CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA TÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI SỞ Y TẾ TỈNH HÀ GIANG
3.1. Đánh giá thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu tại Sở Y tế tỉnh Hà Giang
3.1.1. Ưu điểm
Sở Y tế tỉnh Hà Giang đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ. Tiến hành triển khai các văn bản chỉ đạo của cấp trên về công tác lưu trữ được triển khai nghiêm túc bằng trang thông tin điện tử đến các đơn vị trực thuộc đồng thời tổ chức tập huấn lồng ghép công tác văn thư và lưu trữ. Đối tượng tham gia Lãnh đạo các đơn vị trực thuộc và văn thư kiêm lưu trữ của đơn vị. Sau khi đã được tập huấn công tác văn thư và lưu trữ các đơn vị cũng được quan tâm và dần đi vào nề nếp theo đúng quy định của Nhà nước;
Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ Sở y tế được đào tạo và thường xuyên tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ;
Đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ đều có lập trường tư tưởng vững vàng, có ý thức tổ chức kỷ luật, luôn phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao;
3.1.2. Nhược điểm
Các văn bản tồn đọng đã và đang được chỉnh lý, kho lưu trữ cũng được trang bị, nhưng các trang thiết bị bảo quản chuyên dụng theo quy định như: Hệ thống thông gió xử lý ẩm mốc và các loại côn trùng hủy hoại khác, thiết bị phòng cháy chữa cháy… còn thiếu, chưa đạt yêu cầu.
Việc thực hiện chỉnh lý còn một số hạn chế: chưa có kế hoạch chỉnh lý; chưa có địa điểm chỉnh lý tài liệu phù hợp; vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng tài liệu vẫn chưa được thực hiện. Công tác thống kê, kiểm tra và chỉnh lý làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị còn chậm, xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu chủ yếu bằng mục lục hồ sơ, chưa ứng dụng cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu bằng hệ thống máy tính
Nguyên nhân: Nguồn kinh phí phục vụ cho công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ và mua sắm trang thiết bị văn phòng còn hạn chế.
3.2. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác thu thập, bổ sung tài liệu tại Sở Y tế tỉnh Hà Giang
Chia sẻ với bạn bè của bạn: |
