TIÊu chuẩn quốc gia tcvn 10846: 2015 iso 999: 1996

TCVN 10846:2015

ISO 999:1996

THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - HƯỚNG DẪN VỀ NỘI DUNG, TỔ CHỨC VÀ TRÌNH BÀY CÁC BẢNG CHỈ MỤC

1 Phạm vi áp dụng

Tiêu chuẩn này cung cấp các hướng dẫn về nội dung, tổ chức và trình bày các bảng chỉ mục.

Tiêu chuẩn này áp dụng cho các bảng chỉ mục đối với sách (bao gồm cả tác phẩm hư cấu), xuất bản phẩm định kỳ, báo cáo, tài liệu sáng chế, và các tài liệu được in hoặc được viết khác, và cũng đối với các tài liệu không in, như các tài liệu điện tử, phim, tài liệu ghi âm, tài liệu ghi hình, tài liệu đồ họa, bản đồ, và các vật thể ba chiều.

Tiêu chuẩn này đề cập tới các nguyên tắc và thực tiễn định chỉ mục cơ bản hơn là đến các thủ tục định chỉ mục cụ thể mà thay đổi tùy theo dạng tài liệu được định chỉ mục và những người dùng mà bảng chỉ mục nhằm tới. Vì vậy các ví dụ được đưa ra, bao gồm cả các dấu chấm câu, được minh họa và không mang tính áp đặt.

Tiêu chuẩn này bao gồm sự lựa chọn, hình thức và cách sắp xếp các tiêu đề và phụ đề được dùng trong các đề mục của bảng chỉ mục một khi các chủ đề được định chỉ mục đã được xác định. (Để nghiên cứu tài liệu và lựa chọn các chủ đề cho định chỉ mục, xem TCVN 10669(ISO 5963). Để biên soạn từ điển từ chuẩn đơn ngữ mà có thể giúp cho việc lựa chọn các thuật ngữ định chỉ mục, xem ISO 2788.).

Mặc dù tiêu chuẩn này không đưa ra bất kỳ hướng dẫn nào về việc tạo ra bảng chỉ mục tin học hóa theo cách thông thường, tiêu chuẩn phù hợp cho việc biên soạn tất cả các dạng bảng chỉ mục bất kể chúng được tạo ra bằng các phương pháp thủ công hoặc có sự hỗ trợ của máy tính, và dù được biên soạn bởi một người định chỉ mục hay bởi một nhóm người định chỉ mục. Tiêu chuẩn không bao quát việc trích dẫn một cách máy móc các từ của văn bản để tạo ra các bảng chỉ mục, ví dụ KWIC (từ khóa trong ngữ cảnh), nó cũng không bao quát các hệ thống định chỉ mục đặc biệt như PRECIS, định chỉ mục chuỗi, định chỉ mục trích dẫn, hoặc các kỹ thuật định chỉ mục sắp xếp sau, mặc dù những khuyến nghị của tiêu chuẩn có thể thích hợp với bất kỳ hệ thống nào trong các hệ thống này.

Tiêu chuẩn không đưa ra các khuyến nghị cho việc biên soạn các mục lục cho các thư viện hoặc các bảo tàng.

2 Tài liệu viện dẫn

Các tài liệu viện dẫn sau rất cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn này. Đối với các tài liệu viện dẫn có ghi năm công bố thì áp dụng phiên bản được nêu. Đối với các tài liệu viện dẫn không ghi năm công bố thì áp dụng phiên bản mới nhất, bao gồm cả các sửa đổi, bổ sung (nếu có).

TCVN 10669:2014(ISO 5963:1985), Thông tin và tư liệu - Phương pháp phân tích tài liệu, xác định chủ đề và lựa chọn các thuật ngữ định chỉ mục

ISO 2788:1986, Documentation - Guidelines for the establishment and development of monolingual thesauri (Tư liệu - Hướng dẫn xây dựng và phát triển các từ điển từ chuẩn đơn ngữ)

ISO 5127-1:1983¹, Documentation and information - Vocabulary - Part 1: Basic concepts (Thông tin và tư liệu - Từ vựng - Phần 1: Khái niệm cơ bản).

