MỤc lục chương Giới thiệu về quản lý dự án 3
tải về 469.46 Kb.
|
- Điều hướng trang này:
- Bài tập
- 5.2. Ước lượng chi phí dự án
4.5. Điều khiển lịch trìnha) Sử dụng thông tin cập nhật về lịch trình dự án Các thành phần của Hiệu suất theo lịch trình (SPI) và Biến động lịch trình (SV)
Các dự án CNTT thường không theo sát lịch trình dự án, cho dù kế hoạch được lập công phu chăng nữa. Một cuộc khảo sát các nhà lãnh đạo CNTT (CIO) gần đây cho thấy chỉ 10% các sáng kiến CNTT được hoàn thành đúng kế hoạch và kinh phí, mặc dù các dự án này đã theo sát lịch trình và thời gian suốt nửa chặng đầu. Dự án càng dài thì quyền ưu tiên sẽ thay đổi và nguồn nhân lực cũng bị dịch chuyển qua dự án khác. Nhờ các phương pháp tính Hiệu suất lịch trình (SPI) và Biến động lịch trình (SV), các Giám đốc CNTT sẽ nắm được lịch trình đang tiến triển theo xu hướng tích cực, tiêu cực, hay trung hòa (Baker and Field, 2001). SV (Biến động lịch trình) là độ chênh lệch đo được giữa khoản thời gian dự toán thực hiện hoạt động so với khoản thời gian thực để thực hiện hoạt động đó. Nói cách khác, đó là chênh lệch giữa Chi phí dự toán của việc được thực hiện (BCWP) và Chi phí dự toán của việc đã xếp lịch (BCWS). Công thức tính của Biến động lịch trình là SV = BCWP - BCWS. Nếu kết quả của Biến động lịch trình (SV) là số dương (+), nghĩa là nhiệm vụ đó đang vượt tiến độ. Còn nếu kết quả của Biến động lịch trình (SV) là số âm (-), nghĩa là thời gian thực hiện nhiệm vụ đó đang bị tụt lùi so với lịch trình. SPI (Hiệu suất tính theo lịch trình) là tỉ số giữa công việc hoàn thành với công việc dự toán. Công thức tính Hiệu suất lịch trình là: SPI = BCWP / BCWS. Nếu giá trị SPI lớn hơn 1, điều đó có nghĩa là công việc đang vượt tiến độ dự tính. b) Cập nhật lịch trình Để tiến hành cập nhật lịch trình dự án, hãy thực hiện các bước sau: 1. Sử dụng thông tin cập nhật về lịch trình dự án để xác định được khoản thời gian được chia. 2. Tính toán Chi phí dự toán của việc đã xếp lịch (BCWS) 3. Tính toán Chi phí dự toán của việc được thực hiện (BCWP) 4. Tính toán Biến động lịch trình (SV) để xác định xem dự án có theo kịp tiến độ (số dương +) hay bị tụt lùi (số âm -) so với lịch trình. 5. Tính toán Hiệu suất tính theo lịch trình (SPI) để xác định xem dự án đang theo đúng tiến độ (lớn hơn 1) hay tụt lùi (bé hơn 1) so với lịch trình.
