GIÁO HỘI PHẬT GIÁO VIỆT NAM
HỌC VIỆN PHẬT GIÁO VIỆT NAM TẠI TP.HCM
LỚP ĐẠI CƯƠNG KHÓA IX
NIÊN KHÓA (2011-2015)
********************************
QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH
Người biên soạn: TS. Trương Quang Dũng
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 2013
|
PHẦN 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA QUẢN TRỊ
-
QUẢN TRỊ VÀ NHÀ QUẢN TRỊ:
-
Khái niệm quản trị:
-
Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị đến đối tượng quản trị nhằm thực hiện các mục tiêu đã vạch ra một cách tối ưu trong điều kiện biến động của môi trường.
-
Quản trị là những hoạt động phát sinh từ sự tập hợp của nhiều người, một cách có ý thức để hoàn thành những mục tiêu chung.
-
Đặc điểm của quản trị:
-
Đối tượng tác động chủ yếu của quản trị là con người.
-
Mục tiêu thường đòi hỏi phải đạt hiệu quả cao.
-
Quản trị vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật.
-
Tính khoa học: quản trị phải dựa trên các quy luật khách quan (tự nhiên, kỹ thuật và xã hội); dựa trên các nguyên tắc quản trị và sử dụng các kỹ thuật quản trị.
-
Tính nghệ thuật: biểu hiện trong 1 số lĩnh vực như nghệ thuật sử dụng người, nghệ thuật giải quyết các khó khăn, nghệ thuật giao tiếp, phê bình, sử dụng thời gian...
-
Quản trị cơ sở kinh doanh và quản trị cơ quan hành chính:
Đối với các cơ sở kinh doanh, lợi nhuận được dùng để đo lường thành quả thì đối với các cơ quan hành chính rất khó để đo lường thành quả hoạt động. Vì vậy, các mục tiêu, quy chế, quy định… thường được sử dụng để quản trị các cơ quan hành chính.
-
Chức năng quản trị:
Chức năng quản trị là một hoạt động quản trị, được tách riêng ra trong quá trình phân công và chuyên môn hóa lao động quản trị. Hiện nay theo các sách giáo khoa về quản trị thì có 4 chức năng quản trị chủ yếu: hoạch định, tổ chức, điều khiển, kiểm tra.
-
Nhà quản trị:
-
Khái niệm: Nhà quản trị là người chỉ huy, có một chức danh nhất định trong hệ thống quản trị và có trách nhiệm định hướng, tổ chức, điều khiển và kiểm tra hoạt động của những người khác. Nhà quản trị là người ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định.
-
Các cấp quản trị: Các nhà quản trị thường chia thành 3 cấp:
-
Nhà quản trị cấp cao: là các nhà quản trị hoạt động ở cấp cao nhất trong tổ chức. Nhiệm vụ của họ là lập và tổ chức thực hiện các quyết định chiến lược, phát triển và duy trì tổ chức. Họ chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng của tổ chức. Các chức danh của họ thường là chủ tịch, giám đốc, hiệu trưởng…
-
Nhà quản trị cấp trung: ở dưới quyền các nhà quản ly cấp cao. Nhiệm vụ của họ là đưa ra các quyết định chiến thuật để thực hiện các kế hoạch, phối hợp các hoạt động để hoàn thành mục tiêu chung. Các chức danh của họ thường là trưởng phòng, trưởng ban…
-
Nhà quản trị cấp thấp: ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc quản trị. Nhiệm vụ của họ là đưa ra các quyết định tác nghiệp nhằm hướng dẫn, đốc thúc, điều khiển nhân viên trong các công việc hàng ngày. Các chức danh của họ thường là tổ trưởng, trưởng nhóm….
-
Cấp bậc của nhà quản trị và chức năng quản trị:
Theo phân tích của Mahoney thì thời gian dành cho các chức năng của các cấp quản trị như sau:
|
HOẠCH ĐỊNH
|
TỔ
CHỨC
|
ĐIỀU
KHIỂN
|
KIỂM
TRA
|
CẤP THẤP
|
15%
|
24%
|
51%
|
10%
|
CẤP TRUNG
|
18%
|
33%
|
36%
|
13%
|
CẤP CAO
|
28%
|
36%
|
22%
|
14%
|
Bảng số liệu trên cho thấy, trong cùng một tổ chức, nhà quản trị cấp cao dùng nhiều thời gian để hoạch định, phối hợp hơn một nhà quản trị cấp thấp và ngược lại.
-
Các kỹ năng của nhà quản trị:
-
Kỹ năng tư duy: Đây là kỹ năng quan trọng đối với nhà quản trị, đặc biệt là nhà quản trị cấp cao. Kỹ năng này giúp nhà quản trị đề ra các chiến lược, chính sách đúng. Xác định đúng những vấn đề mấu chốt quyết định sự thành bại của tổ chức.
-
Kỹ năng nhân sự: Là khả năng động viên con người. Kỹ năng này được thể hiện trong các công việc: quan hệ với người khác, phát hiện nhân tài, liên kết những tài năng, tạo ra môi trường thuận lợi cho sự cống hiến tốt nhất của người khác... Đây là kỹ năng đòi hỏi bắt buộc đối với mọi nhà quản trị.
-
Kỹ năng kỹ thuật (chuyên môn): Là khả năng cần thiết để thực hiện được một công việc cụ thể, nói cách khác là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trị.
-
Các phương pháp quản trị:
-
Phương pháp hành chính: là sự tác động trực tiếp vào đối tượng quản trị bằng các quyết định mang tính bắt buộc, đòi hỏi nhân viên phải chấp hành.
-
Phương pháp kinh tế: tác động vào đối tượng quản trị thông qua các lợi ích kinh tế, để cho đối tượng quản trị tự lựa chọn phương án hoạt động có hiệu quả nhất trong phạm vi hoạt động của họ.
-
Phương pháp giáo dục: là sự tác động vào nhận thức và tình cảm của nhân viên nhằm nâng cao tính tự giác và nhiệt tình của họ trong việc thực hiện nhiệm vụ.
-
Các nguyên tắc quản trị:
-
Nguyên tắc tập trung dân chủ: Bảo đảm mối quan hệ chặt chẽ và tối ưu giữa tập trung và dân chủ, càng mở rộng dân chủ thì yêu cầu tập trung thống nhất càng cao. Dân chủ quá mức đưa đến tự do vô chính phủ, tập trung quá mức dẫn đến tập trung quan liêu. Tập trung phải trên cơ sở dân chủ, dân chủ phải được thực hiện trên cơ sở tập trung.
-
Nguyên tắc sử dụng toàn diện các phương pháp quản trị: Theo nguyên tắc này cần kết hợp tốt phương pháp hành chính, kinh tế và giáo dục. Phải tùy theo đối tượng mà sử dụng tổng hợp và toàn diện các phương pháp quản trị với sự thay đổi liều lượng tác động một cách linh hoạt, phù hợp.
-
Nguyên tắc nắm bao quát, chú ý toàn diện, tập trung xử lý khâu yếu: Đây là nguyên tắc quy định phương pháp làm việc của nhà quản trị. Nhà quản trị phải nắm tình hình một cách bao quát, toàn diện không bỏ sót những chi tiết dù là rất nhỏ. Từ đó tìm ra các khâu xung yếu, các vấn đề then chốt, các công việc cấp bách để tập trung giải quyết có hiệu quả và dứt điểm.
-
Sự phát triển các lý thuyết quản trị:
-
Lý thuyết cổ điển về quản trị:
-
Học thuyết F.W.Taylor: Nghiên cứu và phân tích quá trình vận động lao động của người sản xuất. Trên cơ sở đó đề ra một quy trình lao động hợp lý với năng suất và hiệu quả cao hơn. Đặc trưng nổi bật nhất của học thuyết Taylor là sự hợp lý hóa lao động, hay là tổ chức lao động khoa học. Một trong những hạn chế lớn nhất là học thuyết này thiếu nhân bản, đã coi con người như là một đinh ốc trong bộ máy.
-
Học thuyết H.Ford: Sáng lập hệ thống sản xuất theo dây chuyền trên cơ sở chuyên môn hóa trong phân công lao động. Nhờ hệ thống này năng suất lao động tăng lên, thời gian đào tạo thợ mới giảm.
-
Trường phái quan hệ con người hay tâm lý xã hội:
Trường phái này nghiên cứu những động cơ tâm lý thuộc hành vi của con người trong quá trình sản xuất, trong quan hệ và tập thể. Đặc biệt là các vấn đề xung đột và hợp tác. Nói chung, là “những cái” mà trường phái cổ điển đã xem nhẹ hoặc bỏ qua. Lý luận quản trị của trường phái này được xây dựng chủ yếu vào những thành tựu của khoa học tâm lý. Tư tưởng của trường phái này được rất nhiều nước trên thế giới áp dụng, đặc biệt là ở Nhật. Đại diện của trường phái này là H.Munsrerberg, M.P.Follet và Elton Mayo, A. Maslow...
-
Trường phái kinh nghiệm:
Trường phái này do những nhà quản trị có thâm niên và nhiều kinh nghiệm trong công tác quản trị đề xuất. Họ xây dựng cơ sở lý luận chủ yếu dựa vào kinh nghiệm thực tiễn của mình. Chú trọng đến việc tổng kết kinh nghiệm của các nhà lãnh đạo lớn và truyền bá những kinh nghiệm này cho các tổ chức.
-
Lý thuyết định lượng về quản trị (Trường phái hiện đại):
Nội dung chủ yếu của trường phái này nhấn mạnh đến phương pháp khoa học trong việc giải quyết các vấn đề quản lý, sử dụng các mô hình toán học, định lượng hóa các yếu tố có liên quan, áp dụng thống kê, khảo sát xã hội học, sử dụng máy tính điện tử làm công cụ.
