Mô đun: Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu Microsoft Access nghề: quản trị MẠng trình đỘ: cao đẲNG nghề

Hướng dẫn:

Bảng nào không có tham chiếu tạo trước, bảng nào có khóa ngoại tham chiếu thì tạo sau. Cụ thể, thứ tự tạo các bảng như sau: 1. LOP, MON HOC. 2. SINHVIEN. 3. DIEM.

Trong đó, trường Malop là khóa ngoại của bảng SINHVIEN tham chiếu đến trường Malop của bảng LOP. Trường MaSV là khóa ngoại của bảng DIEM tham chiếu đến trường MaSV của bảng SINHVIEN. Trường MaMH là khóa ngoại của bảng DIEM tham chiếu đến trường MaMH của bảng MONHOC. Do đó, 3 trường khóa ngoại này sẽ có kiểu dữ liệu là Lookup wizard.

Khi đã tạo xong các bảng, vào menu Database Tools – Chọn Relationships. kích chuột phải lên các dây quan hệ, check vào 3 hộp kiểm để đảm bảo toàn vẹn dữ liệu.

Cuối cùng là nhập dữ liệu như yêu cầu.

BÀI 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU

Mã bài: MĐ14-03

Giới thiệu: Sức mạnh thực sự của một hệ quản trị CSDL là khả năng tìm đúng và đầy đủ thông tin mà chúng ta cần biết, trình bày dữ liệu sắp xếp theo ý muốn. Để đáp ứng yêu cầu trên, Acces cung cấp một công cụ truy vấn cho phép truy xuất và xử lý dữ liệu đang chứa trong các bảng của CSDL.

Hiểu khái niệm truy vấn dữ liệu;

Tạo và áp dụng được các truy vấn dựa trên các bảng dữ liệu;

Áp dụng được các biểu thức khi xây dựng truy vấn dữ liệu.

Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính.

Nội dung chính:

1. Giới thiệu chung

Mục tiêu:

Hiểu khái niệm truy vấn dữ liệu (query) và chức năng của các loại query trong access;

Query là câu lệnh truy vấn dữ liệu nhằm mục đích đáp ứng như cầu tra cứu và xử lý dữ liệu của các bảng thuộc cơ sở dữ liệu. Bản chất của query là các câu lệnh SQL (Structured Queries Laguage – ngôn ngữ truy vấn dữ liệu có cấu trúc, một ngôn ngữ được sử dụng phổ biến trong hầu hết các hệ QTCSDL hiện nay.

− Select query: là truy vấn lựa chọn thông tin từ một hoặc nhiều bảng, tạo ra một recordset. Nói chung, dữ liệu trả về của một truy vấn lựa chọn là có thể cập nhật và thường được sử dụng để đưa các form và report.

Total Query: là loại truy vấn dùng dùng để tính toán dữ liệu theo từng nhóm: có tính chất tổng cộng, thống kê tổng hợp số liệu

Ví dụ: Tính tổng tiền học bổng của học sinh theo từng lớp.

- Crosstab Query: là loại truy vấn dùng để tổng hợp dữ liệu, trong đó giá trị của một số trường trong bảng hoặc query nguồn được dùng làm tiêu đề dòng, giá trị của một trường (hoặc một biểu thức) được dùng làm tiêu đề cột và giá trị tổng hợp của một trường (hoặc một biểu thức) được dùng làm giá trị của các ô trong Crosstab query.

Action query: có 4 loại query

- Append Query: Thêm 1 số record lấy từ các Table hoặc Query khác cho vào một bảng khác. Nếu ta muốn thêm 1 các record vào CSDL thì bảng được thêm vào phải tồn tại. Các bản ghi có thể được nối vào bảng trong CSDL hiện thời đang làm việc hoặc có thể được nối vào bảng thuộc CSDL khác. Ta sử dụng loại query này khi muốn lưu lại một thông tin nào đó để theo dõi và lưu trữ hay nối tiếp dữ liệu vào một bảng đã có. Ví dụ:

+ Lưu lại các hóa đơn đã thực hiện trong năm 2008.

+ Lưu lại những nhân viên có doanh số bán hàng cao nhất trong năm 2008.

+ Lưu lại những học sinh đạt thủ khoa của khóa 2008.

- Delete Query: là loại truy vấn dùng để xóa các bản ghi thỏa điều kiện nào đó.

- Update Query: là loại truy vấn dùng để sửa đổi dữ liệu cho nhiều record ở nhiều bảng theo điều kiện.

- Make table Query: là loại truy vấn dùng để tạo ra một bảng mới với dữ liệu được lấy từ các bảng hoặc query khác. Khi sử dụng query Select, Total, Crosstab ta thu được kết quả là một bảng dữ liệu tức thời tại thời điểm đó. Tuy nhiên khi trong cơ sở dữ liệu đã thay đổi thì có thể ta không thu được kết quả như vậy nữa. Để lưu lại kết quả tại thời điểm thực thi query, ta sử dụng lệnh Make table Query.

2
Hình III.2
. Select query.

Mục tiêu:

Tạo được select query bằng wizard.

Tự tạo select query ở chế độ thiết kế.

2.1. Tạo select query bằng wizard.

B1: Để tạo query, chọn tab Create trên thanh Ribbon, click nút Query Wizard trong nhóm lệnh Queries (Hình III.2). Xuất hiện cửa sổ New Query

B2: Chọn Simple query wizard. Click OK.

B3: Chọn Field (trường) từ bảng hoặc query tại hộp thoại xổ xuống Tables/Queries. (Nếu dữ liệu cần hiển thị liên quan đến nhiều bảng thì có thể chọn nhiều hơn 1 bảng hoặc query tại bước này). (Hình III.3)

Nhấn Next.

N
Hình III.4
hấn Next.

B4: Đặt tên query. Tại bước này có 2 tùy chọn:

+ Open the query to view information: xem kết quả query.

+
Hình III.5
Modify the query design: mở query ở chế độ thiết kế để chỉnh sửa query.

Nhấn Finish. (Hình III.5)

Thực hành: Tạo một query hiển thị danh sách điểm của các sinh viên bằng công cụ wizard. Thông tin bao gồm: Masv, Hosv, Tensv, Tenmonhoc, Diemlan1, Diemlan2.

Hướng dẫn: Làm theo các bước ở mục 2.1.

Xuất hiện cửa sổ thiết kế query và cửa sổ Show table cho phép chọn các bảng hoặc query tham gia truy vấn. (HÌnh III.6)

Muốn chọn nhiều bảng cùng lúc, nhấn nút Shift hoặc Ctrl và nhấp chọn. Sau đó nhấn Add  nhấn Close.

− Chọn các field cần hiển thị trong kết quả vào lưới thiết kế bằng cách drag chuột kéo tên field trong field list hoặc double click vào tên field. Nếu cần tạo một field mới không có sẵn trong các bảng (trường này được gọi là trường tính toán) thì cách tạo như sau: :

− Sort: sắp xếp dữ liệu hay không. Có 3 tùy chọn trong Sort:

+ Ascending: Sắp xếp giảm dần.

+ Decending: Sắp xếp tăng dần.

+ No Sort: Không sắp xếp.

- Show: hiển thị hay không hiển thị trường lên bảng kết quả sau khi chạy query. Đánh dấu kiểm là cho phép hiển thị, không đánh dấu là trường này bị ẩn đi.

- Nhập điều kiện lọc tại dòng Criteria.

- Or: thêm các điều kiện lọc tương ứng với phép OR, nếu các biểu thức điều kiện ở các field cùng đặt trên một dòng thì tương ứng với phép AND, khác dòng thì tương ứng với phép OR.