ISO 5127-6:1983, Documentation and information - Vocabulary - Part 6: Documentary language (Thông tin và tư liệu - Từ vựng - Phần 6: Ngôn ngữ tư liệu).

ISO 5127-3A:1981, Information and documentation - Vocabulary - Section 3a): Acquisition, identification, and analysis of documents and data (Thông tin và tư liệu - Từ vựng - Phần 3A: Bổ sung, nhận dạng và phân tích tài liệu và dữ liệu).

ISO 7154:1983, Documentation - Bibliographic filing principles (Tư liệu - Các nguyên tắc ghi tên thư mục tài liệu tham khảo).

3 Thuật ngữ và định nghĩa

Với mục đích của tiêu chuẩn này, các định nghĩa được nêu trong tiêu chuẩn ISO 5127-1, ISO 5127-3A và ISO 5127-6 được sử dụng cùng với các định nghĩa sau.

Danh sách hoặc tệp các tiêu đề được sử dụng trong một bảng chỉ mục, ví dụ các hình thức tên riêng, các tiêu đề chủ đề.

CHÚ THÍCH 1: Các danh sách được thiết lập trước như vậy được sử dụng đặc biệt để phối hợp định chỉ mục các bộ sưu tập.

3.2

Bộ sưu tập (collection)

Nhóm các tài liệu mà việc tra cứu nội dung của chúng được thực hiện hoặc dự kiến sẽ được thực hiện một bảng chỉ mục, ví dụ các tài liệu này được quét bởi dịch vụ định chỉ mục, một cơ sở dữ liệu các bài tóm tắt.

CHÚ THÍCH 2: Cả bộ sưu tập và bảng chỉ mục có thể được mà rộng vô hạn định.

3.3

Tham chiếu chéo (cross-reference)

Chỉ dẫn từ một tiêu đề hoặc phụ đề đến tiêu đề hoặc phụ đề khác.

Bất kỳ một đối tượng nào trình bày thông tin, bao gồm các biểu ghi đọc máy, các vi dạng, các vật mang tin in và không in.

Sự sắp xếp các mục theo trật tự chữ cái hoặc trật tự khác, khác với trật tự của tài liệu hoặc bộ sưu tập được định chỉ mục, được thiết kế để đảm bảo cho người dùng định vị thông tin trong một tài liệu hoặc các tài liệu cụ thể trong một bộ sưu tập.

Một biểu ghi đơn lẻ trong một bảng chỉ mục; bao gồm một tiêu đề; dấu hạn định hoặc ghi chú phạm vi nếu cần; phụ đề nếu cần; và hoặc dấu định vị hoặc tham chiếu chéo hoặc cả hai.

Thuật ngữ được chọn để trình bày một tài liệu hoặc khái niệm trong một tài liệu trong bảng chỉ mục.

CHÚ THÍCH 3: Tiêu đề chỉ mục được sử dụng độc lập, hoặc các thuật ngữ liên quan hoặc đang biến thể (thay đổi về hình thái và biến đổi về ý nghĩa) có thể được gộp vào dưới tiêu đề.

3.8

Phụ đề chỉ mục (index subheading)

Tiêu đề được gộp vào dưới một tiêu đề để chỉ ra mối quan hệ phụ thuộc hoặc đang biến thể

CHÚ THÍCH 4: Phụ đề có thể có từ hai phụ đề con trở lên.

3.9

Dấu định vị (locator)

Dấu hiệu, đi sau một tiêu đề hoặc phụ đề, cho biết phần của một tài liệu, hoặc tài liệu trong một bộ sưu tập mà tiêu đề hoặc phụ đề đề cập tới.

Ký hiệu, bổ sung cho một tiêu đề, nhưng được phân cách với nó bởi dấu chấm câu (thường là dấu ngoặc đơn), để phân biệt tiêu đề với những từ đồng tự trong cùng một bảng chỉ mục.

