Mục đích:
Đảm bảo thanh toán đầy đủ và kịp thời các khoản chi hội nghị, hội thảo nhằm phục vụ cho hoạt động Nghiên cứu khoa học.
Yêu cầu:
Các bộ phận có liên quan phải tuân thủ đầy đủ quy định của quy trình đối với việc thanh toán từng khoản chi hội nghị hội thảo, đề tài nghiên cứu khoa học về nội dung chi, định mức chi, chuẩn bị hồ sơ, chứng từ và hoàn thiện hồ sơ chứng từ thanh toán theo quy định của từng quy trình.
|
1.1
|
Đối với các hội nghị, hội thảo không tạm ứng kinh phí
|
|
|
Bước 1
|
Khi hoàn thành việc tổ chức hội nghị, hội thảo, đại diện đơn vị chủ trì hội nghị, hội thảo lập Giấy đề nghị thanh toán có xác nhận của bộ phận (khoa, phòng, ban) riêng đối với hội nghị, hội thảo NCKH phải có thêm xác nhận của Phòng QLKH&TB kèm theo hồ sơ thanh toán theo quy định có xác nhận của Ban giám hiệu theo quy định gửi cho Phòng KHTC để kiểm tra, rà soát. Hoá đơn tài chính phải thể hiện rõ các nội dung về số lượng, đơn giá và thành tiền của từng loại hàng hoá, dịch vụ. Kế toán thanh toán của phòng KHTC trình Lãnh đạo phòng KHTC và Ban giám hiệu phê duyệt.
|
1- Giấy đề nghị thanh toán;
2- Dự toán kinh phí tổ chức hội thảo được duyệt;
3- Bảng tổng hợp kinh phí đề nghị quyết toán;
4- Tờ trình tổ chức hội thảo được Ban Giám hiệu phê duyệt.
5- Kế hoạch/Thông báo tổ chức hội nghị, hội thảo;
6- Giấy mời tham dự hội nghị, hội thảo;
7- Chương trình hội nghị, hội thảo;
8- Quyết định thành lập Ban tổ chức, Ban chương trình;
9- Biên bản hội thảo;
10- Danh sách chi tiền cho đại biểu tham dự hội nghị, hội thảo;
11- Hoá đơn tài chính (nếu có) kèm theo Biên bản xét duyệt giá;
12- Giấy biên nhận (nếu có) kèm theo sản phẩm.
|
1- Các đơn vị chủ trì hội nghị, hội thảo;
2- Các Khoa, Phòng, Ban;
3- Phòng QLKH &TB;
4- Phòng KHTC.
|
Khi có phát sinh
|
|
Bước 2
|
Sau khi được phê duyệt, kế toán thanh toán của Phòng KHTC sẽ lập Phiếu chi và Bảng kê thanh toán kèm Giấy rút dự toán ngân sách (đối với hội nghị, hội thảo sử dụng nguồn ngân sách) hoặc lập Uỷ nhiệm chi (đối với hội nghị, hội thảo không sử dụng nguồn ngân sách) để làm thủ tục rút dự toán gửi Kho bạc kiểm soát và thanh toán. Giấy rút dự toán ngân sách hoặc Uỷ nhiệm chi phải được lập thành 02 liên (đối với tiền mặt hoặc chuyển khoản cho đơn vị không có tài khoản thụ hưởng tại Kho bạc) hoặc 3 liên (đối với đơn vị thụ hưởng có tài khoản thụ hưởng tại Kho bạc).
|
1- Giấy rút dự toán ngân sách hoặc Uỷ nhiệm chi;
2- Bảng kê chứng từ thanh toán;
3- Phiếu chi;
4- Toàn bộ hồ sơ quy định tại bước 1.
|
1- Kế toán thanh toán của Phòng KHTC.
