MỤc lục chương Giới thiệu về quản lý dự án 3

3.4. Tạo bảng phân rã chi tiết công việc (Work Breakdown Structure- WBS)

Bảng kê công việc sẽ giúp bạn kiềm chế sự căng thẳng khi trả lời các câu hỏi ai, cái gì, khi nào, ở đâu, như thế nào và bao lâu bằng cách tập hợp tất cả các chi tiết khó khăn về công việc yêu cầu để tạo ra phần có thể chuyển giao trong dự án.

- Công việc được thực hiện.

- Ngày tháng, thời gian và địa điểm công việc được thực hiện.

- Ai chịu trách nhiệm thực hiện công việc.

- Nguyên vật liệu và kỹ thuật được dùng để thực hiện công việc.

- Chi phí thực hiện công việc.

- Tiêu chí chấp thuận công việc.

Một số tổ chức dùng bảng kê công việc như một hợp đồng pháp lý với một nhà cung cấp đang cung cấp một hay nhiều phần có thể chuyển giao cho dự án. Trong những trường hợp này, bảng kê công việc sẽ tính đến điều kiện thanh toán, thưởng và phạt hiệu quả và các tiêu chí chấp nhận hay từ chối công việc.

Một số tổ chức dùng bảng kê công việc như một tài liệu kiểm soát cho các phần có thể chuyển giao của dự án được xây dựng trong các bộ phận khác. Trong các trường hợp này bảng kê công việc có thể rất giống với trình tự công việc giữa các bộ phận. Mục đích đầu tiên của bảng kê _{công việc trong những trường hợp này là thu mua nguồn lực thông qua các đường chức năng.}

Một số tổ chức dùng bảng kê công việc như một tài liệu phạm vi cho các dự án thêm/chuyển/ thay đổi và dự án vi mô. Phạm vi dự án chỉ được xác định khi các kết quả chuyển giao đó được ghi rõ một cách cụ thể trong bảng kê công việc. Tất cả các công việc theo yêu cầu không được chi tiết hoá trong bảng kê công việc là do định nghĩa ngoài phạm vi và cũng không được thực hiện hoặc được thực hiện trong một bảng kê công việc sửa đổi.

Bảng kê công việc có thể là một tài liệu kiểm soát tốt nhưng bạn cần phải hiểu tổ chức của bạn sử dụng bảng kê công việc để làm nó hiệu quả như thế nào.

Xây dựng bảng kê công việc hiệu quả tuân theo các nguyên tắc sau:

- Đảm bảo rằng bạn hiểu về loại dự án:

• 
  Cân nhắc cẩn thận các phần có thể chuyển giao liên quan để xác định xem dự án là vĩ mô, vi mô hay thêm/ chuyển/ thay đổi.
  
• 
  Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ mối quan hệ giữa loại dự án và kỳ vọng cho tài liệu dự án trong tổ chức của bạn.
  

• 
  Tổ chức có mẫu bảng kê công việc hay không?
  
• 
  Xem xét các tệp dự án khác để xem họ sử dụng bảng kê công việc như thế nào.
  

• 
  Đảm bảo rằng bạn tính đến tất cả các thông tin cần thiết (Đó là ai, cái gì, ở đâu, khi nào và như thế nào).
  
• 
  Nên tránh các thuật ngữ kỹ thuật, các từ thông dụng, các từ viết tắt, hoặc định nghĩa để đảm bảo rằng mọi người đang tiến hành công việc từ định nghĩa dùng chung.
  

• 
  Nếu bạn đang dùng bảng kê công việc như một hợp đồng với các bộ phận khác nhau thì bạn cần chữ ký để làm cho hợp đồng có giá trị.
  

Một bảng kê công việc có chiều hướng trên xuống. Bắt đầu từ sản phẩm toàn bộ và chia nó ra thành những yếu tố nhỏ hơn. Do đó, người ta có thể so sánh xây dựng BKCV giống như công tác chuẩn bị dàn bài cho một bài văn. Mỗi chủ đề đều được chia thành những chủ đề con, và mỗi chủ đề con lại được chia thêm nữa thành các phần nhỏ. Tuy nhiên, cũng cần chú ý tới quan hệ giữa mô tả công việc và mô tả sản phẩm. Trong đó, sản phẩm: danh từ (bao gồm: đầu vào, đầu ra, động tác xử lý); công việc: Động từ, mô tả một quá trình hoạt động, xử lý. BKCV có thể được phân thành nhiều mức. Không phải tất cả "nhánh" của BKCV đều cần chi tiết cùng số mức. Mỗi mức cho phép tạo ra lịch biểu và báo cáo tóm tắt thông tin tại từng mức đó.

BKCV chỉ viết "cái gì", chứ không viết "như thế nào";

Trình tự của từng công việc là không quan trọng cho dù quen đọc từ trái sang phải. Xác định trình tự nằm trong giai đoạn lập lịch trình

BKCV bao gồm hai thành phần chính.

- Danh sách sản phẩm: DSSP (Product Breakdown Structure)

Lưu ý: Nửa trên của BKCV bao gồm các mô tả sản phẩm, Nửa dưới của BKCV bao gồm các mô tả công việc (để ra được sản phẩm)

Việc xây dựng một BKCV tốt, phải mất nhiều giờ- thậm chí hàng ngày – làm việc cật lực và sửa chữa.

Bước 1. Viết ra sản phẩm chung nhất. Dùng danh từ hay thuật ngữ mô tả trực tiếp 1 cách vắn tắt (ví dụ: Hệ thống phần mềm quản lí nhân sự, Bệnh viện đa khoa, Cầu mới, ....). Thông tin lấy từ tài liệu "Phác thảo dự án"

Bước 2. Tạo danh sách sản phẩm: Phân rã sản phẩm chung nhất thành các sản phẩm con ở các mức thấp hơn. Nói chung, khoảng 2-3 mức dưới là đủ.

Bước 3. Tạo lập Danh sách công việc Mô tả các công việc ở dưới mỗi sản phẩm ở mức thấp nhất. Sau đó phân rã từng công việc ra thành các mức thấp hơn.

Câu hỏi: Phân rã chi tiết công việc đến mức nào?

Trả lời: Nếu một công việc cần làm nhiều hơn 2 tuần (hoặc 80 giờ) thì nên phân rã tiếp.

Bước 4. Đãnh mã cho mỗi ô của Bảng kê công việc. Mức 0: đánh mã 0.0 cho sản phẩm chung nhất. Mức 1: đánh các mã 1.0, .2.0, 3.0 cho các sản phẩm con. Đánh số tiếp mỗi ô trong BKCV một mã số duy nhất, theo cách sau:

- Từ trên xuống dưới

- Từ trái sang phải

- Nếu là 1.0. => đánh số tiếp là 1.1, 1.2, 1.3, ....

- Nếu là 1.1 => đánh tiếp là 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3, ...

- Nếu là 1.2 => đánh tiếp 1.2.1, 1.2.2, .....

- Không phân biệt nội dung trong 1 ô là sản phẩm hay công việc

Bước 5. Xét duyệt lại BKCV

- Tất cả các ô thuộc danh sách sản phẩm đều có danh từ (và có thể tính từ đi kèm),

- Tất cả các ô thuộc danh sách công việc có động từ ra lệnh và bổ ngữ,

- Tất cả các ô đều có mã duy nhất.