Mở ĐẦu lý do chọn đề tài
Chuẩn bị kho tàng, phương tiện tiếp nhận tài liệu
tải về 6.47 Mb.
|
| 2.2.3. Chuẩn bị kho tàng, phương tiện tiếp nhận tài liệu
Hằng ngày, Sở Y tế Hà Giang luôn nhận và chuyển giao văn bản từ các cơ quan, đơn vị trong và ngoài tỉnh. Do đó, có một khối lượng công văn, hồ sơ rất lớn cần được bảo quản nhưng cơ sở vật chất phục vụ cho công tác này còn nhiều hạn chế chưa có tính thống nhất. Hiện nay, các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động văn phòng nói chung, phục vụ cho công tác lưu trữ nói riêng đã được sử dụng từ lâu. Phòng lưu trữ vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi cho công tác này, thiết bị chống ẩm mốc chưa được trang bị, giá để tài liệu, tủ đựng tài liệu chưa được trang bị đủ vẫn nhiều cặp tài liệu để chất đống, gây khó khăn cho công tác lưu trữ. Trong kho đã có hệ thống báo cháy khẩn cấp tuy nhiên chưa lắp đặt hệ thống phòng cháy tự động. Kho được bố trí phía cuối hành lang tầng 3 tòa nhà bảo đảm cho việc bảo mật. Nhưng nếu xảy ra hỏa hoạn lực lượng cứu hỏa rất khó tiếp cận. Sở Y tế Hà Giang đã trang bị những thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ trong kho: cặp đựng tài liệu, giá để tài liệu, tủ đựng tài liệu, dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm, nhưng chưa có quạt thông gió, máy hút ẩm, máy điều hoà không khí. Không có dụng cụ làm vệ sinh tài liệu: máy hút bụi, máy lọc bụi toàn kho hoặc các phương tiện làm vệ sinh thông thường khác. Không có những biện pháp, kỹ thuật bảo quản phù hợp như chống ẩm, nấm mốc, côn trùng, mối, chuột,... Để góp phần giải phóng không gian lưu trữ thì cuối mỗi năm, nhân viên lưu trữ phải thống kê, lựa chọn ra những tài liệu đã hết giá trị để tiến hành tiêu huỷ. Đây là công tác thường xuyên đối với kho lưu trữ phải đòi hỏi thực hiện một cách thận trọng và theo quy trình thẩm định và kiểm tra chặt chẽ. Việc này chưa được chú trọng tại kho lưu trữ của Sở Y tế Hà Giang. Do hệ thống kho lưu trữ được bố trí tại tầng 3 lại không có máy điều hòa không khí vào mùa hè nhiệt độ phòng lên cao rất dễ gây khô, giòn tài liệu. Hiện nay còn rất nhiều tài liệu vẫn chưa được chỉnh lý còn tồn đọng trong kho gây khó khăn trong quá trình tìm kiếm tài liệu. Thông qua bảng tổng hợp lượng văn bản đi và đến trong 02 năm 2016 và 2017 dưới đây ta có thể nhận thấy lượng văn bản của Sở Y tế Hà Giang rất lớn, nếu không có sự quan tâm chú trọng tới công tác lưu trữ thì lượng văn bản tồn đọng là không thể tránh khỏi.
Bảng 2 : Tổng hợp lượng văn bản đi, đến Sở Y tế năm 2016 -2017 tải về 6.47 Mb. Chia sẻ với bạn bè của bạn:
|