|
|
1.2
|
Đối với hội nghị, hội thảo mà Trường tự tổ chức và có tạm ứng kinh phí
|
|
a
|
Quy trình tạm ứng
|
|
|
Bước 1
|
Khi có kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo, đại diện đơn vị chủ trì hội nghị, hội thảo lập Giấy đề nghị tạm ứng có xác nhận của bộ phận và đối với hội nghị, hội thảo NCKH phải có thêm xác nhận của Phòng QLKH&TB kèm theo hồ sơ thanh toán theo quy định có xác nhận của Ban giám hiệu theo quy định gửi cho Phòng KHTC để xem xét. Kế toán thanh toán của phòng KHTC trình Lãnh đạo phòng KHTC ký và Ban giám hiệu phê duyệt. Kế hoạch/Thông báo tổ chức hội nghị, hội thảo (trong đó ghi rõ nội dung, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, số lượng người,... của cuộc hội thảo);
|
1- Giấy đề nghị tạm ứng;
2- Dự toán kinh phí tổ chức hội nghị, hội thảo được duyệt;
3- Tờ trình tổ chức hội thảo được Ban Giám hiệu phê duyệt;
4- Kế hoạch/Thông báo tổ chức hội nghị, hội thảo;
5- Giấy mời tham dự hội nghị, hội thảo;
6- Chương trình hội nghị, hội thảo;
7- Quyết định thành lập Ban tổ chức, Ban chương trình được Ban giám hiệu phê duyệt (đối với hội nghị, hội thảo NCKH);
8- Danh sách các đại biểu dự kiến tham dự hội nghị, hội thảo.
|
1- Các đơn vị chủ trì hội nghị, hội thảo;
2- Các Khoa, Phòng, Ban;
3- Phòng QLKH &TB;
4- Phòng KHTC.
|
|
|
Bước 2
|
Sau khi được phê duyệt, kế toán thanh toán sẽ lập Giấy rút dự toán ngân sách (đối với hội nghị, hội thảo sử dụng nguồn ngân sách) hoặc lập Uỷ nhiệm chi (đối với hội nghị, hội thảo không sử dụng nguồn ngân sách) để làm thủ tục rút dự toán gửi Kho bạc kiểm soát và thanh toán. Giấy rút dự toán ngân sách hoặc Uỷ nhiệm chi phải được lập thành 02 liên (đối với tiền mặt hoặc chuyển khoản cho đơn vị không có tài khoản thụ hưởng tại Kho bạc) hoặc 3 liên (đối với đơn vị thụ hưởng có tài khoản thụ hưởng tại Kho bạc).
|
1- Giấy rút dự toán ngân sách hoặc Uỷ nhiệm chi;
2- Toàn bộ hồ sơ quy định tại bước 1.
|
1- Kế toán thanh toán của Phòng KHTC;
2- Lãnh đạo Phòng KHTC;
3- Ban giám hiệu.
|
|
|
Bước 3
|
Sau khi được Kho bạc chấp nhận tạm ứng, kế toán trực tiếp thanh toán sẽ lập Phiếu chi để tạm ứng cho đại diện đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị, hội thảo.
|
Phiếu chi
|
Phòng KHTC
|
|
b
|
Quy trình thanh toán tạm ứng
|
|
|
|
Bước 1
|
Chậm nhất là trong thời hạn 15 ngày sau ngày kết thúc hội nghị, hội thảo, các đơn vị chủ trì hội nghị, hội thảo lập Giấy thanh toán tạm ứng kèm theo hồ sơ thanh toán theo quy định gửi cho Phòng KHTC để kiểm tra, rà soát. Đối với các hội nghị, hội thảo sử dụng nguồn kinh phí nghiên cứu khoa học, Bảng tổng hợp kinh phí đề nghị quyết toán có xác nhận của Phòng QLKH&TB. Đối với hoá đơn tài chính phải thể hiện rõ các nội dung về số lượng, đơn giá và thành tiền của từng loại hàng hoá, dịch vụ. Kế toán thanh toán của Phòng KHTC trình lãnh đạo Phòng KHTC ký và Ban giám hiệu phê duyệt.
