ĐẠi học quốc gia hà NỘi quy đỊnh về CÔng tác văn thư LƯu trữ Ở ĐẠi học quốc gia hà NỘI

1. Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo tới các nơi nhận, trong đó có website của ĐHQGHN, đơn vị (tùy thuộc tính chất và nội dung, người ký văn bản sẽ quyết định việc đưa văn bản đó lên website). Văn bản có mức độ khẩn phải chuyển ngay tới nơi nhận theo yêu cầu.

2. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: việc chuyển phát văn bản đi qua bưu điện hay trực tiếp đều phải lấy chữ ký, ghi rõ số lượng, họ tên người nhận và thời gian nhận vào sổ chuyển văn bản.

3. Trong trường hợp cần thông tin nhanh phải gửi văn bản đi bằng Fax, gửi qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.

4. Không được Fax hay gửi qua mạng văn bản mật.

Điều 21. Lưu văn bản đi

1. Lưu văn bản đi: tất cả văn bản đi, hợp đồng, đề cương, đề án, giấy tờ xác nhận, phê duyệt … của ĐHQGHN, đơn vị đều phải lưu tại bộ phận văn thư.

2. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính: một bản lưu tại văn thư có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền và chữ ký nháy; một bản lưu trong hồ sơ công việc của chuyên viên.

3. Bản lưu văn bản đi tại văn thư ĐHQGHN và văn thư đơn vị phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

4. Đối với những văn bản quan trọng, phải lưu ở văn thư hai bản, được làm bằng giấy tốt, có độ pH trung tính và được in bằng mực bền lâu.

5. Văn bản mật lưu riêng, được cất giữ cẩn thận trong tủ, két.

LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ

"Hồ sơ" là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân.

"Lập hồ sơ" là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

Quy trình tổ chức lập hồ sơ hiện hành bao gồm các bước sau:

1. Xác định danh mục hồ sơ

2. Xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ

3. Chuẩn bị văn phòng phẩm

4. Cán bộ lập hồ sơ

a) Mở hồ sơ: đầu năm, mỗi đơn vị, cá nhân dựa vào Danh mục hồ sơ công việc của đơn vị mở hồ sơ. Phòng Hành chính có trách nhiệm cung cấp bìa hồ sơ theo dự kiến danh mục hồ sơ đã lập từ cuối năm trước cho các đơn vị, cá nhân. Đồng thời với mở hồ sơ thực tế, các chuyên viên mở hồ sơ công việc trên máy tính. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, khi có công việc phát sinh, chuyên viên tiếp tục mở hồ sơ để quản lý và theo dõi quá trình giải quyết công việc.

b) Thu thập, cập nhật văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ thực tế và hồ sơ trên máy tính.

c) Kết thúc và biên mục hồ sơ: sau khi công việc kết thúc, người lập hồ sơ kiểm tra, sắp xếp lại các văn bản theo trình tự giải quyết công việc; đánh số thứ tự tờ giấy có trong hồ sơ bằng bút chì vào góc bên phải phía trên; viết tờ mục lục văn bản, chứng từ kết thúc hồ sơ và hoàn thiện tờ bìa hồ sơ.

5. Kiểm tra, đánh giá

6. Tổ chức giao, nộp hồ sơ

Yêu cầu đối với hồ sơ được lập:

- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của ĐHQGHN, đơn vị;

- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc hoặc có những đặc điểm chung: cùng tác giả, cùng loại văn bản, cùng thời gian ban hành;

- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị pháp lý và độ tin cậy cao;

- Hồ sơ phải được bảo quản đầy đủ và chính xác;

- Hồ sơ được lập ở cả 2 dạng: dạng bản in và bản điện tử thông dụng hoặc kèm theo phần mềm chuyên dụng theo yêu cầu kỹ thuật của bản điện tử.

Điều 23. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành

1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong ĐHQGHN, đơn vị đối với việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của ĐHQGHN, đơn vị.

a) Các đơn vị và cá nhân trong ĐHQGHN phải giao nộp những hồ sơ có giá trị lưu trữ vào lưu trữ của ĐHQGHN, của đơn vị, theo thời hạn được quy định tại khoản 2 Điều này.

b) Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ của ĐHQGHN, đơn vị nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm.

c) Cán bộ, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm và phải tuân thủ quy định về quản lý văn bản mật mà mình đã tiếp cận. Việc bàn giao phải được lập thành biên bản, có sự chứng kiến của lãnh đạo trực tiếp.

