SỞ NỘi vụ Số: 1219/bc-snv cộng hòa xã HỘi chủ nghĩa việt nam

UBND TỈNH NINH THUẬN SỞ NỘI VỤ Số: 1219/BC-SNV

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Ninh Thuận, ngày 21 tháng 5 năm 2015

Thực hiện Công văn số 255/VTLTNN-NVTW ngày 17/4/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc báo cáo tổng kết thi hành Nghị định về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP;

Căn cứ báo cáo của các cơ quan, đơn vị về việc thực hiện các Nghị định về công tác văn thư; Sở Nội vụ tỉnh Ninh Thuận báo cáo kết quả thực hiện như sau:

Ủy ban nhân dân tỉnh đã tổ chức Hội nghị tuyên truyền, quán triệt, phổ biến Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP đến các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố trên địa bàn toàn tỉnh để triển khai thực hiện theo quy định; Hằng năm, Sở Nội vụ đã phối hợp với Trường Chính trị tỉnh tổ chức 01 lớp tập huấn, bồi dưỡng về công tác văn thư, lưu trữ; trong đó, hướng dẫn, tuyên tuyền và phổ biến về nội dung Nghị định số 110/2004/CT-CP và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ. Qua công tác triển khai các Nghị định về công tác văn thư, nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức về việc thực hiện công tác văn thư được nâng cao, theo yêu cầu hội nhập và phát triển kinh tế, công tác văn thư đối với các cơ quan, đơn vị ngày càng được quan tâm và chú trọng hơn.

Thực hiện Nghị định của Chính phủ và một số văn bản quy định về công

tác văn thư; thời gian qua, tỉnh Ninh Thuận đã xây dựng, triển khai và hướng dẫn một số văn bản sau: Ngày 03 tháng 11 năm 2005, Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quyết định số 357/2005/QĐ-UBND về việc quy định về công tác văn thư của tỉnh Ninh Thuận; Ngày 04 tháng 5 năm 2013, Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Công văn số 1878/UBND-VX về việc Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức; Ngày 14 tháng 4 năm 2010, Sở Nội vụ ban hành Công văn số 915/SNV-TTLT về việc triển khai Nghị định số 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ và ngày 08 tháng 5 năm 2013, Sở Nội vụ ban hành Công văn số 936/SNV-VTLT về việc hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức.

b. Tổ chức thực hiện:

Việc tuyên truyền, phổ biến Nghị định 110/2004/NĐ-CP và các văn bản quy phạm pháp luật khác về công tác văn thư đã được các cơ quan, đơn vị, UBND các cấp triển khai kịp thời, có tác dụng thiết thực, tạo được sự chuyển biến tích cực trong nhận thức về vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, góp phần nâng cao tinh thần trách nhiệm của các cấp lãnh đạo, công chức, viên chức ở các cơ quan, đơn vị, địa phương đối với công tác văn thư, lưu trữ trong giai đoạn hiện nay. Chất lượng nghiệp vụ công tác văn thư được nâng lên rõ rệt trên các mặt: xây dựng, ban hành và nội dung văn bản, công tác quản lý văn bản đi, đến, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ công việc; kỹ thuật soạn thảo, trình bày văn bản được cải thiện; các cơ quan, tổ chức rất quan tâm, triển khai thực hiện kịp thời các quy định, hướng dẫn về công tác văn thư. Công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trên môi trường mạng được UBND tỉnh trang bị phần mềm và áp dụng rộng rãi chương trình quản lý và chuyển giao văn bản trong công tác văn thư đối với các Sở, ban, ngành và UBND các huyện, thành phố.

1. 
   Tổ chức bộ máy:
   

+ Chi cục trưởng và 01 Phó Chi cục trưởng

+ Các phòng chuyên môn nghiệp vụ: Phòng Hành chính - Tổng hợp; Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Kho lưu trữ chuyên dụng.

Hiện nay có 15/16 biên chế; trong đó, có 06 công chức và 09 viên chức. Trình độ lý luận chính trị: Cao cấp: 02 và Trung cấp: 01(đang học). Trình độ chuyên môn: Đại học: 11, Cao đẳng: 01 và Trung cấp: 02; trong đó, chuyên ngành văn thư, lưu trữ: 09; Đại học và Cao đẳng khác: 03, đang học đại học: 03.

- Các Sở, ban, ngành: Gồm 69 công chức, viên chức chuyên trách về văn thư, kiêm nhiệm công tác khác gồm 14 công chức; trong đó, 17 công chức có trình độ Đại học: 06 công chức chuyên ngành văn thư, lưu trữ và 11 công chức Đại học khác, 38 công chức có trình độ Trung cấp: 16 Trung cấp văn thư, lưu trữ và 22 Trung cấp khác.

- Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố: Có 07 công chức chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ; (02 Đại học chuyên ngành văn thư - lưu trữ và 05 Trung cấp khác). Phòng Nội vụ các huyện, thành phố: Bố trí 01 công chức phụ trách quản lý công tác văn thư, lưu trữ.

- Các xã, phường, thị trấn: Có 65 công chức thuộc Văn phòng - Thống kê phụ trách công tác văn thư, lưu trữ; trong đó, trình độ chuyên ngành Trung cấp văn thư có 39 công chức và Trung cấp khác có 26 công chức.

- Hạn chế: Một số Sở, ban, ngành và các xã, phường, thị trấn bố trí cán bộ phụ trách công tác văn thư, lưu trữ chưa đúng trình độ chuyên môn; do đó, chưa đáp ứng yêu cầu theo quy định, thủ trưởng một số cơ quan, đơn chưa quan tâm đúng mức đến công tác quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ tại đơn vị.

c) Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ đối với công chức, viên chức:

- Hằng năm Sở Nội vụ đã phối, kết hợp với Trường Chính trị tỉnh hằng năm tổ chức 01 lớp bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ từ 80 đến 100 học viên/lớp, đối tượng tham dự gồm các công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các Sở, ban, ngành và các đơn vị trực thuộc; các huyện, thành phố và xã, phường, thị trấn trong toàn tỉnh.

- Công tác đào tạo: Sở Nội vụ phối hợp với Trường Chính trị, Trường Đại học Khoa học - Xã hội - nhân văn và Trường Trung cấp Văn thư - Lưu trữ Trung ương II thành phố Hồ Chí Minh mở 04 lớp; trong đó, 02 lớp Đại học gồm 208 học viên và 02 lớp Trung cấp gồm 250 học viên, đối tượng tham dự gồm các công chức, viên chức làm công văn thư, lưu trữ; các cơ quan, đơn vị đã tạo điều kiện cho công chức, viên chức nâng cao trình độ nghiệp vụ, từng bước nâng cao chất lượng về công tác văn thư, lưu trữ.

4. Kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ

- Định kỳ hằng năm, thực hiện việc kiểm tra và hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn toàn tỉnh, thực hiện từ 25 - 30 đơn vị/năm.

- Nội dung kiểm tra: Xây dựng Quy chế công tác văn thư, soạn thảo và ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quản lý văn bản đi - đến; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu; quản lý và sử dụng con dấu; ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác văn thư. Qua kiểm tra thực tế cho thấy, lãnh đạo các đơn vị đã nhận thức vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ; do đó, việc triển khai các văn bản của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện tương đối tốt, lãnh đạo các đơn vị đã quan tâm, chú ý công tác tổ chức cán bộ và bố trí cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ, có đạo đức nghề nghiệp, có tinh thần trách nhiệm để đảm trách công tác văn thư, lưu trữ; tuy nhiên, vẫn còn một số đơn vị thực hiện việc soạn thảo văn bản chưa đúng quy định, việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ chưa thực hiện đồng bộ.

5. Đầu tư kinh phí và tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học và công nghệ trong công tác văn thư

- Tình hình đầu tư kinh phí cho các hoạt động văn thư: Qua thực tế kiểm tra, các cơ quan, đơn vị đã quan tâm đến việc đầu tư trang thiết bị cho công tác văn thư như: máy vi tính, máy in, máy scan, photocoppy… nhằm phục vụ tốt trong công tác văn thư.

- Về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư: Các Sở, ban, ngành và các huyện, thành phố đã triển khai thực hiện và mở rộng, nâng chất lượng mạng nội bộ (mạng LAN), mạng Internet trong trao đổi công việc, thực hiện Văn phòng điện tử. Toàn tỉnh có 60 cơ quan, đơn vị áp dụng phần mềm Văn phòng điện tử (29 đơn vị cấp tỉnh; 16 đơn vị trực thuộc các Sở, ban, ngành và 07 huyện, thành phố). Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ áp dụng phần mềm Văn phòng điện tử chuyển giao văn bản đi và văn bản đến, ngoài ra còn sử dụng các phần mềm do Trung tâm Tin học trực thuộc Sở Thông tin và Truyền thông cài đặt để quản lý hồ sơ khen thưởng kháng chiến, phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ (do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thuộc Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước cài đặt).

