MỤc lục chương Giới thiệu về quản lý dự án 3

4.4. Xây dựng lịch trình

Một dự án triển khai được thực hiện với thời lượng ước tính là hai tháng và chi phí dự toán là 30.000 đô la. Sau một tháng thực hiện, dự án đã hoàn thành 60% khối lượng công việc, và đã chi hết 17.000 đô la. Trong đó, chi phí BCWS là 15.000 đô la. Chi phí BCWP là 18.000 đô la. Và chi phí ACWP là 17.000 đô la.

Các quy tắc này cũng được áp dụng vào việc lập kế hoạch.

- Quy tắc phần trăm 0/100. Công việc sẽ không được công nhận cho đến khi nó được hoàn thành. Khi đã hoàn tất, 100% giá trị công việc sẽ được đóng góp vào hoạt động đó.

- Quy tắc phần trăm 0 – 50 – 100 hoặc 50 – 50. Một nhiệm vụ có thể có ba điều kiện:

+ Hoàn thành 0% = nhiệm vụ chưa bắt đầu

+ Hoàn thành 50% = nhiệm vụ đã bắt đầu nhưng chưa hoàn thành

+ Hoàn thành 100% = nhiệm vụ đã hoàn thành.

Quy tắc này không mô tả chi tiết sự tiến triển của hiệu suất như là 15%, và có thể thấy răng sự hoàn thành nhiệm vụ chỉ được mô tả theo hai giai đoạn.

- Quy tắc hoàn thành theo phần trăm. Các con số phần trăm hoàn thành được đánh giá tại các thời điểm báo cáo cụ thể. Mặc dù đây là một quy tắc mang lại hiệu quả cao khi kiểm soát hiệu suất chi phí, nhưng điều quan trọng là phải nhận ra rằng phương pháp này vẫn mang tính chủ quan, và chủ yếu là do các con số ước tính quá lạc quan. Vẫn có khả năng, nhất là trong các dự án lớn, các chủ thầu gói công việc giấu các vấn đề xảy ra bằng cách dự toán cao cho phần trăm công việc hoàn thành, và sau đó họ sẽ làm việc gấp rút trong thời gian tới. Ví dụ “hoàn thành 95%”.

- Các mốc quan trọng. Phương pháp này được áp dụng thành công cho các gói công việc có thời gian dài và nhiều hoạt động. Tổng giá trị gói công việc được chia ra và phân thành các cột mốc quan trọng trong quá trình thực hiện gói công việc đó. Mỗi cột mốc đều có một giá trị dự toán. Giá trị đó sẽ đạt được khi dự án hoàn thành được một cột mốc.

c) Biểu đồ theo dõi Gantt

Biểu đồ theo dõi Gantt là một biểu đồ Gantt được dùng để hiển thị hiệu suất thực tế so với hiệu suất dự toán; đồng thời có thể hiển thị công việc đã được hoàn thành cùng với khoảng trễ cho mỗi hoạt động. Mặc dù không hiển thị được một cách rõ ràng các mối quan hệ phụ thuộc giữa các hoạt động hay đường tới hạn, biểu đồ Gantt lại là một công cụ rất hiệu quả trong việc cung cấp thông tin tổng kết cập nhật và có thể rất có ích khi phân tích tổng hiệu suất thời gian của dự án. Biểu đồ Gantt cũng có thể hiển thị thời gian của các cột mốc quan trọng và cho biết liệu có theo _{kịp các thời hạn không.}

d) Tính toán giá trị thu được

Tính Chi phí dự toán của việc đã xếp lịch (BCWS) cho một giai đoạn nhất định. Các khoản này đã được xác định trong quá trình triển khai kinh phí dự án và có trong Cấu trúc chi tiết công việc (WBS) ở cấp độ gói công việc.

Ước tính phần trăm hoàn thành công việc dự toán trong khoản thời gian đó.

- Cần phải xem xét các nhân tố sau khi chọn phương pháp để tính phần trăm hoàn thành công việc:

+ Lượng thời gian dành cho các gói công việc

+ Độ phức tạp của dự án

+ Khả năng chịu đựng sức ép của các thủ tục hành chính.

+ Phương pháp nào là phù hợp nhất để giảm thiểu tối đa sự chậm trễ.

Tính toán Chi phí dự toán của việc được thực hiện (BCWP), hay còn gọi là giá trị thu được trong khoản thời gian đó, bằng cách lấy phần trăm hoàn thành công việc nhân với Chi phí dự toán của việc đã xếp lịch (BCWS).

Tính toán Chi phí thực của công việc đã thực hiện (ACWP) trong khoảng thời gian đó bằng cách xác định số lượng tiền thực tế được chi.