2. Thời hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành của ĐHQGHN, đơn vị được quy định như sau:

a) Tài liệu hành chính: sau một năm kể từ năm công việc được kết thúc.

b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức.

c) Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán.

d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.

3. Thủ tục giao nộp:

Khi giao nộp tài liệu phải lập "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và "Biên bản giao nhận tài liệu" (Mỗi loại làm thành 2 bản). Đơn vị và cá nhân giao nộp tài liệu, lưu trữ hiện hành của ĐHQGHN, đơn vị giữ mỗi loại một bản.

Tư liệu lịch sử bên cạnh việc giao nộp tại khoản 1 Điều 32 của Quy định này và tài liệu khoa học quý được lưu trữ tại Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN.

Điều 24. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành

1. Giám đốc ĐHQGHN, Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành trong phạm vi quản lý của mình.

2. Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ:

a) Tham mưu cho Giám đốc ĐHQGHN, Thủ trưởng đơn vị trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các đơn vị.

b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại ĐHQGHN, đơn vị.

3. Thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm trước luật pháp và Giám đốc ĐHQGHN về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của ĐHQGHN, đơn vị.

4. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó và có trách nhiệm giao nộp hồ sơ theo quy định.

Mục 4

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ

1. Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo các quy định hiện hành của nhà nước (Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 và các văn bản khác) về quản lý và sử dụng con dấu.

2. Các đơn vị khi khắc, đổi dấu phải theo hướng dẫn của Văn phòng ĐHQGHN. Mẫu dấu và bản sao giấy chứng nhận đăng ký sử dụng con dấu của các đơn vị phải lưu tại Phòng Hành chính Tổng hợp, Văn phòng ĐHQGHN.

3. Trường hợp đơn vị có quyết định chia tách, sáp nhập, giải thể, kết thúc nhiệm vụ có hiệu lực thi hành thì Thủ trưởng đơn vị phải thu hồi và nộp lại con dấu cho cơ quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu và báo cáo Giám đốc ĐHQGHN bằng văn bản về việc đã nộp con dấu cho cơ quan công an.

4. Trường hợp tạm đình chỉ sử dụng con dấu, ĐHQGHN ra quyết định tạm thu hồi con dấu và phải thông báo cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu và các cơ quan liên quan biết.

5. Con dấu của ĐHQGHN, đơn vị được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

a) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.

b) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của ĐHQGHN, đơn vị.

c) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền.

d) Không được đóng dấu khống chỉ.

6. Văn bản của các tổ chức, hội đồng không có tư cách pháp nhân: chỉ được đóng dấu vào các văn bản do các tổ chức, hội đồng của ĐHQGHN, Văn phòng hoặc của các đơn vị nếu trong quyết định thành lập có quy định các tổ chức, hội đồng đó được sử dụng con dấu của ĐHQGHN, Văn phòng hay của các đơn vị.

7. Việc bàn giao con dấu giữa các cán bộ văn thư được thể hiện bằng sổ bàn giao con dấu, trong đó phải thể hiện rõ thời gian theo ngày và số công văn đã vào sổ và đóng dấu mà cán bộ đã thực hiên trước thời điểm bàn giao.

1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái và dùng mực dấu màu đỏ.

2. Các bản phụ lục kèm theo; phiếu thăm dò tín nhiệm; phiếu đánh giá của các đề tài được đóng dấu lên trang đầu và trùm lên một phần tên ĐHQGHN, đơn vị hoặc tên của phụ lục. Các phụ lục kèm theo phải có chữ ký của người ký văn bản.

3. Các văn bản quan trọng phải đóng dấu giáp lai về phía mép ngoài bên phải, căn giữa của các tờ giấy.

4. Đóng dấu nổi lên các chứng chỉ, giấy tờ theo quy định của Giám đốc.

Chương III

CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Mục 1

CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU

Hàng năm, lưu trữ của ĐHQGHN và các đơn vị có trách nhiệm:

a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.

b) Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập.

c) Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu".

d) Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu.

e) Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập "Biên bản giao nhận tài liệu" theo quy định tại Khoản 3 Điều 23 Quy định này.

