C. KẾ TOÁN CHI NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC

Tài khoản chi NSNN phải kết hợp với mã đơn vị có quan hệ với ngân sách (ĐVQHNS) của đơn vị thụ hưởng; đối với chi thường xuyên là mã ĐVQHNS của đơn vị sử dụng NSNN; chi ĐTPT, chi khác là mã ĐVQHNS của đơn vị sử dụng NSNN hoặc mã dự án; đối với chi đầu tư XDCB là mã dự án, công trình, ngoài ra lưu ý một số trường hợp như sau:

+ Trường hợp cấp kinh phí bằng LCT mà đơn vị sử dụng ngân sách không được cấp mã ĐVQHNS thì sử dụng mã chung;

+ Trường hợp rút dự toán chi ANQP sử dụng mã chung của an ninh, quốc phòng; cấp kinh phí NSNN bằng lệnh chi tiền cho đơn vị an ninh, quốc phòng thì TK chi sử dụng mã chung, tài khoản tiền gửi của đơn vị tại KBNN thì sử dụng mã đơn vị có giao dịch với Kho bạc (gọi chung là mã ĐVQHNS) với N1 = 9 do KBNN cấp;

+ Trường hợp cấp kinh phí chi chuyển giao từ ngân sách cấp trên cho NS cấp dưới, ghi thu ghi chi chuyển giao thì kết hợp với mã ĐVQHNS là mã tổ chức ngân sách của ngân sách cấp dưới, mã ĐVQHNS của xã (trong trường hợp chi bổ sung cho NS xã). Trường hợp chi chuyển giao NS cấp dưới để nộp trả NS cấp trên thì kết hợp với mã tổ chức ngân sách của ngân sách cấp trên;

+ Trường hợp chi bổ sung quỹ dự trữ tài chính, chi cho vay, chi chuyển nguồn dùng mã tổ chức ngân sách của cấp NS thực hiện chi.

Trong hạch toán chi NSNN sử dụng mã địa bàn sở tại (tỉnh, thành phố, thị xã, huyện) nơi phát sinh khoản chi đó:

- Chi bằng hình thức rút dự toán:

+ Tại KBNN tỉnh hạch toán mã địa bàn tỉnh, thành phố; Phòng giao dịch hạch toán mã địa bàn thành phố, thị xã tương ứng.

+ KBNN huyện hạch toán mã địa bàn huyện tương ứng, riêng Chi NS cấp xã hạch toán mã địa bàn phường, xã tương ứng.

+ Riêng chi NS tại Sở giao dịch KBNN hạch toán mã địa bàn trung ương.

- Chi NSNN bằng Lệnh chi tiền hạch toán mã địa bàn sở tại (tỉnh, thành phố, thị xã, quận, huyện) nơi phát sinh khoản chi đó; Chi NS xã, phường bằng LCT hạch toán mã địa bàn xã, phường tương ứng.

1.3. Nguyên tắc kết hợp TK chi và mục chi tương ứng

Hạch toán chi NSNN phải đảm bảo việc kết hợp Tài khoản chi và mục chi phù hợp, theo nguyên tắc sau:

- Chi thường xuyên trong năm theo dự toán được giao:

+ Tài khoản chi thường xuyên chỉ kết hợp với các tiểu mục chi thuộc nhóm 0129, 0130, 0131 (trừ mục 7300), 0132 (trừ mục 7500 đến mục 7700) và mục 9000, 9050;

+ Trường hợp được cơ quan có thẩm quyền cho phép dùng nguồn chi thường xuyên cho các nội dung khác ngoài chi thường xuyên (XDCB, ...) như các đơn vị thuộc khối An ninh, Quốc phòng, cơ quan Thuế, … thì được hạch toán Tài khoản chi thường xuyên kết hợp với các mục chi tương ứng.

- Khoản chi đầu tư phát triển trong năm theo dự toán được giao: Kết hợp TK chi ĐTPT với các mục thuộc nhóm 0600 (trừ mục 9000 và mục 9050, mục 9200 đến mục 9400), mục 7351, 8050, 8100 và 9700.

- Khoản chi XDCB trong năm theo dự toán được giao: Kết hợp TK Chi XDCB với các mục từ 9100 đến 9400.

- Khoản chi ứng trước dự toán: trường hợp xác định được MLNS thì hạch toán theo nguyên tắc nêu trên, trường hợp chưa xác định được MLNS thì hạch toán vào mục tạm chi chưa đưa vào cân đối ngân sách.

- Kế toán các khoản tạm chi chưa đưa vào cân đối ngân sách được thực hiện bằng hình thức Lệnh chi tiền được hạch toán vào TK tạm ứng chi không kiểm soát dự toán, kết hợp chương quan hệ khác của ngân sách (160, 560, 760, 800), khoản 000 và mục tạm chi.

- Khoản chi viện trợ theo dự toán viện trợ được giao: Kết hợp TK chi viện trợ và mục 7400: Chi viện trợ thường xuyên hạch toán tiểu mục 7401 đến 7404 và 7449, Chi viện trợ cho đầu tư hạch toán tiểu mục 7405, 7406. Trường hợp giao chi viện trợ trong dự toán chi thường xuyên thì hạch toán TK chi thường xuyên và mục 7400 (tiểu mục 7401 đến 7404 và 7449).

Khoản chi CTMT có tính chất thường xuyên, vốn sự nghiệp kinh tế có tính chất thường xuyên theo dõi hạch toán như chi thường xuyên và kết hợp với mã CTMT tương ứng. Chi CTMT có tính chất đầu tư XDCB, vốn trái phiếu Chính phủ được theo dõi hạch toán như chi đầu tư XDCB và kết hợp với mã CTMT tương ứng.

- Thanh toán các khoản chi có cam kết chi;

- Thanh toán các khoản chi không có cam kết chi, bao gồm:

+ Thanh toán bằng tiền mặt cho ĐVSDNS;

+ Thanh toán bằng chuyển khoản mà đơn vị thụ hưởng có tài khoản tại ngân hàng (thanh toán qua ngân hàng hoặc chuyển tiếp qua LKB).

2.2. Phân hệ sổ cái (GL)

- Thanh toán khoản chi không có cam kết chi, bao gồm: chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng có tài khoản tiền gửi trong hệ thống KBNN hoặc chuyển vào tài khoản tạm thu, tạm giữ, …

- Thanh toán các khoản tạm ứng, ứng trước:

+ Chuyển từ tạm ứng, ứng trước sang chi NSNN;

+ Chuyển các khoản ứng trước chưa đủ điều kiện thanh toán sang khoản ứng trước đủ điều kiện thanh toán, khoản ứng trước chuyển thành tạm ứng hoặc thực chi NSNN;

- Hạch toán các khoản chi chuyển giao, chi chuyển nguồn, ghi thu ghi chi...

- Chi NSNN được hạch toán theo niên độ tại các kỳ kế toán. Đối với khoản tạm ứng chi NSNN trong năm hết ngày 31/01 năm sau phải xử lý thu hồi hoặc chuyển sang theo dõi tiếp tại kỳ năm sau theo chế độ quy định. Khoản chi NSNN năm trước trong thời gian chỉnh lý quyết toán NSNN được hạch toán kỳ 12 năm trước đối với phân hệ AP, kỳ 13 năm trước đối với phân hệ GL.

- Khoản ứng trước NSNN được hạch toán vào ngày hiện tại, hết ngày 31/12 hàng năm được chuyển sang năm sau theo dõi và thu hồi. Trường hợp cấp trước kinh phí năm sau vào thời điểm cuối năm trước, hạch toán vào ứng trước và khi mở kỳ năm mới, kế toán KBNN điều chỉnh dự toán và chi ứng trước thành dự toán chính thức và tạm ứng, thực chi tương ứng của năm hiện tại.

