33
Thanh toán các chế độ cho lưu học sinh
|
|
33.1
|
Trường hợp có tạm ứng kinh phí (Chỉ áp dụng đối với lưu học sinh diện hiệp định)
|
|
a
|
Quy trình tạm ứng
|
|
|
Bước 1
|
Định kỳ giữa năm trước, kế toán theo dõi và quản lý lưu học sinh diện hiệp định phối hợp với Phòng CTCT-HSSV và Phòng HTQT để xây dựng dự toán kinh phí năm tiếp theo cho lưu học sinh và gửi công văn tới Bộ Giáo dục Đào tạo để xin kinh phí cho năm sau. Hàng năm, vào các tháng chưa có Quyết định giao dự toán cấp kinh phí cho lưu học sinh, Phòng CTCT- HSSV căn cứ vào Quyết định tiếp nhận lưu học sinh lập Giấy đề nghị tạm ứng kèm theo Danh sách sinh viên có mặt đang theo học thực tế có xác nhận của Phòng Hợp tác quốc tế gửi cho phòng KHTC. Kế toán thanh toán sau khi kiểm tra, lập Danh sách chi tiền (2 bản) trình lãnh đạo phòng KHTC và trình Ban giám hiệu phê duyệt.
|
1- Danh sách sinh viên có mặt đang theo học thực tế đề nghị tạm ứng;
2- Giấy đề nghị tạm ứng;
3- Danh sách chi tiền.
|
1- Phòng CTCT- HSSV;
2- Phòng HTQT;
2- Phòng KHTC;
3- Ban giám hiệu.
|
Chậm nhất là 05 ngày trước khi thực hiện công việc
|
|
Bước 2
|
Sau khi được phê duyệt, kế toán thanh toán lập Phiếu chi và toàn bộ hồ sơ liên quan chuyển cho thủ quỹ để làm thủ tục tạm ứng cho lưu học sinh (Lưu học sinh sẽ nhận tiền trực tiếp tại Thủ quỹ của Phòng KHTC). Sau khi thực hiện chi tiền, thủ quỹ phải chuyển lại Phiếu chi kèm toàn bộ hồ sơ (đã có đầy đủ chữ ký của những người nhận tạm ứng) cho Kế toán tổng hợp.
|
Phiếu chi
|
1- Kế toán thanh toán;
2- Thủ quỹ;
3- Trưởng phòng KHTC.
|
Chậm nhất là 01 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ
|
b
|
Quy trình thanh toán tạm ứng
|
|
|
Bước 1
|
- Sau khi có Quyết định giao dự toán, kế toán thanh toán căn cứ danh sách chi tiền tại Phiếu chi tạm ứng lập Bảng kê chứng từ và Giấy rút dự toán kinh phí chuyển Lãnh đạo Phòng KHTC thẩm định và trình Ban giám hiệu phê duyệt gửi Kho bạc để làm thủ tục rút kinh phí.
|
1- Bảng kê chứng từ thanh toán;
2- Giấy rút dự toán.
|
1- Kế toán thanh toán;
2- Phòng KHTC;
3- Ban giám hiệu.
|
Chậm nhất là 10 ngày sau khi nhận được quyết định giao dự toán
|
|
Bước 2
|
Sau khi rút được kinh phí từ Kho bạc, kế toán thanh toán photo danh sách ký nhận tiền của lưu học sinh trong hồ sơ tạm ứng và lập Giấy thanh toán tạm ứng để làm thủ tục trừ tạm ứng cho thủ quỹ trình lãnh đạo phòng KHTC và trình Ban giám hiệu phê duyệt.
|
1- Giấy thanh toán tạm ứng;
2- Bản sao danh sách ký nhận tiền của lưu học sinh.
|
1- Kế toán thanh toán;
2- Thủ quỹ.
|
Chậm nhất 2 ngày kể từ ngày rút được kinh phí của Kho bạc.
|
33.2
|
Trường hợp không tạm ứng kinh phí (Cho tất cả các đối tượng lưu học sinh)
|
|
|
Bước 1
|
- Căn cứ vào Quyết định giao dự toán của Bộ Giáo dục và Đào tạo hoặc Thông báo cấp kinh phí của UBND tỉnh Nghệ An, hàng tháng, Phòng CTCT-HSSV lập Giấy đề nghị thanh toán sinh hoạt phí kèm theo Danh sách lưu học sinh có mặt đang theo học thực tế (diện hiệp định hoặc diện tỉnh giao đào tạo) có xác nhận của Phòng Hợp tác quốc tế chuyển cho kế toán thanh toán của Phòng KHTC để kiểm tra, đối chiếu. Kế toán thanh toán sau khi kiểm tra, lập Danh sách chi tiền (2 bản đối với lưu học sinh diện hiệp định và 1 bản đối với lưu học sinh tỉnh giao đào tạo) trình lãnh đạo phòng KHTC và trình Ban giám hiệu phê duyệt.
|
1- Giấy đề nghị thanh toán;
2- Danh sách lưu học sinh có mặt đang theo học thực tế;
3- Danh sách chi tiền.
|
1- Phòng CTCT- HSSV;
2- Phòng HTQT;
3- Phòng KHTC;
4- Ban giám hiệu.
|
Trước ngày mồng 10 hàng tháng
|
a
|
Đối với lưu học sinh diện hiệp định
|
|
|
Bước 2
|
Sau khi được phê duyệt, kế toán thanh toán lập Phiếu chi, Bảng kê chứng từ thanh toán, Giấy rút dự toán kinh phí trình Lãnh đạo Phòng KHTC và Ban giám hiệu phê duyệt.
|
1- Phiếu chi;
2- Bảng kê chứng từ thanh toán;
3- Giấy rút dự toán.
|
1- Kế toán thanh toán;
2- Trưởng phòng KHTC;
3- Ban giám hiệu.
|
Chậm nhất 2 ngày sau khi nhận được đề nghị của Phòng CTCT-HSSV
|
|
Bước 3
|
Sau khi rút được kinh phí từ Kho bạc, kế toán thanh toán chuyển Phiếu chi cho thủ quỹ để thủ quỹ thực hiện chi tiền cho lưu học sinh. Sau khi chi tiền, thủ quỹ phải chuyển lại Phiếu chi kèm toàn bộ hồ sơ (đã có đầy đủ chữ ký của những người nhận tiền) cho KT tổng hợp.
|
Phiếu chi
|
1- Kế toán thanh toán;
2- Thủ quỹ;
3- Trưởng phòng KHTC.
|
Chậm nhất 1 ngày sau ngày rút được kinh phí từ Kho bạc
|
b
|
Đối với lưu học sinh diện tỉnh gửi đào tạo
|
|
|
Bước 2
|
Kế toán thanh toán chuyển Phiếu chi cho thủ quỹ để thủ quỹ thực hiện chi tiền cho lưu học sinh. Sau khi chi tiền, thủ quỹ phải chuyển lại Phiếu chi kèm toàn bộ hồ sơ (đã có đầy đủ chữ ký của những người nhận tiền) cho KT tổng hợp.
|
Phiếu chi
|
1- Kế toán thanh toán;
2- Thủ quỹ;
3- Trưởng phòng KHTC.
|
Chậm nhất 1 ngày sau khi được Ban giám hiệu phê duyệt
|
II.
|
QUY TRÌNH THANH TOÁN CÁC DỊCH VỤ MUA NGOÀI
|
|
|
Mục đích:
Đảm bảo thanh toán đầy đủ và kịp thời các khoản chi thanh toán dịch vụ mua ngoài đáp ứng kịp thời yêu cầu hoạt động chuyên môn, dự án, sản xuất kinh doanh của Nhà trường trên cơ sở tiết kiệm chi phí và đảm bảo hiệu quả.
Yêu cầu:
Các bộ phận có liên quan đến quy trình thanh toán phải tuân thủ đầy đủ quy định của quy trình đối với việc thanh toán từng khoản chi dịch vụ mua ngoài có liên quan về nội dung chi, định mức chi, chuẩn bị hồ sơ, chứng từ và hoàn thiện hồ sơ chứng từ thanh toán theo quy định của từng quy trình.
|
|
1
|
Quy trình thanh toán các dịch vụ công cộng
|
|
a)
|
Đối với tiền điện, tiền nước
|
|
|
Bước 1
|
- Phòng Quản trị làm tờ trình về việc chuyển thanh toán tiền điện, nước, trong đó kê rõ số hóa đơn, số tiền, tổng cộng tiền thanh toán kèm theo hóa đơn tiền điện, nước gửi về phòng KHTC để kiểm tra, đối chiếu, nếu có sai sót sẽ thống nhất cùng điều chỉnh và trình lãnh đạo phòng ký, trình Ban giám hiệu phê duyệt.
|
1- Tờ trình;
2- Hóa đơn tài chính.
|
Phòng Quản trị; Phòng KHTC; Ban giám hiệu
|
Hàng tháng
|
|
Bước 2
|
- Cán bộ Phòng KHTC làm Giấy rút dự toán ngân sách trình lãnh đạo phòng, sau đó trình Ban giám hiệu ký duyệt kèm theo hồ sơ tài liệu gửi KBNN để chuyển tiền cho nhà cung cấp .
|
'1- Tờ trình;
2- Hóa đơn tài chính;
3- Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản.
|
Phòng KHTC; Ban giám hiệu
|
|
b)
|
Đối với tiền điện thoại, dịch vụ bưu chính viễn thông
|
|
|
Bước 1
|
- Định kỳ hàng tháng, phòng Quản trị chuyển Hoá đơn tiền điện thoại, dịch vụ bưu chính viễn thông trong đó kê số hóa đơn, số tiền, tổng cộng tiền thanh toán kèm theo hóa đơn tiền điện thoại, dịch vụ bưu chính viễn thông gửi về phòng KHTC nếu có sai sót sẽ thống nhất cùng điều chỉnh và trình lãnh đạo phòng ký, trình Ban giám hiệu phê duyệt.
|
1- Tờ trình;
2- Hóa đơn tài chính.
|
Phòng Quản trị; Phòng KHTC
|
Hàng tháng
|
|
Bước 2
|
- Cán bộ Phòng KHTC lập Giấy rút dự toán ngân sách hoặc Giấy đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản trình lãnh đạo phòng, sau đó trình Ban giám hiệu ký duyệt kèm theo hồ sơ tài liệu gửi KBNN để chuyển tiền cho nhà cung cấp .
|
1- Tờ trình;
2- Hóa đơn tài chính;
3- Giấy rút dự toán/ Giấy đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản
|
Phòng KHTC; Ban giám hiệu
|
|
c)
|
Đối với tiền thuê phương tiện vận chuyển, tiền vệ sinh môi trường, tiền dịch vụ sửa chữa, chi phí thuê mướn khác
|
|
|
Bước 1
|
Các đơn vị hoặc bộ phận có liên quan được giao thực hiện công việc thuê các dịch vụ như phương tiện vận chuyển, vệ sinh môi trường, dịch vụ sửa chữa, dịch vụ thuê mướn khác gửi hồ sơ thanh toán gồm Tờ trình xin thanh toán kèm theo Kế hoạch thuê các dịch vụ đã được Ban Giám hiệu phê duyệt và hoá đơn tài chính do người cung cấp dịch vụ cho kế toán thanh toán của Phòng KHTC.
- Đối với các khoản thuê mướn có giá trị trên 20 triệu đồng thì phải ký hợp đồng cung cấp dịch vụ như dịch vụ vệ sinh vận chuyển rác hàng tháng, dịch vụ quét dọn, mở phòng học, chăm sóc cây cảnh phát sinh hàng tháng mà thuộc trường hợp phải xét thầu thì Ban giám hiệu ra quyết định phê duyệt kết quả xét thầu sau đó ký hợp đồng cung cấp dịch vụ. Hàng tháng, bên cung cấp dịch vụ căn cứ khối lượng công việc thực tế đã được Phòng quản trị và các đơn vị liên quan của ĐHV xác nhận và ký biên bản nghiệm thu (nếu là tháng cuối cùng thực hiện dịch vụ trong hợp đồng thì hồ sơ đề nghị thanh toán của bên thực hiện dịch vụ phải kèm theo Biên bản thanh lý). Trên cơ sở đó bên cung cấp dịch vụ lập Tờ trình xin thanh toán kèm theo hoá đơn tài chính gửi Phòng KHTC để kiểm tra, rà soát và trình LĐ phòng ký, trình Ban giám hiệu phê duyệt.
|
1- Kế hoạch thuê dịch vụ; 2- Quyết định phê duyệt kết quả xét thầu;
3- Hợp đồng cung cấp dịch vụ;
4- Biên bản nghiệm thu;
5- Biên bản thanh lý;
6- Hóa đơn tài chính;
7- Tờ trình xin thanh toán.
|
Các bộ phận có liên quan; Phòng KHTC; Ban giám hiệu
|
Khi có phát sinh
|
|
Bước 2
|
Sau khi được phê duyệt, kế toán thanh toán lập Phiếu chi và toàn bộ hồ sơ liên quan chuyển thủ quỹ chi tiền. Sau khi thực hiện chi tiền, thủ quỹ phải chuyển lại Phiếu chi kèm toàn bộ hồ sơ (đã có đầy đủ chữ ký của những người nhận tiền) cho KT tổng hợp.
|
1- Kế hoạch thuê dịch vụ; 2- Quyết định phê duyệt kết quả xét thầu;
3- Hợp đồng cung cấp dịch vụ;
4- Biên bản nghiệm thu;
5- Biên bản thanh lý;
6- Hóa đơn tài chính;
7- Tờ trình xin thanh toán;
8- Phiếu chi.
|
Phòng KHTC
|
|
|
Bước 3
|
- Trường hợp Nhà trường thanh toán cho nhà cung cấp bằng chuyển khoản thì kế toán phụ trách công tác thanh toán chuyển hồ sơ thanh toán cho kế toán Kho bạc. Kế toán Kho bạc lập Giấy đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản hoặc Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản (lập 02 bản đối với trường hợp đơn vị nhận tiền không có tài khoản ở tại Kho bạc hoặc lập 03 bản đối với trường hợp đơn vị nhận tiền có tài khoản ở Kho bạc) kèm theo toàn bộ hồ sơ thanh toán đề nghị Kho bạc chuyển tiền cho các đối tượng liên quan.
|
1- Kế hoạch thuê dịch vụ; 2- Quyết định phê duyệt kết quả xét thầu;
3- Hợp đồng cung cấp dịch vụ;
4- Biên bản nghiệm thu;
5- Biên bản thanh lý;
6- Hóa đơn tài chính;
7- Tờ trình xin thanh toán;
8- Giấy rút dự toán/ Giấy đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản
|
Phòng KHTC; Ban giám hiệu
|
|
2
|
Quy trình thanh toán các khoản chi quảng cáo, đăng thông tin
|
|
|
|
Bước 1
|
- Các cán bộ hoặc đơn vị được giao nhiệm vụ liên hệ quảng cáo, đăng thông tin về Nhà trường căn cứ vào Giấy đề nghị Nhà trường cho đăng quảng cáo, thông tin đã được Ban Giám hiệu phê duyệt; Hợp đồng quảng cáo, đăng thông tin; Biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng quảng cáo, đăng thông tin kèm theo tờ báo đã đăng thông tin; Hóa đơn tài chính để chuyển cho kế toán thanh toán của Phòng KHTC để kiểm tra, rà soát và trình lãnh đạo phòng ký, trình Ban giám hiệu phê duyệt.
|
1- Giấy đề nghị;
2- Hợp đồng quảng cáo;
3- Biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng quảng cáo; 4- Hóa đơn tài chính.
|
Các cá nhân; Phòng KHTC.
|
Khi có phát sinh
|
|
Bước 3
|
Sau khi được phê duyệt, kế toán thanh toán lập Phiếu chi và toàn bộ hồ sơ liên quan chuyển thủ quỹ chi tiền cho nhà cung cấp. Sau khi thực hiện chi tiền, thủ quỹ phải chuyển lại Phiếu chi kèm toàn bộ hồ sơ (đã có đầy đủ chữ ký của những người nhận tiền) cho KT tổng hợp.
- Trường hợp thanh toán cho nhà cung cấp bằng chuyển khoản thì kế toán thanh toán chuyển hồ sơ thanh toán cho cán bộ kế toán Kho bạc. Cán bộ kế toán Kho bạc lập Giấy đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản hoặc Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản (lập 02 bản đối với trường hợp đơn vị nhận tiền không có tài khoản ở tại Kho bạc hoặc lập 03 bản đối với trường hợp đơn vị nhận tiền có tài khoản ở Kho bạc) kèm theo toàn bộ hồ sơ thanh toán đề nghị Kho bạc chuyển tiền cho các đối tượng liên quan.
|
1- Phiếu chi;
2- Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản/Giấy đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản
|
Kế toán thanh toán, kế toán ngân hàng kho bạc, thủ quỹ của Phòng KHTC; Ban giám hiệu
|
|
3
|
Quy trình thanh toán chi tiếp khách
|
|
a.
|
Trường hợp có tạm ứng chi tiếp khách
|
|
a1
|
Quy trình tạm ứng
|
|
|
Bước 1
|
- Căn cứ dự toán tiếp khách hoặc tờ trình chủ trương tiếp khách đã được Ban Giám hiệu và phòng KHTC phê duyệt (đối với hoạt động mới phát sinh), cán bộ được giao tiếp khách lập Giấy đề nghị tạm ứng có xác nhận của Trưởng (Phó) bộ phận
|
1- Dự toán/Tờ trình;
|
Các cá nhân; Phòng KHTC; Ban giám hiệu.
|
Khi có phát sinh
|
|
Bước 2
|
Trên cơ sở dự toán kinh phí hoặc tờ trình đã được phê duyệt, cán bộ được giao tiếp khách lập Giấy đề nghị tạm ứng kèm theo hồ sơ tạm ứng gửi Phòng KHTC để kiểm tra, đối chiếu, nếu có sai sót sẽ điều chỉnh và trình lãnh đạo phòng ký, trình Ban giám hiệu phê duyệt.
|
1- Dự toán/Tờ trình;
2- Giấy đề nghị tạm ứng.
|
Các cá nhân; Phòng KHTC; Ban giám hiệu.
|
|
|
Bước 3
|
Sau khi được phê duyệt, kế toán thanh toán lập Phiếu chi và toàn bộ hồ sơ liên quan chuyển thủ quỹ chi tiền. Sau khi thực hiện chi tiền, thủ quỹ phải chuyển lại Phiếu chi kèm toàn bộ hồ sơ (đã có đầy đủ chữ ký của những người nhận tiền) cho KT tổng hợp.
|
''1- Giấy đề nghị tạm ứng;
2- Dự toán kinh phí (bản sao);
3- Phiếu chi.
|
Phòng KHTC
|
Sau 1 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ
|
a2
|
Quy trình thanh toán tạm ứng
|
|
|
Bước 1
|
- Sau khi hoàn thành công việc, cá nhân nhận tạm ứng lập Bảng kê chứng từ thanh toán kèm Giấy thanh toán tạm ứng (theo mẫu) gửi Phòng KHTC để kiểm tra, đối chiếu, nếu có sai sót sẽ điều chỉnh và trình lãnh đạo phòng ký, trình Ban giám hiệu phê duyệt.