|
1- Giấy thanh toán tạm ứng;
2- Bảng tổng hợp kinh phí đề nghị quyết toán;
3- Biên bản hội thảo;
4- Danh sách chi tiền cho đại biểu tham dự hội nghị, hội thảo;
5- Hoá đơn tài chính (nếu có) kèm theo Biên bản xét duyệt giá;
6- Giấy biên nhận (nếu có) kèm theo sản phẩm.
|
1- Các đơn vị chủ trì hội nghị, hội thảo;
2- Các Khoa, Phòng, Ban;
3- Phòng QLKH &TB;
4- Phòng KHTC.
|
|
|
Bước 2
|
Sau khi được phê duyệt, kế toán thanh toán trực tiếp xử lý hồ sơ của Phòng KHTC sẽ lập Giấy thanh toán tạm ứng kinh phí với Kho bạc để làm thủ tục thanh toán tạm ứng với Kho bạc. Giấy thanh toán tạm ứng kinh phí với Kho bạc được lập thành 2 liên.
|
1- Giấy thanh toán tạm ứng kinh phí với Kho bạc;
2- Toàn bộ hồ sơ quy định tại bước 1.
|
1- Kế toán thanh toán của Phòng KHTC;
2- Lãnh đạo Phòng KHTC;
3- Ban giám hiệu.
|
|
|
Bước 3
|
Sau khi được Kho bạc chấp nhận thanh toán, kế toán thanh toán sẽ làm thủ tục thanh toán tạm ứng cho đại diện đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị, hội thảo:
+ Trường hợp số tạm ứng bằng số thực chi kế toán thanh toán sẽ làm thủ tục tất toán tạm ứng và chuyển toàn bộ hồ sơ liên quan cho KT tổng hợp;
+ Trường hợp số tạm ứng lớn hơn số thực chi, kế toán thanh toán làm thủ tục tất toán tạm ứng, đồng thời yêu cầu người tạm ứng Viết giấy nộp tiền để nộp lại số tiền tạm ứng còn thừa. Kế toán thanh toán lập Phiếu thu và chuyển cho thủ quỹ thu hồi số tiền còn thừa. Sau khi thực hiện thu tiền, thủ quỹ chuyển lại Phiếu thu cho KT tổng hợp;
+ Trường hợp số tạm ứng nhỏ hơn số thực chi, kế toán thanh toán lập Phiếu chi và toàn bộ hồ sơ liên quan chuyển thủ quỹ chi tiền. Sau khi thực hiện chi tiền, thủ quỹ phải chuyển lại Phiếu chi kèm toàn bộ hồ sơ (đã có đầy đủ chữ ký của những người nhận tiền) cho KT tổng hợp.
|
1- Phiếu thu hoặc Phiếu chi (nếu có).
|
Phòng KHTC; Ban giám hiệu
|
|
2
|
Quy trình và thủ tục thanh toán các khoản chi liên quan đến Hội nghị sinh viên nghiên cứu khoa học
|
|
|
Bước 1
|
Khi hoàn thành việc tổ chức hội nghị sinh viên nghiên cứu khoa học, đại diện đơn vị chủ trì hội nghị căn cứ Dự toán kinh phí để lập Giấy đề nghị thanh toán và Bảng tổng hợp kinh phí có xác nhận của Phòng QLKH&TB kèm theo hồ sơ thanh toán khác theo quy định có xác nhận của Ban giám hiệu gửi cho Phòng KHTC để kiểm tra, rà soát (Hoá đơn tài chính phải thể hiện rõ các nội dung về số lượng, đơn giá và thành tiền của từng loại hàng hoá, dịch vụ). Kế toán thanh toán của phòng KHTC trình Lãnh đạo phòng KHTC và Ban giám hiệu phê duyệt.
|
1- Giấy đề nghị thanh toán;
2- Dự toán kinh phí được duyệt;
3- Bảng tổng hợp kinh phí đề nghị quyết toán;
4- Thông báo hội nghị;
5- Chương trình hội nghị;
6- Biên bản hội nghị
7- Quyết định thành lập ban tổ chức, ban chương trình (nếu có);
8- Quyết định khen thưởng sinh viên (Nếu có)
9- Kỷ yếu hội nghị;
10- Hóa đơn tài chính (nếu có).