- Trường hợp thực hiện điều chỉnh khoản chi năm trước nữa theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền thì thực hiện trên kỳ 13, ngày hạch toán 31/12 của năm tương ứng.

4.1. Đối với Lệnh chi tiền của NSTW, NS tỉnh, NS huyện

- Lệnh chi tiền cấp kinh phí cho đối tượng thụ hưởng do cơ quan Tài chính các cấp hạch toán vào hệ thống TABMIS (NSTW do Bộ Tài chính nhập, NS tỉnh do Sở Tài chính nhập, NS huyện do phòng tài chính nhập).

+ Kế toán viên KBNN có trách nhiệm nhận chứng từ trên hệ thống, kiểm soát, in Lệnh chi tiền phục hồi từ hệ thống, đệ trình phê duyệt và thực hiện thanh toán cho đơn vị thụ hưởng.

+ Lệnh chi tiền giấy được lưu tại cơ quan tài chính, KBNN lưu LCT phục hồi in từ hệ thống TABMIS.

- Lệnh chi tiền cấp bổ sung ngân sách đồng thời thu hồi khoản đã tạm ứng cho NS cấp dưới, LCT chi chuyển nguồn, các trường hợp điều chỉnh khoản chi đã cấp bằng LCT và đã được KBNN phê duyệt thanh toán ... : cơ quan tài chính lập chứng từ giấy và KBNN hạch toán chi trên hệ thống TABMIS.

4.2. Lệnh chi tiền của ngân sách xã do UBND xã lập, gửi bản giấy đến KBNN nơi giao dịch và kế toán viên KBNN hạch toán trên hệ thống TABMIS.

5. Điều chỉnh khoản chi bằng Lệnh chi tiền

- Trường hợp sai lầm phát hiện tại cơ quan Tài chính khi hạch toán hoặc chứng từ do KBNN phát hiện sai trả lại, chuyên viên cơ quan Tài chính thực hiện chỉnh sửa thông tin hoặc huỷ chứng từ sai lầm đã hạch toán, nhập lại thông tin đúng. Chứng từ làm căn cứ hạch toán bút toán điều chỉnh tại cơ quan Tài chính, được lưu trữ tại CQTC không chuyển sang KBNN.

- Trường hợp chứng từ đã chuyển sang KBNN thì cơ quan Tài chính không được chỉnh sửa các thông tin đã nhập, phối hợp với KBNN đồng cấp để xem xét điều chỉnh phù hợp.

II. PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN

1. Kế toán chi thường xuyên

1.1. Kế toán chi thường xuyên bằng Lệnh chi tiền

1.1.1. Kế toán cấp kinh phí bằng Lệnh chi tiền

1.1.1.1. Đơn vị thụ hưởng mở tài khoản tại ngân hàng, lĩnh tiền mặt

a) Đối với các khoản chi từ dự toán chính thức trong năm

(1) Trong năm ngân sách

- Căn cứ LCT giấy đã được phê duyệt, chuyên viên cơ quan Tài chính đối với LCT ngân sách Trung ương, tỉnh, huyện, KTV KBNN đối với LCT ngân sách xã hạch toán trên phân hệ quản lý chi (AP ngày hiện tại):

+ Trường hợp tạm ứng kinh phí NSNN trong năm:

Nợ TK 1516, 1526

Có TK 3392 - Phải trả trung gian - AP

+ Trường hợp thực chi NSNN trong năm:

Nợ TK 8116, 8126

Có TK 3392 - Phải trả trung gian - AP

- Kế toán viên KBNN nhận LCT, kiểm tra các thông tin của LCT: Sự phù hợp giữa các yếu tố trên LCT như giữa tài khoản và mục chi, giữa chương, khoản và tiểu mục,… nếu sai trả lại để CQTC chỉnh sửa lại thông tin. Nếu chứng từ đã đảm bảo các yếu tố, kế toán viên KBNN nhận yêu cầu thanh toán trên hệ thống, in lệnh chi tiền phục hồi từ hệ thống, định khoản, ký và trình ký đầy đủ các chức danh trên chứng từ theo quy định, sau đó thực hiện thanh toán cho đơn vị thụ hưởng, hạch toán (AP, ngày hiện tại):

Nợ TK 3392 - Phải trả trung gian - AP

Có TK 1112, 1132, 3921,...

(2) Trong thời gian chỉnh lý quyết toán

Thực hiện tương tự như trong năm ngân sách. Lưu ý, tạo yêu cầu thanh toán thực hiện trên kỳ 12 năm trước với ngày hiệu lực là 31/12, áp thanh toán vào ngày hiện tại.

Thực hiện tương tự như đối với các khoản chi từ dự toán giao trong năm.

- Căn cứ LCT giấy đã được phê duyệt, chuyên viên cơ quan Tài chính/KTV KBNN hạch toán trên phân hệ quản lý chi (AP ngày hiện tại):

Nợ TK 1563, 1583

Có TK 3392 - Phải trả trung gian - AP

- KTV KBNN thực hiện kiểm soát, nhận và in chứng từ phục hồi trên hệ thống, áp thanh toán tương tự như đối với các khoản chi từ dự toán giao trong năm (AP, ngày hiện tại):

Nợ TK 3392 - Phải trả trung gian - AP

Có TK 1112, 1132, 3921,...

d) Trường hợp không kiểm soát dự toán

- Trong năm ngân sách

+ Căn cứ LCT giấy đã được phê duyệt, chuyên viên cơ quan Tài chính/KTV KBNN hạch toán trên phân hệ quản lý chi (AP, ngày hiện tại):

Nợ TK 1531, 1598, 8951

Có TK 3392 - Phải trả trung gian - AP

+ KTV KBNN thực hiện kiểm soát, nhận và in chứng từ phục hồi trên hệ thống, áp thanh toán tương tự như đối với các khoản chi từ dự toán giao trong năm (AP, ngày hiện tại):

Nợ TK 3392 - Phải trả trung gian - AP

Có TK 1112, 1132, 3921,...

- Trong thời gian chỉnh lý quyết toán

+ Căn cứ LCT giấy đã được phê duyệt, chuyên viên cơ quan Tài chính/KTV KBNN hạch toán trên phân hệ quản lý chi (AP, ngày 31/12 năm trước):

Nợ TK 1531, 8951

Có TK 3392 - Phải trả trung gian - AP

+ KTV KBNN thực hiện kiểm soát, nhận và in chứng từ phục hồi trên hệ thống, áp thanh toán tương tự như đối với các khoản chi từ dự toán giao trong năm (AP, ngày hiện tại):

Nợ TK 3392 - Phải trả trung gian - AP

Có TK 1112, 1132, 3921,...

1.1.1.2. Đơn vị thụ hưởng mở tài khoản tại Kho bạc

a) Đối với các khoản chi từ dự toán chính thức

(1) Trong năm ngân sách

- Căn cứ LCT giấy đã được phê duyệt, chuyên viên cơ quan Tài chính/KTV KBNN hạch toán trên phân hệ Sổ cái (GL), ngày hiện tại:

+ Trường hợp tạm ứng chi NSNN:

Nợ TK 1516, 1526

Có TK 3853, 3863, 3711, 3712, 3741...

+ Trường hợp thực chi NSNN:

Nợ TK 8116, 8126

Có TK 3853, 3863, 3711, 3712, 3741...

- Kế toán viên KBNN nhận LCT, kiểm tra các thông tin của LCT: Sự phù hợp giữa các yếu tố trên LCT như giữa tài khoản và mục chi, giữa chương, khoản và tiểu mục,… nếu sai trả lại để CQTC chỉnh sửa lại thông tin. Nếu chứng từ đã đảm bảo các yếu tố, kế toán viên KBNN nhận yêu cầu thanh toán trên hệ thống, in lệnh chi tiền phục hồi từ hệ thống, định khoản, ký và trình ký đầy đủ các chức danh trên chứng từ theo quy định, sau đó thực hiện thanh toán cho đơn vị thụ hưởng.

