Mở ĐẦu lý do chọn đề tài
Xác định nguồn tài liệu cần thu thập, bổ sung
tải về 6.47 Mb.
|
- Điều hướng trang này:
- 3.3.4. Thực hiện đúng các nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu
| 3.2.3. Xác định nguồn tài liệu cần thu thập, bổ sung
Các nguồn tài liệu lưu trữ được thu thập, bổ sung chủ yếu là từ các phòng, ban của Sở và các đơn vị trực thuộc. Tài liệu lưu trữ được các đơn vị chuyên môn và các phường, xã giao nộp là tài liệu vĩnh viễn. Cần khuyến khích việc thực hiện đúng quy trình nộp lưu tài liệu theo quy định của Luật Lưu trữ: Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản. Đối với rường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu như quy định trên để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu. Cần xây dựng các quy định cụ thể về công tác thu thập, bổ sung tài liệu để có thể dễ dàng thực hiện nghiệp vụ này. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá hoạt động lưu trữ, đồng thời cần thực hiện chính sách khen thưởng nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ về công tác lưu trữ; khuyến khích tinh thần, tạo niềm đam mê, sáng tạo trong công việc, xử lý nghiêm minh, kiểm điểm đối với nhân viên không chấp hành đúng nội quy làm việc, cố ý làm hư hỏng tài liệu lưu trữ hoặc vô trách nhiệm với công việc 3.3.4. Thực hiện đúng các nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu - Nguyên tắc thu thập và bổ sung tài liệu theo thời kỳ lịch sử: Yêu cầu khi thu thập, bổ sung tài liệu của thời kỳ lịch sử nào phải để riêng theo thời kỳ lịch sử ấy. Nguyên tắc này giúp chúng ta xác định được nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ trung ương và địa phương, đồng thời xác định đúng địa chỉ nộp lưu sau khi thu thập, sưu tầm được. - Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ: Tài liệu của một phông nếu bị phân tán ở nhiều nơi sẽ khó khăn cho việc phân loại, thống kê, xác định giá trị tài liệu, phá vỡ mối liên hệ mật thiết của các sự kiện, các vấn đề được phản ánh trong tài liệu của phông. Vì vậy, tài liệu của một phông nhất thiết không được phân tán ở các kho lưu trữ khác nhau. - Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông: Khối phông lưu trữ bao gồm những phông lưu trữ độc lập hoàn chỉnh có quan hệ với nhau về nội dung tài liệu và có những đặc điểm giống nhau. Vì vậy, việc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông sẽ có lợi cho việc bảo quản và tổ chức sử dụng. Ví dụ: phông Ban Tổ chức chính quyền tỉnh A và phông Sở Nội vụ tỉnh A là 02 phông độc lập nhưng nội dung tài liệu có liên quan chặt chẽ với nhau vì cùng phản ánh chức năng, nhiệm vụ cơ bản giống nhau. tải về 6.47 Mb. Chia sẻ với bạn bè của bạn:
|