Mô đun: Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu Microsoft Access nghề: quản trị MẠng trình đỘ: cao đẲNG nghề

5.6. Đổi tên cột

Xuất hiện cửa sổ Enter Field Properties, đặt tên mới cho cột tại ô Name (Hình II.23).

5.7. Sắp xếp record

− Đặt trỏ tại field chứa dữ liệu cần sắp xếp

− Click nút sort Ascending (sắp xếp tăng dần)/Sort Descending (sắp xếp giảm dần) trong nhóm lệnh sort & Filter trên thanh Ribbon.




Hình II.24

b) Sắp xếp theo nhiều fields để sắp xếp theo nhiều field, trong nhóm lệnh sort & Filter trên thanh Ribbon, click nút lệnh Advanced filter options

− Chọn lệnh -Advanced Filter/Sort

− Xuất hiện cửa sổ Filter- Double click chọn các field chứa dữ liệu cần sắp xếp, thứ tự ưu tiên từ trái sang phải.

− Ở mục Sort- chọn kiểu sắp xếp.

− Để thực hiện sắp xếp ta chọn lệnh Apply Filter/Sort

F
Hình II.25

− đặt trỏ tại field chứa giá trị lọc, chọn giá trị làm điều kiện lọc.

− Click nút lệnh Seletion trong nhóm lệnh Sort & Filter trên thanh Ribbon.

• 
  chọn một trong các lệnh trong menu:
  
• 
  E
  Hình II.29
  quals….: lọc các records có giá trị bằng với giá trị được chọn
  

∗ Contains …: lọc các records chứa giá trị được chọn.

∗ Does Not Contains …: lọc các records không chứa giá trị được chọn.

−
Hình II.27

− Đánh dấu check vào giá trị làm điều kiện lọc.

− Click OK

Thực hành: Thực hiện các thao tác ẩn cột, đổi tên cột, chỉnh chiều cao dòng, sắp xếp mẫu tin trong bảng VIDU ở mục 4 để rõ hơn.

Hướng dẫn: Xem hướng dẫn ở mục 5

6. Quan hệ giữa các bảng

Sau khi thiết kế các bảng, ta được cấu trúc của các bảng, nhưng giữa các bảng chưa có các thông tin quan hệ với nhau. Do đó việc thiết lập mối quan hệ giữa các bảng sẽ giúp MS Access quản lý dữ liệu được hợp lý hơn và bảo vệ các ràng buộc toàn vẹn của dữ liệu trong quá trình nhập dữ liệu.

- Để thiết lập được quan hệ thì các field dùng liên kết giữa các Table phải có cùng kiểu dữ liệu.

Trong Access tồn tại 2 kiểu quan hệ: quan hệ 1-1 (một-một) và quan hệ 1-n (một-nhiều)

Quan hệ 1-1: một record của bảng này sẽ liên kết với duy nhất một record của bảng kia và ngược lại.

V
Hình II.28

Ví dụ:

Thể hiện dữ liệu của quan hệ 1-n

− Tại cửa sổ làm việc của Access, chọn tab Database Tools trên thanh Ribbon, click nút Relationships.

− Nếu là lần đầu tiên (CSDL chưa có quan hệ) thì hộp thoại Show Tables sẽ xuất hiện. (Hình II.32)

− Nếu không có cửa sổ Show Table thì Click nút Show Table trên thanh Ribbon.

∗ Tab Tables: hiển thị tất cả các bảng trong cơ sở dữ liệu

∗
Hình II.32

∗ Tab Both: hiển thị tất cả Table và Query.

− Chọn bảng hoặc Query cần thiết lập quan hệ, click Add.

− Click nút Close đóng cửa sổ Show Table.

− Cửa sổ RelationShips chứa các bảng muốn thiết lập quan hệ.


Hình II.33

− Drag chuột kéo field quan hệ từ bảng này sang bảng kia. (vd: Kéo field MaSV từ bảng SINHVIEN sang MaSV của bảng KETQUA). Xuất hiện cửa sổ Edit RelationShips với các tùy chọn: (Hình II.34)

*
Hình II.34
Enforce Referential Integrity nếu muốn quan hệ có tính ràng buộc toàn vẹn. Quan hệ có tính ràng buộc toàn vẹn. Quan hệ có tính ràng buộc toàn vẹn sẽ đảm bảo các vấn đề sau:

+ Khi nhập dữ liệu, dữ liệu của field tham gia quan hệ ở bảng “nhiều” (bảng con) phải tồn tại trong bảng “một” (bảng cha). Ví dụ: muốn nhập một sinh viên cho bảng KETQUA thì MaSV đó phải tồn tại trong bảng SINHVIEN.

+ Không thể xóa những mẩu tin trong bảng “một” khi những mẩu tin trong bảng “nhiều” có quan hệ với mẩu tin bên “một

Nếu vi phạm các nguyên tắc trên thì Access sẽ không nhận dữ liệu và thông báo lỗi. Cascade Update Related Field: cho phép bạn sửa giá trị khóa chính của mẩu tin trong bảng “một” (bảng cha) của quan hệ, lúc đó thay vì báo lỗi Access sẽ tự động cập nhật sự thay đổi đó vào các field tương ứng (có quan hệ)

trên các bảng “nhiều” (bảng con) của quan hệ.

∗ Cascade Delete Related Records: cho phép bạn xóa mẩu tin trong bảng “một” (bảng cha) của quan hệ, lúc đó thay vì báo lỗi, Access sẽ tự động xóa tất cả các mẩu tin trong bảng “nhiều” (bảng con) của quan hệ nếu như những mẩu tin đó có liên quan với mẩu tin vừa xóa.

+ Nếu cả hai field tham gia liên kết đều là khóa chính, Access tự tạo ra quan hệ 1-1 (One to one): mỗi mẩu tin trong bảng này sẽ quan hệ với 1 và chỉ một mẩu tin trong bảng kia.

+ Nếu một bên là field khóa chính, bên còn lại là khóa ngoại, Access sẽ tạo quan hệ 1-nhiều (One to many): Mỗi mẩu tin trong bảng “một” (bảng cha) có quyền quan hệ với nhiều mẩu tin trong bảng “nhiều” (bảng con), ngược lại mỗi mẩu tin trong bảng “nhiều” chỉ được quyền quan hệ với một mẩu tin trong bảng “một”.

Cách xóa quan hệ:

Muốn xóa quan hệ giữa 2 bảng, ta Click phải mối quan hệ muốn xóa, chọn Delete, hoặc chọn mối quan hệ và nhấn phím Delete. (Hình II.35)


Hình II.35

Lưu ý:

− Nếu nhập dữ liệu trước khi tạo quan hệ thì khi nhập liệu ta có thể nhập dữ liệu cho các bảng theo trình tự tùy ý.

− Ngược lại, nếu tạo quan hệ trước, nhập liệu sau thì khi nhập liệu ta phải nhập bảng 1 (bảng cha) trước và bảng n (bảng con) sau.

BÀI TẬP THỰC HÀNH

1. 
   Tạo một cơ sở dữ liệu mới tên QLSV.accdb với các đặc tả sau:
   

Mỗi lớp có nhiều sinh viên, các sinh viên được phân biệt nhau bằng MaSV, một sinh viên chỉ thuộc một lớp.

Mỗi sinh viên ứng với mỗi môn học được thi hai lần và ứng với mỗi lần thi thì chỉ có một kết quả duy nhất.