Mở ĐẦu lý do chọn đề tài
Tổ chức tiếp nhận và lập biên bản giao nhận tài liệu
tải về 6.47 Mb.
|
- Điều hướng trang này:
- 2.3. Công tác bổ sung tài liệu lưu trữ
| 2.2.4. Tổ chức tiếp nhận và lập biên bản giao nhận tài liệu
Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu. Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tuỳ theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp thích hợp (chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công việc). Các nguồn tài liệu lưu trữ được thu thập, bổ sung chủ yếu là từ các phòng chức năng và các đơn vị trực thuộc Khi giao nộp hồ sơ: tài liệu phải lập 02 bản mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản biên bản giao nhận tài liệu lưu trữ văn phòng và bên giao tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại một bản. Tuy nhiên, do chỉ có một nhân viên đảm nhiệm công tác này nên không có nhiều thời gian tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ. Vì vậy, cũng ảnh hưởng đến công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ. Trước ngày 31-12 hàng năm, Lưu trữ cơ quan gửi thông báo tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của năm trước để các đơn vị, tổ chức và cá nhân chuẩn bị giao nộp vào Lưu trữ cơ quan. Các đơn vị, tổ chức, cá nhân kiểm tra lại chất lượng các hồ sơ đã lập trong năm và thông báo cho Lưu trữ cơ quan biết thời gian và địa điểm giao nộp hồ sơ, tài liệu. Trước khi giao nộp, những hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị nộp lưu phải được thống kê thành "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" (3 bản) để đính kèm "Biên bản giao nhận tài liệu". "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ. Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu giao nộp Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, bên giao và bên nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thực tế hồ sơ, tài liệu với mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp. Lưu trữ cơ quan lập "Biên bản giao nhận tài liệu". Biên bản có đủ chữ ký, họ tên của cả người giao và người nhận, có xác nhận của lãnh đạo cơ quan giao và cơ quan nhận hồ sơ, tài liệu. Biên bản được làm thành 3 bản (bên giao giữ 1 bản, bên nhận giữ 2 bản). 2.3. Công tác bổ sung tài liệu lưu trữ tải về 6.47 Mb. Chia sẻ với bạn bè của bạn:
|