QUẢN LÝ THỜI GIAN PHẢI GIỮ ĐƯỢC ĐÀ LÀM VIỆC

- Tự mình dành ra một vài tiếng mỗi ngày để thực hiện các cuộc gọi quan
trọng.
- Có được mục đích rõ ràng trước mỗi cuộc gọi.
Susan chưa sẵn sàng tham gia buổi tư vấn theo lịch của chúng tôi – cuộc
họp qua mạng bị quá giờ. “Cho tôi vài phút nữa nhé”, cô thì thầm và vẫy tay
chào khi tôi tiến đến bàn làm việc của cô và cô đưa tay chỉ vào một cái ghế
mời tôi ngồi.
Đang họp qua mạng thì cô nhận được tin nhắn chat từ sếp. Ông yêu cầu
tất cả các đơn đặt hàng phải được nhập vào Salesforce.com (SFA) ngay
trong ngày, nếu không chúng sẽ không được tính vào doanh thu của cô. Ông
còn muốn cả bản dự toán bán hàng của cô nữa. Trong lúc đó, điện thoại cầm
tay của cô rung lên, cô đọc tin nhắn từ đối tác của mình ở Anh: “Hợp đồng
tháng này của chúng ta là 80 nghìn đô-la chứ không phải 120 nghìn”. Cô rên
rỉ. Vậy là cô phải cập nhật lại bản dự toán với thông tin mới và nộp cho sếp
vào cuối ngày – chỉ còn vài tiếng đồng hồ nữa theo múi giờ của cô.
Bất chợt cô đập bàn. “Đừng có như thế nữa chứ!”. Máy tính của Susan lại
ngừng hoạt động – rõ ràng là việc này xảy ra thường xuyên. Công ty của cô
vừa sáp nhập với một công ty khác mấy tháng trước và hệ thống vẫn chưa
được nâng cấp và tích hợp. Dữ liệu vẫn chưa được chia sẻ và truy xuất một
cách hiệu quả. Điều này có nghĩa là do cô mở quá nhiều cửa sổ và chương
trình nên máy tính của cô ngừng hoạt động. Susan nhìn tôi với một chút hy
vọng cuối cùng. “Chị cho tôi vài phút kiểm tra hộp thư thoại nhé”.
Cô nhận được tám tin nhắn mới trong hộp thư thoại – tất cả đều được
đánh dấu khẩn và yêu cầu cô phải trả lời ngay – cùng với hàng tá email từ
khách hàng, đối tác bên ngoài, các phòng ban nội bộ, và một vài nhà quản lý
vùng. Susan nhìn đồng hồ và rồi nhìn một loạt đồng hồ đặt thành hàng ngang
trên bàn cô. Bây giờ là buổi trưa ở California, 2 giờ chiều ở Austin, 3 giờ
chiều ở Atlanta, 9 giờ tối ở Anh và Mỹ La-tinh.
“Buổi sáng của tôi lại bắt đầu”, cô lắc đầu. “Tôi cứ bước vào bàn làm
việc là mọi thứ lại sôi sùng sục lên. Cộng sự của cô thò đầu vào bàn làm việc