-
Trường phái quản trị Nhật Bản:
-
Thuyết Z của W.Ouchi: Ông cho rằng thái độ của người lao động tùy thuộc vào cách thức mà họ được đối xử. Nội dung cốt lõi của thuyết Z là cho công nhân làm việc suốt đời, xây dựng sự trung thành của thợ đối với chủ, tất cả họp thành một gia đình.
-
Lý thuyết KAIZEN của Masaakiimai: Cốt lõi của lý thuyết này là những cải tiến nhỏ, từng bước một. Ở Nhật công việc được cải tiến từng ngày thông qua phương pháp KAIZEN.
-
CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH:
-
Khái niem, nhiệm vụ của hoạch định:
-
Khái niệm: Hoạch định là tất cả các công việc quản lý liên quan đến việc chuẩn bị cho tương lai.
-
Nhiệm vụ: Dự đoán, thiết lập tầm nhìn, mục tiêu trong từng giai đoạn.
-
Tại sao cần hoạch định?
-
Tăng khả năng đạt kết quả mong muốn.
-
Giúp các nhà quản trị biết cách đạt mục tiêu.
-
Phát triển tinh thần làm việc tập thể.
-
Giúp nhà quản trị kiểm tra việc thực hiện mục tiêu.
-
Các loại hoạch định:
-
Hoạch định chiến lược: xác định mục tiêu trong một thời gian dài, đề ra các biện pháp lớn có tính định hướng.
-
Hoạch định tác nghiệp: xác định mục tiêu ngắn hạn nhằm nâng cao hiệu quả ở các lĩnh vực cụ thể nhất định.
-
Quá trình hoạch định:
-
Phân tích môi trường.
-
Thiết lập tầm nhìn.
-
Thiết lập mục tiêu.
-
Xây dựng các kế hoạch thực hiện mục tiêu.
-
Phân tích môi trường:
Môi trường của một tổ chức là tổng hợp những yếu tố bên trong cũng như bên ngoài tác động ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của tổ chức.
-
Môi trường bên ngoài:
Môi trường bên ngoài bao gồm những yếu tố từ bên ngoài có ảnh hưởng khách quan đến hoạt động của tổ chức. Thường là các yếu tố:
-
Kinh tế: Các yếu tố này tác động đến mỗi tổ chức một cách khác nhau nhưng chúng thường biểu hiện trên các mặt như nguồn kinh phí hoạt động, mức độ lạm phát, thất nghiệp, thu nhập của dân cư,…
-
Chính trị: Bao gồm đường lối và chính sách của chính phủ, hệ thống luật pháp, các diễn biến chính trị trong nước, trong khu vực và trên thế giới…
-
Xã hội: Các yếu tố này thường biểu hiện trên các mặt như quan niệm về đạo đức, lối sống, phong tục, tập quán, trình độ văn hóa, dư luận xã hội...
-
Công nghệ: Những tiến bộ khoa học công nghệ là cơ hội cho việc nâng cao hiệu quả của quản trị, chẳng hạn áp dụng công nghệ tin học trong quản trị…
Việc phân tích môi trường bên ngoài sẽ giúp tổ chức phát triển được một danh mục các cơ hội môi trường có thể mang lại lợi ích cũng như các mối đe dọa (nguy cơ) cần tránh.
-
Môi trường bên trong (nội bộ):
Bao gồm những điều kiện hoàn cảnh bên trong của tổ chức có ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức. Thường là các yếu tố:
-
Nhân lực. Đây là yếu tố quan trọng nhất vì cho dù mục tiêu được xây dựng hoàn chỉnh đến mức độ nào đi nữa mà không có những con người làm việc có chất lượng thì chiến lược đó cũng không thể mang lại hiệu quả cao. Khi nghiên cứu yếu tố này cần làm rõ các khía cạnh: cơ cấu nhân lực, phân bổ và sử dụng nhân lực, trình độ chuyên môn, khả năng đào tạo,…
-
Tài chính. Đây là yếu tố đặc biệt được các tổ chức quan tâm. Khi nghiên cứu yếu tố này cần xem xét các nội dung: khả năng nguồn tài chính so với yêu cầu nhiệm vụ, khả năng huy động nguồn tài chính, cách thức phân bổ nguồn tài chính…
-
Nề nếp của tổ chức. Là tổng hợp những kinh nghiệm, cá tính và bầu không khí của tổ chức. Khi nghiên cứu yếu tố này cần xem xét khả năng hoạt động độc lập của các cá nhân, mức độ hợp tác và đoàn kết, các tiêu chuẩn sử dụng để đánh giá kết quả hoạt động của nhân viên,…
Phân tích môi trường bên trong sẽ giúp tổ chức nhận thức rõ hơn các điểm mạnh cần phát huy và các điểm yếu cần hạn chế.
-
Công cụ phân tích môi trường:
Để thuận tiện cho việc phân tích môi trường, có thể sử dụng kỹ thuật phân tích SWOT. Mục đích của việc phân tích này là phối hợp các mặt mạnh, mặt yếu với các nguy cơ và cơ hội thích hợp.
Chia sẻ với bạn bè của bạn: |
