ĐẠi học quốc gia hà NỘi quy đỊnh về CÔng tác văn thư LƯu trữ Ở ĐẠi học quốc gia hà NỘI

HÀ NỘI, THÁNG 3/2010

Về việc ban hành Quy định về Công tác văn thư, lưu trữ

ở Đại học Quốc gia Hà Nội

GIÁM ĐỐC

Căn cứ Nghị định số 07/2001/NĐ-CP, ngày 01/02/2001 của Chính phủ về Đại học Quốc gia;

Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu;

Căn cứ Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

Căn cứ Quy định về tổ chức và hoạt động của Đại học Quốc gia Hà Nội ban hành theo Quyết định số 600/TCCB ngày 01/10/2001 của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Đại học Quốc gia Hà Nội,

QUYẾT ĐỊNH:

- Như điều 3 (để thực hiện);

- Lưu: VP.

(đã ký)

Văn bản này quy định về tổ chức, quản lý và các nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN); được áp dụng đối với ĐHQGHN và các đơn vị thành viên, đơn vị trực thuộc (sau đây gọi là đơn vị).

Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư.

Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.

1. Trách nhiệm của Giám đốc ĐHQGHN trong việc quản lý công tác văn thư và lưu trữ

a) Tổ chức ban hành và hướng dẫn thực hiện chế độ, quy định về công tác văn thư và lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.

b) Tổ chức kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư và lưu trữ đối với các đơn vị; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư và lưu trữ theo thẩm quyền.

c) Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư và lưu trữ.

d) Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, viên chức văn thư, lưu trữ; sơ kết, tổng kết và quản lý công tác thi đua khen thưởng về công tác văn thư, lưu trữ.

2. Chánh Văn phòng có trách nhiệm tham mưu giúp Giám đốc ĐHQGHN tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ của ĐHQGHN và trực tiếp tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng ĐHQGHN.

3. Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị mình.

4. Mọi cán bộ, viên chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện nghiêm chỉnh Quy định này và quy định khác của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

Điều 3. Bộ máy tổ chức, quản lý công tác văn thư và lưu trữ của Đại học Quốc gia và các đơn vị

1. Tổ chức

a) Phòng Hành chính Tổng hợp thuộc Văn phòng là tổ chức văn thư, lưu trữ của ĐHQGHN và của Văn phòng.

b) Tại các đơn vị có Phòng Hành chính tổng hợp hoặc Phòng Hành chính - Tổ chức thành lập bộ phận chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ thuộc các phòng này.

c) Tại các đơn vị còn lại bố trí ít nhất 01 cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ.

2. Chức năng

a) Phòng Hành chính Tổng hợp thuộc Văn phòng ĐHQGHN có chức năng giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Giám đốc ĐHQGHN tổ chức quản lý và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của ĐHQGHN; thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng.

b) Bộ phận, cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ thuộc các đơn vị có trách nhiệm tham mưu và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị.

3. Nhiệm vụ

3.1. Phòng Hành chính Tổng hợp thuộc Văn phòng có nhiệm vụ:

a) Giúp Chánh Văn phòng xây dựng

- Các văn bản của ĐHQGHN quy định và hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đúng quy định của pháp luật;

- Kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm trình Giám đốc ĐHQGHN phê duyệt để tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị, tổ chức trực thuộc ĐHQGHN;

- Kế hoạch trình Giám đốc ĐHQGHN phê duyệt để chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; phối hợp với các đơn vị trong ĐHQGHN và các cơ quan hữu quan hàng năm tổ chức đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ, viên chức.

b) Phối hợp với Ban Thanh tra trong việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

c) Thực hiện thống kê về văn thư và lưu trữ theo quy định của pháp luật.

d) Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn thư cơ quan/đơn vị

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

- Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân;

- Giúp Thủ trưởng đơn vị theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;

- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);

- Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu;

- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, viên chức;

- Bảo quản, sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật;

- Lập hồ sơ văn bản lưu để nộp vào lưu trữ theo quy định hiện hành.

e) Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành: hàng năm tiến hành thu thập, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

g) Tổ chức sơ kết, tổng kết và quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi của ĐHQGHN.

3.2. Nhiệm vụ của bộ phận văn thư, lưu trữ của các đơn vị: thực hiện các nhiệm vụ tại các điểm c, d, e của khoản 3.1 Điều này và theo quy định cụ thể của Thủ trưởng đơn vị.

Điều 4. Cán bộ văn thư và cán bộ lưu trữ

1. Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật. Tùy thuộc vào khối lượng công việc, tại Văn phòng ĐHQGHN và các trường đại học thành viên phải có ít nhất 01 cán bộ làm công tác văn thư và 01 cán bộ làm công tác lưu trữ; ít nhất 01 cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ở các đơn vị còn lại.

2. Cán bộ làm công tác văn thư và lưu trữ phải có trình độ đại học chính quy trở lên, được đào tạo đúng chuyên ngành về công tác văn thư, lưu trữ. Cán bộ kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ phải có giấy chứng nhận đã qua lớp bồi dưỡng kiến thức ngắn hạn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp.

Điều 5. Kinh phí và cơ sở vật chất cho hoạt động văn thư và lưu trữ

1. Giám đốc ĐHQGHN phê duyệt kinh phí để thực hiện các nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong toàn ĐHQGHN, tổ chức các hoạt động nghiệp vụ và trang bị các thiết bị chuyên dùng cho công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng theo đề nghị của Chánh Văn phòng.

2. Thủ trưởng các đơn vị phê duyệt kinh phí thực hiện các hoạt động nghiệp vụ và trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị theo đề nghị của Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp, Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức (sau đây gọi chung là Trưởng phòng Hành chính).

Điều 6. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư và lưu trữ

Mọi hoạt động trong công tác văn thư và lưu trữ của ĐHQGHN và các đơn vị phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và của ĐHQGHN.

SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN

Các văn bản hành chính do ĐHQGHN ban hành bao gồm: Quyết định (cá biệt), thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy triệu tập, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển và các loại khác.

Thể thức văn bản thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và được cụ thể hoá bằng các mẫu văn bản (Phụ lục I), bảng phông chữ, cỡ chữ (Phụ lục II), mẫu trình bày văn bản (Phụ lục III).

1. Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Giám đốc ĐHQGHN hoặc Thủ trưởng đơn vị giao cho một đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan soạn thảo.

2. Người được giao chủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

a) Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo.

b) Thu thập, xử lý thông tin có liên quan.

c) Soạn thảo văn bản.

d) Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Giám đốc ĐHQGHN hoặc Thủ trưởng đơn vị việc tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.

e) Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan, có ý kiến đề xuất của chuyên viên, đơn vị soạn thảo và ý kiến xử lý của lãnh đạo ĐHQGHN hay lãnh đạo đơn vị ghi rõ trong phiếu trình (Phụ lục IV).

3. Căn cứ vào đối tượng nhận, người soạn thảo văn bản dự kiến số lượng văn bản cần nhân bản để người ký văn bản quyết định.

4. Bản thảo phải theo mẫu quy định, rõ ràng, sạch đẹp, đúng thể thức văn bản.

1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.

2. Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người ký duyệt xem xét, quyết định.

Điều 11. Đánh máy, nhân bản

1. Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, theo đúng quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện thấy có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó.

2. Người đánh máy phải chịu trách nhiệm giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng số lượng và thời gian quy định; ghi tên mình bằng chữ cái viết tắt và số lượng văn bản sau ký hiệu đơn vị nhận lưu văn bản.

3. Việc đánh máy, in, nhân bản tài liệu mật phải tiến hành ở nơi đảm bảo bí mật, an toàn và do lãnh đạo ĐHQGHN, lãnh đạo các đơn vị trực tiếp quản lý tài liệu quy định.

4. Văn bản mật giao cho người có năng lực và phẩm chất tin cậy đánh máy. Người đánh máy chỉ in và nhân bản đúng số bản đã được quy định. Sau khi in ấn, nhân bản phải kiểm tra lại và huỷ ngay bản dư thừa và những bản in, chụp hỏng. Phải thực hiện chế độ bảo mật tài liệu cả văn bản trình ký và bản thảo bằng giấy cũng như văn bản điện tử lưu trong máy.

Điều 12. Thẩm định, kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1. Đối với văn bản của ĐHQGHN

a) Trưởng ban chức năng/cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản. Trước khi trình lãnh đạo ĐHQGHN ký chính thức, lãnh đạo ban chức năng phải ký nháy vào ngay sau dấu chấm hết "./.".

b) Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm kiểm tra về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của ĐHQGHN. Trước khi trình lãnh đạo ĐHQGHN ký chính thức, Chánh Văn phòng phải ký nháy vào bên phải sát với chức danh người ký văn bản.

c) Bộ phận pháp chế thuộc Văn phòng ĐHQGHN chịu trách nhiệm thẩm định về mặt pháp lý đối với các văn bản có phạm vi điều chỉnh chung trong toàn ĐHQGHN và những văn bản quan trọng. Dự thảo văn bản do các đơn vị soạn thảo và tài liệu có liên quan (nếu có) đều phải gửi về Văn phòng chậm nhất là 05 ngày để thẩm định trước khi trình Giám đốc ĐHQGHN ký ban hành. Văn bản được thẩm định về mặt pháp lý phải có chữ ký nháy của phụ trách bộ phận pháp chế, được trình bày bên phải cạnh "Nơi nhận:".

d) Văn bản được thừa uỷ quyền của Giám đốc ĐHQGHN, do lãnh đạo các ban ký thừa lệnh (TL.) hay thừa uỷ quyền (TUQ.) phải có chữ ký nháy của Trưởng Phòng Hành chính Tổng hợp thuộc Văn phòng để đảm bảo về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản.

2. Đối với văn bản của các đơn vị

a) Lãnh đạo đơn vị chuyên môn (phòng, ban chức năng) phải chịu trách nhiệm trước luật pháp và Thủ trưởng đơn vị về độ chính xác của nội dung văn bản và ký nháy vào ngay sau dấu chấm hết "./." của phần nội dung văn bản.

b) Lãnh đạo phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của đơn vị. Trước khi trình Thủ trưởng đơn vị ký văn bản, lãnh đạo Phòng Hành chính phải ký nháy vào bên phải sát với chức danh Thủ trưởng đơn vị.

Điều 13. Ký văn bản

1. Thẩm quyền ký

a) Giám đốc ĐHQGHN có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của ĐHQGHN. Giám đốc có thể ủy quyền cho Phó Giám đốc ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.

b) Trong trường hợp đặc biệt, khi Giám đốc và các Phó Giám đốc đều đi vắng, Giám đốc có thể uỷ quyền cho cán bộ lãnh đạo dưới một cấp (Chánh Văn phòng, Trưởng các Ban) ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được thể hiện bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký.

c) Chánh Văn phòng được thừa lệnh (TL.) Giám đốc ĐHQGHN ký các văn bản, giấy tờ giao dịch thông thường thuộc lĩnh vực hành chính; thông báo về những vấn đề chung trong toàn ĐHQGHN, bản sao văn bản.

d) Trưởng các ban chức được thừa lệnh (TL.) ký các văn bản, giấy tờ, các bản sao thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao và một số loại văn bản theo uỷ quyền cụ thể của Giám đốc ĐHQGHN.

đ) Các văn bản sao dịch ra tiếng nước ngoài do Giám đốc ĐHQGHN uỷ quyền cho Trưởng (Phó trưởng) ban Quan hệ quốc tế ký.

e) Phó Chánh Văn phòng, Phó Trưởng các Ban chức năng ký các văn bản thuộc chức năng của đơn vị mình do Chánh Văn phòng, Trưởng các Ban phân công.

g) Thủ trưởng các đơn vị ký toàn bộ văn bản của đơn vị ban hành. Cấp trưởng đơn vị có thể giao cho cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phụ trách. Dưới dòng "KT. CHÁNH VĂN PHÒNG" hoặc "KT. HIỆU TRƯỞNG …" ghi rõ chức danh "PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG" hoặc "PHÓ HIỆU TRƯỞNG …". Các văn bản, giấy tờ giao dịch sự vụ có thể uỷ quyền cho Trưởng (hoặc phó) phòng ban chức năng ký thừa lệnh (TL.).

h) Chữ ký của người có thẩm quyền không nên dài hay ngắn quá. Chữ ký nháy cần nhỏ, gọn.

3. Trách nhiệm của người ký văn bản

a) Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm về văn bản và nội dung kèm theo văn bản (nếu có).

b) Khi ký văn bản không dùng bút chì, bút dạ, không dùng mực đỏ và các thứ mực dễ phai.

Điều 14. Bản sao văn bản

1. Các hình thức bản sao gồm: bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.

2. Thể thức bản sao được quy định như sau:

- Hình thức sao: sao y bản chính hoặc trích sao, hoặc sao lục;

- Thể thức sao văn bản: Tên cơ quan, đơn vị sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan, đơn vị sao văn bản; nơi nhận (Phụ lục V).

3. Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theo đúng quy định tại Quy định này có giá trị pháp lý như bản chính.

4. Bản sao chụp không thực hiện đúng thể thức quy định tại khoản 2 của Điều này, chỉ có giá trị thông tin tham khảo.

5. Các đơn vị, cá nhân khi sao văn bản phải xuất trình bản chính, không tự photocopy tài liệu mang đến, người ký sao văn bản chỉ ký văn bản do bộ phận văn thư, lưu trữ sao chụp và phải kiểm tra nội dung bản sao trước khi ký.

6. Văn thư cơ quan sau khi kiểm tra nội dung của bản sao đúng với nội dung của bản chính rồi mới làm thủ tục sao và đóng dấu sao văn bản.
Mục 2

QUẢN LÝ VĂN BẢN

1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của ĐHQGHN hay các đơn vị đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại bộ phận văn thư của ĐHQGHN hay văn thư các đơn vị.

2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng các độ khẩn: "Hoả tốc" (kể cả "Hoả tốc" hẹn giờ), "Thượng khẩn" và "Khẩn" (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

3. Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn cụ thể tại Quy định này.

4. Việc quản lý văn bản tại ĐHQGHN và các đơn vị thực hiện theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 và các văn bản khác của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và các cơ quan quản lý khác của nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.

Điều 16. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1. Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại bộ phận văn thư của ĐHQGHN hoặc đơn vị để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký.

2. Văn bản, tài liệu mật đến phải được đăng ký vào sổ riêng. Giám đốc ĐHQGHN, lãnh đạo các đơn vị giao cho người tin cậy về phẩm chất chính trị, đạo đức chịu trách nhiệm vào sổ, trình chuyển, theo dõi và quản lý tài liệu mật.

3. Văn bản có mức độ khẩn đến ngoài giờ hành chính, ngày lễ, ngày tết, ngày nghỉ thì bảo vệ cơ quan, đơn vị có trách nhiệm ký nhận và báo ngay với người có trách nhiệm để xử lý. Tại tổ bảo vệ có sổ giao nhận công văn đến.

1. Sau khi làm thủ tục đóng dấu đến, đăng ký vào sổ văn bản đến, Phòng Hành chính - Tổng hợp có trách nhiệm chuyển văn bản đến cho Chánh Văn phòng; Văn thư đơn vị có trách nhiệm chuyển văn bản đến cho Trưởng phòng Hành chính xem xét, dự kiến cho đơn vị hay cá nhân sẽ xử lý văn bản và ký vào phía dưới dấu đến.

2. Những văn bản quan trọng, sau khi Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính xem xong phải trình ngay Giám đốc ĐHQGHN, Thủ trưởng đơn vị.

3. Đối với văn bản đến ngoài bì ghi đích danh tên đơn vị, cá nhân hoặc đề rõ "Chỉ người có tên mới được bóc bì", cán bộ văn thư của các đơn vị có trách nhiệm vào sổ đăng ký theo những thông tin ghi ngoài bì và chuyển giao nguyên cả bì cho đơn vị hay cá nhân.

4. Đối với văn bản mật, sau khi Chánh Văn phòng xem xét, văn thư trực tiếp trình Giám đốc ĐHQGHN cho ý kiến giải quyết; văn thư đơn vị vào sổ đăng ký và trình Thủ trưởng cho ý kiến xử lý. Đơn vị hay cá nhân nhận được văn bản, sau khi xem và xử lý công việc chuyển trả lại Phòng Hành chính để lưu và bảo quản theo chế độ lưu trữ văn bản mật.

5. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và tuyệt đối giữ bí mật nội dung văn bản, ghi rõ thời gian giao nhận. Người nhận phải ký nhận vào sổ chuyển giao, ghi rõ họ tên (khi cần thiết) để quy trách nhiệm và tra cứu kịp thời.

1. Giám đốc ĐHQGHN, Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Cấp phó được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của cấp trưởng và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.

2. Căn cứ nội dung văn bản đến, lãnh đạo xem xét, ký và cho ý kiến giải quyết vào phiếu giải quyết văn bản đến (Phụ lục VI). Phòng Hành chính có trách nhiệm chuyển giao kịp thời cho đơn vị, cá nhân giải quyết. Nếu văn bản đến không thuộc chức năng đơn vị mình thì phải trả lại Phòng Hành chính để chuyển tới ĐHQGHN, các đơn vị khác đúng địa chỉ do người gửi chỉ định trong thời gian sớm nhất.

3. Giám đốc ĐHQGHN có thể giao cho Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị có thể giao cho Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau:

a) Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp cho Giám đốc ĐHQGHN, Thủ trưởng đơn vị hay người có trách nhiệm.

b) Chỉ đạo đưa văn bản lên mạng điều hành tác nghiệp sau khi đã có ý kiến phê công văn của lãnh đạo Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính.

c) Phân phối văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết. Chuyển bản gốc tới đơn vị xử lý chính, Văn phòng, Phòng Hành chính sao y bản chính để lưu.

d) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

4. Đối với văn bản đến cần có sự phối hợp giải quyết của các đơn vị, lãnh đạo ghi ý kiến vào phiếu chuyển, giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết chính; đơn vị hoặc cá nhân đó có trách nhiệm thông báo, chủ trì cùng với các đơn vị bàn bạc thống nhất việc xử lý công việc. Nếu có vướng mắc cần kịp thời báo cáo lãnh đạo ĐHQGHN, đơn vị xem xét quyết định.

Điều 19. Kiểm tra, đăng ký văn bản đi

Tất cả văn bản do ĐHQGHN hay các đơn vị phát hành (sau đây gọi là văn bản đi) phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình văn bản theo đúng Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ cũng như Quy định của ĐHQGHN, đơn vị. Nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hay người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

2. Văn bản soạn thảo đảm bảo đúng quy định mới vào sổ, đóng dấu và làm thủ tục ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm; đưa văn bản lên mạng.

3. Trường hợp văn bản có nội dung chồng chéo, người ký không đúng thẩm quyền, văn thư cơ quan báo cáo với lãnh đạo Văn phòng; nếu không đảm bảo thể thức và kỹ thuật trình bày văn thư cơ quan được phép trả lại và báo cáo với lãnh đạo trực tiếp.

4. Sau khi kiểm tra lại văn bản lần cuối cùng, văn thư đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).

5. Văn bản được vào sổ theo đúng mẫu quy định. Nếu nhập dữ liệu vào máy tính thì cuối ngày hay cuối tuần phải in ra để lập sổ lưu.