CHÚ THÍCH 5: Dấu hạn định tạo thành một phần của tiêu đề.

3.11

Ghi chú phạm vi (scope note)

Giải thích bổ sung cho tiêu đề để làm rõ phạm vi của nội dung chủ đề được bao gồm hoặc việc sử dụng của tiêu đề này trong bảng chỉ mục.

CHÚ THÍCH 6: Ghi chú phạm vi không tạo thành một phần của tiêu đề.

3.12

Tham chiếu chéo “xem thêm” (“see also” cross-reference)

Chỉ dẫn, từ một tiêu đề hoặc phụ đề có một hay nhiều dấu định vị đi sau, đến một hoặc nhiều tiêu đề hoặc phụ đề khác, mà dưới nó sẽ tìm thấy thông tin liên quan.

Chỉ dẫn, từ một tiêu đề hoặc phụ đề không có các dấu định vị đi sau, đến một hoặc nhiều tiêu đề hoặc phụ đề khác, mà dưới nó sẽ tìm thấy thông tin liên quan.

Từ, cụm từ hoặc ký hiệu được dùng để biểu thị một khái niệm.

4 Chức năng của một bảng chỉ mục

Chức năng của một bảng chỉ mục là cung cấp cho người dùng một phương tiện tìm được thông tin có hiệu quả. Vì vậy, người định chỉ mục nên:

a) Nhận dạng và định vị thông tin thích hợp trong tài liệu được định chỉ mục;

b) Phân biệt giữa thông tin về chủ đề và việc chuyển sang đề cập một chủ đề;

c) Bỏ qua việc đề cập qua các chủ đề mà không quan trọng đối với những người dùng tiềm năng;

d) Phân tích các khái niệm được xử lý trong tài liệu để đưa ra một loạt các tiêu đề;

e) Đảm bảo rằng các thuật ngữ được sử dụng trong bảng chỉ mục phù hợp với những người dùng bảng chỉ mục, để họ sẽ:

1) Xác định nhanh chóng sự tồn tại hay không tồn tại thông tin về một chủ đề cụ thể trong một tác phẩm không phổ biến;

2) Tìm nhanh chóng thông tin về một mục được ghi nhớ trong một tác phẩm đã biết hoặc biết một phần;

3) Nhận biết nhanh chóng các tài liệu phù hợp trong một bộ sưu tập.

f) Cho biết mối quan hệ giữa các khái niệm;

g) Nhóm hợp thông tin về các chủ đề rải rác lại với nhau bằng cách sắp xếp tài liệu hoặc bộ sưu tập này;

h) Tổng hợp các tiêu đề và các phụ đề thành các mục từ; sự tổng hợp có thể được thiết lập sẵn trong tệp chuẩn;

i) Định hướng người dùng tìm thông tin theo các thuật ngữ không được chọn làm các tiêu đề của bảng chỉ mục tới các thuật ngữ đã được chọn làm tiêu đề của bảng chỉ mục, bằng phương tiện tham chiếu chéo “xem”;

j) Sắp xếp các mục theo trật tự hữu ích có hệ thống.

5 Dạng bảng chỉ mục

Các bảng chỉ mục có thể được tạo ra cùng với các tài liệu được định chỉ mục, hoặc riêng biệt.

Các bảng chỉ mục có thể bao gồm các mục từ cho một loạt các loại bao gồm các tên (cá nhân, tập thể, địa lý), các thuật ngữ kỹ thuật, các chủ đề, các nhan đề tác phẩm, các dòng đầu tiên của các bài thơ, các đoạn trích, các từ viết tắt, các tên viết tắt, các số, ngày tháng...

Các bảng chỉ mục tổng quát kết hợp các mục từ thuộc tất cả hoặc bất kỳ loại nào kể trên theo một tuần tự duy nhất.

Khi phù hợp đối với tài liệu hoặc bộ sưu tập được định chỉ mục, các chuỗi riêng biệt có thể được sử dụng cho các mục từ của các dạng khác nhau. Chuỗi phổ biến nhất của chúng được phân biệt ở 5.1 đến 5.6 (xem thêm 7.1.4).

