Mở ĐẦu lý do chọn đề tài
Tìm kiếm, bổ sung những tài liệu còn thiếu
tải về 6.47 Mb.
|
| 2.3.2. Tìm kiếm, bổ sung những tài liệu còn thiếu
Trên bảng 3 Số lượng hồ sơ hiện có trong kho lưu trữ của Sở Y tế tỉnh Hà Giang ta nhận thấy sự chênh lệch đối với các hồ sơ bảo quản vĩnh viễn từ năm 2016 sang năm 2017, Trong năm 2017 đã bổ sung thêm 110 hồ sơ của năm 2016. Có phụ lục 1 là mục lục các hồ sơ bổ sung năm 2016 được làm vào tháng 01 năm 2018. Trong thực tế hiện nay, do các cơ quan, đơn vị chưa chú trọng đến việc lập hồ sơ công việc, đầu tư kinh phí để chỉnh lý tài liệu lưu trữ nên vẫn còn tình trạng tài liệu để lộn xộn, rời lẻ, bị mất mát, thất lạc, gây khó khăn cho việc thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan cũng như thu thập vào lưu trữ lịch sử. Hơn nữa, khi chỉnh lý tài liệu rời lẻ, các cơ quan, tổ chức thực hiện theo tiêu chí "có tài liệu gì làm tài liệu đó" mà chưa chú ý đến việc tìm kiếm, bổ sung các văn bản còn thiếu, dẫn đến có nhiều hồ sơ sau khi chỉnh lý vẫn thiếu văn bản, thành phần liên quan, làm tài liệu trong từng phông lưu trữ bị phân tán. Khi thu thập tài liệu, lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử cũng thực hiện "có tài liệu gì thu tài liệu đó", chưa chú trọng đến việc bổ sung tài liệu nên tài liệu trong từng hồ sơ, từng phông lưu trữ chưa hoàn chỉnh. Sở Y tế tỉnh Hà Giang đã ban hành Quy chế văn thư lưu trữ, danh mục hồ sơ lưu trữ tuy nhiên vẫn còn có tình trạng cán bộ chưa lập hồ sơ công việc do vậy chưa có tài liệu nộp vào lưu trữ của cơ quan. Đối với công tác thu thập bổ sung các tài liệu còn thiếu đã được quan tâm nhưng chưa được sát sao, Sở Y tế tỉnh Hà Giang cần xây dựng các quy chế để tăng cường hơn nữa đối với công tác này. Khen thưởng kịp thời và xứng đáng đối với các cá nhân, khoa phòng thực hiện tốt quy chế văn thư lưu trữ, nộp lưu tài liệu lưu trữ đúng thời hạn bên cạnh đố cần đưa vào tiêu chí đánh giá cán bộ cuối năm đối với cán bộ về thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao. Hiện nay khối tài liệu trong kho lưu trữ của Sở Y tế tỉnh Hà Giang đã và đang được hoàn thiện tuy nhiên lượng hồ sơ lưu trữ lịch sử có nguồn nộp lưu là các đơn vị, cơ quan trực thuộc Sở vẫn chưa được quan tâm. Sở Y tế tỉnh Hà Giang chưa ban hành quy định đối với tài liệu lưu trữ của các đơn vị trực thuộc. Công tác lưu trữ tại các một số đơn vị trực thuộc cũng đã được quan tâm nhưng vì nguồn kinh phí hạn hẹp nên các tài liệu lưu trữ vẫn chưa được chỉnh lý, tài liệu tồn đọng tại các phòng, khoa chức năng của các đơn vị vẫn chất đống, có đơn vị trong quá trình chuyển trụ sở đã làm thất lạc, hư hỏng nghiêm trọng tài liệu. Điều này khiến cho công tác bổ sung tài liệu còn thiếu gặp rất nhiều khó khăn và hạn chế. TIỂU KẾT Công tác thu thập, bổ sung tài liệu là khâu đầu vào của công tác lưu trữ. Nếu việc thu thập, bổ sung tài liệu không được thực hiện tốt sẽ ảnh hưởng đến các khâu nghiệp vụ khác và chắc chắn các khâu nghiệp vụ đó sẽ không có hiệu quả cao và chất lượng, hiệu quả của công tác lưu trữ sẽ bị hạn chế. Sở Y tế tỉnh Hà Giang đã và đang làm tốt công tác lưu trữ văn bản tại sở mình, tuy nhiên vẫn còn nhiều hạn chế cần khắc phục để có thể hoàn thiện hơn nữa công tác này. tải về 6.47 Mb. Chia sẻ với bạn bè của bạn:
|