11- Danh sách chi các khoản tiền cho đại biểu tham dự hội nghị, khen thưởng sinh viên và các khoản phát sinh khác.
|
1- Các đơn vị chủ trì hội nghị, hội thảo;
2- Các Khoa, Phòng, Ban;
3- Phòng QLKH &TB;
4- Phòng KHTC.
|
|
|
Bước 2
|
Sau khi được phê duyệt, kế toán thanh toán trực tiếp xử lý hồ sơ của Phòng KHTC sẽ lập Phiếu chi, Bảng kê chứng từ thanh toán kèm theo Giấy rút dự toán ngân sách để làm thủ tục rút dự toán gửi Kho bạc kiểm soát và thanh toán. Giấy rút dự toán ngân sách phải được lập thành 02 liên.
|
1- Giấy rút dự toán ngân sách;
2- Bảng kê chứng từ thanh toán;
3- Phiếu chi;
4- Toàn bộ hồ sơ quy định tại bước 1.
|
1- Kế toán thanh toán của Phòng KHTC;
2- Lãnh đạo Phòng KHTC;
3- Ban giám hiệu.
|
|
|
Bước 3
|
Sau khi được Kho bạc chấp nhận thanh toán, kế toán hanh toán sẽ thực hiện chi những khoản chi thuộc tiền mặt cho đại diện đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị.
|
Phiếu chi
|
Phòng KHTC
|
|
3
|
Quy trình thanh toán đề tài nghiên cứu khoa học
|
|
|
Quy định chung
|
Trong năm tài chính, khi có đề tài, dự án mới được phê duyệt và triển khai, các chủ nhiệm đề tài nộp hồ sơ cho Phòng QLKH&TB và Phòng KHTC.
Hồ sơ bao gồm: Hợp đồng NCKH giữa đơn vị cấp kinh phí và trường ĐHV) (nếu có); Hợp đồng NCKH giữa trường ĐHV và chủ nhiệm đề tài; Thuyết minh đề tài NCKH; Dự toán kinh phí được duyệt.
(Đối với đề tài, dự án được giao theo dự toán ngân sách cấp thì chủ nhiệm đề tài nộp thêm 01 bộ hồ sơ như trên cho Phòng KHTC để chuyển Kho bạc theo dõi, kiểm soát).
|
1- Hợp đồng NCKH giữa đơn vị cấp kinh phí và ĐHV;
2- Hợp đồng NCKH giữa trường ĐHV và chủ nhiệm đề tài;
3- Thuyết minh đề tài NCKH;
4- Dự toán kinh phí được duyệt.
|
1- Chủ nhiệm đề tài;
2- Phòng QLKH&TB;
3- Phòng KHTC.
|
|
3.1
|
Đối với các hoạt động mang tính chất chuyên môn
|
|
a
|
Quy trình tạm ứng
|
|
|
Bước 1
|
Các chủ nhiệm đề tài căn cứ vào Hợp đồng NCKH giữa ĐHV và chủ nhiệm đề tài, Thuyết minh đề tài, Dự toán kinh phí và số kinh phí đã được cấp để lập Giấy đề nghị tạm ứng có chữ ký xác nhận của Phòng QLKH&TB kèm theo Kế hoạch thực hiện đề tài theo từng giai đoạn đề nghị tạm ứng gửi cho Phòng KHTC. Kế toán thanh toán của Phòng KHTC trình lãnh đạo Phòng KHTC ký và Ban giám hiệu phê duyệt.
|
1- Giấy đề nghị tạm ứng;
2- Kế hoạch thực hiện đề tài theo từng giai đoạn tạm ứng.
|
Chủ nhiệm đề tài; Phòng QLKH&TB; Phòng KHTC.
