GIÁo hội phật giáo việt nam học viện phật giáo việt nam tại tp. Hcm

BÁO CÁO KIỂM TRA TÌNH HÌNH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH

Trưởng nhóm kiểm tra: NVX

Trưởng bộ phận được kiểm tra: LVC Kiểm tra viên: NVY

Phạm vi đánh giá: kế hoạch Ngày: 2/6/2009

PHẦN II : CÁC VĂN BẢN THÔNG DỤNG

1. 
   Thể thức văn bản :
   

1. 
   Quốc hiệu :
   

2. 
   Tên cơ quan ban hành văn bản :
   

3. 
   Số, ký hiệu của văn bản:
   
   • 
     Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan ban hành trong một năm. Số của văn bản được ghi bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
     
   • 
     Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản (trừ công văn) và chữ viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản.
     

4. 
   Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản:
   
   • 
     Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan đóng trụ sở.
     
   • 
     Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành. Lưu ý phải viết đầy đủ ngày... tháng... năm...; đối với những số chỉ ngày, tháng nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 ở trước.
     
5. 
   Trích yếu nội dung của văn bản:
   

6. 
   Nội dung văn bản:
   

• 
  Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
  
• 
  Các vấn đề, sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
  
• 
  Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
  
• 
  Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;
  
• 
  Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;
  
• 
  Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt;
  
• 
  Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.
  
1. 
   Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền:
   
   • 
     Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
     
     • 
       Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan;
       
     • 
       Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan;
       
     • 
       Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan;
       
     • 
       Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa uỷ quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan.
       
   • 
     Chức vụ của người ký: Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan; chỉ ghi chức danh như Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Tổng thư ký, phó tổng thư ký v.v.., không ghi lại tên cơ quan.
     
   • 
     Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác, trừ văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học, trong những trường hợp cần thiết, có thể ghi thêm học hàm, học vị.
     
2. 
   Dấu của cơ quan:
   

9. 
   Nơi nhận:
   

Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định.

Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung, ví dụ: Các Bộ, cơ quan ngang Bộ….

1. 
   Dấu chỉ mức độ khẩn, mật:
   
   • 
     Văn bản được xác định độ khẩn theo ba mức: hỏa tốc, thượng khẩn hoặc khẩn. Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, cơ quan hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định. Dấu độ khẩn phải được khắc sẵn, mực dùng để đóng dấu độ khẩn dùng mực màu đỏ tươi.
     
   • 
     Văn bản được xác định độ mật theo ba mức: tuyệt mật, tối mật hoặc mật. Nếu văn bản cần thu hồi thì đóng dấu thu hồi. Cách thực hiện như mức độ khẩn.
     
2. 
   Các thành phần thể thức khác:
   
   • 
     Địa chỉ cơ quan, địa chỉ E-Mail, địa chỉ Website, số Tel, số Fax đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời… để tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ;
     
   • 
     Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ”… hoặc chỉ dẫn về dự thảo văn bản như “dự thảo” hay “dự thảo lần ...” có thể được đánh máy hoặc dùng con dấu khắc sẵn để đóng lên văn bản hoặc dự thảo văn bản;
     
   • 
     Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành;
     
   • 
     Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự;
     
   • 
     Số trang: văn bản và phụ lục gồm nhiều trang thì từ trang thứ hai trở đi phải được đánh số thứ tự; số trang của phụ lục văn bản được đánh riêng, theo từng phụ lục.
     
1. 
   Kỹ thuật trình bày:
   
   1. 
      Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn bản:
      

1. 
   Khổ giấy:
   

2. 
   Kiểu trình bày:
   

3. 
   Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4):
   

Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25 mm;

Lề trái: cách mép trái từ 30-35 mm;

Lề phải: cách mép phải từ 15-20 mm.

1. 
   Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản:
   

1. 
   Quốc hiệu: được trình bày tại ô số 1.
   

• 
  Dòng chữ trên: “CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm.
  
• 
  Dòng chữ dưới: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch ngang nhỏ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.
  

1. 
   Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: được trình bày tại ô số 2.
   

• 
  Tên cơ quan cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.
  
• 
  Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
  

3. 
   Số, ký hiệu của văn bản: được trình bày tại ô số 3.
   

4. 
   Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản: được trình bày tại ô số 4.
   

Ví dụ: Nha Trang, ngày 05 tháng 02 năm 2008

1. 
   Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:
   

• 
  Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản được đặt canh giữa (cân đối ở giữa dòng) bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 14 đến 15, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
  
• 
  Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ viết tắt “V/v” (về việc) bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.
  

6. 
   Nội dung văn bản: được trình bày tại ô số 6.
   

Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy.

2 3 5b 10a 10b 1 4 5a 9a 12 11       6 14

1. 
   Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền:
   

• 
  Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc “Q.” (quyền), quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
  
• 
  Họ tên của người ký văn bản và học hàm, học vị (nếu có) được trình bày tại ô số 7b; bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
  
• 
  Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.
  

1. 
   Dấu của cơ quan: được trình bày tại ô số 8.
   
2. 
   Nơi nhận: được trình bày tại ô số 9a và 9b.
   

• 
  Phần nơi nhận tại ô 9a (chỉ áp dụng đối với công văn) được trình bày như sau:
  
  • 
    Từ “kính gửi” và tên các cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng;
    
  • 
    Sau từ “kính gửi” có dấu hai chấm. Nếu công văn gửi cho hai cơ quan hoặc cá nhân trở lên thì tên mỗi cơ quan, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm.
    
• 
  Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn và các loại văn bản khác) được trình bày như sau:
  
  • 
    Từ “nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng, sau đó có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;
    
  • 
    Phần liệt kê các cơ quan và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “lưu” sau đó có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (văn thư cơ quan), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong những trường hợp cần thiết) được đặt trong ngoặc đơn, cuối cùng là dấu chấm.
    

1. 
   Dấu chỉ mức độ khẩn, mật:
   

• 
  Mẫu dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật) được đóng vào ô số 10a, dấu thu hồi được đóng vào ô số 11.
  
• 
  Dấu độ khẩn được đóng vào ô số 10b. Con dấu các độ khẩn có hình chữ nhật, trên đó, các từ “hoả tốc”, “thượng khẩn” hoặc “khẩn” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn, có kích thước tương ứng là 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm.
  

1. 
   Các thành phần thể thức khác:
   

• 
  Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành được trình bày tại ô số 11; các cụm từ “xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ” được trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
  
• 
  Chỉ dẫn về dự thảo văn bản được trình bày tại ô số 12; từ “dự thảo” hoặc cụm từ “dự thảo lần ...” được trình bày trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
  
• 
  Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành được trình bày tại ô số 13; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng;
  
• 
  Địa chỉ cơ quan; địa chỉ E-Mail; địa chỉ trên mạng (Website); số điện thoại, số Fax được trình bày trên trang đầu của văn bản, tại ô số 14, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết bề ngang của vùng trình bày văn bản;
  
• 
  Phụ lục văn bản: phụ lục kèm theo văn bản được trình bày trên các trang giấy riêng; từ “phụ lục” và số thứ tự của phụ lục (trường hợp có từ hai phụ lục trở lên) được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tiêu đề (tên) của phụ lục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
  
• 
  Số trang của văn bản được trình bày tại chính giữa, trên đầu trang giấy (phần header) hoặc tại góc phải, ở cuối trang giấy (phần footer), cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.
  

 

HỘI ĐỒNG …. ……….……   Số: /…../NQ-HĐ..	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc   ...... ...., ngày tháng năm 20....

 

NGHỊ QUYẾT

…........................ (1) .............................

Căn cứ ………………………………………………………………………;

......................................................................................................................,