TỔng cục dân số KẾ hoạch hóa gia đÌNH

- Đối với khu vực có địa chỉ kiểu thành thị thì ghi số nhà.

- Đối với khu vực có địa chỉ kiểu nông thôn thì ghi tên chủ hộ.

- Hoặc kết hợp cả hai trường hợp nêu trên. Ghi tên chủ hộ và ghi số nhà.

Ghi họ, chữ đệm và tên khai sinh đầy đủ, viết bằng CHỮ IN HOA.

Chủ hộ luôn được ghi ở dòng 1. Nếu hộ phải ghi từ 2 trang trở lên thì chủ hộ được ghi tại dòng 1 của trang thứ nhất. Chủ hộ có thể trùng hoặc không trùng với chủ hộ có trong Sổ hộ khẩu do ngành công an cấp.

Trường hợp hộ mà cả bố và mẹ không thường xuyên cư trú tại hộ hoặc cùng thuộc nhóm theo dõi riêng do quân đội, công an, ngoại giao quản lý, hộ chỉ có (các) cháu nhỏ do CTV theo dõi, thì (các) cháu nhỏ này được xác định là 1 hộ. Chủ hộ sẽ là cháu lớn tuổi nhất.

(2) Vợ/chồng chủ hộ: Là những người đã được luật pháp hoặc phong tục, tập quán của địa phương thừa nhận là đang có vợ (hoặc có chồng) hoặc đang chung sống với người khác giới như vợ chồng.

Trường hợp một người có từ 2 vợ (chồng) trở lên cùng sống chung trong một hộ, thì những người này đều được xác định là vợ (chồng) của chủ hộ. CTV ghi tại trang thứ nhất chủ hộ là chồng (vợ), tên người vợ (chồng) thứ nhất và tên những đứa con chưa lập gia đình của họ, trang thứ hai ghi tên người vợ (chồng) thứ hai và các con của họ.

CTV cần đối chiếu với cột tình trạng hôn nhân khi ghi thông tin này.

(3) Con đẻ: Là con do chủ hộ, hoặc vợ/chồng chủ hộ sinh ra theo quy định.

(4) Con nuôi/con dâu/con rể: Là người được pháp luật thừa nhận hoặc phong tục tập quán của địa phương thừa nhận là con nuôi /con dâu/ con rể, hiện đang chung sống (ở chung và ăn chung) với chủ hộ.

(5) Cháu nội/ngoại: Là con của con trai/con gái của chủ hộ sinh ra.

(6) Bố/mẹ của vợ/chồng chủ hộ: Là người sinh ra chủ hộ, hoặc bố/mẹ chồng hoặc bố/mẹ vợ của chủ hộ hoặc bố/mẹ nuôi của vợ/chồng chủ hộ.

(7) Quan hệ khác (ghi rõ): Bao gồm những người có quan hệ gia đình không thuộc các nhóm quan hệ trên hoặc không có quan hệ gia đình đang sống chung với chủ hộ như ông/bà, anh/chị em ruột, cô/dì/chú/bác, bạn, người làm thuê, ở trọ, giúp việc gia đình, v.v…

Cột 4- Giới tính: Ghi nam hoặc nữ vào cột tương ứng.

Cột 5- Ngày tháng năm sinh: Ghi đầy đủ ngày tháng năm sinh theo dương lịch, theo kiểu DD/MM/YYYY; trong đó DD là hai số chỉ ngày, MM là hai số chỉ tháng, YYYY là bốn số chỉ năm. Nhất thiết phải ghi đủ các chữ số cho mỗi khoản.

Ngày sinh của mỗi người có thể biết chính xác hoặc không. Nếu biết được chính xác thì ghi đầy đủ. Trường hợp người dưới 50 tuổi, CTV nhất thiết phải ghi đầy đủ thông tin ngày tháng năm sinh. Trường hợp người trên 50 tuổi, ngày hay tháng không nhớ thì dùng số 0 thay thế; hoặc chỉ nhớ năm sinh âm lịch, CTV căn cứ vào Bảng đối chiếu năm âm lịch và năm dương lịch để ghi năm sinh dương lịch.

- Lê Thị O sinh ngày mồng chín tháng tư năm 1998 thì ghi 09/04/1998.