của cô và hỏi rằng liệu họ có thể gặp cô để bàn về chiến lược tiếp cận danh
sách khách hàng tiềm năng trước khi cô ra sân bay hay không và cô đồng ý
gặp anh ta sau khi họp xong với tôi. Ngay sau khi anh ta đi thì cô nhận được
một tin nhắn từ người quản lý vùng yêu cầu cô phải tham dự một cuộc họp
buổi chiều vì phó giám đốc cấp cao toàn cầu sẽ thông báo về các đề xuất tài
chính mới liên quan đến lương thưởng của cô. Sau khi họp xong, có vẻ như
cô phải tham gia họp với phòng tiếp thị để bàn về chất lượng các cơ hội bán
hàng cũng như tỷ lệ thành công. Tuần này họ đang chuẩn bị cho một chiến
dịch tiếp thị diện rộng vào hơn 300.000 khách hàng và họ cần thông tin từ
đội của cô để xem họ cần tập trung vào đối tượng khách hàng nào. Susan
nhìn tôi đầy ưu tư.
“Tôi nghĩ chúng ta có thể thực hiện buổi tư vấn vào tuần sau”, tôi gợi ý.
Nói về bán hàng tại chỗ là nói về thời gian
Vâng, nói về bán hàng là nói về tiền. Nhưng có lẽ quan trọng hơn là về
thời gian: làm thế nào bạn lên kế hoạch thời gian và làm thế nào bạn có thể
sử dụng thời gian một cách tốt nhất. Có một mối liên quan mật thiết giữa
việc quản lý thời gian và chỉ tiêu đạt được. Những gì bạn chọn, những gì bạn
chú trọng, kế hoạch mà bạn dự định làm, cách bạn tổ chức email, thứ tự bạn
đặt câu hỏi cũng như đà làm việc mà bạn tạo ra và giữ vững nó sẽ tạo ra nền
tảng giúp bạn thành công khi bán hàng qua điện thoại và qua mạng.
Ít thời gian bán hàng
Các hoạt động nghiên cứu trước khi bán hàng trung bình chiếm khoảng
45 phút cho mỗi hợp đồng. Bạn thường phải cố gắng tiếp cận khách hàng từ
5 đến 7 lần qua điện thoại hoặc email thì họ mới thật sự trả lời bạn. Bạn phải
gọi đủ các cuộc gọi giới thiệu và hỏi thăm thì khách hàng mới thật sự quan
tâm và bạn mới có thể đưa khách hàng vào danh sách khách hàng tiềm năng.
Trong lúc đó, điện thoại của bạn lại reo liên tục, tin nhắn và email tràn ngập
hộp thư, sếp yêu cầu bản dự toán vào chiều nay và bạn đã phải ăn trưa tại
bàn làm việc. Thỉnh thoảng, trong thế giới Bán hàng 2.0, bạn rất dễ làm lãng
phí thời gian khi làm nhiều việc một lúc một cách không có hiệu quả, quên
mất thời gian, mất tập trung và mất dần các hợp đồng trong quy trình này.
Và nếu bị mất đà, bạn sẽ trì hoãn mọi thứ và đưa ra những lựa chọn sai lầm.

Ít kiểm soát được cách bạn sử dụng thời gian
Chẳng có gì phải giấu giếm: đội ngũ bán hàng tại chỗ đang mệt mỏi trong
việc quản lý thời gian và ngày càng mất khả năng kiểm soát nó. Mặt tốt của
nó là cuối cùng mọi người đều nhận ra những gì họ đóng góp và giờ đây họ
đã trở thành một phần không thể thiếu của quy trình bán hàng. Nhưng mặt
xấu là ngày càng có nhiều yêu cầu, đề nghị, đề xuất thường xuyên được đưa
vào trách nhiệm hàng ngày của họ. Điều này có nghĩa là họ có ít quyền kiểm
soát về thời gian hơn.
Bây giờ không còn là lúc đội bán hàng tại chỗ ngồi tại bàn làm việc và
thực hiện liên tục 60 cuộc gọi cho khách hàng chưa quen biết cũng như
khách hàng tiềm năng mỗi ngày. Nhân viên bán hàng tại chỗ là một phần của
một đội ngũ trên mạng được kết nối lại. Nhân viên đó là đầu mối liên lạc để
dẫn dắt, phối hợp, giúp đỡ, hướng dẫn và thực hiện công việc bán hàng. Mỗi
ngày làm việc của nhân viên này bắt đầu từ tối Chủ nhật để đáp ứng nhu cầu
của các khu vực địa lý khác nhau trên toàn cầu cũng như nhu cầu của các đối
tác của họ trên mạng. Đội ngũ bán hàng vẫn dùng các chỉ tiêu để lên phễu kế
hoạch hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng gồm những khách hàng tiềm năng
– những người họ phải tiếp xúc từ 9 đến 12 lần và có thể ước đoán rằng họ
có thể ký hợp đồng được. Hơn thế nữa, họ phải nhập liệu vào các hệ thống,
quản lý các quy trình bán hàng phức tạp và sử dụng nhiều công cụ bán hàng
hơn những gì họ biết phải làm.
Chào mừng bạn đến với sự quá tải của Bán hàng 2.0
Nếu bạn đã làm công việc này lâu, hẳn bạn còn nhớ việc dùng máy
Rolodex chứa thông tin khách hàng để bán hàng, dự đoán khách hàng tiềm
năng thông qua tờ Business Week, nhập tay các đơn đặt hàng, ghi lại số
lượng cuộc gọi mỗi ngày trên giấy và dùng Excel để ước đoán số lượng hợp
đồng. Giờ đây, các công cụ này đã đi vào dĩ vãng. Sự phát triển của Web 2.0
đã lót đường cho Bán hàng 2.0 phát triển. Sự tràn ngập các công cụ, công
nghệ và quy trình dựa trên nền tảng web – tất cả được thiết kế để giúp quy
trình bán hàng diễn ra ngắn gọn hơn, để tăng hiệu quả bán hàng và giúp chốt
được hợp đồng nhanh chóng hơn – đang tràn ngập thị trường. Tất cả các
công cụ và hệ thống này lẽ ra có thể giúp được rất nhiều. Nhưng trên thực tế,