|
|
|
Bước 2
|
Sau khi được phê duyệt, kế toán thanh toán trực tiếp xử lý hồ sơ của Phòng KHTC sẽ lập Bảng kê chứng từ thanh toán và Giấy rút dự toán ngân sách (đối với đề tài, dự án được cấp theo dự toán ngân sách) để làm thủ tục rút dự toán gửi Kho bạc kiểm soát và thanh toán hoặc séc rút tiền mặt (đối với đề tài, dự án ngoài ngân sách). Giấy rút dự toán ngân sách phải được lập thành 02 liên. Séc rút tiền mặt từ tài khoản tiền gửi Kho bạc thì phải được lập thành 02 liên còn séc rút tiền mặt từ tài khoản tiền gửi ngân hàng thì lập 1 tờ séc.
|
1- Giấy rút dự toán ngân sách hoặc Séc rút tiền mặt;
2- Bảng kê chứng từ thanh toán;
3- Toàn bộ hồ sơ quy định tại bước 1.
|
1- Kế toán thanh toán của Phòng KHTC;
2- Lãnh đạo Phòng KHTC;
3- Ban giám hiệu.
|
|
|
Bước 3
|
Sau khi được Kho bạc chấp nhận tạm ứng và thủ quỹ nhận tiền về nhập quỹ, kế toán trực tiếp thanh toán sẽ lập Phiếu chi để tạm ứng cho các chủ nhiệm đề tài.
|
Phiếu chi
|
1- Phòng KHTC
|
|
b
|
Quy trình thanh toán tạm ứng
|
|
|
|
|
Bước 1
|
Cuối năm tài chính, các chủ nhiệm đề tài phải làm thủ tục thanh toán tạm ứng. Hồ sơ thanh toán gồm Giấy thanh toán tạm ứng kèm theo Bảng tổng hợp kinh phí đề nghị quyết toán có xác nhận của Phòng QLKH&TB và hồ sơ khác theo quy định gửi cho Phòng KHTC. Kế toán thanh toán của Phòng KHTC trình lãnh đạo Phòng KHTC ký và Ban giám hiệu phê duyệt.
|
1- Giấy thanh toán tạm ứng;
2- Bảng tổng hợp kinh phí đề nghị quyết toán;
3- Các hợp đồng thuê khoán chuyên môn;
4- Bản đánh giá sản phẩm của chuyên đề;
5- Biên bản nghiệm thu và thanh lý;
6- Giấy biên nhận tiền;
7- Sản phẩm chuyên đề.
|
1- Các đơn vị chủ trì hội nghị, hội thảo;
2- Các Khoa, Phòng, Ban;
3- Phòng QLKH &TB;
4- Phòng KHTC.
|
|
|
Bước 2
|
Sau khi được phê duyệt, kế toán thanh toán trực tiếp xử lý hồ sơ của Phòng KHTC sẽ lập Giấy thanh toán tạm ứng kinh phí với Kho bạc để làm thủ tục thanh toán tạm ứng với Kho bạc (Giấy thanh toán tạm ứng kinh phí với Kho bạc được lập thành 2 liên).
|
1- Giấy thanh toán tạm ứng kinh phí với Kho bạc;
2- Toàn bộ hồ sơ quy định tại bước 1.
|
1- Kế toán thanh toán của Phòng KHTC;
2- Lãnh đạo Phòng KHTC;
3- Ban giám hiệu.