- Ông Nguyễn Văn A không rõ ngày sinh và chỉ nhớ sinh vào tháng 4 năm 1935, thì ghi 00/04/1935.

- Bà Lê Thị T trên 50 tuổi chỉ nhớ sinh năm Ất Dậu, CTV xem Bảng đối chiếu năm âm lịch và dương lịch để ghi 00/00/1945.

+ Công nhân kỹ thuật không có bằng hay chứng chỉ (mã số A0) là những người chưa được đào tạo trong bất kỳ một trường, lớp dạy nghề, và những người tuy được đào tạo trong một trường, lớp dạy nghề nhưng vì một lý do nào mà không được cấp bằng (chứng chỉ), song nhờ kinh nghiệm thực tế mà họ đạt được trình độ kỹ thuật được các hội nghề nghiệp địa phương công nhận.

+ Công nhân kỹ thuật có bằng hay chứng chỉ (mã số A1) là những người đã có bằng (chứng chỉ) tốt nghiệp các trường lớp dạy nghề, không phân biệt bậc thợ cao hay thấp.

- Sơ cấp (mã số B) là những người đã có bằng (chứng chỉ) tốt nghiệp các trường/trung tâm đào tạo sơ cấp về nghề nghiệp, chuyên môn, nghiệp vụ chuyên ngành.

- Trung cấp (mã số C) là những người đã có bằng (chứng chỉ) tốt nghiệp trung cấp chuyên nghiệp các trường đào tạo trình độ trung cấp.

- Cao đẳng (mã số D) là những người đã có bằng (chứng chỉ) tốt nghiệp cao đẳng các trường đào tạo trình độ cao đẳng.

- Đại học (mã số E) là những người đã có bằng tốt nghiệp đào tạo bậc đại học.

- Thạc sỹ, Tiến sỹ (mã số F) là những người đã có bằng thạc sỹ, tiến sỹ.

- Ví dụ cách ghi trình độ học vấn:

+ Người có trình độ giáo dục phổ thông là tiểu học và không có trình độ chuyên môn, thì ghi TH/0.

+ Người có trình độ giáo dục phổ thông là tốt nghiệp trung học phổ thông (lớp 9 hệ phổ thông 12 năm) và có trình độ trung cấp chuyên nghiệp, thì ghi CS/C.

+ Người có trình độ giáo dục phổ thông lớp 4 hệ phổ thông 12 năm và là công nhân kỹ thuật bậc 3 (không có bằng), ghi TH/A0.

- Thực tế thường trú có mặt : Bỏ trống (không ghi)

- Thực tế thường trú vắng mặt: Ghi “vắng” theo hướng dẫn ở trên.

- Tạm trú: Ghi “tạm trú” với những người hiện đang sống tại địa bàn trên

Mục II dùng để ghi chép tình trạng sử dụng BPTT, sinh con, mang thai, phá thai/sảy thai của người phụ nữ trong độ tuổi sinh đẻ (từ 15 đến 49 tuổi) có chồng.

Hàng tháng, CTV đến từng hộ gia đình hoặc thông qua người có trách nhiệm trong địa bàn, trong xã để nắm tình hình và ghi chép vào Mục II theo mã BPTT như: Không sử dụng BPTT thì ghi "0"; đặt vòng thì ghi "1" v.v... Trường hợp cặp vợ chồng sử dụng nhiều BPTT thì chỉ ghi biện pháp nào có hiệu quả hơn.

- Chị Nguyễn Thị A tháng 10 năm 2017 sử dụng vòng tránh thai (mã 1), đến tháng 11 năm 2017 vẫn dùng vòng tránh thai thì ghi 1 vào ô tháng 11. Đến tháng 12 năm 2017 chị A tháo vòng để sử dụng thuốc uống tránh thai (mã 5) thì ghi 5 vào ô tháng 12 cột năm 2017.

- Chị Nguyễn Thị B tháng 6 năm 2017 sử dụng bao cao su (mã 4) thì ghi 4 vào ô tháng 6 cột năm 2017. Đến tháng 7 năm 2017 không dùng bao cao su nữa mà chuyển sang sử dụng biện pháp khác (mã 8) thì ghi 8 vào ô tháng 7 cột năm 2017.

