số liệu của toàn huyện. Số liệu có được bằng cách cộng số liệu của các xã trong huyện (cộng các cột số liệu).

Tên từ cột 2 đến cột cuối cùng được ghi tên các xã thuộc huyện.

Từ các dòng (1) đến dòng (12) được tổng hợp số liệu từ Biểu 02-DSX.

Báo cáo này được lập từ kho dữ liệu điện tử cấp huyện.

Ghi tên địa danh (CHỮ IN HOA) ở phía trên bên phải biểu và năm báo cáo.

Cột 1. Số liệu của toàn huyện. Số liệu có được bằng cách cộng số liệu của các xã trong huyện (cộng các cột số liệu).

Tên từ cột 2 đến cột cuối cùng được ghi tên các xã thuộc huyện.

Từ các dòng (1) đến dòng (19) được tổng hợp số liệu từ Biểu 03-DSX.

Các dòng (20) và (21) được tổng hợp số liệu từ Biểu 03-DSX và cấp huyện.

iII. HưỚng dẪn nghiỆp vỤ lẬp báo cáo cỦA cẤP TỈNH/TW

1. Biểu 01-DST/TW Báo cáo dân số và kế hoạch hóa gia đình tháng

Báo cáo này được lập từ kho dữ liệu điện tử.

Ghi tên địa danh (CHỮ IN HOA) phía trên bên phải biểu và tháng năm báo cáo.

Cột 1. Số liệu của toàn tỉnh/toàn quốc. Số liệu có được bằng cách cộng số liệu của các huyện (cộng các cột số liệu).

Tên từ cột 2 đến cột cuối cùng được ghi tên các đơn vị hành chính trực thuộc.

Từ các dòng (1) đến dòng (7) được tổng hợp số liệu từ Biểu 01-DSH.

Báo cáo này được lập từ kho dữ liệu điện tử.

Ghi tên địa danh (CHỮ IN HOA) phía trên bên phải biểu và quý năm báo cáo.

Cột 1. Số liệu của toàn tỉnh/toàn quốc. Số liệu có được bằng cách cộng số liệu của các huyện (cộng các cột số liệu).

Tên từ cột 2 đến cột cuối cùng được ghi tên các đơn vị hành chính trực thuộc.

Từ các dòng (1) đến dòng (12) được tổng hợp số liệu từ Biểu 02-DSH.

Báo cáo này được lập từ kho dữ liệu điện tử.

Ghi tên địa danh (CHỮ IN HOA) phía trên bên phải biểu và năm báo cáo.

Cột 1. Số liệu của toàn tỉnh/toàn quốc. Số liệu có được bằng cách cộng số liệu của các huyện (cộng các cột số liệu).

Tên từ cột 2 đến cột cuối cùng được ghi tên các đơn vị hành chính trực thuộc.

Từ các dòng (1) đến dòng (20) được tổng hợp số liệu từ Biểu 03-DSH.

Các dòng (21) và (22) được tổng hợp số liệu từ Biểu 03-DSH và cấp tỉnh.

Phần thứ năm

TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Thông tin thống kê chuyên ngành DS-KHHGĐ được tổ chức thu thập, xử lý như sau:

1. Cộng tác viên dân số cấp thôn chịu trách nhiệm

- Lưu trữ, bảo quản Sổ A0; theo dõi, cập nhật thường xuyên các thông tin DS-KHHGĐ phát sinh của từng người trong hộ dân cư vào Phiếu hộ dân cư của Sổ A0.

- Chiết suất các thông tin từ Phiếu hộ dân cư của Sổ A0 để ghi thông tin vào Phiếu thu tin theo quy định; và định kỳ hàng tháng gửi Phiếu thu tin lên Ban Dân số xã (viên chức dân số xã).

- Hoàn thiện Phiếu thu tin và Phiếu hộ dân cư của Sổ A0 sau khi có ý kiến thầm định của Viên chức dân số xã.

- Giám sát các hoạt động của CTV; định kỳ hàng tháng tập hợp và gửi Phiếu thu tin lên Trung tâm DS-KHHGĐ cấp huyện.

- Kiểm tra, thẩm định tính đầy đủ của thông tin trên Phiếu thu tin và Phiếu hộ dân cư, tính chính xác của thông tin qua kiểm tra số liệu.

- Tiếp nhận, kiểm tra, sửa và phản hồi thông tin nghi ngờ sai, thông tin sai trong Phiếu thu tin, Phiếu hộ dân cư do Trung tâm DS-KHHGĐ cấp huyện chuyển về.

- Kiểm tra tính đầy đủ về số lượng Phiếu thu tin; tính chính xác của thông tin qua quy trình kiểm tra Phiếu thu tin, nhập tin vào kho dữ liệu điện tử cấp huyện.

- Kiểm tra và phản hồi thông tin nghi ngờ sai, thông tin sai giữa các cấp. Thực hiện thẩm định Phiếu hộ dân cư theo hướng dẫn.

- In Báo cáo thống kê hàng tháng cho các xã thuộc huyện và gửi về cho xã. In Báo cáo thống kê của cấp huyện để gửi cho các cơ quan theo quy định. Gửi dữ liệu điện tử lên cấp tỉnh và trung ương.

- Chủ động chiết suất thông tin, dữ liệu trong Kho dữ liệu điện tử thành các báo cáo để cung cấp thông tin số liệu theo nhu cầu sử dụng của ngành Y tế, các ngành, các cấp khác và các đơn vị theo quy định của pháp luật.

- Tổ chức thu thập thông tin khác ngoài Sổ A0 theo yêu cầu.

- Kiểm tra tính đầy đủ về số lượng Phiếu thu tin; tính chính xác của thông tin qua các khâu thu thập, nhập tin, giám sát và thẩm định số liệu trong kho dữ liệu điện tử trên phạm vi tỉnh.

- Thẩm định để phát hiện, hướng dẫn, hỗ trợ các cơ quan DS-KHHGĐ các cấp xử lý lỗi và bổ sung thông tin số liệu còn thiếu sau thẩm định theo hướng dẫn.

- Tổng hợp thông tin số liệu, in Báo cáo của cấp tỉnh để gửi cho các cơ quan theo quy định. Gửi dữ liệu điện tử lên cấp trung ương.

- Chủ động chiết suất thông tin, dữ liệu trong Kho dữ liệu điện tử thành các báo cáo để cung cấp thông tin số liệu theo nhu cầu sử dụng của ngành Y tế, các ngành, các cấp khác và các đơn vị theo quy định của pháp luật.

- Tổ chức thu thập thông tin khác ngoài Sổ A0 theo yêu cầu.

5.1. Trung tâm Nghiên cứu, Thông tin và Dữ liệu có trách nhiệm chỉ đạo, thực hiện công tác thống kê chuyên ngành DS-KHHGĐ; thu thập cập nhật thông tin thống kê; tổng hợp thông tin số liệu, in Báo cáo của cấp trung ương để gửi cho các cơ quan theo quy định; hướng dẫn và kiểm tra việc quản trị Kho dữ liệu điện tử các cấp. Chiết suất thông tin, dữ liệu trong Kho dữ liệu điện tử thành các báo cáo phục vụ quản lý, điều hành Chương trình.

Chủ động chiết suất thông tin, dữ liệu trong Kho dữ liệu điện tử thành các báo cáo để cung cấp thông tin số liệu theo nhu cầu sử dụng của ngành Y tế, các ngành, các cấp khác và các đơn vị theo quy định của pháp luật.

5.2. Vụ Kế hoạch - Tài chính có tránh nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, giám sát tình hình thu thập, cập nhật thông tin số liệu; thẩm định số liệu thống kê chuyên ngành về DS-KHHGĐ.

Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức phản ánh kịp thời về Tổng cục DS-KHHGĐ (Vụ Kế hoạch - Tài chính hoặc Trung tâm Nghiên cứu, Thông tin và Dữ liệu) để hướng dẫn, giải quyết./.