Điều 28. Chỉnh lý tài liệu

1. Các đơn vị có trách nhiệm chỉnh lý tài liệu của mình.

2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt được các yêu cầu sau:

a) Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh.

b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; xác định tài liệu hết giá trị cần loại huỷ.

c) Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu.

d) Lập mục lục hồ sơ, tài liệu.

e) Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ.

3. Nghiệp vụ chỉnh lý thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 và các văn bản khác của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

Điều 29. Xác định giá trị tài liệu

1. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được các yêu cầu sau:

a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản lâu dài hay tạm thời (tính bằng số lượng năm).

b) Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ.

2. Giám đốc ĐHQGHN ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của ĐHQGHN sau khi thoả thuận thống nhất với Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

Điều 30. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

1. Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, Giám đốc ĐHQGHN, Thủ trưởng các đơn vị ra quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho Giám đốc, Thủ trưởng các đơn vị về việc quyết định:

- Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản;

- Danh mục tài liệu hết giá trị.

2. Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm:

- Chánh Văn phòng hay Thủ trưởng các đơn vị: Chủ tịch Hội đồng;

- Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu: uỷ viên;

- Đại diện của lưu trữ ĐHQGHN hay lưu trữ đơn vị: uỷ viên;

- Đại diện Ban Thanh tra ĐHQGHN hay Thanh tra đơn vị: uỷ viên.

3. Hội đồng làm việc theo phương thức sau:

- Từng thành viên Hội đồng xem xét các văn bản quy định tại Khoản 1 Điều này; đối với danh mục tài liệu hết giá trị, cần kiểm tra thực tế tài liệu;

- Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số;

- Thông qua biên bản, trình Giám đốc ĐHQGHN hay Thủ trưởng đơn vị quyết định.

Điều 31. Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

1. Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước lúc tiêu huỷ

a) Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thẩm tra tài liệu của ĐHQGHN và của các đơn vị là nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.

b) Lưu trữ ĐHQGHN thẩm tra tài liệu của các đơn vị không thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.

2. Thẩm quyền quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

a) Giám đốc ĐHQGHN, Thủ trưởng các đơn vị có nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

b) Thủ trưởng các đơn vị không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của đơn vị mình sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của ĐHQGHN.

3. Thủ tục và hồ sơ tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

a) Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị chỉ được thực hiện sau khi có quyết định bằng văn bản của người có thẩm quyền và phải được lập thành biên bản có xác nhận của người thực hiện việc tiêu huỷ và xác nhận của ĐHQGHN, đơn vị có tài liệu.

b) Khi tiêu huỷ tài liệu phải huỷ hết thông tin tài liệu. Việc huỷ tài liệu hết giá trị có thể được thực hiện tại cơ quan, đơn vị bằng máy huỷ tài liệu hoặc tại các cơ sở tái chế giấy hợp pháp. Nghiêm cấm việc bán tài liệu cần tiêu huỷ ra ngoài để sử dụng vào các mục đích khác.

c) Hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bao gồm văn bản đề nghị của các đơn vị (kèm theo danh mục tài liệu hết giá trị); biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu của ĐHQGHN, của đơn vị; ý kiến thẩm định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hay của ĐHQGHN; quyết định của Giám đốc ĐHQGHN hay Thủ trưởng đơn vị về việc tiêu huỷ (kèm theo danh mục tài liệu hết giá trị được tiêu huỷ); biên bản có xác nhận của người thực hiện việc tiêu huỷ và của cơ quan, đơn vị có tài liệu.

d) Hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, đơn vị có tài liệu bị tiêu huỷ trong thời hạn ít nhất hai mươi năm kể từ ngày tài liệu bị tiêu huỷ.

Điều 32. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử

a) Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo quy định tại khoản 2, 3 Điều này. Trường hợp muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn giao nộp thì phải được sự đồng ý bằng văn bản của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia có thẩm quyền thu thập.

b) Giao nộp tài liệu trên cơ sở hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản được thống kê thành "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu".

c) Giao nộp đầy đủ hộp, cặp và công cụ tra cứu kèm theo.

d) Vận chuyển đến nơi giao nộp.

2. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thực hiện theo Công văn số 262/LTNN-NVTW ngày 12/6/2001 và các văn bản khác của Cục Lưu trữ nhà nước ban hành bản Hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan hành chính nhà nước trung ương thuộc diện nộp lưu vào các Trung tâm lưu trữ Quốc gia. Thủ tục giao nộp thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

3. Thời hạn giao nộp các loại tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

a) Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản: sau mười năm, kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của ĐHQGHN, của các đơn vị;

b) Tài liệu phim, ảnh, phim điện ảnh mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu khác: sau hai năm, kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của ĐHQGHN và của các đơn vị;

c) Tài liệu mật sau khi giải mật mới nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.

THỐNG KÊ, BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1. Đối tượng thống kê lưu trữ bao gồm: cán bộ, viên chức lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

2. Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm được tính từ 0 giờ ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày 31 tháng 12.

3. Hàng năm, các đơn vị có trách nhiệm thực hiện chế độ báo cáo thống kê các thông tin, số liệu về công tác văn thư, lưu trữ và gửi về ĐHQGHN; bộ phận lưu trữ ĐHQGHN có trách nhiệm tổng hợp và báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

4. Bộ phận lưu trữ của ĐHQGHN và các đơn vị phải lập sổ thống kê để theo dõi và quản lý khối tài liệu có trong kho, tài liệu thu thập hàng năm, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử hay lưu trữ cơ quan.

Điều 34. Bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Tài liệu lưu trữ của ĐHQGHN và các đơn vị phải được bảo vệ an toàn trong kho lưu trữ.

2. Giám đốc ĐHQGHN, Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định sau đây về bảo quản tài liệu lưu trữ

a) Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định. Kho lưu trữ phải đặt ở địa điểm cao ráo, thông thoáng, xa các nơi có độ ẩm cao, nhiều bụi, kho xăng dầu và các chất dễ cháy.

b) Thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

c) Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ.

d) Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ.

đ) Thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử a-xít và các tác nhân khác gây hư hỏng cho tài liệu.

e) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng.

g) Thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm.

3. Trách nhiệm của lưu trữ ĐHQGHN, lưu trữ các đơn vị trong việc thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ

a) Quản lý trực tiếp kho lưu trữ và thực hiện chế độ bảo quản thường xuyên đối với tài liệu trong kho.

b) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hỏng.

c) Thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm.

d) Đề xuất với Giám đốc ĐHQGHN, Thủ trưởng đơn vị trang bị đầy đủ các điều kiện cơ sở vật chất, kinh phí cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu.

Mục 3

XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ

Mục tiêu của việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn thư, lưu trữ là tổ chức tốt dữ liệu văn thư, lưu trữ trên máy tính và mạng máy tính để khai thác tài liệu nhanh và chính xác nhằm giải quyết công việc một cách hiệu quả, kịp thời và tin cậy.

Việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn thư, lưu trữ sẽ góp phần hỗ trợ và nâng cao hiệu quả các hoạt động văn thư, lưu trữ, quản lý và điều hành của ĐHQGHN, đáp ứng yêu cầu liên thông giữa các đơn vị trong ĐHQGHN và mở rộng, nâng cao hiệu quả hợp tác của ĐHQGHN với các cơ quan bên ngoài.

Điều 36. Nội dung tin học hóa liên quan tới công tác văn thư, lưu trữ

1. Chuẩn hóa hệ thống thông tin chính thức phục vụ kịp thời công tác quản lý và điều hành thông qua hệ thống điều hành tác nghiệp của ĐHQGHN và đơn vị.

2. Số hoá và cập nhật các văn bản, thông tin chính thức về các lĩnh vực hoạt động trong ĐHQGHN vào cơ sở dữ liệu văn thư, lưu trữ thông qua các ứng dụng tin học

3. Chuẩn hóa, thống nhất nội dung và hình thức trình bày, kỹ thuật soạn thảo văn bản giữa các đơn vị trong toàn ĐHQGHN; chuẩn hoá các thủ tục hành chính về công tác văn thư lưu trữ và đ­ưa lên mạng các mẫu hồ sơ, tài liệu, các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, quy trình giải quyết, trách nhiệm của các đơn vị tham gia giải quyết các thủ tục hành chính về công tác văn thư, lưu trữ.

4. Hệ thống các văn bản pháp quy về công tác văn thư lưu trữ của Nhà nước, của ĐHQGHN và các đơn vị trực thuộc; các thông tin khác liên quan đến công tác văn thư lữu trữ của ĐHQGHN và từng đơn vị trực thuộc.