- Chị Vũ Thị C đang dùng vòng tránh thai (mã 1) đến tháng 9 năm 2017 thay vòng tránh thai thì ghi 1/1 vào ô tháng 9 cột năm 2017.

- Chị Trần Thị D tháng 9 năm 2017 sử dụng thuốc cấy tránh thai (mã 7), tháng 10 năm 2017 thay que cấy tránh thai thì ghi 7/7 vào ô tháng 10 cột năm 2017.

- Chị Dương Thị Đ tháng 7 năm 2017 sử dụng vòng tránh thai, tháng 8 năm 2017 tháo vòng, không sử dụng bất kỳ một BPTT khác (mã 0), thì ghi 0 vào ô tháng 8 cột năm 2017.

- Chị Lý Thị E sử dụng bao cao su (mã 4) và biện pháp khác (xuất tinh ngoài/ tính vòng kinh..) (mã 8) thì ghi 4, sử dụng bao cao su, vào ô tương ứng.

- Chị Lê Thị G tháng 7 năm 2017 sử dụng vòng tránh thai (mã 1), nhưng đến tháng 9 năm 2017 thấy mang thai (Mã T) thì ghi T vào ô tháng 9 cột năm 2017. Nếu biết rõ bắt đầu mang thai từ tháng 2 năm 2017 thì khoanh tròn vào số (1) ở ô tháng 2, đến tháng 9 cột năm 2017. Nếu chưa biết rõ thời gian mang thai thì các tháng trước đó (từ tháng 2 đến tháng 9) vẫn ghi số 1, không cần sửa lại.

- Chị Ninh Thị H, tháng 1 năm 2017 sử dụng vòng tránh thai (mã 1), nhưng đến tháng 7 năm 2017 sinh con (mã S) thì ghi S vào ô tháng 7 và khoanh tròn vào số (1) ở các ô tháng từ 1 đến 6 của cột năm 2017 và các tháng 11, 12 của cột năm 2016.

- Chị Vũ Thị K có đi phá thai (mã N) (hút điều hòa kinh nguyệt hoặc nạo thai hoặc phá thai) vào tháng 9 năm 2017 thì ghi N vào ô tháng 9 cột năm 2017.

- Chị Thiều Ngọc L đang mang thai (Mã T) từ tháng 1 năm 2017 nhưng tháng 4 năm 2017 (mang thai trên 3 tháng) bị sảy thai (mã N) thì ghi N vào ô tháng 4 của cột năm 2017.

- Chị Văn Thị M, sinh năm 1963, đến tháng 1 năm 2017 là quá 49 tuổi, thì gạch chéo đôi (X) vào ô tháng 12 của cột năm 2016 và gạch chéo đơn từ trái qua phải bảng tại Mục II. Theo dõi BPTT.

Trẻ em mới sinh (hoặc trẻ đẻ ra sống): là trẻ sơ sinh được 22 tuần tuổi thai trở lên, thoát khỏi bụng mẹ có dấu hiệu của sự sống (khóc, thở, tim đập, có phản xạ bú, mút, cuống nhau thoi thóp, cơ bắp cử động nhẹ,..) không phân biệt đứa trẻ đó đến thời điểm thu thập thông tin còn sống hay đã chết. Không tính những đứa trẻ khi sinh ra đã chết, tức là chết từ trong bụng mẹ.

Về phạm vi thu thập, chỉ tính những đứa trẻ mới sinh ra sống trong năm dương lịch của các hộ dân cư và người mẹ của chúng đang thực tế thường trú trong địa bàn xã, không phụ thuộc người mẹ của đứa trẻ đã hay chưa được ngành Công an đăng ký hộ khẩu thường trú tại xã nói trên.

(1) Họ và tên: Ghi họ và tên của trẻ mới sinh theo giấy khai sinh

- Trường hợp trẻ mới sinh có Giấy chứng sinh và đã ghi họ, tên đệm và tên tại mục “Tên dự kiến của cháu” thì CTV ghi họ và tên này.