Các bảng chỉ mục chủ đề cho phép truy cập nội dung của các tài liệu theo nội dung chủ đề. Các tiêu đề chủ đề được sắp xếp theo trật tự chữ cái hoặc trật tự có hệ thống khác.

Các bảng chỉ mục tác giả có thể

a) Cho phép truy cập thông tin trên tài liệu được trích dẫn theo tên tác giả trong tài liệu được định chỉ mục; hoặc

b) Liệt kê các tài liệu khác nhau theo tên tác giả trong bộ sưu tập được định chỉ mục.

Các bảng chỉ mục tác giả có thể bao gồm các tên cá nhân hoặc tập thể.

5.3 Bảng chỉ mục tên

Các bảng chỉ mục tên cho phép truy cập các tên có trong tài liệu, bất kể cá nhân, tổ chức hoặc động vật hoặc các đối tượng vô tri vô giác khác mà được phân biệt bởi một tên riêng. Ví dụ, Red Rum (tên ngựa đua), Macrex (tên chương trình máy tính). Các tên như vậy có thể được kết hợp trong một bảng chỉ mục duy nhất.

Các bảng chỉ mục địa lý cho phép truy cập thông tin hoặc các tài liệu qua các tên vị trí địa lý. Các vị trí này có thể rất rộng, như các châu lục hoặc các quốc gia, hoặc rất cụ thể như các thành phố hoặc thị trấn, hoặc các tòa nhà trong một thị trấn.

Các bảng chỉ mục nhan đề cho phép truy cập các tài liệu hoặc các trích dẫn tài liệu bằng cách hiển thị các nhan đề của các tài liệu này theo một tuần tự.

Các bảng chỉ mục số và mã cho phép truy cập thông tin hoặc các tài liệu theo định danh số, ví dụ, theo số sáng chế, ISBN, ngày tháng tạo lập hoặc xuất bản (hoặc cả hai).

6 Kiểm soát chất lượng

6.1 Chất lượng của các bảng chỉ mục

Một bảng chỉ mục có hiệu quả đáp ứng các nhu cầu của những người tìm kiếm thông tin chứa trong các tài liệu được định chỉ mục (xem 7.1).

Các mục từ phải cho phép các cách tiếp cận khác nhau có thể được thực hiện bởi người dùng (ví dụ, một tác phẩm hư cấu hoặc một vở kịch được đề cập trong tài liệu cần được nhập vào theo cả tên tác giả lẫn nhan đề).

Người định chỉ mục cần vô tư và khách quan trong cả việc lựa chọn nội dung chủ đề và chọn thuật ngữ (xem ISO 2788 và TCVN 10669 (ISO 5963)).

Kiến thức của người định chỉ mục về các nguyên tắc định chỉ mục, có được thông qua học tập và kinh nghiệm, quyết định chất lượng của bảng chỉ mục. Các yếu tố quan trọng khác bao gồm kiến thức của người định chỉ mục về ngôn ngữ và nội dung chủ đề của tài liệu và chất lượng của các công cụ định chỉ mục sử dụng, như các ngôn ngữ định chỉ mục có kiểm soát (xem ISO 2788).

6.2 Độ dài và mức độ chi tiết của các bảng chỉ mục

Bảng chỉ mục cần đủ chi tiết để đáp ứng nhu cầu mong đợi của người dùng, phản ánh số lượng chi tiết và số chủ đề được bao quát bởi, các tài liệu được định chỉ mục. Các nhân tố ảnh hưởng đến độ dài của một bảng chỉ mục bao gồm:

a) Đặc điểm và mục đích của các tài liệu được định chỉ mục, ví dụ, tài liệu hàn lâm hoặc kỹ thuật có thể yêu cầu xử lý chi tiết hơn tài liệu phổ cập;

b) Mục đích định chỉ mục, ví dụ, một người đọc cụ thể có thể chỉ quan tâm đến một khía cạnh của các tài liệu phức tạp. Khi việc trình bày một tài liệu nghiêng về một quan điểm riêng biệt về định chỉ mục, điều này cần được thể hiện rõ ràng trong một ghi chú giới thiệu, hoặc trong nhan đề hoặc ở một vị trí nào đó.

