KẾ toán vốn bằng tiền I. YÊU cầU

I. KIỂM SOÁT ĐỐI CHIẾU

1. Kiểm soát đối chiếu LKB nội tỉnh

- Hệ thống thanh toán LKB nội tỉnh gửi và nhận điện theo cơ chế nhập dữ liệu vào một cơ sở dữ liệu chung tại Trung tâm tỉnh. Về nguyên tắc số liệu thanh toán do KB A chuyển và KB B nhận luôn luôn khớp đúng. Vì vậy, quy trình kiểm soát không đặt ra yêu cầu đối chiếu truyền tin đối với thanh toán LKB nội tỉnh.

- Hàng ngày, Tại các KB A, KB B, Trung tâm thanh toán tỉnh in các Bảng kê, báo cáo liên quan và thực hiện các nhiệm vụ của công tác hạch toán nghiệp vụ, đảm bảo các quan hệ khớp đúng số liệu giữa LKB đi và đến; thanh toán và kế toán, chi tiết Nợ, Có…

- Các chênh lệch phát sinh giữa số liệu kế toán, thanh toán phải được Trung tâm thanh toán tỉnh và các đơn vị thanh toán phối hợp theo dõi chi tiết và xử lý kịp thời.

Thanh toán nội tỉnh không thực hiện bắt đầu hoặc kết thúc ngày, các lệnh thanh toán được gửi đi lấy theo ngày của hệ thống thanh toán ngoại tỉnh. Hàng ngày, việc chuyển lệnh thanh toán nội tỉnh được thực hiện cho đến trước thời điểm ngừng thanh toán nội tỉnh (truớc 24 giờ).

Việc quy định thời điểm ngừng thanh toán nội tỉnh do Trung tâm tỉnh quyết định, có hiệu lực với tất cả các đơn vị trên địa bàn bao gồm Văn phòng tỉnh và các huyện nhưng với điều kiện chưa thực hiện kết thúc ngày TTĐT.

1.3. Kiểm soát bảo mật

2. Kiểm soát đối chiếu LKB ngoại tỉnh

2.1. Quy định chung

- Việc đối chiếu thanh toán ngoại tỉnh giữa các T3 và T4 được thực hiện ngay theo từng món, liên tục và dứt điểm giữa đơn vị truyền thông tin và đơn vị nhận thông tin. Đồng thời, việc đối chiếu được thực hiện vào cuối mỗi ngày giao dịch.

- Trung tâm thanh toán tỉnh sẽ đại diện cho các KBNN huyện trên địa bàn tỉnh để tổng hợp các lệnh thanh toán ngoại tỉnh đi, đến. Cuối ngày Trung tâm thanh toán tỉnh đối chiếu với Trung tâm thanh toán toàn quốc và làm đầu mối xử lý kết quả đối chiếu hoặc chuyển kết quả đối chiếu ngoại tỉnh xuống các Kho bạc trực thuộc để xử lý (tùy theo từng trường hợp theo quy định cụ thể về đối chiếu của quy trình này).

- Khi hết giờ giao dịch thanh toán ngoại tỉnh, sau các thao tác khởi tạo và thực hiện đối chiếu của cán bộ tại trung tâm thanh toán toàn quốc và trung tâm thanh toán tỉnh, công việc đối chiếu thanh toán ngoại tỉnh và tính toán kết quả được thực hiện tự động.

- Cuối ngày, khi thực hiện đối chiếu thanh toán LKB ngoại tỉnh, các đơn vị Kho bạc huyện phải chủ động tham gia, phối hợp Trung tâm thanh toán tỉnh theo dõi kết quả đối chiếu để thực hiện các yêu cầu liên quan nếu thuộc trách nhiệm phải xử lý theo quy định này.

Trường hợp trung tâm tỉnh chưa giải quyết được chênh lệch đối chiếu ngoại tỉnh trước khi T4 bắt đầu ngày giao dịch mới, Trung tâm thanh toán tỉnh sẽ được Trung tâm thanh toán toàn quốc tách ra khỏi hệ thống thanh toán ngoại tỉnh. Việc thanh toán ngoại tỉnh trong toàn địa bàn tỉnh sẽ không thực hiện được.