5. Xây dựng các ứng dụng giải quyết công việc trên mạng bao gồm các hệ thống xử lý văn thư, các hệ thống giải quyết thủ tục hành chính trực tuyến trên mạng của ĐHQGHN, hệ thống thông tin báo cáo và chính hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ.

6. Đảm bảo thiết bị và mạng phục vụ cho hoạt động văn thư, lưu trữ.

7. Đào tạo và bồi dưỡng các kiến thức và kỹ năng tin học phù hợp cho các cán bộ phục vụ các hoạt động văn thư, lưu trữ.

1. Văn phòng ĐHQGHN là đầu mối phối hợp với các đơn vị tổ chức xây dựng, quản lý, khai thác cơ sở dữ liệu về văn thư lưu trữ của ĐHQGHN.

2. Đơn vị trực thuộc tổ chức xây dựng và vận hành cơ sở dữ liệu về văn thư, lưu trữ của đơn vị mình, đảm bảo mối quan hệ liên thông giữa các đơn vị và ĐHQGHN; cung cấp đầy đủ thông tin cho cơ sở dữ liệu về công tác văn thư lưu trữ của ĐHQGHN định kỳ 1 tháng/lần và đột xuất theo yêu cầu.

Mục 4

TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của các cơ quan, đơn vị và nhu cầu riêng chính đáng của cá nhân trong và ngoài ĐHQGHN.

2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ hiện hành được quy định như sau:

a) Đối với người trong ĐHQGHN, đơn vị có yêu cầu hoặc xin khai thác tài liệu phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của đơn vị.

b) Người ngoài ĐHQGHN có yêu cầu hoặc xin khai thác tài liệu phải có chứng minh thư nhân dân, văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan đang làm việc hoặc đơn xin sử dụng tài liệu và chứng minh thư nhân dân hoặc có chứng nhận của chính quyền địa phương đang quản lý người đó.

c) Người nước ngoài có yêu cầu hoặc xin khai thác tài liệu phải có hộ chiếu hợp lệ, văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác, học tập hoặc cơ quan, tổ chức quản lý có thẩm quyền.

d) Ngoài các quy định tại điểm a, b, c của khoản này, cơ quan, tổ chức, cá nhân khi yêu cầu hoặc xin khai thác tài liệu có mức độ mật phải nêu rõ mục đích, nội dung, yêu cầu tìm hiểu, thu thập và phải được sự đồng ý của cấp có thẩm quyền cho phép quy định tại Điều 37 của Quy định này.

Điều 39. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Phòng đọc phục vụ tại chỗ.

2. Cho mượn về phòng làm việc, hết giờ làm việc trả lại lưu trữ (chỉ áp dụng đối với cán bộ, viên chức trong cơ quan, đơn vị).

3. Thông báo giới thiệu lưu trữ.

4. Tổ chức triển lãm lưu trữ.

5. Cấp chứng thực tài liệu lưu trữ.

6. Sử dụng tài liệu lưu trữ viết bài cho các cơ quan thông tin đại chúng.

7. Công bố tài liệu lưu trữ.

8. Cung cấp tài liệu lưu trữ qua hợp đồng.

9. Cung cấp tài liệu lưu trữ qua mạng LAN, Internet…

1. Giám đốc ĐHQGHN cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ của ĐHQGHN và của các đơn vị thuộc ĐHQGHN thuộc độ Tuyệt mật và Tối mật đối với người trong nước, thuộc độ Mật đối với người nước ngoài trên cơ sở đề nghị của Chánh Văn phòng ĐHQGHN, Thủ trưởng đơn vị.

2. Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị cho phép sử dụng, sao chụp tài liệu lưu trữ của ĐHQGHN, của đơn vị mình thuộc độ Mật đối với người trong nước và tài liệu thường đối với người nước ngoài trên cơ sở đề nghị của Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp ĐHQGHN, Trưởng phòng Hành chính các đơn vị.

3. Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp ĐHQGHN, Trưởng phòng Hành chính các đơn vị cho phép khai thác, sao chụp tài liệu lưu trữ thông thường đối với các đối tượng khác, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 và 2 của Điều này.

4. Việc cho phép sử dụng hồ sơ, tài liệu phải được thể hiện bằng văn bản.

Điều 41. Sao tài liệu lưu trữ

2. Thẩm quyền sao: các đơn vị có thẩm quyền sao tài liệu lưu trữ bảo quản tại lưu trữ của đơn vị mình.

3. Văn phòng thực hiện việc sao tài liệu cho lãnh đạo ĐHQGHN và các tổ chức giúp Giám đốc ĐHQGHN tại Phòng Hành chính Tổng hợp thuộc Văn phòng; Phòng Hành chính tại các đơn vị thực hiện việc sao tài liệu cho đơn vị mình.

Điều 42. Trách nhiệm của lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội, lưu trữ các đơn vị và người sử dụng tài liệu

1. Lưu trữ ĐHQGHN, lưu trữ các đơn vị có trách nhiệm

a) Phục vụ kịp thời, đúng đối tượng và theo đúng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đã được cấp có thẩm quyền duyệt.

b) Lập và ghi chép vào sổ sách để quản lý, theo dõi việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

2. Người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của ĐHQGHN, của các đơn vị có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh quy định của pháp luật có liên quan và các quy định cụ thể tại Quy định này về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; bảo quản, giữ gìn tài liệu; không được viết, tẩy xoá, làm rách nát, thất lạc, xáo trộn thứ tự tài liệu trong hồ sơ hay tiết lộ bí mật tài liệu.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 43. Khen thưởng và xử lý vi phạm

a) Hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, đến; quản lý và sử dụng con dấu.

b) Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ theo đúng quy định.

c) Hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ thu thập, bảo vệ, bảo quản an toàn và phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

d) Phát hiện, giao nộp, tặng cho cơ quan lưu trữ những tài liệu có giá trị và tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm.

e) Phát hiện, tố giác kịp thời hành vi chiếm đoạt, làm hư hại hoặc tiêu huỷ trái phép tài liệu lưu trữ quốc gia.

2. Xử lý vi phạm

Người nào vi phạm các quy định tại Quy định này và các quy định khác của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hay truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Điều 44. Hướng dẫn thi hành

Điều 45. Tổ chức thực hiện

Chánh Văn phòng và Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp trực tiếp chỉ đạo việc đưa các mẫu văn bản nêu ở phụ lục I đến phụ lục VII của Quy định này lên website của ĐHQGHN và đơn vị cũng như cài đặt vào máy tính của các cán bộ liên quan tới công tác văn thư, lưu trữ để sử dụng.

2. Chánh Văn phòng có trách nhiệm tổng hợp tình hình, báo cáo Giám đốc ĐHQGHN kết quả thực hiện Quy định theo định kỳ hàng năm.

3. Trong quá trình thực hiện Quy định này, trường hợp có khó khăn, vướng mắc, Thủ trưởng các đơn vị trình Giám đốc ĐHQGHN sửa đổi hoặc bổ sung cho phù hợp./.

GIÁM ĐỐC

GS. TS. Mai Trọng Nhuận

Phụ lục I

MẪU VĂN BẢN

(Kèm theo Quy định Công tác văn thư và lưu trữ ban hành
tại Quyết định 686/QĐ- ĐHQGHN ngày 25/02/2010
của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội)

Mẫu số 1: Quyết định của Đại học Quốc gia Hà Nội.

Mẫu số 2: Quyết định của các đơn vị.

Mẫu số 3: Tờ trình của Đại học Quốc gia Hà Nội.

Mẫu số 4: Báo cáo của Đại học Quốc gia Hà Nội.

Mẫu số 5: Hợp đồng của Đại học Quốc gia Hà Nội.

Mẫu số 6: Biên bản của Đại học Quốc gia Hà Nội.

Mẫu số 7: Công văn của Đại học Quốc gia Hà Nội.

Mẫu số 8: Công văn của các đơn vị.

Mẫu số 1:

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Số: /QĐ-ĐHQGHN 1

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm… 2

QUYẾT ĐỊNH

Về việc …………………………³……………………………….



GIÁM ĐỐC

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

Căn cứ ;

Xét đề nghị của ,⁵

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TÊN ĐƠN VỊ…………8 Số: /QĐ-……. 9

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm… 10

Căn cứ……………………………………………………………………...; ¹²;

Xét đề nghị của ,¹³

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. ¹⁴

Điều 2.

Điều 3. Trưởng phòng Quản lý tổng hợp, ...................... và……………. chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Như Điều 3; - ................; - Lưu: VT,…15……, V.XX 16.

HIỆU TRƯỞNG 17 (Chữ ký, dấu) Họ và tên

Mẫu số 3:

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Số: /TTr-ĐHQGHN18

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm…

TỜ TRÌNH

Về việc.............................................................................<sup>19



20</sup>

.

./.

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Số: /BC-ĐHQGHN 24

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội , ngày tháng năm…25

.

.

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Số: /HĐ-ĐHQGHN 30

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 31

Thuê khoán

Căn cứ vào ; ³³

Căn cứ vào khả năng của bên B,

Hôm nay, ngày / / tại Đại học Quốc gia Hà Nội, 144 Xuân Thủy - Cầu Giấy - Hà Nội.

Chúng tôi gồm có:

1. BÊN A. ³⁴

Địa chỉ:

Số điện thoại liên lạc:………………………..

Đại diện: Ông (Bà):

Chức vụ:

Số chứng minh nhân dân:…………………….

Địa chỉ:

Số điện thoại liên lạc:………………………..

Đại diện: Ông (Bà):

Chức vụ:

Số chứng minh nhân dân:…………………….

Hai bên thoả thuận nội dung và các điều khoản sau:

Điều 1. Nội dung công việc:

Điều 2. Trách nhiệm của bên A:

1.

1.

1.

Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có gì vướng mắc hai bên cùng nhau bàn bạc và giải quyết.

Hợp đồng được thành lập bốn bản, có giá trị như nhau, mỗi bên giữ
hai bản./.

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Số: /BB-ĐHQGHN36

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm…

Cuộc họp bắt đầu từ…….giờ, ngày…….tháng ………năm……..

Địa điểm

Thành viên dự họp gồm có:

- Có mặt:

- Vắng mặt:

Chủ tọa:

Chức vụ:

Thư ký:

Nội dung:

Những tài liệu sử dụng:

Ý kiến phát biểu của từng người:

Kết luận của chủ tọa:

Biểu quyết (nếu có):

Kết thúc vào……….giờ…….., ngày……..tháng……..năm………

Tài liệu kèm theo (nếu có) ./.

Chữ ký Chữ ký, đóng dấu

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Số: /ĐHQGHN-…38 V/v.........................................39

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm…

.

.

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG……………..…...44 Số: /..….45 V/v .........................................46

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm…

.

.

STT	Thành phần thể thức và chi tiết trình bày	Loại chữ	Kiểu chữ	Ví dụ minh họa
				Phông chữ.Time New Roman (Unicode): chữ thường, chữ hoa		Cỡ chữ
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)		(6)
	Quốc hiệu
	- Dòng trên - Dòng dưới	In hoa In thường	Đứng, đậm Đứng, đậm	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc		12 13
	Tên cơ quan, tổ chức - Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp - Tên cơ quan, tổ chức - Dòng kẻ bên dưới	In hoa In hoa	Đứng Đứng, đậm	ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ		12 12
	Số, ký hiệu của văn bản	In thường	Đứng	Số: 12/QĐ-VTH		12
	Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản	In thường	Nghiêng	Hà Nội, ngày 08 tháng 02 năm 2006		14
	Tên loại và trích yếu nội dung Đối với văn bản có tên loại - Tên loại văn bản - Trích yếu nội dung - Phần căn cứ pháp lý - Đối với văn bản không có tên loại (Công văn)	In hoa In thường In thường In thường	Đứng, đậm Đứng, đậm Đứng Đứng	QUYẾT ĐỊNH Về việc thành lập Hội đồng…. Căn cứ Nghị định số 27/2004/NĐ-CP ngày… V/v Chuyển xếp lương cho cán bộ		14 14 13-14 12
	Kính gửi	In thường	Đứng	Kính gửi:		14
	Nội dung văn bản a. Gồm phần, chương, mục, điều, khoản, điểm	In thường	Đứng	Trong năm 2005, …		13-14
	- Từ “phần”, “chương” và số thứ tự của phần, chương	In thường	Đứng, đậm	Phần I	Chương I	14
	- Tiêu đề của phần, chương	In hoa	Đứng, đậm	QUY ĐỊNH CHUNG	QUY ĐỊNH CHUNG	14
	- Từ “mục” và số thứ tự	In thường	Đứng, đậm	Mục 1		14
	- Tiêu đề của mục	In hoa	Đứng, đậm	GIẢI THÍCH TỪ NGỮ….		12
	- Điều	In thường	Đứng, đậm	Điều 1. Bản sao văn bản		13-14
	- Khoản	In thường	Đứng	1. Các hình thức		13-14
	- Điểm	In thường	Đứng	a) Đối với		13-14
	b. Gồm phần, mục, khoản, điểm
	- Từ “phần” và số thứ tự	In thường	Đứng, đậm	Phần I		14
	- Tiêu đề của phần	In hoa	Đứng, đậm	TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ…		14
	- Số thứ tự và tiêu đề của mục	In hoa	Đứng, đậm	I. NHỮNG KẾT QUẢ …		14
	- Khoản:
	+ Trường hợp có tiêu đề	In thường	Đứng, đậm	1. Phạm vi và đối tượng áp dụng		13-14
	+ Trường hợp không có tiêu đề	In thường	Đứng	1. Phạm vi và đối tượng áp dụng		13-14
	+ Điểm	In thường	Đứng	a) Đối với….		13-14
	Chức vụ, họ và tên của người ký
	- Quyền hạn của người ký	In hoa	Đứng, đậm	KT. GIÁM ĐỐC	TL. GIÁM ĐỐC	12
	- Chức vụ của người ký	In hoa	Đứng, đậm	PHÓ GIÁM ĐỐC	CHÁNH VĂN PHÒNG	12
	- Họ và tên của người ký	In thường	Đứng, đậm	Nguyễn Văn A	Nguyễn Văn B	14
	Nơi nhận
a.	Từ “kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân	In thường	Đứng
	- Gửi một nơi			Kính gửi: Bộ Nội vụ		14
	- Gửi nhiều nơi			Kính gửi: - Bộ Nội vụ; - Bộ Kế hoạch và Đầu tư; - Bộ Tài chính.		14
b.	Từ “nơi nhận” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân
	- Từ “nơi nhận”	In thường	Nghiêng, đậm	Nơi nhận:		12
	- Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản, bản sao	In thường	Đứng	- Như trên; - ………...; - Lưu: VT, TCCB.V.30.		11
	Dấu chỉ mức độ khẩn	In hoa	Đứng, đậm	HOẢ TỐC THƯỢNG KHẨN KHẨN		13
	Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành	In thường	Đứng, đậm	XEM XONG TRẢ LẠI LƯU HÀNH NỘI BỘ		13
	Chỉ dẫn về dự thảo văn bản	In hoa	Đứng, đậm	DỰ THẢO DỰ THẢO LẦN 1		13
	Ký hiệu là chữ viết tắt tên của người đánh máy, nhân bản và số lượng bản	In thường	Đứng	V.30.		11
	Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ email, website; số điện thoại, số telex, số fax	In thường	Đứng	Số: XX 336 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội ĐT: (04) XXXXXXX, Fax: (04) XXXXXXX email: website:		11
	Phụ lục văn bản
	- Từ “phụ lục” và số thứ tự của phụ lục	In thường	Đứng, đậm	Phụ lục I		14
	- Tiêu đề của phụ lục	In hoa	Đứng, đậm	BẢNG CHỮ VIẾT TẮT		14
	Số trang	In thường	Đứng	1, 2, 3		14
	Hình thức sao	In hoa	Đứng, đậm	SAO Y BẢN CHÍNH, TRÍCH SAO, SAO LỤC		14

Time New Roman 13

(Time New Roman 14 Bold)

GIÁM ĐỐC
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

Tab 1,27 cm

Căn cứ

;

Xét đề nghị của ,

(Time New Roman 13 Bold, Caps Lock)

(Time New Roman 14 Bold) (Time New Roman 14 )



Lề phải 2 cm


Đ
Lề trái 3 cm
iều 1.


Điều 2.




Điều 3.

./.

Nơi nhận: (12 Italic, Bold) - Như Điều 3; - Lưu: VT, …V.XX. (Time New Roman 11)

GIÁM ĐỐC (Time New Roman 12 Bold, Caps Lock) Nguyễn Văn A… (Time New Roman 14 Bold)