Nếu xem xét chuyên môn của người định chỉ mục về mức độ chi tiết của định chỉ mục cần thiết trong việc tạo ra một bảng chỉ mục dài hơn phép tính kinh tế của nhà xuất bản thì những thay đổi trong cách trình bày hoặc in ấn được ưu tiên hơn là làm giảm số mục từ trong bảng chỉ mục.

Sẽ hữu ích nếu người định chỉ mục có thể đánh giá được số lượng và phạm vi của các mục từ ở giai đoạn bắt đầu, để việc trình bày này có thể được thảo luận vào thời gian thích hợp (xem 6.4).

Chi tiết, văn phong và cách trình bày của một bảng chỉ mục cần phải nhất quán.

Bảng chỉ mục, cần được xây dựng phù hợp với một mẫu logic, cân đối, nhất quán và dễ nhận biết. Tính nhất quán phù hợp với số lượng chi tiết xác định, việc sử dụng thuật ngữ, phân nhóm, đảo ngược, các tham chiếu chéo, các dấu định vị và văn phong và cách trình bày chung.

Tính nhất quán có thể đạt được nếu

a) Các chính sách định chỉ mục và các tệp chuẩn được thiết lập và tuân thủ;

b) Các nguồn lực định chỉ mục tin cậy được sử dụng, ví dụ, các từ điển, các bộ từ vựng có kiểm soát, các tư vấn với chuyên gia;

c) Các quyết định định chỉ mục được ghi lại có hệ thống;

d) Công việc với cùng một bảng chỉ mục được thực hiện bởi từ hai người định chỉ mục trở lên được phối hợp chặt chẽ.

Kiểm tra cẩn thận, biên tập và đọc rà soát bảng chỉ mục là điều kiện cơ bản để đảm bảo việc sử dụng nhất quán các tiêu đề và phụ đề, tính chính xác trong các tham chiếu chéo, các dấu định vị, sắp xếp theo chữ cái hoặc cách khác, việc sử dụng đúng các dấu chấm câu và khoảng cách, và (nếu cần) thay thế các tham chiếu chéo bằng các mục từ bổ sung (xem 7.5).

6.4 Mối quan hệ giữa người định chỉ mục và tác giả/nhà xuất bản/người dùng

Chất lượng và tính nhất quán của một bảng chỉ mục sẽ được tăng lên nếu người định chỉ mục có thể thảo luận về tài liệu với tác giả, biết các yêu cầu của nhà xuất bản và có thể hiểu đầy đủ các yêu cầu của những người dùng tiềm năng bảng chỉ mục. Những thông tin này sẽ giúp cho người định chỉ mục ra những quyết định chính xác về việc lựa chọn các mục từ, đưa vào hay loại bỏ khỏi bảng chỉ mục, và nhu cầu đối với các bảng chỉ mục cụ thể. (xem thêm 6.1 và 7.1.4).

Nếu có xung đột lợi ích của, ví dụ, các tác giả, nhà xuất bản, người quản lý cơ sở dữ liệu và người định chỉ mục về các vấn đề như chi phí, phạm vi thời gian, phác thảo, độ dài... nhu cầu mong đợi của người dùng về một tài liệu hướng dẫn có hiệu quả tới thông tin trong tài liệu cần được xem là nhân tố quyết định.

6.4.1 Hướng dẫn những người định chỉ mục

Nhà xuất bản cần thông báo trước cho những người định chỉ mục bất kỳ quy ước hoặc yêu cầu nào, ví dụ, có dấu phẩy giữa tiêu đề và dấu định vị hay không, có các số trang ưu tiên cho bảng tra hay không, có bất kỳ ràng buộc cụ thể nào về hệ thống sắp chữ được sử dụng hay không. Người định chỉ mục không phải chịu những ràng buộc không cần thiết, nhưng họ cần được cung cấp thông tin và hướng dẫn đầy đủ để hoàn thành công việc một cách thỏa đáng.