- Trường hợp trẻ mới sinh chưa được khai sinh, hoặc chưa có giấy chứng sinh hoặc chưa đặt tên chính thức thì ghi là “Trai” nếu là nam hoặc “Gái” nếu là nữ. Khi đứa trẻ được đặt tên chính thức theo giấy khai sinh thì sửa lại tên như hướng dẫn tại mục thay đổi thông tin cơ bản.

(2) Ngày sinh: Ghi ngày tháng năm sinh theo kiểu DD/MM/YYYY

(3) Đẻ tại (Nơi đẻ): Ghi địa danh hành chính nơi trẻ được sinh ra, đánh dấu [X] vào ô tương ứng.

- Ghi TYT: Trường hợp bà mẹ đẻ tại trạm y tế của xã.

- Ghi Nhà : Trường hợp bà mẹ đẻ tại nhà.

- Ghi Nơi khác: Trường hợp bà mẹ đẻ tại trạm y tế của xã khác hoặc nhà hộ sinh hoặc bệnh viện/cơ sở y tế khác hoặc nơi khác.

Lưu ý: CTV có thể thu thập các thông tin trên tại Giấy chứng sinh của trẻ.

(4) Là con thứ…. của bà mẹ: Ghi theo lần sinh của bà mẹ kể cả đẻ lần này, đẻ non, đẻ con chết. Trường hợp bà mẹ không nhớ, CTV ghi theo số con đẻ sống của bà mẹ.

Lưu ý: CTV có thể thu thập các thông tin trên tại Giấy chứng sinh của trẻ.

4.5.2. Khoản 2. Người chết

Chết là sự kết thúc hoàn toàn và vĩnh viễn mọi biểu hiện của sự sống sau khi đã sinh ra sống. Vì vậy, số người chết không tính những trường hợp “chết lâm sàng” - tức là những trường hợp vẫn có thể “cứu vãn sự sống” bằng các kỹ thuật y học (hiện đại, cổ truyền). Cần phải thu thập đầy đủ những đứa trẻ chết ngay sau khi “sinh ra sống” (tức là trước khi chết đã có ít nhất một biểu hiện sống), nhưng không được tính những đứa trẻ khi sinh ra đã chết, tức là chết từ trong bụng mẹ.

Về phạm vi, chỉ thu thập thông tin của những người chết trong năm lịch của các hộ dân cư và trước khi chết, người này là nhân khẩu thực tế thường trú trong địa bàn các xã, không phụ thuộc người đó đã hay chưa được ngành Công an đăng ký hộ khẩu thường trú tại xã nói trên.

(1) Họ và tên: Ghi tên người chết.

(2) Ngày chết: Ghi ngày tháng năm theo kiểu DD/MM/YYYY.

Lưu ý (1): Khi có trường hợp chết, CTV phải thực hiện đồng thời 2 mục:

- Tại Mục I: Lấy thước kẻ gạch đè lên dòng ghi thông tin của người chết từ cột 1 đến hết.

- Tại Mục III, khoản 2: Ghi thông tin như đã hướng dẫn.

Lưu ý (2): Trường hợp chủ hộ chết, CTV ghi thay đổi thông tin về chủ hộ, quan hệ với chủ hộ của các thành viên vào trang Phiếu hộ dân cư của Sổ A0 và gửi kèm theo với Phiếu thu tin của tháng đó.

Lưu ý (3): Trường hợp một đứa trẻ sau khi sinh ra bị chết ngay, CTV cần phải ghi là một trường hợp trẻ mới sinh và đồng thời cũng ghi là một trường hợp chết để tránh bỏ sót số liệu sinh và chết, nếu trẻ mới sinh chưa đặt tên thì ghi “Trai” hoặc “Gái” ở "Họ và tên".

4.5.3. Khoản 3. Chuyển đến từ xã khác

Số người nhập cư: Ở đây chỉ quan tâm đến những người thay đổi nơi thực tế thường trú, tức là số người thực tế thường trú của đơn vị hành chính cấp xã khác (nơi xuất cư) để nhập cư đến đơn vị hành chính cấp xã (nơi nhập cư) trong kỳ báo cáo để ở. Khái niệm này không bao gồm những người chuyển đến tạm thời (như đến thăm người thân, đến để du lịch hoặc chữa bệnh,…) hoặc loại “di chuyển con lắc” (như từ nơi làm việc trở về nhà riêng).