đội ngũ bán hàng tại chỗ đang bị chìm ngập trong thông tin, mệt mỏi vì phải
học các công cụ mới, tìm kiếm các công cụ khác và bị tê liệt bởi các hệ
thống rời rạc.
Một nhân viên bán hàng tại chỗ trung bình quản lý dữ liệu và chỉ tiêu
bằng ít nhất hai tá công cụ khác nhau khi bán hàng. Họ phải duy trì, ghi chép
và nhập thông tin khách hàng vào ít nhất nửa tá hệ thống. Và nếu họ còn nhớ
mật khẩu đăng nhập! – vẫn còn nhiều thứ khác đang chờ được truy cập và sử
dụng. Tất cả các công cụ phức tạp này được thiết kế để ghi lại tất cả mọi thứ
từ việc liên lạc và quản lý tài khoản theo định kỳ đến, ngày càng nhiều, việc
quản lý các cơ hội bán hàng và hợp tác với khách hàng tiềm năng. Hầu hết
chúng đều được lưu lại tại một nơi trung tâm chứa thông tin liên lạc, chỉ tiêu
và doanh số bán hàng.
Trước khi gọi điện, nhân viên bán hàng phải tìm kiếm thông tin về công
ty tiềm năng cũng như tìm tên và thông tin liên lạc từ hàng tá các công cụ
nghiên cứu và lập kế hoạch. Trong quy trình bán hàng, họ có thể sử dụng các
công cụ họp qua web để tổ chức các cuộc gặp gỡ qua mạng. Sau khi gọi, hệ
thống điện thoại sẽ ghi nhận lại âm lượng và thời gian nói chuyện để nhận
biết được năng lực và đưa ra khuynh hướng cũng như bản phân tích ở mức
độ tổng quan để giúp xác định lại mô hình.
Rõ ràng, các công cụ được thiết kế nhằm giúp đội ngũ bán hàng hoạt
động hiệu quả hơn lại làm giảm tính hiệu quả.
Ít thời gian tạo ra sự tê liệt
Phản ứng tự nhiên khi người ta bị quá tải là thất vọng, người ta tin rằng
thời gian đã vượt ra khỏi vòng kiểm soát và tuyệt vọng quờ quạng tìm một
điểm tựa qua ngày. Một số tin rằng họ có thể theo kịp nếu chịu khó làm
nhanh hơn và làm nhiều việc cùng một lúc; một số mắc sai lầm khi không
phân biệt được việc gì khẩn cấp và việc gì quan trọng. Khi cố gắng chống cự
sự quá tải này, họ bị tê liệt. Họ chỉ có thể ngồi một chỗ và nhìn từng đồng
đô-la doanh thu mất dần đi.
Việc bị gián đoạn và bị quấy rầy ảnh hưởng nhiều đến hiệu quả của công