Người định chỉ mục cần phải truy cập

a) Các tài liệu đầy đủ, ví dụ, toàn văn tài liệu bao gồm các chú thích và tài liệu phi văn bản như các hình minh họa, các bản đồ, các bảng biểu và biểu đồ;

b) Các tài liệu ở dạng bản cuối cùng, ví dụ, bản in thử đã đánh số trang kết hợp tất cả những thay đổi với văn bản và việc phân trang.

Người định chỉ mục cần thông báo cho nhà xuất bản các lỗi có thể hoặc những điểm không nhất quán trong các tài liệu.

6.4.3 Kiểm tra sau cùng (đọc và sửa bản in thử)

Nhà xuất bản cần dành cho người định chỉ mục cơ hội kiểm tra bản in thử của bảng chỉ mục được in trước khi xuất bản.

Nhà xuất bản cần dành cho người định chỉ mục cơ hội có tên trong tài liệu.

7 Nội dung và cách tổ chức chung

7.1 Cấu trúc và nội dung tổng quát

Các bảng chỉ mục thường phải bao quát tất cả nội dung trong các tài liệu. Những loại bỏ đáng kể cần phải làm cho người dùng chú ý trong một ghi chú giới thiệu (xem 9.2).

Trong trường hợp các tài liệu in, nội dung thường được định chỉ mục bao gồm các lời giới thiệu, các ghi chú, các phụ đính, các hình minh họa và các phụ lục.

Các trang nhan đề, các lời đề tặng, các mục lục, các toát yếu hoặc các bản tóm tắt ở đầu bài báo hoặc chương, các quảng cáo và các mục tương tự, thường không được định chỉ mục, mặc dù chúng phải được nghiên cứu để lấy tài liệu đưa vào bảng chỉ mục

Các bảng chỉ mục cần có thể cung cấp thông tin ngầm chứa trong các tài liệu, ví dụ, các tên đầy đủ, các ngày tháng xác định, các tên hóa chất, vì những thông tin này có thể hữu ích đặc biệt đối với người dùng.

Khi cần thiết, một ghi chú giới thiệu giải thích việc thiết kế hoặc xây dựng chúng cần phải được cung cấp ở đầu các bảng chỉ mục hoặc đầu một loạt các bảng chỉ mục (xem 9.2).

Một bảng chỉ mục duy nhất cho các nội dung của một tài liệu được ưu tiên hơn một loạt bảng chỉ mục. Các bảng chỉ mục cho các bộ sưu tập có thể là chung (gộp thành một) hoặc riêng, như những bảng chỉ mục đã được liệt kê ở Điều 5.

Các trường hợp sau đây có thể ảnh hưởng đến việc quyết định liệu có cung cấp từ hai bảng chỉ mục trở lên hay không:

a) Sự quan tâm đặc biệt đến các phần cụ thể của các tài liệu, ví dụ, các quảng cáo hay các bài điểm sách;

b) Sự quan tâm đặc biệt đến các đối tượng cụ thể của tài liệu được định chỉ mục, như tác giả hoặc các vụ tố tụng pháp lý được đưa ra.

c) Khó khăn trong việc đồng hóa các tiêu đề phi ngôn ngữ, ví dụ số sáng chế hoặc công thức hóa học, thành một danh sách chủ yếu bằng lời nói.

Nhan đề của mỗi bảng chỉ mục cần chỉ rõ các nội dung và chức năng của chúng (xem thêm 9.3.3).

7.2 Khái niệm: trình bày trong các tiêu đề và phụ đề

Việc lựa chọn các khái niệm đưa vào các bảng chỉ mục phụ thuộc vào nhu cầu mong đợi của người dùng và bản chất của các tài liệu được định chỉ mục [xem 4c)-4f) và 6.2]. Các phụ đề có thể càng cụ thể càng cần thiết để hỗ trợ người dùng.