Người nhập cư chỉ tính những người của các hộ dân cư, trong kỳ đã từ một đơn vị hành chính cấp xã khác nhập cư vào xã đang ở và thực tế đang là nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ, không phụ thuộc người đó đã hay chưa được ngành Công an cho “nhập” hộ khẩu thường trú tại xã nói trên.

(1) Họ và tên: Ghi họ và tên người chuyển đến.

(2) Ngày đến: Ghi ngày tháng năm theo kiểu DD/MM/YYYY

Lưu ý (1): Khi có một hoặc một số người chuyển đến hộ CTV phải ghi đồng thời vào 2 mục sau:

- Tại Mục I. Phỏng vấn và ghi đủ thông tin cơ bản của người chuyển đến như đã hướng dẫn.

- Tại Mục III, khoản 3: Ghi thông tin như đã hướng dẫn.

Lưu ý (2): Trường hợp chuyển đến cả hộ hoặc các thành viên chuyển đến hộ có đủ điều kiện ghi riêng một trang Phiếu hộ dân cư của Sổ A0 (trường hợp người phụ nữ 15-49 tuổi có chồng và con (nếu có) chuyển đến hộ), CTV phải thực hiện đồng thời các việc sau:

- Lập phiếu hộ dân cư mới (hộ số mới hoặc trang Phiếu hộ dân cư mới cho hộ chuyển đến), phỏng vấn và ghi đầy đủ thông tin theo dõi DS-KHHGĐ của người chuyển đến như đã hướng dẫn.

- Tại Mục III khoản 5: Ghi ngày tháng năm chuyển đến từ xã khác (cột ghi thay đổi), hộ số mới… (cột tên) nếu chuyển đến cả hộ hoặc hộ số XXX.X (cột tên) nếu các thành viên chuyển đến hộ có đủ điều kiện ghi một trang Phiếu hộ dân cư.

Lưu ý (3): Chuyển đến trong nội bộ xã

- Đối với trường hợp có một số người chuyển đến hộ, CTV dân số ghi đầy đủ thông tin vào các mục trừ khoản 4, 5 Mục III không ghi.

- Đối với trường hợp chuyển đến cả hộ hoặc các thành viên chuyển đến hộ có đủ điều kiện ghi riêng một trang Phiếu hộ dân cư của Sổ A0, CTV tiếp nhận từ viên chức dân số cấp xã, CTV quản lý địa bàn chuyển đi, và bổ sung vào Sổ A0.

Số người chuyển đi khỏi xã bao gồm những người từ đơn vị cấp xã (nơi xuất cư) để nhập cư đến một đơn vị hành chính mới ngoài phạm vi đơn vị cấp xã đó (nơi nhập cư) trong kỳ báo cáo để ở. Khái niệm này cũng không bao gồm những người chuyển đi tạm thời (như đi thăm người thân, đi du lịch, đi chữa bệnh,…) hoặc loại “di chuyển con lắc” (như từ nhà riêng đến nơi làm việc).

Đối với người xuất cư, chỉ tính những người đã thực tế thường trú tại hộ dân cư, nhưng trong kỳ vừa qua đã chuyển đi hẳn khỏi phạm vi đơn vị hành chính cấp xã (nơi xuất cư) để đến một đơn vị hành chính khác để ở, không phụ thuộc người đó đã hay chưa được ngành Công an “cắt” hộ khẩu thường trú tại xã nói trên

(1) Họ và tên: Ghi tên người chuyển đi.

(2) Ngày đi: Ghi ngày tháng năm theo kiểu DD/MM/YYYY

Lưu ý (1): Khi có (nhiều) người trong hộ chuyển đi CTV phải thực hiện đồng thời các việc sau:

- Tại Mục I. Lấy thước kẻ gạch đè lên dòng ghi thông tin của người chuyển đi từ cột 1 đến hết.

- Tại Mục III, khoản 3: Ghi đầy đủ thông tin như đã hướng dẫn.