việc. Một nghiên cứu do đại học California thực hiện vào năm 2008 cho thấy
rằng cứ 11 phút thì nhân viên bán hàng lại bị xao nhãng và mỗi lần như thế
khiến họ tốn khoảng 25 phút, sau đó mới quay lại cuộc gọi của mình được.
Sự xao nhãng đến từ nhiều hình thức: từ tiếng động mà máy tính phát ra khi
nhận email, hộp thư thoại, tin nhắn cho đến những sự cố với các công cụ và
hệ thống. Bản khảo sát CSO Insights trong việc tối ưu hóa năng lực thực
hiện năm 2008 cũng xác nhận rằng thời gian giới bán hàng dành cho các
hoạt động không phải là bán hàng ngày càng gia tăng. Khi bạn tính cả những
gián đoạn từ bên ngoài, bạn sẽ thấy những khó khăn này liên tục ảnh hưởng
đến đà công việc của đội ngũ bán hàng và làm cho họ không thể quay lại
thực hiện cuộc gọi hay làm nhiều việc cùng lúc một cách hiệu quả.
Tê liệt hoạt động gọi điện
Gọi điện lúc nào cũng có hiệu quả thấp. Đội ngũ bán hàng tại chỗ ngày
càng ít gọi điện vì họ thấy rằng họ đang lãng phí thời gian để lại tin nhắn mà
không kết nối được với người nào ở bên kia đầu dây. Một số liệu thống kê
chuẩn cho thấy thông thường mỗi nhân viên bán hàng tại chỗ chỉ gọi khoảng
8-25 cuộc gọi ra ngoài mỗi ngày và tổng thời gian nói chuyện chỉ vào
khoảng 33 phút.
Tê liệt email
Email đang thay thế cho việc gọi điện nhưng đây cũng là vấn đề vì hầu
hết các nhân viên bán hàng tại chỗ không có được một chiến lược bán hàng
và tiếp thị hiệu quả khi bấm nút “Gửi”. Họ dành quá nhiều thời gian viết
email cho một khách hàng nào đó và luôn phải nghĩ ra nội dung email mới
sau mỗi cuộc gọi, hoặc họ viết email rất dài dòng và gồm nhiều tập tin đính
kèm không bao giờ được mở.
Tê liệt việc truyền tải các thông điệp giá trị
Việc cố gắng diễn giải rõ ràng một đề xuất về giá trị có thể gây tê liệt.
Bởi vì giới bán hàng tốn 80% thời gian để gửi tin nhắn trên hộp thoại, họ
không biết phải làm gì khi dưới một phép màu nào đó, họ kết nối được với
một người thật sự trên điện thoại! Đoạn mở đầu cuộc gọi, mục đích cuộc gọi,