|
1- Bảng kê chứng từ thanh toán;
2- Giấy thanh toán tạm ứng.
|
Các cá nhân; Phòng KHTC; Ban giám hiệu.
|
- Chậm nhất sau 15 ngày kể từ ngày kết thúc đợt thi phải làm thủ tục thanh toán tạm ứng;
|
|
Bước 2
|
- Kế toán thanh toán lập chứng từ thanh toán tạm ứng:
+ Trường hợp số tạm ứng bằng số thực chi kế toán thanh toán sẽ làm thủ tục tất toán tạm ứng và chuyển toàn bộ hồ sơ liên quan cho KT tổng hợp;
+ Trường hợp số tạm ứng lớn hơn số thực chi, kế toán thanh toán làm thủ tục tất toán tạm ứng, đồng thời yêu cầu người tạm ứng Viết giấy nộp tiền để nộp lại số tiền tạm ứng còn thừa. Kế toán thanh toán lập Phiếu thu và chuyển cho thủ quỹ thu hồi số tiền còn thừa. Sau khi thực hiện thu tiền, thủ quỹ chuyển lại Phiếu thu cho KT tổng hợp;
+ Trường hợp số tạm ứng nhỏ hơn số thực chi, kế toán thanh toán lập Phiếu chi và toàn bộ hồ sơ liên quan chuyển thủ quỹ chi tiền. Sau khi thực hiện chi tiền, thủ quỹ phải chuyển lại Phiếu chi kèm toàn bộ hồ sơ (đã có đầy đủ chữ ký của những người nhận tiền) cho KT tổng hợp.
|
1- Giấy thanh toán tạm ứng;
2- Bảng kê chứng từ thanh toán.
3- Phiếu chi/ Phiếu thu kèm giấy nộp tiền
|
Phòng KHTC
|
- Kế toán TT: Chậm nhất 5 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, phải làm thủ tục chi tiền
- Thủ quỹ: Chậm nhất sau 7 ngày kể từ ngày nhận được chứng từ chi tiền phải bàn giao hồ sơ chứng từ cho kế toán tổng hợp.
|
b
|
Trường hợp không có tạm ứng
|
|
|
Bước 1
|
Căn cứ vào dự toán tiếp khách hoặc tờ trình chủ trương tiếp khách đã được Ban Giám hiệu duyệt. Sau khi hoàn thành công việc, cá nhân được giao tiếp khác lập Bảng kê chứng từ thanh toán kèm Giấy đề nghị thanh toán gửi Phòng KHTC để kiểm tra, đối chiếu, nếu có sai sót sẽ điều chỉnh và trình lãnh đạo phòng ký, trình Ban giám hiệu phê duyệt.
|
1- Dự toán/Tờ trình;
2- Bảng kê chứng từ thanh toán (kèm các chứng từ có liên quan đến tiếp khách)
3- Giấy đề nghị thanh toán.
|
TTĐBCL, Phòng KHTC, Ban Giám hiệu
|
|
|
Bước 2
|
Sau khi được phê duyệt, kế toán thanh toán lập Phiếu chi và toàn bộ hồ sơ liên quan chuyển thủ quỹ chi tiền. Sau khi thực hiện chi tiền, thủ quỹ phải chuyển lại Phiếu chi kèm toàn bộ hồ sơ (đã có đầy đủ chữ ký của những người nhận tiền) cho KT tổng hợp.
|
1- Dự toán/Tờ trình;
2- Bảng kê chứng từ thanh toán (kèm các chứng từ có liên quan đến tiếp khách)
3- Giấy đề nghị thanh toán;
4- Phiếu chi.
|
Phòng KHTC
|
- Kế toán TT: Chậm nhất 5 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, phải làm thủ tục chi tiền
- Thủ quỹ: Chậm nhất sau 7 ngày kể từ ngày nhận được chứng từ chi tiền phải bàn giao hồ sơ chứng từ cho kế toán tổng hợp.
|
|
|