Lưu ý (2): Trường hợp chuyển đi khỏi xã cả hộ hoặc các thành viên của hộ đã ghi trong một trang riêng của Sổ A0, CTV thực hiện đồng thời các việc sau:

- Gạch chéo đơn từ trái sang phải lên toàn bộ trang Phiếu hộ dân cư và gửi kèm theo với Phiếu thu tin của tháng đó.

- Tại Mục III khoản 5: Ghi ngày tháng năm chuyển đi khỏi xã (cột ghi thay đổi), hộ số … (cột tên) nếu chuyển đi cả hộ hoặc hộ số XXX.X (cột tên) nếu tất cả thành viên của hộ đã ghi trong trang giấy XXX.X của Sổ A0.

Lưu ý (3): Chuyển đi trong nội bộ xã

- Đối với trường hợp có một số người trong hộ chuyển đi, CTV lấy thước kẻ gạch đè lên dòng ghi thông tin của người chuyển đi từ cột 1 đến hết tại Mục I và thông báo cho Viên chức dân số xã, CTV quản lý địa bàn người đó chuyển đến để tiếp tục theo dõi DS-KHHGĐ.

- Đối với trường hợp chuyển đi cả hộ hoặc tất cả thành viên của hộ đã ghi trong một trang Phiếu hộ dân cư của Sổ A0, CTV thông báo và gửi trang Phiếu hộ dân cư cho viên chức dân số xã, CTV quản lý địa bàn người chuyển đến.

Theo thông tin thực tế và hợp lý, CTV ghi ngày/tháng/năm xác định thông tin thay đổi (cột ngày tháng năm); ghi thông tin mới thay đổi (cột thay đổi) và tên người có thông tin thay đổi (cột tên). Mỗi thông tin thay đổi của một người ghi một dòng.

- Tại Mục III. khoản 5: Ghi ngày tháng năm bắt đầu nhận con nuôi (cột ngày tháng năm), ghi nhận con nuôi (cột ghi thay đổi) và tên người được nhận làm con nuôi (cột tên).

- Tại Mục I: Ghi đầy đủ thông tin của con nuôi như đã hướng dẫn.

(4) Thay đổi Quan hệ với chủ hộ

- Trường hợp chủ hộ chết hoặc chuyển đi, CTV ghi đè tại cột quan hệ với chủ hộ về chủ hộ mới và các quan hệ với chủ hộ của các thành viên khác trong hộ, đồng thời tại Mục III. Khoản 5: Ghi ngày tháng năm thay đổi (cột ngày tháng năm), ghi chủ hộ mới (cột ghi thay đổi) và tên chủ hộ mới (cột tên) và gửi kèm theo Phiếu hộ dân cư của Sổ A0 với Phiếu thu tin của tháng đó.

- Trường hợp tách hộ: nếu tiếp tục cư trú trên địa bàn thì CTV lập Phiếu hộ dân cư mới đối với người tách hộ và lấy thước kẻ gạch đè lên tên những người tách hộ tại Mục I. Nếu tách hộ mà chủ hộ chuyển đi nơi khác địa bàn thì CTV thực hiện như trường hợp chuyển đi đã hướng dẫn.

(5) Sửa sai, xóa do ghi thừa, thêm do ghi thiếu thông tin

Khi phát hiện thông tin cơ bản của thành viên trong hộ cần phải sửa để đúng với thông tin thực tế và hợp lý như sửa sai, xoá do ghi thừa, thêm do ghi thiếu thông tin thì ghi sửa thông tin như đã hướng dẫn (ghi đè thông tin tại các cột, dòng tương ứng).

Trường hợp có 10 thông tin đã sửa trở lên thì gửi kèm theo Phiếu hộ dân cư của Sổ A0 với Phiếu thu tin của tháng đó cho cán bộ dân số xã để gửi Phiếu hộ dân cư lên cho cấp huyện cập nhật thông tin và in trang mới.

Trường hợp ghi thừa cả hộ hoặc toàn bộ 1 trang Phiếu hộ dân cư thì CTV gạch 2 chéo lên toàn bộ trang Phiếu hộ dân cư và gửi kèm theo Phiếu hộ dân cư của Sổ A0 với Phiếu thu tin của tháng đó cho cán bộ dân số xã để gửi Phiếu hộ dân cư lên cho cấp huyện xóa khỏi hệ cơ sở dữ liệu.