Mục đích của tài liệu sẽ ảnh hưởng đến cách biểu đạt tiêu đề.

Ví dụ, trong một bảng chỉ mục cho tác phẩm về quản lý nguồn nhân lực, một bài thảo luận về các học thuyết kinh tế về lao động có thể được định chỉ mục như sau: tiêu đề có thể bắt đầu với “các học thuyết kinh tế..” vì đó là chủ đề cụ thể của phần tài liệu này. “Lao động: các học thuyết kinh tế” có thể không hữu ích, vì lao động là chủ đề của toàn bộ tác phẩm. Trái lại, trong tác phẩm về kinh tế học, “lao động” có thể dẫn nhập một cách chính xác mục từ (xem thêm 7.2.4).

Tiêu đề phải được chọn từ thuật ngữ được sử dụng trong tài liệu, đặc biệt trong trường hợp định chỉ mục tài liệu đơn lẻ; hoặc trong trường hợp định chỉ mục bộ sưu tập, từ một tệp chuẩn.

Một thuật ngữ phải được sử dụng một cách nhất quán để trình bày cùng một khái niệm. Nếu có các từ đồng nghĩa cho một thuật ngữ được chọn làm tiêu đề, các tham chiếu chéo “xem” cần được tạo ra từ các thuật ngữ thay thế.

Khi định chỉ mục các bộ sưu tập hoặc các tài liệu có nhiều tác giả, mối quan tâm đặc biệt được đòi hỏi là phải tập hợp dưới một tiêu đề tất cả các tham chiếu đến khái niệm mà với nó các tác giả khác nhau đã sử dụng các thuật ngữ khác nhau, ví dụ, chơi tem hay sưu tập tem.

Chính tả hoặc chữ viết tắt khác nhau cần được xử lý cùng phương pháp như các từ đồng nghĩa.

VÍ DỤ 1 dùng một trong hai: mỹ học (aesthetics) hoặc thẩm mỹ học (esthetics)

2 dùng một trong hai: DNA hoặc acid deoxyribonucleic

3 dùng một trong hai: giả tưởng (fantasme) hoặc tưởng tượng (phantasme)

Nếu thuật ngữ không hiện hành hoặc mang phong cách riêng từ tài liệu được sử dụng trong bảng chỉ mục, nó cần phải được làm rõ bằng cách bổ sung thuật ngữ dùng hiện hành, với tham chiếu chéo “xem” từ thuật ngữ này (xem 7.5).

VÍ DỤ 1 lao (bệnh lao phổi) (consumption (tuberculosis of the lungs))

lao phổi xem bệnh lao phổi (tuberculosis of the lungs see (consumption (tuberculosis of the lungs))

2 huyết cầu trắng xem bạch cầu (huyết cầu trắng) (globule blanc see leucocyte (globule blanc)

bạch cầu (huyết cầu trắng) (leucocyte (globule blanc))

Các thuật ngữ liên kết như từ trái nghĩa mà không thể được xử lý nếu không có tham chiếu qua lại cần được dẫn nhập như một tiêu đề đơn chứa cả hai thuật ngữ. Tham chiếu chéo cần được tạo từ thuật ngữ thứ hai của các thuật ngữ liên kết đến toàn bộ cụm từ.

VÍ DỤ

1 ác (evil) xem thiện và ác (good and evil)

2 giải thưởng (awards) xem vinh danh và giải thưởng (honours and awards)

vinh danh và giải thưởng (honours and awards)

3 suy tàn (décadence) xem hưng thịnh và suy tàn (grandeur et décadence)

hưng thịnh và suy tàn (grandeur et décadence)

7.2.1.3.3 Từ đồng tự

Các từ đồng tự cần được phân biệt bằng cách thêm một yếu tố hay từ hạn định.

VÍ DỤ

1 Chỉnh lý (Chỉnh lý toàn bộ)

2 Đường (Giao thông)

Đường (Sacoroza)

Đường (Thực phẩm)

3 Đông (Miền)

Đông (Mùa)