(2) Trong thời gian chỉnh lý quyết toán

- Căn cứ LCT giấy đã được phê duyệt, chuyên viên cơ quan Tài chính/KTV KBNN hạch toán trên phân hệ Sổ cái (GL, kỳ 13 năm trước, ngày hạch toán 31/12), ghi:

Nợ TK 8116, 8126

Có TK 3399 - Phải trả trung gian khác

Đồng thời ghi (GL, ngày hạch toán hiện tại):

Nợ TK 3399 - Phải trả trung gian khác

Có TK 3853, 3863, 3711, 3712, 3741, ...

- KTV KBNN thực hiện kiểm soát, nhận và in chứng từ phục hồi trên hệ thống, thanh toán cho đơn vị hưởng tương tự như đối với các khoản chi thực hiện trong năm.

Thực hiện tương tự như đối với dự toán giao trong năm.

- Căn cứ LCT giấy đã được phê duyệt, chuyên viên cơ quan Tài chính/KTV KBNN hạch toán trên phân hệ Sổ cái (GL, ngày hiện tại):

Nợ TK 1563, 1583

Có TK 3853, 3863, 3711, 3712, 3741,…

- KTV KBNN thực hiện kiểm soát, nhận và in chứng từ phục hồi trên hệ thống, thanh toán cho đơn vị hưởng tương tự như đối với các khoản chi thực hiện trong năm.

d) Trường hợp không kiểm soát dự toán

(1) Trong năm ngân sách

- Căn cứ LCT giấy đã được phê duyệt, chuyên viên cơ quan Tài chính/KTV KBNN hạch toán trên phân hệ Sổ cái (GL, ngày hiện tại):

Nợ TK 1531, 1598, 8951

Có TK 3853, 3863, 3711, 3712, 3741...

- KTV KBNN thực hiện kiểm soát, nhận và in chứng từ phục hồi trên hệ thống, thanh toán cho đơn vị hưởng tương tự như đối với các khoản chi thực hiện trong năm.

(2) Trong thời gian chỉnh lý quyết toán

- Căn cứ LCT giấy đã được phê duyệt, chuyên viên cơ quan Tài chính/KTV KBNN hạch toán trên phân hệ Sổ cái (GL, kỳ 13 năm trước, ngày hạch toán 31/12), ghi:

Nợ TK 1531, TK 8951

Có TK 3399 - Phải trả trung gian khác

Đồng thời ghi (GL, ngày hiện tại):

Nợ TK 3399 - Phải trả trung gian khác

Có TK 3853, 3863, 3711, 3712, 3741, ...

- KTV KBNN thực hiện kiểm soát, nhận và in chứng từ phục hồi trên hệ thống, thanh toán cho đơn vị hưởng tương tự như đối với các khoản chi thực hiện trong năm.

(1) Trong năm ngân sách

Căn cứ Phiếu điều chỉnh số liệu ngân sách do CQTC chuyển sang KBNN, KTV ghi (GL, ngày hiện tại):

Nợ TK 8116, 8126

Có TK 1516, 1526

(2) Trong thời gian chỉnh lý quyết toán

Thực hiện tương tự trong năm ngân sách, lưu ý hạch toán kỳ 13 và ngày hiệu lực 31/12 năm trước.

1.1.2.2. Thu hồi số tạm ứng từ dự toán tạm cấp khi có dự toán chính thức

Căn cứ Phiếu điều chỉnh số liệu ngân sách do CQTC chuyển sang KBNN, KTV ghi (GL, ngày hiện tại):

Nợ TK 8116, 8126

Có TK 1516, 1526

CQTC thực hiện thu hồi dự toán tạm cấp bằng LCT.

1.1.2.3. Thu hồi ứng trước khi có dự toán chính thức

a) Thu hồi trong năm

Căn cứ Phiếu điều chỉnh số liệu ngân sách do CQTC chuyển sang, KTV ghi (GL, ngày hiện tại):

Nợ TK 1516, 1526, 8116, 8126.

Có TK 1563, 1583

CQTC thực hiện thu hồi dự toán ứng trước bằng LCT.

Căn cứ Phiếu điều chỉnh số liệu ngân sách do CQTC chuyển sang, KTV thu hồi ứng trước ghi (GL, ngày hiện tại):

Nợ TK 3399 - Phải trả trung gian khác

Có TK 1563, 1583

Đồng thời ghi chi NSNN năm trước (GL, ngày 31/12 năm trước):

Nợ TK 8116, 8126

Có TK 3399 - Phải trả trung gian khác

CQTC thực hiện thu hồi dự toán ứng trước bằng LCT.

Căn cứ Giấy Phiếu điều chỉnh số liệu ngân sách của CQTC chuyển sang KBNN, KTV ghi (GL, ngày hiện tại):

Nợ TK 8116, 8126

Có TK 1598 - Ứng trước KP chi TX không kiểm soát dự toán

Căn cứ Phiếu điều chỉnh số liệu ngân sách do CQTC chuyển sang, KTV thu hồi ứng trước ghi (GL, ngày hiện tại):

Nợ TK 3399 - Phải trả trung gian khác

Có TK 1598 - Ứng trước KP chi TX không kiểm soát dự toán

Đồng thời ghi chi NSNN năm trước (GL, ngày 31/12 năm trước):

Nợ TK 8116, 8126

Có TK 3399 - Phải trả trung gian khác

1.1.2.5. Thu hồi tạm ứng khi có dự toán chính thức đối với các trường hợp không kiểm soát dự toán

Căn cứ Giấy Phiếu điều chỉnh số liệu ngân sách của CQTC chuyển sang KBNN, KTV ghi (GL ngày hiện tại nếu là chi NS năm nay, GL ngày 31/12 năm trước nếu là chi NS năm trước):

Nợ TK 8116, 8126

Có TK 1531 - Tạm ứng kinh phí chi TX không kiểm soát dự toán

Căn cứ Giấy nộp trả kinh phí, giấy báo có NH, lệnh chuyển có kiêm chứng từ phục hồi kế toán KBNN ghi (GL, ngày hiện tại):

(1) Trong năm ngân sách

Nợ TK 1112, 1132, 3856, 3866,…

Có TK 1516, 1526, 1531, 1598, 1563, 1583, 8116, 8126, 8951

(2) Trong thời gian chỉnh lý quyết toán

Nợ TK 1112, 1132, 3856, 3866,…

Có TK 3399 - Phải trả trung gian khác

Đồng thời ghi (GL, ngày hiệu lực 31/12 năm trước), kế toán :

Nợ TK 3399 - Phải trả trung gian khác

Có TK 1516, 1526, 1531, 8116, 8126, 8951

(3) Sau thời gian chỉnh lý quyết toán

* Trước khi quyết toán được phê duyệt đối với NSĐP, trước ngày 15/11 đối với NSTW

- Trường hợp thu hồi khoản chi năm trước (GL, ngày hiện tại):

Nợ TK 1112, 1132, 3856, 3866,…

Có TK 3399 - Phải trả trung gian khác

Đồng thời ghi (GL, ngày hiệu lực 31/12 năm trước), kế toán:

Nợ TK 3399 - Phải trả trung gian khác

Có TK 8116, 8126, 8951

Lưu ý: Đối với trường hợp thu hồi khoản chi có kiểm soát dự toán, việc thu hồi dự toán tương ứng với khoản chi NS bằng LCT do CQTC thực hiện và được thực hiện như sau:

+ Trường hợp chưa chạy chương trình chuyển nguồn sang năm sau, kế toán KBNN lập Phiếu điều chỉnh dự toán, hủy bỏ dự toán, hạch toán kỳ 13 năm trước, BA, mã loại dự toán 10:

Nợ TK 9631 - Dự toán bị hủy

Có TK 9524, 9528

+ Trường hợp đã chạy chương trình chuyển nguồn cuối năm, kế toán phải phục hồi bút toán khử số dư âm trước khi hủy dự toán, kế toán ghi (BA, kỳ 13 năm trước):

Nợ TK 9524, 9528 (Mã loại dự toán 19)

Có TK 8116, 8126

Và:

Có TK 9524, 9528 (mã loại dự toán 10)

+ Căn cứ vào văn bản của CQTC, kế toán KBNN lập Phiếu chuyển khoản hạch toán giảm chi năm trước (GL, kỳ 13 năm trước):

Nợ TK 3399 - Phải trả trung gian khác

Có TK 8116, 8126

+ Hủy dự toán năm trước: kế toán KBNN lập Phiếu điều chỉnh dự toán thực hiện hủy dự toán tương ứng với số thực chi không được quyết toán vào ngân sách năm trước, BA, kỳ 13 năm trước:

Trường hợp chưa chạy chương trình chuyển nguồn cuối năm, kế toán ghi:

Nợ TK 9631 - Dự toán bị hủy

Có TK 9524, 9528 (mã loại dự toán 04)

Trường hợp đã chạy chương trình chuyển nguồn cuối năm, kế toán ghi:

Nợ TK 9524, 9528 (Mã loại dự toán 19)

Có TK 8116, 8126

Và:

Có TK 9524, 9528 (Mã loại dự toán 04)

+ Chuyển dự toán sang năm hiện tại: kế toán KBNN lập Phiếu nhập dự toán tương ứng với số thực chi không được quyết toán vào năm trước, chuyển sang quyết toán năm nay, mã loại dự toán 06 (BA, ngày hiện tại):

Nợ TK 9524, 9528

Có TK 9111 - Nguồn dự toán giao trong năm

+ Phản ánh số thực chi quyết toán vào ngân sách năm hiện tại, kế toán lập Phiếu chuyển khoản, ghi (GL, ngày hiện tại):

Nợ TK 8116, 8126

Có TK 3399 - Phải trả TG khác

* Sau khi quyết toán được phê duyệt

Căn cứ Giấy nộp trả kinh phí, giấy báo có của ngân hàng hoặc lệnh chuyển có kiêm chứng từ phục hồi, kế toán KBNN ghi (TCS-TT, ngày hiện tại):

Nợ TK 1112, 1132, 3856, 3866,…

Có TK 7111 - Thu NSNN (Mục 4902 - Thu hồi các khoản chi năm trước)

Căn cứ Giấy nộp trả kinh phí, giấy báo từ ngân hàng chuyển về ghi rõ nội dung thu hồi theo kiến nghị của kiểm toán nhà nước, thanh tra tài chính, thanh tra chính phủ hoặc cơ quan có thẩm quyền, kế toán xử lý:

(1) Trong năm ngân sách

Kế toán ghi (GL, ngày hiện tại):

Nợ TK 1112, 1132, 1133, ...

Có TK 3521, 3522, 3523, 3529

Đồng thời ghi (GL, ngày hiện tại):

Nợ TK 3521, 3522, 3523, 3529

Có TK 1516, 1526, 1531, 1563, 1583, 1598, 8116, 8126, 8951

(Hệ thống tự động phục hồi dự toán cho các trường hợp thu hồi khoản chi có kiểm soát dự toán).

(2) Trong thời gian chỉnh lý quyết toán ngân sách

Kế toán ghi (GL, ngày hiện tại):

Nợ TK 1112, 1132, 1133,...

Có TK 3521, 3522, 3523, 3529

Nợ TK 3521, 3522, 3523, 3529

Có TK 1399 - Phải thu trung gian khác

Đồng thời ghi (GL, kỳ 13, ngày hiệu lực 31/12 năm trước):

Nợ TK 1399 - Phải thu trung gian khác

Có TK 1516, 1526, 1531, 8116, 8126, 8951

(Hệ thống tự động phục hồi dự toán cho các trường hợp thu hồi khoản chi có kiểm soát dự toán).

(3) Sau thời gian chỉnh lý quyết toán ngân sách và trước khi quyết toán ngân sách được phê duyệt đối với NSĐP, trước ngày 15/11 đối với NSTW

- Kế toán ghi (GL, ngày hiện tại):

Nợ TK 1112, 1132, 1133,...

Có TK 3521, 3522, 3523, 3529

Và ghi (GL, ngày hiện tại):

Nợ TK 3521, 3522, 3523, 3529

Có TK 1399 - Phải thu trung gian khác

Đồng thời ghi (GL, kỳ 13, ngày hiệu lực 31/12 năm trước):

Nợ TK 1399 - Phải thu trung gian khác

Có TK 8116, 8126, 8951

- Trường hợp chưa chạy Chương trình chuyển nguồn cuối năm, kế toán lập Phiếu điều chỉnh dự toán và huỷ số dự toán (BA - màn hình Ngân sách\Nhập mới, kỳ 13, ngày hiệu lực 31/12 năm trước):

Nợ TK 9631 - Dự toán bị huỷ

Có TK 9524, 9528 (mã loại dự toán 10)

- Trường hợp đã chạy Chương trình chuyển nguồn cuối năm: Kế toán lập Phiếu điều chỉnh dự toán và ghi (BA - màn hình Ngân sách\Nhập mới, kỳ 13 năm trước):

Nợ TK 9524, 9528 (mã loại dự toán 19)

Có TK 8116, 8126

Đồng thời ghi:

Nợ TK 9631 - Dự toán bị huỷ

Có TK 9524, 9528 (Mã loại dự toán 10)

(4) Khi quyết toán thu chi NSNN năm trước đã được phê duyệt đối với NSĐP, sau ngày 15/11 đối với NSTW

Kế toán ghi (GL, ngày hiện tại):

Nợ TK 1112, 1132, 1133,...

Có TK 3521, 3522, 3523, 3529

Đồng thời ghi (TCS-TT, ngày hiện tại):

Nợ TK 3521, 3522, 3523, 3529

Có TK 7111 - Thu ngân sách nhà nước

(Bút toán trên được giao diện sang Chương trình TABMIS - GL theo bút toán đã hạch toán tại TCS-TT).

(1) Sai lầm phát hiện khi chưa chuyển chứng từ sang KBNN

- Nếu YCTT chưa được xác nhận: chuyên viên CQTC tìm và hủy YCTT.

- Trường hợp đã thực hiện bước xác nhận nhưng chưa phê duyệt, chuyên viên CQTC lập phiếu điều chỉnh, đảo bút toán hạch toán sai (AP, ngày hiện tại):

Đỏ Nợ TK 1516, 1526, 8116, 8126

Đỏ Có TK 3392 - Phải trả trung gian - AP

Sau đó nhập lại YCTT với thông tin đúng.

(2) Sai lầm phát hiện khi đã chuyển chứng từ sang KBNN

- Trường hợp KTT KBNN chưa phê duyệt sẽ chuyển trả lại chứng từ cho CQTC lập phiếu điều chỉnh, thực hiện đảo bút toán (AP, ngày hiện tại):

Đỏ Nợ TK 1516, 1526, 8116, 8126

Đỏ Có TK 3392 - Phải trả trung gian – AP

Các trường hợp trên chứng từ điều chỉnh lưu tại CQTC, không phải gửi sang KBNN.

- Trường hợp KTT đơn vị KBNN đã phê duyệt nhưng chưa đi thanh toán: CQTC chuyển phiếu nghị điều chỉnh sang KBNN, kế toán KBNN căn cứ hạch toán bút toán đảo trên hệ thống (AP, ngày hiện tại):

+ Trường hợp chưa áp thanh toán

Đỏ Nợ TK 1516, 1526, 8116, 8126

Đỏ Có TK 3392 - Phải trả trung gian – AP

+ Trường hợp đã áp thanh toán nhưng chưa thanh toán cho đối tượng thụ hưởng, căn cứ phiếu điều chỉnh của CQTC, kế toán xử lý:

+ KTT KBNN hủy thanh toán (AP, ngày hiện tại):

Đỏ Nợ TK 3392 - Phải trả trung gian - AP

Đỏ Có TK 1112, 1132…

+ KTV hủy YCTT (AP, ngày hiện tại):

Đỏ Nợ TK 1516, 1526, 8116, 8126

Đỏ Có TK 3392 - Phải trả trung gian - AP

- Trường hợp đã thanh toán cho đối tượng thụ hưởng:

+ Trường hợp nhập sai thông tin các đoạn mã của tài khoản chi NSNN trên hệ thống:

Căn cứ phiếu điều chỉnh của CQTC, kế toán KBNN ghi (GL, ngày hiện tại):

Đỏ Nợ TK 1516, 1526, 8116, 8126 (Chi tiết đoạn mã đã hạch toán sai)

Đen Nợ TK 1516, 1526, 8116, 8126 (Chi tiết các đoạn mã đúng)

+ Trường hợp sai thông tin đơn vị thụ hưởng (sai tên, số hiệu tài khoản, ngân hàng), trường hợp chuyển chứng từ đi ngân hàng:

(1) Nếu thu hồi được tiền, ngân hàng chuyển trả lại: Căn cứ giấy báo có ngân hàng trả về, kế toán ghi (GL, ngày hiện tại):

Nợ TK 1132, 3921

Có TK 1516, 1526, 8116, 8126

KBNN trả lại CQTC 01 liên chứng từ để có căn cứ lập lại YCTT cho đơn vị thụ hưởng.

(2) Trường hợp không thu hồi được tiền: Cơ quan Tài chính và KBNN phối hợp thực hiện xác định trách nhiệm của các thành viên liên quan.

+ Trường hợp sai số tiền:

Nếu số tiền đã nhập trên hệ thống nhỏ hơn số tiền trên chứng từ giấy: Chuyên viên CQTC sẽ lập Phiếu chuyển khoản với số tiền chênh lệch thiếu còn lại làm căn cứ nhập bổ sung bút toán mới trên hệ thống, hạch toán AP, ngày hiện tại:

Nợ TK 1516, 1526, 8116, 8126

Có TK 3392 - Phải trả trung gian AP

Nếu số tiền đã nhập trên hệ thống lớn hơn số tiền trên LCT giấy: Xác định trách nhiệm của người đã chuyển thừa tiền và CQTC có công văn đề nghị đơn vị thụ hưởng chuyển trả phần kinh phí đã chuyển thừa, gửi KBNN đồng cấp để cùng phối hợp thực hiện. Trong trường hợp không thu hồi được số tiền thừa, CQTC và đơn vị KBNN xác định trách nhiệm của các thành viên liên quan.

1.1.4.2. Trường hợp sai lầm khi cấp kinh phí cho đơn vị thụ hưởng mở tại Kho bạc

(1) Sai lầm phát hiện khi chứng từ chưa chuyển sang KBNN

- Trường hợp chưa phê duyệt chuyên viên CQTC sửa lại các thông tin đã nhập sai trên hệ thống, đệ trình phê duyệt lại.

- Trường hợp đã phê duyệt: Chuyên viên CQTC điều chỉnh bút toán đã hạch toán, ghi (GL, ngày hạch toán hiện tại):

Đỏ Nợ TK 1516, 1526, 8116, 8126

Đỏ Có TK 3853, 3863, 3711, ...

(2) Sai lầm phát hiện khi chứng từ đã được chuyển sang KBNN (Đã được CQTC phê duyệt)

a) Trường hợp KTT KBNN chưa phê duyệt sẽ chuyển trả lại chứng từ cho CQTC lập phiếu điều chỉnh, thực hiện điều chỉnh bút toán (GL, ngày hiện tại):

Đỏ Nợ TK 1516, 1526, 8116, 8126

Đỏ Có TK 3853, 3863, 3711, ...

Sau đó nhập lại bút toán đúng. Trường hợp này chứng từ điều chỉnh lưu tại CQTC.

b) Trường hợp KTT đã phê duyệt nhưng chưa thanh toán cho đơn vị thụ hưởng:

CQTC phải lập phiếu điều chỉnh gửi KBNN, kế toán KBNN căn cứ phiếu điều chỉnh của CQTC ghi (GL, ngày hiện tại):

Đỏ Nợ TK 1516, 1526, 8116, 8126

Đỏ Có TK 3853, 3863, 3711, ...

c) Trường hợp đã thanh toán cho khách hàng:

* Sai thông tin các đoạn mã trong tổ hợp tài khoản: căn cứ phiếu điều chỉnh của CQTC, kế toán ghi (GL, ngày hiện tại):

Đỏ Nợ TK 1516, 1526, 8116, 8126 (Chi tiết các đoạn mã sai)

Đen Nợ TK 1516, 1526, 8116, 8126 (Chi tiết các đoạn mã đúng)

* Sai đơn vị thụ hưởng

+ CQTC: Gửi văn đề nghị KBNN thu hồi tiền

Nếu đối tượng nhận tiền nộp trả lại khoản tiền đã chuyển sai:

Đỏ Nợ TK 1516, 1526, 8116, 8126

Đỏ Có TK 3711, 3712, 3741, ...

Trường hợp NSNN năm trước, ghi (GL, kỳ 13 năm trước, ngày hạch toán 31/12):

Đỏ Nợ TK 1516, 1526, 8116, 8126

Đỏ Có TK 3399 - Phải trả trung gian khác

Đồng thời ghi (GL, ngày hiện tại):

Đỏ Có TK 3711, 3712, 3741, ...

Đen Có TK 3399 - Phải trả trung gian khác

Sau đó KBNN trả 01 liên phiếu điều chỉnh cho cơ quan tài chính.

- Nếu không thu hồi được tiền, CQTC phối hợp với đơn vị KBNN xác định trách nhiệm của các thành viên liên quan.

- Chuyên viên CQTC nhập sai số tiền trên hệ thống so với số tiền ghi trên chứng từ giấy:

+ Nếu số tiền đã nhập trên hệ thống nhỏ hơn số tiền trên chứng từ giấy: Chuyên viên CQTC sẽ lập Phiếu chuyển khoản với số tiền chênh lệch thiếu còn lại làm căn cứ nhập bổ sung bút toán mới trên hệ thống, ghi (GL, ngày hạch toán hiện tại):

Nợ TK 1516, 1526, 8116, 8126

Có TK 3853, 3863, 3711, 3712, 3741...

+ Nếu số tiền đã nhập trên hệ thống lớn hơn số tiền trên LCT giấy:

Xác định trách nhiệm của người đã chuyển thừa tiền và CQTC có công văn đề nghị đơn vị thụ hưởng chuyển trả phần kinh phí đã chuyển thừa.

- Căn cứ giấy rút dự toán kèm hồ sơ chứng từ có liên quan theo quy định của đơn vị, kế toán ghi (AP, ngày hiện tại):

Nợ TK 1513, 1523, 1531, 8113, 8123

Có TK 3392 - Phải trả trung gian - AP

- Áp thanh toán: hạch toán (AP, ngày hạch toán hiện tại):

Nợ TK 3392 - Phải trả trung gian - AP

Có TK 1112, 1132, 1133, 3853, 3863, 3921, ...

b) Đơn vị thụ hưởng mở tài khoản tại kho bạc

Căn cứ Giấy rút dự toán kèm hồ sơ chứng từ có liên quan theo quy định, kế toán ghi (GL, ngày hiện tại):

Nợ TK 1513, 1523, 1531, 8113, 8123

Có TK 3853, 3863, 3711, 3712, 3953…

Tham chiếu nội dung Trường hợp thu trực tiếp nêu tại Kho bạc, tiết 1.1, khoản 1, mục II, phần A, Chương II, Phụ lục IV của Công văn này.

Hạch toán tương tự trường hợp không có CKC và lưu ý khi tạo YCTT phải áp số CKC đã được thực hiện trên hệ thống.

- Căn cứ Giấy rút dự toán kèm hồ sơ chứng từ có liên quan theo quy định, kế toán ghi (AP, ngày hiện tại):

Nợ TK 1513, 1523, 8113, 8123

Có TK 3392 - Phải trả trung gian - AP

- Áp thanh toán: hạch toán (AP, ngày hiện tại):

Nợ TK 3392 - Phải trả trung gian - AP

Có TK 3399 - Phải trả trung gian khác

(Kế toán chọn phương thức thanh toán Phải trả trung gian khác)

Đồng thời hạch toán (GL, ngày hạch toán hiện tại):

Nợ TK 3399 - Phải trả trung gian khác

Có TK 3731, 3751, 3853, 3863, 3953, ...

c) Đơn vị rút dự toán NSNN để nộp 2% thuế GTGT

Tham chiếu nội dung Trường hợp thu trực tiếp nêu tại Kho bạc, tiết 1.1, khoản 1, mục II, phần A, Chương II, Phụ lục IV của Công văn này.

- Căn cứ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, ứng trước kèm hồ sơ chứng từ có liên quan theo quy định, kế toán ghi (GL, ngày hiện tại):

Nợ TK 8113, 8123

Có TK 1513,1523, 1531

- Trường hợp số thanh toán lớn hơn số đã tạm ứng

+ Đối với số đã tạm ứng: Thực hiện hoàn tạm ứng như trên

+ Đối với số chênh lệch thanh toán lớn hơn số tạm ứng: Đề nghi đơn vị lập giấy rút dự toán bổ sung thanh toán theo yêu cầu đơn vị.

1.2.1.2. Trong thời gian chỉnh lý quyết toán ngân sách

(1) Khoản chi NSNN không có cam kết chi

a) Đơn vị thụ hưởng mở tài khoản tại ngân hàng hoặc lĩnh tiền mặt

- Căn cứ giấy rút dự toán kèm hồ sơ chứng từ có liên quan theo quy định của đơn vị, kế toán ghi (AP, kỳ 12 và ngày hiệu lực 31/12 năm trước):

Nợ TK 1513, 1523, 1531, 8113, 8123

Có TK 3392 - Phải trả trung gian - AP

- Áp thanh toán: hạch toán (AP, ngày hạch toán hiện tại):

Nợ TK 3392 - Phải trả trung gian - AP

Có TK 1112, 1132, 1133, 3853, 3863, 3921, ...

b) Đơn vị thụ hưởng mở tài khoản tại kho bạc

Căn cứ giấy rút dự toán kèm hồ sơ chứng từ có liên quan theo quy định, kế toán ghi (GL, kỳ 13, ngày hiệu lực 31/12 năm trước):

Nợ TK 1513, 1523, 1531, 8113, 8123

Có TK 3399 - Phải trả trung gian khác

Đồng thời ghi GL, ngày hiện tại:

Nợ TK 3399 - Phải trả trung gian khác

Có TK 3853, 3863, 3711, 3712, 3953…

(2) Khoản chi NSNN có cam kết chi

a) Đơn vị thụ hưởng mở tài khoản tại ngân hàng hoặc lĩnh tiền mặt

Hạch toán tương tự trường hợp không có CKC và lưu ý khi tạo YCTT phải áp số CKC đã được thực hiện trên hệ thống.

- Căn cứ Giấy rút dự toán kèm hồ sơ chứng từ có liên quan theo quy định, kế toán ghi (AP, kỳ 12 và ngày hiệu lực 31/12 năm trước):

Nợ TK 1513, 1523, 8113, 8123

Có TK 3392 - Phải trả trung gian - AP

- Áp thanh toán:

Nợ TK 3392 - Phải trả trung gian - AP

Có TK 3399 - Phải trả trung gian khác

(Kế toán chọn phương thức thanh toán Phải trả trung gian khác).

Đồng thời hạch toán (GL, ngày hạch toán hiện tại):

Nợ TK 3399 - Phải trả trung gian khác

Có TK 3731, 3751, 3853, 3863, 3953, ...

(3) Thanh toán tạm ứng

- Căn cứ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, ứng trước kèm hồ sơ chứng từ có liên quan theo quy định, kế toán ghi (GL, kỳ 13, ngày hiệu lực 31/12 năm trước):

Nợ TK 8113, 8123

Có TK 1513,1523, 1531

- Trường hợp số thanh toán lớn hơn số đã tạm ứng:

+ Đối với số đã tạm ứng: Thực hiện hoàn tạm ứng như trên

+ Đối với số chênh lệch thanh toán lớn hơn số tạm ứng: Đề nghi đơn vị lập giấy rút dự toán bổ sung thanh toán theo yêu cầu đơn vị. Số rút bổ sung thực hiện tương tự khoản chi trong thời gian chỉnh lý quyết toán.

1.2.2. Chi từ dự toán tạm cấp

Hạch toán chi và thu hồi tương tự trường hợp chi từ dự toán chính thức trong năm, các khoản không có cam kết chi.

- Căn cứ giấy rút dự toán kèm hồ sơ chứng từ có liên quan theo quy định, kế toán ghi (AP, ngày hiện tại):

Nợ TK 1554, 1557, 1574, 1577

Có TK 3392 - Phải trả trung gian - AP

- Áp thanh toán hạch toán (AP, ngày hiện tại):

Nợ TK 3392 - Phải trả trung gian - AP

Có TK 1112, 1132, 3921,…

b) Đơn vị thụ hưởng mở tài khoản tại kho bạc

Căn cứ giấy rút dự toán kèm hồ sơ chứng từ có liên quan theo quy định, kế toán ghi (GL, ngày hiện tại):

Nợ TK 1554, 1557, 1574, 1577

Có TK 3731, 3751, 3853, 3863, 3953, ...

Hạch toán tương tự trường hợp không có CKC và lưu ý khi tạo YCTT phải áp số CKC đã được thực hiện trên hệ thống.

- Căn cứ giấy rút dự toán kèm hồ sơ chứng từ có liên quan theo quy định, kế toán ghi (AP, ngày hiện tại):

Nợ TK 1554, 1557, 1574, 1577

Có TK 3392 - Phải trả trung gian - AP

- Áp thanh toán: hạch toán (AP, ngày hiện tại):

Nợ TK 3392 - Phải trả trung gian - AP

Có TK 3399 - Phải trả trung gian khác

(Kế toán chọn phương thức thanh toán Phải trả trung gian khác).

Đồng thời hạch toán (GL, ngày hạch toán hiện tại):

Nợ TK 3399 - Phải trả trung gian khác

Có TK 3731, 3751, 3853, 3863, ., ..

(3) Thu hồi kinh phí ứng trước

Căn cứ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, ứng trước kèm hồ sơ có liên quan của đơn vị sử dụng ngân sách, kế toán xử lý:

Kế toán hạch toán kết chuyển số ứng trước chưa đủ điều kiện thanh toán sang tài khoản ứng trước đủ điều kiện thanh toán (GL, ngày hiện tại):

Nợ TK 1557, 1577

Có TK 1554, 1574

Sau khi có dự toán chính thức được phân bổ, kế toán ghi (GL, ngày hiện tại):

Nợ TK 1513, 1523, 8113, 8123

Có TK 1554, 1557, 1574, 1577, 1598

- Thu hồi ứng trước, kế toán ghi (GL, ngày hiện tại):

Nợ TK 3399 - Phải trả trung gian khác

Có TK 1554, 1557, 1574, 1577, 1598

- Ghi chi NSNN năm trước, kế toán ghi (GL, kỳ 13 năm trước, ngày hạch toán 31/12):

Nợ TK 8113, 8123

Có TK 3399 - Phải trả trung gian khác

- Thu hồi dự toán ứng trước, BA, kỳ hiện tại (tham chiếu Phụ lục III của Công văn này).

