Điều 12. Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.
2. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.
3. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ cơ quan giữ 01 bản.
2.2. Thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Sở Y tế Hà Giang:
2.2.1. Xác định nguồn tài liệu thu thập
Việc đăng ký tài liệu lưu trữ tại Sở Y tế Hà Giang hầu hết được thực hiện trên máy tính, hình thức đăng ký này áp dụng cho cả văn bản đến và văn bản đi. Tài liệu lưu trữ cơ quan được lưu trữ ở hai dạng: dạng tài liệu giấy và dạng tài liệu file scan (PDF-Portable Document Format). Tài liệu lưu trữ cơ quan được phân loại theo tên loại của tài liệu. Mỗi loại văn bản được đăng ký theo trình tự số thứ tự riêng, số thứ tự của mỗi loại văn bản được bắt đầu bằng số 01 vào ngày 01 tháng 01 đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hằng năm. Tài liệu sau khi xử lý xong được phân loại theo tên loại. Tài liệu của các phòng chuyên môn được lưu thành hồ sơ công việc.
Nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lưu trữ Sở Y tế Hà Giang gồm: Nguồn thu thập, bổ sung là từ các phòng, ban, cá nhân trong từng cơ quan. Thành phần tài liệu cần thu thập bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau: Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc; hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong; hồ sơ phối hợp giải quyết công việc đã trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì; các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.
Loại hình tài liệu lưu trữ của Sở Y tế tỉnh Hà Giang chủ yếu là tài liệu hành chính được thu thập từ các phòng chức năng của Sở Y tế.
Chia sẻ với bạn bè của bạn: |