Ngoài công tác đối chiếu truyền tin, các đơn vị thanh toán phải thực hiện công tác đối chiếu số liệu kế toán - thanh toán hàng ngày, định kỳ theo quy định của hạch toán nghiệp vụ và các nội dung được quy định trong chế độ này.

2.2. Quy định cụ thể

Công tác đối chiếu truyền tin chỉ thực hiện đối với các lệnh thanh toán.

Trung tâm thanh toán toàn quốc T4 và các trung tâm thanh toán tỉnh có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra, theo dõi tình trạng gửi đi, nhận đến, tình trạng xử lý của các Lệnh thanh toán tại đơn vị mình.

Trạng thái của lệnh thanh toán được truyền đi thành công hay không thành công còn được thể hiện qua các điện phản hồi.

Đối chiếu thanh toán LKB ngoại tỉnh trong toàn hệ thống được thực hiện cho từng ngày riêng biệt. Trong trường hợp có sự cố kỹ thuật, truyền tin dẫn đến việc không thực hiện được đối chiếu trong ngày theo quy định thì công tác đối chiếu phải thực hiện vào các ngày kế tiếp theo Quy trình bắt đầu ngày đặc biệt (đối chiếu gộp 2 hoặc nhiều ngày).

Nguyên tắc công tác đối chiếu thanh toán là: Trong từng ngày tổng số lệnh thanh toán truyền đi phải khớp đúng với tổng số lệnh thanh toán nhận được giữa trung tâm thanh toán toàn quốc với từng trung tâm thanh toán tỉnh, cả về tổng số và chi tiết theo các tiêu thức đối chiếu.

Ngày phát sinh đối chiếu thanh toán được quy định như sau:

+ Đối với KB gửi: là ngày lệnh thanh toán được truyền đi.

+ Đối với KB nhận: là ngày kiểm soát LTT đến.

- Cuối ngày, đến giờ đối chiếu, cán bộ thanh toán tại Trung tâm T4 tiến hành thao tác tạo bảng kê đối chiếu, chương trình tự động truyền cho từng trung tâm thanh toán tỉnh bảng kê các lệnh thanh toán đi và đến qua Trung tâm (liên quan đến cả Văn phòng tỉnh và Kho bạc huyện).

- Sau khi nhận được bảng kê đối chiếu, thanh toán viên tại T3 thực hiện thao tác đối chiếu thông qua chức năng đối chiếu của chương trình thanh toán điện tử. Công tác đối chiếu và tính toán kết quả được hệ thống thực hiện tự động.

+ Nếu kết quả đối chiếu khớp đúng, thanh toán viên xác nhận đối chiếu hoàn thành, gửi kết quả đối chiếu lên T4. Hết ngày giao dịch, thanh toán viên thực hiện kết thúc ngày.

Trung tâm thanh toán toàn quốc xác nhận kết thúc ngày cho mỗi T3.

+ Nếu phát hiện sai sót, chênh lệch, các đơn vị phải chủ động hoặc phối hợp với trung tâm thanh toán toàn quốc để có biện pháp xử lý kịp thời trong ngày theo các trường hợp chênh lệch khi đối chiếu được quy định tại các mục 2.2.1 và 2.2.2 dưới đây. Trường hợp không thể xử lý kịp vì lý do kỹ thuật phải lập biên bản, báo cáo về Trung tâm thanh toán toàn quốc để xử lý vào ngày hôm sau.

Tại T3, khi đối chiếu cuối ngày giữa T4 và T3, kết quả đối chiếu có thể xảy ra các trường hợp chênh lệch về lệnh thanh toán như sau:

Trường hợp này là do đơn vị gửi đi nhưng giao dịch không lên được trung tâm thanh toán hoặc mất dữ liệu tại T4.

- Điện chuyển đi nhưng đã quá giờ giao dịch tại trung tâm nên trung tâm không nhận.

- Do sai ở các khâu truyền tin/mã hoá/giải mã/sai các yếu tố bảo mật/chữ ký không hợp lệ v.v....

- Do trục trặc hệ thống làm mất dữ liệu tại T4 .

- Do dữ liệu giả tại KB A.