Trường hợp các đơn vị được cấp trước dự toán vào thời điểm cuối năm trước: khi mở kỳ năm mới, sau khi nhập dự toán chính thức cho đơn vị, kế toán KBNN lập giấy thu hồi ứng trước chuyển các khoản chi ứng trước thành tạm ứng và thực chi tương ứng, hạch toán (GL, ngày hiện tại):

Nợ TK 1513, 1523, 8113, 8123

Có TK 1554, 1557, 1574, 1577, 1598

- Đối với các đơn vị khối An ninh, Quốc phòng và ngân sách xã: không thực hiện cam kết chi.

- Khi tạm ứng ngân sách xã: sử dụng TK 1531 (mục chi ngoài cân đối); khi ứng trước, sử dụng TK 1598 (mục chi ngoài cân đối); khi thanh toán tạm ứng, ứng trước, kế toán hạch toán chi tiết theo mục lục ngân sách (mục chi trong cân đối). Khi tạm ứng hệ thống không kiểm soát dự toán, khi thanh toán hệ thống sẽ trừ dự toán của xã nhưng phải đảm bảo tồn quỹ ngân sách xã. Chi ngân sách xã sử dụng chương 800.

- Việc hạch toán các khoản chi đối với các đơn vị khối ANQP phải thực hiện qua hệ thống phụ (KTKB); khi thanh toán chuyển về KBNN khác (qua thanh toán điện tử) hoặc chuyển sang hệ thống ngân hàng: thanh toán viên hoàn thiện tên đơn vị chuyển tiền đúng với tên đơn vị ghi trên chứng từ.

- Trường hợp áp thanh toán ngày hôm sau, kế toán phải lập Giấy chuyển tiền làm căn cứ áp thanh toán và lưu cùng liệt kê chứng từ ngày hôm sau.

- Trường hợp rút dự toán nộp thuế: Tham chiếu nội dung Trường hợp thu trực tiếp nêu tại Kho bạc, tiết 1.1, khoản 1, mục II, phần A, Chương II, Phụ lục IV của Công văn này.

(1) Trường hợp không có CKC

a) Phát hiện sai lầm khi YCTT chưa được xác nhận: KTV thực hiện xóa YCTT và tạo YCTT mới với thông tin đúng.

b) Phát hiện sai lầm khi YCTT đã được xác nhận hoặc khi KTT đã phê duyệt nhưng chưa áp thanh toán

- Sai lầm do chứng từ gốc đơn vị lập sai: kế toán lập phiếu điều chỉnh, hủy YCTT, kèm chứng từ gốc trả lại đơn vị, kế toán ghi (AP, ngày hiện tại):

Đỏ Nợ TK 1513, 1523, 1531, 8113, 8123

Đỏ Có TK 3392 - Phải trả trung gian – AP

- Sai lầm do KTV nhập sai thông tin trên chứng từ gốc: kế toán lập phiếu điều chỉnh, hủy YCTT, kế toán ghi (AP, ngày hiện tại):

Đỏ Nợ TK 1513, 1523, 1531, 8113, 8123

Đỏ Có TK 3392 - Phải trả trung gian – AP

Đồng thời lập PCK tạo YCTT thông tin đúng, kế toán ghi (AP, ngày hiện tại):

Nợ TK 1513, 1523, 1531, 8113, 8123

Có TK 3392 - Phải trả trung gian – AP

c) Phát hiện sai lầm khi đã áp thanh toán nhưng chưa thanh toán cho đơn vị

- Kế toán lập phiếu điều chỉnh, KTT hủy thanh toán, ghi (AP, ngày hiện tại):

Đỏ Nợ TK 3392 - Phải trả trung gian - AP

Đỏ Có TK 1112, 1132…

- KTV hủy YCTT, ghi (AP, ngày hiện tại):

Đỏ Nợ TK 1513, 1523, 1531, 8113, 8123

Đỏ Có TK 3392 - Phải trả trung gian – AP

- Trường hợp sai do đơn vị lập sai chứng từ gốc, KTV kèm 1 liên phiếu điều chỉnh trả lại chứng từ cho đơn vị. Trường hợp KTV hạch toán sai thông tin so với chứng từ gốc, KTV lập Giấy chuyển tiền chuyển tiếp tiền cho đơn vị hưởng.

d) Phát hiện sai lầm khi đã thanh toán cho đơn vị

* Trường hợp nhập sai thông tin các đoạn mã của tài khoản chi NSNN trên hệ thống:

KTV lập phiếu điều chỉnh (trường hợp KTV Nhập sai thông tin so với chứng từ gốc) hoặc căn cứ phiếu điều chỉnh của đơn vị (trường hợp đơn vị lập sai chứng từ gốc), ghi (GL, ngày hiện tại):

Đỏ Nợ TK 1513, 1523, 1531, 8113, 8123 (Chi tiết đoạn mã đã hạch toán sai)

Đen Nợ TK 1513, 1523, 1531, 8113, 8123 (Chi tiết các đoạn mã đúng)

* Trường hợp sai thông tin đơn vị thụ hưởng (sai tên, số hiệu tài khoản, ngân hàng), chuyển tiền thừa:

- Trường hợp ngân hàng chuyển trả lại: Căn cứ báo có ngân hàng, kế toán ghi (GL, ngày hiện tại):

Nợ TK 1132, 3921…

Có TK 1513, 1523, 1531, 8113, 8123, 3972

Nếu sai do KTV nhập sai thông tin chứng từ gốc, KTV lập Giấy chuyển tiền chuyển tiếp tiền cho đơn vị hưởng.

- Trường hợp ngân hàng đề nghị tra soát xác nhận thông tin: đơn vị sử dụng ngân sách và KBNN phối hợp thực hiện.

- Trường hợp nếu do kế toán KBNN thực hiện sai và không thu hồi được tiền thì KBNN lập biên bản xác định trách nhiệm của các thành viên liên quan. Căn cứ vào biên bản lập Phiếu chuyển khoản ghi (GL):

Nợ TK 1339 - Các khoản phải thu khác từ hoạt động nghiệp vụ KBNN

Có TK 1513, 1523, 1531, 8113, 8123, 3972

+ Khi thu hồi được số tiền chuyển tiền chuyển thừa, căn cứ giấy báo có của ngân hàng, giấy nộp tiền vào tài khoản, kế toán ghi (GL, ngày hiện tại):

Nợ TK 1112, 1132, 1133…

Có TK 1339 - Các khoản phải thu khác từ hoạt động nghiệp vụ KBNN

* Trường hợp số tiền đã nhập trên hệ thống nhỏ hơn số tiền trên chứng từ giấy: kế toán lập Phiếu chuyển khoản với số tiền chênh lệch thiếu còn lại làm căn cứ nhập bổ sung bút toán mới trên hệ thống, ghi (AP, ngày hiện tại):

Nợ TK 1513, 1523, 1531, 8113, 8123

Có TK 3392 - Phải trả trung gian AP

(2) Trường hợp có cam kết chi

a) Phát hiện sai lầm khi YCTT chưa được xác nhận: KTV thực hiện xóa YCTT và tạo YCTT mới với thông tin đúng.

b) Phát hiện sai lầm khi YCTT đã được xác nhận hoặc khi KTT đã phê duyệt nhưng chưa áp thanh toán

- Sai lầm do chứng từ gốc đơn vị lập sai: kế toán lập phiếu điều chỉnh, hủy YCTT, kèm chứng từ gốc trả lại đơn vị, kế toán ghi (AP, ngày hiện tại):

Đỏ Nợ TK 1513, 1523, 1531, 8113, 8123

Đỏ Có TK 3392 - Phải trả trung gian – AP

- Sai lầm do KTV nhập sai thông tin trên chứng từ gốc: kế toán lập phiếu điều chỉnh, hủy YCTT, kế toán ghi (AP, ngày hiện tại):

Đỏ Nợ TK 1513, 1523, 1531, 8113, 8123

Đỏ Có TK 3392 - Phải trả trung gian – AP

Đồng thời lập Giấy chuyển tiền tạo YCTT thông tin đúng, kế toán ghi (AP, ngày hiện tại):

Nợ TK 1513, 1523, 1531, 8113, 8123

Có TK 3392 - Phải trả trung gian – AP

c) Phát hiện sai lầm khi đã áp thanh toán nhưng chưa thanh toán cho đơn vị

- Kế toán lập phiếu điều chỉnh, KTT hủy thanh toán, ghi (AP, ngày hiện tại):

Đỏ Nợ TK 3392 - Phải trả trung gian - AP

Đỏ Có TK 1112, 1132…

- KTV hủy YCTT, ghi (AP, ngày hiện tại):

Đỏ Nợ TK 1513, 1523, 1531, 8113, 8123

Đỏ Có TK 3392 - Phải trả trung gian – AP

- Trường hợp sai do đơn vị lập sai chứng từ gốc, KTV kèm 1 liên phiếu điều chỉnh trả lại chứng từ cho đơn vị. Trường hợp KTV hạch toán sai thông tin so với chứng từ gốc, KTV lập Giấy chuyển tiền chuyển tiếp tiền cho đơn vị hưởng.

d) Phát hiện sai lầm khi đã thanh toán cho đơn vị

* Trường hợp sai thông tin đơn vị thụ hưởng (sai tên, số hiệu tài khoản, ngân hàng), chuyển tiền thừa:

- Trường hợp ngân hàng chuyển trả lại: Căn cứ báo có ngân hàng, kế toán ghi (GL, ngày hiện tại):

Nợ TK 1132, 3921…

Có TK 1513, 1523, 1531, 8113, 8123, 3972

Đồng thời tìm lại thanh toán và YCTT có CKC sai thực hiện đảo âm để khôi phục dự toán CKC:

- Kế toán lập phiếu điều chỉnh, KTT hủy thanh toán, ghi (AP, ngày hiện tại):

Đỏ Nợ TK 3392 - Phải trả trung gian - AP

Đỏ Có TK 1132, 1133…

- KTV hủy YCTT, ghi (AP, ngày hiện tại):

Đỏ Nợ TK 1513, 1523, 1531, 8113, 8123

Đỏ Có TK 3392 - Phải trả trung gian – AP

Và ghi (GL):

Nợ TK 1513, 1523, 1531, 8113, 8123

Có TK 1132, 1133…

Nếu sai do KTV nhập sai thông tin chứng từ gốc, KTV lập giấy chuyển tiền chuyển tiếp tiền cho đơn vị hưởng.

- Trường hợp ngân hàng đề nghị tra soát xác nhận thông tin: đơn vị sử dụng ngân sách và KBNN phối hợp thực hiện.

- Trường hợp nếu do kế toán KBNN thực hiện sai và không thu hồi được tiền thì KBNN lập biên bản xác đinh trách nhiệm của các thành viên liên quan. Căn cứ vào biên bản lập Phiếu chuyển khoản ghi (GL):

Nợ TK 1339 - Các khoản phải thu khác từ hoạt động nghiệp vụ KBNN

Có TK 1513, 1523, 1531, 8113, 8123, 3972

+ Khi thu hồi được số tiền chuyển tiền chuyển thừa, căn cứ giấy báo có của ngân hàng, giấy nộp tiền vào tài khoản, kế toán ghi (GL, ngày hiện tại):

Nợ TK 1112, 1132, 1133…

Có TK 1339 - Các khoản phải thu khác từ hoạt động nghiệp vụ KBNN

Lưu ý: trường hợp sai lầm đối với các khoản chi trong thời gian chỉnh lý quyết toán phải thực hiện qua TK phải trả trung gian, hạch toán trên 2 kỳ: kỳ 13 năm trước và kỳ hiện tại.

* Trường hợp số tiền đã nhập trên hệ thống nhỏ hơn số tiền trên chứng từ giấy: kế toán sẽ lập Phiếu chuyển khoản với số tiền chênh lệch thiếu còn lại làm căn cứ nhập bổ sung bút toán mới trên hệ thống, ghi (AP, ngày hiện tại):

Nợ TK 1513, 1523, 1531, 8113, 8123

Có TK 3392 - Phải trả trung gian AP

Đồng thời áp thanh toán:

Nợ TK 3392 - Phải trả trung gian AP

Có TK 1112, 1132, 1133

1.2.4.2. Trường hợp đơn vị thụ hưởng mở tài khoản tại Kho bạc

(1) Trường hợp không có cam kết chi

Phát hiện sau khi đã phê duyệt không sửa được thông tin trên hệ thống. Căn cứ văn bản đề nghị thu hồi khoản chi của đơn vị, kế toán lập phiếu điều chỉnh huỷ bút toán, ghi (GL, ngày hiện tại):

Đỏ Nợ TK 1513, 1523, 1531, 8113, 8123

Đỏ Có TK 3853, 3711,...

Kế toán lập Phiếu điều chỉnh sai lầm làm căn cứ điều chỉnh các yếu tố đã hạch toán sai, hạch toán (GL, ngày hạch toán hiện tại):

Đỏ Nợ TK 1513, 1523, 1531, 8113, 8123 (đoạn mã đã hạch toán sai)

Đen Nợ TK 1513, 1523, 1531, 8113, 8123 (đoạn mã đã hạch toán đúng)

+ Kế toán lập Phiếu điều chỉnh sai lầm làm căn cứ hủy chứng từ đã nhập sai thông tin, thực hiện huỷ bút toán, ghi (GL, ngày hiện tại):

Đỏ Nợ TK 1513, 1523, 1531, 8113, 8123

Đỏ Có TK 3853, 3711,...

+ Đồng thời căn cứ Giấy rút dự toán của đơn vị tạo mới yêu cầu thanh toán theo thông tin đúng.

* Sai lầm do chứng từ gốc của đơn vị sử dụng NSNN lập sai

- Chứng từ trong năm bị trả lại

Căn cứ chứng từ trả lại, kế toán ghi (GL, ngày hạch toán hiện tại):

Nợ TK 3856, 3866 …

Có TK 1513, 1523, 1531, 8113, 8123

- Chứng từ hạch toán năm trước bị trả lại trong năm nay

+ Căn cứ chứng từ trả lại, kế toán ghi (GL, ngày hạch toán hiện tại):

Nợ TK 3856, 3866 …

Có TK 3399 - Phải trả trung gian khác

+ Căn cứ bản sao của chứng từ trả lại, kế toán lập Phiếu chuyển khoản, ghi (GL, ngày hạch toán 31/12 năm trước):

Nợ TK 3399 - Phải trả trung gian khác

Có TK 1513, 1523, 1531, 8113, 8123

* Sai lầm do kế toán viên KBNN nhập sai thông tin từ chứng từ gốc của đơn vị vào hệ thống

- Căn cứ chứng từ trả lại, kế toán ghi (GL, ngày hiện tại):

Nợ TK 3856, 3866 …

Có TK 3972 - Sai lầm Có trong thanh toán khác

- Lập Giấy chuyển tiền làm căn cứ chuyển lại cho đơn vị, kế toán ghi (GL, ngày hiện tại):

Nợ TK 3972 - Sai lầm Có trong thanh toán khác

Có TK 3853, 3863

(2) Trường hợp có cam kết chi

Thực hiện tương tự như phần điều chỉnh chi có CKC chuyển cho đối tượng lĩnh tiền tại ngân hàng hoặc lĩnh tiền mặt.