Chương 5. Quản lý chi phí của dự án5.1. Tầm quan trọng của quản lý chi phí dự án (Project cost)Những dự án về CNTT thường có hồ sơ theo dõi kém hiệu quả cho việc đạt được mục đích về giá cả. - Chi phí trung bình vượt quá dự toán ban đầu theo nghiên cứu từ năm 1995 của CHAOS là 189%; đã được cải thiện 145% trong nghiên cứu năm 2001 - Ở Mỹ các dự án CNTT bị huỷ làm tốn trên 81 tỉ đô la năm 1995
Đánh giá các tài liệu yêu cầu với con mắt phê bình về những sai lầm và bỏ sót: - Các yêu cầu nghiệp vụ có rõ ràng và cụ thể không? - Các yêu cầu chức năng có hỗ trợ các yêu cầu nghiệp vụ không? - Quan trọng nhất là các yêu cầu kỹ thuật có được phác thảo rõ ràng và đầy đủ không? - Đảm bảo rằng bạn hiểu đầy đủ về mục đích của ước tính và đang dùng kỹ thuật ước lượng đúng hay không? - Ước tính sẽ được dùng để đánh giá tiềm lực dự án hay quản lý dự án hay không? Không sử dụng ước lượng trên xuống nếu dự án chưa từng được thực hiện trước đây. Đảm bảo rằng ước lượng chính quy của bạn có các thành phần chính sau: - Danh sách các giả định dùng trong xây dựng ước lượng. - Phạm vi biến động cho ước lượng đề ra. - Giai đoạn thời gian dự án có hiệu lực. Đảm bảo rằng thời hạn ước tính của tất cả các dự án theo nguồn lực được chuyên gia về nội dung chuyên ngành xét duyệt cẩn thận. Chuyên gia về nội dung chuyên ngành hiểu các yêu cầu nguồn lực và các kỹ thuật liên quan tới việc thực hiện hoạt động thực sự: - Bạn có biết những nhiệm vụ nào là theo năng lực không? - Bạn có biết kỹ năng nào cần để thực hiện công việc không? Đảm bảo rằng nỗ lực cần đến được trình bày bằng các thuật ngữ cụ thể: - Trình bày ước tính bằng đơn vị đo lường phù hợp với những thứ đã được theo dõi về phương diện lịch sử.
Đảm bảo rằng cơ sở vật chất, nguyên vật liệu cần đến được trình bày bằng các thuật ngữ, trong đó sức mua sẽ được hiểu là: - Lập chi phí theo đơn giá, định mức hoặc giá thị trường theo cách tính trên đơn vị tính của nguyên vật liệu, cơ sở vật chất. - Lập hoá đơn, chứng từ nguyên vật liệu cho dự án. - Đảm bảo rằng yêu cầu cơ sở vật chất, nguyên vật liệu được trình bày bằng thuật ngữ tài chính.
Hoàn tất việc ước lượng thời gian cho dự án tự động hoá lưc lượng bán hàng quy mô lớn. Amy đang trong quá trình thông qua các ước tính chi phí. Ước tính ban đầu do nhà thầu tiềm năng cung cấp cho biêt rằng dự án sẽ chi phí 1,5 triệu USD. Do không ai trong văn phòng quản lý dự án có bất kỳ kinh nghiệm gì với loại nỗ lực này nên chuyên gia về nội dung chuyên ngành đã được đưa đến để đánh giá công việc liên quan trong dự án này. Các con số chi phí do nhà cung cấp đưa ra dựa vào một số dự án đã được hoàn tất và chuyên gia về nội dung chuyên ngành thấy các con số là chính xác. Tuy nhiên ước tính chi phí cơ sở vật chất và nỗ lực được mong đợi mà công ty mong muốn đóng góp cho dự án. Sau khi hoàn tất xét duyệt cẩn thận, Amy đã cung cấp cho nhà tài trợ của mình ước lượng sửa lại 4,0 triệu USD. Ước lượng này tính đến tất cả các chi phí kết hợp với nỗ lực, nguyên vật liệu, cơ sở vật chất được cung cấp bởi nhà cung cấp và công ty cần để hoàn tất dự án. b) Chi phí nguyên vật liệu Chi phí nguyên vật liệu là loại chi phí dùng để chi tất cả các thành phần, bộ phận và nguồn cung cấp hoặc được dùng trong các dự án hoặc trở thành bộ phận của các phần có thể chuyển giao. Các công cụ được dùng để thực hiện công việc không phải là nguyên vật liệu nếu chúng không trở thành bộ phận của các phần có thể chuyển giao. Ví dụ: Các máy tính để bàn, máy dịch vụ, máy chủ truy cập và sợi cáp quang sẽ là nguyên vật liệu dùng trong các dự án nâng cấp mạng. Mã bản quyền và phần mềm có thể là nguyên vật liệu trong nhiều dự án công nghệ thông tin. Tuy nhiên quan trọng là phải nhớ rằng mã bản quyền cho phần mềm dùng để thực hiện công việc không được xem là nguyên vật liệu trừ khi chúng được chuyển giao tại thời điểm hoàn tất dự án. c) Chi phí cơ sở vật chất Chi phí cơ sở vật chất là loại chi phí dùng để chỉ các công cụ, thiết bị vật chất hay cơ sở hạ tầng dùng trong suốt dự án không trở thành bộ phận của các phần có thể chuyển giao. Trong nhiều tổ chức, mục này đơn thuần được xem như tổng chi phí hay chi phí cố định. Ví dụ: Đội dự án đang tiến hành phát triển ứng dụng thương mại mới cần có không gian, bàn làm việc, máy tính để bàn, máy dịch vụ, mạng LAN/WAN và nguồn điện cần để chạy mọi thứ. Các công cụ phát triển phần mềm dùng để tạo ra môi trường chạy các dịch vụ dùng để kiêmt tra cũng sẽ được xem như phần chi phí cơ sở vật chất. a. Ước lượng chính quy Ước lượng chính quy được dùng để chỉ ước lượng gần đúng. Trên thực tế chúng thường tốt hơn chút so với một ước đoán không rõ ràng. Phương pháp không được chuẩn bị trước này tạo ra kỳ vọng rằng một điều gì đó có thể được thực hiện với một loạt nguồn lực cụ thể và trong một lượng thời gian đã định. Ước lượng chính quy và không chính quy là các công cụ ta dùng để dự đoán thời gian và nguồn lực cần thiết để thực hiện một dự án cụ thể. Ước lượng chính quy dựa trên sự phân tích. Trong một thế giới lý tưởng, phân tích này sẽ được tiến hành theo chiều sâu. Ít nhất là một phân tích mở đầu phải được tiến hành. Một ước lượng gồm có 3 thành phần chính: - Danh sách các giả định được sử dụng trong việc xây dựng ước lượng (Ví dụ như các chi phí đầu vào về lao động và nguyên vật liệu). - Phạm vi biến động cho ước lượng được đưa ra (Ví dụ +/- 50%). - Khoảng thời gian ước lượng có hiệu lực (Ví dụ như ước lượng này có hiệu lực trong vòng 60 ngày). Ngược lại, ước lượng không chính quy là ước đoán dựa trên sự suy đoán, phỏng đoán và bản năng.
Độc giả dự kiến đưa ra sự khác biệt quan trọng giữa chào thầu và ước tính. Chào thầu hầu như định hướng về khách hàng và nhà tài trợ và có sự tăng giá đồng thời trong đó có tính đến lãi ròng cho dự án, trong khi đó ước tính thường được dùng bên trong hoặc giữa các nhà thầu phụ với mục đích thể hiện chi phí thực. Như một quy tắc chung, các giám đốc dự án công nghệ thông tin không xây dựng chào thầu phê chuẩn mà pháp luật về đấu thầu hiện hành quy định bởi vì các nhà tài trợ không trả bất kỳ lãi ròng hay tăng giá nào cho việc sử dụng các nguồn lực bên trong. Tuy nhiên nhiều bộ phận công nghệ thông tin hoạt động trong hệ thống khách hàng từ chối thanh toán, nhưng họ không cho phép tăng giá dịch vụ của mình. Kết quả là tài liệu họ cung cấp cho khách hàng của mình có chức năng giống như chào thầu nhưng chỉ thể hiện những chi phí mà họ cho phép sửa lại. Nhiều khi các tài liệu này là trình tự công việc giữa các bộ phận thay vì các ước tính và chào thầu.