6. Chế độ thông tin báo cáo

Hằng năm, Sở Nội vụ thực hiện việc báo cáo đúng thời gian theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và cơ quan chủ quản cấp trên theo yêu cầu. Các Sở, ban, ngành và các huyện, thành phố thực hiện nghiêm túc việc báo cáo thống kê công tác văn thư đúng thời gian theo quy định.

a) Soạn thảo và ban hành văn bản:

- Công tác xây dựng, ban hành văn bản ngày càng được nâng cao về chất lượng nội dung và thể thức, kỹ thuật trình bày, soạn thảo văn bản được thực hiện theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Qua kiểm tra, việc thực hiện về kỹ thuật trình bày văn bản và nội dung văn bản được thực hiện đúng theo quy định, mang lại hiệu quả thiết thực, phục vụ công tác quản lý và điều hành của các cơ quan; tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn một số cơ quan, đơn vị chưa thực hiện tốt về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

b) Quản lý văn bản:

- Quản lý văn bản đến:

+ Số lượng văn bản đến của các Sở, ban, ngành; các huyện, thành phố và các xã, phường, thị trấn, bình quân khoản 286.299 văn bản/năm. Trình văn bản cho người có trách nhiệm và các đơn vị, cá nhân giải quyết được kịp thời, chuyển giao văn bản đến bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật đúng theo quy định; giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, tham mưu, giải quyết văn bản đến đúng theo thời hạn quy định.

+ Từ năm 2014 công tác ứng dụng công nghệ thông tin được triển khai rộng rãi, giúp việc xử lý, cập nhật cơ sở dữ liệu trong công tác văn thư đạt hiệu quả hơn, quản lý và đăng ký văn bản đến bằng sổ và nhập vào máy vi tính theo Chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc phần mềm hệ thống Văn phòng điện tử Tdoffice.

- Quản lý văn bản đi:

+ Số lượng văn bản đi của các Sở, ban, ngành; các huyện, thành phố và các xã, phường, thị trấn bình quân khoản 114.906 văn bản/năm; Quản lý văn bản đi được sử dụng hệ thống sổ và đăng ký theo Chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc (Văn phòng điện tử Tdoffice); Lưu văn bản đi (bản gốc), văn thư các cơ quan, đơn vị sắp xếp thứ tự theo quy định. Mỗi văn bản đi, văn thư lưu một bản và một bản lưu trong hồ sơ. Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị rất quan tâm, chú ý đến công tác tổ chức cán bộ và bố trí cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệm để phụ trách công tác văn thư. Các cơ quan, đơn vị đã quan tâm kinh phí để đầu tư phương tiện phục vụ trong công tác văn thư; do đó, đã góp phần tích cực trong điều hành quản lý nhà nước ở các đơn vị; tuy nhiên, công tác lập hồ sơ hiện hành tại các đơn vị chưa thực hiện đúng theo quy định, chỉ sắp xếp sơ bộ và đưa vào cặp 3 dây, không có mục lục hồ sơ và chứng từ kết thúc.

c) Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan:

- Công tác lập hồ sơ tại các cơ quan, đơn vị: Đa số chuyên viên tại các phòng, bộ phận chuyên môn lưu hồ sơ theo tập văn bản đi, tập văn bản đến hoặc lưu theo năm, văn bản sau khi được giải quyết chưa được lập hồ sơ, chỉ cho vào cặp ba dây hoặc sơ mi nhựa để lưu giữ và cất vào tủ cá nhân. Một số chuyên viên còn lúng túng trong các khâu nghiệp vụ, trình tự sắp xếp văn bản, tài liệu vào hồ sơ công việc, công tác lập hồ sơ chủ yếu giao trách nhiệm thuộc về văn thư của các cơ quan, đơn vị. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu Lưu trữ vào cơ quan: Được thực hiện theo quy định; tuy nhiên, vẩn còn một số cơ quan, đơn vị chưa thực hiện tốt, vì chưa có điều kiện bố trí kho để tài liệu. Một số cơ quan, đơn vị chưa có Kho Lưu trữ, chỉ bố trí một diện tích nhỏ để lưu tài liệu, công tác thu thập tài liệu lưu trữ chưa được thực hiện đúng theo quy định, tài liệu chưa được tập trung đồng bộ về Kho Lưu trữ, các phòng chuyên môn trực thuộc khi giải quyết hoàn thành công việc, tự lưu tài liệu, không giao nộp vào lưu trữ cơ quan, cho nên tài liệu trong Kho của các đơn vị chủ yếu là văn bản đi và đến. Tình trạng tài liệu chưa được chỉnh lý theo quy định tại các đơn vị còn tồn đọng tương đối nhiều.

d) Quản lý và sử dụng con dấu:

- Các cơ quan, đơn vị đã thực hiện việc quản lý và sử dụng con dấu đúng theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP, Nghị định số 31/2009/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và Thông tư số 01/2011/TT/BNV ngày 19/11/2011 của Bộ Nội vụ. Các loại con dấu do nhân viên Văn thư trực tiếp quản lý như: Dấu Quốc huy, Đảng, Đoàn thể.... Việc đóng dấu giáp lai, dấu trên phụ lục được thực hiện đúng theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004. Công tác quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật hiện hành, chưa có trường hợp nào để xảy ra vi phạm trong việc quản lý và sử dụng con dấu; tuy nhiên, vẫn còn một số cơ quan thực hiện con dấu “Đến” chưa đúng theo mẫu hướng dẫn tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

II. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG

1. Ưu điểm:

- Sở Nội vụ đã kịp thời tham mưu UBND tỉnh và chủ động ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức về công tác văn thư, lưu trữ; đồng thời, tiến hành rà soát, ban hành các văn bản về văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và thực tế của cơ quan, tổ chức;

- Tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ được kiện toàn, củng cố; trình độ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cấp, các ngành có nhiều chuyển biến tích cực, cơ bản đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị hiện nay;

- Công tác tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức được chú trọng. Nhận thức về vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ được nâng cao, góp phần phục vụ kịp thời cho công tác chỉ đạo, điều hành và thực thi công vụ tại các cơ quan, đơn vị;

- Công tác hướng dẫn lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ cơ quan được chỉ đạo thường xuyên và được các cơ quan, tổ chức thực hiện nghiêm túc; 

- Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ ngày càng được quan tâm trang bị tương đối đầy đủ. Đặc biệt là đầu tư, cải tạo, nâng cấp, Phòng, kho Lưu trữ, mua sắm phương tiện bảo quản hồ sơ, tài liệu.

- Công tác kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định về văn thư, lưu trữ được tăng cường, phát triển trên diện rộng và ngày càng chuyên sâu. Chế độ báo cáo, thống kê văn thư, lưu trữ được thực hiện nghiêm túc, đúng theo thời gian theo quy định.

- Việc đầu tư mua sắm trang thiết bị, cơ sở vật chất được quan tâm đúng mức, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao, công tác văn thư được đi vào nề nếp, cán bộ làm công tác văn thư nhiệt tình và có trách nhiệm cao trong công việc.

Bên cạnh những ưu điểm đạt được, trong quá trình triển khai thực hiện thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ vẫn còn một số tồn tại, hạn chế:

- Nhận thức của một số cán bộ, công chức, viên chức về công tác văn thư, lưu trữ và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ chưa đúng, chưa đầy đủ, dẫn đến việc chỉ đạo, hướng dẫn, thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ ở một cơ quan, đơn vị chưa được quan tâm chú trọng đúng mức;

- Một số cơ quan, tổ chức chưa ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ như: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ cơ quan; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ... dẫn đến các cơ quan, đơn vị trực thuộc lúng túng trong việc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ;

- Đa số các cơ quan, đơn vị chưa bố trí biên chế công chức, viên chức chuyên trách làm công tác lưu trữ. Do đó, công tác lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị chưa được quan tâm đúng mức, không đảm bảo thực hiện theo đúng các quy định hiện hành; 

- Công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu chưa được quan tâm thực hiện. Nhiều cơ quan, tổ chức chưa xây dựng kế hoạch và tổ chức thu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; chưa tiến hành chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu lưu trữ. Tình trạng tài liệu bó gói, tích đống tại các cơ quan, tổ chức còn khá nhiều, nguy cơ tài liệu lưu trữ bị hư hỏng, xuống cấp ngày càng cao; một số tài liệu không được bảo vệ, bảo quản, bị mối, mọt, côn trùng phá hoại, không có khả năng phục hồi;

- Kho Lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức được bố trí tạm thời, diện tích chật hẹp, trang thiết bị bảo quản tài liệu sơ sài, không đảm bảo các quy định của Nhà nước về bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ, dẫn đến công tác thu thập, bảo vệ tài liệu cũng gặp nhiều khó khăn.

III. ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ

Qua triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương, Sở Nội vụ kiến nghị như sau:

- Hằng năm, thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ quản lý văn thư, lưu trữ, để trao đổi kinh nghiệm, nhằm đẩy mạnh hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ đạt hiệu quả và toàn diện hơn.

- Triển khai việc ứng dụng công nghệ thông tin rộng rãi trong công tác văn thư, lưu trữ thống nhất từ Trung ương đến cơ sở.

- Quan tâm thực hiện việc tặng Kỷ niệm chương “Vì sự nghiệp văn thư, lưu trữ” để tôn vinh những người đã có thời gian đóng góp cho sự nghiệp văn thư, lưu trữ.

Trên đây là kết quả 10 năm thực hiện Nghị định của Chính phủ về công tác văn thư; Sở Nội vụ tỉnh Ninh Thuận kính báo cáo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước kết quả thực hiện./.