Giải quyết:

Phải có các biện pháp phối hợp giữa Trung tâm thanh toán toàn quốc và các đơn vị thanh toán liên quan, cần kiểm tra xem thực tế (trên chứng từ gốc và các giao dịch xác nhận) Kho bạc gửi (theo mã kho bạc) có thực sự gửi giao dịch đó đi không:

- Nếu có, T3 tiến hành chuyển (đẩy lại) điện vào hàng đợi để ngày hôm sau gửi đi tiếp, sau đó T3 tiến hành xác nhận đối chiếu với T4.

Trường hợp mất dữ liệu tại trung tâm T4 (Tại T3B có), T4 phối hợp với các đơn vị liên quan và bộ phận kỹ thuật để bổ sung Lệnh thanh toán bị mất tại T4 và sau đó tạo lại bảng kê đối chiếu, gửi lại cho T3.

- Nếu không có, T3 xác định nguyên nhân và tiến hành hủy. Trường hợp huỷ LTT chênh lệch của KBNN huyện, T3 sử dụng chức năng đẩy lệnh xuống KB huyện để KB huyện huỷ lệnh thanh toán chênh lệch.

2.2.1.2. Giao dịch gửi đi T3 thiếu, T4 thừa

Nguyên nhân:

- Có việc bị mạo danh để gửi giao dịch đi.

- Tại T3 có việc truy cập vào cơ sở dữ liệu để xoá dữ liệu gốc, hoặc cơ sở dữ liệu hỏng gây mất dữ liệu.

Giải quyết:

Trường hợp này phải có các biện pháp phối hợp giữa Trung tâm thanh toán toàn quốc và các đơn vị thanh toán liên quan, cần kiểm tra xem thực tế (trên chứng từ gốc và các giao dịch xác nhận) Kho bạc gửi (theo mã kho bạc) có thực sự gửi giao dịch đó đi không, nếu có sự giả mạo thì cần loại bỏ giao dịch đó tại T4, T3B và kết hợp sự thống nhất điều chỉnh về kế toán, đồng thời thông báo cho Kho bạc nhận để huỷ bỏ và thống nhất biện pháp xử lý.

Nếu Kho bạc gửi thực tế có gửi giao dịch nhưng dữ liệu đã bị mất thì T3 phói hợp trung tâm thanh toán toàn quốc dùng biện pháp kỹ thuật để khôi phục lại lệnh thanh toán tại T3 để khớp đúng dữ liệu, thực hiện đối chiếu. Đồng thời kiểm tra nguyên nhân mất dữ liệu tại đơn vị để xử lý.

2.2.2. Giao dịch T3 nhận đến

2.2.2.1. Giao dịch nhận đến: T3 thiếu, T4 thừa

Nguyên nhân:

- Giao dịch trung tâm chuyển về cho đơn vị thanh toán nhưng do sai sót ở các khâu mã hoá/giải mã/kiểm tra các yếu tố bảo mật... nên giao dịch không hợp lệ, đơn vị thanh toán không nhận được.

- Số liệu bị sai tại T4

Giải quyết:

Phải phối hợp xác định nguyên nhân cụ thể. Nếu KB A không có và số liệu bị sai tại T4, cần phối hợp để hủy số liệu và xác định nguyên nhân sự cố.

Nếu tại KB A có phát sinh, T4 yêu cầu T3 chọn LTT thiếu và sử dụng chức năng yêu cầu Trung tâm thanh toán gửi lại LTT bị thiếu.

Sau khi Trung tâm nhận được yêu cầu gửi lại giao dịch của T3, hệ thống tại trung tâm sẽ tự động tìm giao dịch. Cán bộ trung tâm phải gửi lại điện cho đơn vị thanh toán. Sau đó, gửi lại Bảng kê đối chiếu để T3 đối chiếu lại toàn bộ các giao dịch.

Sau khi giao dịch được gửi đến đơn vị thanh toán, T3 tiếp tục thực hiện đối chiếu lại, xử lý kết quả đối chiếu theo quy định và kết thúc ngày.

Nếu giao dịch đó vẫn không đến được đơn vị nhận, trung tâm thanh toán kiểm tra trên nội dung điện xác nhận phản hồi tương ứng của đơn vị đó xem nguyên nhân gây lỗi để xử lý và gửi lại giao dịch hoặc thống nhất xử lý (có thể do lỗi đường truyền/lỗi của lập trình ứng dụng v.v...).