Ước lượng các dự án công nghệ thông tin thường đưa ra một nghịch lý. Các số liệu thống kê của ngành chỉ ra rằng một dự án công nghệ thông tin bất kỳ với hơn 6 triệu đôla có khoảng 10% cơ hội hoàn tất đúng thời điểm và đúng kinh phí. (Gartner 2000, 107) Phản ứng của quản lý cao cấp đối với tình huống này là yêu cầu giải trình trách nhiệm lớn hơn và các chỉ dụ được đưa ra cho ước tính cứng rắn càng sớm càng tốt trong quy trình của dự án. Thực tế thì phương pháp có vẻ hợp lý này lại làm cho mọi thứ xấu đi nhiều. Hãy nhớ rằng phần lớn các dự án công nghệ thong tin chưa từng được thực hiện trước đây. Dự đoán những lượng chưa xác định với sự chắc chắn tuyệt đối là điều không thể thậm chí đối với những người ước lượng có kinh nghiệm. Xác định giai đoạn là phương pháp tách các nhóm hoạt động của dự án thành hàng loạt các giai đoạn liên tiếp. Đánh giá hiệu quả và các phần có thể chuyển giao của dự án diễn ra ở cuối mỗi giai đoạn trước khi dự án chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Đôi khi các đánh giá này chỉ các cổng của giai đoạn, cổng của chặng đường hay các điểm chết. Phương pháp này được sử dụng đầu tiên khi không thật chắc chắn về những thứ thực sự liên quan đến dự án hay thực hiện vòng đời sản phẩm và tách thành các vòng đời dự án nhỏ hơn. Đây cũng được gọi là xây dựng cổng của giai đoạn. Phương pháp này được sử dụng khi các nhánh có điều kiện được biết trước. Nói cách khác, khi phần đầu tiên của vấn đề được giải quyết trước khi các quyết định được đưa ra xem các bước nào cần thiết sau đó. Ước lượng theo giai đoạn là một kỹ thuật trong đó ước tính chi phí và lịch trình được xây dựng riêng cho từng giai đoạn của dự án. Phương pháp này được sử dụng đầu tiên khi không thật chắc chắn về những thứ thực sự liên quan đến dự án. Hơn nữa xây dựng một ước tính lớn hầu như chỉ là công việc dự đoán, dự án được chia thành các phần và ước tính mới được xây dựng cho từng phần của dự án. e. Ước lượng theo tham số Ước lượng theo tham số là kỹ thuật ưu tiên cho các dự án công nghệ thông tin chưa từng được thực hiện trước đây và các dự án công nghệ thông tin không có dữ liệu lịch sử. Còn các dự án công nghệ thông tin tương tự như các dự án khác hoặc là sự kết hợp của các dự án khác nhau không có dữ liệu lịch sử đúng ở mức độ nhiệm vụ thì sao? Khi các tình huống chính xác có thể không phải đối mặt thì một ước tính đúng vẫn có thể được xây dựng sử dụng kỹ thuật ước lượng theo tham số. Ước lượng theo tham số lấy kiến thức thu được từ các dự án tương tự nhưng không chính xác, đồng thời sử dụng các tham số như chi phí trên đơn vị để ước tính thông tin lịch trình và chi phí. Ước lượng theo tham số có thể sử dụng cho các dự án lớn bằng cách phân chia chúng thành các đơn vị công việc nhỏ và đưa vào một mô hình toán học. Phương pháp ước lượng này có hiệu quả nhất khi dữ liệu lịch sử đúng có sẵn ở mức độ nhiệm vụ thậm chí nếu sự sắp xếp thứ tự và sự kết hợp cụ thể các nhiệm vụ chưa từng được nỗ lực trước đây. Ước lượng theo giai đoạn đòi hỏi bạn phải có 3 nguồn vào then chốt: - Thông tin lịch sử bằng đơn vị công việc được sử dụng làm cơ sở tính toán. - Tập hợp các đặc tính, yêu cầu và kế hoạch chi tiết. - Mô hình toán học được xây dựng cẩn thận được gọi là công thức theo tham số trình bày mối quan hệ công việc liên quan. Một số tổ chức sử dụng ước lượng theo tham số ở các mức độ cấu trúc chi tiết công việc thấp hơn, ở đó họ có nhiều dữ liệu chính xác và chi tiết hơn và sau đó kết hợp kết quả vào các mẫu đã được xây dựng trước hợp lại thành ước lượng chi tiết có độ chính xác cao. Các phương pháp ước lượng theo tham số phổ biên hiện nay là: - Phương pháp COCOMO dựa trên KLOC (Kilo Line Of Codes) - Phương