|
|
|
Bước 3
|
Sau khi được Kho bạc chấp nhận thanh toán, kế toán trực tiếp thanh toán sẽ làm thủ tục thanh toán tạm ứng cho chủ nhiệm đề tài:
+ Trường hợp số tạm ứng bằng số thực chi kế toán thanh toán sẽ làm thủ tục tất toán tạm ứng và chuyển toàn bộ hồ sơ liên quan cho KT tổng hợp;
+ Trường hợp số tạm ứng lớn hơn số thực chi, kế toán thanh toán làm thủ tục tất toán tạm ứng, đồng thời yêu cầu người tạm ứng Viết giấy nộp tiền để nộp lại số tiền tạm ứng còn thừa. Kế toán thanh toán lập Phiếu thu và chuyển cho thủ quỹ thu hồi số tiền còn thừa. Sau khi thực hiện thu tiền, thủ quỹ chuyển lại Phiếu thu cho KT tổng hợp;
+ Trường hợp số tạm ứng nhỏ hơn số thực chi, kế toán thanh toán lập Phiếu chi và toàn bộ hồ sơ liên quan chuyển thủ quỹ chi tiền. Sau khi thực hiện chi tiền, thủ quỹ phải chuyển lại Phiếu chi kèm toàn bộ hồ sơ (đã có đầy đủ chữ ký của những người nhận tiền) cho KT tổng hợp.
|
1- Phiếu thu hoặc Phiếu chi (nếu có).
|
Phòng KHTC; Ban giám hiệu
|
|
3.2
|
Đối với chi mua vật tư, nguyên vật liệu, thiết bị (chỉ thực hiện chuyển khoản)
|
|
a
|
Trường hợp giá trị mua vật tư, nguyên vật liệu, thiết bị có giá trị dưới 5 triệu đồng
|
|
|
Bước 1
|
Các chủ nhiệm đề tài căn cứ vào Hợp đồng NCKH giữa ĐHV và chủ nhiệm đề tài, Thuyết minh đề tài, Dự toán kinh phí và số kinh phí đã được cấp để lập Giấy đề nghị tạm ứng có chữ ký xác nhận của Phòng QLKH&TB kèm theo Kế hoạch thực hiện đề tài theo từng giai đoạn đề nghị tạm ứng gửi cho Phòng KHTC. Kế toán thanh toán của Phòng KHTC trình lãnh đạo Phòng KHTC và Ban giám hiệu phê duyệt.
|
1- Giấy đề nghị tạm ứng;
2- Kế hoạch thực hiện đề tài theo từng giai đoạn tạm ứng.
|
Chủ nhiệm đề tài; Phòng QLKH&TB; Phòng KHTC.
|
|
|
Bước 2
|
Sau khi được phê duyệt, kế toán thanh toán trực tiếp xử lý hồ sơ của Phòng KHTC sẽ lập Bảng kê chứng từ thanh toán và Giấy rút dự toán ngân sách (đối với đề tài, dự án được cấp theo dự toán ngân sách) để làm thủ tục rút dự toán gửi Kho bạc kiểm soát và thanh toán hoặc séc rút tiền mặt (đối với đề tài, dự án ngoài ngân sách). Giấy rút dự toán ngân sách phải được lập thành 02 liên. Séc rút tiền mặt từ tài khoản tiền gửi Kho bạc thì phải được lập thành 02 liên còn séc rút tiền mặt từ tài khoản tiền gửi ngân hàng thì lập 1 tờ séc.
|
1- Giấy rút dự toán ngân sách hoặc Séc rút tiền mặt;
2- Bảng kê chứng từ thanh toán;
3- Toàn bộ hồ sơ quy định tại bước 1.
|
1- Kế toán thanh toán của Phòng KHTC;
2- Lãnh đạo Phòng KHTC;
3- Ban giám hiệu.
|
|
|
Bước 3
|
Sau khi được Kho bạc chấp nhận tạm ứng và thủ quỹ nhận tiền về nhập quỹ, kế toán thanh toán sẽ lập Phiếu chi chuyển thủ quĩ để chi tạm ứng cho các chủ nhiệm đề tài.
|
Phiếu chi
|
Phòng KHTC
|
|
b
|
Trường hợp giá trị mua vật tư, nguyên vật liệu, thiết bị có giá trị trên 5 triệu đồng
|
|
b1
|
Trường hợp có tạm ứng
|
|
b11
|
Quy trình tạm ứng
|
|
|
Bước 1
|
Căn cứ vào đề nghị của chủ nhiệm đề tài về nhu cầu sử dụng vật tư, nguyên vật liệu, thiết bị để phục vụ cho nghiên cứu đề tài đã được Phòng QLKH&TB và Ban giám hiệu phê duyệt, các điều khoản của hợp đồng và Giấy đề nghị tạm ứng của nhà cung cấp, chủ nhiệm đề tài lập Giấy đề nghị chuyển tạm ứng cho nhà cung cấp gửi Phòng KHTC. Kế toán thanh toán kiểm tra, rà soát trình Lãnh đạo phòng KHTC và Ban giám hiệu phê duyệt.
|
1- Tờ trình mua thiết bị, vật tư, nguyên vật liệu của chủ nhiệm đề tài;
2- Giấy đề nghị tạm ứng của nhà cung cấp;
3- Giấy đề nghị của chủ nhiệm đề tài về việc chuyển tạm ứng cho nhà cung cấp;
4- ít nhất 03 hồ sơ chào giá của nhà cung cấp (đối với hợp đồng mua bán có giá trị dưới 100 triệu đồng) hoặc hồ sơ chào hàng cạnh tranh (đối với hợp đồng mua bán có giá trị trên 100 triệu đồng);
5- Biên bản xét duyệt giá;
6- Quyết định phê duyệt đơn vị cung cấp (đối với hợp đồng mua bán có giá trị dưới 100 triệu đồng) hoặc Quyết định phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh hoặc kết quả đấu thầu (đối với các hợp đồng mua bán có giá trị lớn hơn 100 triệu đồng);
7- Hợp đồng mua bán.
|
1-Chủ nhiệm đề tài;
2- Phòng QLKH&TB; 3-Phòng KHTC;
4- Ban giám hiệu
|
|
|
Bước 2
|
Sau khi được phê duyệt, kế toán thanh toán lập Bảng kê chứng từ thanh toán và Giấy rút dự toán hoặc ủy nhiệm chi kèm theo hồ sơ liên quan gửi Kho bạc để chuyển tạm ứng cho nhà cung cấp.
|
1- Bảng kê chứng từ thanh toán;
2- Giấy rút dự toán hoặc ủy nhiệm chi.
|
Kế toán thanh toán, kế toán KB; Phòng KHTC; Ban giám hiệu.
|
|
b12
|
Quy trình thanh toán tạm ứng
|
|
|
|
|
Bước 1
|
Chậm nhất là 15 ngày sau khi kết thúc công việc mua sắm vật tư, thiết bị, chủ nhiệm đề tài phải lập Giấy thanh toán tạm ứng kèm theo hồ sơ thanh toán theo quy định gửi cho Phòng KHTC. Hoá đơn tài chính phải ghi đầy đủ ngày tháng, mã số thuế của trường, số lượng, đơn giá từng loại vật tư, thiết bị mua kèm theo danh mục hàng hóa. Danh mục phải ghi rõ kèm theo số và ngày hóa đơn tài chính. Nếu danh mục có nhiều trang thì phải đóng dấu giáp lai. Kế toán thanh toán của Phòng KHTC kiểm tra, rà soát trình Lãnh đạo Phòng ký và Ban giám hiệu phê duyệt.
|
1- Giấy thanh toán tạm ứng;
2- Hóa đơn tài chính và danh mục hàng hóa kèm theo (nếu có);
3- Biên bản nghiệm thu;
4- Phiếu bảo hành, CO, CQ (nếu có);
5- Biên bản bàn giao vật tư, thiết bị cho đơn vị sử dụng (nếu có);
6- Biên bản thanh lý hợp đồng.
|
1- Đơn vị mua sắm vật tư, thiết bị;
2- Phòng QLKH&TB/Quản trị;
3- Phòng KHTC;
4- Ban giám hiệu.
|
|
|
Bước 2
|
Sau khi được phê duyệt, kế toán thanh toán lập Bảng kê chứng từ thanh toán và Giấy thanh toán tạm ứng kinh phí của Kho bạc kèm theo hồ sơ thanh toán theo quy định gửi Kho bạc để thanh toán tạm ứng. Trường hợp số đã chi lớn hơn số đã tạm ứng, kế toán thanh toán sẽ lập Giấy rút dự toán (đối với đề tài, dự án sử dụng nguồn ngân sách) hoặc Uỷ nhiệm chi (đối với đề tài, dự án khác) để thanh toán bổ sung phần chênh lệch cho nhà cung cấp. Giấy rút dự toán và Ủy nhiệm chi phải được lập 02 liên (đối với nhà cung cấp không có tài khoản thụ hưởng tại Kho bạc) và 03 liên (đối với nhà cung cấp có tài khoản thụ hưởng tại Kho bạc).
Sau khi được Kho bạc chấp nhận thanh toán, kế toán thanh toán sẽ làm thủ tục thanh toán tạm ứng cho chủ nhiệm đề tài.
|
1- Bảng kê chứng từ thanh toán;
2- Giấy thanh toán tạm ứng kinh phí Kho bạc;
3- Giấy rút dự toán hoặc Ủy nhiệm chi (nếu có).
|
1- Kế toán thanh toán hoặc kế toán Kho bạc;
2- Trưởng phòng KHTC;
3- Ban giám hiệu.
|
|
b2
|
Trường hợp không tạm ứng
|
|
|
|
|
Bước 1
|
Căn cứ vào đề nghị của chủ nhiệm đề tài về nhu cầu sử dụng vật tư, nguyên vật liệu, thiết bị để phục vụ cho nghiên cứu đề tài đã được Phòng QLKH&TB và Ban giám hiệu phê duyệt, các điều khoản của hợp đồng và Giấy đề nghị thanh toán của nhà cung cấp, chủ nhiệm đề tài lập Giấy đề nghị chuyển thanh toán cho nhà cung cấp gửi Phòng KHTC để kiểm tra, rà soát trình Lãnh đạo phòng KHTC và Ban giám hiệu phê duyệt.
|
1- Tờ trình mua thiết bị, vật tư, nguyên vật liệu của chủ nhiệm đề tài;
2- Giấy đề nghị thanh toán của nhà cung cấp;
3- Giấy đề nghị của chủ nhiệm đề tài về việc chuyển thanh toán cho nhà cung cấp;
4- ít nhất 03 hồ sơ chào giá của nhà cung cấp (đối với hợp đồng mua bán có giá trị dưới 100 triệu đồng) hoặc hồ sơ chào hàng cạnh tranh (đối với hợp đồng mua bán có giá trị trên 100 triệu đồng);
5- Biên bản xét duyệt giá;
6- Quyết định phê duyệt đơn vị cung cấp (đối với hợp đồng mua bán có giá trị dưới 100 triệu đồng) hoặc Quyết định phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh hoặc kết quả đấu thầu (đối với các hợp đồng mua bán có giá trị lớn hơn 100 triệu đồng);
7- Hợp đồng mua bán.
8- Hóa đơn tài chính và danh mục hàng hóa kèm theo (nếu có);
9- Biên bản nghiệm thu;
10- Phiếu bảo hành, CO, CQ (nếu có);
11- Biên bản bàn giao vật tư, thiết bị cho đơn vị sử dụng (nếu có);
12- Biên bản thanh lý hợp đồng.
|
1- Chủ nhiệm đề tài;
2-Phòng QLKH;
3- Phòng KHTC;
4- Ban giám hiệu.
|
|
|
Bước 2
|
Sau khi được phê duyệt, kế toán thanh toán của Phòng KHTC lập Bảng kê chứng từ thanh toán và Giấy rút dự toán hoặc ủy nhiệm chi kèm theo hồ sơ liên quan gửi Kho bạc Nhà nước để chuyển thanh toán cho nhà cung cấp.
|
1- Bảng kê chứng từ thanh toán;
2- Giấy rút dự toán hoặc ủy nhiệm chi;
3- Toàn bộ hồ sơ ở bước 1.
|
1- Kế toán thanh toán;
2- Trưởng phòng KHTC;
3- Ban giám hiệu.
|
|
3.3
|
|