Có thể xảy ra các trường hợp sau:

- Có sự mạo danh để gửi giao dịch đến đơn vị thanh toán hoặc tại đơn vị thanh toán có việc tự thêm giao dịch vào cơ sở dữ liệu tại đơn vị mà không qua trung tâm thanh toán.

- Có việc mất dữ liệu gốc tại T4.

Trường hợp này phải có các biện pháp phối hợp giữa Trung tâm thanh toán toàn quốc và các đơn vị thanh toán liên quan. T4 cần kiểm tra xem thực tế (trên chứng từ gốc và các giao dịch xác nhận) Kho bạc gửi (theo mã kho bạc) có thực sự gửi giao dịch đó đi không, nếu có sự giả mạo thì cần loại bỏ giao dịch đó tại T3B và kết hợp sự thống nhất điều chỉnh về kế toán, đồng thời thống nhất biện pháp xử lý.

Nếu Kho bạc gửi thực tế có gửi giao dịch nhưng dữ liệu tại T4 đã bị mất thì dùng biện pháp kỹ thuật để khôi phục lại lệnh thanh toán để khớp đúng dữ liệu đối chiếu và kiểm tra nguyên nhân mất dữ liệu để xử lý.

2.3. Đối chiếu kế toán, thanh toán

Công tác đối chiếu kế toán, thanh toán thực chất là việc kiểm tra số liệu giữa hệ thống kế toán và thanh toán, và được thực hiện theo những nội dung chi tiết của hạch toán nghiệp vụ trong quyết định này.

Hàng tháng, trên phạm vi toàn quốc, số tiền của các lệnh thanh toán ngoại tỉnh đi, đến, chi tiết chuyển Nợ, Có trên các Báo cáo, bảng kê liên quan phải khớp đúng với phát sinh các tài khoản LKB ngoại tỉnh đi, đến, chi tiết chuyển Nợ, Có.

Tại các đơn vị kho bạc nhà nước, số tiền của các lệnh thanh toán đi, đến ngoại tỉnh trên các Bảng kê liên quan phải khớp đúng với số liệu trên các tài khoản LKB ngoại tỉnh đi, đến.

Các chênh lệch phát sinh giữa kế toán, thanh toán hàng tháng phải được các trung tâm thanh toán tỉnh chủ động theo dõi, phối hợp với các đơn vị thanh toán liên quan và theo dõi chi tiết đến từng lệnh thanh toán cũng như nguyên nhân chênh lệch, đảm bảo các lệnh thanh toán đi, đến được kịp thời, an toàn và chính xác.

2.4. Quy định về thời gian

Thời điểm ngừng chuyển LTT đi ngoại tỉnh trong ngày của trung tâm thanh toán tỉnh là 15h30 của ngày làm việc.

Thời điểm bắt đầu thực hiện công tác đối chiếu ngoại tỉnh giữa Trung tâm thanh toán toàn quốc và các trung tâm thanh toán tỉnh là 16 giờ của ngày làm việc. Thời gian kết thúc công tác đối chiếu LKB ngoại tỉnh là 16 giờ 30 của ngày làm việc.

Ngày cuối tháng hoặc trường hợp đặc biệt theo yêu cầu của nghiệp vụ, giờ kết thúc đối chiếu ngoại tỉnh có thể được Trung tâm thanh toán toàn quốc quy định lại cho phù hợp.

Quy định về bảo mật hệ thống thanh toán thực hiện theo quyết định riêng của Tổng Giám đốc KBNN.

Quy trình bắt đầu ngày và kết thúc ngày chỉ áp dụng đối với thanh toán LKB ngoại tỉnh.

- Trước khi bắt đầu ngày giao dịch thanh toán, T4 kiểm tra tình trạng kết thúc ngày của mỗi T3 và chỉ cho phép bắt đầu ngày thanh toán đối với các T3 đã kết thúc ngày trước. T3 chỉ được bắt đầu ngày giao dịch khi T4 đã bắt đầu ngày.

- Trường hợp do trục trặc kỹ thuật, đường truyền, một số đơn vị KBNN không thể đối chiếu đúng hoặc chênh lệch chưa xử lý ngay được phải lập biên bản và báo cáo kịp thời về Trung tâm thanh toán toàn quốc, đồng thời Trung tâm tỉnh của đơn vị Kho bạc đó phải áp dụng quy trình bắt đầu ngày đặc biệt.