pháp điểm chức năng – Function Point - Phương pháp điểm trường hợp sử dụng – UseCase Point - Phương pháp COSMIC FFP: Full Function Point - Ngoài ra, trên thế giới hiện sử dụng nhiều phương pháp khác như điểm đối tượng, điểm đặc tính (Feature Point) … f. Ước lượng dưới lên Ước lượng dưới lên là một kỹ thuật ước lượng mất nhiều thời gian nhưng cực kỳ chính xác. Ước lượng dưới lên ước tính chi phí và lịch trình ở mức độ gói công việc của cấu trúc chi tiết công việc và sau đó tổng hợp các con số này để tính tổng số cho dự án. Ước lượng dưới lên là kỹ thuật chính xác nhất có giá trị đối với giám đốc dự án công nghệ thông tin. Ước tính cho dự án theo nghĩa đen là tổng của các phần, do vậy nếu ước tính gói công việc không hoàn thiện thì ước tính dự án cũng như vậy. Phương pháp này cần một cấu trúc chi tiết công việc và dựa vào một số giả định: - Khả năng. Người đang ước tính chi phí và lịch trình cho các gói công việc phải biết công việc thực sự được tiến hành như thế nào. - Tính chính trực. Nếu người đang thực hiện công việc tham gia vào ước tính thì họ không thể đánh giá quá cao hoặc quá thấp về thời gian cần để hoàn thành công việc. - Độ chính xác. Tưởng tượng xem điều gì sẽ xảy ra đối với các con số chi phí và lịch trình của bạn nếu ai đó liên quan đến quy trình tổng hợp thêm một chút “yêu tố gian lận” vào ước tính ở từng giai đoạn. g. Ước lượng trên xuống Ước lượng trên xuống là một kỹ thuật bắt đầu bằng một ước tính cho toàn bộ dự án và sau đó chia ra thành tỉ lệ phần trăm trong tổng số đối với mỗi giai đoạn hay loại công việc dự án. Điều này được thực hiện dựa vào công thức thu được từ các dữ liệu lịch sử do các dự án tương tự cung cấp. Phương pháp này cần một cấu trúc chi tiết công việc và dựa vào một số giả định rất nguy hiểm: - Tính tương tự của dự án. Công thức phân chia các nguồn lực dựa vào các dữ liệu lịch sử của một loại dự án cụ thể. Nếu dự án đang được ước tính khác nhau về cơ bản so với dự án dùng để xây dựng công thức thì công thức sẽ không chính xác. - Độ chính xác của toàn bộ ước tính. Do kỹ thuật trên xuống phân chia ước tính cho toàn bộ dự án thành các giai đoạn khác nhau nên độ chính xác của toàn bộ ước tính mang tính chất quyết định. Do ước lượng trên xuống cần có thông tin lịch sử nên không thể thực hiện ước lượng trên xuống cho một dự án chưa từng được thực hiện trước đây. Có ba cơ sở lập luận giải thích lý do tại sao nhiều ước lượng trên xuống cho các dự án công nghệ thông tin có xu hướng thất bại: - Sự hiểu biết rõ ràng của quản lý về quy trình trên xuống biến nó trở thành một kỹ thuật phổ biến nhất dùng trong ước lượng và dự toán các dự án công nghệ thông tin. - Phần lớn các dự án công nghệ thông tin chưa từng được thực hiện trước đây. - Ước lượng trên xuống cần có một cấu trúc chi tiết công việc và các dữ liệu lịch sử, do đó không thể dùng cho dự án chưa từng được thực hiện trước đây. Vì vậy kỹ thuật ước lượng trên xuống ít khi được sử dụng trong các dự án công nghệ thông tin.
Каталог: data data -> HƯỚng dẫn càI ĐẶt và SỬ DỤng phần mềm tạo bài giảng e-learning data -> CỘng hòa xã HỘi chủ nghĩa việt nam độc lập Tự do Hạnh phúc data -> Qcvn 81: 2014/bgtvt data -> Trung taâm tin hoïC Ñhsp ñEÀ thi hoïc phaàn access data -> PHỤ LỤC 2 TỔng hợp danh mục tài liệu tham khảO data -> Công ty cổ phần Xây dựng Điện vneco3 data -> Nghiên cứu một số đặc điểm data -> NHỮng đÓng góp mới của luậN Án tiến sĩ CẤP ĐẠi học huế Họ và tên ncs : Nguyễn Văn Tuấn data -> Mẫu 01/hc-sn-dn (Ban hành kèm theo Thông tư số 83/2007/tt-btc ngày 16/7/2007 của Bộ Tài chính) TỜ khai hiện trạng sử DỤng nhà, ĐẤt thuộc sở HỮu nhà NƯỚc và ĐỀ xuất phưƠng án xử LÝ tải về 469.46 Kb. Chia sẻ với bạn bè của bạn:
|