đoạn giới thiệu quý báu, bài giới thiệu mặt hàng của họ nghe có vẻ rối rắm
và họ không kiếm được đủ thời gian để tiếp tục cuộc gọi
Tê liệt trong việc kiểm soát cơ hội
Đội ngũ bán hàng tại chỗ luôn phàn nàn rằng họ không có đủ các cơ hội
bán hàng – thế nhưng họ vẫn tiếp tục đưa ra những quyết định sai lầm khi xử
lý những cơ hội đang có. Hoặc là họ giữ những cơ hội không phù hợp quá
lâu, hoặc là họ buông những cơ hội tốt quá sớm. Họ thiếu kiên nhẫn phát
triển cơ hội qua các bước khác nhau của quy trình bán hàng – dù nó là quy
trình sáu bước hay tám bước. Khi quy trình này bị mất đi, nó sẽ ảnh hưởng
đến việc tạo ra các cơ hội, đến chất lượng, đến quy trình ký hợp đồng và do
đó đối tác tại doanh nghiệp sẽ được bàn giao lại những cơ hội bán hàng kém
và không rõ ràng.
Tê liệt về thẩm định
Các nhân viên bán hàng luôn đưa cùng một câu hỏi cho các khách hàng
tiềm năng. Họ không có được một quy trình thẩm định hiệu quả và do đó
không có được cách quyết định xem một cơ hội nào đó là mạnh hay yếu –
đặc biệt là khi họ nhận được trả lời từ một người không có quyền phê chuẩn.
Do đó, họ phí thời gian cố gắng giải mã xem ai là người có quyền phê chuẩn
và ai không có quyền đó.
Tê liệt về công cụ
Nhiều công cụ bán hàng cũng có thể tự chúng gây tê liệt - và một số công
cụ chỉ là lý do để tiêu thời gian và trốn về phía sau. Một bản khảo sát gần
đây cho thấy trung bình một người bán hàng tốn khoảng 45 phút để tìm hiểu
công ty khách hàng và chuẩn bị cho cuộc gọi. Nhưng khi họ nghe được
giọng nói phía bên kia đầu dây – trung bình sau 21 lần gọi – họ chỉ có
khoảng 14 giây trên điện thoại và 2 giây trên email. Họ không có những kỹ
năng để truyền tải một thông điệp có giá trị cao để kiếm thêm thời gian.
Tê liệt trong việc thiết lập ưu tiên

Khi có quá nhiều vấn đề đòi hỏi người ta phải tập trung cùng một lúc, rất
khó phân biệt được cái nào là khẩn cấp và cái nào là quan trọng. Dùng bình
chữa cháy ra dập lửa là cách xử lý các vấn đề cấp bách thường thấy – nhưng
nó lại không có hiệu quả. Lúc nào cũng có nhiều vấn đề khác nữa xảy đến
với bạn. Bạn phải dành thời gian để chọn ra cái nào cần được ưu tiên, học
cách làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn; điều này sẽ giúp bạn về lâu dài.
Tê liệt về sức mạnh
Cũng giống như việc gọi nhầm người, gọi điện thoại cho cùng một người
hết lần nọ đến lần kia và mong chờ kết quả khác đi cũng như không biết
được ai là người có quyền phê chuẩn là những sai lầm tốn thời gian nhất
nhưng lại rất thường gặp. Ít nhất một nửa các cơ hội được dự đoán bị mất đi
vì người bán hàng không chỉ tiếp cận sai người mà còn bị tê liệt vì đã đi quá
sâu vào quy trình bán hàng và tốn quá nhiều thời gian đầu tư vào hợp đồng
đó.
Tê liệt danh sách khách hàng sắp tiếp cận
Việc xây dựng một danh sách tốt các khách hàng sắp tiếp cận là tất cả
những gì cần phải làm nhưng ngày càng nhiều nhân viên bán hàng thiếu kiên
nhẫn và chỉ muốn có một con đường tắt để có thêm doanh số. Hầu hết các nỗ
lực xây dựng danh sách này đều được thực hiện vào cuối tháng, mọi người
đều vắt chân lên cổ để có được hợp đồng vào phút cuối. Nếu đội ngũ bán
hàng chỉ đi hái trái cây thấp trong tầm với, họ sẽ chẳng thể xây dựng được
danh sách khách hàng tiềm năng kế tiếp. Một trong những nguyên nhân là do
khi quy trình bán hàng ngày càng phát triển, bạn càng khó dự đoán được
điều gì sẽ xảy ra.
Tê liệt trong việc lập kế hoạch
Nhiều tổ chức bán hàng không đánh giá cao việc lập kế hoạch. Từ ban
lãnh đạo đến đội ngũ nhân viên bán hàng, việc này được coi là việc không
tạo ra doanh số - có nghĩa không phải là cách sử dụng thời gian hiệu quả.
Đáng buồn là việc này không phải là sự thật.