Quy trình bắt đầu ngày cụ thể như sau:

- Thanh toán viên tại T4 thiết lập bắt đầu ngày giao dịch.

- Sau khi T4 thực hiện bắt đầu ngày, T4 tạo điện thông báo bắt đầu ngày và gửi đến các Trung tâm thanh toán tỉnh (T3). Điện thông báo bắt đầu ngày chỉ gửi đến các Trung tâm thanh toán tỉnh đã kết thúc ngày làm việc trước.

- Khi T3 nhận được thông báo bắt đầu ngày từ T4, T3 thực hiện thao tác bắt đầu ngày để mở một ngày giao dịch mới và gửi thông báo xác nhận bắt đầu ngày cho T4.

- Điện bắt đầu ngày của T3 sau khi lên T4, được hệ thống chấp nhận, khi đó T3 được hệ thống chuyển tình trạng hoạt động thành “đã bắt đầu ngày” và lúc đó T3 có thể thực hiện giao dịch thanh toán LKB ngoại tỉnh.

- Sau khi T3 bắt đầu ngày thì tất cả các đơn vị Kho bạc trên địa bàn có thể tham gia thanh toán LKB ngoại tỉnh. Trường hợp đơn vị Kho bạc trên địa bàn chưa hoàn thành xử lý các Lệnh thanh toán của ngày trước trong hệ thống thanh toán sẽ không được tham gia thanh toán LKB ngoại tỉnh của hệ thống.

Trường hợp T3 nhận được điện đối chiếu cuối ngày từ T4 nhưng T3 không thực hiện đối chiếu, trước khi T4 bắt đầu ngày mới, T4 phải ngắt T3 ra khỏi hệ thống. Nếu T3 muốn hoạt động trước khi T4 bắt đầu ngày mới, phải thực hiện thao tác đối chiếu và kết thúc ngày cũ, sau đó liên hệ với T4 để T4 kết nối T3 vào hệ thống và gửi lại thông báo bắt đầu ngày mới để T3 có thể giao dịch cùng ngày với hệ thống.

3.2. Quy trình bắt đầu ngày đặc biệt

Quy trình này áp dụng trong trường hợp, vì sự cố kỹ thuật hoặc lý do nào đó, vào ngày giao dịch trước, T3 chưa đối chiếu cuối ngày thành công với T4. Và trước khi T4 bắt đầu ngày mới cho toàn hệ thống, việc đối chiếu này vẫn chưa thực hiện được.

Trong trường hợp này, T3 sẽ bị ngắt ra khỏi hệ thống và không nhận được điện thông báo bắt đầu ngày mới. Sau khi khắc phục được sự cố, để thực hiện giao dịch bình thường, T3 cần phải áp dụng quy trình bắt đầu ngày đặc biệt. Quy trình như sau:

- T3 đề nghị T4 cho phép T3 bắt đầu ngày đặc biệt.

- T4 thực hiện bắt đầu ngày đặc biệt cho T3.

- Sau khi T3 nhận được điện cho phép bắt đầu ngày đặc biệt từ T4, T3 thực hiện bắt đầu ngày đặc biệt (đăng ký hoạt động lại) và thực hiện các giao dịch như bình thường trong ngày mới cùng hệ thống.

Cuối ngày, khi đơn vị (phải bắt đầu ngày đặc biệt) thực hiện đối chiếu, các giao dịch đối chiếu của ngày mới cùng hệ thống sẽ bao gồm các giao dịch liên quan từ ngày đơn vị phát sinh trục trặc (chưa thể đối chiếu) đến ngày đơn vị đăng ký hoạt động lại để bắt đầu ngày đặc biệt.

Lưu ý:

Với các trường hợp phải bắt đầu ngày đặc biệt, TTV cần kiểm tra kỹ những LTT chênh lệch trong những ngày đối chiếu trước cho đến ngày được đăng ký hoạt động lại. Phối hợp T4 rà soát, kiểm tra những LTT qua trung tâm (Mẫu bảng kê số B7-32/KB) với các lệnh thanh toán truyền đi và nhận đến tại T3).