Nếu nhân viên bán hàng có một bản kế hoạch thì ban quản trị cấp cao
cũng sẽ loại bỏ nó đi, hoặc áp lực phải đạt được chỉ tiêu làm tầm quan trọng
của việc lập kế hoạch mờ nhạt. Nếu và khi đội ngũ bán hàng lập kế hoạch,
họ chẳng biết phải bắt đầu lập kế hoạch từ đâu hoặc họ phải đưa thông tin gì
vào bản kế hoạch. Rõ ràng họ không có được kỹ năng lập kế hoạch đúng đắn
vì họ chưa bao giờ được cho thời gian để làm việc này! Rất nhiều nhân viên
bán hàng thiếu khả năng lập ra một bản kế hoạch làm việc hàng ngày, một
bản kế hoạch công nợ hàng tuần, một bản kế hoạch khu vực hàng quý.
Bảy cách để tiết kiệm thời gian và duy trì khả năng tập trung
1. Hãy tăng thời gian nói chuyện: giọng nói vẫn là trợ thủ đắc lực nhất
của bạn.
2. Hãy nói chuyện sâu hơn, rộng hơn chứ đừng nên để quá nhiều tin nhắn
thoại cho cùng một người.
3. Hãy học cách phân biệt ai là khách hàng tiềm năng và đưa ra các câu
hỏi khó trả lời ngay đầu cuộc gọi.
4. Hãy đề nghị xin khách hàng ít thời gian hơn – giữ nguyên tắc dưới sáu
phút, nghĩa là bạn chỉ nên đề nghị dưới sáu phút mà thôi.
5. Hãy nắm giữ các cơ hội đầy tiềm năng lâu hơn và hãy buông các cơ hội
không có hiệu quả mà bạn đã theo đuổi quá lâu.
6. Hãy tập trung vào những gì bạn có thể kiểm soát và gạt bỏ những vấn
đề bạn không làm gì được.
7. Hãy linh hoạt hơn về thời gian tiếp cận khách hàng – các quy luật về
thời điểm tốt nhất để gọi điện trong ngày có thể làm bạn phí phạm thời gian
quý báu.
Hãy chủ động trong một thế giới bị động

Trong một thế giới đầy áp lực và lúc nào cũng lo lắng, người ta rất dễ trở
nên bị động – phản ứng một cách nóng nảy với mọi vấn đề mà không dành
thời gian phân biệt đâu là vấn đề khẩn cấp và đâu là vấn đề quan trọng. Khi
chúng ta luôn ở vào thế bị động, chẳng bao lâu sau chúng ta sẽ trở nên nóng
nảy. Nếu lúc nào chúng ta cũng làm việc một cách nóng nảy, chúng ta sẽ mất
thời gian. May mắn thay, chúng ta có phương thuốc để chữa bệnh này: chủ
động làm mọi việc chậm lại và đưa chúng vào tầm kiểm soát.
Hai loại đà làm việc: Chủ động và bị động
Là người hướng dẫn, tôi bỏ ra rất nhiều thời gian để quan sát xem đội ngũ
bán hàng làm việc như thế nào, quan sát xem đà bán hàng của họ là gì. Tôi
nhận thấy rằng dù môi trường hay cơ cấu làm việc của họ là gì thì cũng chỉ
có hai loại đà làm việc: chủ động và bị động. Và thời gian bạn dành cho mỗi
loại đà làm việc sẽ ảnh hưởng lớn đến hiệu quả bán hàng của bạn.
Vài số liệu thống kê cho thấy trung bình mỗi nhân viên bán hàng chỉ thật
sự bán hàng 90 phút mỗi ngày vì họ sử dụng hầu hết thời gian của mình vào
các công việc rất bị động: những công việc không tạo ra được doanh thu.
Một bài nghiên cứu năm 2008 do Yankee Group thực hiện cho thấy giới bán
hàng chỉ sử dụng 26% thời gian trong ngày cho công việc bán hàng. Vì thế
khi tôi đào tạo nhân viên bán hàng, chúng tôi đã dành nhiều thời gian để bàn
về sự khác biệt giữa các công việc chủ động và bị động.
Sự khác biệt này rất dễ nhớ:
- Các hoạt động trước khi việc bán hàng bắt đầu là chủ động. Khi bạn làm
các công việc này, bạn chủ động về thời gian và bạn làm để hướng tới việc
tăng doanh thu.
- Các hoạt động sau khi bán hàng là bị động. Khi bạn làm việc này, có ai
đó khác đang kiểm soát thời gian của bạn và công việc này không hoàn toàn
liên quan đến việc bán hàng.
Ví dụ, nếu bạn đang sắp đặt lại một hệ thống trước khi khách hàng sẵn
sàng mua, hoạt động này là chủ động. Nhưng nếu bạn làm việc này sau khi

họ mua, chỉ giúp đỡ vì khách hàng biết đến bạn thì bạn đang phí phạm thời
gian quý báu của mình đấy.
Bạn chủ động hay bị động?
Bước đầu tiên để kiểm soát được thời gian là phải biết được hiện tại bạn
đang làm gì và môi trường làm việc của bạn ảnh hưởng đến bạn như thế nào.
Hãy đối mặt với điều này, chúng ta sống và làm việc trong một thế giới bị
động. Có thể bạn nghĩ thời gian bạn sử dụng là chủ động nhưng thực tế bạn
đang dùng cả một ngày làm việc quý giá vào các công việc không tạo ra
doanh thu. Hãy xem xem các hoạt động bên dưới có quen thuộc không nhé:
Các hoạt động chủ động bao gồm:
• Gọi điện thoại cho những khách hàng hoàn toàn mới.
• Tự giới thiệu.
• Trả lời các câu hỏi về giá cả.
• Tìm kiếm những nhân vật chủ chốt.
• Xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức.
Các hoạt động bị động bao gồm:
• Trả lời email.
• Xử lý các vấn đề hơặc sự cố.
• Nghiên cứu các câu hỏi.
• Dọn dẹp hộp thư.

• Lập bảng Excel mới.
• Nói chuyện với cộng sự tại văn phòng.
• Nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu.
Mười cách để trở nên chủ động
Một khi bạn đã hiểu được làm thế nào để phân biệt một cách hiệu quả
công việc nào là chủ động và công việc nào là bị động, bạn sẽ dễ dàng thay
đổi hơn. Đây là một vài gợi ý bạn có thể sử dụng:
1. Hãy sắp xếp thời gian đi lại một cách hợp lý. Sắp xếp công việc ưu tiên
và lập kế hoạch cho ngày hôm đó.
2. Hãy học cách đánh giá chất lượng các cơ hội bán hàng. Đừng tốn thời
gian vào những cơ hội không có nhiều triển vọng.
3. Hãy luôn cập nhật chương trình quản lý thông tin liên lạc của bạn. Khi
bạn duy trì việc cập nhật dữ liệu, bạn sẽ dễ dàng tìm kiếm thông tin và đưa
chúng vào cuộc gọi.
4. Học cách đề nghị có được cuộc gặp đầu tiên trong ngày. Đây là cuộc
gặp có nhiều khả năng đúng giờ nhất.
5. Hãy sắp xếp mọi thứ theo quy luật gần xa: những gì bạn hay dùng thì
để trong tầm tay còn những gì ít sử dụng hơn thì để xa.
6. Đừng tốn thời gian tán gẫu vô ích.
7. Khi bạn có một câu hỏi nhanh hay một câu trả lời ngắn, hãy gọi vào
giờ ăn trưa và để lời nhắn trên hộp thư thoại. Hãy trình bày rõ ràng để khách
hàng có thể trả lời chi tiết và hoàn chỉnh.

8. Hãy tập hợp các cuộc gọi lại và gọi một loạt vào buổi sáng, sau đó
dành thời gian làm những công việc mà những cuộc gọi đó tạo ra, ví dụ như
viết email hoặc tìm câu trả lời. Hãy lặp lại việc này vào buổi trưa.
9. Hãy đặt ra một thời gian chủ lực để gọi và chủ động hơn trong khoảng
thời gian có nhiều cuộc gọi này.
10. Hãy phối hợp với các nhân viên làm việc có tổ chức, biết sắp xếp thời
gian và có động lực. Cảm giác đó sẽ lan truyền. Họ sẽ thúc đẩy bạn làm việc
hiệu quả hơn.
Hãy lấy lại đà làm việc của mình
Khi nghe một bài giới thiệu sản phẩm tốt hay nghe một bản giới thiệu sản
phẩm tuyệt vời qua web, chúng ta đo lường độ thành công bằng công tác
chuẩn bị trước cũng như sau sự kiện. Đó chính là đà làm việc: những gì xảy
ra trước và sau. Việc kiểm soát thời gian có mục đích và chủ đích sẽ giúp
bạn có được đà làm việc. Cách tốt nhất để bắt đầu việc này là hãy tập trung
và quan sát kỹ lưỡng. Việc nhận thức rõ sẽ giúp bạn dần dần có được đà làm
việc.
Hãy sắp xếp lại các ưu tiên: học cách nói Không
Trong quá trình đào tạo, tôi luôn hỏi mọi người có biết ai thật sự giỏi nói
“không” hay không. Hầu hết mọi người đều trả lời rằng họ biết.
Khi tôi hỏi tiếp rằng điều gì đã khiến những người này giỏi từ chối công
việc, câu trả lời thường thấy là do những người này biết cách sắp xếp các ưu
tiên và sắp xếp lại các ưu tiên để từ chối nhận trách nhiệm của người khác.
Họ đưa ra ví dụ về một nhân viên quản lý xuất sắc, một người từ chối các
bản báo cáo mới, các cuộc họp mới, các buổi học mới và các chương trình
mới. Nhiều người căng thẳng khi bàn về việc này vì họ nghĩ rằng nói không
có nghĩa là từ chối làm công việc của họ hay từ chối một yêu cầu. Họ không
cảm thấy thoải mái vì họ có ít quyền kiểm soát thời gian của mình đến nỗi
không thể nói “không” với sếp, với cộng sự hoặc đồng nghiệp.

Theo kinh nghiệm của tôi, những người không có khả năng nói “không”
cũng không ước lượng chính xác được thời gian để hoàn thành một công
việc nào đó. Họ không muốn làm người khác phiền lòng, họ muốn thuộc về
một nhóm nào đó, và muốn cảm thấy mọi người đang cần họ. Do đó, họ bị
mắc kẹt trong những giả thiết mà họ tưởng người khác nghĩ về họ.
Nếu điều kể trên nghe có vẻ quen thuộc với bạn thì bạn cần nắm bắt một
kỹ năng mới. Nói “không” không có nghĩa là bạn từ chối công việc, nó chỉ
có nghĩa bạn cần phải chọn lựa. Đặt ra mục tiêu, học cách ưu tiên và cách
thương lượng là các bước để học cách nói không. Không phải việc gì cũng
phải làm, không phải việc gì cũng phải làm ngay. Hãy học cách trả lời không
với những thứ ảnh hưởng đến đà làm việc của bạn. Hãy học cách trả lời
không với những việc người ta yêu cầu bạn phải làm ngay và sắp xếp lại ưu
tiên để thực hiện chúng vào lúc khác trong ngày.
Hãy học cách sử dụng các hành động dưới đây để xử lý các yêu cầu làm
bạn phải tốn thời gian mà trên thực tế bạn không có thời gian:

tải về 1.64 Mb.

Chia sẻ với bạn bè của bạn: